Checklisten für Bilanzierung anpassen
Allgemein
Für die Erstellung von Jahresabschlüssen stehen Ihnen im Programm standardmäßig sogenannte Projektvorlagen zur Verfügung. Hinter diesen Projektvorlagen befinden sich verschiedene Checklisten, die für die Erstellung von Jahresabschlüssen verwendet werden können. Grundsätzlich ist BMD bemüht, diese so umfangreich wie notwendig zu gestalten. Es kann trotzdem vorkommen, dass Sie diese Checkliste an die eigenen Bedürfnisse anpassen bzw. erweitern möchten.
An erster Stelle sind zwei Fragen zu klären:
- Welche Projektvorlagen werden aktuell genutzt?
- An welcher Stelle ist eine Anpassung sinnvoll bzw. notwendig?
Arten von Projektvorlagen
Für den Bereich Bilanzierung werden grundsätzlich zwei Arten von Projektvorlagen unterschieden und aktuell im Programm angeboten:
- Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität
Bei dieser Art handelt es sich um Checklisten, die aus verschiedenen Tätigkeitsgruppen bestehen, in denen eine oder mehrere Tätigkeiten aufgerufen werden können.
Zusätzlich werden Sie mit Fragestellungen durch das Jahresabschlussprojekt begleitet. Je nach Antwort werden nicht notwendige Fragen und Tätigkeiten erkannt und automatisch weggefiltert. Ein weiterer großer Vorteil sind unterschiedliche Dokumentationsmöglichkeiten, die zur Verfügung stehen. Weitere Informationen zu der Arbeitsweise mit dieser Checklistart finden Sie in der Doku Abschluss-Navigator (Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität).
Die wichtigsten Projektvorlagen sind:
- 120 BMD "Abschluss-Navigator" Kanzlei
- 121 BMD "Abschluss-Navigator" Unternehmen
Grundsätzlich stehen weitere Vorlagen je Gewinnermittlungsart/Rechtsform zur Verfügung, die alternativ zu den Vorlagen 120 und 121 verwendet werden können (hier stehen die gleichen zahlreichen Funktionen wie beim Abschluss-Navigator zur Verfügung):
- 15 Einnahmen/Ausgaben-Rechnung
- 25 Überschussrechnung
- 45 Jahresabschluss für Kapitalgesellschaften
- 75 Jahresabschluss Privatstiftung
- 85 Jahresabschluss Verein
- 91 Jahresabschluss Bankwesengesetz
- 96 Jahresabschluss Versicherungsaufsichtsgesetz - Jahresabschluss
Bei dieser Checklistart handelt es sich um sogenannte "klassische Checklisten" der älteren Generation, die nicht mehr laufend gewartet werden. Diese besteht aus verschiedenen Tätigkeitsgruppen, in denen eine oder mehrere Tätigkeiten aufgerufen werden können. Sie ermöglicht in erster Linie das Durcharbeiten der Checkliste OHNE weitere Funktionen und Werkzeuge, wie das bei der Checklistart mit erweiterter Funktionalität der Fall ist.
Hierzu gehören folgende Projektvorlagen:
- 10 Einnahmen/Ausgaben-Rechnung
- 20 Überschussrechnung
- 40 Jahresabschluss
- 70 Jahresabschluss - Privatstiftung
- 80 Jahresabschluss - Verein
- 90 Jahresabschluss - Bankwesengesetz (BWG)
- 95 Jahresabschluss - Versicherungsaufsichtsgesetz
- 110 Jahresabschluss - englische Übersetzung
- 1000 Analyse des Jahresabschlusses
BMD empfiehlt allen Anwendern, die diese Vorlagen noch verwenden, auf die erweiterte Checklistart umzusteigen. Ein Umstellen der Projektvorlage auf 120 oder 121 ist empfehlenswert und jederzeit möglich. Alternativ können auch die entsprechenden Vorlagen je Rechtsform (15, 25, 45, 75, 85, 91 oder 96) verwendet werden.
Hinweis
 | Die Vorteile im Überblick:
Ziel: Ein möglichst geringer Wartungsaufwand für die Checklisten bei möglichst wenigen Fehlerquellen für den Anwender unter Berücksichtigung der unternehmensinternen Qualitätsanforderung. |
Anpassung von Vorlagen vs. firmenbezogene Anpassung
Wenn die Checklisten in den Projektvorlagen angepasst werden müssen, sollte darüber nachgedacht werden, an welcher Stelle diese Anpassungen vorgenommen werden sollen. Es gibt zwei mögliche Anpassungswege, abhängig von der Situation und den Anforderungen:
- Anpassung von Projektvorlagen
Wenn die Änderungen generell erfolgen und damit die neuen Anpassungen bei allen Firmen zur Verfügung stehen sollen (betrifft vor allem Anpassungen für Steuerkanzleien), können Projektvorlagen angepasst werden. - Firmenbezogene Anpassung
Wenn die Anpassung lediglich bei einer bestimmten Firma erfolgen soll, so können Anpassungen direkt im jeweiligen Bilanzprojekt vorgenommen werden (die Projektvorlage wird nicht verändert). Die zusätzlichen Anpassungen scheinen in grüner Farbe auf und deuten damit eine firmenbezogene Anpassung an. Mit der Jahresübernahme bleiben diese auch für die folgenden Jahre erhalten.
