Die E-Government-Databox ist eine Schnittstelle zu unterschiedlichen Webservices (FinanzOnline, ERV-Online, ELSTER etc.). Die Dokumente aus diesen Portalen werden nach korrekter Einrichtung automatisch in die NTCS Databox geladen und können von dort aus automatisch oder manuell weiterverarbeitet werden (Archivierung, Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter etc.).

Um die E-Government-Databox nutzen zu können ist eine eigene Lizenz für Kanzleiverwaltung notwendig. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an unseren Verkauf.

Bevor die Databox erstmalig zum Einsatz kommt, wird empfohlen alle notwendigen Voraussetzungen durchzugehen und sinnvolle Parameter einzustellen, damit eine effiziente Arbeitsweise möglich wird. In der Regel werden diese Einstellungen einmalig vorgenommen. Unser BMD Team berät Sie gerne und stellt mit Ihnen alle für Sie notwendigen Parameter im Rahmen eines Termines ein. Weitere Anpassungen sind danach auch jederzeit möglich.

2. Voraussetzungen

Bevor man mit der Databox zum Arbeiten anfängt, wird empfohlen alle hier beschriebenen Voraussetzungen durchzugehen und sinnvolle Parameter einzustellen, damit eine effiziente Arbeitsweise möglich wird. In der Regel werden diese Einstellungen einmalig vorgenommen. Unser BMD Team berät Sie gerne und stellt mit Ihnen alle für Sie notwendigen Parameter im Rahmen eines Termines ein. Weitere Anpassungen sind danach auch jederzeit möglich.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Databox für eine Firma ausgelesen werden kann:

2.1. "Databox auslesen" am Firmenstamm

Allgemeine Voraussetzung

Im Firmenstamm der eigenen Firma/Steuerberater-Firma muss das Feld "Databox auslesen" aktiviert werden.

Die Firmenstammdaten werden aufgerufen über

CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen.

2.2. Mitarbeiter mit User-ID bzw. E-Mail-Adresse

Kontrollieren Sie bitte die Felder "User-ID" und "E-Mail-Adresse" in den Mitarbeiterstammdaten unter

CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter.

Jene Mitarbeiter, die Erklärungen einreichen, brauchen zwingend einen Mitarbeiter mit einer verknüpften User-ID. Am Mitarbeiterstamm gibt es das Feld "User-ID", in dem der NTCS Benutzer hinterlegt wird. Zusätzlich sollte am Mitarbeiterstamm eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, um automatische Benachrichtigungen von Aufgaben/Fristen erhalten zu können.

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2.3. Hinterlegung der Zugangsdaten

Damit NTCS mit den unterschiedlichen Webservices arbeiten kann, sind weitere Einstellungen notwendig:

In Österreich

ist erforderlich:

Anlage und Hinterlegung User für Webservice in FinanzOnline und in der NTCS (allgemein oder firmenbezogen)

In Deutschland

ist erforderlich:

Hinterlegung ELSTER-Zertifikat
Hinterlegung Webservice Zugangsdaten Bundesanzeiger

In Tschechien

ist erforderlich:

Hinterlegung DataboxID, Benutzer-ID und Passwort CZ-Databox

2.4. Elektronische Übermittlung deutscher Steuererklärungen durch österreichische Steuerberater

Damit ein österreichischer Steuerberater deutsche Steuererklärungen für einen Kunden übermitteln kann, für den eine Filiale "Deutschland" angelegt ist, muss in den Stammdaten der Filiale im Feld "STB-Firma" die Firmennummer des Kunden eingetragen werden. Dadurch wird für diese Filiale auf das ELSTER-Zertifikat der Firma zugegriffen.

2.5. Elektronische Zustellung FinanzOnline-Dokumente

Damit auch Dokumente in der E-Government-Databox landen, muss die elektronische Zustellung in FinanzOnline eingestellt werden (weitere Informationen dazu bitte direkt beim Finanzamt einholen). Nur jene Dokumente, die sich in der FinanzOnline-Databox befinden, werden in die NTCS E-Government-Databox übernommen.

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2.6. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Das Dokumentenmanagementsystem ist das Archiv der NTCS. Um Einträge der Databox automatisch archivieren zu können, ist das Dokumentenmanagementsystem (= DMS) ideal. Die Archivierung der unterschiedlichen Dokumente kann mittels Dokumentenkategorie gegliedert werden. In den E-Government-Einstellungen kann die entsprechende Kategorie ausgewählt werden.

Es wird empfohlen, für die Zwecke der Databox eigene Kategorien anzulegen und diese in den Einstellungen zu hinterlegen.

Im Paket Steuern werden beim Archivieren grundsätzlich die Einstellungen aus den E-Government Parameter verwendet.

Nur beim Archivieren aus der Druckliste Steuern werden die DMS-Vorschlagswerte mit der Dokumentenherkunft "Steuern: Druckliste" herangezogen.

In den CRM Parametern kann im Punkt "Kundenpasswort" eingestellt werden, ob bei der Archivierung ein Passwortschutz erfolgen soll. Die Einstellung dazu kann hier erfolgen:

CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Kundenpasswort → Lese-Passwort für Archivierung

Wenn der Parameter "Lese-Passwort für Archivierung" auf "Ja" gestellt wird, dann kann das archivierte Dokument nur mit dem im Kundenstamm im Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" eingetragenen Passwort geöffnet werden.

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2.7. Eigener Pfad für E-Government Dateien

Möchten Sie die E-Government Dateien nicht in der Datenbank, sondern auf einem von Ihnen bestimmten Pfad speichern, so sind folgende zwei Einstellungen dafür notwendig:

Pfad definieren

Im ersten Schritt muss ein entsprechender Pfad für die Dateien definiert werden. Öffnen Sie das Fenster "Pfade", das wie folgt zu finden ist:

TOOLS → Tools → Administration → Pfade

Wählen Sie über die Combobox im rechten oberen Bereich des Fensters den Bereich "E-Government" aus.

Mit der Funktion "Neu" bzw. F5 können Sie den gewünschten Pfad hinterlegen.

