E-Government-Databox
Allgemein
Die E-Government-Databox ist eine Schnittstelle zu unterschiedlichen Webservices (FinanzOnline, ERV-Online, ELSTER etc.).
Die Dokumente aus diesen Portalen werden nach korrekter Einrichtung automatisch in die NTCS Databox geladen und können von dort aus automatisch oder manuell weiterverarbeitet werden (Archivierung, Aufgabe, Post, Frist etc.).
Die Dokumente aus diesen Portalen werden nach korrekter Einrichtung automatisch in die NTCS Databox geladen und können von dort aus automatisch oder manuell weiterverarbeitet werden (Archivierung, Aufgabe, Post, Frist etc.).
Um die E-Government-Databox nutzen zu können ist eine eigene Lizenz für Kanzleiverwaltung notwendig. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an unseren Verkauf.
Achtung!
 | Bevor die Databox erstmalig zum Einsatz kommt, wird empfohlen alle notwendigen Voraussetzungen durchzugehen und sinnvolle Parameter einzustellen, damit eine effiziente Arbeitsweise möglich wird. In der Regel werden diese Einstellungen einmalig vorgenommen. Unser BMD Team berät Sie gerne und stellt mit Ihnen alle für Sie notwendigen Parameter im Rahmen eines Termines ein. Weitere Anpassungen sind danach auch jederzeit möglich. Eine genaue Beschreibung finden Sie auch in der Doku Einstellungen in der E-Government-Databox. |
Zuerst erhalten Sie eine Übersicht über den Standardablauf (von der Erstellung der XML-Datei aus einer Steuererklärung bis zum Bescheid), bevor in weiterer Folge die einzelnen Schritte in dieser Doku genauer beschrieben werden.
Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin erstellt eine XML-Datei (UVA, Steuererklärung etc.). Diese XML muss freigegeben werden. Erst nach der Freigabe kann die XML paketiert an FinanzOnline übermittelt werden.
Beim Auslesen der Databox werden die Dokumente aus FinanzOnline ins NTCS geladen. Es erfolgt ein Abgleich mit der Paketliste, wodurch sich die Paketstatusausprägungen Databox nicht Ok, Databox teilweise Ok oder Databox Ok ergeben.
Das Auslesen der Databox kann in regelmäßigen Abständen automatisch im Hintergrund erfolgen (für diesen Zweck kann ein Stapel eingerichtet werden).
Das Auslesen der Databox kann in regelmäßigen Abständen automatisch im Hintergrund erfolgen (für diesen Zweck kann ein Stapel eingerichtet werden).
Der Databox Workflow wird über die E-Government-Parameter gesteuert. Je Anbringen kann eingestellt werden, ob dieses archiviert werden soll. Zusätzlich kann auch eine Frist, Aufgabe und/oder ein Poststück angelegt werden.
Abschluss
Durch das Ansehen eines Dokuments in der Databox wird dieses als gelesen markiert. Man kann auch mehrere Einträge mittels Mehrfachauswahl gesammelt auf "gelesen" setzen (rechter Mausklick). Ebenso ist es möglich, Inhalte der Databox automatisch auf "gelesen" setzen zu lassen (Parametereinstellung). Sofern die Parameter entsprechend eingestellt sind, wird bei Fehlern in der Weiterverarbeitung eine Fehleraufgabe an einen vorher definierten Mitarbeiter erstellt.
Aufruf der E-Government-Databox
Die E-Government-Databox ist im Paket 
BIL → E-Government → E-Government Zentrale unter dem Reiter "Databox" zu finden. Alternativ kann die E-Government-Zentrale auch über den Steuer-Navigator geöffnet werden.
BIL → E-Government → E-Government Zentrale unter dem Reiter "Databox" zu finden. Alternativ kann die E-Government-Zentrale auch über den Steuer-Navigator geöffnet werden.Wird das Fenster über das Menü gestartet, sind beim Öffnen des Fensters standardmäßig die Einstiegsfelder "Firma", "Person" und "Sachbearbeiter" leer. Damit werden sämtliche Einträge der Details, Pakete und Databox angezeigt. Bei Bedarf kann aber die Anzeige der Einträge über die Eingabe auf eine bestimmte Firma, eine Person oder einen Sachbearbeiter eingeschränkt werden.
Wird die E-Government-Zentrale über den Steuer-Navigator gestartet, so wird die Person (entspricht dem Kunden, der im Steuer-Navigator definiert ist) automatisch vorgeschlagen und die Einträge im Fenster damit auf diese eingeschränkt.
Der Fensterbereich der E-Government-Databox ist unterteilt in:
- Filterbaum (Dieser Bereich kann ein- und ausgeklappt werden über Pfeile, die nach links
bzw. nach rechts 
zeigen.) - Einträge und
- Aufgaben, Poststücke, Fristen, Dokumentenvorschau etc. (Dieser Bereich kann ein- und ausgeklappt werden über Pfeile, die nach links
bzw. nach rechts 
zeigen.)
