Firmenbuchoffenlegung detailliert
Dieses Dokument beschreibt im Detail die wichtigsten Felder und Funktionen der Firmenbuchoffenlegung JAb 4.0 in 
Österreich.
Österreich.Falls Sie sich einen Überblick über die Firmenbuchoffenlegung JAb 4.0 machen wollen, empfehlen wir Ihnen dieses Hilfedokument: Firmenbuchoffenlegung (JAb 4.0)
Achtung!
 | Am 30.04.2026 veröffentlichte die Justiz neue Schnittstellenspezifikationen für den Elektronischen Rechtsverkehr. Der verpflichtende Echtbetrieb dieser Änderungen startet am 26.06.2026. Die Anpassungen und notwendigen Maßnahmen können Sie hier nachlesen: JAb 4.0 - Änderung der Struktur ab 26.06.2026 |
Angaben zum Einbringer
Im 1. Punkt "Angaben zum Einbringer" des Firmenbuchassistenten erfolgt die Erfassung der relevanten Angaben zum Einbringer der Firmenbuchoffenlegung.
Einbringer
Im Feld "Einbringer" wird entweder der beim Mandanten in den Kundenstammdaten hinterlegte Steuerberater oder bei Einstellung in den Kundenstammdaten als "Selbsteinreicher" die übermittelnde Mandantenfirma bzw. das Unternehmen vorgeschlagen.
Wenn der angezeigte Steuerberater nicht der gewünschte ist, kann das Feld "STB-Firma" in den Firmenstammdaten geändert und gespeichert werden.
Wurde in den Stammdaten die Einstellung "Selbsteinreicher" getroffen, so bedeutet das, dass nicht der Steuerberater, sondern der Klient des Steuerberaters bzw. das Unternehmen selbst die Einreichung vornimmt.
Führen Sie die Firmenbuchoffenlegung über die webERV-Schnittstelle von Manz durch, wird im Feld "Einbringercode" der in der NTCS hinterlegte Anschriftencode (Administratorcode) Ihrer Manz-Zugangsdaten übernommen.
Führen Sie die Firmenbuchoffenlegung via Datei-Upload über JustizOnline durch (ohne Manz-Zertifikat), so bleibt das Feld "Einbringercode" leer.
Führen Sie die Firmenbuchoffenlegung via Datei-Upload über JustizOnline durch (ohne Manz-Zertifikat), so bleibt das Feld "Einbringercode" leer.
IBAN und BIC
In den Feldern "IBAN" und "BIC" wird die hinterlegte Bankverbindung aus den Firmenstammdaten angezeigt:
Es wird unterschieden, ob die Offenlegung durch den Steuerberater oder als Selbsteinreicher durchgeführt wird. Aus den jeweiligen Firmenstammdaten werden die Eingaben aus den Feldern "ERV-IBAN" und "ERV-BIC" übernommen.
In beiden Fällen (Steuerberater oder Selbsteinreicher) werden die Felder der allgemeinen Bankverbindung "IBAN" und "SWIFT/BIC" dann als Rückfallebene verwendet, sofern keine spezielle ERV-Bankverbindung in den Firmenstammdaten hinterlegt worden ist.
Falls der Gebühreneinzug bei Offenlegungen durch den Steuerberater direkt über den Mandanten erfolgen soll, kann dies über einen entsprechenden BILANZ Parameter gesteuert werden.
Wechseln Sie hierfür zu 
BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter
BIL → Stammdaten → BILANZ ParameterWählen Sie 1 Bilanzierung → 3 Elektronischer Jahresabschluss und setzen Sie die Einstellung "Gebühreneinzug von Bankverbindung des Mandanten" auf "1 - Ja".
Dadurch fügt das Programm bei der Firmenbuchoffenlegung durch den Steuerberater für den Gebühreneinzug primär die Bankverbindung aus den Firmenstammdaten des Mandanten ein.
Ist in den Firmenstammdaten des Mandanten keine Bankverbindung eingetragen, wird als Rückfallsebene die Bankverbindung aus den Steuerberaterstammdaten verwendet. In beiden Fällen wird die normale "IBAN" verwendet, sofern keine spezielle ERV-Bankverbindung hinterlegt ist.
Ist in den Firmenstammdaten des Mandanten keine Bankverbindung eingetragen, wird als Rückfallsebene die Bankverbindung aus den Steuerberaterstammdaten verwendet. In beiden Fällen wird die normale "IBAN" verwendet, sofern keine spezielle ERV-Bankverbindung hinterlegt ist.
Mandant
Das Feld "Mandant" holt sich die vorhandene Bezeichnung aus den Fibu-Stammdaten.
Im XML-File scheint das Feld unter der Bezeichnung "Bezug" auf und dient zur leichteren Zuordnung eines Verbesserungsauftrages bzw. des Abbuchungsbeleges durch den WT.
Das Feld darf maximal 25 Zeichen umfassen.
Zudem sind nur folgende Zeichen erlaubt: A bis Z Ä Ö Ü a bis z ä ö ü ß 0 bis 9 ! " § % & / ( ) = ' + * , ; . : -
Mandantennummer
Die Mandantennummer entspricht der Firmennummer, welche offengelegt wird.
Zustellvollmacht
Die Zustellvollmacht wird automatisch vorgeschlagen und wird in der erzeugten XML-Datei der Offenlegung mitangeführt.
Bestätigung der Übereinstimmung mit dem Original-Jahresabschluss
Bestätigen Sie hier die Übereinstimmung der Jahresabschlussoffenlegung mit dem Original-Jahresabschluss.
Es handelt sich um die Bestätigung der einreichenden Person, dass die Einreichung mit dem Original übereinstimmt. Die Bestätigung der Übereinstimmung mit dem Original ist in jedem Fall zwingend.
Angaben zum Jahresabschluss
Im 2. Punkt "Angaben zum Jahresabschluss" des Firmenbuchassistenten werden die relevanten Einstellungen aus den Stammdaten geladen und angezeigt. Diese Angaben müssen Sie kontrollieren und eventuell korrigieren bzw. ergänzen.
Falls Sie Änderungen oder Ergänzungen in den Stammdaten vornehmen wollen, so können Sie dazu direkt in der Menüleiste die Funktionen "Firmenstammdaten bearbeiten" und Fibu-Stammdaten bearbeiten" verwenden.
Firmenbuchnummer
Im Feld "Firmenbuchnummer" wird die Firmenbuchnummer aus den Firmenstammdaten übernommen. Sollte diese nicht mehr aktuell sein oder gänzlich fehlen, so ist die Eingabe in den Firmenstammdaten notwendig. Sie können dazu direkt in der Menüleiste die Funktion "Firmenstammdaten bearbeiten" verwenden.
Die Felder "Firmenbuchgericht" und "Firmenbuchnummer" finden Sie im Reiter "Firma Gericht" der Firmenstammdaten.
Im Feld "Art des Jahresabschlusses" wird standardmäßig der Eintrag "Jahresabschluss" vorgeschlagen. In diesem Feld können folgende Arten eingestellt werden:
- Jahresabschluss
- Konzernabschluss
Rechtsform zum Bilanzstichtag
In das Feld "Rechtsform zum Bilanzstichtag" wird die in den Firmenstammdaten hinterlegte Rechtsform übernommen.
Ist eine Korrektur der Rechtsform für das laufende Jahr notwendig, so passen Sie diese direkt in den Firmenstammdaten im Feld "Rechtsform" an.
Sie können in der Menüleiste die Funktion "Firmenstammdaten bearbeiten" öffnen und die notwendigen Anpassungen vornehmen.
Gesellschaftsgröße im lfd. Jahr
In das Feld "Gesellschaftsgröße im lfd. Jahr" wird die in den Firmenstammdaten definierte Größenklasse übernommen.
Ist eine Korrektur der Gesellschaftsgröße für das laufende Jahr notwendig, so passen Sie diese direkt in den Firmenstammdaten im Feld "Größenklasse" an.
Sie können in der Menüleiste die Funktion "Firmenstammdaten bearbeiten" öffnen und die notwendigen Anpassungen vornehmen.
Gesellschaftsgröße inklusive Vorjahre
In der Gruppe "Jahresabschluss" ist ein weiteres Feld "Gesellschaftsgröße inklusive Vorjahre" angeführt. Dieses Feld enthält ebenfalls standardmäßig den Vorschlag aus den Firmenstammdaten.
Sie können mit der Änderung der Auswahl in diesem Feld den Umfang der Offenlegung ändern. Dieses Feld steuert somit den Inhalt der offenzulegenden Datei.
Haben die Felder "Gesellschaftsgröße im lfd. Jahr" und "Gesellschaftsgröße inklusive Vorjahre" jedoch unterschiedliche Ausprägungen, so werden beide Ausprägungen in die XML-Datei geschrieben.
