Standards aktualisieren
Allgemeines
Der Aufruf der Funktion erfolgt über Bilanzierung und Steuern → Stammdaten → Vorlagen → Standards aktualisieren.
Das Programm greift dabei auf die im Programmverzeichnis abgelegte Standarddatei (BilanzStandards.std) zu. Diese Datei wird bei jedem Update aktualisiert und kann von Ihnen jederzeit manuell in Ihrer Datenbank eingespielt werden. Eine automatische Aktualisierung des Standards gibt es mit Jahreswechsel oder bei großflächigen Änderungen auch unterjährig nur für jene Bereiche, die eindeutig als BMD Standard markiert sind! (Voraussetzung ist die Nutzung des Parameters für das automatische Update.)
Achtung!
 | Mit dem Häkchen "Gesamtsicherung erstellen" werden alle Standards abgespeichert, um ggf. einzelne Bestandteile wiederherstellen zu können. Lassen Sie diese Sicherung in jedem Fall machen, bevor Sie Standards aktualisieren.  |
Wann bzw. welche Änderungen es im Standard gegeben hat, ist wie folgt ersichtlich:
Änderungen im Standardkontenrahmen
Änderungen im Standardkontenrahmen, wie neue Konten, geänderte Konten, Änderung in den Konteneinstellungen usw., werden im Änderungsprotokoll des Standardkontenrahmens mitdokumentiert. Dieses Änderungsprotokoll kann im Fenster "Standards aktualisieren" aufgerufen werden. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Standardkontenrahmen wird ersichtlich, welche Änderungen im derzeit aktuellen Standardkontenrahmen von BMD vorgenommen wurden (nicht die des aktuell eingespielten Standardkontenrahmens).
Änderungen in Gliederungen, Berichten, Projektvorlagen usw.
Die Änderungen im Hinblick auf Gliederungen, Berichte, Textbausteine, Projektvorlagen (Checklistenvorlagen) usw. sind in den Updatehinweisen ersichtlich. Diese finden Sie auf der NTCS Startseite rechts im BMD Service unter "Neuigkeiten":
Wählen Sie hier das im oberen Bereich das Paket "BIL" und filtern anschließend im Bereich "Neuigkeiten" in der Spalte Modul nach "Standards":
Im linken Bereich sehen Sie in der Spalte "Version" die Versionsnummer, mit welcher Webupdate die Änderungen ausgerollt wurde, im rechten Bereich finden Sie eine detaillierte Beschreibung, welche Standards geändert wurden.
Aktualisierung Standards
Automatische Aktualisierung
Im Zuge des Jahresupdates wird eine automatische Aktualisierung der Standards vorgenommen, wenn der dafür vorgesehene Parameter gesetzt ist.
Sie finden diesen Parameter über Bilanzierung und Steuern unter Stammdaten → BILANZ Parameter → Bilanzierung → Import / Export:
Folgende Standards werden aktualisiert (sofern die Elemente mit dem BMD Standardhäkchen versehen sind):
- BMD Standardkontenrahmen
- BMD Standardgliederungen
- BMD Standardkennzahlen
- BMD Standardberichte
- BMD Standardtextbausteine
- Allgemeine Berichte
- Checklisten für die Jahresabschlüsse mit erweiterter Funktionalität (mit der Ausprägung "Verschmelzen")
- Checklisten für die Wirtschaftsprüfung mit erweiterter Funktionalität (mit der Ausprägung "Verschmelzen")
Hinweis
 | In Ausnahmefällen kann es bei größeren Änderungen auch unterjährig zu einer automatischen Aktualisierung kommen. |
Manuelle Aktualisierung
Eine manuelle Aktualisierung des Standards kann jederzeit mit Hilfe der Funktion Standards aktualisieren durchgeführt werden.
