Für ein und dasselbe Unternehmen (gleiche Steuernummer, Firmenbuchnummer, UID ...) darf in den Firmenstammdaten nur eine Firma angelegt werden. Es gibt keine fachlichen Motive, mehrere Firmennummern für ein und dasselbe Unternehmen zu führen.

Wenn Firmen dennoch mehrfach angelegt werden - mit welchen Motiven auch immer - ist mit Problemen für den durchgängigen Betrieb von BMD NTCS über alle Pakete zu rechnen.

Bei einer Firma kann es jedoch mehrere FIBUs geben. Der häufigste Grund dafür ist die Vermietung und Verpachtung. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation Varianten in der Vermietung und Verpachtung.

Hinweis für Steuerberater: für eine Firma darf es auch nur einen STB-Kunden mit einer Steuernummer geben (weitere STB-Kunden bei der gleichen Firma ohne Steuernummer sind möglich - aber selten verwendet).

Hinweis

Beachten Sie bei der Vergabe der Firmennummer, dass folgende Nummern für unsere Standardkontenrahmen reserviert sind.
100 (Österreich), 400 (Schweiz), 500 (Deutschland), 600 (Slowakei), 700 (Slowenien), 800 (Ungarn), 900 (Tschechien).
Sind diese FIBUs in diesen Firmen nicht vorhanden, so werden diese beim Update importiert und die Firmendaten, Nummernkreise usw. werden überspielt.

1.1. Firma anlegen

Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → linkes Fenster (Firmen) → rechte Maustaste → Neu

Im Anschluss erscheint das Fenster für die Erfassung vom Firmenstamm. Um die FIBU-relevanten Felder einzublenden, wählen Sie rechte Maustaste → Feldauswahl → Laden → FIBU-STANDARD.

Name

Firmenname oder Firmenwortlaut bzw. Name der Filiale.

Beim Update von Person auf Firma werden die Inhalte der Felder "Titel", "Name" und "Titel hinten" vom Kunden in diesem Feld zusammengesetzt.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA

Das Feld kann für diverse Korrespondenzen in Standardbrief und LEA-Honorarnoten beispielsweise für Firmenkopf und -fuß verwendet werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Für die Empfängerüberprüfung (VoP - Verification auf Payee) werden standardmäßig 50 Zeichen des Namens und 19 Zeichen des Vornamens herangezogen. Wenn Sie den vollständigen Namen für die Prüfung verwenden möchten, können Sie diesen im Feld Kontoinhaber hinterlegen.

Name 2

Zusatzname, falls im Feld Name zu wenig Platz ist. Der Inhalt dieses Feldes wird in der Ergebnisliste der Schnellsuche, sowie neben dem Einstiegsfeld "Firma" zusätzlich zum Firmennamen aus dem Feld "Name" angezeigt.

Bitte beachten Sie aber, dass der Name 2 nicht in die Suche mit einbezogen wird.

Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA

Das Feld kann für diverse Korrespondenzen in Standardbrief und LEA-Honorarnoten beispielsweise für Firmenkopf und -fuß verwendet werden.
Beim Update von Person (= Kunde) auf Firma wird der Inhalt des Feldes "Zusatzname" des Kunden in dieses Feld weitergeschrieben.

Land

Land der Firma. Da diese Information in den meisten Paketen von essentieller Bedeutung ist, sollte es jedenfalls korrekt befüllt werden.

Besonderheiten dieses Feldes für die FIBU

Bitte tragen Sie hier unbedingt das Land der betroffenen Firma ein. Alle steuerlichen Abläufe werden über das Feld "Land" gesteuert (Ermittlung der Steuercodes und Prozentsätze …). Dies hat Auswirkungen auf die Konten, die Buchungen, bis hin zur Umsatzsteuererklärung. Bis jetzt sind die steuerlichen Routinen nur für Österreich, Deutschland und Schweiz eingebaut, andere Länder folgen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zum Land der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein.

Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:

Ist das Land der Verrechnungsfirma gleich dem Land des Rechnungsempfängers, handelt es sich um eine Privatperson aus dem Inland.
Ist das Land der Verrechnungsfirma ungleich dem Land des Rechnungsempfängers, muss ein weiterer Punkt in der Ermittlungslogik beachtet werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Straße

Tragen Sie hier die Straße ein.

Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn

In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen.

Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar!

Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben.

Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster.

Postleitzahl

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.

Hinweis

Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Gemeinde automatisch die zugehörige Gemeinde hinterlegt. Die Gemeinde wird in Deutschland für Steuererklärungen benötigt.

UID-Nummer

Umsatzsteueridentifikationsnummer

Update von Person auf Firma

Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die Hinterlegung der UID-Nummer ist bereits für das Buchen wichtig, damit der Steuercode i.g. Erwerbe richtig vorgeschlagen werden kann. Die hier eingetragene UID-Nummer wird mit der des Personenkontos verglichen (handelt es sich z. B. in beiden Fällen um eine österreichische UID-Nummer, wird kein innergemeinschaftlicher Erwerb verbucht). Weiters ist die Hinterlegung der UID-Nummer auch für die Zusammenfassende Meldung notwendig.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zur UID-Nummer der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Konkret wird dabei das Landkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer mit dem Landkürzel der UID-Nummer des Rechnungsempfängers verglichen.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein.

Besonderheiten dieses Feldes in der Schweiz

Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld UID-Nummer die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.

IBAN

Die IBAN wird aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer errechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie den Hinweis zur IBAN-Berechnung).

Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis.

Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird.

Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen.

Achtung!

Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist.

IBAN-Prüfung bei Eingabe: Bei der Eingabe wird in jedem Land die Länge und Übereinstimmung mit der Prüfziffer kontrolliert. Das heißt, die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. Wenn eine IBAN nicht den Kriterien entspricht, erfolgt ein Hinweis.

Hinweis

Das Feld kann im Zuge des Update von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.

Betrugsbekämpfung

In den folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird.

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Workflow:

Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666."

Telefonnummer

Haupt-Telefonnummer der Firma/Institution. Mittels F8-Symbol

können Sie weitere Telefonnummern (siehe auch Verwaltung Telefonnummern) eingeben.

Informationen zu Formatierungsmöglichkeiten von Telefonnummern finden sie unter Telefonnummernformatierung.

E-Mail

Erfassen Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse.

Hinweis

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren.

Es wird verglichen:

ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält)
ob die eingegebene Domäne der E-Mail-Adresse tatsächlich existiert.

Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen.

Eine ungültige E-Mail-Adresse kann nicht gespeichert werden.

Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das

F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.

Weiters können Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem ";" getrennt in diesem Feld anführen. Für den E-Mail-Versand (Fibu-Ausdrucke, Druckliste ...), werden alle folgenden Adressen in der E-Mail automatisch als CC-Empfänger angeführt.

