Dieses Dokument betrifft  Deutschland.

1. Allgemein

1.1. Aufruf der Funktion

Zum elektronischen Jahresabschluss für den Bundesanzeiger bzw. dem Unternehmensregister gelangen Sie über das Bilanzprojekt im Punkt "Vorbereitung elektronische Übermittlung (E-Bilanz, Unternehmensregister)".

Unter einem eigenen Punkt für Unternehmensregister finden Sie folgende Möglichkeiten:

• Unternehmensregister
  Mit dieser Tätigkeit kann für alle Größenklassen (Kleinstkapitalgesellschaft, kleine, mittelgroße und große Gesellschaften) die Offenlegung beim Bundesanzeiger bzw. dem Unternehmensregister erstellt werden.
  
  
• Unternehmensregister (GuV mit Rohergebnis)
  Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1, 2) dürfen die Posten § 275 Abs. 2 Nr. 1 bis 5 oder Abs. 3 Nr. 1 bis 3 und 6 zu einem Posten unter der Bezeichnung "Rohergebnis" zusammenfassen. Mit dieser Offenlegungsvariante wird die GuV entsprechend dargestellt.
  
  
• Unternehmensregister (Konzern)
  Sowohl die Fensterbezeichnung als auch die Funktionsnamen im Menü bzw. die dazugehörigen Reiter werden an den Konzern angepasst.
  
  
• Unternehmensregister (Eröffnungsbilanz)
  Die Reiter werden je nach Größenklasse des Unternehmens angepasst.

1.2. Fensterinhalt

• Allgemeine Informationen
• Bilanz
• Angaben unter der Bilanz
• Anhang
• Bemerkungen

• Allgemeine Informationen
• Bilanz
• Anhang
• Bemerkungen

• Allgemeine Informationen
• Bilanz
• GuV
• Anhang
• Lagebericht
• Andere Berichtsbestandteile
• Bemerkungen
  

2. Offenlegung im Detail

2.1. Allgemeine Informationen

Manuell bearbeitete Felder werden in kursiver Schrift dargestellt. Diese können nachträglich entweder einzeln oder gesamt auf den Programmvorschlag zurückgestellt werden: Einzeln: Mit rechter Maustaste in die Zeile klicken und Funktion "Zeile zurücksetzen" verwenden.   Gesamt: Im Menü unter "Jahresabschluss" die Funktion "Alle Daten zurücksetzen" verwenden.

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2.2. Bilanz

Im Reiter "Bilanz" werden die Bilanzpositionen dargestellt:

Die Summen werden automatisch geprüft und mittels Ampelsystem grafisch dargestellt:

 Grünes Häkchen: Alles OK

 Gelbes Rufzeichen: Fehler in Detailsumme - Einreichung ist dennoch möglich

 Rotes X: Gravierender Fehler - Einreichung ist nicht möglich

Im rechten Teil des Fensters wird eine genaue Fehlerbeschreibung angezeigt:

 

2.2.1. Davon-Posten für Fristigkeiten einblenden

2.2.2. Davon-Posten für Bilanzgewinn/-verlust einblenden

2.3. Angaben unter der Bilanz

• Angaben unter der Bilanz
  Hier finden Sie eine Reihe von Infopunkten mit weiteren untergeordneten Infopunkten zu Angaben nach § 264 Abs. 1a HGB und Haftungsverhältnisse / Eventualverbindlichkeiten. Werte, die vom Programm ermittelt werden können, werden übernommen (zu erkennen an der grünen Schriftweise, zusätzlich mit einem Häkchen im grünen Punkt gekennzeichnet ). Mit einem Doppelklick können Sie diese Angaben bzw. weitere über die Spalte "Wert" eingeben bzw. ergänzen.
  
  
• Weitere Angaben unter der Bilanz im Sinne des §264 Abs. 1 Satz 5 HGB
  Hier finden Sie eine weitere Reihe von Berichten, die der Offenlegung hinzugefügt werden können. Bei allen Berichtsarten kann im rechten Fensterbereich entweder ein Text manuell erfasst (bzw. reinkopiert werden) oder über die Funktion "Bericht laden" einen im Programm erfassten Bericht übernehmen.