Parameter einstellen

Nachdem ein Pfad definiert wurde, muss noch ein weiterer Parameter in den TOOLS Parametern eingestellt werden. Diese können wie folgt aufgerufen werden:

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Objektablageort

Stellen Sie nun den Parameter "E-Government Dateien auf Verzeichnis speichern" auf "Ja" ein.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für ELDA-Dokumente ein eigener Pfad definiert werden kann und diese über den Parameter "E-Government Dateien auf Verzeichnis speichern" gesteuert werden.

2.8. Zuständigkeiten

Eine zentrale Rolle für die korrekte Verarbeitung von Databox-Einträgen stellt die Zuordnung des Sachbearbeiters dar, die über sogenannte Zuständigkeiten erfolgt. Die Sachbearbeiter werden ebenfalls auf den Einträgen in der Databox in der Spalte "Mitarbeiter" angezeigt.

2.8.1. Hinterlegung der Zuständigkeit

Die Hinterlegung der Zuständigkeiten erfolgt unter

CRM → Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeiten nach Kunde.

In den Zuständigkeiten nach Kunde kann allgemein oder je Kunde eingeben werden, für welchen Zuständigkeitsbereich ein Mitarbeiter bzw. Sachbearbeiter für Kunden tätig ist und auch in welcher Funktion – als Haupt- oder Ersatzmitarbeiter bzw. als Geschäftsführer oder Abteilungsleiter.

Um die Zuständigkeit nach Kunden zu definieren, wird im Fenster "Zuständigkeiten nach Kunde" das Feld "Kunde" verwendet. Wird dieses Feld leer belassen, so gilt die Hinterlegung der Zuständigkeit als allgemein für alle Kunden.

Beispiel

Mitarbeiter A ist Buchhalter der Firma 200000 XYZ:
Mitarbeiter A wird in den Zuständigkeiten je Kunde (bei Kunde 200000) als Buchhalter eingetragen (Zuständigkeitsbereich = Buchhaltung).

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2.8.2. Parametereinstellungen

In den E-Government-Einstellungen kann der Parameter "Zuständigkeitsbereich" entweder allgemein als "Standard" oder je Databox-Eintragsart hinterlegt werden.

Dabei wird bei der Ermittlung der zuständigen Person immer der "Hauptmitarbeiter" (laut Zuständigkeiten nach Kunde) verwendet.

Um die Zuständigkeit zu ermitteln, wird eine bestimmte Reihenfolge von Einstellungen eingehalten bzw. entsprechende Rückfallsebenen verwendet:

1. Zuständigkeitsbereich spezifisch für den Kunden:

In erster Linie werden jene Mitarbeiter/Sachbearbeiter für die Verarbeitung der Databox-Einträge herangezogen, die laut dem Zuständigkeitsbereich spezifisch für einen Kunden hinterlegt wurden, welcher im Parameter definiert wurde.

2. Allgemeiner Zuständigkeitsbereich:

Für den Fall, dass keine spezifischen Einstellungen je Kunde vorgenommen wurden, wird überprüft, ob Mitarbeiter/Sachbearbeiter allgemein für den Zuständigkeitsbereich hinterlegt wurden, welcher im Parameter definiert wurde.

3. Zuständigkeitsbereich 1:

Wurde im Parameter "Zuständigkeitsbereich" in den allgemeinen Einstellungen für E-Government kein Zuständigkeitsbereich definiert (Parameter ist leer), so wird der Zuständigkeitsbereich 1 herangezogen. Bitte beachten Sie, dass auch in diesem Fall die spezifischen Einstellungen je Kunde Vorrang haben gegenüber den allgemeinen (siehe Punkt 1 und 2).

4. Sachbearbeiter laut Kundenstamm:

Bestehen keine Einstellungen lt. Punkt 1 bis 3, so wird als nächste Rückfallsebene jener Sachbearbeiter verwendet, der im Feld "Sachbearbeiter" in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um kein Pflichtfeld handelt, d. h., dieses Feld kann unter Umständen leer sein. In diesem Fall greift die nächste Rückfallsebene.

5. Ersteller der XML-Datei:

Sollte auch kein Sachbearbeiter im Kundenstamm hinterlegt sein, versucht das Programm den Ersteller der XML-Datei zu ermitteln. Das kann in solchen Fällen funktionieren, in denen die Databox-Einträge mit dem Paket verknüpft sind. Eine Ermittlung ist in jenem Fall nicht möglich, sobald mehrere XML-Erklärungen von unterschiedlichen Erstellern zusammen paketiert wurden.

6. Ausleser der Databox:

Als letzte Rückfallsebene kommt noch jener Mitarbeiter/Sachbearbeiter in Frage, der das Auslesen der Databox gestartet hat. Sollte das Auslesen der Databox jedoch über einen Stapel erfolgen, kann die Person nur dann ermittelt werden, wenn der Stapelbenutzer einem Mitarbeiter zugeordnet ist.

2.9. Aufgaben

Die Aufgaben ermöglichen das Anlegen bzw. Verwalten von Aufgaben und sind ein wichtiges Mittel zur Arbeitsverteilung an zuständige Mitarbeiter. Aufgaben weisen mehrere Verbindungen zu anderen Programmen (DMS, Post, Databox usw.) auf.

CRM → CRM → Aufgaben

Hinweis

Aufgabenkategorien zur besseren Filterung nutzen

Aufgaben können auf verschiedene Arten gefiltert werden (nach Namen, nach Person etc.). Um in den Aufgaben noch besser unterscheiden zu können, sind Aufgabenkategorien möglich.
Dazu werden verschiedene Kategorien in den Aufgabenkategorien angelegt (

CRM → Stammdaten → CRM/Kanzlei → Aufgabenkategorien).

Die Kategorien werden wieder zwischen Haupt- und Unterkategorien unterteilt. In den E-Government-Einstellungen kann nur die Hauptkategorie ausgewählt werden.
Eine eigene Hauptkategorie "Databox" wird empfohlen:

→

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2.10. Fristen

Die Verwaltung der Fristen bietet einen Überblick über alle erfassten Fristen. Fristen werden meist aus der Post erstellt, z. B. im Zuge eines Posteingangs eines Finanzamtsbescheids, können aber auch direkt angelegt werden. Verwaltet werden Fristen unter

CMR → Kanzlei → Fristen.