Besonderheit LOHN

Durch ein Semikolon getrennte E-Mail-Adressen haben zwar den Vorteil, dass Auswertungen über einen Lohnstapel an mehrere E-Mail-Adressen versendet werden können. Die erste E-Mail-Adresse wird im Feld "An" und alle weiteren im Feld "CC" des E-Mail-Programms verwendet. Nachteilig ist jedoch die Auswirkung bei ELDA-Meldungen, insbesondere der AUVA-Rückerstattungsmeldung. Hier wird genau die Zeichenkette, die im Feld "E-Mail" eingetragen ist, für die ELDA-Meldung verwendet. Durch das Semikolon entspricht die Meldung nicht mehr dem Satzaufbau, was zu einer Nichtübernahme der Meldung führt. Die AUVA-Meldung könnte vor dem Versand hinsichtlich der E-Mail-Adressen manuell über die ELDA-Datendrehscheibe bearbeitet oder als Ansprechpartner könnte anstelle der Firma der oder ein anderer Datensender verwendet werden.

Homepage

Hinterlegen Sie hier die Adresse der Homepage der Firma.

Diese wird im Anschluss als Hyperlink dargestellt. Ist die Spalte Homepage in der Liste eingeblendet, kann der Link mittels Mausklick im Internet-Browser geöffnet werden.
In der Eingabemaske wird der Link im Internet-Browser geöffnet, wenn man im Feld "Homepage"

F8 drückt.

Mit

F4 könnte man im Feld "Homepage" eine Datei aus dem Datei-Explorer hinterlegen, die in der Folge ebenfalls mittels Hyperlink geöffnet werden kann.

Branche

Hinterlegen Sie hier mittels

-F4 die Branche der Firma. Mittels

-F8 können weitere Branchen zugeordnet werden.

Sobald auch weitere Branchen zugeordnet wurden, wird das Wort "Mischbetrieb" statt der Bezeichnung der Hauptbranche neben dem Feld angezeigt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
Die Hinterlegung der Branche ist im Bereich FIBU für die Vorsteuerrückerstattung relevant. Wenn im Firmenstamm die richtige Branche hinterlegt ist, wird für die Vorsteuerrückerstattung gleich der richtige NACE-Code vorgeschlagen.

Besonderheiten dieses Feldes in der Bilanz

Im Bereich der Bilanzierung liefert das Feld "Branche" die entsprechende Information für den Branchenvergleich.

Beim Stammdatenupdate von Person auf Firma wird das Feld vom Kunden auf die Firma geschrieben.

Aktuelle FIBU

Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gearbeitet wird. Entscheidend ist das richtige FIBU-Jahr dann, wenn folgende NTCS Pakete zusätzlich zur FIBU verwendet werden:

ER-Kontrolle: Die Stammdaten (z. B. Konten) der jeweils aktuellen FIBU werden in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden. Werden Eingangsrechnungen in die FIBU verbucht, landen diese in der FIBU, wo die Erfassung der Eingangsrechnung durchgeführt wurde.
Warenwirtschaft: Suchen Sie in der Warenwirtschaft nach einem Konto, wird der Kontorahmen der aktuellen FIBU geöffnet. Werden Ausgangsrechnungen in die FIBU verbucht, landen diese nicht in der hinterlegten aktuellen FIBU, sondern werden lt. Belegdatum in die jeweilige FIBU verbucht.
CRM: Wenn im CRM ein Kunde angelegt wird, wird dieser in die aktuelle FIBU durchgeschrieben.
Honorarverrechnung: Die aktuelle FIBU wird insofern schlagend, dass die entsprechende Unternummer für die Verbuchung herangezogen wird. Hier wird über das VORJAHR und FOLGEJAHR die zum Belegdatum passende FIBU für die Verbuchung gewählt.

Wird für eine FIBU längere Zeit vor dem eigentlichen Bilanzstichtag eine Jahresübernahme durchgeführt (z. B. um Budgetdaten zu erfassen), darf die FIBU des neuen Jahres noch nicht als aktuelle FIBU gekennzeichnet werden.

Vielmehr muss der Wechsel auf das neue Jahr in der aktuellen FIBU zu dem Zeitpunkt durchgeführt werden, ab dem tatsächlich vorrangig in der neuen FIBU gearbeitet (z. B. gebucht) wird.

Neben der Jahresübernahme kann die Einstellung der aktuellen FIBU noch direkt im Firmenstamm gewartet werden. Außerdem wird beim Datenimport einer FIBU in eine Firma, in der es noch keine aktuelle FIBU gibt, die Einstellung der aktuellen FIBU automatisch angepasst.

Für den seltenen Ausnahmefall, dass in einem Jahr mehrere FIBUs in einem Jahr geführt werden, ist als aktuelle FIBU jene zu hinterlegen, in der hauptsächlich gearbeitet wird. Also jene FIBU, auf deren Stammdaten hauptsächlich zugegriffen wird und in die Buchungen importiert werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Jeder Verrechnungsfirma ist eine NTCS FIBU zuzuweisen, wenn

wirtschaftsjahrbezogene Nummernkreise für den Honorarnotendruck verwendet werden.
die Honorarnoten in die FIBU über Programmfunktionen automatisch verbucht werden.
die Erlöskonten im Zuge der Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung tatsächlich aus der NTCS FIBU zugewiesen werden.

Es handelt sich hier betreffend Punkt 1. und 2. nur um die Anbindung an die FIBU. Über FIBU-Stammdaten in der konkreten FIBU (WJ-Beginn, WJ-Ende) wird bei der jeweiligen LEA-Funktion ermittelt, welche der vorhandenen Finanzbuchhaltungen tatsächlich die für das Wirtschaftsjahr passende FIBU ist. Nur bei Punkt 3. werden die Konten der "aktuellen" FIBU herangezogen.

Aktuelle KORE

Hinterlegung der aktuellen Kostenrechnung - alle anderen Pakete greifen auf diese KORE und deren Stammdaten zu.
Die Stammdaten der jeweils aktuellen KORE (Kostenstellen, Kostenträger …) werden dann zum Beispiel in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden.

Achtung!

Im Zuge der Jahresübernahme wird, wenn keine Kostentypenfindung eingerichtet ist, automatisch die neue Kore als aktuelle Kore gesetzt. Ist eine Kostentypenfindung vorhanden, muss ab dem Zeitpunkt, auf dem die anderen Pakete auf das neue Jahr zugreifen sollen, das Feld "Aktuelle Kore" manuell eingestellt werden.