2.4. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die Summen werden automatisch geprüft und durch ein Ampelsystem grafisch dargestellt:

 Häkchen in grünem Kreis: Alles OK

 Rufzeichen in gelbem Kreis: Fehler in Detailsumme – Einreichung ist dennoch möglich

 x in rotem Kreis: Gravierender Fehler – Einreichung ist nicht möglich

Im rechten Teil des Fensters wird eine genaue Fehlerbeschreibung angezeigt.

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2.5. Anhang

2.6. Lagebericht

2.7. Andere Berichtsbestandteile

• Bericht des Aufsichtsrats
• Corporate Governance
• Corporate Governance Erklärung
• Einladung / TO Hauptversammlung
• Beschlüsse
• Erklärung nach § 264 Abs. 2 Satz 3 und § 289 Abs. 1 Satz 5 HGB
• Erklärung zur Unternehmensführung
• Nicht finanzieller Bericht
• Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit
• sonstige Berichtsbestandteile

2.8. Bemerkungen

• Bilanzsumme
• Bilanzsumme Vorjahr
• Umsatzerlöse
• Umsatzerlöse Vorjahr
• Anzahl der Mitarbeiter
• Anzahl der Mitarbeiter Vorjahr
• Bemerkungen
• Veröffentlichungsdatum bei Berichtigung
• Auftragsnummer bei Berichtigung
• Veröffentlichungstyp
• Art der Gesellschaft
  

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3. Übermittlung 

3.1. Ablauf

Schritt 1: XBRL-Datei erzeugen
Zum Erzeugen der Datei nutzen Sie die dafür vorgesehene Funktion "XBRL erzeugen" oder verwenden Sie alternativ die Funktionstaste F8.

Schritt 2: Erfassung des Planabgabedatums
Sobald die Datei erzeugt worden ist, öffnet sich im Anschluss ein kleines Fenster "Planabgabedatum". Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie hier ein Datum, an dem voraussichtlich beim Bundesanzeiger bzw. Unternehmensregister offengelegt werden soll und bestätigen Sie die Eingabe mit "Ok".

Schritt 3: E-Government-Zentrale
Es folgt eine Meldung, dass die XBRL-Datei erfolgreich erstellt wurde → mit "Weiter zur Freigabe" kommen Sie zum Reiter "Details" der E-Government-Zentrale.



Zeitgleich öffnet sich im Hintergrund der Meldung ein dazugehöriger Ausdruck der Offenlegung.

Die erstellten Dateien scheinen in der Liste "Details" mit folgenden Abkürzungen (Spalte "KurzBez") auf:

• UReg: Wenn in Firmenstammdaten Größenklasse "klein", "mittelgroß" oder "groß" eingestellt ist
  
  
• UReg-K: Wenn in Firmenstammdaten Größenklasse "Kleinstkapitalgesellschaft" eingestellt ist
  
  
• UReg-Konz: Wenn die Übermittlung als Konzernbilanz erfolgt (unabhängig von Größenklasse)

Schritt 4: Freigabe und Paketerstellung
Im nächsten Schritt gehört die XBRL-Datei, die unter "Einträge" aufscheint, freigegeben und paketiert. Verwenden Sie dazu zuerst die Funktion "Freigeben" und anschließend "Paket erstellen".



Nach der Paketerstellung erscheint eine letzte Abfrage bezüglich Übermittlung. Zur Auswahl stehen folgende Möglichkeiten:

• Pakete senden: Klicken Sie auf "Pakete senden", wenn die Webservice-Zugangsdaten hinterlegt sind und Sie die Pakete direkt versenden möchten.
  
  
• Paketliste öffnen: Wählen Sie "Paketliste öffnen", um die Pakete manuell hochzuladen. 
  
  
  
  

Hinweis 

Weitere Details zur XML-Verwaltung finden Sie in der Dokumentation Elektronische Einreichung von Steuererklärungen, Firmenbuch und E-Bilanz.