Fristarten

Um eine Frist anlegen zu können, muss zwingend eine Fristart angegeben werden. Auf der Fristart werden das Fristdatum und die Vorwarntage gesteuert.

Die Fristarten werden verwaltet unter

CRM → Stammdaten → CRM/Kanzlei → Fristarten.

Folgende Felder sind wichtig für die Fristart:

Fristart-Name	Bezeichnung der Fristart
Ermittlung Fristzeitraum	Hiermit wird gesteuert, ob das Datum einer Frist aufgrund einer Anzahl von Tagen oder Monaten (Datenfeld "Fristtage/Fristmonate") errechnet werden soll.
Fristtage/Fristmonate	Mit den eingegebenen Tagen wird das Fristdatum, an dem die Frist erfüllt sein sollte, berechnet.
Vorwarn-Tage	Beinhaltet die Anzahl der Tage vor dem Fristende, mit denen das Vorwarndatum errechnet wird.
Vorwarntag-Ermittlungstyp	Definiert, ob die Errechnung der Vorwarntage nach Tagen oder nach Werktagen (also ohne Wochenenden und Feiertage) erfolgt.
Zuständigkeitsbereich	Die Hinterlegung des Zuständigkeitsbereichs bringt in der Post den Vorteil, dass bei gewählter Fristart sofort der zuständige Mitarbeiter des eingetragenen Zuständigkeitsbereichs vorgeschlagen wird.
Übernahme in Absender/Empfänger	Auswahl des Vorschlagwerts, der bei einer bestimmten Fristart in der Post in das Feld "Absender" bzw. "Empfänger" gesetzt wird. Beispiel: Ist bei einer Fristart als Vorschlag Finanzamt definiert, wird in der Post bei Verwendung dieser Fristart das jeweilige Finanzamt des Kunden in das Feld Absender bzw. Empfänger gesetzt.
E-Mailversand deaktiviert	Über dieses Feld können Sie festlegen, ob für diese Fristart E-Mail-Benachrichtigungen für Neuanlage, Bearbeiten etc. versendet werden sollen.

Hinweis

Unterscheidung Aufgaben – Fristen

Aufgaben und Fristen wirken im ersten Blick ähnlich – und zwar dahingehend, dass ein Mitarbeiter etwas zu erledigen hat. Der wesentliche Unterschied ist die Priorisierung nach "außen".

Aufgaben haben zumeist einen organisatorischen Charakter (Compass, Standardbrief, 4-Augen-Kontrolle).
Bei Fristen handelt es sich aber zumeist um gesetzliche Fristen (Bescheide etc.) gegenüber einer Institution (z. B. Finanzamt), wo zum Beispiel eine Beschwerde eingereicht werden kann.

2.11. Stapelausführung

Wenn die Databox automatisch ausgelesen werden soll, müssen technische Einstellungen für den Stapelablauf gesetzt sein. Bei Interesse helfen wir Ihnen gerne diese Einstellungen im Rahmen eines Termins vorzunehmen.

2.12. Berechtigungen

Um Steuererklärungen einzureichen bzw. die Databox auszulesen, sind verschiedene Berechtigungen notwendig.
Hier sind einige wichtige Berechtigungen zu finden:

Berechtigung	Funktionsnummer
Databox auslesen	33524
Databox Protokoll ansehen	33526
Eintrag als ungelesen markieren	34116
Einträge mit Status OK auf gelesen setzen	33687
Workflow ausführen	40728
ELDA-Einträge anzeigen*	40171

*Zusatz zu ELDA-Einträgen anzeigen: Diese Berechtigung kann gesperrt werden, da die ELDA-Einträge direkt im LOHN NTCS in der ELDA-Datendrehscheibe angezeigt werden. Die Anzeige in der E-Government-Databox ist deshalb nicht notwendig.

2.13. Post (optional)

Die Post ermöglicht die Registrierung und das Auffinden von Poststücken sowie das "Verteilen" der Post als Fristen bzw. Aufgaben an zuständige Mitarbeiter (ist aber keine zwingende Voraussetzung dafür). Ein Poststück ist die Dokumentation eines eingegangenen Dokuments/E-Mails etc .

Hinweis

Um in der Post leicht herausfinden zu können, welche Einträge dabei aus der Databox kommen, ist es sehr empfehlenswert, eine eigene Postart für Databox-Einträge anzulegen.

CRM → Stammdaten → CRM/Kanzlei → Postarten

Die Postarten haben in der Folge eine reine Filter- und Suchfunktion, dienen also als Informationsfeld mit keiner weiteren Bedeutung.

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3. E-Government-Einstellungen (Parameter)

3.1. Aufruf der E-Government-Parameter

Die Parameter für E-Government können Sie in der E-Government-Zentrale über die Menüleiste unter "Extras" aufrufen.

Es werden vier verschiedene Einstellungsebenen angezeigt. Vor der Einstellung müssen Sie entscheiden, auf welcher Ebene Sie die Einstellungen vornehmen wollen.

Die Einstellungsebene "Computerbezogene Einstellungen" wird ausgegraut dargestellt, weil diese Ebene für die E-Government-Parameter nicht zur Verfügung steht.

Die möglichen Einstellungsebenen sind wie folgt zu verstehen:

Benutzerbezogene Einstellungen: Wenn Sie die Einstellungsebene "Benutzerbezogene Einstellungen" anklicken, so wird das Feld "Benutzer" hinzugefügt und als Vorschlagswert erscheint der eigene Benutzer. Sie können mit F4 auch einen anderen Benutzer auswählen. Alle Einstellungen die danach getroffen werden, betreffen nur diesen Benutzer.
Firmenbezogene Einstellungen: für diese Einstellungen muss eine Firma ausgewählt werden. Sie können mit F4 eine Firma suchen und auswählen. Alle Einstellungen, die danach getroffen werden, betreffen nur die ausgewählte Firma.
Allgemeine Einstellungen: betreffen alle Firmen und alle Benutzer

Die Wertigkeit der Einstellungen entspricht der oben angeführten Reihenfolge. Das heißt, wurde in den benutzerbezogenen Einstellungen etwas hinterlegt, so übersteuert das die firmenbezogenen oder allgemeinen Einstellungen.

