Erste Schritte
Inhalt
Standardablauf
Bei Erstbearbeitung eines Mandanten sind folgende Schritte notwendig:
Anlegen des Kunden
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kunden 
- Mit F5 (Neu) oder dem Plus-Symbol (+) erfolgt die Neuanlage eines Kunden. Weitere Informationen zum Thema Stammdaten finden Sie unter Kunden.
- Die gespeicherten Kundenstammdaten werden über die Menüleiste → Extras Sonderfunktionen→ Firma erstellen in die Firmenverwaltung übernommen.
Mit der Anlage der Firma besteht die Möglichkeit, gleichzeitig weitere Anlagen im Programm durchzuführen (z. B. Fibu, Lohn etc.).
Anlegen der NTCS FIBU
Einstieg über Bilanzierung und Steuererklärungen → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten
Im rechten Fenster können Sie mit F5 (Neu), mittels Plus-Symbol (+) oder mit der rechten Maustaste → Neu (F5) einen neuen FIBU- Mandanten anlegen.
Anlegen eines Projekts
Bilanzierung und Steuererklärungen → Bilanz und Berichte → Firmenbezogen Projekte
Im rechten Fenster können Sie mit rechter Maustaste → Neu, Doppelklick, dem Plus-Symbol (+) oder mit F5 (Neu) ein neues Projekt anlegen.
In den Folgejahren haben diese Ausführungen keine Bedeutung mehr. Mit dem bestehenden Projekt wird eine Jahresübernahme durchgeführt.
Wählen Sie dazu das Projekt aus und starten Sie über die Menüleiste die Funktion "Jahresübernahme" oder mittels der rechten Maustaste die Jahresübernahme.
Erste Schritte im Detail
Verwaltung von Firmen-Stammdaten
CRM → Stammdaten → Firmen → Firmenoder Aufruf über die dazugehörige Tätigkeit im Projekt:
Firmennummer | bis zu 9-stellige Nummern möglich (= Personennummer) |
Firma Finanzamt | Angabe von Finanzamt und Steuernummer |
Firma Gemeinde | derzeit keine Anwendung für Bilanz |
Firma Gericht | Angabe von Firmenbuchgericht und Firmenbuchnummer |
Firma Krankenkasse | derzeit keine Anwendung für Bilanz |
Korrektur von Vorjahresdaten
Möglichkeit 1 (Vorjahresprojekte sind vorhanden)
Vorjahresprojekt öffnen, die Tätigkeit "Firmen-Stammdaten" wählen und die Stammdaten entsprechend abändern (nur möglich, wenn bereits Vorjahresprojekte existieren).
Möglichkeit 2 (keine Vorjahresprojekte vorhanden)
Für die Erstellung der elektronischen Firmenbucheinreichung werden beispielsweise die Vorjahresstammdaten bezüglich Rechtsform, Gesellschaftsgröße sowie Anzahl der Arbeiter und Angestellten benötigt. Diese Informationen können mit einer eigenen Funktion "Firmen Vorjahre" ergänzt werden. Diese finden Sie unter:
Hauptmenü: Bilanzierung und Steuererklärungen → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten→ Extras→ Firmen Vorjahre.
Für die Erstellung der elektronischen Firmenbucheinreichung werden beispielsweise die Vorjahresstammdaten bezüglich Rechtsform, Gesellschaftsgröße sowie Anzahl der Arbeiter und Angestellten benötigt. Diese Informationen können mit einer eigenen Funktion "Firmen Vorjahre" ergänzt werden. Diese finden Sie unter:
Hauptmenü: Bilanzierung und Steuererklärungen → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten→ Extras→ Firmen Vorjahre.
oder Hauptmenü: Bilanzierung und Steuererklärungen → Bilanz und Berichte → Firmenbezogene Projekte→ Extras→ Firmen Vorjahre.
oder über das offene Fenster der Firmenstammdaten, geöffnet durch die dazugehörige Tätigkeit im Bilanzprojekt:
Im Fenster "Firmenverwaltung Vorjahre" können nun die benötigten Informationen mit Neu (F5), dem Plus-Symbol (+), oder mit Bearbeiten F6 für die entsprechenden Jahre angepasst werden.