3.2. Wichtige Stammdaten für die erfolgreiche Übermittlung

Handelsregister	Firmenbuchgericht	Wählen Sie hier das für den Mandanten benötigte Firmenbuchgericht (Österreich), Handelsregister (Deutschland) bzw. Handelsregisteramt (Schweiz) aus. Dazu kann das Feld im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden (jedoch nur auf der Hauptgerichtszuordnung am Reiter "Allgemein").  Besonderheiten dieses Feldes in Deutschland Im Zusammenhang mit der Auswahl des Handelsregisters stehen auch die Felder Registerart und Registrierungsdatum sowie die Handelsregisternummer. Besonderheiten dieses Feldes in der Bilanz Die Nummer ist für die elektronische Einreichung der Bilanz zwingend erforderlich. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Das Feld ist für die Berücksichtigung des Kunden in der Firmenbuchverwaltung erforderlich.
Handelsregisternummer	Firmenbuchnummer	Hinterlegen Sie hier die Firmenbuchnummer (Österreich) bzw. Handelsregisternummer (Deutschland) des Mandanten. Dublettenprüfung: Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der Firmenbuchnummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Besonderheiten dieses Feldes in der Bilanz Die Nummer ist für die elektronische Einreichung der Bilanz zwingend erforderlich. Dazu kann das Feld im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden (jedoch nur auf der Hauptgerichtszuordnung am Reiter "Allgemein"). Besonderheiten dieses Feldes im CRM Das Feld ist für die Berücksichtigung des Kunden in der Firmenbuchverwaltung erforderlich.  Besonderheiten dieses Feldes in Österreich In Österreich besteht die Firmenbuchnummer aus Ziffern und einem Prüfbuchstaben. Beispielsweise muss die Nummer "FN160968x" OHNE die Buchstaben "FN" eingegeben werden.  Besonderheiten dieses Feldes in Deutschland Die deutsche Handelsregisternummer muss immer mit der Kennung HRA bzw. HRB eingegeben werden. Diese Kennung ist für die Einteilung in Abteilung A (Einzelunternehmen, Personengesellschaften, und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine)  bzw. Abteilung B (Kapitalgesellschaften) erforderlich. (z. B. HRB 43358 oder HRA 97546). Ist am Kunden das Land "Deutschland" hinterlegt, gleichzeitig das Feld "Registerart" leer bzw. mit der Ausprägung "Handelsregister" befüllt und wird eine Handelsregisternummer ohne Kennung eingegeben, wird die Kennung automatisch ergänzt. Die Unterscheidung zwischen "HRA" und "HRB" erfolgt anhand der hinterlegten Rechtsform. Im Zusammenhang mit der Auswahl des Handelsregisters stehen auch die Felder Registerart und Registrierungsdatum sowie die Handelsregister.  Besonderheiten dieses Feldes in der Schweiz In der Schweizer Rechtsversion heißt dieses Feld "Handelsregisternummer" und wird über das Feld "UnternehmensID-Schweiz" gewartet! Es erfolgt ein automatisches Update in die Felder "Handelsregisternummer" und "Mehrwertsteuernummer". Details lesen Sie unter UnternehmensID-Schweiz.

Registerart	Für die korrekte Hinterlegung eines  deutschen Handelsgerichtes ist auch die Hinterlegung der Registerart und des Registrierungsdatums erforderlich. Ausprägungen: 0 - leer 1 - Handelsregister 2 - Vereinsregister 3 - Genossenschaftsregister 4 - Partnerschaftsregister 5 - Gesellschaftsregister Dazu kann das Feld im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden (jedoch nur auf der Hauptgerichtszuordnung am Reiter "Allgemein").
Registrierungsdatum	Im Zusammenhang mit der Hinterlegung eines  deutschen Handelsgerichtes erforderliches Registrierungsdatum in Bezug auf das Feld Registerart. Dazu kann das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. (jedoch nur auf der Hauptgerichtszuordnung am Reiter "Allgemein")
Publizitätspflicht	Relevanz für Firmenbuch in Deutschland . Ist für den Kunden eine "Offenlegung" oder eine "Hinterlegung" (Hinterlegung i.d.R. bei Kleinstunternehmen → siehe Feld Größenklasse) erforderlich? Zurzeit kann das Feld in der Firmenbuchverwaltung zur Information in der Liste eingeblendet werden. Besonderheiten zum Feldverhalten  Wenn bei einem Kunden mit Land "Deutschland" das Feld Größenklasse mit dem Wert "Kleinstkapitalgesellschaft" befüllt wird, wird das Feld "Publizitätspflicht" automatisch auf "Hinterlegung" gesetzt, bei allen anderen Gesellschaftsgrößen auf "Offenlegung". Besonderheiten im Paket BILANZ Enthält das Feld bei einer  Deutschen Firmenbucheinreichung einen Wert, wird dieser ermittelt. Sonst erfolgt dort eine Abfrage, ob "Offenlegung" oder "Hinterlegung".
eBAnz-Kundennummer	Kundennummer für die elektronische Offenlegung beim Bundesanzeiger.   Wird im Paket BILANZ für die Elektronische Offenlegung via Bundesanzeiger benötigt. Eine korrekte Verknüpfung zwischen Kunde und Mandantenfirma ist für die korrekte Ermittlung der Nummer Voraussetzung (siehe Feld Entspricht Firma).

