FAQ Elektronische Übermittlungen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte.
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Firmenbuchoffenlegung JAb 4.0
Wie hinterlege ich bei der Einrichtung des webERV-Zugangs Haupt- und Subcodes korrekt in der NTCS?
MANZ bietet bei Unternehmensgruppen bzw. Firmengruppen die Möglichkeit, mit nur einem Zertifikat und so genannten Haupt- und Subcodes zu arbeiten. Informieren Sie sich dazu im Bedarfsfall bitte direkt bei MANZ.
Verwenden Sie Haupt- und Subcodes, können Sie die korrekte Hinterlegung in der NTCS unter Zertifikat mit Hauptcode und Subcode nachlesen.
Was bedeutet die Fehlermeldung "Der Import des Zertifikats ist fehlgeschlagen?
Wenn Sie nach dem Import des Manz-Zertifikats die Fehlermeldung "Der Import des Zertifikats ist fehlgeschlagen" erhalten, bedeutet dies, dass voraussichtlich das von Ihnen eingegebene Zertifikatspasswort falsch ist.
Bitte kontrollieren Sie Ihre Eingabe oder fragen Sie bei Manz nochmals wegen des Passworts nach. Das Passwort wird immer telefonisch von Manz mitgeteilt, vielleicht hat sich beim Notieren ein Fehler eingeschlichen.
Wenn Sie sich vergewissert haben, dass Sie das richtige Passwort besitzen, geben Sie das Passwort im webERV-Assistenten im Feld "Zertifikatspasswort" erneut ein. Starten Sie im Anschluss noch einmal den Import des Zertifikats durch Klick auf "Weiter".
Sollte die Fehlermeldung danach noch immer auftreten, kontrollieren Sie bitte folgende Punkte:
- Ist das ausgewählte Zertifikat aktuell und gültig?
- Besitzt die ausgewählte Zertifikatsdatei das korrekte Format? (Zertifikatsdatei endet auf .p12)
- Liegt die Zertifikatsdatei auf einem gültigen Pfad (Laufwerk) mit entsprechenden Zugriffsrechten?
Wieso erhalte ich keine Zustellungen von MANZ in meine NTCS Databox?
Damit der Rückverkehr vom ERV-Postfach von MANZ in die NTCS Databox erfolgen kann, sind folgende Schritte notwendig und zu überprüfen:
- Korrekte Erfassung des/der Anschriftencodes für den Rückverkehr
Erfassen Sie mithilfe des webERV-Assistenten im Schritt 2 "Zugangsdaten" Ihren Anschriftencode bei MANZ. Vergessen Sie dabei nicht, auch den gewünschten Anschriftencode bzw. die gewünschten Anschriftencodes zu hinterlegen, für welche/n Sie den Rückverkehr in Ihre NTCS Databox aktivieren möchten.
Eine detaillierte Beschreibung können Sie unter Hinterlegung des MANZ-Zertifikats (webERV-Zugang) nachlesen. - Erfolgreicher Import des Zertifikats
Importieren Sie Ihr MANZ-Zertifikat mithilfe des webERV-Assistenten im Schritt 3 "Zertifikat". Der Import ist erfolgreich, wenn keine Fehlermeldung auftritt und das Feld "Gültig bis" mit dem Verfallsdatum des Zertifikats befüllt wird.
Eine detaillierte Beschreibung können Sie unter Hinterlegung des MANZ-Zertifikats (webERV-Zugang) nachlesen. - Databox auslesen
Nachdem das MANZ-Zertifikat (webERV-Zugang) erfolgreich in der NTCS hinterlegt worden ist, muss im Anschluss die Databox zur Aktivierung des Zertifikats ausgelesen werden. - Verständigung an MANZ
MANZ ersucht seine Kunden um entsprechende Verständigung, sobald die Einrichtung des MANZ-Zertifikats in der Software durchgeführt worden ist, damit der elektronische Rückverkehr aktiviert werden kann. Kommen Sie diesem Ersuchen bitte nach. Andernfalls kann die Situation eintreten, dass Sie sämtlichen Rückverkehr per Post erhalten. - Kontrolle E-Government-Parameter
Um eingehende Daten im ERV-Postfach bei MANZ automatisch in Ihre NTCS Databox zu importieren, muss der Parameter "webERV importieren" auf "Ja" gestellt sein.
Eine detaillierte Beschreibung können Sie unter Einstellungen für webERV importieren nachlesen.
Warum werden bei der Firmenbuchoffenlegung JAb 4.0 keine Bilanz- und GuV-Werte bzw. nur Nullwerte angezeigt?
Die Taxonomie für die Firmenbuchoffenlegung JAb 4.0 beinhaltet neue E-Bilanznummern für die strukturierte Übermittlung.