Über den Filterbaum kann die Ansicht von allen Databox-Einträgen auf bestimmte Art, z. B. "Bescheide", eingegrenzt werden:
Im Bereich der Einträge kann die Liste über die Combobox zusätzlich nach gelesenen und nicht gelesenen Databoxeinträgen gefiltert werden:
Hinweis
 | Bitte beachten Sie, dass bei fehlender Lizenz für Kanzleiverwaltung ein Einstieg in die E-Government-Zentrale möglich ist, jedoch wird die Databox nicht als eigener Reiter angezeigt. Ebenso entfällt unter "Ansicht" über die Menüleiste der Punkt für die Databox. |
Auslesen der Databox
Nach dem Ausführen der Funktion "Databox auslesen" werden die Einträge der auszulesenden Firmen in die E-Government-Databox importiert. Welche Daten dabei in die E-Government-Databox importiert werden sollen, wird über die Parameter für E-Government gesteuert. Danach erfolgt ein Abgleich der importierten Daten mit der vorhandenen Liste im Fenster E-Government-Databox.
Hinweis
| Im Falle, dass eine Firmengruppe verwendet wird (mehrere Firmen vorhanden, z. B. mehrere Steuerberater, die zu einer Firmengruppe zusammengefasst sind) wird die Databox für alle Firmen ausgelesen, bei denen offene Pakete in der E-Government-Paketliste vorhanden sind. |
Von FinanzOnline 
Aus FinanzOnline werden nachfolgende Daten importiert:
- Protokolle
- Bescheide
- Bescheinigungen
- Lohnsteuerprüfungsberichte
- Ergänzungsersuchen
- Begleitbriefe
- Quoten
- EU-Erledigungen
- Firmenbuchzustellungen
- Informationen
- Mitteilungen
- Selbstberechnungserklärungen
Hinweis
| Es werden im Allgemeinen die Databox-Einträge der letzten 30 Tage in die NTCS Databox importiert, unabhängig davon, ob die Einträge in der FinanzOnline-Databox bereits gelesen wurden oder nicht. |
Protokolle
In den Protokollen ist ersichtlich, ob die XML-Einreichung zur Gänze, teilweise oder nicht übernommen wurde. Es existieren Protokolle für verschiedene Anbringen wie:
- Jahreserklärung
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Zusammenfassende Meldung
- E-Bilanz
- Jahresabschluss Firmenbuch
- UID-Bestätigung etc.
Bescheide und Bescheidprüfung
Zu beachten ist, dass nur behördlich zugestellte Steuerbescheide in die NTCS Databox geladen werden. Beim Import von Steuerbescheiden erfolgt eine Bescheidprüfung für bestimmte Erklärungen (E1, E7, K1, K2, K3, L1, U1, EVZ und KVZ) automatisch, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Erklärung muss über eine XML-Datei eingereicht worden sein.
- Erstellen von Fristen muss aktiv sein (in diesem Bereich findet die Bescheidprüfung statt).
Ansonsten sind für das Ausführen der Bescheidprüfung keine weiteren Einstellungen und Parameter notwendig.
Das Ergebnis der Bescheidprüfung kann man dem Fristentext entnehmen.
Kontrolle anhand des PDF-Bescheides im Detail
Aus dem PDF-Bescheid werden die für die Kontrolle relevanten Daten extrahiert. Voraussetzung dafür ist die Verbindung zwischen Bescheid und Steuererklärung in der NTCS. Der Ablauf sieht folgendermaßen aus:
- Bescheid wird in die Databox geladen
- Über die Werte "Jahr", "Art des Bescheides" (E1, U1 ...) und "Steuernummer" kann in NTCS eine Erklärung gefunden werden.
- Die relevanten Werte aus der Erklärung in NTCS können im Bescheid gefunden werden. Es wird in der Frist ein Text eingefügt, der aussagt, ob die Bescheidprüfung OK war.
Mit der Kontrolle des PDF-Bescheides haben Sie außerdem weitere Vorteile:
- Die verschiedenen Ergänzungsansuchen können mit der Bescheidprüfung ebenfalls unterschieden werden. Damit kann der jeweiligen Frist auch der PDF-Bescheid zugeordnet werden.
- Die Fristen werden gleich mit dem Eintreffen der Bescheide erstellt.
- Der Bescheid kann nach Erstellen der Frist auf "gelesen" gesetzt werden.
Hinweis
| Zur Erleichterung der Bescheidprüfungstätigkeiten Ihrer Sachbearbeiter können Sie im Fenster "Fristen" auch die zugrundeliegende Steuererklärung über die Funktion "Quelldaten öffnen" (über Menü "Funktionen" beziehungsweise über die rechte Maustaste) aufrufen.  |
Behördlich zugestellte Bescheide können auch vom BMDGhost in die Databox importiert werden. Nähere Infos dazu finden Sie unter BMDGhost für Anwender.