3.2. Einteilung der E-Government-Parameter

Das Einstellungsfenster für die E-Government-Parameter ist in folgende vier Bereiche eingeteilt:

E-Government-Zentrale
Senden
Empfangen
Fehlerbehandlung

1. E-Government-Zentrale

Die Einstellungen für die E-Government-Zentrale sind unterteilt in:

Allgemein
Webservices
BMD 5.5

2. Senden

Im Punkt "Senden" werden alle Einstellungen für paketbezogene Workflows getroffen.

Unter paketbezogenen Workflows versteht man alle Steuerungen im Programm, die mit ausgehenden Databox-Einträgen ausgeführt werden. Dazu zählt z. B. die Erstellung eines Postausgangs mit der Versendung einer Steuererklärung.

Im Punkt 1 "Standard" erfolgen die Standardeinstellungen.

Es folgt weiter eine Auflistung von einzelnen Arten von Paketen mit den jeweils dazugehörigen Protokollen. Das bedeutet, dass man für bestimmte Arten bzw. Protokolle (z. B. Jahreserklärungen, E-Bilanz, Jahresabschluss Firmenbuch, UVA, ZM etc.) gesonderte Einstellungen vornehmen kann, die Vorrang gegenüber den Standardeinstellungen haben.

3. Empfangen

Im Punkt "Empfangen" werden alle Einstellungen für databoxbezogenen Workflows getroffen.

Unter databoxbezogenen Workflows versteht man alle Steuerungen im Programm, die mit eingehenden Databox-Einträgen ausgeführt werden. Dazu zählt z. B. die Erstellung eines Posteingangs, einer Aufgabe oder einer Frist mit dem Eingang eines Bescheides oder einer Mitteilung.

Im Punkt 1 "Standard" erfolgen die Standardeinstellungen.

Es folgt weiter eine Auflistung von einzelnen eingehenden Databox-Einträgen. Das bedeutet, dass man für bestimmte Arten (z.B.: Protokolle, Bescheide, Bescheinigungen, Ergänzungsersuchen, Quotenlisten, Firmenbuchzustellungen, Informationen, Mitteilungen) gesonderte Einstellungen vornehmen kann, die Vorrang gegenüber den Standardeinstellungen haben.

4. Fehlerbehandlung

Im Punkt Fehlerbehandlung kann unter "Fehleraufgabe" eingestellt werden, welcher Mitarbeiter bei Fehler eine Aufgabe erhalten soll. Es kann dazu auch eine Aufgabenkategorie eingestellt werden.

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3.3. Parameter E-Government-Zentrale

Allgemein:

Anzahl Tage für Prüfung Pakete ohne Rückmeldung	Anzahl der Tage frei definierbar	Dieser Parameter deckt zwei Funktionen ab: 1. Anzahl Tage für Prüfung Pakete ohne Rückmeldung Anzahl der Tage für die Prüfung der gesendeten Pakete, zu denen es noch keine Rückmeldung in der Databox gibt. Das Paket wurde gesendet, aber wartet noch auf eine Rückmeldung vom Webservice-Anbieter. Es wird eine Aufgabe für den Paket-Einreicher erstellt, wenn das Paket die eingegebene Anzahl an Tagen nach dem Einreichdatum noch keinen Databox-Status erhalten hat. Bei der Angabe der Anzahl von Tagen gibt es keine Einschränkung zu beachten. Dieser Parameter soll sinnvollerweise mit dem Parameter "Prüfung Pakete ohne Rückmeldung ab Einreichdatum" gemeinsam verwendet werden. 2. Prüfung vom letzten Auslesevorgang der Databox Als zusätzliche Kontrollfunktion wird mit diesem Parameter das Datum des letzten Auslesevorgangs der Databox überprüft, wobei hier das Datum des neuesten Ladevorgangsprotokolls herangezogen wird. Voraussetzung daher: es muss zumindest ein Ladevorgangsprotokoll vorhanden sein. Wird die angegebene Anzahl der Tage überschritten, erscheint beim Einstieg in die E-Government-Zentrale ein entsprechender Hinweis. Bei der Eingabe der Anzahl von Tagen muss folgende Einschränkung für diesen Teil der Prüfung beachtet werden: Ohne eine Angabe der Tage in diesem Parameter werden automatisch 5 Tage herangezogen. Wurde für die Anzahl der Tage ein Wert zwischen 5 und 20 eingegeben, so greift der Parameter exakt auf diese Anzahl. Bei einer Angabe über 20 Tage werden trotzdem 20 Tage herangezogen (= max. Anzahl der Tage für die Prüfung des letzten Auslesevorgangs).
Prüfung Pakete ohne Rückmeldung ab Einreichdatum	Mit F4 Datum auswählen	Hier wird ein Einreichdatum definiert, ab welchem die Prüfung der gesendeten Pakete, zu denen es noch keine Rückmeldung in der Databox gibt, durchgeführt werden sollen. Wenn kein Wert eingeben wird, werden alle gesendeten Pakete ohne Rückmeldung geprüft und auch entsprechende Aufgaben an die Paket-Einreicher erstellt, falls die Pakete mehr als die angegebenen Prüftage ohne Databox-Status in der E-Government-Paketliste liegen.
Benachrichtigungszeitraum vor Stichtag "Zinsenfrei bis" zur Prüfung von Anspruchszinsen	Anzahl der Tage frei definierbar	Anzahl der Tage vor dem Stichtag "Zinsenfrei bis", an denen geprüft wird, ob für eine Erklärung noch kein Bescheiddatum vorliegt. Falls das Datum im Feld "Zinsenfrei bis" die im Parameter angegebenen Tage oder weniger entfernt ist und kein Bescheiddatum vorhanden ist, wird für jede betroffene Erklärung eine Aufgabe erstellt. Ziel der Prüfung ist es, eine mögliche Anzahlung zur Vermeidung von Anspruchszinsen zu erwägen
Steuererklärungen in Poststück	Nein Ja	Nein = Es wird je eingereichter Steuererklärung ein eigener Postausgang erzeugt. Ja = Es werden alle eingereichten Steuererklärungen je Kunde und je Jahr zu einem Postausgang zusammengefasst.
Steuererklärungen einzeln paketieren	Nein Ja	Nein = gleichartige Abgaben werden zu einem Paket zusammengefügt (laut Vorgaben von FinanzOnline) Ja = je Steuererklärung wird ein Paket erzeugt
Listung elektronische Steuererklärungen nach Steuerberater	Nein Ja	Eine Kanzlei hat mehrere Steuerberater. Die elektronischen Steuererklärungen sollen nur für Mitarbeiter des zum Kunden gehörenden Steuerberaters ersichtlich sein. Mit dem Setzen des Parameters wird die Funktion aktiviert.
Übermittlungsart	Produktionsübermittlung Abfragen Testübermittlung	Mit diesem Parameter kann die Art der Übermittlung beim Senden eines Pakets eingestellt werden. Mit der Ausprägung "Abfragen" wird bei jedem Sendevorgang eine Abfrage geöffnet, in der die gewünschte Übermittlungsart gewählt werden kann.
Eigene Firma in KundenInfo im XML	Nein Ja	Einstellung, ob die Nummer der eigenen Firma am Beginn der KundenInfo im XML dargestellt werden soll.
Archivdruck deutsche Steuererklärungen	ELSTER-Vorschau BMD Formulardruck Beide	Sie können entweder die ELSTER-Vorschau nach dem Senden archivieren oder den Formularausdruck von BMD oder beide Ausdrucke werden im Archiv gespeichert. Der Parameter "Automatisch archivieren" muss gesetzt sein.
Automatische Berechnung Gegenstandswerte	Nein Bei Databox Ok Bei Status "Fertig"	Einstellung, ob bzw. zu welchem Zeitpunkt die Berechnung der Gegenstandswerte durchgeführt werden soll. Nur für deutsche Jahreserklärungen, nicht bei Bilanzen oder FIBU-Monatserklärungen. Die Berechnung kann nach dem Setzen des Status "Databox Ok" am Paket oder nach dem Setzen der Erklärung auf "Fertig" durchgeführt werden
Firmennummer in E-Government-Zentrale anzeigen	Nein Ja	Wird hier "Ja" eingestellt, können Sie in der Databox im oberen Teil des Fensters auf die gewünschte Firma filtern:
Firmennummer in E-Government-Zentrale löschen lassen	Nein Ja	Ist dieser Parameter auf "Nein" gestellt, muss in der Databox eine Firma ausgewählt sein, es können nicht mehr alle Firmen angezeigt werden.
NTCS Databox beim Einstieg nach Gelesen-Status filtern	Alle Gelesen Ungelesen	Hier kann eingestellt werden, welche Einträge beim Einstieg angezeigt werden soll. Standardmäßig werden ungelesene Einträge angezeigt.
Einträge mit Status Databox Ok automatisch auf gelesen setzen	Abfragen Immer Nie	Hier kann eingestellt werden, ob Einträge mit "Databox ok" automatisch auf gelesen gesetzt werden sollen.