Bei der ersten Übernahme und Umlage des neuen KORE Jahres, wird bei der neuen Kore automatisch das Häkchen "aktuelle Kore" gesetzt. In der Logdatei scheint dazu ein Hinweis auf.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

In diesem Feld muss eine KORE ausgewählt werden, wenn die LEA mit KORE-Anbindung geführt wird. Über diese Verknüpfung holt sich das Programm die Informationen, die für einen korrekten Ablauf der KORE-Verbuchung benötigt werden (siehe Themen LEA-KORE-Anbindung (aufwandseitig) und LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig)).

Ist eigene Firma

Mithilfe dieses Feldes wird bei einem Steuerberater unterschieden, ob es sich um die eigene Firma oder um die Firma eines Klienten handelt.

Bei Wirtschaftskunden, die mehrere Firmen führen, empfehlen wir alle Firmen als eigene Firmen zu kennzeichnen.

Dieses Feld hat z. B. Auswirkungen beim Import der Personenkonten in die NTCS (siehe FIBU aus BMD 5.5 erzeugen) und im CRM.

Besonderheiten dieses Feldes in der Lohnverrechnung

Hinweis

Wenn bei der Übernahme aus BMD 5.5 Lohn die Meldung kommt "Achtung! Übernahme der eigenen Firma - Es werden die Personen (CRM) mit den BMD 5.5 Daten ...", dann ist die Firma oder eine zu übernehmende Firma der Firmengruppe als Ist eigene Firma gekennzeichnet. Die Übernahme kann nicht fortgesetzt werden. Setzen Sie sich mit dem LOHN Support in Verbindung. Diese Meldung kommt auch dann, wenn bei keiner einzigen Firma in der Datenbank dieses Kennzeichen hinterlegt worden ist.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Mit diesem Kennzeichen ist jede eigene Firma zu versehen, welche als Verrechnungsfirma geführt wird. Damit können unter dieser Firma LEA Stammdaten und LEA Parameter gesetzt werden.

Besonderheiten dieses Feldes für BMDGhost

BMDGhost: Nur Firmen, bei denen sowohl dieses Feld als auch das Feld Databox auslesen aktiviert ist, werden für die FinanzOnline-Abfragen "Databox" und "Vollmachten" herangezogen. Standardmäßig ist dieses Feld aktiv.

Besonderheiten dieses Feldes für Compass-Realtime und -Finance

Nur Firmen, bei denen dieses Feld aktiviert ist, werden für das Monitoring berücksichtigt.
Bei der Isolvenzprüfung wird dieses Feld für die Differenzierung zwischen eigenen Firmen und Mandantenfirmen benötigt.

Besonderheiten dieses Feldes für die Aufgaben-Synchronisierung

Wenn Sie Aufgaben synchronisieren wollen, müssen Sie auf allen eigenen Firmen dieses Feld setzen. Nur dann werden die Aufgaben nach Exchange bzw. Outlook synchronisiert. Allgemeine Informationen zur Synchronisation erhalten Sie in der Dokumentation Synchronisation CRM.

STB-Firma

Hinterlegung der eigenen Firma, welche die steuerliche Vertretung für den Klienten hat. Diese Angabe ist für die UVA von Bedeutung, wenn Sie Steuerberater sind und für Ihre Klienten UVAs abgeben. Die UVA wird damit mit der Steuernummer des Steuerberaters abgegeben.

Hinweis

Beachten Sie folgenden Hinweis, wenn Sie eine Firmengruppe verwenden und das Update von Person auf Firma aktiviert ist:

Personenerfassung NICHT unter Hauptfirma: Ist am Kundenstamm im Feld "STB-Firma" ein Eintrag vorhanden, wird dieser auf die Mandantenfirma ins gleichnamige Feld upgedatet.
Ist am Kunden keine STB-Firma eingetragen, wird das Feld am Firmenstamm durch das Update automatisch mit jener Firma befüllt, unter der der Kunde angelegt ist.
Personenerfassung unter Hauptfirma: Ein Update der STB-Firma erfolgt nur, wenn das Feld am Kundenstamm befüllt ist. Es erfolgt kein Rückfall auf die Firma, unter der der Kunde angelegt ist.

Hinweis

Wenn bei der manuellen Neuanlage (F5) einer Firma im Feld "STB-Firma" eine Firmennummer eingegeben wird, erfolgt eine Prüfung, ob es in der eigenen Firma/Firmengruppe zu der Firmennummer der Neuanlage eine passende Kundennummer gibt. Im Anschluss erhalten Sie, je nach Prüfergebnis, eine entsprechende Meldung, in der Sie auf die korrekte Vorgehensweise zur Erstellung einer Mandantenfirma hingewiesen werden.

Beispiel: Ihre eigene Firma ist jene mit der Firmennummer 1. Sie starten die manuelle Neuanlage einer Firma und vergeben für diese Firma die Nummer 200100. Wenn Sie bei dieser Neuanlage zusätzlich im Feld "STB-Firma" eine zuständige Firma auswählen, wird im Kundenstamm Ihrer Firma (Firma 1) nach Kunden mit der Nummer 200100 gesucht.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Diese Angabe ist für die UVA von Bedeutung, wenn Sie Steuerberater sind und für Ihre Klienten UVAs abgeben. Die UVA wird damit mit der Steuernummer des Steuerberaters abgegeben.

Rechtsform

Die Rechtsform ist zwingend für elektronische Bilanzen zu erfassen. Außerdem hat die Rechtsform Bedeutung für die automatische Gewinnverbuchung, da die Konten für die Gewinn-/Verlustverbuchung je Rechtsform hinterlegt sind.

Größenklasse

Größe der Kapitalgesellschaft lt. § 221 UGB für die Einordnung zur Offenlegung beim Firmenbuch. Die Größenklasse ist für Kapitalgesellschaften und GmbH & Co KGs eine Pflichtangabe für den elektronischen Firmenbuchabschluss.

Anzahl Arbeiter

Anzahl der Arbeiter. Diese Angaben werden im Paket BILANZ für die Firmenbuchoffenlegung benötigt.

Dieses Feld wird in Kombination mit dem Feld Anzahl Angestellte verwendet. Seit WJ-Beginn 1.1.2016 wird dieses Feld nur mehr für die Firmenbuchoffenlegung bzw. den Anhang von mittelgroßen und großen Gesellschaften benötigt. Kleine und Kleinstgesellschaften müssen nicht zwischen Angestellten und Arbeitern unterscheiden und können die Summe der Arbeitnehmer angeben. Diese wird im Feld Arbeitnehmer - Köpfe gespeichert.

Anzahl Angestellte

Anzahl der Angestellten. Diese Angaben werden im Paket BILANZ für die Firmenbuchoffenlegung benötigt.

