Elektronische Einreichung von Steuererklärungen, Firmenbuch und E-Bilanz
Voraussetzungen
Grundsätzlich ist es für die Erstellung einer XML-Datei nötig, dass der User mit einem Mitarbeiter verknüpft ist. Dazu muss am Mitarbeiterstamm (
CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter) im Feld "User-ID" der entsprechende User und in Feld "E-Mail" die E-Mail-Adresse des Users hinterlegt werden.
CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter) im Feld "User-ID" der entsprechende User und in Feld "E-Mail" die E-Mail-Adresse des Users hinterlegt werden. Falls das zum Zeitpunkt der Erstellung die Hinterlegung noch nicht erfolgt ist, wird folgende Meldung angezeigt. Es ist daraus möglich die Mitarbeiterliste zu öffnen und einen Mitarbeiter auszuwählen, der als Ersteller der XML-Datei hinterlegt wird.
Hinweis
 | Sonstige Beilagen zu einer Steuererklärungen können Sie direkt im FinanzOnline im Punkt "Weitere Services/Nachreichung von Unterlagen zu Jahreserklärung" hochladen. In solchen Fällen bitte in den Steuererklärungen E1, E7, K1, K3 oder E6 auf der letzten Seite ganz unten die Checkbox für die sonstigen Beilagen anhaken.  |
Die Erstellung der XML-Datei kann in den Steuererklärungen in der Menüleiste mit der Funktion "XML-Datei erstellen" aufgerufen werden.
Auch in der Steuererklärungsliste besteht die Möglichkeit, eine XML-Datei zu erstellen. Diese kann über den Steuer-Navigator aufgerufen werden:
Es werden nun alle vorhandenen Steuererklärungen der jeweiligen Person des jeweiligen Jahres laut Steuer-Navigator aufgelistet. Über den Menüpunkt "Extras" kann die Funktion "XML-Datei erstellen" gestartet werden.
Hinweis
| Detaillierte Informationen zur Erstellung der Firmenbuchbilanz finden Sie unter Firmenbuchoffenlegung detailliert. |
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Planabgabedatum eingeben können. Das Programm schlägt beim ersten Aufruf das Tagesdatum vor, das Sie jedoch beliebig ändern können. Zusätzlich können Sie auswählen, was das Programm nach der Erstellung der XML-Datei machen soll:
- Zurück zur Erfassung
- Steuerfall schließen
- E-Government öffnen (Steuerfall wird geschlossen)
- Sofort senden: Mit dieser Auswahl muss die Datei nicht mehr extra freigegeben, das Paket erstellt und gesendet werden. Die Datei wird mit Klick auf "Übernehmen" bei vorhandenem Webuser automatisch im Hintergrund versendet. Sie erhalten nach dem Senden eine Programmmeldung zur erfolgreichen Übermittlung der Datei mit Angabe der Paketnummer oder gegebenenfalls eine Fehlermeldung.
Diese Auswahl steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn in den E-Government-Parametern das Vieraugenprinzip, die Prüfung des Planabgabedatums oder die Abfrage der Übermittlungsart aktiviert sind bzw. falls die Berechtigungen für die Funktionen "Freigeben", "Paket erstellen" und "Paket senden" fehlen.
Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl mit "Übernehmen".
Das Planabgabedatum wird zusätzlich automatisch in das entsprechende Feld in der Quotenverwaltung bzw. Firmenbuchverwaltung übernommen!
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur Quotenverwaltung bzw. Firmenbuchverwaltung
Hinweis
| Falls es mehrere Modelle einer Steuererklärung gibt, wird die Erklärung, aus der die XML-Datei erstellt wird, automatisch als das relevante Modell markiert. Das relevante Modell wird dann wichtig, wenn es beispielsweise zum Druck der Steuerübersicht kommt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in der Doku Modelle in den Steuererklärungen. |
Sie können die Einstiegswerte für die XML-Erstellung speichern, damit Sie nicht jedes Mal die gleiche Aktion nach Erstellung der XML-Datei auswählen müssen.
Wählen Sie zuerst die gewünschte Aktion nach Erstellung aus. Klicken Sie anschließend auf die drei Punkte, die sich auf der rechten Seite befinden.
Unter "Einstiegswerte" haken Sie die Zeile "nach Erstellung" an.