Quoten
Bei den Quoten können folgende Anbringen unterschieden werden:
| QUOAN | Androhung des Ausschlusses von der Quotenregelung |
| QUOAUS | Einzelfallbezogene Quotenausschlussliste |
| QUOAUSFA | Ausschluss von der Quotenregelung |
QUOVJ | Verzeichnis der vertretenen Quotenfälle des Vorjahres |
| QUOLI | Verzeichnis der vertretenen Quotenfälle |
Hinweis
| Allgemeine Informationen zur Quotenverwaltung und Details zum Anfordern und Abgleich des Quotendetails von FinanzOnline finden Sie im Paket CRM. |
Mitteilungen
Bei den Mitteilungen werden in der Databox in drei wesentliche Bereiche unterschieden:
- BINFO - Bescheidinformationen
- BUMI - Buchungsmitteilungen
- KREGAB- Kontenregistereinsicht
- sonstige Mitteilungen (z. B. Änderung des Bilanzstichtages, Anforderung Steuernummer, Sonstige Anbringen und Anfragen, EIMIT-Benachrichtigung über Vierteljahresvorauszahlung usw.)
Auf FinanzOnline gibt es für Steuerberater die Möglichkeit, eine Information zu erhalten, wenn ein Bescheid oder eine Buchungsmitteilung Ihrer Klienten ergeht. Mit Hilfe der NTCS Databox können diese Informationen abgeholt und die Bescheidinformationen weiter verarbeitet werden.
Um die Informationen zu erhalten, müssen in FinanzOnline folgende Einstellungen getroffen werden:
Hinweis
|
|
Grundvoraussetzung für die Zustellung ist die Vollmacht zur Akteneinsicht gem. § 90a BAO. |
Firmenbuchzustellungen
Folgende Firmenbuchzustellungen können unterschieden werden:
| ERV-BE | Firmenbuchbeschluss |
| ERV-GB | Firmenbuchgebühren |
Informationen
Es werden diverse Informationen in die Databox geladen, allerdings kann kein weiterer Workflow hinterlegt werden. Diese Informationen werden dann nicht weiterverarbeitet (Archiv, Post, Frist).
Selbstberechnungserklärungen
Folgende Selbsberechnungserklärungen können unterschieden werden:
| GEM | Gemischte Schenkung |
| GES | Gesellschaftsteuer |
| SCHE | Schenkungssteuer |
| STIF | Stiftungseingangssteuer |
Die Selbstberechnungserklärungen können in der NTCS nicht automatisch weiterverarbeitet werden (Archiv, Post, Frist).
EU-Erledigungen
Folgende EU-Erledigungen können unterschieden werden:
| VATDECI | Entscheidung |
| VATEMPF | Empfangsbestätigung |
Von ErvOnline
Von ErvOnline werden Poststücke und Ergebnisse von Firmen abgeholt, die mittels WebERV (d. h. via Manz) einen Firmenbuchabschluss eingereicht haben.
Wo die Zugangsdaten für eine WebERV-Einreichung zu hinterlegen sind, finden Sie unter Hinterlegung des MANZ-Zertifikats (webERV-Zugang).
Von USP
Von USP können auch unterschiedliche Dokumente abgeholt werden. Über die Spalte "Anbringen" in der E-Government-Databox wird versucht herauszulesen, um welchen Absender es sich handelt. Derzeit können folgende Absender identifiziert werden:
- Gerichte (BEG_GR, DOK_GR)
- Magistrate (BEG_MA, DOK_MA)
- Gesundheitskassen(n) (BEG_ÖGK, DOK_ÖGK)
Alle anderen Absender bzw. solche, wo der Absender nicht identifiziert werden konnte, erhalten die Anbringen die Abkürzungen BEG und DOK.
Hinweis
| Die E-Zustellungen vom USP bestehen immer aus einem Begleitschreiben, welches im Betreff auf eine konkrete Person verweist. An diese Nachricht können beliebig viele Dokumente (PDF-Dateien) angehängt sein. In NTCS wird für das Begleitschreiben und pro Dokument ein Eintrag in die Databox erzeugt. |
Achtung!
| Im USP kann eine Weiterleitung an den WebERV eingestellt werden. Erfolgt diese Einstellung, dann sind in der Databox die Zustellungen des USP unter dem Webservice "WebERV" ersichtlich. |
Von ELSTER 
Aus ELSTER werden nachfolgende Daten importiert:
Rückmeldungen
In den Rückmeldungen ist ersichtlich, ob die Einreichung erfolgreich durchgeführt wurde. Weiters ist im Übermittlungsprotokoll ersichtlich, ob diese authentifiziert oder nicht authentifiziert gesendet wurde.
Bescheide
Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen Bescheiden in elektronischer Form (digitaler Steuerbescheid) und Bescheiddaten:
Der Bescheid in elektronischer Form (digitaler Steuerbescheid) wird im PDF-Format zum Abruf bereitgestellt und ist rechtlich bindend. Sein Layout entspricht dem eines Papierbescheides, der vom Rechenzentrum übersandt wird.
Bei dem Service Abholung von Bescheiddaten hingegen handelt es sich um die Bereitstellung von Kennzahlen und Werten, damit z. B. ein Bescheidvergleich durchgeführt werden kann. Dieser Service entfaltet im Gegensatz zum Bescheid in elektronischer Form keine rechtliche Bindungswirkung.
Der elektronische Bescheid wird in der E-Government-Databox mit der Funktion "Databox auslesen" abgeholt und automatisiert weiterverarbeitet (Voraussetzung, dass die Zugangsdaten richtig und vollständig hinterlegt sind).