Dieses Feld wird in Kombination mit dem Feld Anzahl Arbeiter verwendet. Seit WJ-Beginn 1.1.2016 wird dieses Feld nur mehr für die Firmenbuchoffenlegung bzw. den Anhang von mittelgroßen und großen Gesellschaften benötigt. Kleine und Kleinstgesellschaften müssen nicht zwischen Angestellten und Arbeitern unterscheiden und können die Summe der Arbeitnehmer angeben. Diese wird im Feld Arbeitnehmer - Köpfe gespeichert.

Betriebsgründung

Datum der Betriebsgründung

Felder Firmen

In der Combobox auf der linken Seite können Sie auswählen, ob alle Firmen oder nur Firmen mit einer Buchhaltung angezeigt werden sollen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Mandantenarchiv erstellen	Mit dieser Funktion können Sie ein Mandantenarchiv anlegen.
Konsolidierungskreise	Hier können Konsolidierungskreise zur Anlage von IC-Codes definiert werden.
Datenschutzverzeichnis	Mit dieser Funktion können Sie ins Datenschutzverzeichnis (DSGVO) wechseln.
Währung umstellen	Mit dieser Funktion können Sie die Währung der Firma umstellen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die angeführten Punkte.

Ansicht
Temporäre Firmen anzeigen	Mit dieser Funktion können Sie temporäre Firmen ein- bzw. ausblenden.
Firmen mit Datenschutzverzeichnis	Mit dieser Funktion können Sie Firmen mit Datenschutzverzeichnis ein- bzw. ausblenden.
Aktive anzeigen	Hier haben Sie die Möglichkeit, auf aktive Firmen umzuschalten.
Inaktive anzeigen	Hier haben Sie die Möglichkeit, auf inaktive Firmen umzuschalten.
Alle anzeigen	Hier haben Sie die Möglichkeit, auf aktive und inaktive Firmen umzuschalten.

Extras
Firmen Vorjahre	Wechselt zu den jahresbezogen gespeicherten Firmenstammdaten der markierten Firma. Diese sind vor allem für Finanzbuchhaltung und Bilanzierung von Bedeutung. (Verwaltung Firmenwerte).
Filialen	Mit dieser Funktion wird das Fenster der Filialen für diese Firma geöffnet.
Firmen-Statistikgruppen	Hier können Sie auf die Firmen-Statistikgruppen umschalten.
Start Finmatics-Abgleich	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, eine Datensynchronisation von BMD zu Finmatics durchzuführen. Abgeglichen werden Sachkonten, Personenkonten, Buchungssymbole, Buchungen, Konditionen der Geschäftspartner, Kostenstellen und Kostenträger sowie Abteilungen, Geschäftsbereiche und Dimension.
Testfirma erstellen	Mit dieser Funktion können Sie eine Testfirma für FIBU, KORE und Lohn erstellen. Diese Firma wird automatisch als Testfirma gekennzeichnet.

1.1.1. Firma aus Kunde erstellen

Unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Schaltfläche "Firma aus Kunde erstellen" kann aus einem Kundenkonto eine Firma entstehen.
Dabei werden alle Kunden der eigenen Firma aufgelistet.

Dies ist vor allem für Steuerberater interessant, da die Klienten automatisch als Firma angelegt werden können.
Informationen wie der Firmenname, die Steuernummer, … werden übernommen. Das Steuerberaterkennzeichen und auch das Feld Entspricht Firma auf den Kundenkonten werden automatisch gesetzt. (Damit besteht auch eine eindeutige Verknüpfung zwischen Kundenkonto und Firma.)

Auch Änderungen, die im CRM auf der Person durchgeführt werden, können mittels Einstellung eines Parameters (CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Update von Person auf Firma auf "JA") auf die Firma durchgeschrieben werden. Standardmäßig ist diese Einstellung auf "Ja" gesetzt.

Die dazugehörige FIBU wird danach entweder händisch angelegt oder aus BMD 5.5 erzeugt (siehe nächster Punkt).

Hinweis

Wird zuerst die Firma angelegt, jedoch nicht über die Funktion "Firma aus Kunde erstellen", und im Anschluss wird die Person im CRM mit Entspricht Firma angelegt, so beachten Sie, dass nicht alle hinterlegten Werte (wie z. B. Steuernummer und Finanzamt) aus der Firma auf die Person übertragen werden!

1.1.2. Betriebsprüfer-Modus

Auf der Firma kann ein Betriebsprüfer-Modus für die jeweilige Firma aktiviert werden. Es wird dabei ein eigener Benutzer für den Betriebsprüfer erstellt, welcher automatisch alle notwendigen Funktionsberechtigungen, Firmenberechtigungen und Datenbesitzergruppen zugeordnet bekommt.

Eine genaue Beschreibung zur Anlage finden Sie unter der CRM in der Dokumentation Betriebsprüfer-Modus.

1.1.3. Datenbesitzer auf der Firma

Wird auf der Firma ein Datenbesitzer hinterlegt, so beachten Sie in diesem Zusammenhang Folgendes:

Steuerberater

Wird auf der eigenen Firma des Steuerberaters ein Datenbesitzer für Ansehen hinterlegt, so ist keine UVA-Erstellung und Abgabe für Klienten-FIBUs möglich. Im Regelfall wird der Datenbesitzer für Ansehen Vorschlag am Kunden (CRM) hinterlegt.

Ist der Steuerberater ein Cloud-Anbieter so ist der Datenbesitzer auf der Firma ein Pflichtfeld und muss zwingend gesetzt werden. Weitere Informationen zur Cloud finden Sie in der Dokumentation für Cloud-Kunden.

Wirtschaftskunden

Bei Wirtschaftskunden wird dann ein Datenbesitzer hinterlegt, wenn bestimmte Firmen für bestimmte Mitarbeiter/innen verborgen bleiben sollte. Ansonsten gibt es bei Wirtschaftskunden in Bezug auf Datenbesitzer auf der Firma keine Einschränkungen.

1.2. FIBU-Mandanten anlegen

Bisher wurde nur die Firma angelegt, nun müssen Sie die Mandantenanlage durchführen:

Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → rechtes Fenster (dazugehörige Buchhaltungen) → rechte Maustaste → Neu

Firma	Die Firmennummer wird bei der Neuanlage bereits vorgeschlagen.
FIBU-Jahr	Hier wird das betreffende Buchungsjahr eingegeben. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr empfehlen wir das Jahr einzugeben, in welchem das Wirtschaftsjahr endet.
FIBU-Unternummer	In der Regel wird pro Firma nur eine FIBU angelegt. Ausnahmen können beispielsweise folgende sein: Buchhaltungen für Vermietungen und Verpachtungen, die dieselbe Steuernummer wie die Hauptbuchhaltung verwenden oder kalkulatorische Buchhaltungen für die Kostenrechnung. Überlegen Sie vor der Anlage genau, welche FIBU-Unternummer Sie für die Buchhaltung verwenden möchten, da eine nachträgliche Änderung nicht möglich ist. Wichtig: Die FIBU-Unternummer muss kleiner als 50 sein.