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Webservices:

Nicht benötigte Webservices ausblenden	Nein Ja	Einstellung, ob man die nicht benötigten Webservices anzeigen möchte Bei "Ja" wird zum Beispiel der Punkt Bescheide nicht mehr angezeigt, wenn keine Bescheide in der Databox vorhanden sind.
Protokolle importieren	Nein Ja	Übermittlungsprotokolle aus FinanzOnline importieren
Bescheide importieren	Nein Ja	Bescheide (behördlich zugestellt) aus FinanzOnline importieren
Quotenlisten importieren	Nein Ja	Quotenlisten aus FinanzOnline importieren
Mitteilungen importieren	Nein Ja	Mitteilungen (z. B. Buchungsmitteilungen, Bescheidinformationen) aus FinanzOnline importieren
Firmenbuchzustellungen importieren	Nein Ja	Firmenbuchzustellungen werden importiert.
Selbstberechnungserklärung aus FinanzOnline importieren	Nein Ja	Selbstberechnungserklärungen aus FinanzOnline werden importiert.
EU-Erledigungen aus FinanzOnline importieren	Nein Ja	EU-Erledigungen aus FinanzOnline werden importiert.
Informationen aus FinanzOnline importieren	Nein Ja	Informationen aus FinanzOnline werden importiert.
WebERV importieren	Nein Ja	Ergebnisse und Poststücke aus dem elektronischen Rechtsverkehr der Justiz (webERV) werden importiert.
Bescheiddatensätze aus ELSTER Importieren	Nein Ja	Bescheiddatensätze aus ELSTER werden importiert.
Bescheide aus ELSTER importieren	Nein Ja	Bescheide aus ELSTER werden importiert.
Mitteilungen aus ELSTER importieren	Nein Ja	Mitteilungen aus ELSTER werden importiert.

BMD 5.5:

Import XML-Dateien aus BMD 5.5	Nie Nur manuell Immer	Hier kann der Import der elektronischen Abgaben (U30, U31, U13, Antrag auf Übertragung, Rückzahlungsantrag) aus BMD 5.5 aktiviert werden. Wird "nur manuell" eingestellt, kann man die Abgaben in der E-Government-Zentrale am Reiter "Details" in der Menüleiste unter "Extras" mit der Funktion "Import XML-Dateien aus BMD 5.5" starten.
Auswahl XML-Dateien für den Import aus BMD 5.5	Nur FIBU-Dateien Nur SB-Lohn (U31 Lohn) FIBU-Dateien und SB-Lohn	FIBU-Dateien = UVA (U30), SB (U31 Selbstbemessung), ZM (U13), UEB Übertragung, RZ Rückzahlungsantrag, SBZ Meldung zur Zahlung von SB, VAT und VATAB Vorsteuerrückerstattung SB-Lohn = Buchung von LOHN Selbstbemessungsabgaben (U31 Lohn)

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3.4. E-Government-Parameter Senden

Im Punkt "Senden" werden die Einstellungen für die paketbezogene Workflows getroffen.