Auch für den Fall, dass die Bescheide nicht elektronisch, sondern lediglich in Papierform zugestellt werden, haben Sie die Möglichkeit den Service "Abholung von Bescheiddaten" zu nutzen. Aktivieren Sie dazu in den Steuerstammdaten, die Sie über den Steuer-Navigator öffnen können, die Funktion "Abholung von Bescheiddaten".
Protokolle Bundesanzeiger
In den Protokollen ist ersichtlich, ob die Einreichung erfolgreich durchgeführt wurde.
Personenzuordnung von Elster-Zustellungen
Bei Zustellungen von ELSTER wird vorrangig versucht, eine Verknüpfung mit der entsprechenden Einreichung herzustellen. Kann eine Verknüpfung mit einem Paket gemacht werden, können die Person, DOG etc. vom Paket übernommen werden.
Wenn keine Zuordnung zu einem Paket möglich ist, dann wird die Person über die ELSTER-Steuernummer gesucht und zugeordnet. Gesucht wird nach Elster-Steuernummern, die auf dem Kunden in den Stammdaten eingetragen sind.
Nach einer korrekten Zuordnung einer Person kann für den Eintrag im Normalfall auch der Workflow ausgeführt werden, und in weiterer Folge wird auch der Sachbearbeiter (z. B. vom Kunden) korrekt ermittelt.
Wenn keine Zuordnung zu einem Paket möglich ist, dann wird die Person über die ELSTER-Steuernummer gesucht und zugeordnet. Gesucht wird nach Elster-Steuernummern, die auf dem Kunden in den Stammdaten eingetragen sind.
Nach einer korrekten Zuordnung einer Person kann für den Eintrag im Normalfall auch der Workflow ausgeführt werden, und in weiterer Folge wird auch der Sachbearbeiter (z. B. vom Kunden) korrekt ermittelt.
Abgleich mit Paketliste
Werden die Protokolle in die Databox importiert, passiert ein Abgleich mit der Paketliste. Bei diesem Abgleich wird der entsprechende Databox-Status auf die Pakete geschrieben. Folgende Ausprägungen gibt es beim Databox-Status:
- Databox Ok
- Databox nicht Ok
- Databox teilweise Ok
Nachdem der Databox-Status auf die Pakete übernommen wurde, wird der paketbezogene Workflow ausgeführt. Das heißt es werden, je nachdem wie die E-Government-Parameter eingestellt wurden, z. B.
Nach dem Auslesen der Databox müssen die Einträge manuell kontrolliert werden, sofern die Weiterverarbeitung fehlerhaft war. Das erkennt man an den roten Rufzeichen in den Spalten für "Archiviert", "Frist", "Aufgabe" und "Post". Für diese Fälle finden Sie Hinweise zu weiterer Vorgehensweise im Kapitel Databox - Workflowergebnisse und Fehlerbehandlung beschrieben.
Für den Fall, dass Databox-Einträge nicht automatisch weiterverarbeitet wurden, können Aufgaben für entsprechende Mitarbeiter zur Fehlerbehandlung angelegt werden (Voraussetzung: Der zuständige Parameter ist in den Allgemeinen Einstellungen der E-Government Zentrale gesetzt.). Weitere Infos dazu finden Sie im Kapitel Aufgaben zur Behandlung von Fehlern.
Hinweis
| Sobald XML-Dateien übermittelt wurden, wird der Databox Workflow gestartet. Dieser wird über Parameter gesteuert, die in den allgemeinen Einstellungen für E-Government vorgenommen werden können. In der Doku Einstellungen in der E-Government-Databox finden Sie eine Aufstellung sämtlicher Parameter und Anwendungsbeispiele, die eingestellt werden können, um einen effektiven Arbeitsablauf zu ermöglichen. |
Darstellung von archivierten Dokumenten
Wenn erfolgreich archiviert wurde, ist dies in der Databox in den Spalten und "Dok 
" und "Archiviert" mit einem Dokumentensymbol ersichtlich:
" und "Archiviert" mit einem Dokumentensymbol ersichtlich:
Mit einem Doppelklick auf das Dokumentensymbol 
in der Spalte "Dok " wird das Dokument direkt geöffnet. Mit einem Doppelklick in der Spalte "Archiviert" wird die Dokumentenliste gestartet, in der sich das Dokument befindet.
in der Spalte "Dok " wird das Dokument direkt geöffnet. Mit einem Doppelklick in der Spalte "Archiviert" wird die Dokumentenliste gestartet, in der sich das Dokument befindet.Alternativ können Sie mit einem Rechtsklick auf das Dokumentensymbol → DMS das Dokument ansehen bzw. zum Dokument im DMS wechseln:
Allgemeine Informationen zum Archiv finden Sie unter NTCS DMS.
In den CRM Parametern kann im Punkt "Kundenpasswort" eingestellt werden, ob bei der Archivierung ein Passwortschutz erfolgen soll. Die Einstellung dazu kann hier erfolgen:
CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Kundenpasswort → Lese-Passwort für Archivierung
Wenn der Parameter "Lese-Passwort für Archivierung" auf "Ja" gestellt wird, dann kann das archivierte Dokument nur mit dem im Kundenstamm im Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" eingetragenen Passwort geöffnet werden.