Ein neues Jahr einer FIBU darf nicht mit rechter Maustaste/Neu angelegt werden, sondern nur mittels Jahresübernahme FIBU.

Im Zuge einer Neuanlage einer FIBU (oder mittels einer Jahresübernahme) werden die Planungsobjekte für das Klientenmonitoring angelegt. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Klientenmonitoring.

Um die FIBU-relevanten Felder einzublenden, wählen Sie rechte Maustaste → Feldauswahl → Laden → FIBU-STANDARD

FIBU Standardfelder Fibu

FIBU-Name

Bezeichnung der FIBU, z. B. Finanzbuchhaltung 2019/01. Wird automatisch vorgeschlagen (Firmenname+FIBU-Jahr+FIBU-Unternummer), kann jedoch auch abgeändert werden.

WJ-Beginn

Bitte geben Sie hier den Beginn des Wirtschaftsjahres der FIBU bekannt. WJ-Beginn und WJ-Ende umfassen maximal 12 Monate (u. a. wichtig für die Kolonnenüberschriften in Auswertungen).

Wird als Wirtschaftsjahr-Beginn z. B. der 01.04.2019 eingetragen, wird automatisch der 31.3.2020 als WJ-Ende vorgeschlagen. Existiert bei der Neuanlage einer FIBU eine VJ-FIBU (Jahr -1 und gleiche Unternummer), dann wird als WJ-Beginn der neuen FIBU automatisch das WJ-Ende der VJ FIBU +1 Tag übernommen. Existiert keine VJ-FIBU, jedoch dafür eine FJ-FIBU (Jahr +1 und gleiche Unternummer), dann wird als WJ-Beginn der WJ-Beginn der FJ-FIBU -1Jahr übernommen.

WJ-Ende

Bitte geben Sie hier das Ende des Wirtschaftsjahres der FIBU bekannt. WJ-Beginn und WJ-Ende umfassen maximal 12 Monate (u. a. wichtig für die Kolonnenüberschriften in den Auswertungen).

Wird als Wirtschaftsjahr-Beginn z. B. der 01.04.2019 eingegeben, wird automatisch der 31.03.2020 als WJ-Ende vorgeschlagen.

Grundwährung

Normalerweise ist der Euro die Grundwährung einer Buchhaltung.

Die Grundwährung ist ein Pflichtfeld:

Dieses Feld ist vor allem für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen wichtig (€)! Die Grundwährung hat z. B. im Wareneingangsbuch Vorrang gegenüber der hinterlegten Kursdatei.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen mit Fremdwährung.

Firmen-Nr Standardkontenrahmen

Wir empfehlen Ihnen, bei jeder FIBU den BMD Standardkontenrahmen oder einen Kanzleikontenrahmen zu hinterlegen. Dazu müssen die Felder FIBU-Nr Standardkontenrahmen und "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" befüttert werden.

Aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden. (Auch ausgewählte Konten können später übernommen werden.)

Die Firmennummer des Standardkontenrahmens, der von BMD ausgeliefert wird, ist 100, die FIBU-Nummer 2200. Wird bei "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" 100 erfasst, wird bei der "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" gleich die jüngste FIBU vorgeschlagen (2200/01).

Achtung!

Wird ein Standardkontenrahmen im Nachhinein bei einer FIBU eingetragen und Sie wählen in einem der Stammdatenpunkte Standardkontenrahmen übernehmen, werden die Daten der FIBU überschrieben!

Wird eine neue FIBU angelegt, ohne dass ein neuer Standardkontenrahmen hinterlegt wurde, erscheint folgende Meldung:

Wir empfehlen Ihnen aus Gründen der Arbeitsersparnis und Fehlervermeidung, einen Standardkontenrahmen zu hinterlegen.

FIBU-Nr Standardkontenrahmen

Wir empfehlen Ihnen, bei jeder FIBU den BMD Standardkontenrahmen oder einen Kanzleikontenrahmen zu hinterlegen. Dazu müssen die Felder "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" und Firmen-Nr Standardkontenrahmen befüttert werden.

Aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden.

(Auch ausgewählte Konten können später übernommen werden.)

Wurden bei der Neuanlage einer FIBU "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" und Firmen-Nr Standardkontenrahmen bekanntgegeben, so werden sämtliche Stammdaten (wie Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten/-varianten und Buchungssymbole) automatisch aus dem hinterlegten Kontenrahmen übernommen.

Achtung!
Wird ein Standardkontenrahmen im Nachhinein bei einer FIBU eingetragen und Sie wählen in einem der Stammdatenpunkte Standardkontenrahmen übernehmen, werden die Daten der FIBU, je nach Auswahl ("nur Neuanlagen", "Nur unbebuchte" oder "Alle übernehmen") überschrieben!

Genauere Informationen dazu entnehmen Sie bitte aus der Dokumentation Fixkonten bzw. Steuerkonten.

Wird eine neue FIBU angelegt, ohne dass ein Standardkontenrahmen hinterlegt wurde, erscheint folgende Meldung:

Wir empfehlen Ihnen, aus Gründen der Arbeitsersparnis und Fehlervermeidung, einen Standardkontenrahmen zu hinterlegen.

Firmen-Nr Vorjahr

Hinterlegung der Vorjahres-Firmennummer (und der entsprechenden FIBU-Nummer, z. B. 201801), um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Im Zuge der NTCS Jahresübernahme werden diese Felder automatisch befüllt. Bei der Neuanlage einer FIBU wird dieses Feld dann automatisch befüllt, wenn eine FIBU bereits mit gleicher Unternummer, gleichem Wirtschaftsjahr und einem Jahr zuvor existiert.

Besonderheiten dieses Feldes im Paket CTR

Voraussetzung, um auf Vorjahreswerte zugreifen zu können (Hochrechnungen).

FIBU-Nr Vorjahr

Hinterlegung der Vorjahres-Buchhaltung (und der entsprechenden Firmennummer), um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Im Zuge der NTCS Jahresübernahme werden diese Felder automatisch befüllt. Bei einer Neuanlage einer FIBU wird diese Feld dann automatisch befüllt, wenn eine FIBU bereits mit gleicher Unternummer, gleichem Wirtschaftsjahr und einem Jahr zuvor existiert.

Besonderheiten dieses Feldes im Paket CTR

Voraussetzung, um auf Vorjahreswerte zugreifen zu können (Hochrechnungen).