Zuerst wird der paketbezogene Workflow ausgeführt. Dieser Workflow wird schon beim Erstellen der XML-Datei oder beim Senden des Pakets oder bei entsprechendem Databox-Status gestartet. Dies kommt auf die eingestellten Parameter in den E-Government-Einstellungen an. Es können im Zuge dieses Workflows die Jahreserklärungen archiviert werden, dazu Postausgänge und Fristen erstellt werden usw.

Im Punkt "Senden" können für den paketbezogenen Workflow die Standardeinstellungen im Punkt "Standard" eingestellt werden.

Zudem können für folgende Punkte gesonderte Einstellungen vorgenommen werden:

Für Österreich

Jahreserklärungen
Arbeitnehmerveranlagung (L1)
Beteiligungsverhältnisse (Verf 60)
Fristverlängerungen
E-Bilanz
Jahresabschluss Firmenbuch
Jahresabschluss Firmenbuch (ERV)
Leistungs- und Strukturerhebung (LSE)
Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)
Buchung von Sebstbemessungsabgaben
Zusammenfassenden Meldung
Antrag auf Übertragung innerhalb der Finanz
Rückzahlungsanträge
Meldung zur Zahlung von SB
Grenzüberschreitende Dienstleistungen
Vorsteuererstattung - Antrag
Vorsteuererstattung - Abschluss
One-Stop-Shop
Sonderausgaben
Leitungsrechte gemäß § 107
Leitungsrechte gemäß § 107 - Abschluss
ELDA
Kommunalsteuererklärung
Quotenmeldungen

Für Deutschland

Nachrichten (Elster)

Für Tschechien

CZ-Databox Dokumente

Im Punkt "Senden" können Sie unter "Standard" folgende Parameter einstellen:

Vieraugenprinzip	Nein Ja	Wird hier "Ja" eingestellt, kann jener User, der die XML-Datei erstellt diese nicht freigeben.
E-Mail an Ersteller XML-Datei	Nie Nur bei abgelehnt Immer	Wenn beim Download der Databox die elektronische Steuererklärung abgelehnt wird, und der Benutzer nicht der Ersteller der XML-Datei war, dann wird dem Ersteller der elektronischen Steuererklärung eine E-Mail gesendet.
Aufgabe erstellen	Nie Nur bei abgelehnt Immer	Wenn beim Download der Databox die elektronische Steuererklärung abgelehnt wird und der Benutzer nicht der Aufgabeempfänger ist, dann wird dem Ersteller der elektronischen Steuererklärung eine Aufgabe angelegt (E-Mail wird bei der Anlage der Aufgabe automatisch gesendet).
Postausgang erzeugen	Nie Nach senden XML-Paket Nach Databox Ok	Sie können entweder nach dem Einreichen bzw. Speichern des XML-Pakets in eine Datei oder nach dem Setzen des Status "Databox Ok" am Paket automatisch einen Postausgang erzeugen. Workflow wird erst dann gestartet.
Fristart	Fristart hinterlegen	Hier kann die Fristart hinterlegt werden, die beim Postausgang erzeugt werden soll.
Versandart	Versandart hinterlegen	Hier kann man die Versandart hinterlegen, die beim Postausgang gespeichert werden soll.
Porto	Porto hinterlegen	Hier können entstandene Portogebühren durch den Versand des Poststücks eingegeben werden.
Automatisch archivieren	Nein Ja	Es kann eingestellt werden, ob man die elektronische Steuererklärung automatisch archivieren möchte, wenn diese von FinanzOnline angenommen wurden (= Databox Ok)
Archivnummer	Archivnummer hinterlegen	Hier wird eingestellt, in welches Archiv die Dokumente gespeichert werden sollen.
Standardkategorie	Standardkategorie hinterlegen	Hier stellt man die Standardkategorie ein, die für das Archivieren herangezogen werden soll.
Betreff	Hier kann man einen Standardbetreff hinterlegen.	$KurzBez = Kurzbezeichnung der Steuererklärung z. B. E1 $LangBez = Bezeichnung der Steuererklärung z. B. Einkommensteuererklärung $ErklJahr = Steuererklärungsjahr $ErklMonat = Abgabemonat $SteuerNr = Finanzamt und Steuernummer
Archiveinstellungen	Nur Erklärung Erklärung mit BB Erklärung mit DBB Erklärung mit BB + DBB	Hier können Sie einstellen, was beim automatischen Archivieren der Steuererklärungen inkludiert sein soll: - nur Erklärungen - Erklärungen mit Standard-Berechnungsblätter (= BB) - Erklärungen mit Detail-Berechnungsblätter (= DBB) - Erklärungen mit Standard- und Detail-Berechnungsblätter (= BB + DBB)
Planabgabedatum prüfen	- Keine Prüfung - Warnung beim Senden vor Planabgabedatum - Kein Senden vor Planabgabedatum	- Es erfolgt keine Prüfung des Planabgabedatums beim Senden der Pakete. - Sie erhalten eine Warnung, falls Pakete vor ihrem Planabgabedatum gesendet werden. - Sie können keine Pakete vor dem Planabgabedatum senden (ausgenommen Fibu-Monatsabgaben).
Ermittlung Planabgabedatum	Fälligkeitstag Tagesdatum	Beim Erstellen der XML für die UVA bzw. beim Import der Abgaben aus BMD 5.5 wird als Planabgabedatum entweder der Fälligkeitstag (z. B. in Österreich wird der 15. des auf den Voranmeldungszeitraum zweitfolgenden Kalendermonats ermittelt) oder das Tagesdatum verwendet.
Abzuziehende Tage	Tage eingeben	Eingabe der Tage, um die das Fälligkeitsdatum der XML für die UVA bzw. der importierten Abgaben aus BMD 5.5 verringert werden soll. Die abzuziehenden Tage werden nur dann berücksichtigt, wenn Planabgabedatum gleich Fälligkeitstag ist.