Überlegungen vor der Anpassung
Für alle Checklistvorlagen (mit oder ohne erweiterte Funktionalität) gilt:
Die in der Checkliste definierten Arbeitsschritte sollen den Mitarbeiter über die Aufgabenliste zu den gewünschten Ergebnissen in den Projekten führen.
Der jeweilige Sachbearbeiter kann sich so auf die Erledigung der notwendigen Checklistenpunkte konzentrieren, ohne laufend unterschiedlichste Fenster/Funktionen suchen zu müssen.
Beachten Sie bei einer Anpassung der Checkliste folgende Punkte:
- Die Reihenfolge der Gruppen und den in ihr definierten Tätigkeiten soll dem praktischen Ablauf im Betrieb entsprechen.
- Es können auch Tätigkeiten hinzugefügt werden, die nicht bei jedem Mandanten erforderlich sind. Beispielhaft angeführt seien hier die Tätigkeiten GSVG-Berechnung und KöSt-Berechnung in der für Bilanzierer gemeinsamen Checkliste "Jahresabschluss". Hier hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, eine der beiden Tätigkeiten auszuführen und die jeweils andere auf "nicht notwendig" zu setzen. Damit kann vermieden werden, dass aufgrund einzelner Abweichungen zahlreiche Checklisten angelegt und in der Folge gewartet werden müssen.
- Fehlende Einstellungen beim Hinzufügen von Tätigkeiten können zu Unsicherheiten und Fehlern führen. Wird in den Einstellungen zur Tätigkeit ein Gliederungsschema hinterlegt, sollte dieses auch in den Drucklisteneinstellungen definiert sein. Gleiches gilt für Spracheinstellungen. Wird keine Einstellung festgelegt, kann es bei abweichender Auswahl durch den Mitarbeiter zu unterschiedlichen Ergebnissen zwischen dem Aufruf eines Reports im Bilanzprojekt und dem späteren Druck kommen.
- Eine Tätigkeit sollte sich nicht wiederholen, indem sie mit der gleichen Einstellung an einer anderen Position wieder aufgerufen werden kann. Beispielhaft seien hier die Berichte angeführt. Wird die Tätigkeit "Bericht" hinzugefügt, so ist immer ein anderer Bericht, sprich eine andere Berichtsart auszuwählen. Andernfalls besteht die Gefahr, einen bereits zuvor an anderer Stelle erstellten Bericht mit der neuerlichen Bearbeitung wieder zu überschreiben. Gleiches gilt für die Tätigkeit "Jahresabschluss", in der Sie immer unterschiedliche Drucklisten hinterlegen.
Checklisten in Vorlagen anpassen
Betreffen notwendige Anpassungen in den Checklisten alle Firmen, so werden diese in den entsprechenden Projektvorlagen durchgeführt.
Projektvorlagen öffnen
Die Projektvorlagen finden Sie unter: 
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Projektvorlagen
BIL → Stammdaten → Vorlagen → ProjektvorlagenMarkieren Sie die jeweilige Projektvorlage, die Sie anpassen möchten und öffnen Sie die dazugehörige Checkliste entweder mit F8 oder über die Funktion "Checkliste öffnen".
Die Checklisten werden im Bearbeitungsmodus geöffnet und die gewünschten Änderungen können sofort vorgenommen werden.
Im Kapitel Anpassungsmöglichkeiten im Detail finden Sie mögliche Änderungen für beide Checklistarten beschrieben.
Änderungen in bestehenden Bilanzprojekten übernehmen
Zusätzliche Anpassungen in den Checklisten mit erweiterter Funktionalität über Projektvorlagen führen zu keiner automatischen Änderung an bestehenden Bilanzprojekten, die bereits diese Vorlage nutzen. Um diese auf die bestehenden Bilanzprojekte zu übertragen, muss die Funktion "Mit Vorlage abgleichen" im jeweiligen Bilanzprojekt ausgeführt werden.
Öffnen Sie dazu das jeweilige Bilanzprojekt mit F8, einem Doppelklick auf das Projekt oder über die Funktion "Checkliste öffnen", die im Fenster "Bilanzprojekte" angeboten wird.