Abschließend speichern Sie die Einstiegswerte mit der Funktion "Einstiegswerte speichern".
E-Government-Zentrale
Die E-Government-Zentrale kann aufgerufen werden über BIL → E-Government → E-Government-Zentrale oder über den Steuernavigator unter dem Punkt "Online".
BIL → E-Government → E-Government-Zentrale oder über den Steuernavigator unter dem Punkt "Online".
Die E-Government-Zentrale bietet eine übersichtliche Oberfläche, in welcher von der Übermittlung bis zur Rückmeldung alle Informationen verfügbar sind. Die einzelnen Bereiche sind über die Reiter "Details", "Pakete" und "Databox" aufrufbar.
Es folgt nun eine genaue Beschreibung der einzelnen Teilbereiche.
Allgemeines
Im E-Government-Detail erscheint eine Übersicht aller bereits erstellten, offenen und freigegebenen Erklärungen.
- Im linken Fensterbereich wird ein Filterbaum angezeigt, mit dem Sie die Ansicht der unterschiedlichen Erklärungen und Abschlüsse einschränken können.
- Im mittleren Bereich "Einträge" kann in der Combobox rechts oben jederzeit zur gewünschten Ansicht gewechselt werden. Standardmäßig werden Ihnen alle offenen und freigegebenen Einträge angezeigt.
- Im rechten Bereich haben Sie die Möglichkeit, sich den Reiter "Details" einzublenden. In diesem können über einzelnen Reiter weitere Bereiche wie DMS, Details, CRM (Aufgaben, Poststücke und Fristen) mit den jeweiligen Details aufgerufen werden.
Im Bereich "Einträge" des Reiters "Details" werden die gewünschten Erklärungen mit Strg + Mausklick ausgewählt. In einem ersten Schritt werden diese freigegeben und mit einem zweiten Schritt paketiert. Diese Funktionen können mittels rechter Maustaste oder über die Schaltflächen im oberen Menübereich ausgeführt werden:
Wird die Funktion "Paket erstellen" ausgeführt, erhalten Sie folgende Abfrage:
"Möchten Sie die erstellten Pakete sofort senden oder soll die Paketliste geöffnet werden?"
Die einzelnen elektronischen Erklärungen werden automatisch getrennt nach Steuerberaternummer zu einem Paket zusammengefügt und in den E-Government-Paketen gesammelt. Im Anschluss daran können Sie das Paket sofort an FinanzOnline übermitteln oder in die Paketliste wechseln, von wo aus Sie die Übermittlung manuell starten können (wenn z. B. die Übermittlung nicht sofort, sondern zu einem anderen Zeitpunkt erfolgen soll).
Weitere hilfreiche Funktionen aus dem Menübereich "Funktionen" und "Extras" finden Sie in der Fensterhilfe E-Government-Zentrale erklärt.
Allgemeines
Im Reiter "Pakete" werden alle bereits erstellten Pakete verwaltet. Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit im Bereich "Einträge" die Auswahl mithilfe der Combobox rechts oben einzuschränken auf z. B. "alle offenen Pakete".
Möglichkeiten der Einreichung
Die Übermittlung von elektronischen Steuererklärungen kann auf zwei Arten erfolgen:
- Übermittlung direkt aus der Software via Webservice, also ohne Starten des Webbrowsers
- Manueller Einstieg in FinanzOnline über den Webbrowser und Hochladen des zuvor von der Software generierten und auf die Festplatte gespeicherten Pakets
Automatische Einreichung mittels FinanzOnline-Webservice
Wurde in FinanzOnline ein WebUser angelegt und dieser in der NTCS hinterlegt, so kann die Übermittlung der Pakete direkt aus der NTCS erfolgen. Näheres dazu finden Sie in der Beschreibung Anlage und Hinterlegung User für FinanzOnline-Webservice.
In diesem Fall kann sofort nach dem Paketieren die Funktion "Pakete senden" gewählt werden.
Sollte die Übermittlung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, so haben Sie alternativ im Fenster "E-Government-Zentrale" im Reiter "Pakete" die Möglichkeit, diese manuell zu senden, indem Sie die Funktion "Paket senden" verwenden:
Manuelle Einreichung über FinanzOnline
Um die XML-Datei manuell über die Webseite von FinanzOnline einreichen zu können, muss die XML-Datei in ein Verzeichnis gespeichert werden. Das erfolgt über die Funktion "Datei erzeugen". Diese finden Sie im Fenster "E-Government-Zentrale" im Reiter "Pakete" unter dem Menüpunkt "Funktionen".