Beispiel
 | Eine Kapitalgesellschaft ist im laufenden Jahr als Kleinstkapitalgesellschaft definiert. Unter Berücksichtigung der vorangegangenen zwei Geschäftsjahre soll diese aber als kleine Kapitalgesellschaft offengelegt werden. In diesem Fall ist das Feld "Gesellschaftsgröße im lfd. Jahr" als Kleinstkapitalgesellschaft definiert und im Feld "Gesellschaftsgröße inklusive Vorjahre" die Auswahl "klein" eingestellt: Das hat zur Auswirkung, dass der Aufbau der Offenlegung sich nach den Kriterien einer kleinen Gesellschaft richtet und entsprechend angezeigt wird. |
Gesellschaft von öffentlichem Interesse
Im Feld "Gesellschaft von öffentlichem Interesse" müssen Sie angeben, ob die Offenlegungsfirma im Berichtsjahr eine Gesellschaft von öffentlichem Interesse war.
- Kapitalmarktorientiert § 189a Z 1 lit. a
- Bank § 189a Z1 lit. b
- Versicherung § 189a Z1 lit. c
- Sonstige § 189a Z 1 lit. d
- Kein Unternehmen von öffentlichem Interesse
Die Angabe ist ab dem 01.07.2026 verpflichtend.
Hinweis
 | Die Angabe darf nur bei einem Jahresabschluss offengelegt werden. Falls das Feld im Rahmen der Offenlegung eines Konzernabschlusses ausgefüllt wird, erfolgt keine Übernahme in die XML-Datei und somit keine Übermittlung an das Firmenbuch. |
Beteiligungsgesellschaft oder Investmentunternehmen
Setzen Sie diese Checkbox im Firmenbuchassistenten auf "Ja", falls es sich bei der Offenlegungsfirma um eine Beteiligungsgesellschaft oder ein Investmentunternehmen handelt.
Datum der Aufstellung
Gem. § 222 Abs. 1 UGB ist der Jahresabschluss binnen 5 Monaten aufzustellen. Der Tag der Beschlussfassung über die Aufstellung und die Fassung, in der die Unterlagen einvernehmlich beschlossen wurden, sind dabei zu dokumentieren.
Das Datum der Aufstellung wird automatisch vom Feld "Datum Jahresabschlusserstellung" aus den Fibu-Stammdaten geladen.
Über die Funktion "Fibu-Stammdaten bearbeiten" können Sie das Datum bei Bedarf ändern bzw. ergänzen.
Hinweis
| Das Datum der Aufstellung ist nicht zwingend anzugeben, es sei denn, es handelt sich um die Firmenbuchoffenlegung eines prüfpflichtigen Unternehmens (§ 277 Abs. 6 UGB). Das Datum der Aufstellung darf laut Vorgabe des Firmenbuchs nicht in der Zukunft liegen. Bei Angabe wird es in die XML-Datei übernommen und an das Firmenbuch übermittelt. |
Datum der Unterschrift des Bestätigungsvermerks
Es handelt sich hier um das Datum der Unterschrift des Bestätigungsvermerks für den Jahresabschluss- oder Konzernabschluss-Bestätigungsvermerk. Falls Sie einen Bestätigungsvermerk im Punkt 6. "Berichte" im Firmenbuchassistenten hinzufügen und damit offenlegen, wird dieses Datum innerhalb der Metadaten des Dokuments im XML-File als Datum des Dokuments mitangegeben.
Das Datum der Unterschrift des Bestätigungsvermerks wird automatisch vom Feld "Datum Bestätigungsvermerk" aus den Fibu-Stammdaten übernommen.
Über die Funktion "Fibu-Stammdaten bearbeiten" können Sie das Datum bei Bedarf ändern bzw. ergänzen.
Datum der Unterschrift des Zusicherungsvermerks
Es handelt sich hier um das Datum der Unterschrift des Zusicherungsvermerks für den Jahresabschluss- oder Konzernabschluss-Zusicherungsvermerk. Falls Sie einen Zusicherungsvermerk im Punkt 6. "Berichte" im Firmenbuchassistenten hinzufügen und damit offenlegen, wird dieses Datum innerhalb der Metadaten des Dokuments im XML-File als Datum des Dokuments mitangegeben.
Hinterlegen Sie das Datum der Unterschrift des Zusicherungsvermerks einfach durch manuelle Eingabe. Alternativ können Sie mit der Funktionstaste F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil 
auch ein Datum aus dem Kalender auswählen.
auch ein Datum aus dem Kalender auswählen.Vorjahr
Das System übernimmt die Angaben zu den Daten des Vorjahres automatisch aus den Firmen- und Fibu-Stammdaten.
Sollte eine Anpassung der Vorjahresstammdaten notwendig sein, finden Sie eine Anleitung unter folgender FAQ:
Wie kann man Firmenstammdaten für das Vorjahr ändern?
Wie kann man Firmenstammdaten für das Vorjahr ändern?
Statistische Angaben
Statistische Angaben
Die Angabe der statistischen Angaben ist grundsätzlich freiwillig. Diese werden nicht offengelegt und dienen lediglich als Information für den Rechtspfleger. Wir empfehlen dennoch diese Angaben zu machen, um evtl. Verbesserungsaufträge zu vermeiden.
Aktivieren Sie die Angabe, indem Sie die Checkbox "Statistische Angaben aktivieren" auf "Ja" setzen.
Danach können Sie die relevanten statistischen Angaben für die Firmenbuchoffenlegung erfassen:
Anzahl der Mitarbeitenden | Das System liest die Anzahl der Mitarbeitenden für das lfd. Jahr, das 1. Vorjahr und 2. Vorjahr aus den Firmenstammdaten aus dem Feld "Arbeitnehmer-Köpfe" aus. Alternativ können Sie diese Felder auch direkt an dieser Stelle manuell befüllen. |
Umsatzerlöse | Die Umsatzerlöse für das lfd. Jahr, das 1. Vorjahr und 2. Vorjahr werden automatisch von der Bilanzauswertung geladen. Alternativ können Sie diese Felder auch direkt an dieser Stelle manuell befüllen. |
Falls Ihnen keine Daten für die statistischen Angaben vorliegen, setzen Sie bitte die Checkbox "Statistische Angaben aktivieren" auf "Nein". Dadurch verhindern Sie, dass versehentlich "Nullwerte" übermittelt werden.