Im nächsten Fenster verwenden Sie nun die Funktion "Mit Vorlage abgleichen", die über den Punkt "Extras" in der Menüleiste zu finden ist.
Anpassungen in Projektvorlagen mit der Checklistart "Jahresabschluss" greifen sofort und sind in Bilanzprojekten, die eine solche Vorlage verwenden, sofort sichtbar.
Aktualisierung der Standards nach einer Vorlagenanpassung
Beachten Sie bei zusätzlichen Ergänzungen in der Projektvorlage, dass diese durch einen Import der neuesten Projektvorlagen (Aktualisierung der Standards) überschrieben werden könnten. Je nach Einstellung werden neue Standards automatisch mit der Einstellung "Verschmelzen" eingespielt oder Sie erhalten beim Import der aktuellen Checkliste eine Abfrage.
Sollte eine Abfrage erfolgen, so ist Folgendes zu beachten:
Wurden Änderungen in der Projektvorlage bzw. dazugehöriger Checkliste vorgenommen, müssen Sie anstelle von "Überschreiben", die Auswahl Verschmelzen festlegen. Damit wird die bestehende Vorlage aktualisiert und die von Ihnen zusätzlich hinzugefügte Tätigkeiten bleiben dabei erhalten. Mit "Überschreiben" werden Ihre Anpassungen in der bestehenden Projektvorlage gelöscht!
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in der Dokumentation Standards aktualisieren.
Checklisten firmenbezogen anpassen
Betrifft eine Anpassung lediglich ein bestimmtes Jahresabschlussprojekt bzw. eine bestimmte Firma, so kann die Ergänzung firmenbezogen erfolgen.
Anpassung in der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität"
In den Jahresabschlussprojekten mit der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" wählen Sie im geöffneten Projekt in der Menüleiste "Extras" die Funktion "Checkliste bearbeiten".
Im Bearbeitungsmodus können Sie nun die notwendigen Anpassungen vornehmen - siehe auch Beschreibung im Pkt. Anpassungsmöglichkeiten im Detail.
Die hinzugefügte Tätigkeit wird im Bilanzprojekt grün dargestellt. Mit der Jahresübernahme wird diese Änderung für den Mandanten in das Folgejahr übernommen.
Anpassung in der Checklistart "Jahresabschluss"
In den Jahresabschlussprojekten mit der Checklistart "Jahresabschluss" wählen Sie im geöffneten Projekt in der Menüleiste "Checkliste" die Funktion "Checkliste bearbeiten".
Im Bearbeitungsmodus können Sie nun die notwendigen Anpassungen vornehmen - siehe auch Beschreibung im Pkt. Anpassungsmöglichkeiten im Detail.
Die hinzugefügte Tätigkeit wird im Bilanzprojekt grün dargestellt. Mit der Jahresübernahme wird diese Änderung für den Mandanten in das Folgejahr übernommen.
Anpassungsmöglichkeiten im Detail
Sie finden nun eine detaillierte Beschreibung zu den möglichen Anpassungen in den Checklisten. Diese gelten sowohl für Anpassungen in den Projektvorlagen als auch in firmenbezogenen Bilanzierungschecklisten. Bei unterschiedlichen Herangehensweisen wird auf jeweilige Unterschiede je Checklistart entsprechend eingegangen (z. B. ist die Menüleiste bei den zwei Checklistarten nicht ident und damit auch die Funktion an unterschiedlichen Stellen zu finden).
Wir unterscheiden grundsätzlich folgende Bereiche:
- Tätigkeitsgruppen
- Tätigkeiten
- Fragen (Verwendung nur in der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität möglich)
- Informationen (Verwendung nur in der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität möglich)
Tätigkeitsgruppen
Die Tätigkeitsgruppen können je nach Anforderung eine Vielzahl von Tätigkeiten enthalten. Sie bilden die Struktur für den gewünschten Arbeitsablauf und scheinen in den Checklisten mit einem "Ordnersymbol" auf (ähnlich wie im Explorer).
Gruppen für Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität"
In der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" finden Sie diese unter Menü → Funktionen → Neu → Gruppe.
Alternativ kann die Funktion "Gruppe" über die rechte Maustaste verwendet werden, die unter Funktionen → Neu zu finden ist.
Die neue Gruppe wird im nächsten Fenster detaillierter eingestellt. Dieses unterteilt sich in drei weitere Reiter:
- Gruppe
- Ereignis nach Aktion
- Automatische Aktivierung
Im Reiter "Gruppe" kann folgendes eingestellt werden:
- Bezeichnung: Diese Bezeichnung scheint in der Checkliste auf.
- Vereinfachter Start untergeordneter Tätigkeiten: Das steuert, ob die direkt untergeordneten Tätigkeiten zusätzlich zur Funktion auf der Gruppe auch per Entertaste ausgeführt werden können. Zusätzlich erhält die Gruppe dadurch ein spezielles Icon, das auf die Funktionalität hinweist.