Daher ist in der NTCS eine Aktualisierung der Standards bzw. der Gliederungstexte und Kennzahlen erforderlich, um diese neuen E-Bilanznummern ins System einzuspielen und eine fehlerfreie Erzeugung der XML-Datei zu garantieren (siehe Standards aktualisieren).
Nach Aktualisierung der Standards muss zusätzlich die betreffende Bilanz und GuV für die gewünschte Firmenbuchoffenlegung neu aufbereitet werden. Nur so werden die neuen E-Bilanznummern auf die Bilanz- bzw. GuV-Positionen übernommen und in weiterer Folge korrekt für die Firmenbuchoffenlegung dargestellt.
Sollten Sie also feststellen, dass Ihre Bilanz- und GuV-Positionen bei der Firmenbuchoffenlegung lediglich Nullwerte aufweisen, prüfen Sie bitte:
- Aktualisierung der Standards: Haben Sie die Standards neu eingespielt?
- Neuaufbereitung der Bilanz und GuV: Wurden die Werte nach der Standardaktualisierung neu aufbereitet?
Weitere Informationen finden Sie unter Firmenbuchoffenlegung (JAb 4.0).Wo definiere ich den Einbringercode für die FB-Offenlegung?
Im Firmenbuchassistent unter 1. "Angaben zum Einbringer" definieren Sie im Feld "Einbringer", wer als Einbringer für die Firmenbuchoffenlegung auftreten soll.
Das Feld "Einbringercode" wird je nach gewählter Ausprägung im Feld "Einbringer" automatisch befüllt. Dabei gibt es folgende Unterscheidungen:
Das Feld "Einbringercode" wird je nach gewählter Ausprägung im Feld "Einbringer" automatisch befüllt. Dabei gibt es folgende Unterscheidungen:
Einbringer = Steuerberater
Ist in der NTCS ein Manz-Zertifikat hinterlegt (allgemein oder firmenbezogen für die einbringende Steuerberaterfirma), erfolgt die FB-Einreichung über die webERV-Schnittstelle von Manz. Damit wird im Feld "Einbringercode" der in der NTCS hinterlegte Anschriftencode der Manz-Zugangsdaten übernommen.
Existiert weder allgemein noch firmenbezogen für die einbringende Steuerberaterfirma ein Manz-Zertifikat, erfolgt die FB-Offenlegung via Datei-Upload über JustizOnline. Das Feld "Einbringercode" bleibt dabei leer. Neben dem Feld "Einbringercode" erhalten Sie den Hinweis "Für den gewählten Einbringer ist kein webERV-Zugang eingerichtet".
Einbringer = Mandantenfirma selbst (Selbsteinreicher)
Ist für die betreffende Mandantenfirma firmenbezogen in der NTCS ein Manz-Zertifikat hinterlegt, erfolgt die FB-Einreichung über die webERV-Schnittstelle von Manz. Damit wird im Feld "Einbringercode" der in der NTCS hinterlegte Anschriftencode der Manz-Zugangsdaten übernommen.
Existiert für die Mandantenfirma kein Manz-Zertifikat, erfolgt die FB-Offenlegung via Datei-Upload über JustizOnline. Das Feld "Einbringercode" bleibt dabei leer. Neben dem Feld "Einbringercode" erhalten Sie den Hinweis "Für den gewählten Einbringer ist kein webERV-Zugang eingerichtet".
Weitere Informationen zur Hinterlegung der Manz-Zugangsdaten finden Sie unter Hinterlegung des MANZ-Zertifikats (webERV-Zugang).Hinweis
 | Das Feld Einbringercode ist schreibgeschützt und kann nicht manuell bearbeitet werden. |
Warum werden in der PDF-Visualisierung des strukturierten Anhangs Punkte angezeigt, die nicht ausgefüllt sind bzw. nicht in der XML-Datei enthalten sind?
Für die XML-Erstellung und PDF-Visualisierung im Rahmen der Anhangserstellung gilt folgende Regel:
- XML-Erstellung: Beim strukturierten Anhang für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften werden nur jene Anhangspunkte in die XML-Datei übertragen, für die tatsächlich Werte vorhanden sind.
- PDF-Visualisierung: In der PDF-Visualisierung wird stets der komplette Anhang (Punkte 1 - 18) dargestellt – genau wie im klassischen Papierformular. Nur wenn kein einziger Anhangspunkt ausgefüllt wird, erscheint der Anhang auch in der PDF-Visualisierung nicht auf.
Die PDF-Visualisierung wird vom BRZ/BMJ erzeugt. Wir können NTCS-seitig daher keinen Einfluss darauf nehmen.