Allgemein
Unter dem Punkt "Allgemein" können Sie unter dem Reiter "Importieren" den Dateinamen der Standarddatei ändern. Grundsätzlich wird vom Programm die im Programmverzeichnis abgespeicherte Standarddatei (BilanzStandards.std) vorgeschlagen.
Eine Änderung des Dateinamens ist hier grundsätzlich nur im Falle einer Rücksicherung des zuvor gesicherten Standards nötig (siehe auch Standards exportieren bzw. sichern) oder wenn Sie von der Firma BMD eine aktuellere Standarddatei erhalten und diese in einem anderen Verzeichnis abgespeichert haben.
Standardkontenrahmen
Unter dem Punkt "Standardkontenrahmen" unter dem Reiter "Detail" wählen Sie aus, welche(n) Standardkontenrahmen Sie aktualisieren möchten:
An dieser Stelle können Sie mit der rechten Maustaste das Änderungsprotokoll aufrufen. Dieses beinhaltet alle vorgenommenen Anpassungen im Standard, chronologisch dokumentiert.
Standards
Im Punkt "Standards" können folgende Bereiche aktualisiert werden:
- Gliederungstexte und Kennzahlen
- Berichtsarten und Textbausteine
- Drucklisten
- Projektvorlagen (Checklistenvorlagen)
- Wirtschaftsprüfungsvorlagen
- Allgemeine Berichte
- Sonstige (Ausdrucksgestaltung - nur im Ausnahmefall aktualisieren!, Gegenstandswerte, Branchenvergleich, externe Werte)
Wenn Sie am Knoten "Standards" stehen, dann können Sie mit Klick auf den Button "Alle löschen" sämtliche bisher ausgewählte Positionen entfernen.
Treffen Sie nun in den nachfolgenden Punkten die Auswahl, welche Bereiche tatsächlich aktualisiert werden sollen.
Hinweis
| Die Auswahl wird lt. letztem Einstieg vorgeschlagen. Bitte kontrollieren Sie daher immer vor dem Import in den nachfolgenden Punkten, welche Auswahl aktuell eingestellt ist. |
Gliederungstexte und Kennzahlen
Gliederungstexte und Kennzahlen werden immer gemeinsam aktualisiert, da die Berechnung der Kennzahlen mit den Gliederungen zusammenhängt.
Unter dem Reiter "Importieren" finden Sie einen Punkt dafür, der auszuwählen ist.
Hinweis
| Da die einzelnen Gliederungsschemen teilweise untereinander verknüpft sind (z. B. Bilanz 301 und Kontengruppen/Basisgliederung 300), ist es nicht sinnvoll und daher auch nicht vorgesehen, einzelne Gliederungsschemen zu aktualisieren! |
Beim Aktualisieren der Gliederungstexte und Kennzahlen werden ausschließlich die Standardgliederungstexte und Kennzahlen importiert.
Es kann aber vorkommen, dass sich die aktualisierten Standardgliederungstexte auf kanzlei- bzw. firmenbezogene Überschriften auswirken und sich die aufbereitete Bilanz beim Mandanten verändert.
Das kommt dadurch zu Stande, weil die Gliederungstexte einem logischen und hierarchischen Aufbau folgen. Fällt zum Beispiel eine darüberliegende Hauptüberschrift im neuen Standard weg, dann fehlt der firmenbezogenen Überschrift der Bezug.
Deshalb empfiehlt es sich, VOR dem Import der Standardgliederungstexte und Kennzahlen den Gliederungsschemenvergleich durchzuführen. Mit dieser Funktion können Sie zwei Gliederungsschemen auf Übereinstimmung bzw. Abweichung überprüfen.
Rufen Sie dazu über Bilanzierung und Steuern → Stammdaten → Vorlagen die Gliederungen auf.
Unter "Extras" führen Sie die Funktion "Gliederungsschemavergleich mit Datei" aus (diese muss gegebenenfalls im Burger-Menü eingeblendet werden).