Hinweis
| Sobald die Felder "Anzahl der Mitarbeitenden" und "Umsatzerlöse" einmal manuell befüllt wurden, ist ein Rückgriff auf die Firmenstammdaten bzw. die Bilanzauswertung nicht mehr möglich. Die Angaben müssen in diesem Fall manuell weitergeführt werden. |
Abgabepflicht Berichtsarten
Abgabepflicht
In diesem Bereich definieren Sie über die einzelnen Checkboxen, ob eine Abgabepflicht für folgende Berichtsarten besteht:
- Nachhaltigkeitsbericht
- Corporate-Governance-Bericht
- Bericht über Zahlung an staatliche Stellen
Die Abgabepflicht der Berichtsarten bezieht sich sowohl auf die Firmenbuchoffenlegung eines Jahresabschlusses als auch eines Konzernabschlusses:
| Nachhaltigkeitsbericht | Bei Jahresabschlüssen: Unterliegt die Gesellschaft im Berichtsjahr prinzipiell der Nachhaltigkeitsberichterstattung nach § 246 b Abs. 1 UGB? Bei Konzernabschlüssen: Unterliegt die Gesellschaft im Berichtsjahr prinzipiell der konsolidierten Nachhaltigkeitsberichterstattung nach § 267a Abs. 1 UGB? Falls ja, setzen Sie bitte in dieser Checkbox ein Häkchen. Für die Übermittlung von Jahresabschlüssen sind die Angaben zum Nachhaltigkeitsbericht verpflichtend, wenn die Größenklasse "Groß" vorliegt. Für die Offenlegung von Konzernabschlüssen sind die Angaben zum Nachhaltigkeitsbericht hingegen immer verpflichtend. |
Befreiung | Definieren Sie in dieser Checkbox, ob Sie von der Verpflichtung zur Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts befreit sind. |
Begründung | Wenn eine Befreiung von der Nachhaltigkeitsberichterstattung besteht, müssen Sie diese in diesem Feld begründen (Pflichtangabe). Die Begründung darf maximal 410 Zeichen umfassen. |
Corporate-Governance-Bericht | Definieren Sie in dieser Checkbox, ob das Unternehmen im Berichtsjahr einen Corporate-Governance-Bericht offenlegen muss. Die Angabe in der Checkbox zum Corporate-Governance-Bericht ("Ja" oder Nein") ist bei Jahresabschlüssen verpflichtend, wenn das Unternehmen als Gesellschaft von öffentlichem Interesse mit der Ausprägung "kapitalmarktorientiert § 189a Z1 lit.a" klassifiziert ist. Für die Offenlegung von Konzernabschlüssen ist die Angabe hingegen immer verpflichtend. |
Bericht über Zahlung an staatliche Stellen | Bei Jahresabschlüssen: Unterliegt die Gesellschaft im Berichtsjahr prinzipiell dem Anwendungsbereich des Berichts über Zahlungen an staatliche Stellen nach § 243d Abs. 1 1. Satz UGB? Bei Konzernabschlüssen: Unterliegt die Gesellschaft im Berichtsjahr prinzipiell dem Anwendungsbereich des konsolidierten Berichts über Zahlungen an staatliche Stellen nach § 267c Abs. 1 1. Satz UGB? Falls ja, setzen Sie bitte in dieser Checkbox ein Häkchen. Die Angaben zum Bericht über Zahlung an staatliche Stellen sind bei Jahresabschlüssen verpflichtend, wenn das Unternehmen als Gesellschaft von öffentlichem Interesse klassifiziert ist oder die Größenklasse "Groß" aufweist. Für die Offenlegung von Konzernabschlüssen sind die Angaben hingegen immer verpflichtend. |
Befreiung | Definieren Sie in dieser Checkbox, ob Sie von der Verpflichtung zur Erstellung des Berichts über Zahlung an staatliche Stellen befreit sind. |
| Begründung | Wenn eine Befreiung von der Erstellung des Berichts über Zahlung an staatliche Stellen besteht, müssen Sie diese in diesem Feld begründen (Pflichtangabe). Die Begründung darf maximal 410 Zeichen umfassen. |
Ertragsteuerinformationsbericht
Ertragsteuerinformationsbericht
| Ertragsteuerinformationsbericht | Ist der Rechtsträger Teil eines international tätigen Unternehmens oder einer international tätigen Unternehmensgruppe, das bzw. die auf konsolidierter Basis in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren 750 Millionen Euro Umsatzerlöse erzielt hat? Falls ja, setzen Sie bitte in dieser Checkbox ein Häkchen. |
| Rechtsträger ist | Falls Sie zur Abgabe eines Ertragsteuerinformationsberichts verpflichtet sind, müssen Sie in diesem Feld die Rolle des Rechtsträgers auswählen (Pflichtangabe). |
Befreiung | Definieren Sie in dieser Checkbox, ob Sie von der Verpflichtung zur Erstellung des Ertragsteuerinformationsberichts befreit sind. Die Angabe ("Ja" oder "Nein") ist verpflichtend, wenn Sie im Feld "Rechtsträger ist" eine Ausprägung ausgewählt haben. |
Begründung | Wenn eine Befreiung von der Erstellung eines Ertragsteuerinformationsberichts besteht, müssen Sie diese in diesem Feld begründen (Pflichtangabe). |
Internetadresse | Wenn im Feld "Rechtsträger ist" die Ausprägung "Tochterunternehmen" ausgewählt wurde und eine Befreiung von der Erstellung eines Ertragsteuerinformationsberichts vorliegt, müssen Sie in diesem Feld die Internetadresse der Website angeben, auf der der Ertragsteuerinformationsbericht des obersten Mutterunternehmens zugänglich ist. |
Tochtergesellschaft (Ertragsteuer-Info) | Wenn im Feld "Rechtsträger ist" die Ausprägung "Tochterunternehmen" ausgewählt wurde und eine Befreiung von der Erstellung eines Ertragsteuerinformationsberichts vorliegt, müssen Sie in diesem Feld die Firmenbezeichnung der Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung angeben, die den Ertragsteuerinformationsbericht des obersten Mutterunternehmens offengelegt hat. |
Sitz/Adresse Tochtergesellschaft (Ertragsteuer-Info) | Wenn im Feld "Rechtsträger ist" die Ausprägung "Tochterunternehmen" ausgewählt wurde und eine Befreiung von der Erstellung eines Ertragsteuerinformationsberichts vorliegt, müssen Sie in diesem Feld den Sitz bzw. die Anschrift der Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung angeben, die den Ertragsteuerinformationsbericht des obersten Mutterunternehmens offengelegt hat. |
Konzernabschluss
Konzernabschluss
| Mutterunternehmen | Setzen Sie in dieser Checkbox ein Häkchen, wenn die Firmenbuchoffenlegung eines Mutterunternehmens erfolgt. |
| Konzernberichterstattung | Unterliegt die Gesellschaft im Berichtsjahr prinzipiell der Konzernberichterstattung nach § 244 UGB? Falls ja, setzen Sie bitte in dieser Checkbox ein Häkchen. |
Befreiung | Definieren Sie in dieser Checkbox, ob ein Befreiung für die Konzernberichterstattung nach § 244 UGB vorliegt. |
Begründung | Wenn eine Befreiung für die Konzernberichterstattung besteht, müssen Sie diese in diesem Feld begründen (Pflichtangabe). Die Begründung darf maximal 410 Zeichen umfassen. |
Angaben zur Offenlegung
Im 3. Punkt "Angaben zur Offenlegung" des Firmenbuchassistenten definieren Sie die relevanten Angaben zur Firmenbuchoffenlegung.
Umfang der Einreichung
Im Feld "Umfang der Einreichung" können Sie auswählen zwischen:
- Verkürzt mit Erleichterungen für kleine und mittelgroße Gesellschaften
Es werden je nach Größenklasse und Rechtsform alle notwendigen Bilanzposten lt. UGB § 278 bzw. § 279 ausgewählt.
Die Übermittlung des Anhangs erfolgt je nach Rechtsform und Größenklasse in strukturierter Form oder als eigener Bericht.
Der 5. Schritt im Firmenbuchassistenten dient der Erfassung des Anhangs in strukturierter Form. Er variiert somit je nach Rechtsform und Größenklasse und wird automatisch für die Bearbeitung freigeschaltet bzw. deaktiviert. - Vollumfang
Es wird der volle Umfang (Bilanz und GuV) mit Berichten übermittelt. Optional kann auch mit Kontendetail offengelegt werden. - Offenlegung als PDF-Datei
Es kann ein gespeicherter PDF-Jahresabschluss für die Offenlegung übermittelt werden.Die Offenlegung als PDF-Datei (Übermittlung in nicht strukturierter Form) ist nur mehr in ganz wenigen Ausnahmefällen und nur in Abstimmung mit dem zuständigen Rechtspfleger zulässig, wenn etwa auf Grund der Daten eine strukturierte Form nicht möglich ist.
Umfang der Einreichung: Verkürzt mit Erleichterungen für kleine und mittelgroße Gesellschaften
Bei der Auswahl "Verkürzt mit Erleichterungen für kleine und mittelgroße Gesellschaften" werden je nach Gesellschaftsgröße alle notwendigen Bilanzposten lt. UGB § 278 bzw. § 279 ausgewählt:
Für Kleinstgesellschaften wird übermittelt:
- Auszug aus der Bilanz
- Freiwillige bzw. optionale Offenlegung eines Firmenbuchanhangs (siehe Anhang bei Kleinstkapitalgesellschaften (Angaben unter der Bilanz) )
- Berichte sind optional möglich (Bestätigungsvermerk, Zusicherungsvermerk, Sonstige Angaben)
- Erläuterung des negativen Eigenkapitals ist nicht vorgesehen, da dies eine Angabe im Anhang ist und daher nicht verpflichtend angegeben werden muss.
Für kleine Gesellschaften wird übermittelt:
- Auszug aus der Bilanz
- Firmenbuchanhang in strukturierter Form
- Berichte sind optional möglich (Bestätigungsvermerk, Zusicherungsvermerk, Sonstige Angaben)
Für mittelgroße Gesellschaften wird übermittelt:
- Auszug aus der Bilanz
- GuV (unter Einbeziehung des § 279 - Rohergebnis wird als zusammenfassender Posten verwendet)
- Anhang wird als Bericht übermittelt
- Weitere Berichte sind optional möglich (Lagebericht, Beschluss über die Ergebnisverwendung, Bestätigungsvermerk, Zusicherungsvermerk, Aufsichtsratsbericht)
Für kleine und mittelgroße AGs wird übermittelt:
- Auszug aus der Bilanz
- GuV (unter Einbeziehung des § 279 - Rohergebnis wird als zusammenfassender Posten verwendet)
- Anhang wird als Bericht übermittelt
- Weitere Berichte sind optional möglich (Lagebericht, Beschluss über die Ergebnisverwendung, Bestätigungsvermerk, Zusicherungsvermerk, Aufsichtsratsbericht, Corporate-Governance-Bericht, Nichtfinanzieller Bericht, Zahlungen an staatliche Stellen)
Hinweis
| Der Anlagenspiegel ist verpflichtend entweder strukturiert (Häkchen in der Checkbox "Anlagenspiegel" unter Punkt 3. "Angaben zur Offenlegung") oder in einem Bericht zu übermitteln. Wird also der Anlagenspiegel über die Checkbox deaktiviert, so muss ein Bericht inklusive Anlagenspiegel vorhanden sein und übermittelt werden. |
Umfang der Einreichung: Vollumfang
Bei der Auswahl "Vollumfang" wird der volle Umfang (Bilanz und GuV) mit Berichten, optional mit Konten übermittelt.