Hinweis
| Die Angaben unter der Bilanz gem. § 237 Abs. 1 Z 2 und 3 sind bei Kleinstkapitalgesellschaften nicht offenzulegen – dies wurde 2019 mit dem Anti-Gold-Plating-Gesetz im § 278 Abs. 1 UGB klargestellt. Sie können somit weggelassen werden, wenn die vollständige Darstellung des Anhangs in der PDF-Visualisierung als störend empfunden wird. |
Warum kann ich im strukturierten Anhang keine Formatierungen vornehmen?
Die neue Struktur JAb 4.0 gibt einen zulässigen Zeichensatz vor, der bei der Übermittlung von Texten zu verwenden ist.
Geschützte Leerzeichen sowie weitere diverse Formatierungen (z. B. Aufzählungspunkte) werden dabei vom BRZ/BMJ nicht unterstützt und würden zu Fehlermeldungen beim Erzeugen der XML-Datei führen.
NTCS-seitig werden daher bei der Übernahme von Texten durch "Kopieren & Einfügen" aus einer Datei oder durch die Übernahme aus NTCS Berichten mit der Funktion "In Firmenbuchanhang übernehmen" in den betroffenen Feldern (z. B. im strukturierten Anhang), die nicht zulässigen Zeichen automatisch herausgefiltert und entfernt.
Nur so kann eine fehlerfreie XML-Erstellung für die Firmenbuchoffenlegung gewährleistet werden.
Achtung!
 | Überprüfen Sie nach der automatischen Entfernung von nicht zulässigen Zeichen unbedingt die Richtigkeit und Vollständigkeit des verbleibenden Textes. |
Warum fehlt in der PDF-Visualisierung das Unterschriftsdatum des Geschäftsführers?
Das Datum der Unterschrift ist in der neuen Taxonomie für die Firmenbuchoffenlegung (JAb 4.0) nicht mehr enthalten. Es wurde eliminiert und kann somit in der XML-Datei nicht mehr übermittelt werden. Infolgedessen wird das Unterschriftsdatum auch in der PDF-Visualisierung nicht dargestellt.
In der NTCS können Sie das Feld "Datum der Unterschrift" für die unterzeichnenden Personen weiterhin ausfüllen. Für die FB-Offenlegung hat es aber keine Relevanz mehr - es dient ausschließlich als rein informatives Feld für Sie.
Wenn Sie das Feld nicht mehr benötigen, können Sie es über die Feldauswahl ausblenden.
In der NTCS können Sie das Feld "Datum der Unterschrift" für die unterzeichnenden Personen weiterhin ausfüllen. Für die FB-Offenlegung hat es aber keine Relevanz mehr - es dient ausschließlich als rein informatives Feld für Sie.
Wenn Sie das Feld nicht mehr benötigen, können Sie es über die Feldauswahl ausblenden.
Hinweis
| Das Geburtsdatum des unterzeichnenden Geschäftsführers ist eine Pflichtangabe und wird auch in der PDF-Visualisierung entsprechend angezeigt. |
Wo finde ich den Kontrollausdruck für die FB-Offenlegung?
Der Ausdruck Ihrer Firmenbuchoffenlegung wird während bzw. mit der Erstellung der XML-Datei generiert und als PDF-Visualisierung dargestellt. Dieses PDF dient als Kontrollausdruck. Es zeigt die endgültige Offenlegung inklusive Prüfwert.
Hinweis
| Da der Prüfwert erst bei XML-Erstellung erzeugt wird, ist vorab, also ohne XML-Erstellung, kein Kontrollausdruck möglich. Weitere Informationen finden Sie unter Übermittlung der Firmenbuchoffenlegung. |
Wie kann ich für Kleinstkapitalgesellschaften die Angaben unter der Bilanz gem. § 237 Abs. 1 Z 2 und 3 offenlegen?
Die Angaben unter der Bilanz gem. § 237 Abs. 1 Z 2 und 3 sind bei Kleinstkapitalgesellschaften nicht offenzulegen – dies wurde 2019 mit dem Anti-Gold-Plating-Gesetz im § 278 Abs. 1 UGB klargestellt. Kleinstkapitalgesellschaften können jedoch freiwillig Anhangangaben machen.
Entscheiden Sie sich für die freiwillige Offenlegung, gilt je nach Rechtsform folgende Regel:
| Rechtsform GmbH | Sie aktivieren im Firmenbuchassistenten im 3. Schritt "Angaben zur Offenlegung" die Checkbox "Offenzulegender Anhang". Danach können Sie im 5. Schritt "Offenzulegender Anhang" freiwillig den Anhang in strukturierter Form mit achtzehn möglichen Punkten, die verwendet werden können, offenlegen. |
| Rechtsform AG | Sie aktivieren im Firmenbuchassistenten im 3. Schritt "Angaben zur Offenlegung" die Checkbox "Zusatzangaben für Mikro-AGs". Danach erscheint unter Punkt 5. anstatt der Bezeichnung "Offenzulegender Anhang" die Bezeichnung "Zusatzangaben für Mikro AGs". Hier können Sie nun freiwillig, Angaben zu folgenden Punkten erfassen:
|
Wo kann ich das Feld "Anmerkungen für den Rechtspfleger" aufrufen?