Verwaltung von FIBU-Stammdaten
BILANZ→ Stammdaten→ Firmen- und FIBU Stammdaten
FIBU-Jahr | Aktuelles Bilanzjahr |
FIBU-Unternummer | grundsätzlich 1 Ausnahme: In einem Kalenderjahr enden zwei Geschäftsjahre. In diesem Fall können je Firma auch mehrere Fibus angelegt werden. |
FIBU-Name | Wird autom. vorgeschlagen (Firmenname + FIBU-Jahr + FIBU-Unternummer); z. B. BMD GmbH 2024/01 |
WJ-Beginn/WJ- Ende | Angabe von Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres (u. a. wichtig für die Kolonnenüberschriften in den Auswertungen) |
Grundwährung | Vor allem für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen |
Firmen-Nr. Standardkontenrahmen | Beim Gliedern wird die Übernahme der Kontenzuordnung aus dem Standardkontenplan vorgeschlagen (es muss nicht extra danach gesucht werden). |
Firmen-/FIBU-Nummer-Vorjahr | Wenn diese Felder hinterlegt werden, wird beim Vorjahresvergleich auf die bereits vorhandene NTCS Vorjahresfirma/-FIBU zugegriffen (z. B. 2020058/2023 01). |
FIBU Filiale | Fibu- Filialen werden benötigt, wenn sie außerhalb des Firmensitzlandes verpflichtet sind, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. |
Vergleichsbranche | Branche, die für den Branchenvergleich herangezogen werden soll, wenn diese von der Firmenbranche abweicht. |
Autom. sichern | Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Anzeigefeld, bitte keine manuellen Änderungen vornehmen! Über die Stapelfunktion "Fibu-Sicherungsexport" werden alle Fibus (Kostenrechnungen), bei denen dieses Kennzeichen zum Stapelausführungszeitpunkt gesetzt ist, exportiert. |
E/A-Rechner-Automatik | Hier kann hinterlegt werden, ob die Einnahmen-/Ausgabenrechnerautomatik für Kunden und/ oder Lieferanten verwendet werden soll. |
Kammerumlage | JA/NEIN |
USt Ist/Soll: | Mithilfe dieser Einstellung kann der Zeitpunkt der Versteuerung festgelegt werden |
ANBU Verbuchungsintervall | Soll die Abschreibung monatlich oder jährlich in die NTCS FIBU verbucht werden. |
Anlagensummen monatlich berechnen | Die monatliche Berechnung der Anlagensummen ist bei Erstellung einer monatlichen Geldflussrechnung notwendig. |
Verbuchung Abschreibung | Angabe der Abschreibung (direkt/indirekt) für die NTCS ANBU |
Einkunftsart | Angabe der Einkunftsart für die Steuererklärungen |
Gewinnermittlungsart | Angabe der Gewinnermittlungsart für die Steuererklärungen |
USt-Ermittlung | Angabe, ob die Netto- oder Brutto-Methode für die Steuererklärungen zur Anwendung kommt. |
Berufsgruppenpauschalierung | In diesem Feld kann die Berufsgruppe mittels F4 gewählt und hinterlegt werden. |
Kleinunternehmer Betriebsausgabenpauschalsatz | In diesem Feld kann der Betriebsausgabenpauschalsatz (45 %,20 %) gewählt werden. |
BilanzBuchen-Sperre bis Periode | Über dieses Feld kann verhindert werden, dass in der Buchhaltung bis zur eingegebenen Periode Bilanzbuchungen durchgeführt werden. |
BH-Sperre | Ist die Buchhaltungssperre gesetzt, kann in der betreffenden FIBU nicht gebucht werden. |
Sperre bis Periode | Über dieses Feld kann verhindert werden, dass in der Buchhaltung bis zur eingegebenen Periode gebucht wird. |
NTCS Projektverwaltung
Projektliste
Die Projekte werden in folgendem Fenster angezeigt und können von dort aus gestartet werden:
Hauptmenü: Bilanzierung und Steuererklärungen → Bilanz und Berichte → Firmenbezogene Projekte oder über das
Hauptmenü: CRM und DMS → Projekte → Projektliste
Im Fenster "Bilanzprojekte" erhält man einen Überblick über bestehende Firmen und firmenbezogene Projekte. Wird im linken Fensterbereich die gewünschte Firma markiert bzw. durch die Suche selektiert, erscheinen im rechten Fensterbereich die dazugehörigen Projekte.
Öffnen eines bereits angelegten Projekts
Projekt wählen → Doppelklick oder mit F8 Projekt öffnen
Neuanlage von Projekten
Vor Beginn der Arbeiten am Mandanten muss jedenfalls ein Projekt angelegt werden.
Firma wählen (linker Fensterbereich) → F5 (Neu) im rechten Fensterbereich
Firma wählen (linker Fensterbereich) → F5 (Neu) im rechten Fensterbereich
Projekt-Nummer | Eine bis zu 10-stellige Nummer kann vergeben werden (Vorschlag möglich). Jede Projektnummer kann kanzleiweit nur einmal verwendet werden. |
Bezeichnung | z. B. Jahresabschluss 202024 |
Kunde/Lieferant | In diesem Feld kann die Firma mittels F4 oder F8 gewählt werden. |
FIBU | Bei Auswertungen wird auf die Daten der hier angeführten FIBU zugegriffen. |
Vorlage | Für die Bearbeitung von Projekten können "Checklisten" vorbereitet werden, die den Ablauf des Projekts beschreiben. Es muss zwingend eine Checklistvorlage gewählt werden. |
Projektleitung | Kann gewählt werden. Dient der Projektübersicht; nach Projektleiter sortiert. |
Kategorie | Die Projekte können frei definierbaren Projektkategorien zugeordnet werden. Hinweis: Neuanlage von Kategorien (beim Suchvorgang) mit F5 möglich. |
Arbeiten mit "NTCS Checklisten"
Bei der Anlage des Projekts entscheiden Sie sich für eine Checklistvorlage (siehe Feld 31 "Vorlage - Projektanlage"). Es wird unterschieden zwischen klassischem Jahresabschluss und Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität. Je nachdem, welche Sie gewählt haben, werden bestimmte Gruppen von Tätigkeiten vorgeschlagen, die Sie bearbeiten sollen.
Beispiel für klassischen Jahresabschluss:
Status | offen / in Arbeit / erledigt / nicht notwendig
|
Sachbearbeiter | Ein Sachbearbeiter kann gewählt werden (Mausklick in das Feld neben der Tätigkeit). |
Beschreibung | In der Checklistvorlage kann der "Superuser" Hilfetexte vorgeben. Hinweis: Die Beschreibung kann vom "User" nicht bearbeitet werden. |
Notiz | Interne Anmerkungen des Sachbearbeiters, Besonderheiten ... Bearbeitung: Doppelklick auf Notiz oder Notizsymbol Menü: Tätigkeit - Notiz (Strg + T) |
Arbeitsblatt | v. a. in der Wirtschaftsprüfung geläufig (Aufruf in herkömmlicher CL über Tätigkeit markieren → Rechtsklick) |
| Dokument | Zugriff auf Dokumentenarchiv (Aufruf in herkömmlicher CL über Tätigkeit markieren → Rechtsklick) |
| Freifeld 1 - Freifeld 2 | Können beliebig verwendet werden. |