Für mittelgroße Gesellschaften wird übermittelt:
- Bilanz detailliert
- GuV detailliert (ohne Einbeziehung des § 279)
- Anhang wird als Bericht übermittelt
- Weitere Berichte sind optional möglich (Lagebericht, Beschluss über die Ergebnisverwendung, Bestätigungsvermerk, Zusicherungsvermerk, Aufsichtsratsbericht, Corporate-Governance-Bericht, Nichtfinanzieller Bericht, Zahlungen an staatliche Stellen)
Für große Gesellschaften ist nur die Auswahl "Vollumfang" möglich:
- Bilanz detailliert
- GuV detailliert
- Anhang wird als Bericht übermittelt
- Weitere Berichte sind optional möglich (Lagebericht, Beschluss über die Ergebnisverwendung, Bestätigungsvermerk, Zusicherungsvermerk, Aufsichtsratsbericht, Corporate-Governance-Bericht, Nichtfinanzieller Bericht, Zahlungen an staatliche Stellen)Nichtfinanzieller Bericht, Zahlungen an staatliche Stellen)
Hinweis
| Es werden je nach Gesellschaftsgröße alle notwendigen Bilanzposten (unter Einhaltung von UGB § 278 bzw. § 279) ausgewählt. Diese sind mit einem grünen Symbol  gekennzeichnet. Optional können Sie weitere Posten freiwillig übermitteln. Wählen Sie dazu die gewünschten Positionen mit einem Häkchen aus.  |
Überschrift der Dokumentenvisualisierung
Das Feld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" wird in der neuen Taxonomie JAb 4.0 genutzt, um die Bezeichnung des offenzulegenden Jahres- bzw. Konzernabschlusses festzulegen. Diese Bezeichnung erscheint abschließend als Überschrift im visualisierten PDF-Dokument.
Achtung!
| Die Ausprägung im Feld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" muss stets mit der gewählten Ausprägung im Feld Art der Einreichung zusammenpassen. Wenn Sie demnach die Ausprägung im Feld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" verändern, ändert sich auch automatisch der Programmvorschlag im Feld "Art der Einreichung". |
Folgende Ausprägungen können Sie über die Combobox auswählen:
| Jahresabschluss/Konzernabschluss | Die Ausprägung "Jahresabschluss/Konzernabschluss" kann für alle Jahresabschlüsse verwendet werden, die keine vorläufigen Jahresabschlüsse sind. Die Ausprägung "Jahresabschluss/Konzernabschluss" ist auch dann zu verwenden, wenn ein verbesserter Jahresabschluss als Folgeeingabe eingereicht wird. Nur dann, wenn der Jahresabschluss nach der Eintragung nachträglich geändert wird, ist die Ausprägung "Änderung" bzw. "Berichtigung" auszuwählen. |
| Vorläufig/Unvollständig | Wählen Sie die Ausprägung "Vorläufig/Unvollständig" aus, wenn der Jahresabschluss unvollständig ist und Sie den Jahresabschluss nur einreichen, um die Einreichfrist zu wahren. Für eine "Folgeeingabe" mit dem vollständigen Jahresabschluss können Sie die Ausprägung "Jahresabschluss/Konzernabschluss" wählen. |
Änderung | Wählen Sie die Ausprägung "Änderung", wenn nach der Eintragung in der Urkundensammlung der Einreichung des Jahresabschlusses für das konkrete Geschäftsjahr ein weiterer, durch Entscheidung der Geschäftsführung/der Vorstandsmitglieder geänderter Jahresabschluss eingereicht wird. |
Berichtigung | Wählen Sie die Ausprägung "Berichtigung", wenn nach der Eintragung der Einreichung des Jahresabschlusses für das konkrete Geschäftsjahr ein weiterer, durch Entscheidung der Geschäftsführung/der Vorstandsmitglieder berichtigter Jahresabschluss eingereicht wird. |
Liquidationsschlussbilanz | Wählen Sie die Ausprägung "Liquidationsschlussbilanz", wenn Sie den letzten Jahresabschluss nach Liquidation des Unternehmens offenlegen. |
Art der Einreichung
Die Ausprägung im Feld "Art der Einreichung" muss stets mit der gewählten Ausprägung im Feld Überschrift der Dokumentenvisualisierung zusammenpassen.
Im Feld "Art der Einreichung" haben Sie drei Möglichkeiten zur Auswahl:
| Ersteingabe | Wählen Sie dieses Feld aus, wenn Sie zu dem konkreten Geschäftsjahr noch keinen Jahresabschluss eingereicht haben und Sie die FB-Offenlegung erstmalig durchführen. Die "Ersteingabe" ist OHNE Aktenzahl (Fr-Zahl) einzureichen. Wählen Sie auch dann dieses Feld aus, wenn Sie einen vorläufigen Jahresabschluss einreichen, der noch unvollständig ist. Beachten Sie dabei, dass Sie im Eingabefeld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" das entsprechende Auswahlfeld "Vorläufig/Unvollständig" auswählen. Die "Ersteingabe" eines vorläufigen Jahresabschlusses ist OHNE Aktenzahl (Fr-Zahl) einzureichen. |
| Vorläufige Eingabe | Wählen Sie dieses Feld aus, wenn der Jahresabschluss unvollständig ist, und Sie ihn nur einreichen, um die Einreichfrist zu wahren. Die "vorläufige Eingabe" ist OHNE Aktenzahl (Fr-Zahl) einzureichen. Beachten Sie dabei, dass Sie im Eingabefeld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" das entsprechende Auswahlfeld "Vorläufig/Unvollständig" auswählen. |
Folgeeingabe | Wählen Sie dieses Feld aus, wenn Sie bereits einen Jahresabschluss zu dem konkreten Geschäftsjahr eingereicht haben und nun einen verbesserten, berichtigten oder geänderten Jahresabschluss einreichen. Die "Folgeeingabe" nach einem gerichtlichen Verbesserungsauftrag ist MIT Aktenzahl (Fr-Zahl) (siehe Gericht und Fr-Zahl) einzureichen. Die Aktenzahl (Fr-Zahl) ist dem gerichtlichen Verbesserungsauftrag zu entnehmen. Die "Folgeeingabe" eines Jahresabschlusses aufgrund einer Änderung oder Berichtigung ist OHNE Aktenzahl (Fr-Zahl) einzureichen. Wenn die Änderung nicht nur aufgrund eines Eingabefehlers bei der ersten Einreichung erfolgt, sondern aufgrund einer Entscheidung der Geschäftsführung/Vorstandsmitglieder, dann beachten Sie dabei, dass Sie im Eingabefeld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" das entsprechende Auswahlfeld "Änderung" oder "Berichtigung" auswählen. Wenn die Ersteingabe ein "vorläufiger/unvollständiger Jahresabschluss" war, dann haben Sie bei der Einreichung des vollständigen Jahresabschlusses im Eingabefeld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" das entsprechende Auswahlfeld "Jahresabschluss/Konzernabschluss" auszuwählen. |
Gericht und Fr-Zahl
Die Eingabefelder "Gericht" und "Fr-Zahl" werden im Firmenbuchassistenten angezeigt, wenn Sie im Feld Art der Einreichung die Ausprägung "Folgeeingabe" auswählen.
Die "Folgeeingabe" nach einem gerichtlichen Verbesserungsauftrag ist dabei stets MIT Aktenzahl (Fr-Zahl) einzureichen. Die Aktenzahl (Fr-Zahl) ist dem gerichtlichen Verbesserungsauftrag zu entnehmen.