Im Anschluss erfolgt die Abfrage nach der Standarddatei (*.std). Diese befindet sich standardmäßig im Installationsverzeichnis der BMD NTCS.
Unterschiede zwischen dem Gliederungsschema in der Standards-Datei sowie dem Gliederungsschema in der Datenbank werden mit einem roten Quadrat in der Spalte "Schema-Nr" bzw. mit einem "<>" in der Spalte "Status" gekennzeichnet. Möchten Sie Details dazu sehen, markieren Sie die gewünschte Zeile und Klicken auf den Button "Details Anzeigen" bzw. F8:
Beispiel
 | Im obigen Beispiel sehen Sie, dass es im Gliederungsschema "391 Kennzahlen für Steuererklärungen Überschussrechnung" einen Unterschied gibt. Im Detail-Fenster ist ersichtlich, dass bei der Text-Nr "9470 absetzbare Aufwendungen..." der Text positiv korrigiert wurde, wobei die Spalte "Wert rechts" die Werte aus der Standards-Datei zeigt.  |
Berichtsarten und Textbausteine
Unter "Berichtsarten und Textbausteine" wählen Sie unter dem Reiter "Detail" all jene Berichte, die aktualisiert werden sollen. Existiert ein Bericht in Ihrer Datenbank noch nicht, so wird dieser vom Programm angelegt und anschließend werden die dazugehörigen Textbausteine importiert. Für einen guten Überblick, und um ein ungewolltes Überschreiben von individuellen Berichten zu vermeiden, gibt es hier zusätzlich die Spalten "Existiert bereits" und "BMD Standard".
Achten Sie hier bitte unbedingt auf eventuelle Überschneidungen mit selbst angelegten Berichten (Berichtsarten). Sollte hier ein zu importierender BMD Bericht dieselbe Nummer haben, wie ein von Ihnen angelegter Bericht oder ein vom Standard entkoppelter Bericht, so können Sie den selbst erstellten Bericht vor Aktualisierung der Standards auf eine neue Nummer umspielen, damit Ihr Bericht nicht überschrieben wird. Dabei wird der Bericht (inkl. Textbausteine) auf eine neue Nummer verschoben und auch die eventuelle Verknüpfung in Drucklisten bzw. Projektvorlagen aktualisiert.
Öffnen Sie zum Umspielen eines Berichtes auf eine neue Nummer die Berichtsarten unter Bilanzierung und Steuern → Stammdaten → Berichtsarten. Markieren Sie den gewünschten Bericht und wählen mit der rechten Maustaste "Berichtsart umstellen".
Da der Vorgang der Umstellung von Berichtsarten umfangreich ist, sollte dieser nur von berechtigten Usern durchgeführt werden zu einem Zeitpunkt, zu dem kein User das Programm verwendet. Sie erhalten auch folgende Meldung:
"Achtung, das Umstellen von Berichtarten belastet die Datenbank und kann im laufenden Betrieb zu massiven Problemen führen! Checklisten oder Drucklisten werden beispielsweise nicht geändert, wenn sie geöffnet sind. Stellen Sie daher vor der Durchführung unbedingt sicher, dass alle Mitarbeiter das Programm verlassen haben."
Anschließend wird Ihnen eine freie, neue Nummer vorgeschlagen:
Möchten Sie vorab einzelne Textbausteine mit dem BMD Standard vergleichen, dann starten Sie bitte unter Bilanzierung und Steuern → Stammdaten → Vorlagen → Textbausteine.
Unter dem Menüpunkt "Textbausteine" finden Sie die Funktion "Standard abgleichen".
Im darauffolgenden Fenster können Sie die in der Datenbank (rechte Spalte) vorhandenen Textbausteine je Bericht mit jenen vom zu installierenden BMD Standardtextbausteinen (linke Spalte) vergleichen und gegebenenfalls einzeln übernehmen. Unterschiede zwischen den Textbausteinen sind durch das rote Viereck im unteren Bereich gekennzeichnet.