HinweisDie Funktion zum Start der untergeordneten Tätigkeiten einer Gruppe finden Sie in der Checkliste per rechter Mausklick auf die Gruppe unter Funktionen → Untergeordnete Tätigkeiten starten. Alternativ können Sie einfach im Arbeitsbereich auf die Funktion "Tätigkeiten starten" klicken.
Im Reiter "Ereignis nach Aktion" kann zusätzlich eingestellt werden:
- Variable: Der Antwortwert wird nach der Statusänderung in diese Variable geschrieben.
- Feld für Klientenmonitoring: Hier kann ein Feld ausgewählt werden, das nach der Statusänderung bzw. Beantwortung der Frage ins Klientenmonitoring übernommen wird.
In dieser Auswahl stehen neben Anbu, Ansprechperson, E-Bilanz, Firmenbuch, LSE und Personalrückstellungen zusätzlich auch die Freifelder 51 - 59 zur Verfügung. Diese Freifelder können im Klientenmonitoring mit eigenen Bezeichnungen definiert werden. Diese Freifelder stehen Ihnen auch bei beliebigen Tätigkeiten zur Verfügung und können so kanzleibezogen in das Klientenmonitoring übertragen werden.
- Wert für Klientenmonitoring: Zur Auswahl stehen drei Möglichkeiten (Antworttext, Datum der letzten Beantwortung, Aktueller Status), die ins Klientenmonitoring nach der Statusänderung bzw. Beantwortung der Frage übernommen werden.
Im Reiter "Automatische Aktivierung" kann zusätzlich eingestellt werden:
- Gliederungstext: Besitzt der Gliederungstext keine Summen, so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Formel: Liefert die Formel den Wert "0", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Makro: Liefert das Makro "Falsch", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Variable: Liefert die Variablenkombination den Wert "Falsch", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
Mittels Pfeiltasten im unteren Fensterbereich, die nach oben und unten zeigen, kann die Reihenfolge der neuen Tätigkeitsgruppen bzw. Tätigkeiten verändert werden. Alternativ können die Elemente auch mit der Maus durch Drag & Drop verschoben werden.
Hinweis
| Alternativ können die untergeordneten Tätigkeiten einer Gruppe stets per rechter Mausklick auf die Gruppe unter Funktionen → Untergeordnete Tätigkeiten starten ausgeführt werden. |
Gruppen für Checklistart "Jahresabschluss"
In der Checklistart "Jahresabschluss" finden Sie diese unter Menü → Gruppe → Gruppe hinzufügen
Alternativ kann die Funktion "Gruppe hinzufügen" über die rechte Maustaste verwendet werden.
Die neue Gruppe erhält die vorläufige Bezeichnung "Neue Gruppe" und muss in einem weiteren Schritt umbenannt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die neue Gruppe und verwenden Sie die Funktion "Umbenennen".
Mittels Pfeiltasten im unteren Fensterbereich, die nach oben und unten zeigen, kann die Reihenfolge der neuen Tätigkeitsgruppen bzw. Tätigkeiten verändert werden. Alternativ können die Elemente auch mit der Maus durch Drag & Drop verschoben werden.
Hier am Beispiel der Checklistart "Jahresabschluss":
Tätigkeiten
Unter einer Tätigkeit versteht man einen konkreten Schritt innerhalb der Checkliste, mit dem im Programm eine bestimmte Funktion ausgeführt wird. Da eine große Anzahl an möglichen Tätigkeiten existiert, werden diese je nach Logik in folgende Gruppen eingeteilt:
In diesem Kapitel werden wir Ihnen die wichtigsten Tätigkeiten vorstellen.
In der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" werden Tätigkeiten hinzugefügt, und zwar über den Menüpunkt Funktionen → Neu → Tätigkeit.
Alternativ können diese über die rechte Maustaste hinzugefügt werden, die unter Funktionen → Neu zu finden sind
Die einzelnen Tätigkeiten können bei der Checklistart "Jahresabschluss" aus dem rechten, im Bearbeitungsmodus zusätzlich eingeblendeten Fensterbereich an die gewünschte Position durch Drag & Drop oder die Pfeiltasten, die nach links bzw. rechts zeigen, verschoben werden.