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3.4.1. Parameter Senden für weitere Einträge

Nach dem Punkt "Standard" finden Sie eine Auflistung von allen Arten von Paketen einzeln mit den jeweils dazugehörigen Protokollen. Das bedeutet, dass man für bestimmte Arten bzw. Protokolle (z. B. Jahreserklärungen, E-Bilanz, Jahresabschluss Firmenbuch, UVA, ZM etc.) abweichende Einstellungen vornehmen könnte, die Vorrang gegenüber den Standardeinstellungen haben.

Markieren Sie dazu den jeweiligen Punkt wie z. B. Jahreserklärungen und stellen Sie die gewünschten Parameter für diese Art von Paketen ein.

Manche Parameter weisen auch beim Wert die Einstellung "9 - Wie Standard" auf. Das bedeutet, dass sämtliche Einstellungen über den Punkt "Standard" auch für die Gruppe der Protokolle greifen. Bei Bedarf können die Parameter für Protokolle abweichend eingestellt werden. Folgende Ausprägungen sind in den jeweiligen Parametern einstellbar:

0 - Nein
1 - Ja
9 - wie Standard

Beispiel

Wie auf dem Bild ersichtlich, wurden für den Punkt "Jahreserklärungen" eine Fristart, Versandart, Nummer des Archivs, die Standardkategorie sowie ein Betreff eingestellt, da in diesem Fall die automatische Archivierung verwendet wird (diese wurde bereits im Punkt "Standard" festgelegt)

Hinweis

Die Hierarchie der Parameter sieht vor, dass die Einstellungen im Detail immer vor den Standardeinstellungen ziehen.

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3.5. E-Government-Parameter Empfangen

Im Punkt "Empfangen" können für den databoxbezogenen Workflow diverse Einstellungen für die Protokolle und Steuerbescheide vorgenommen werden.

Zuerst können Sie die Standardeinstellungen im Punkt "Standard" einstellen.

Danach können Sie zusätzlich abweichende Einstellungen für folgende Punkte vornehmen:

Protokolle
Bescheide
Bescheinigungen
Lohnsteuerprüfungsberichte
Ergänzungsersuchen
Begleitbriefe
Quotenlisten
EU-Erledigungen
Firmenbuchzustellungen
Informationen
Mitteilungen
Selbstberechnungserklärungen
Poststücke (ERV)
Ergebnisse (ERV)
ELDA-Rückmeldungen (Hier kann nur eingestellt werden, ob Sie die Einträge automatisch auf gelesen setzen möchten. Der restliche Ablauf passiert im Lohn.)
Rückmeldungen (ELSTER)
Bescheiddatensätze (ELSTER)
Bescheide (ELSTER)
Mitteilungen (ELSTER)
Protokolle (BAnz)
E-Zustellungen (USP)
Protokolle (UReg)
Auftragsbestätigungen (UReg)
Belege (UReg)
Bescheidprüfung

Im Punkt "Empfangen" können Sie unter "Standard" folgende Parameter einstellen:

Betreff	Standardbeftreff für Archiv hinterlegen	Hier kann ein standardmäßiger Archivbetreff für Databox-Einträge mit Definition von Shortcuts hinterlegt werden. Folgende Shortcuts sind möglich (auch mit rechter Maustaste aufrufbar): $KurzBez - Kurzbezeichnung der Steuererklärung (z. B. E1) $LangBez - Bezeichnung der Steuererklärung (z. B. Einkommensteuererklärung) $ErklJahr - Steuererklärungsjahr $ErklMonat - Abgabemonat oder Quartal $SteuerNr - Finanzamt und Steuernummer $Absender - Institution von der das Dokument zugestellt wird (ist vor allem bei USP Zustellungen hilfreich)
Zuständigkeitsbereich	Zuständigkeitsbereich hinterlegen	Aus diesem Zuständigkeitsbereich wird der Sachbearbeiter für diesen Eintrag ermittelt. Der Sachbearbeiter wird in weiterer Folge auf Dokument, Post, Frist und Aufgabe vermerkt.
Automatisch archivieren	Nein Ja	Es kann im Standard eingestellt werden, dass Databox-Einträge, wie z. B. Protokolle automatisch archiviert werden sollen.
Standardkategorie	Standardkategorie hinterlegen	Es kann eine Standardkategorie für Databox-Einträge hinterlegt werden.
Posteingang erstellen	Nein Ja	Hier kann eingestellt werden, ob für Databox-Einträge ein Posteingang erstellt werden soll.
Versandart	Versandart hinterlegen	Es kann eine bestimmte Versandart für den angelegten Posteingang hinterlegt werden.
Aufgabe erstellen	Nein Ja	Man kann einstellen, ob standardmäßig für Databox-Einträge eine Aufgabe angelegt werden soll.
Aufgabenkategorie	Aufgabenkategorie hinterlegen	Es kann eine Standardkategorie für Aufgaben bei Databox-Einträgen hinterlegt werden.
Frist erstellen	Nein Ja	Man kann einstellen, ob standardmäßig eine Frist für Databox-Einträge angelegt werden soll.
Fristart	Fristart hinterlegen	Es kann die gewünschte Fristart für die Databox-Einträge hinterlegt werden.
Automatisch auf gelesen setzen	Nie Immer Archiv und Frist	Legt fest, ob die Einträge nach dem Import in die Databox automatisch auf gelesen gesetzt werden sollen. Bei Einstellung "Archiv und Frist" werden die Einträge auf gelesen gesetzt, wenn archiviert werden konnte und eine Frist erstellt wurde.
CRM Workflow	CRM Workflow hinterlegen	Hinterlegen Sie hier den Workflow, der anschließend an die Weiterverarbeitung des Databox-Eintrages angestoßen werden soll. Dieser CRM Workflow wird dann zusätzlich gestartet.
Workflow automatisch ausführen	Nein Ja	Ist dieser Parameter auf JA gestellt, wird automatisch beim Import damit begonnen zu archivieren, eine Frist, eine Aufgabe und/oder einen Posteingang zu erstellen - je nachdem, welche Einstellungen Sie getroffen haben.
Datenbesitzer ansehen Vorschlag	Datenbesitzergruppe hinterlegen	Die hier hinterlegte Datenbesitzergruppe wird auf den Eintrag übernommen, sofern bei der Zuordnung einer Person kein anderer Datenbesitzer ermittelt werden kann