Drucklisten
Wählen Sie im Punkt "Drucklisten" unter dem Reiter "Detail" all jene Drucklisten aus, die aktualisiert werden sollen. Hier wird in einer eigenen Spalte angezeigt, ob diese Druckliste bei Ihnen bereits existiert.
Achten Sie vor dem Import darauf, dass sich die Nummern der BMD Standarddrucklisten nicht mit eigenen, angelegten Drucklisten überschneiden. Würde beispielsweise bereits eine eigene, selbst angelegte Druckliste mit der Nummer 6 existieren, würde diese durch den Import der BMD Standarddruckliste überschrieben werden.
Falls Sie selbst angelegte Drucklisten mit einer Drucklistnummer abgespeichert haben, welche sich mit einer BMD Standarddrucklistennummer überschneidet, können Sie dies mit der Funktion "Drucklistnummern umstellen" korrigieren. Starten Sie dazu über Bilanz und Steuererklärungen → Stammdaten → Vorlagen → Drucklisten. Unter "Extras" finden Sie die Funktion "Drucklistnummern umstellen".
Bitte achten Sie darauf, dass alle Mitarbeiter aus dem Programm ausgestiegen sind und nehmen die Änderung in den Randzeiten vor.
Anschließend wird Ihnen eine freie, neue Nummer vorgeschlagen:
Projektvorlagen
Wählen Sie im Punkt "Projektvorlagen" unter dem Reiter "Detail" all jene aus, die aktualisiert werden sollen.
Der Import von Projektvorlagen, die als "JAb m. erw. Funktionalität" (bedeutet: Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität) gekennzeichnet sind, erfolgen automatisch mit dem Status "Verschmelzen". Das bedeutet, dass mit dem Importvorgang manuelle (kanzleibezogene) Ergänzungen in der Vorlage bestehen bleiben und nicht überschrieben bzw. gelöscht werden.
Alternativ kann für Ausnahmefälle vor dem Import für Projektvorlagen eine Abfrage eingestellt werden, um die Art des Imports auswählen zu können.
Um die Abfrage zu aktivieren, wählen Sie im Fenster "Standards aktualisieren" über die Menüleiste unter "Extras" die Funktion "Abfrage des Importmodus von Projekt- und Wirtschaftsprüfungsvorlagen" aus. Sobald diese Funktion aktiviert wurde, scheint links neben dieser Funktion in der Menüleiste ein Häkchen auf.
Mit dieser Einstellung kommt bei einem Import von Projektvorlagen für die Bilanzierung und Wirtschaftsprüfung ein Fenster mit der Abfrage:
"Sie sind im Begriff, Projektvorlagen für die Wirtschaftsprüfung bzw. erweiterte Bilanzchecklistvorlagen zu importieren".
Für die Art des Imports der Projektvorlagen stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Neue anlegen: es wird eine neue Vorlage erstellt.
- Bestehende überschreiben: die bestehende Vorlage wird überschrieben. Damit würden eventuelle manuelle (kanzleibezogene) Ergänzungen in der Vorlage verloren gehen. Nur auswählen, wenn die eigenen (kanzleibezogenen) Einträge entfernt werden sollen.
- Verschmelzen: die bestehende Vorlage wird aktualisiert. Eventuelle manuelle (kanzleibezogene) Ergänzungen in der Vorlage bleiben erhalten.
Für den Fall, dass nicht bekannt ist, ob in der Vergangenheit Anpassungen in der betroffenen Vorlage vorgenommen wurden, empfehlen wir den Modus "Verschmelzen" zu wählen. Dadurch bleiben evtl. erfolgte kanzleibezogene Ergänzungen in der Vorlage bestehen.
Achten Sie auch VOR dem Import auf mögliche Überschneidungen von BMD Standardprojektvorlagen mit eigenen, angelegten Vorlagen. Sind eigene, definierte Projektvorlagen mit derselben Nummer wie die BMD Standardprojektvorlage vorhanden, dann muss zuerst die eigene Vorlage auf eine andere Projektvorlagennummer umgestellt werden.