Im nächsten Schritt wählen Sie eine konkrete Tätigkeit aus einem der Bereiche aus:
Allgemein
Benutzerdefinierte Tätigkeit | Verwenden Sie diese Tätigkeit für beliebige Zwecke, zum Beispiel: Paket zur Post bringen. Der Status dieser Tätigkeit muss manuell gesetzt werden. |
Externes Programm starten | Mit dieser Tätigkeit kann ein beliebiges externes Programm gestartet werden. Geben Sie dazu den vollständigen Programmnamen mit Pfad und gewünschten Parametern ein. |
Externes Dokument öffnen | Mit dieser Tätigkeit kann ein beliebiges Dokument geöffnet werden, zum Beispiel ein Winword- oder Excel-Dokument. Mit Hilfe von Platzhaltern können Daten in den Dateinamen eingefügt werden. Zum Beispiel wird für die Firma Nr. 201001 der Pfad "C:\Dok\<Firmennr>\Brief.doc" in "C:\Dok\201001\Brief.doc" umgewandelt. Solche Platzhalter können mit Hilfe von F8 eingefügt werden. |
Explorer starten | Mit dieser Tätigkeit wird der Explorer mit dem gewählten Verzeichnis geöffnet. |
E-Mail versenden | Mit dieser Tätigkeit wird eine neue E-Mail zum Versenden geöffnet. |
WWW-Seite aufrufen | Hinterlegen Sie hier eine Seite des Internets, die durch diese Aufgabe aufgerufen werden soll. |
BMD-Programm aufrufen (BMD 5.5) | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie ein BMD Programm aus BMD 5.5 aufrufen. Es wird dabei lediglich die Programmabkürzung hinterlegt. Wählen Sie beispielsweise "PR01". |
Projekt abschließen | Verwenden Sie diesen Arbeitsschritt, um das Projekt als abgeschlossen zu markieren. |
Standardbrief | Verwenden Sie diesen Arbeitsschritt, um den Standardbrief mit dem Kunden der aktuellen Checkliste zu starten. |
BMD NTCS Funktion | Mit dieser Tätigkeit können Sie eine BMD NTCS Funktion starten. Wählen Sie über das Feld "Funktion" mit F4 bzw. dem blauen Pfeil eine Menüfunktion aus. |
Archivdokument | Mit dieser Tätigkeit können Sie ein Archivdokument öffnen. Mit Hilfe von Platzhaltern können Daten statt dem Wert für das Jahr eingefügt werden. |
Dokumentenliste | Mit dieser Tätigkeit wird die Dokumentenliste geöffnet, passend zur Firmennummer und dem Jahr bzw. Projekt. |
Makro | Mit dieser Tätigkeit können Sie ein Makro ausführen. |
Chronik | Mit dieser Tätigkeit wird die Chronik gestartet. |
Aufgabe | Mit diesem Arbeitsschritt wird eine Aufgabe für den gewählten Mitarbeiter angelegt. |
Mandantenaufgabe | Mit diesem Arbeitsschritt wird eine Mandantenaufgabe für den gewählten Mitarbeiter (BMD Com-User) angelegt. In den Einstellungen zur Mandantenaufgabe empfiehlt es sich, bestimmte Vorgaben vorab zu definieren wie:
Es wird bei dieser Aufgabenart versucht, die Person automatisch zu ermitteln, d. h. lediglich BMD Com-Benutzer werden vorgeschlagen. Im Fall, dass lediglich ein BMD Com-Benutzer vorhanden ist, wird dieser automatisch vorgeschlagen. Beispiel für eine Mandantenaufgabe:  |
Stapel ausführen | Mit dieser Tätigkeit kann eine Stapelausführung gestartet werden. |
PDF-Dateien zusammenfügen | Mit dieser Tätigkeit können zwei PDF-Dateien zu einer zusammengefügt werden. Mit Hilfe von Platzhaltern können Daten in den Dateinamen eingefügt werden. Zum Beispiel wird für die Firma Nr. 201001 der Pfad "C:\Dok\<Firmennr>\Brief.doc" in "C:\Dok\201001\Brief.doc" umgewandelt. Solche Platzhalter können mit Hilfe von F8 eingefügt werden. |
Hilfe | Mit diesem Schritt können Sie die BMD Hilfe aufrufen. Hinterlegen Sie den Schlüssel (SeqID) des Hilfethemas. Die SeqID kann aus der geöffneten Hilfeseite entnommen werden. Beim Dateinamen der Hilfe handelt sich dabei meistens um eine längere Zahl mit der Endung ".html":  |
Bilanz
Der Bereich Bilanz wird in weitere Untergruppen unterteilt (Stammdaten, Auswertungen, Berichte und Standards). Aus diesen möchten wir in diesem Kapitel die wichtigsten Funktionen vorstellen.