Das korrekte Format dieser Zahl sieht folgendermaßen aus:
- 123 45 Fr 6789/01 a
| 123 | 45 | Fr 6789/01 a |
| 3-stellige Gerichtsnummer | maximal 3-stellige Dienststellennummer bzw. Geschäftsabteilung | Fr + maximal 5-stellige laufende Nummer, ein Schrägstrich (/), eine 2-stellige Jahreszahl und ein Prüfbuchstabe |
Im Firmenbuchassistenten stehen Ihnen dazu folgende Eingabefelder zur Verfügung:
Gericht | Im Feld "Gericht" wird das in den Firmenstammdaten hinterlegte Gericht vorgeschlagen. Auf Basis des hinterlegten Firmenbuchgerichts wird die 3-stellige Gerichtsnummer automatisch ermittelt und in der XML-Datei für die Firmenbuchoffenlegung der Fr-Zahl vorangestellt. Im Firmenbuchassistenten wird die automatisch ermittelte Gerichtsnummer im Feld "Fr-Zahl" jedoch nicht extra ausgewiesen bzw. vorangestellt. |
| Fr-Zahl | Die Aktenzahl (Fr-Zahl) ist dem gerichtlichen Verbesserungsauftrag zu entnehmen und in diesem Feld zu erfassen. Falls Sie das Feld "Gericht" nicht ausgefüllt haben, müssen Sie in diesem Feld zusätzlich die 3-stellige Gerichtsnummer erfassen. |
Vorjahreswerte offenlegen
Im Feld "Vorjahreswerte offenlegen" kann entschieden werden, ob die Vorjahreswerte offengelegt werden sollen. Standardmäßig wird eine Offenlegung der Vorjahreswerte automatisch vom Programm vorgeschlagen (wenn Vorjahreswerte vorhanden sind). Wenn das aus einem bestimmten Grund nicht gewünscht wird, so können Sie das Feld auf inaktiv setzen, indem Sie das Häkchen entfernen.
Darstellung der Vorjahreswerte
Zusätzlich kann eingestellt werden, ob die Beträge des Vorjahres in Tausender dargestellt werden sollen.
Diese Einstellung kann als Vorschlagswert über einen BILANZ Parameter gesteuert werden.
In den BILANZ Parametern können Sie einstellen, ob die Vorjahreswerte bei der Offenlegung automatisch in Tausend vorgeschlagen werden sollen.
Bilanzierung und Steuern → Stammdaten → BILANZ ParameterIm Punkt "Bilanzierung" können Sie unter "Elektronischer Jahresabschluss" als allgemeine Einstellung auswählen, ob die Vorjahreswerte automatisch in Tausend vorgeschlagen werden sollen.
Sonstige Angaben zur Offenlegung
Bei den "Angaben zur Offenlegung" können unten unterschiedliche Felder angehakt bzw. vorhanden sein. Die Anzeige ist flexibel und verändert sich. Je nach Gesellschaftsgröße und Umfang der Einreichung werden nur jene Felder angehakt bzw. angezeigt, die für die Offenlegung der jeweiligen Gesellschaftsgröße relevant sind.
Bei Kleinstkapitalgesellschaften stehen zusätzlich folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Offenzulegender Anhang
- Anlagenspiegel
- Zusatzangaben für Mikro-AGs (bei Mikro-Aktiengesellschaften)
Weitere Informationen finden Sie unter Anhang bei Kleinstkapitalgesellschaften (Angaben unter der Bilanz)Bei kleinen Kapitalgesellschaften steht zur Auswahl:
- Anlagenspiegel (wird standardmäßig vorgeschlagen), siehe auch Hinweis
- Verbindlichkeiten im offenzulegenden Anhang (optional)
Wenn Sie die Checkbox anhaken, werden die Werte Ihrer Verbindlichkeiten automatisch in Punkt 12 "Verbindlichkeiten" des strukturierten Anhangs übernommen.
Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften steht zur Auswahl:
- Anlagenspiegel (wird standardmäßig vorgeschlagen), siehe auch Hinweis
- Verbindlichkeitenspiegel (optional)
- Forderungenspiegel (optional)
- Rückstellungen (optional)
- Rücklagenspiegel (optional)
Bei großen Kapitalgesellschaften steht zur Auswahl:
- Kontendetail (standardmäßig nicht vorgeschlagen; bei der Auswahl werden sämtliche Konten in der Bilanz und GuV ausgewählt und offengelegt)
- Anlagenspiegel (wird standardmäßig vorgeschlagen), siehe auch Hinweis
- Verbindlichkeitenspiegel (optional)
- Forderungenspiegel (optional)
- Rückstellungen (optional)
- Rücklagenspiegel (optional)
Ausweis von Bilanzergebnis und Rücklagen
Der Ausweis von Bilanzergebnis und Rücklagen erfolgt bei verkürzter Übermittlung im Anhang.
Wählen Sie bei Art der Einreichung "Vollumfang" aus, können Sie über die Combobox "Ausweis von Bilanzergebnis und Rücklagen" festlegen, ob der Ausweis
- in der GuV
- im Anhang oder
- im Rücklagenspiegel erfolgt.
Anhang bei Kleinstkapitalgesellschaften (Angaben unter der Bilanz)
Die Angaben unter der Bilanz gem. § 237 Abs. 1 Z 2 und 3 sind bei Kleinstkapitalgesellschaften nicht offenzulegen - dies wurde 2019 mit dem Anti-Gold-Plating-Gesetz im § 278 Abs. 1 UGB klargestellt. Kleinstkapitalgesellschaften können jedoch freiwillig Anhangangaben machen.
Entscheiden Sie sich für die freiwillige Offenlegung, gilt je nach Rechtsform folgende Regel:
| Rechtsform GmbH | Sie aktivieren im 3. Schritt "Angaben zur Offenlegung" die Checkbox "Offenzulegender Anhang". Danach können Sie im 5. Schritt "Offenzulegender Anhang" freiwillig den Anhang in strukturierter Form mit achtzehn möglichen Punkten, die verwendet werden können, offenlegen. |
| Rechtsform AG | Sie aktivieren im 3. Schritt "Angaben zur Offenlegung" die Checkbox "Zusatzangaben für Mikro-AGs". Danach erscheint unter Punkt 5. anstatt der Bezeichnung "Offenzulegender Anhang" die Bezeichnung "Zusatzangaben für Mikro AGs". Hier können Sie nun freiwillig Angaben zu den folgenden Punkten erfassen:
|
Hinweis
| Sollten Sie eine freiwillige Offenlegung von Anhangangaben bei Kleinstkapitalgesellschaften vornehmen, empfehlen wir Ihnen auch den Anlagenspiegel offenzulegen, um einen Verbesserungsauftrag aufgrund fehlender Daten zu vermeiden. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Anlagenspiegel" im 3. Schritt "Angaben zur Offenlegung". |
Achtung!
| Beachten Sie bitte, dass die Checkbox "Offenzulegender Anhang" sowie "Zusatzangaben für Mikro-AGs" nur beim Umfang der Einreichung "Verkürzt mit Erleichterungen für kleine und mittelgroße Gesellschaften" möglich sind. |
Unterzeichnende Geschäftsführer
Für die Offenlegung muss bekannt gegeben werden, welche Geschäftsführer den Jahresabschluss unterzeichnet haben. Im Punkt "Unterzeichnende Geschäftsführer" im Firmenbuchassistenten können diese erfasst bzw. aus den Stammdaten übernommen werden.
In der Menüleiste unter "Unterzeichnende Geschäftsführer" können Sie mit der Funktion "Alle Geschäftsführer übernehmen" die in der NTCS angelegten Geschäftsführer aus den Gesellschafterdaten zur betreffenden Offenlegungsfirma automatisch übernehmen.
Wenn noch keine Geschäftsführer definiert sind, können Sie in der Menüleiste unter Funktionen → Gesellschafter zur Gesellschafterverwaltung wechseln und dort die Gesellschafter bzw. Geschäftsführer erfassen.
Alternativ können Sie im Fensterbereich "Unterzeichnender Geschäftsführer" durch Klick auf das Plus-Symbol 
die Anlage des unterzeichnenden Geschäftsführers starten. Im Feld "Gesellschafter" können Sie mit der Funktionstaste F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil den betreffenden Geschäftsführer suchen und übernehmen.
die Anlage des unterzeichnenden Geschäftsführers starten. Im Feld "Gesellschafter" können Sie mit der Funktionstaste F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil den betreffenden Geschäftsführer suchen und übernehmen.Nach der Übernahme werden die vorhandenen Daten des Geschäftsführers wie Name, Vorname, Titel und Geburtsdatum automatisch übernommen.
Einmal übernommene Geschäftsführer werden mit der Jahresübernahme des Bilanzprojektes ins nächste Jahr vorgetragen und in der Firmenbuchoffenlegung im Punkt "Unterzeichnende Geschäftsführer" automatisch vorgeschlagen.
Sollten sich im Folgejahr jedoch Änderungen bei den Geschäftsführern ergeben, so führen Sie die Funktion "Alle Geschäftsführer übernehmen" erneut aus. Dabei werden alle bestehenden Datensätze gelöscht, bevor eine neuerliche Übernahme der Geschäftsführer aus den Beteiligungsverhältnissen erfolgt. Damit wird sichergestellt, dass alle Geschäftsführer, die im neuen Wirtschaftsjahr nicht mehr gültig sind, entfernt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsführer nur dann gelöscht und neu übernommen werden können, wenn mindestens ein Geschäftsführer in den Beteiligungsverhältnissen vorhanden ist. Sollte kein Geschäftsführer ermittelt werden können, so bleiben die bestehenden Datensätze unverändert
Hinweis
| Nähere Informationen zur Hinterlegung des Geschäftsführers bei einer GmbH & Co KG finden Sie hier: |
Neuanlage eines Geschäftsführers
Sollten die unterzeichnenden Geschäftsführer noch nicht als Personen im Programm angelegt worden sein, so können Sie das im Fensterbereich "Unterzeichnender Geschäftsführer" über das Feld "Gesellschafter" nachholen.