Firmen-Nr Folgejahr

Hinterlegung der Firmennummer des Folgejahres. Siehe auch FIBU-Nr Folgejahr. Bei einer Neuanlage einer FIBU wird dieses Feld dann automatisch befüllt, wenn eine FIBU bereits mit gleicher Unternummer, gleichem Wirtschaftsjahr und einem Jahr später existiert.

FIBU-Nr Folgejahr

Hinterlegung der Buchhaltung des Folgejahres. Siehe auch Firmen-Nr Folgejahr. Bei einer Neuanlage einer FIBU wird dieses Feld dann automatisch befüllt, wenn eine FIBU bereits mit gleicher Unternummer, gleichem Wirtschaftsjahr und einem Jahr später existiert.

USt Ist/Soll

Mithilfe dieser Einstellung kann der Zeitpunkt der Versteuerung festgelegt werden (Fälligkeit der Steuer bei Rechnungslegung oder bei Zahlungseingang). Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur Ist-Besteuerung.

Achtung!

Im Feld "USt Ist/Soll" geht es um den Zeitpunkt, zu dem die Steuern fällig werden. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den Zeitpunkt, zu dem die Rechnungen erfolgswirksam werden!

Wird in einer bereits bebuchten Buchhaltung diese Versteuerungsart geändert, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:

Bei Firmensitz Deutschland ist die Ist-Besteuerung nur bei der Umsatzsteuer und nicht bei der Vorsteuer gültig.

UVA-Abgabezeitraum

Hier wird eingestellt, ob die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich bzw. ob für diese FIBU keine UVA abgegeben werden soll.

Es erfolgt eine Prüfung, ob der Zeitraum für das jeweilige Land verwendet werden darf. Wenn der Firmensitz Schweiz ist, dürfen die Einstellungen "monatlich", "vierteljährlich" oder "halbjährlich" verwendet werden. Ansonsten sind die Einstellungen "monatlich" oder "vierteljährlich" möglich. Dasselbe gilt für FIBU Filialen.

Wird dieser UVA-Abgabezeitraum geändert, so gibt es eine Prüfung, ob bereits eine UVA-XML für diese Buchhaltung erstellt wurde:

Auch der Zeitraum für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung richtet sich nach dem Zeitraum, für den die UVA erstellt wird.

Kammerumlage

Kennzeichen, ob die FIBU KU-pflichtig ist, die Standardeinstellung ist "Ja".
Eine Verpflichtung zum Abführen der Kammerumlage besteht dann, wenn Sie die vorgegebene Umsatzgrenze überschreiten.

Ist dieses Feld auf "Nein" gestellt, werden Sie beim Versuch, die Kammerumlagenberechnung zu drucken, darauf hingewiesen:

Unechte Steuerbefreiung

Wenn dieses Feld auf "Ja" gesetzt ist, darf keine Steuer berechnet werden, egal wie die Konten angelegt sind. Dieses Kennzeichen wird für die Bruttomethode bzw. die Kleinunternehmerregelung benötigt.

Es kann nur mit den Steuercodes gebucht werden, welche dafür gekennzeichnet sind. Ansonsten erhalten Sie die Meldung, dass dieser Steuercode bei unechter Steuerbefreiung nicht verwendet werden darf.

Sobald das Kennzeichen für die unechte Steuerbefreiung hinterlegt ist, ist eine nachträgliche Kürzung der Vorsteuer nicht mehr möglich.

Fremdwährungskonten

Wenn Konten in Fremdwährung geführt werden, muss dieses Feld aktiviert werden. Das Fremdwährungspaket ist nicht im FIBU Basis-Paket enthalten.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Fremdwährung.

Kurstabellennummer

Hier kann die Kurstabelle hinterlegt werden, mit der in der NTCS gearbeitet wird. Die Standardkurstabelle trägt die Nummer 0.

Bei Neuanlage einer FIBU wird die bei der Firma hinterlegte Kurstabelle vorgeschlagen.
Wenn Sie mit Fremdwährungen buchen möchten, finden Sie Informationen dazu unter dem Punkt Buchen mit Fremdwährung.

FIBU Filiale

FIBU-Filialen werden benötigt, wenn Sie außerhalb des Firmensitzlandes verpflichtet sind, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben (z. B. Abgabe einer UVA in Österreich und in Deutschland). Weiters kann die FIBU Filiale auch dann verwendet werden, wenn innerhalb eines Landes getrennte Auswertungen durchgeführt werden sollten.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt FIBU-Filialen.

Mit Filiale wird auch gebucht, wenn Sie über OSS (One-Stop-Shop) die Umsatzsteuer für Ihre Versandhandelsumsätze und Dienstleistungen innerhalb der EU erklären und bezahlen. OSS kann ab 01.07.2021 verwendet werden. Nähere Informationen finden Sie unter One-Stop-Shop (OSS).

E/A-Rechner-Automatik

Hier kann hinterlegt werden, ob die Einnahmen-/Ausgabenrechnerautomatik für Kunden und/oder Lieferanten verwendet werden soll.

Wird hier eine Einstellung getroffen, so wird die hinterlegte Gewinnermittlungsart geprüft und gegebenenfalls eine Meldung ausgegeben:

Nähere Informationen dazu finden Sie unter E/A-Rechner mit offenen Posten.

Achtung!

Bei der E/A-Rechner-Automatik geht es um den Zeitpunkt, zu dem Ein- und Ausgangsrechnungen erfolgswirksam werden. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den Zeitpunkt, zu dem die Steuern fällig werden!

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen dafür zur Verfügung:

Nachträgliche Umbuchung, bei Kunden und Lieferanten (Umbuchung erfolgt zum Monatsende)
Sofortige Umbuchung, bei Kunden und Lieferanten
Sofortige Umbuchung, nur bei Kunden
Sofortige Umbuchung, nur Lieferanten

Konsolidierungs-Kz

Dieses Kennzeichen gibt an, ob es sich bei dieser FIBU um eine Konsolidierungs-FIBU handelt.

Es gibt verschiedene Arten der Konsolidierung in der Finanzbuchhaltung:

UVA-Konsolidierung: Details entnehmen Sie bitte der Dokumentation Umsatzsteuervoranmeldung und dem dazugehörigen Lernvideo UVA-Konsolidierung.
UVA-Konsolidierung Organschaft: Grundsätzlich wie UVA-Konsolidierung, aber mit dem Unterschied, dass die Kammerumlage für jede der konsolidierten FIBUs einzeln berechnet wird.
FIBU-Konsolidierung: Details entnehmen Sie bitte der Dokumentation Konsolidierung.
Auswertungskonsolidierung: Wird dieses Kennzeichen gesetzt, dann können in einzelnen Programmen FIBU-übergreifende Daten verarbeitet werden (z. B. Zahlungsverkehr).