Stammdaten:
Firmenstammdaten bearbeiten | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie die Firmenstammdaten für jenes Jahr bearbeiten, für das die Fibu angelegt wurde. |
FIBU-Stammdaten bearbeiten | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie die Fibu-Stammdaten ansehen oder ändern. |
Beteiligungen erfassen | Mit diesem Arbeitsschritt starten Sie das Erfassungsfenster für die Beteiligungen der Firma im FIBU-Jahr (z. B. für die Firmenbuchoffenlegung). |
Beteiligungsverhältnisse | Mit diesem Arbeitsschritt starten Sie die Verwaltung der Gesellschafter-Beteiligungsverhältnisse (z. B. für die Steuererklärungen von Personengesellschaften). |
Gesellschafterkonten erfassen | Diese Funktion öffnet das Verwaltungsprogramm zur Hinterlegung der Gewinn-/Verlust-Konten auf den Gesellschaftern. Diese Konten werden zur automatischen Verbuchung der Gewinnanteile (Ergebnisanteile) der Gesellschafter bei Personengesellschaften verwendet. Details dazu können Sie im Hilfedokument E6 - Erklärung der Einkünfte von Personengesellschaften nachlesen. |
Sachkonten | Mit diesem Arbeitsschritt öffnen Sie die Verwaltung der Sachkonten der beim Projekt hinterlegten Fibu. |
Konten zuordnen | Diese Funktion öffnet das Fenster zum Zuordnen der Konten für das hinterlegte Gliederungsschema. |
Anlagensummen | Mit diesem Schritt können Sie eine Liste der Anlagensummen je Konto öffnen, ansehen und bearbeiten. Die Werte werden für den Anlagenspiegel und die Geldflussrechnung benötigt. |
Bewertungsreserven | Mit diesem Schritt können Sie eine Liste der Bewertungsreserven je Konto öffnen, ansehen und bearbeiten. Die Werte werden für den Bewertungsreservenspiegel benötigt. |
Werte aufteilen | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie die einzelnen Werte für den ausgewählten Spiegel erfassen. |
Umbuchungen | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie Umbuchungen für alle oder eine bestimmte Auswertung erstellen. Diese Umbuchungen haben keinerlei Auswirkung auf die Buchhaltung. Die Felder "Gliederungsschema", "Gliederungstext" und "Formel" sind für den automatischen Checklistvorschlag vorgesehen. |
Auswertungen:
Auswertung aufbereiten | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie eine Auswertung aufbereiten. Sie können gleich festlegen, ob die Auswertung immer neu aufbereitet und gespeichert werden soll. Weiters können Sie einstellen, was nach der Aufbereitung geschehen soll. |
Alle Auswertungen neu aufbereiten | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie alle bereits aufbereiteten Auswertungen neu erstellen. Zusätzlich können Sie einstellen, was nach der Aufbereitung geschehen soll. |
Auswertung exportieren | Mit dieser Funktion können Sie eine beliebige Auswertung als CSV-Datei exportieren, um sie z. B. im Excel weiterverwenden zu können. |
Auswertungsübersicht | Mit diesem Arbeitsschritt öffnen Sie eine Liste, der für den Mandanten aufbereiteten und gespeicherten Auswertungen. |
Für Mandant in BMD Com freigeben | Mit diesem Arbeitsschritt wird die Auswertung freigegeben, damit die Mandanten diese über BMD Com aufrufen können. |
Druckliste | Mit diesem Arbeitsschritt können Sie den Jahresabschluss für die aktuelle Fibu zusammenstellen und drucken. Mit Hilfe von Platzhaltern können Daten in den Dateinamen eingefügt werden. Zum Beispiel wird für die Firma Nr. 201001 der Pfad "C:\Dok\<Firmennr>\Brief.doc" in "C:\Dok\201001\Brief.doc" umgewandelt. Solche Platzhalter können mit Hilfe von F8 eingefügt werden. Im Feld "Art der Druckliste" können Sie mit F4 eine Druckliste aus Ihren bestehenden Vorlagen auswählen. Im Feld "Gliederungsschema" wählen Sie aus, aus welcher Auswertung die Werte in den Ausdruck übernommen werden sollen z.B. 301 Bilanz und GuV gemäß UGB.  |
Elektronischer Jahresabschluss | Mit dieser Funktion öffnen Sie die Eingabemaske zur Erstellung des elektronischen Jahresabschlusses zur Einreichung beim Firmenbuchgericht über FinanzOnline  , über den ERV oder über den Bundesanzeiger/Unternehmensregister  . |
| E-Bilanz | Mit dieser Funktion öffnen Sie die Eingabemaske zur Erstellung der E-Bilanz für die elektronische Einreichung mit den Steuererklärungen über FinanzOnline oder über ELSTER . |