Bei den Databox-Einträgen gibt es noch zusätzlich die Möglichkeit, den Parameter "Workflow automatisch ausführen" auf "Nein" zu stellen. Die Parameter werden trotzdem hinterlegt, aber der Workflow wird nicht automatisch ausgeführt. Möchten Sie aber bei einigen wenigen Einträgen den Workflow ausführen, können Sie dies manuell in der Databox starten. Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag in der Databox erhalten Sie die Funktion "Workflow ausführen". Es werden die in den Parametern hinterlegten Einstellungen herangezogen. Diese Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn der Parameter "Workflow automatisch ausführen" auf "Ja" gestellt ist.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit nach dem Ausführen des Databox-Workflows einen weiteren CRM Workflow zu starten. Dieser kann im gleichnamigen Parameter "CRM Workflow" ausgewählt werden.

Achtung!

Wichtige Anmerkung zu USP:

Die Ermittlung des Kunden ist bei Dokumenten aus dem USP wegen fehlender Identifikationsmerkmale in der Rückmeldung (Steuernummer, Firmenbuchnummer, SV-Nr. etc.) oftmals nicht möglich.

Aus diesem Grund ist die Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe für Dokumente aus dem USP dringend empfohlen.

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3.5.1. Parameter Empfangen für weitere Einträge

Nach dem Punkt "Standard" finden Sie eine Auflistung einiger Arten von Dataox-Einträgen. Das bedeutet, dass man für bestimmte Arten (z. B. Protokolle, Bescheide, Bescheinigungen, Firmenbuchzustellungen, etc.) abweichende Einstellungen vornehmen kann, die Vorrang gegenüber den Standardeinstellungen haben.

Markieren Sie dazu den jeweiligen Punkt wie z. B. Protokolle und stellen Sie die gewünschten Parameter für diese Art von Databox-Einträgen ein.

Manche Parameter weisen auch beim Wert die Einstellung "9 - Wie Standard" auf. Das bedeutet, dass sämtliche Einstellungen über den Punkt "Standard" auch für die ausgewählte Art greifen. Bei Bedarf können die Parameter je Art abweichend eingestellt werden. Folgende Ausprägungen sind in den jeweiligen Parametern einstellbar:

0 - Nein
1 - Ja
9 - wie Standard

Weitere Einstellungen:

Hier können Sie in der ausgewählten Art für ganze bestimmte Unterarten eigene, gesonderte Einstellungen treffen. Mit F4 bzw. Klick auf das Dreieck können Sie das Fenster für die weiteren Einstellungen öffnen.

Sie können nun mit F5 Neu bzw. mit Klick auf das Plussymbol für eine gewünschte Unterart (in unserem Beispiel eine Unterart der Protokolle) abweichende Einstellungen anlegen.

Hinweis

Die Hierarchie der Parameter sieht vor, dass die Einstellungen im Detail immer vor den Standardeinstellungen ziehen. Die Einstellungen unter den weiteren Einstellungen ziehen vor den Detaileinstellungen.

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3.6. Datensatzbezogene Einstellungen

Der Aufruf von Parametern über sogenannte datensatzbezogene Einstellungen bietet den Vorteil, dass gleich die richtigen Parameter für die jeweilige Protokollart in den E-Government-Einstellungen aufgerufen werden.

In der E-Government-Zentrale können Sie über alle vorhandenen Reiter (Details/Pakete/Databox) über die jeweilige Menüleiste unter "Extras" die datensatzbezogenen Einstellungen öffnen.

Alternativ können Sie über einen bestehenden Eintrag (z. B. eine Steuererklärung) mit der rechten Maustaste auch die Funktion "Datensatzbezogene Einstellungen" finden.

Sie können über diesen Aufruf sowohl die firmenbezogenen als auch die allgemeinen E-Government-Parameter aufrufen. Manche Eintragsarten haben zusätzlich zu den Parametern noch eine Rückfallsebene, auf die sie zurückfallen. Diese Rückfallsebene wird - wenn vorhanden - über das Kontextmenü ebenfalls angeboten.

Es gibt einige Eintragsarten, die keinen Workflow unterstützen und deshalb hier der Menüpunkt ausgegraut dargestellt wird - mit dem Hinweis "kein Workflow".

Folgende Einträge unterstützen keinen Workflow:

Informationen
Selbstberechnungserklärungen
CZ-Databox-Einträge
Steuerkontoabfragen (ELSTER)
VaSt (ELSTER)
Ladevorgänge
Sendeprotokolle
ELDA-Einträge

Hinweis

Um auf einen Blick die getroffenen Einstellungen eines Databox-Eintrages anzusehen, können Sie in den datensatzbezogenen Einstellungen auch die aktuellen Einstellungen aufrufen:

Hier wird Ihnen in einem Dialogfenster angezeigt, welche Einstellungen für diese Art von Einträgen getroffen wurden, sowie deren Herkunft (inkl. Rückfallsebenen).

4. Besonderheiten mit BMDGhost

Wenn der BMDGhost in Verwendung ist, wird dies in der E-Government-Zentrale in der Titelzeile als "mit BMDGhost" angezeigt.

Ist der BMDGhost aktiviert, werden Bescheide, welche in der Databox in FinanzOnline zu finden sind, von BMDGhost abgeholt und nicht mehr von der E-Government-Databox.

Wichtig: Es werden tatsächlich nur Bescheide vom BMDGhost abgeholt!

Die Abholung aller weiteren Schriftstücke erfolgt über die E-Government-Databox. Sind Einträge in FinanzOnline bereits gelesen, so holt der BMDGhost diese nicht ab.

Alle wichtigen Informationen zum BMDGhost können Sie in diesem Hilfedokument nachlesen: BMDGhost für Anwender

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Siehe auch:

E-Government-Databox

E-Government Zentrale

Liste der FA-Online Anbringen

Import Lohnzettel aus FinanzOnline

BMDGhost für Anwender

Einstellungen in der E-Government Databox