Durch Klick auf das Plus-Symbol wird die Anlage des unterzeichnenden Geschäftsführers gestartet. Im Feld "Gesellschafter" können Sie mit der Funktionstaste F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil den betreffenden Geschäftsführer suchen bzw. können Sie in dem sich öffnenden Fenster "Gesellschafter suchen" in der Menüleiste unter "Gesellschafter" die Funktion "Neu" auswählen und die Neuanlage eines Geschäftsführers starten.
den betreffenden Geschäftsführer suchen bzw. können Sie in dem sich öffnenden Fenster "Gesellschafter suchen" in der Menüleiste unter "Gesellschafter" die Funktion "Neu" auswählen und die Neuanlage eines Geschäftsführers starten. 
Anschließend übernehmen Sie den neuen Geschäftsführer.
Um eine Mehrfachanlage von Personen zu vermeiden, lesen Sie bitte für nähere Informationen zur Anlage von Gesellschaftern oder Geschäftsführern diese Dokumentation: Update Kunde - Gesellschafter.
Mögliche Felder für den unterzeichnenden Geschäftsführer
Unterzeichnender Geschäftsführer
Hier sehen Sie je Geschäftsführer die relevanten Stammdaten.
Hinweis
| Die Angabe des Vornamens ist in der neuen Struktur JAb 4.0 eine Pflichtangabe. |
Zusätzlich zu den Stammdaten stehen Ihnen folgende Felder für die Erfassung zur Verfügung:
| Firmenbuchpersonenkennung | Wenn eine Firmenbuchpersonenkennung erfasst wird, so wird diese gemeinsam mit dem Geburtsdatum übermittelt. Für die Übermittlung beim JAb 4.0 ist die Firmenbuchpersonenkennung statt dem Geburtsdatum nicht mehr ausreichend. Es muss das Geburtsdatum des unterzeichnenden Geschäftsführers übermittelt werden. | ||
| Datum der Unterschrift | Erfassen Sie hier das Datum der Unterfertigung des Jahresabschlusses. Neben der manuellen Eingabe können Sie mit der Funktionstaste F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil auch ein Datum aus dem Kalender auswählen. Durch Klick auf das F8-Symbol  wird automatisch das Tagesdatum übernommen.Hinweis
| ||
Firmenname Komplementär 1-3 | In diesen Feldern müssen die Stammdaten bei Komplementär-GmbHs erfasst werden. Die Felder dürfen jeweils maximal 38 Zeichen umfassen. | ||
Registerbezeichnung | Wählen Sie in dieser Combobox die Art des Registers für die im Feld "Registernummer" enthaltene Nummer. Zur Auswahl stehen:
| ||
Registernummer Komplementär | Erfassen Sie in diesem Feld die Firmenbuchnummer/Registernummer des persönlich haftenden Gesellschafters (Komplementärs). Die Art der Nummer muss im Feld "Registerbezeichnung" eingestellt werden. Das Feld darf maximal 20 Zeichen umfassen. |
Hinweis
| Das Geburtsdatum des Geschäftsführers muss angegeben werden. Für die Übermittlung beim JAb 4.0 ist die Firmenbuchpersonenkennung anstelle des Geburtsdatums nicht mehr ausreichend. In den vier Feldern für "Komplementär" müssen die Stammdaten der GmbH bei einer Komplementär-GmbH erfasst werden. Nähere Informationen zur Hinterlegung des Geschäftsführers bei einer GmbH & Co KG finden Sie hier: |
Offenzulegender Anhang
Der Punkt "Offenzulegender Anhang" steht Ihnen bei kleinen Kapitalgesellschaften in Kombination mit dem Umfang der Einreichung "Verkürzt mit Erleichterungen für kleine und mittelgroße Gesellschaften" in strukturierter Form zur Verfügung sowie bei der freiwilligen Offenlegung von Anhangsangaben bei Mikro-Kapitalgesellschaften (siehe Anhang bei Kleinstkapitalgesellschaften (Angaben unter der Bilanz) ).
Der offenzulegende Anhang beinhaltet achtzehn mögliche Punkte, die verwendet werden können. Jene Punkte des Anhangs, die automatisch übernommene Werte beinhalten, werden in fett formatierter Schrift dargestellt.
Jene Punkte des Anhangs, die automatisch übernommene Werte beinhalten, werden in fett formatierter Schrift dargestellt:
Texte aus einem bereits erstellten NTCS Bericht können bei den einzelnen Punkten jeweils verwendet werden. Markieren Sie dazu zuerst auf der linken Seite den gewünschten Punkt, z. B. "Negatives Eigenkapital" und klicken Sie in das Textfeld im rechten Teil des Fensters. Verwenden Sie anschließend die Funktionstaste F4 oder klicken Sie auf den blauen Pfeil . Wählen Sie im Anschluss den Bericht aus, in dem sich der gewünschte Text befindet und klicken Sie auf "Übernehmen".
. Wählen Sie im Anschluss den Bericht aus, in dem sich der gewünschte Text befindet und klicken Sie auf "Übernehmen". Markieren Sie nun den entsprechenden Textteil und wählen Sie mit rechter Maustaste "In Firmenbuchanhang übernehmen".
Hinweis
| Beachten Sie bitte im Zusammenhang mit dem Firmenbuchanhang in strukturierter Form folgende zwei FAQ: |
Berichte
Wählen Sie im Punkt "Berichte" aus, welche Berichte Sie für die Firmenbuchoffenlegung übermitteln möchten.
Je nach Rechtsform, Größenklasse und gewähltem Umfang der Einreichung variiert die Auswahlmöglichkeit der zu übermittelnden Berichte.
Setzen Sie für die Übermittlung ein Häkchen in der Checkbox bei der gewünschten Berichtsart. Dadurch erhalten Sie eine Meldung, welchen Bericht Sie in den elektronischen Jahresabschluss aufnehmen möchten. Zur Auswahl stehen Ihnen dabei:
- BMD Bericht: Öffnet das Fenster Ihrer erstellen Berichte zum betreffenden Mandanten.
- BMD DMS: Öffnet das Archiv.
- PDF-Datei: Öffnet Ihren lokalen Explorer.
- Platzhalter: Wenn bei der Offenlegung ein Bericht benötigt wird, der zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fertig zur Verfügung steht, dann wählen Sie bitte den Platzhalter aus. Dieser Platzhalter kann dann im Kontrollfenster durch den benötigten Bericht ausgetauscht werden, ohne dass der Firmenbuchassistent erneut durchgearbeitet werden muss.
Klicken Sie jeweils nach getroffener Auswahl auf "Übernehmen". Es erscheint im Anschluss neben der Berichtsart die Quellangabe.
Hinweis
| Der Rechtspfleger entscheidet, ob die Berichtsart "Sonstige Angaben" veröffentlicht wird.  |
Sobald Sie den Firmenbuchassistenten durchlaufen und abschließend mit "Fertig" bestätigt haben, öffnet sich ein weiteres Fenster "Jahresabschluss Firmenbuch".
Dieses Fenster ist in drei Bereiche eingeteilt.
Der linke Bereich Navigation beinhaltet folgende Übersichtspunkte:
- Allgemeine Angaben
- Unterzeichnende Geschäftsführer
- Bilanz
- Anlagenspiegel
- Firmenbuchanhang
Beim mittleren Bereich bezieht sich die Bezeichnung immer auf den in der Navigation aktiven Punkt. Dieser Bereich beinhaltet sämtliche Felder, die für die Offenlegung relevant sind.
Im rechten Bereich Kontrolle werden Ihnen sämtliche Fehler und Hinweise angezeigt, die eventuell vorhanden sind und die Erzeugung der XML-Datei verhindern. Entsprechende Links (blau dargestellt) leiten Sie an die jeweilige Stelle (Feld), die zu kontrollieren bzw. anzupassen ist.
Hier haben Sie die Möglichkeit, bereits eingegebene Informationen vor der XML-Dateierzeugung zu kontrollieren und ggf. anzupassen. Schreibgeschützte Felder, die Auswirkungen auf die gesamte Offenlegung haben bzw. sich auf das Kontrollfenster auswirken, müssen im Firmenbuchassistenten korrigiert bzw. angepasst werden. So können Sie beispielsweise Änderungen in den Firmenstammdaten (Größenklasse, Rechtsform etc.) nicht direkt im Kontrollfenster durchführen, sondern müssen diese bei Bedarf über den Assistenten vornehmen.