Eine konsolidierte FIBU kann unter einer neuen leeren Firma oder auch unter einer bestehenden Firma angelegt werden.

Sind in einer FIBU-Konsolidierung bereits Buchungen vorhanden, dann darf das Konsolidierungs-Kz am FIBU-Stamm nicht auf UVA-Konsolidierung oder UVA-Konsolidierung Organschaft umgestellt werden. Sie erhalten eine entsprechende Hinweismeldung:

Das Feld ist allerdings inaktiv, wenn das Konsolidierungskennzeichen bis jetzt nicht gesetzt war und Buchungen vorhanden sind.

Sperre bis Periode

Über dieses Feld kann verhindert werden, dass in der Buchhaltung bis zu der eingegebenen Periode gebucht wird.

Nach Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie den gemeldeten Monat sperren lassen. Dazu gibt es im Programm für die UVA-Erstellung die Einstellungsmöglichkeit, ob nach der XML-Dateierstellung die Sperre gesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur UVA.

Wird hier ein Monat eingegeben, in dem noch offene Buchungskreise vorhanden sind, erfolgt eine Abfrage, ob diese geschlossen werden sollen.

Wurde bei Ihnen der Parameter unter UVA und Meldungen → Umsatzsteuervoranmeldung → Einstellungen für UVA/Meldungen → Allgemein → Journalisieren durchführen auf "Ja" gesetzt, so erhalten Sie im Anschluss eine weitere Abfrage, ob diese Buchungskreise journalisiert werden sollen.

Journalisierte Buchungen sind endgültig festgeschrieben. Genauere Informationen zum Journalisieren von Buchungen finden Sie in der Dokumentation "Buchen" unter dem Punkt Funktionen zur Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Buchaltung (GoB).

Beim Setzen der "Sperre bis Periode" wird geprüft, ob noch in einer Periode gebucht wird, welche gesperrt werden sollte. Ist das der Fall, so erhalten Sie einen Hinweis, welcher Buchungskreis noch in Verwendung ist. Die Sperre wird nicht gesetzt.

Weiters ist es nicht möglich, eine Buchung zu erfassen. Sobald Sie ins Programm "Buchen" einsteigen, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Wird der Wert in diesem Feld geändert oder gelöscht, dann wird gleichzeitig der Eintrag im Feld Letzter UVA-Monat entsprechend geändert bzw. gelöscht.

Der Abgleich dieser beiden Felder erfolgt nur dann, wenn

der neue Wert niedriger als der bisher gespeicherte Wert ist,
der Monat im Feld "Sperre bis Periode" dem letzten UVA-Monat entspricht und
die Periodensperre automatisch durch den entsprechenden Parameter in der UVA gesetzt wird.

BilanzBuchen-Sperre bis Periode

Über dieses Feld kann verhindert werden, dass in der Buchhaltung bis zur eingegebenen Periode Bilanzbuchungen durchgeführt werden. Nach Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie diese Bilanz-Periode sperren lassen. Dazu gibt es im Programm für die UVA-Erstellung die Einstellungsmöglichkeit, ob nach der XML-Dateierstellung die Sperre gesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur UVA.

Wird hier ein Monat eingegeben, in dem noch offene Buchungskreise vorhanden sind, erfolgt eine Abfrage, ob diese geschlossen werden sollen.

Das Feld wird automatisch auf Monat 12 gestellt, wenn Sie in der Bilanz ein Projekt abschließen. Dabei wird auch das Feld Jahresabschluss gesperrt auf "Ja" gesetzt. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Paket BILANZ.

Weiters ist es nicht möglich, eine Buchung zu erfassen. Sobald Sie ins Buchen einsteigen, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Firmen-Nr KORE

Wenn Sie eine Kostenrechnung zu dieser FIBU führen möchten, tragen Sie hier die Firmennummer der Kostenrechnung ein.

Wird nachträglich die KORE bei der FIBU hinterlegt, erfolgt nach Bestätigung dieser Meldung automatisch die KORE-FIBU-Zuordnung:

KORE-Nr

Die ersten 4 Stellen beschreiben das Jahr, die nächsten 2 Stellen die KORE-Unternummer. Wenn Sie eine Kostenrechnung zu dieser FIBU führen möchten, tragen Sie hier das jeweilige Jahr der Kostenrechnung mit der dazugehörigen Unternummer ein.

Wird nachträglich die KORE bei der FIBU hinterlegt, erfolgt nach Bestätigung dieser Meldung automatisch die KORE-FIBU-Zuordnung:

KORE-Buchungsart

Hinterlegung der Buchungsart, mit der die Buchungen der FIBU in die KORE übernommen werden sollen. Werden Buchungen mit einer eigenen Buchungsart in die KORE importiert, können sie über die Buchungsvarianten bei den Auswertungen entweder mitberücksichtigt oder ausgeschlossen werden. Wird als KORE-Buchungsart z. B. 1010 hinterlegt, werden lfd. Buchungen auf 1010 und alle Bilanzbuchungen auf die Buchungsart 2010 übernommen.

Achtung!

Voraussetzung für die Hinterlegung einer KORE-Buchungsart ist, dass zuvor die Nummer der Firma und der KORE hinterlegt wurde.

Anbu-Verbuchungsintervall

Wählen Sie hier aus, ob die Abschreibung aus der ANBU jährlich oder monatlich in die FIBU verbucht werden soll.

Sobald die ANBU einmal in die FIBU verbucht worden ist, kann diese Einstellung nicht mehr verändert werden.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Anlagenbuchhaltung.

→ Wird eine FIBU für eine Firma mit dem Land Österreich angelegt, wird der Wert "jährlich" vorgeschlagen.

→ Wird eine FIBU für eine Firma mit dem Land Tschechien oder Slowakei angelegt, wird der Wert "monatlich" vorgeschlagen.

Sobald die Einstellung auf "monatlich" geändert wird, wird auch das Feld Anlagensummen monatlich berechnen automatisch aktiviert.

Bei der Umstellung des ANBU-Verbuchungsintervalls auf "jährlich", wird das Feld Anlagensummen monatlich berechnen nicht geändert.

Anlagensummen monatlich berechnen

Angabe, ob bei der Berechnung der Anlagensummen je Sachkonto aus der Anlagenbuchhaltung die Summen für jede Periode einzeln berechnet und gespeichert werden sollen (z. B. für monatliche Geldflussrechnung).

Gewinnermittlungsart

Die Auswahlmöglichkeiten im Feld Gewinnermittlungsart richten sich nach dem Firmensitz.