Leistungs- und Strukturerhebung | Mit diesem Arbeitsschritt wird die Eingabemaske zur Erstellung der Übermittlungsdatei für die Leistungs- und Strukturerhebung geöffnet. |
Berichte:
Bericht | Mit dieser Funktion können Sie einen Bericht öffnen. Die Berichtsart (Anhang, Lagebericht etc.) kann und soll als Eigenschaft eingestellt werden. |
Berichte | Die Funktion öffnet eine Liste mit allen bei der Fib vorhandenen Berichten. |
Berichtskontrolle | Mit diesem Arbeitsschritt starten Sie die Funktion zum Kontrollieren der in sämtlichen Berichten enthaltenen Textbausteine. |
Finanzbuchhaltung
Buchen | Mit diesem Arbeitsschritt wird das Buchungsfenster aus der Finanzbuchhaltung zum Erfassen der Abschlussbuchungen geöffnet. Wenn Sie "Abschlussbuchungen" aktivieren, schlägt das Buchungsprogramm automatisch den Bilanzstichtag als Buchungsdatum und "BB" als Buchungssymbol vor. |
Jahresgewinn/-verlust buchen | Mit diesem Arbeitsschritt wird das Buchungsfenster aus der Finanzbuchhaltung zum Erfassen der Gewinn- bzw. Verlustbuchungen geöffnet. |
Konten-Summencheck | Mit diesem Arbeitsschritt starten Sie den Konten-Summencheck aus der NTCS FIBU. |
Anlagenbuchhaltung
Anlagenexplorer | Mit diesem Arbeitsschritt starten Sie den Anlagenexplorer. |
Anbu-Ausdruck | Mit dieser Funktion können Sie eine Auswertung aus der Anlagenbuchhaltung öffnen. |
Gewinnfreibetrag zuweisen | Mit diesem Arbeitsschritt öffnen Sie das Fenster für die Zuweisung von Gewinnfreibeträgen zu Anlagegütern in der Anlagenbuchhaltung des Mandanten. |
Investitionsfreibetrag zuweisen | Mit diesem Arbeitsschritt öffnen Sie das Fenster für die Zuweisung von Investitionsfreibeträgen zu Anlagegütern in der Anlagenbuchhaltung des Mandanten. |
Steuererklärungen
Die wichtigsten Funktionen in diesem Bereich sind:
Steuer-Navigator | Mit diesem Arbeitsschritt öffnen Sie den Steuer-Navigator. Die Kundennummer und das Jahr werden automatisch vorgeschlagen. |
Steuererklärungen zuordnen | Mit dieser Funktion öffnen Sie das Zuordnungsfenster für die Steuererklärungen, die für den Mandanten erstellt werden sollen. |
Mehr-/Weniger-Rechnung | Mit diesem Arbeitsschritt starten Sie die Mehr-/Weniger-Rechnung, für das in der Checkliste bearbeitete Wirtschaftsjahr. |
Berechnung KöSt-Rückstellung | Mit dieser Funktion starten Sie die Berechnung und Verbuchung der KöSt-Rückstellung. |
GSVG-Berechnung | Mit dieser Funktion starten Sie die Berechnung und Verbuchung der GSVG-Rückstellung. |
Personalrückstellungen
Personalrückstellungen | Mit diesem Arbeitsschritt starten Sie die Funktion zum Erstellen und Verwalten der Daten für Personalrückstellungen. |
Fragen
Fragen können ausschließlich in der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" verwendet werden.
Diese können entweder über Menü → Funktionen → Neu → Frage oder mittelts rechter Maustaste an gewünschter Stelle hinzugefügt werden:
Die neue Frage wird im nächsten Fenster detaillierter eingestellt. Dieses unterteilt sich in drei weitere Reiter:
- Frage
- Ereignis nach Aktion
- Automatische Aktivierung
Im Reiter "Frage" kann Folgendes eingestellt werden:
- Bezeichnung: Diese Bezeichnung scheint in der Checkliste auf.
- Frage: Diese wird im Arbeitsbereich angezeigt.
- Antwort: Mögliche Antworten können hier vordefiniert werden. Sie können auch bestehende Antwortmöglichkeiten über die Suche (F4 bzw. blauer Pfeil) übernehmen.Sollten weitere Antwortmöglichkeiten gewünscht sein als die von BMD vordefinierten Varianten, so können neue Antworten mit der Funktion "Neu", die im Menü unter "Mögliche Antworten" zu finden ist, ergänzt werden.
- Variablen in Beschreibung änderbar: Steuert, ob Variablen, die auf RTF-Texten wie z. B. der Beschreibung, dem Arbeitsblatt o. ä., manuell verändert werden können.
- Pflichtfrage: wenn diese Option ausgewählt worden ist, kann die Frage nicht den Status "Nicht notwendig" erhalten.
Im Reiter "Ereignis nach Aktion" kann zusätzlich eingestellt werden:
- Variable: Der Antwortwert wird in diese Variable nach der Statusänderung geschrieben.
- Feld für Klientenmonitoring: Hier kann ein Feld ausgewählt werden, das nach der Statusänderung bzw. Beantwortung der Frage ins Klientenmonitoring übernommen wird.