Das Feld Anmerkungen für den Rechtspfleger ist in der aktuellen Taxonomie JAb 4.0 nicht mehr verfügbar. Die fachlichen bzw. technischen Vorgaben dazu erfolgen auf Seiten des BRZ/BMJ. Wir können BMD-seitig keinen Einfluss darauf nehmen.
Wenn Sie dieses Feld benötigen bzw. eine nähere Auskunft wünschen, richten Sie Ihr Anliegen bitte direkt an firmenbuch@brz.gv.at.
Hinweis
| Haben Sie das Feld "Anmerkungen für den Rechtspfleger" bislang zur Bekanntgabe der durchschnittlichen Arbeiternehmeranzahl sowie der Umsatzerlöse hinsichtlich der Prüfung der Größenklasse verwendet, bietet die Taxonomie JAb 4.0 dafür nun eigene Eingabefelder. Sie finden diese Felder im Firmenbuchassistenten unter Punkt 2. "Angaben zum Jahresabschluss" im Bereich Statistische Angaben.  |
Worin liegt der Unterschied zwischen einer JO-JAB Datei und einer ERV-JAB Datei?
Wenn Sie sich im abschließenden Kontrollfenster Ihrer Firmenbuchoffenlegung befinden, erstellen Sie mit der Funktion "XML-Datei erstellen" die Datei für die Offenlegung.
Führen Sie Ihre Firmenbuchoffenlegung über die webERV-Schnittstelle von Manz durch (unter Verwendung eines Manz-Zertifikats), wird die erzeugte XML-Datei in der E-Government-Zentrale mit der Kurzbezeichnung "ERV-JAB" ausgewiesen:
Falls Sie über kein Manz-Zertifikat verfügen und die XML-Datei stattdessen manuell bei Justiz Online hochladen, wird die erzeugte XML-Datei in der E-Government-Zentrale mit der Kurzbezeichnung "JO-JAB" ausgewiesen:
Haben Sie versehentlich eine "JO-JAB" Datei erzeugt, da Sie beispielsweise erst im Nachhinein das Manz-Zertifikat hinterlegt haben, können Sie die erzeugte "JO-JAB" Datei aus der E-Government-Zentrale löschen. Markieren Sie dazu den betreffenden Datensatz und wählen F7 Löschen oder klicken Sie in der Menüleiste auf das Mistkübel-Symbol.
Starten Sie danach den Firmenbuchassistenten erneut, führen Sie alle Schritte durch und erzeugen Sie abschließend im Kontrollfenster die XML-Datei neu.
Was bedeutet die Fehlermeldung "Metadaten-XML nicht schemakonform" im Übermittlungsprotokoll von Manz?
Die Fehlermeldung deutet darauf hin, dass in der übermittelten XML-Datei Zeichen enthalten sind, die nicht dem XML-Schema entsprechen (z. B. Sonderzeichen, Zeilenumbrüche).
Entnehmen Sie bitte aus der Fehlermeldung den aufgelisteten Inhalt, welcher fehlerhaft ist und kontrollieren Sie anschließend den Inhalt auf Sonderzeichen und Zeilenumbrüche. Entfernen Sie etwaige Sonderzeichen bzw. Zeilenumbrüche und erstellen Sie im Anschluss die XML-Datei neu.
Wie kann ich die FB-Offenlegung im ESEF-Format vornehmen?
Derzeit wird das ESEF-Format (für größere AGs) von unserer Software nicht unterstützt.
Die Einreichung muss über ein externes Tool (z. B. MANZ ERV Box) erfolgen.
Leistungs- und Strukturerhebung (LSE)
Was bedeutet das Fragezeichen bei einzelnen Positionen in der GuV?
Positionen, die nicht genauer untergliedert und daher als "Rest" bzw. "Sammelposten" vorgesehen sind, werden mit einem gesonderten Fragezeichensymbol 
gekennzeichnet:
gekennzeichnet:
Bei diesen Positionen muss geprüft werden, ob evtl. eine detaillierte Aufgliederung möglich ist.
- Beinhaltet der Sammelposten Konten, so können diese einfach mittels Drag & Drop zur gewünschten Position umgegliedert werden.
- Beinhaltet der Sammelposten keine Konten, so kann der gewünschte Betrag in der dafür vorgesehenen Position in der Spalte "Betrag" einfach manuell (mit Bearbeiten F6) erfasst werden.
Erfassen Sie den gewünschten Wert. Nach dem Speichern sehen Sie in der Spalte "Quelle" den Hinweis auf die manuelle Eingabe. Der Sammelposten wird automatisch neu gerechnet.