Hinweis
| Welchem Kunden ein Databox-Dokument zugeordnet wird, wird anhand der Steuernummer bzw. Firmenbuch- oder UID-Nummer ermittelt. Ist diese am Kundenstamm nicht (oder fehlerhaft) hinterlegt, kann keine automatische Weiterverarbeitung erfolgen. |
Darstellung der Post
Wurde eingestellt, dass ein Posteingang erstellt werden soll, sehen Sie über ein entsprechendes Symbol in der Spalte "Post", ob dieser richtig erstellt wurde:
Allgemeine Informationen zur Post finden Sie unter Post.
Darstellung von Fristen
Wurde eingestellt, dass eine Frist erzeugt werden soll, sehen Sie über ein entsprechendes Symbol in der Spalte "Frist", ob die Verarbeitung funktioniert hat:
Allgemeine Informationen zu den Fristen finden Sie unter Fristen und Fristarten.
Darstellung von Aufgaben
Wurde eingestellt, dass eine Aufgabe erzeugt werden soll, sehen Sie über ein entsprechendes Symbol in der Spalte "Aufgabe", wenn die Aufgabe angelegt wurde:
Allgemeine Informationen zu den Aufgaben finden Sie unter Aufgaben.
Hinweis
| Wurde für die Databox-Einträge eingestellt, dass Archiv, Post, Aufgabe und Frist erstellt werden sollen, können Sie aus der Post und aus den Fristen zum dazugehörigen Dokument wechseln.
|
Aufgaben zur Behandlung von Fehlern
Konnten diverse Databox-Einträge, wie z. B. Bescheide, nicht automatisch weiterverarbeitet werden (Post, Frist, Archiv), so wie es in den E-Government Einstellungen hinterlegt ist, wird beim entsprechenden Mitarbeiter unter der gewählten Aufgabenkategorie eine Fehleraufgabe angelegt. Ein häufiger Fehler ist, dass Einträge nicht weiterverarbeitet werden können, weil die Person beim Import in die Databox nicht ermittelt werden kann.
In den Parametern für E-Government können ein Mitarbeiter und eine Aufgabenkategorie für Aufgaben zur Fehlerbehandlung (Fehleraufgabe) hinterlegt werden. Diese zwei Parameter können hier aufgerufen werden:
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CMR Parameter → E-Government → Fehlerbehandlung
Zuständigkeit
In den E-Government-Parametern kann allgemein oder je Databox-Eintragsart ein eigener Zuständigkeitsbereich hinterlegt werden. Ist nichts hinterlegt, wird standardmäßig der Zuständigkeitsbereich für die Quote herangezogen. Die Frist wird dann bei den aus den Zuständigkeiten ausgelesenen Sachbearbeitern angelegt. In der Post bzw. im DMS wird auch der entsprechende Sachbearbeiter hinterlegt.
Allgemeine Informationen zu den Zuständigkeiten finden Sie unter Überblick Zuständigkeiten.
Als gelesen markiert
In den E-Government-Parametern können Sie einstellen, dass die Databox-Einträge automatisch auf gelesen gesetzt werden. Folgende Ausprägungen sind hier möglich:
- Immer
- Nie
- Archiv und Frist
Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag werden die Einträge manuell auf gelesen gesetzt. Es können auch mehrere Einträge über Multiselect gesammelt auf "gelesen" gesetzt werden. Ebenso auf gelesen gesetzt werden die Einträge, wenn die Vorschau aktiviert ist und ein Eintrag in der Vorschau angesehen wird.
Databox - Workflowergebnisse und Fehlerbehandlung
In der E-Government-Databox, die in der E-Government-Zentrale zu finden ist, sehen Sie in den Spalten "Post", "Frist", "Dok" (= zugeordnete Dokumente), "Archiviert" und "Aufgabe", ob die Einträge richtig verarbeitet wurden bzw. ob der Workflow aufgrund eines Fehlers nicht ausgeführt werden konnte. Kommt es zu keiner Weiterverarbeitung der Einträge, erscheint zusätzlich zur Anlage der Aufgabe zur Behandlung von Fehlern in den jeweiligen Spalten ein rotes Rufzeichen:
Häufige Ursachen für Fehler bei der Archivierung sind:
- Fehlende Schreibberechtigung
- Archivfirmen-Nr. passt nicht zur Person
- Keine Fristart hinterlegt
- Person konnte beim Import in die Databox nicht ermittelt werden
Hinweis
| Wurde für die Databox-Einträge kein Workflow hinterlegt, dann ist dies in der Databox in den entsprechenden Spalten mit einem roten Minus gekennzeichnet:  |
Workflow wurde erfolgreich durchgeführt
Konnte der Workflow erfolgreich durchgeführt werden, so werden in diesem Fall für jede Spalte (Post/Frist/Archiv/Aufgabe) in den entsprechenden Feldern Symbole eingetragen, die entweder auf die erstellten Elemente hinweisen oder den Status anzeigen, dass die Erstellung aufgrund der Parameter deaktiviert war.