Mit der Menüfunktion "Firmenbuchassistent" besteht dabei die Möglichkeit, diesen nochmals aufzurufen.
Nach der Kontrolle kann mit der Funktion "XML-Datei erstellen" die endgültige Datei für die Firmenbuchoffenlegung erzeugt werden.
Bei der Erstellung der XML-Datei erfolgt die Validierung seitens des Firmenbuchs. Ergeben sich dabei weitere Fehler, werden Ihnen diese ebenso im Bereich "Kontrolle" angezeigt.
Falls Sie bei den Berichten einen Platzhalter ausgewählt haben, so wird Ihnen im Kontrollfenster ein entsprechender Fehler dazu angezeigt. Klicken Sie auf die Funktion "Dokument austauschen" und fügen Sie nun den benötigten Bericht ein. Die Funktion "Dokument austauschen" können Sie auch verwenden, wenn Sie im Assistenten schon einen Bericht eingefügt haben und Sie diesen durch eine andere oder neue Version ersetzen wollen.
Bilanz
Der Punkt "Bilanz" beinhaltet sämtliche nach UGB zu übermittelnden Posten der Aktiva, der Passiva und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die je nach Gesellschaftsgröße für die Offenlegung relevant sind. Auch der Detaillierungsgrad der beinhalteten Posten variiert je nach Gesellschaftsgröße. Dadurch ergibt sich je nach Ausgangssituation ein anderes Bild der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung im Detail.
Zusätzlich ist zu beachten, welcher Umfang der Einreichung (verkürzt oder Vollumfang) definiert wurde, sowie welche Ausprägung im Feld Gesellschaftsgröße inklusive Vorjahre ausgewählt worden ist.
Die angezeigten einzelnen Positionen der Bilanz und GuV dienen der Kontrolle und können in diesem Fenster nicht bearbeitet werden.
Warnungen und Fehler werden ebenfalls angezeigt. Der Fehlerstatus wird nach dem Ampelsystem grafisch dargestellt:
Grünes Häkchen: Alles OK
Gelbes Rufzeichen: Fehler in den Detailsummen (z. B. Anlagensummenprüfung fehlerhaft) - Einreichung ist trotzdem möglich
Rotes Kreuz: Gravierender Fehler, Einreichung ist nicht möglich
Hinweis
| Fehler müssen in den Originaldaten (Anbu, Fibu, Bilanz) korrigiert werden! |
Beispiel Hier ein Beispiel für eine Fehlermeldung beim Bilanzgewinn in der Gewinn- und Verlustrechnung:
|  In so einem Fall muss in der Gliederung die Kontenzuordnung kontrolliert und korrigiert werden. Nach einer Korrektur ist es erforderlich die Bilanz neu aufzubereiten. |
Bilanz für Kleinst- und kleine Kapitalgesellschaften
Bei Kleinst- bzw. kleinen Kapitalgesellschaften ist im Falle eines verkürzten Jahresabschlusses (als Umfang der Einreichung) lediglich ein Auszug der Bilanz offenzulegen. Dementsprechend werden im Punkt "Bilanz" nur die entsprechenden Posten angezeigt.
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist für Kleinst- und kleine Kapitalgesellschaften nicht relevant und wird somit gar nicht angezeigt.
Freiwillig ist eine Änderung des Umfangs der Einreichung auf "Vollumfang" möglich. Das hätte zur Folge, dass sowohl die Bilanz (Aktiv- und Passivposten) als auch zusätzlich die GuV mit detaillierten Posten angeführt werden.
Eine zusätzliche Übermittlung von einzelnen oder allen Konten wäre möglich.
Bilanz für mittelgroße Gesellschaften
Für mittelgroße Gesellschaften ist eine Offenlegung als verkürzter oder ganzer Jahresabschluss (Vollumfang) möglich. Standardmäßig wird Ihnen im Feld "Umfang der Einreichnung" die Ausprägung als Verkürzter Jahresabschluss vorgeschlagen. In diesem Fall werden lediglich für die Gesellschaftsgröße vorgesehenen Posten der Aktiva und Passiva vorgeschlagen. In der GuV wird die Position "Rohergebnis" verwendet.
Auf freiwilliger Basis können weitere Überschriften der Bilanz und GuV markiert und somit auch offengelegt werden.
Eine Änderung des Umfanges der Einreichung als Vollumfang (ganzer Jahresabschluss) ist für mittelgroße Gesellschaften möglich und hätte zur Folge, dass sowohl die Bilanz (Aktiv- und Passivposten) als auch zusätzlich die GuV mit detaillierten Posten angeführt werden. Die Position "Rohergebnis" ist dann im Vergleich zum vorhergehenden Beispiel nicht mehr angeführt.
Bilanz für große Kapitalgesellschaften
Die Bilanz für große Kapitalgesellschaften ist lediglich im "Vollumfang" (Umfang der Einreichung) möglich. Im Feld "Umfang der Einreichung" steht daher auch nur diese Variante zur Verfügung. Die Auswahl "Verkürzter Jahresabschluss" ist nicht möglich. Damit wird die Bilanz (Aktiva und Passiva) sowie die Gewinn- und Verlustrechnung detailliert mit allen Überschriften dargestellt.
Eine zusätzliche Übermittlung von einzelnen Konten wäre durch Anhaken möglich.
Die Übermittlung aller Konten einer Überschrift oder der ganzen Bilanz kann immer auf der jeweiligen Überschrift mit Klick auf die rechte Maustaste und Auswahl der Funktion "Detail aktivieren" eingestellt werden. Ebenso kann mit der Funktion "Detail deaktivieren" die Aktivierung wieder rückgängig gemacht werden.
Offenlegung als PDF-Datei
Hinweis
| Um die Übermittlung per ERV nutzen zu können, ist eine Lizenz für den NTCS Organizer (Databox, Quote, Post, Frist) erforderlich, da ansonsten der elektronische Rückverkehr nicht ausgelesen werden kann. Außerdem müssen die Manz-Zugangsdaten hinterlegt werden, damit im Feld "Umfang der Einreichung" der Eintrag "Offenlegung als PDF-Datei" sichtbar wird. Detaillierte Informationen zu den notwendigen Grundeinstellungen finden Sie in der Dokumentation Hinterlegung des MANZ-Zertifikats (webERV-Zugang) im Hilfesystem. Die Übermittlung in nicht strukturierter Form ist nur mehr in ganz wenigen Ausnahmefällen und nur mit voriger Rücksprache mit dem zuständigen Rechtspfleger zulässig (z. B. sehr komplexer Konzern). |
Bei Offenlegung als PDF-Datei wählen Sie bitte im Punkt "Angaben zur Offenlegung" im Feld "Umfang der Einreichung die "Offenlegung als PDF-Datei" aus.
Falls Sie eine Folgeeingabe nach einem gerichtlichen Verbesserungsauftrag durchführen, so ist die Fr-Zahl verpflichtend anzugeben (siehe Gericht und Fr-Zahl).
Der Punkt Unterzeichnende Geschäftsführer ist wie bereits beschrieben anzugeben.
Im Punkt "Berichte" können Sie schießlich bei der der Offenlegung als PDF-Datei Ihren Jahresabschluss einfügen.
Die Auswahl des vorhandenen PDF-Jahresabschlusses öffnet sich nach dem Setzen des Häkchens im Punkt "Berichte" im Feld "Jahresabschluss".
Im nächsten Schritt können Sie den Bericht laden. Der Jahresabschluss kann aus verschiedenen Quellen übernommen werden.
Zur Auswahl stehen hier:
- BMD Bericht: ein in der NTCS erfasster Bericht, z. B. im Rahmen eines Bilanzprojektes
- BMD DMS: Dokument aus dem NTCS Archiv
- PDF-Datei: Lokal oder am Server abgespeicherte PDF-Datei
- Platzhalter: Wenn bei der Offenlegung ein Bericht benötigt wird, der zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fertig zur Verfügung steht, dann wählen Sie bitte den Platzhalter aus. Dieser Platzhalter kann dann im Kontrollfenster durch den benötigten Bericht ausgetauscht werden und es muss dazu der Firmenbuchassistent nicht mehr erneut durchgearbeitet werden.
- Abbrechen: Bricht ab, ohne etwas einzufügen.
Zusätzlich zu Ihrem PDF-Jahresabschluss können Sie eine Mitteilung für den Rechtspfleger anfügen, um z. B. eine Begründung zur Offenlegung als PDF-Datei zu übermitteln.