Anschließend können Sie die Seite von FinanzOnline aufrufen und dort die erzeugte Datei hochladen.
Paketeinreichstatus
Anhand der Spalte "Paketeinreichstatus" können Sie erkennen, welchen Status die einzelnen Pakete haben. Hierbei werden folgende Möglichkeiten unterschieden:
| Symbol | Bedeutung |
 | Paket wurde noch nicht eingereicht |
 | Paket wurde eingereicht, aber es gibt noch keine Rückmeldung dazu |
 | Paket wurde eingereicht und hat den Status "Databox Ok". |
 | Paket wurde eingereicht und hat den Status "Databox nicht Ok". Die XML-Datei wurde aufgrund eines Fehlers nicht angenommen. |
 | Paket wurde eingereicht und hat den Status "Databox teilweise Ok". Ein Teil des Pakets wurde aufgrund eines Fehlers nicht angenommen. |
 | UNBEKANNT - Dieser Status kommt auf das Paket, wenn beim Einreichen ein technischer Fehler seitens FinanzOnline retour geliefert wird bzw. auch unter Read timed out - Fehler. Bei diesem Fehler ist nicht klar, ob das Paket nun von FinanzOnline korrekt angenommen wurde oder nicht. Die Erklärung wird so behandelt, als wäre sie eingereicht. Die Erklärung darf mit diesem Paketstatus daher nicht bearbeitet werden. Der Anwender erhält den Hinweis, in FinanzOnline zu kontrollieren, ob das Paket ordnungsgemäß übermittelt wurde oder nicht. Pakete mit dem Status unbekannt können jederzeit noch einmal gesendet werden, falls der ursprüngliche Sendevorgang nicht geklappt hätte. Pakete mit Status UNBEKANNT werden mit der Databox abgeglichen. Das heißt, falls das betroffene Paket ordnungsgemäß bei FinanzOnline angekommen ist und FinanzOnline ein Databox-Protokoll retour schickt, dann erhält das Paket auch einen Databox-Status und wird somit als EINGEREICHT behandelt. Es gibt im Hauptmenü eine Funktion, um das Paket als "gesendet" bzw. "eingereicht" zu setzen. Die Funktion ist nur bei Paketen mit Status UNBEKANNT möglich. Es werden alle Berechtigungen geprüft. Die Funktion kann nur von dem Benutzer ausgeführt werden, wenn dieser auch die Berechtigung zum Senden hat. |
 | Das Paket wurde als Datei gespeichert und nicht mittels Webservice an FinanzOnline gesendet. Ein solches Paket kann nachträglich per Webservice gesendet werden. Pakete mit Status "auf Datei gespeichert" werden mit der Databox abgeglichen. |
 | Das Paket wurde gesendet, wartet aber noch auf Rückmeldung. |
 | Pakete in der E-Government-Paketliste, welche von FinanzOnline angenommen wurden, aber nicht archiviert wurden erhalten den Status "Databox Ok mit Archivierungsfehler". |
Farbliche Kennzeichnung
Pakete werden farblich unterschiedlich dargestellt:
- Pakete, bei denen das Planabgabedatum am aktuellen Tag festgelegt wurde, werden grün dargestellt.
- Wird ein Paket grau dargestellt, bedeutet dies, dass es bereits eingereicht worden ist.
- Pakete, die in Schwarz zu sehen sind, haben ein Planabgabedatum, das in der Zukunft liegt.
- Pakete, deren Planabgabedatum in der Vergangenheit liegt, werden in Rot angezeigt.
Dieses Kapitel dient dazu, Ihnen eine kurze Übersicht über die Funktionen in der Databox zu geben. Eine ausführliche Beschreibung zur E-Government-Databox sowie den möglichen Parametereinstellungen finden Sie unter E-Government-Databox.