Hier einige Beispiele für erfolgreich ausgeführte Workflows:
- Erfolgreicher Workflow, mit Archivierung, Post, Frist und Aufgabe
- Erfolgreicher Workflow, ohne Aufgabe
- Erfolgreicher Workflow nur mit Frist
Aufgabe zur Vermeidung von Anspruchszinsen
Damit Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn bei einer Erklärung der Bescheid noch fehlt, aber die Anspruchsverzinsung fällig wird, gibt es die Einstellung "Benachrichtigungszeitraum vor Stichtag "Zinsenfrei bis" zur Prüfung von Anspruchszinsen". Wenn Sie hier eine Einstellung vornehmen, dann erhalten Sie zukünftig eine entsprechende Aufgabe zu solchen Fällen.
Sie können in dieser Einstellung die Anzahl der Tage vor dem Stichtag "Zinsenfrei bis" eingeben, an denen geprüft wird, ob für eine Erklärung noch kein Bescheiddatum vorliegt. Falls das Datum im Feld "Zinsenfrei bis" die im Parameter angegebenen Tage oder weniger entfernt ist und kein Bescheiddatum vorhanden ist, wird für jede betroffene Erklärung eine Aufgabe erstellt. Ziel der Prüfung ist es, eine mögliche Anzahlung zur Vermeidung von Anspruchszinsen zu erwägen.
Diesen Parameter finden Sie in den allgemeinen Einstellungen zum E-Government:
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → E-Government
Der Parameter ist für alle Erklärungen relevant, für die bereits eine Berechnung, die eine Nachzahlung ergibt, ausgelöst worden ist. Die Berechnung erfolgt beim Ersteinstieg in die Erklärung. Die Anrechnung von Anspruchszinsen beginnt ab 01.10. des Folgejahres, die Quote ist hier nicht relevant. Der zinsenfreie Zeitraum errechnet sich in jedem Erklärungsfall individuell. Er endet ab dem Datum, ab dem die Bagatellgrenze von € 50 überschritten wird.
Wenn das Datum im Feld "Zinsenfrei bis" die im Parameter angegebenen Tage oder weniger entfernt ist und KEIN Bescheiddatum vorhanden ist (kommt aus dem Feld "Zustelldatum" in der Databox), wird für die betroffene Erklärung eine Aufgabe erstellt.
Geprüft werden alle Erklärungen, bei denen der Stichtag "Zinsenfrei bis" größer als das Tagesdatum ist und kleiner als die Anzahl der Tage laut Parameter (das heißt, dass der Stichtag heute ist oder in der Zukunft liegt).
Der Abgleich erfolgt mit dem Auslesen der Databox und man erhält folgenden Aufgabentext:
"Auf der Erklärung "Kurzbezeichnung, Jahr, Kundennummer, Nachname, Vorname" ist noch kein Bescheiddatum eingetragen. Der zinsenfreie Zeitraum endet am <Zinsenfrei bis> (Bagatellgrenze von EUR 50,00 ist erreicht).
Es ist zu prüfen, ob zur Vermeidung von Anspruchszinsen eine Anzahlung zu leisten ist. Bei einer zwischenzeitlichen Änderung des Zinssatzes für die Anspruchszinsen ist gegebenenfalls die Anspruchszinsenberechnung erneut aufzurufen."
Es wird dazu eine Aufgabe für den Sachbearbeiter erstellt. Dieser wird aus dem Zuständigkeitsbereich der CRM Parameter im Bereich E-Government → Steuerbescheide ermittelt.
Dieser Zuständigkeitsbereich ist in der NTCS bei den "Zuständigkeiten nach Kunden" zu hinterlegen.
Sobald eine Aufgabe erstellt worden ist, wird die ID auf die Steuererklärung geschrieben. Somit wird die Aufgabe nur einmal erstellt.
Bei einer zwischenzeitlichen Änderung des Zinssatzes für die Anspruchszinsen ist gegebenenfalls die Anspruchszinsenberechnung erneut aufzurufen. Bei einem erneuten Aufruf der Anspruchszinsenberechnung wird aber keine neue Aufgabe mehr angelegt, da pro Datensatz in der Databox nur eine Aufgabe erstellt werden kann.
Achtung!
| Wird diese allgemeine Einstellung erstmals vorgenommen, so werden Erklärungen, bei denen das "Zinsenfrei bis"-Datum in der Vergangenheit liegt, nicht geprüft und dazu keine Aufgaben mehr erstellt! |
Der Workflow wurde noch nicht gestartet
Wird z. B. durch einen Programmabsturz verhindert, dass der Workflow ausgeführt wird, bleiben die Felder leer. Der Workflow wird dann beim nächsten Auslesen der Databox automatisch aufgearbeitet.
Wird in diesem Fall versucht, den Workflow manuell auszuführen, erscheint folgender Hinweis: "Der Workflow für diesen Eintrag wird beim nächsten Databox-Auslesen automatisch ausgeführt".
Wird in diesem Fall versucht, den Workflow manuell auszuführen, erscheint folgender Hinweis: "Der Workflow für diesen Eintrag wird beim nächsten Databox-Auslesen automatisch ausgeführt".