Wirtschafsprüfungsvorlagen
Wählen Sie im Punkt "Wirtschaftsprüfungsvorlagen" unter dem Reiter "Detail" all jene aus, die aktualisiert werden sollen.
Standardmäßig erfolgt der Import der Wirtschaftsprüfungsvorlagen mit der Importart "Verschmelzen". Das bedeutet, dass mit dem Importvorgang manuelle (kanzleibezogene) Ergänzungen in der Vorlage bestehen bleiben und nicht überschrieben bzw. gelöscht werden.
Alternativ kann für Ausnahmefälle vor dem Import eine Abfrage eingestellt werden, um die Art des Imports auswählen zu können.
Um die Abfrage zu aktivieren, wählen Sie im Fenster "Standards aktualisieren" über die Menüleiste unter "Extras" die Funktion "Abfrage des Importmodus von Projekt- und Wirtschaftsprüfungsvorlagen" aus. Sobald die Funktion aktiviert wurde, scheint links neben dieser Funktion in der Menüleiste ein Häkchen auf.
Mit dieser Einstellung kommt bei einem Import von Projektvorlagen für die Bilanzierung und die Wirtschaftsprüfung ein Fenster mit folgender Abfrage:
"Sie sind im Begriff, Projektvorlagen für die Wirtschaftsprüfung bzw. erweiterte Bilanzchecklistvorlagen zu importieren".
Für die Art des Imports der Projektvorlagen stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Neue anlegen: Es wird eine neue Vorlage erstellt.
- Bestehende überschreiben: Die bestehende Vorlage wird überschrieben. Damit würden eventuelle manuelle (kanzleibezogene) Ergänzungen in der Vorlage verloren gehen. Nur auswählen, wenn die eigenen (kanzleibezogenen) Einträge entfernt werden sollen.
- Verschmelzen: Die bestehende Vorlage wird aktualisiert. Eventuelle manuelle (kanzleibezogene) Ergänzungen in der Vorlage bleiben erhalten.
Für den Fall, dass nicht bekannt ist, ob in der Vergangenheit Anpassungen in der betroffenen Vorlage vorgenommen wurden, empfehlen wir den Modus "Verschmelzen" zu wählen. Dadurch bleiben evtl. erfolgte kanzleibezogene Ergänzungen in der Vorlage bestehen.
Achten Sie auch VOR dem Import auf mögliche Überschneidungen von BMD Standard-Wirtschaftsprüfungsvorlagen mit eigenen, angelegten Vorlagen. Sind eigene, definierte Wirtschaftsprüfungsvorlagen mit derselben Nummer wie die BMD Wirtschaftsprüfungsvorlage vorhanden, dann muss zuerst die eigene Vorlage auf eine andere Wirtschaftsprüfungsvorlage umgestellt werden.
Allgemeine Berichte
Wählen Sie im Punkt "Allgemeine Berichte" unter dem Reiter "Detail" all jene aus, die aktualisiert werden sollen (z. B. AABs). Hier gibt es wieder für einen guten Überblick die Spalten "Existiert bereits" und "BMD Standard".
Sonstige
Im Punkt "Sonstige" können unter dem Reiter "Detail" folgende Bereiche aktualisiert werden:
- Ausdrucksgestaltung: da die Ausdrucksgestaltung in den meisten Fällen kanzleibezogen angepasst ist, sollte diese nur in Ausnahmefällen und nur nach Absprache mit dem BMD Support importiert werden!
- Gegenstandswerte (nur für Standards Deutschland)
- Branchenvergleich
- Externe Werte
Import der Standards durchführen
Nachdem Sie all jene Bereiche ausgewählt haben, die aktualisiert werden sollen, können Sie den Import der Standards mit der Schaltfläche "Importieren" starten.