• Nummer erfassen
  Mit dieser Funktion öffnet sich ein kleines Fenster, indem die Bundesanzeiger-Nummer direkt eingegeben werden kann.
  
  
  

• Mandant anlegen
  Mit dieser Funktion wird beim Bundesanzeiger für Ihren Kunden ein Mandant angelegt. Die damit erstellte eBAnz-Kundenummer wird automatisch bei Ihrem Mandanten in den Stammdaten hinterlegt.
  
  Voraussetzung für die erfolgreiche Anlage ist eine bereits vorhandene Handelsregisternummer in den Firmenstammdaten. Sollte das noch nicht der Fall sein, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:
  "Die Handelsregisternummer in den Firmenstammdaten fehlt, der Mandant kann nicht automatisch angelegt werden. Prüfen Sie die Firmenstammdaten"
  
  
  
  Ist die Handelsregisternummer nur numerisch erfasst (ohne Buchstaben HRA bzw. HRB), versucht das Programm, die Ergänzung aufgrund der Rechtsform zu ermitteln. Fehlt jedoch die Rechtsform in den Firmenstammdaten, erhalten Sie folgenden Hinweis:
  "Die Handelsregisterart des Mandanten (A oder B) konnte weder aus der Handelsregisternummer im Firmenstamm noch aus der Rechtsform ermittelt werden. Prüfen Sie bitte die Firmenstammdaten."
  
  
  
  Wurde im Fall einer Kapitalgesellschaft in den Firmenstammdaten zwar die Rechtsform eingetragen, aber ohne die Definition der Größenklasse im gleichnamigen Feld "Größenklasse", erhalten Sie beim Start der Tätigkeit folgenden Hinweis:
  "Erfassen Sie in den Firmenstammdaten die Größenklasse des Unternehmens, damit diese Funktion ausgeführt werden kann."
  
  
  
  

3.3. Übermittlung bei Kleinstunternehmen

3.3.1. Übermittlung allgemein

Enthält bei einer Kleinstkapitalgesellschaft (lt. Firmenstamm) das Feld "Publizitätspflicht" im Firmenstamm einen Wert, wird dieser ermittelt und dementsprechend eine Offenlegung oder Hinterlegung durchgeführt. Ist das Feld leer, erfolgt bei "XBRL erzeugen" eine Abfrage, ob eine "Offenlegung" oder "Hinterlegung" erfolgen soll.

Bei der Veröffentlichung wird eine XML-Datei mit der Kurzbezeichnung BAnz erstellt, bei der Hinterlegung eine XML-Datei mit der Kurzbezeichnung BAnz-K für "Kleinstunternehmen". 

Soll generell eine Hinterlegung oder Offenlegung erfolgen, kann die Art der Einreichung bereits im Firmenstamm über das Feld "Publizitätspflicht" vordefiniert werden.