Für diesen Eintrag wird kein Workflow unterstützt
Für folgende Eintragsarten wird derzeit kein automatischer Workflow unterstützt:
- Informationen (FinanzOnline)
- Selbstberechnungserklärungen (FinanzOnline)
- Ladevorgangsprotokolle
- Sendeprotokolle
Auch in diesem Fall ist die Funktion "Workflow ausführen" aktiv. Es wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben, dass für diese Eintragsart kein Workflow unterstützt wird:
Für Einträge von BMDGhost wird kein Workflow unterstützt
Bei Einträgen, die über BMDGhost in die Databox kommen, werden Archiv, Post, Frist, Aufgabe vom CRM abgewickelt und nur die IDs der entstandenen Einträge auch in der Databox vermerkt.
Entsprechend kommt auch die Meldung, dass für Einträge von BMDGhost der Workflow nicht unterstützt wird:
Der Workflow ist über den Parameter deaktiviert (bezogen auf Archiv, Post, Frist, Aufgabe)
Wenn folgende Parameter auf "Nein" gestellt sind:
- Automatisch archivieren
- Frist erstellen
- Posteingang erstellen
- Aufgabe erstellen
wird das mit dem entsprechenden Status (ein rotes Minus) im Feld vermerkt.
Der gesamte Workflow ist über Parameter deaktiviert
Neben der Deaktivierung von einzelnen Workflowschritten kann auch der gesamte Workflow für eine spezielle Eintragsart deaktiviert werden. Zuständig dafür ist der Parameter "Workflow automatisch ausführen" in den allgemeinen Einstellungen (E-Government), der je Eintragsart extra gesetzt werden muss.
In diesen Fällen erhalten Sie beim Ausführen des Workflows eine entsprechende Meldung: "Der Workflow ist über die Parameter deaktiviert. Ändern Sie die Parametereinstellungen und wiederholen Sie den Vorgang".
Ursprünglich wurde dieses Verhalten eingebaut, da einige Kunden den Wunsch hatten, nur spezielle Einträge zu archivieren. So können die Parameter für den gesamten Workflow festgelegt werden und je nach Bedarf in der Databox ausgeführt werden. In diesem Fall kann der Workflow manuell ausgeführt werden.
Es konnte keine Person (Kunde, Gesellschafter) ermittelt werden
Manchmal kann der Workflow nicht ausgeführt werden, da keine Person ermittelt werden konnte. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie hier vorgehen können:
1. Möglichkeit:
Auch wenn die Person nicht ermittelt werden konnte, ist die Funktion "Workflow ausführen" aktiv. Wird diese Funktion manuell ausgeführt, öffnet sich ein Fenster mit dem Hinweis, dass für diesen Eintrag keine Person ermittelt werden konnte.
Bei diesem Hinweis haben Sie die Möglichkeit, mit der Funktion "Person auswählen" eine im System vorhandene Person zuzuweisen.
Sind Sie sich noch unsicher, welche Person zugewiesen werden soll, können Sie die auf "Vorgang später wiederholen" klicken und die Funktion "Workflow ausführen" zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen.
2. Möglichkeit:
Alternativ kann vorab die Funktion "Person zuordnen" (über "Funktionen" in der Menüleiste als auch über rechte Maustaste aufrufbar) ausführt werden. Es wird versucht, anhand der vorhandenen Informationen eine Person zu ermitteln. Konnte keine Person über die vorhandenen Informationen ermittelt werden, erhalten Sie eine Meldung, dass dem Eintrag keine Person zugeordnet werden konnte.
Bei dieser Mitteilung können Sie auf "Person auswählen" klicken. Es öffnet sich anschließend ein neues Fenster, in dem Sie die richtige Person auswählen und übernehmen können (Klick auf "Übernehmen"). Abschließend erhalten Sie die Hinweismeldung "Die Personendaten wurden erfolgreich ermittelt. Soll der Workflow für diesen Eintrag ausgeführt werden?".
Klicken Sie auf "Ausführen", um den Workflow nun zu starten.
Ist die Suche erfolgreich, erscheint in einem eigenen Fenster, welche Person ermittelt werden konnte. Sie werden ebenfalls über diese Meldung gefragt, ob der Workflow für diesen Eintrag ausgeführt werden soll. Klicken Sie auf "Ausführen", um den Workflow auszuführen.
Die Personenzuordnung zu einem Databox-Eintrag in der E-Government Databox erfolgt:
- bei FinanzOnline-Einträgen aufgrund der Steuernummer am Kundenstamm
- bei Firmenbuchbeschlüssen aufgrund der Firmenbuchnummer am Kundenstamm
- bei Einfuhrumsatzsteuerkontrollmeldungen aufgrund der UID-Nummer am Kundenstamm
- bei ÖGK Einträgen aufgrund von der Beitragskontonummer am Firmenstamm oder am Kundenstamm
- bei WiEReg-Mitteilungen über die Androhung einer Zwangsstrafe anhand der Stammzahl (Firmenbuch oder Vereinsregisternummer) am Kundenstamm
Alle fünf Nummern dürfen nur einmalig auf einem Kunden / einer Firma hinterlegt werden. Sind diese in Ihrer Datenbank doppelt hinterlegt, dann erfolgt keine Zuordnung.
Es ist keine Fristart hinterlegt
Wenn in den Parametern eingestellt ist, dass archiviert werden soll, jedoch keine Fristart hinterlegt ist, kann keine Frist erstellt werden. Es wird der gesamte Workflow abgebrochen, da sonst die Verknüpfung von Post auf Frist nicht gemacht werden könnte.