Setzen Sie dazu bitte ein Häkchen in der Checkbox "Mitteilung an das Firmenbuchgericht" und wählen Sie die gewünschte Datei aus:
Hinweis
| Die Berichtsart "Mitteilung an das Firmenbuchgericht" ist ausschließlich bei der Offenlegung als PDF-Datei verfügbar. Bei Firmenbuchoffenlegungen in strukturierter Form ist diese Berichtsart nicht vorgesehen bzw. zulässig. |
Sobald Sie den Firmenbuchassistenten mit "Fertig" abgeschlossen haben, öffnet sich das Kontrollfenster "Jahresabschluss Firmenbuch".
Über die Funktion "XML-Datei erstellen" können Sie anschließend die finale Datei für die Offenlegung generieren.
Achtung!
| Bitte beachten Sie: Da bei diesem Verfahren keine strukturierten Bilanz- und GuV-Daten übermittelt werden, kann kein fachlicher Prüfwert berechnet werden. Bei der Offenlegung als PDF-Datei kann somit keine PDF-Visualisierung erstellt werden. Ein technischer Hash der PDF-Datei hätte keine fachliche Aussagekraft über die Abschlussdaten und entspricht nicht dem Prüfwertverfahren. |
Übernahme von Ja/Nein Checkboxen in die XML-Datei
Im Firmenbuchassistenten gibt es einige Angaben für die Offenlegung, welche über "Ja/Nein Checkboxen" erfasst werden:
- Aktivierte Checkboxen bedeuten Ja
- Nicht aktivierte Checkboxen bedeuten Nein
Ob eine nicht aktivierte Checkbox, also ein "Nein" auch tatsächlich in die XML-Datei für die Offenlegung übernommen wird, hängt in weiterer Folge davon ab, ob die jeweilige Angabe verpflichtend ist.
Ist die Angabe verpflichtend, wird immer ein Wert, also die Ausprägung "Ja" oder "Nein" übermittelt.
Ist die Angabe nicht verpflichtend, wird bei einer aktivierten Checkbox "Ja" übermittelt. Bei einer nicht aktivierten Checkbox wird kein entsprechendes XML-Element erzeugt und somit nicht übermittelt.
Eine verpflichtende Ja-/Nein-Angabe besteht insbesondere in folgenden Fällen:
| Angabe | Verpflichtende Übermittlung | ||
| Nachhaltigkeitsbericht | Für die Übermittlung von Jahresabschlüssen sind die Angaben zum Nachhaltigkeitsbericht verpflichtend, wenn die Größenklasse "Groß" vorliegt. Für die Offenlegung von Konzernabschlüssen sind die Angaben zum Nachhaltigkeitsbericht immer verpflichtend. | ||
Corporate-Governance-Bericht | Die Angabe in der Checkbox zum Corporate-Governance-Bericht ("Ja" oder "Nein") ist bei Jahresabschlüssen verpflichtend, wenn das Unternehmen als Gesellschaft von öffentlichem Interesse mit der Ausprägung "kapitalmarktorientiert § 189a Z1 lit.a" klassifiziert ist. Für die Offenlegung von Konzernabschlüssen ist die Angabe immer verpflichtend. | ||
Bericht über Zahlung an staatliche Stellen | Die Angaben zum Bericht über Zahlung an staatliche Stellen sind bei Jahresabschlüssen verpflichtend, wenn das Unternehmen als Gesellschaft von öffentlichem Interesse klassifiziert ist oder die Größenklasse "Groß" aufweist. Für die Offenlegung von Konzernabschlüssen sind die Angaben immer verpflichtend. | ||
Ertragsteuerinformationsbericht Befreiung | Die Angabe "Ja" oder "Nein" zur Befreiung eines Ertragsteuerinformationsberichts ist bei Jahresabschlüssen verpflichtend, wenn Sie im Feld Rechtsträger ist eine Ausprägung gewählt haben. Hinweis
|
Erneute Übermittlung bereits eingereichter Firmenbuchoffenlegungen
In der neuen JAb 4.0 Struktur gibt es zwei relevante Felder, um die Art der FB-Offenlegung zu definieren:
- Überschrift der Dokumentenvisualisierung
- Art der Einreichung
Diese beiden Felder finden Sie im FB-Assistenten unter Punkt 3. "Angaben zur Offenlegung":
Die Ausprägung im Feld "Überschrift der Dokumentenvisualisierung" muss stets mit der gewählten Ausprägung im Feld "Art der Einreichung" zusammenpassen.
Nachstehend finden Sie in den einzelnen Kapiteln Fallbeispiele, welche Ausprägung sie jeweils setzen müssen, um eine bereits durchgeführte FB-Offenlegung neu zu übermitteln.
Finale Einreichung nach Einreichung eines vorläufigen Jahresabschlusses
Haben Sie bei der Ersteinreichung einen vorläufigen Jahresabschluss offengelegt und möchten nun den finalen Jahresabschluss einreichen, starten Sie bitte erneut den Firmenbuchassistenten.
Wählen Sie unter Punkt 3. "Angaben zur Offenlegung" folgende Ausprägungen:
Überschrift der Dokumentenvisualisierung: Jahresabschluss/Konzernabschluss
Art der Einreichung: Folgeeingabe
Hinweis
| Im Firmenbuchassistenten erscheint durch die Auswahl "Folgeeingabe" das Feld "Fr-Zahl". Dieses Feld muss jedoch nicht befüllt werden, da es sich um keine Folgeeingabe aufgrund eines gerichtlichen Verbesserungsauftrages handelt. |
Führen Sie anschließend die verbleibenden Schritte im Firmenbuchassistenten aus und bestätigen Sie den Abschluss mit "Fertig". Danach öffnet sich das Kontrollfenster "Jahresabschluss Firmenbuch".
Über die Funktion "XML-Datei erstellen" können Sie die finale Datei für die Offenlegung erzeugen. Diese können Sie abschließend als Zweit- bzw. Folgeeinreichung übermitteln.
Einreichung eines verbesserten Jahresabschlusses durch einen gerichtlichen Verbesserungsauftrag
Erhalten Sie nach Ersteinreichung einen gerichtlichen Verbesserungsauftrag, starten Sie bitte erneut den Firmenbuchassistenten.
Wählen Sie unter Punkt 3. "Angaben zur Offenlegung" folgende Ausprägungen:
Überschrift der Dokumentenvisualisierung: Jahresabschluss/Konzernabschluss
Art der Einreichung: Folgeeingabe
Hinweis
| Die "Folgeeingabe" nach einem gerichtlichen Verbesserungsauftrag ist stets MIT Aktenzahl (Fr-Zahl) einzureichen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Gericht und Fr-Zahl. |
Führen Sie anschließend die verbleibenden Schritte im Firmenbuchassistenten aus und bestätigen Sie den Abschluss mit "Fertig". Danach öffnet sich das Kontrollfenster "Jahresabschluss Firmenbuch".
Über die Funktion "XML-Datei erstellen" können Sie die finale Datei für die Offenlegung erzeugen. Diese können Sie abschließend als Zweit- bzw. Folgeeinreichung übermitteln.
Einreichung eines geänderten/berichtigten Jahresabschlusses durch Entscheidung der Geschäftsführung
Entscheidet nach Ersteinreichung die Geschäftsführung und/oder der Vorstand, dass ein berichtigter oder geänderter Jahresabschluss offengelegt werden muss, starten Sie bitte erneut den Firmenbuchassistenten.
Wechseln Sie zum Punkt 3. "Angaben zur Offenlegung".
Entscheiden Sie nun, ob eine Änderung oder Berichtigung der Ersteinreichung erfolgen soll:
- Änderung: Eine Änderung bedeutet, dass die korrekte Ersteinreichung durch neue Informationen aktualisiert bzw. erweitert wird.
- Berichtigung: Eine Berichtigung stellt die Korrektur falscher Daten bei der Ersteinreichung dar.
Möchten Sie eine Änderung offenlegen, wählen Sie bitte folgende Ausprägungen:
Überschrift der Dokumentenvisualisierung: Jahresabschluss/Konzernabschluss
Art der Einreichung: Änderung
Möchten Sie eine Berichtigung offenlegen, wählen Sie folgende Ausprägungen aus:
Überschrift der Dokumentenvisualisierung: Jahresabschluss/Konzernabschluss
Art der Einreichung: Berichtigung
Hinweis
| Im Firmenbuchassistenten erscheint durch die Auswahl "Folgeeingabe" das Feld "Fr-Zahl". Dieses Feld muss jedoch nicht befüllt werden, da es sich um keine Folgeeingabe aufgrund eines gerichtlichen Verbesserungsauftrages handelt. |
Führen Sie anschließend die verbleibenden Schritte im Firmenbuchassistenten aus und bestätigen Sie den Abschluss mit "Fertig". Danach öffnet sich das Kontrollfenster "Jahresabschluss Firmenbuch".
Über die Funktion "XML-Datei erstellen" können Sie die finale Datei für die Offenlegung erzeugen. Diese können Sie abschließend als Zweit- bzw. Folgeeinreichung übermitteln.
 | Siehe auch: |