- Wert für Klientenmonitoring: Zur Auswahl stehen drei Möglichkeiten (Antworttext, Datum der letzten Beantwortung, Aktueller Status), die ins Klientenmonitoring nach der Statusänderung bzw. Beantwortung der Frage übernommen wird.
- Variable: Der Antwortwert wird in diese Variable geschrieben.
- Makro: Bei einer Beantwortung wird dieses Makro ausgeführt.
Im Reiter "Automatische Aktivierung" kann zusätzlich eingestellt werden:
- Gliederungstext: Besitzt der Gliederungstext keine Summen, so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Formel: Liefert die Formel den Wert "0", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Makro: Liefert das Makro "Falsch", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Variable: Liefert die Variablenkombination den Wert "Falsch", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
Mittels Pfeiltasten im unteren Fensterbereich, die nach oben und unten zeigen, kann die Reihenfolge der neuen Fragen verändert werden. Alternativ können die Elemente auch mit der Maus durch Drag & Drop verschoben werden.
Hinweis
| Die neue Frage kann im Bearbeitungsmodus jederzeit nachträglich angepasst bzw. geändert werden. Das Einstellungsfenster kann über die rechte Maustaste → Funktionen→ Einstellungen oder alternativ über die Funktion "Einstellungen", die über den Menüpunkt "Funktionen" zu finden ist, aufgerufen werden. |
Informationen
Informationen können ausschließlich in der Checklistart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" verwendet werden. Sie beinhalten keine Tätigkeiten zum Ausführen, sondern dienen lediglich als informative Punkte an einer bestimmten Stelle in der Checkliste. Eine detaillierte Beschreibung liefert dabei notwendige Informationen bzw. Hinweise, die im Arbeitsbereich angezeigt werden.
Diese können hinzugefügt werden über das Menü → Funktionen → Neu → Information. Alternativ finden Sie die gleiche Funktion über die rechte Maustaste.
Die neue Information wird im nächsten Fenster detaillierter eingestellt. Dieses unterteilt sich in drei weitere Reiter:
- Frage
- Ereignis nach Aktion
- Automatische Aktivierung
Im Reiter "Information" kann Folgendes eingestellt werden:
- Bezeichnung: Diese Bezeichnung scheint in der Checkliste auf.
- Allgemeine Information: Die Kennzeichnung als allgemeine Information entscheidet, dass diese mit dem blauen I-Symbol angezeigt wird. Allgemeine Informationen sind für fachliche Informationen innerhalb der Checkliste vorgesehen.
- Status ignorieren: Mit dieser Einstellung kann entschieden werden, ob eine Information in der Checkliste ohne Status angezeigt wird.
Im Reiter "Ereignis nach Aktion" kann zusätzlich eingestellt werden:
- Variable: Der Antwortwert wird in diese Variable nach der Statusänderung geschrieben
- Feld für Klientenmonitoring: Hier kann ein Feld ausgewählt werden, das nach der Statusänderung bzw. Beantwortung der Frage ins Klientenmonitoring übernommen wird.
- Wert für Klientenmonitoring: Zur Auswahl stehen drei Möglichkeiten (Antworttext, Datum der letzten Beantwortung, Aktueller Status), die ins Klientenmonitoring nach der Statusänderung bzw. Beantwortung der Frage übernommen wird.
Im Reiter "Automatische Aktivierung" kann zusätzlich eingestellt werden:
- Gliederungstext: Besitzt der Gliederungstext keine Summen, so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Formel: Liefert die Formel den Wert "0", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Makro: Liefert das Makro "Falsch", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
- Variable: Liefert die Variablenkombination den Wert "Falsch", so wird der Eintrag auf "nicht notwendig" gesetzt.
Die Information beinhaltet in der Regel auch eine Beschreibung, die im Arbeitsbereich angezeigt wird. Über die Menüleiste "Funktionen" kann die Funktion "Beschreibung" aufgerufen und eingegeben werden. Alternativ wird auch die Funktion über die rechte Maustaste angeboten. Auch diese Beschreibung kann im Bearbeitungsmodus jederzeit nachträglich angepasst bzw. geändert werden.
Mittels Pfeiltasten im unteren Fensterbereich, die nach oben und unten zeigen, kann die Reihenfolge der neuen Fragen verändert werden. Alternativ können die Elemente auch mit der Maus durch Drag & Drop verschoben werden.
Hinweis
| Eine nachträgliche Anpassung der Bezeichnung ist jederzeit möglich (soweit sich die Checkliste im Bearbeitungsmodus befindet), indem Sie Einstellungen nochmals aufgerufen werden. Das ist sowohl über die Menüleiste "Funktionen" als auch über die rechte Maustaste möglich.  |