In diesem Fall kann der Workflow erneut manuell gestartet werden. Ist in der Zwischenzeit keine Fristart eingetragen worden (oder die Erstellung von Fristen deaktiviert), wird der Vorgang mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgebrochen: "Der Workflow konnte nicht ausgeführt werden. Für die Erstellung einer Frist muss eine Fristart in den Parametern hinterlegt werden."
Fehlende Steuernummer bei der Datensender-Firma
Unter einem Datensender versteht man jene Person, die Daten versucht zu übermitteln. In Steuerkanzleien ist die Steuerfirma (meist als Firma 1 angelegt, bei Verwendung von Firmengruppen entsprechend auch andere Firmennummer möglich) der Datensender.
Wurde noch keine Steuernummer beim Datensender hinterlegt, so erhalten Sie zum Zeitpunkt der Paketerstellung folgende Hinweismeldung: "Paket kann nicht erstellt werden: Auf der Datensender-Firma ist keine Steuernummer hinterlegt!"
Wechseln Sie bitte zu den Firmenstammdaten und ergänzen Sie diese um die Steuernummer und versuchen Sie die Erstellung des Pakets erneut.
Es konnte keine Aufgabe erzeugt werden
Der Workflow wird abgebrochen, wenn eingestellt wurde, dass bei einem Fehler eine Aufgabe erzeugt werden soll, aber für diesen Eintrag kein Sachbearbeiter ermittelt werden kann.
Die Ermittlung des Sachbearbeiters erfolgt über die Einstellungen in den Zuständigkeiten. Alle Details dazu können Sie in diesem Hilfedokument nachlesen: Einstellungen in der E-Government Databox
Prüfung letzter Auslesevorgang
Die Databox soll regelmäßig ausgelesen werden. Das Programm kontrolliert bei jedem Einstieg in die Databox, wann zuletzt die Databox ausgelesen wurde und weist Sie entsprechend darauf hin, sollte der letzte Auslesevorgang schon einige Tage her sein.
Bei dieser hilfreichen Kontrollfunktion wird dabei das Datum des neuesten Ladevorgangsprotokolls herangezogen. Damit wird vorausgesetzt, dass zumindest ein Ladevorgangsprotokoll vorhanden ist, was bedeutet, dass die Databox mindestens einmal ausgelesen wurde. Falls das letzte Ladevorgangsprotokoll eine gewisse Anzahl an Tagen älter ist, kommt folgende Hinweismeldung:
"Die E-Government-Databox wurde zuletzt vor 27 Tagen ausgelesen. Bitte führen Sie einen Auslesevorgang durch, um eine lückenlose Verarbeitung der Daten zu gewährleisten"
(dabei wird die Anzahl der Tage in der Meldung stets angepasst)
Die Anzahl der Tage, nach der sich die Prüfung des Auslesevorgangs richten soll, kann über den Parameter "Anzahl Tage für Prüfung Pakete ohne Rückmeldung" individuell eingestellt werden. Dieser Parameter wird aufgerufen über Einstellungen, die über die Menüleiste des Fensters der E-Government-Zentrale unter "Extras" zu finden sind:
Der Parameter ist unter dem ersten Punkt "Allgemein" zu finden und erfüllt grundsätzlich zwei Kontrollfunktionen, wobei die Überprüfung des letzten Auslesevorgangs eine davon ist.
Geben Sie hier eine Anzahl von Tagen ein, wobei für diesen Teil der Parameterfunktion folgende Einschränkungen zu beachten sind:
- Ohne eine Angabe der Tage in diesem Parameter werden automatisch 5 Tage herangezogen.
- Wurde für die Anzahl der Tage ein Wert zwischen 5 und 20 eingegeben, so greift der Parameter exakt auf diese Anzahl der Tage.
- Bei einer Angabe über 20 Tage werden trotzdem 20 Tage herangezogen (= max. Anzahl der Tage für die Prüfung des letzten Auslesevorgangs).
Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter grundsätzlich auch einen anderen Wert als im Bereich von 5 bis 20 Tagen beinhalten kann, da dieser eine weitere Kontrollfunktion erfüllt. Weitere Infos dazu finden Sie auch in der Doku für Einstellungen in der E-Government-Databox.
Hinweis
| Liegt das letzte Auslesedatum der Databox mehr als 300 Tage zurück, wird der Hinweis nicht mehr angezeigt. |
Versand von Dokumenten aus der Databox
Wenn ein Dokument in der Databox über den Reiter "Dokumentenvorschau" angesehen wird, besteht die Möglichkeit, dieses per E-Mail zu versenden. Nutzen Sie das Mailsymbol in der Menüleiste des Reiters, um die Funktion zu starten:
Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie ein Passwort hinterlegen können, um das Dokument verschlüsselt zu versenden:
Außerdem ist es möglich, in den Kundenstammdaten im Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" ein Passwort zu hinterlegen.
Dieses Passwort wird dann zum Versenden des Dokuments vorgeschlagen. Es kann aber in weiterer Folge überschrieben werden oder das Dokument durch das Entfernen des Passwortes dennoch unverschlüsselt gesendet werden.