 

3.3.2. Angaben zur Unterzeichnung des Jahresabschlusses

• Weitere Angaben unter Bilanz im Sinne des § 264 Abs.1 Satz 5 HGB
• Sonstige Angaben unter der Bilanz nach MicroBilG

 

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3.4. Übermittlung von Konzernen

• Allgemeine Informationen
• Konzernbilanz
• Konzern-GuV
• Anhang
• Lagebericht
• Andere Berichtsbestandteile
• Bemerkungen

4. Berichtigung und Ergänzung erstellen

4.1. Berichtigung/Ergänzung, wenn Auftrag bereits veröffentlicht/hinterlegt

• Neue Veröffentlichung erstellen
• Berichtigung erstellen
• Ergänzung erstellen
• Abbrechen
  

• Veröffentlichungsdatum bei Berichtigung
• Auftragsnummer bei Berichtigung

• Veröffentlichungsdatum:
  
  Möglichkeit 1:
  Über die E-Government-Databox können Sie die Bundesanzeiger-Protokolle aufrufen.
  
  
  
  Öffnen Sie das jeweilige Protokoll mit einem Doppelklick. Das Datum der Veröffentlichung kann im Bereich "Status" entnommen werden.
  Bitte beachten Sie, dass die Veröffentlichung ggf. einen Tag VOR der Abfrage der Veröffentlichung erfolgt. In unserem Beispiel (siehe Bild) wurde am 13.12. veröffentlicht und am 14.12. erfolgte die Bestätigung der Veröffentlichung.
  
  
  
  Möglichkeit 2:
  Das Datum der Veröffentlichung kann auch über BAnz/UReg-Abfrage ermittelt werden.
  
  
• Auftragsnummer bei Berichtigung:
  Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie die Auftragsnummer herausfinden können:
  
  Möglichkeit 1:
  Sie können die Auftragsnummer der Spalte "Prüfziffer" in der Databox entnehmen, die sich im Fenster "E-Government-Zentrale" befindet.
  
  Nutzen Sie dazu über den Filterbaum (links) den Eintrag "Protokolle", der unter dem Punkt "Bundesanzeiger" bzw. "Unternehmensregister" zu finden ist. Stellen Sie im Bereich "Einträge" die Ansicht auf "Alle" Einträge und suchen Sie den gewünschten Eintrag. Sollte die Spalte "Prüfziffer" nicht sichtbar sein, so kann diese über "Spalte hinzufügen" eingeblendet werden.
  
  
  
  Möglichkeit 2:
  Alternativ ist die Auftragsnummer auch im Reiter "Pakete" des Fensters "E-Government-Zentrale" in der Spalte "Prüfziffer" zu finden, wobei der führende Buchstabe "T" bzw. "P" bei der Erfassung der Auftragsnummer nicht einzutragen ist. Beachten Sie, dass die Prüfziffer lediglich bis zum Bindestrich relevant ist. Die Ziffern, die sich nach dem Bindestrich befinden, werden ebenfalls nicht benötigt.
  
  
  
  

4.2. Berichtigung/Ergänzung, wenn Auftrag noch nicht veröffentlicht/hinterlegt

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5. Hinterlegung der Webservice-Zugangsdaten

Die Hinterlegung der Webservice-Zugangsdaten für den Bundesanzeiger bzw. das Unternehmensregister erfolgt in den CRM Parameter. Diese finden Sie unter:

 CRM → Stammdaten →  Einstellungen →  CRM Parameter

• Benutzername Bundesanzeiger WebService
• Passwort Bundesanzeiger WebService
• Vorname für Unternehmensregister-WebService
• Nachname für Unternehmensregister-WebService
• Identifikationskennzeichen für Unternehmensregister-WebService

Hinweis 

Für die Nutzung des Webservices ist eine Authentifizierung zwingend per Fax notwendig. Eine entsprechende Faxvorlage finden Sie im Fenster "Jahresabschluss Unternehmensregister" in der Menüleiste unter Bundesanzeiger → Faxvorlage für Webservice-Anmeldung: Für die Übermittlung beim Unternehmensregister muss sich die übermittelnde Person beim UReg identifizieren. Dabei wird eine ID erstellt, die in Folge zusammen mit Vor- und Nachname der Person beim Webservice mitgesendet werden muss.

6. Parametereinstellung 

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Siehe auch:  Bundesanzeiger/Unternehmensregister (Fensterhilfe) E-Bilanz Deutschland Elektronische Einreichung von Steuererklärungen, Firmenbuch und E-Bilanz BILANZ Parameter Checklisten für Bilanzierung anpassen

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