Auslesen der Databox
Die NTCS ermöglicht ein vereinfachtes Auslesen der Databox. Vereinfacht deshalb, weil der Einstieg z. B. in die FinanzOnline-Internetseite vom WebUser (Webservice) übernommen wird. Das Auslesen der Databox erfolgt in zwei Schritten:
1. Schritt: Mittels der Funktion "Databox auslesen" wird der gesamte Inhalt der FinanzOnline-Databox in die E-Government-Databox geladen bzw. Rückantworten seitens FinanzOnline, Firmenbuch etc. eingelesen. Mittels der Combobox rechts oben kann die Auswahl wieder eingeschränkt werden zwischen "alle", "gelesen" oder "nicht gelesen".
2. Schritt: Der Databox-Inhalt wird den Paketen zugeordnet und der Databox-Status je nach Einreichungserfolg auf
- Databox Ok
- Databox nicht Ok
- Databox teilweise Ok
umgestellt. Dadurch scheinen diese Pakete im Fenster E-Government-Pakete nicht mehr unter nicht gelesenen Paketen auf. Wurde mittels Parameter die Archivierung der Steuererklärung eingestellt, so scheint im Archiv das Einreichdatum des XML-Pakets als Dokumentendatum auf.
Hinweis
| Wenn Sie die E-Government-Databox nicht verwenden, können Sie in der Paketliste mit rechter Maustaste den Databox-Status manuell setzen (Databox Ok, Databox nicht Ok, Databox teilweise Ok). |
Databox Workflow und Status
Der Databox Workflow wird über die E-Government-Parameter gesteuert. Je Anbringen kann eingestellt werden, ob dieses archiviert werden soll. Zusätzlich kann auch eine Frist, Aufgabe und /oder ein Poststück angelegt werden. Mit dem Übermitteln der XML-Dateien bzw. Auslesen der Databox wird der Workflow laut Parameter gestartet. Im E-Government wird anschließend der jeweilige Status für die Erstellung von Post, Frist, Aufgabe und Archivdokument in den jeweiligen Spalten angezeigt.
Wenn eine Funktion deaktiviert ist, dann wird in der jeweiligen Spalte ein rotes Minus dargestellt. Im Fehlerfall sind rote Rufzeichen in den jeweiligen Spalten zu finden. Im Kurzhinweis wird die Ursache des Fehlers angezeigt. Stellen Sie sich dazu mit der Maus auf das Rufzeichen.
Eine ausführliche Beschreibung zu den möglichen Parametereinstellungen finden Sie unter Databox Workflow.
Hinweis
| Wenn Sie Einstellungen zu Post, Frist, Aufgabe und Archiv kontrollieren oder ändern möchten, können Sie mit "Datensatzbezogene Einstellungen" direkt auf die Parametergruppe einsteigen, die für die XML-Datei, die gerade ausgewählt ist, relevant ist. Diese Einstellungen finden Sie unter "Extras" im Bereich "Einträge" oder mit der rechten Maustaste. Dabei können jeweils "Allgemeine" oder "Firmenbezogene Parameter" geöffnet werden.  |
Pakete ohne Databox-Rückmeldung verwalten
Sie haben die Möglichkeit, sich über eine Aufgabe darauf hinweisen zu lassen, sollte ein Paket nach x-Tagen noch keinen Paketeinreichstatus (Databox Ok, Databox nicht Ok, Databox teilweise Ok) erhalten haben. Dafür müssen in den allgemeinen E-Government-Einstellungen folgende Parameter hinterlegt werden:
Sobald sie die Anzahl der Tage für die Prüfung der Pakete ohne Rückmeldung eingetragen haben, wird nach dem Databox auslesen noch überprüft, ob in der Paketliste noch übermittelte Pakete sind, die noch keinen Databox-Status haben. Der Paketeinreicher bekommt eine Aufgabe mit eben diesem Hinweis angelegt. Wird die Aufgabe ausgeführt, öffnet sich die Paketliste und ist auf jene Pakete gefiltert, die noch keine Rückmeldung haben.
Sie können neben der Anzahl der Tage auch ein Datum wählen, ab welchem diese Prüfung ausgeführt werden soll. Die Prüfung gilt für alle Pakete, die an diesem Tag oder danach eingereicht werden. Damit werden keine Aufgaben für eventuelle Altlasten erstellt, die bereits erledigt sind.
Hinweis
| Die Prüfung funktioniert nur für Pakete, die mittels Webservice übermittelt worden sind. Wurde die Datei erzeugt und manuell in FinanzOnline hochgeladen, müssen Sie diese bitte selbst im Auge behalten. |