Wenn der Firmensitz Deutschland, die E/A-Rechner-Automatik und die Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß $ 4 Absatz 3 ist, wird beim Buchen der Gewinn unter Berücksichtigung der Kontoart für Auswertung vom Sachkonto ermittelt und im Programm "Buchen" angezeigt.

Bei der Gewinn-/Verlustverbuchung wird auch der Gewinn mit Berücksichtigung der Auswertungskontoart ermittelt.

Einkunftsart

Einkunftsart (lt. BMDEinkunftsartType):

1 - Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft

2 - Einkünfte aus selbstständiger Arbeit

3 - Einkünfte aus Gewerbebetrieb

4 - Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

USt-Ermittlung

Folgende Hinterlegungen sind auf diesem Feld möglich:

USt-Nettosystem
USt-Bruttosystem

Dieses Feld steuert für die Steuererklärung (E1a), dass das Häkchen schon richtig bei Bruttosystem oder Nettosystem gesetzt ist.

Es hat keine Relevanz für die FIBU oder Bilanz.

Felder FIBU

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die FIBU-Neuanlage mit dem FIBU-Assistenten nur für das Land Österreich möglich ist.

Ein Standardkontenrahmen ist die Grundlage für eine Buchhaltung. Wird kein Standardkontenrahmen bei Anlage der Buchhaltung bekanntgegeben, erscheint folgender Hinweis:

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Feldbeschreibung des Kontorahmens.

Pro Firma und Jahr kann hier eine FIBU angelegt werden. Über weitere Unternummern können auch kalkulatorische FIBUs oder Hilfs-FIBUs angelegt werden. Felder, die für die Fibu relevant sind:

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Dazugehörige Buchhaltungen
Jahresübernahme	Jahresübernahme der Finanzbuchhaltung mit Übernahme der Konten, Gliederungen, Auswertungen und Berichte.
Import	Der Datenimport der Finanzbuchhaltung wird für den Datenaustausch zwischen Steuerberater und Klient zum Einspielen einer Sicherung, für in fremden Datenbanken enthaltene Finanzbuchhaltungen und für die Kommunikation mit dem BMD NTCS FIBU Support verwendet.
Export	Der Datenexport der Finanzbuchhaltung wird für den Datenaustausch zwischen Steuerberater und Klient als zusätzliche Sicherungsart, für in fremden Datenbanken enthaltene Finanzbuchhaltungen und für die Kommunikation mit dem BMD NTCS FIBU Support verwendet.

Konsolidierung

Über diese Funktion können Salden bzw. Buchungen (derzeit noch ohne Anlagenerfassung, Teilrechnungen) von mehreren Buchhaltungen konsolidiert werden. Weitere Infos entnehmen Sie der Dokumentation Konsolidierung.

FIBU-FIBU Zuordnung

Diese Zuordnung wird für die UVA-Konsolidierung bzw. Konsolidierung von Salden und Buchungen herangezogen.

Als aktuelle FIBU übernehmen

Diese Funktion dient zur nachträglichen Festlegung oder Änderung der aktuellen FIBU.

ANBU erzeugen

Dieser Schritt ist notwendig, um eine NTCS Anlagenbuchhaltung führen zu können. Die NTCS Anlagenbuchhaltung muss lizenziert sein. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn zu einer Firma bereits eine FIBU existiert.

FIBU von BMD 5.5 auf NTCS umstellen

Aus einer BMD 5.5 kann eine vollwertige NTCS Finanzbuchhaltung erzeugt werden. Es werden dabei die gesamten Journaldaten übernommen. In BMD 5.5 kann dann nicht mehr gebucht werden. Es muss eine NTCS FIBU Lizenz bestehen.

BMD 5.5 Übernahme rücksetzen

Wenn irrtümlich eine BMD 5.5 FIBU in die NTCS übernommen wurde, kann der Vorgang mit dieser Funktion zurückgesetzt werden. Es werden zum Beispiel die BMD 5.5 Journaldaten wieder gelöscht.

FIBU-Daten übernehmen

Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie mit einer Buchhaltung BMD 5.5 im Hintergrund arbeiten. Es werden keine Personenkonten importiert.

FIBU löschen

Achtung!

Die FIBU inklusive dazugehöriger Daten wie z. B. Stammdaten, Buchungen, ER-Kontrolle, Controllingdaten usw. wird gelöscht!

Zur Absicherung erscheint eine Abfrage, ob die FIBU tatsächlich gelöscht werden soll:

Wenn Sie das Löschen bestätigen, wird überprüft, ob folgende Daten vorhanden sind:

Buchungen und damit in Zusammenhang stehende Daten (z. B. Konten, Prozentsätze ...)
Daten in der ER-Kontrolle
Daten im Vorerfassen Buchungen
Budget/Controllingdaten
Bilanzierungsdaten (Bilanzauswertungen, Berichte, Bilanzumbuchungen, Spiegelwerte, Kontoaufgliederungen, Saldenbestätigungen, Gliederungstexte, Offenlegung, E-Bilanz, Drucklisten)
Dokumentenzuordnung

Sind derartige Daten vorhanden, werden Sie darauf hingewiesen.

Beim Löschen der FIBU wird geprüft, ob es sich um die eigene Firma handelt. In diesem Fall erhalten Sie folgende Meldung:

Wenn die letzte vorhandene FIBU einer Firma gelöscht wird, in der FIBU-Personenkonten vorhanden sind und kein CRM auf dieser Firma betrieben wird, erscheint eine Abfrage, ob die Personen im CRM gelöscht werden sollen:

Wird die letzte FIBU einer Firma gelöscht, bei welcher Teil-/Schlussrechnungsabläufe vorhanden sind, so kommt die Abfrage, ob die TR/SR-Abläufe und WWS-Rechnungsschemen gelöscht werden sollen:

Wird eine FIBU gelöscht, zu welcher eine Sicherung aufgrund eines fehlerhaften FIBU-Imports vorhanden ist, so erhalten Sie folgenden Hinweis:

Eine Wiederherstellung der Sicherung ist danach nicht mehr möglich.

Zusätzlich wird geprüft, ob noch Dokumente im FIBU Dokumentenpool oder in der Belegablage Databox vorhanden sind. Wenn noch Dokumente vorhanden sind, bekommen Sie eine Abfrage, ob die Dokumente gelöscht oder erhalten bleiben sollten.

Mit der Auswahl "Dokumente löschen" werden sowohl die FIBU als auch sämtliche zur FIBU gehörenden Dokumente gelöscht. Mit der Auswahl "Dokumente nicht löschen" bleiben die Dokumente im Pool erhalten.

Checklisten

Mit dieser Funktion können Sie Checklisten öffnen, den Fortschritt ansehen und Checklisten entfernen. Es kann auch eine Übersicht der Checklisten geöffnet werden.

Funktionen

Extras
Datenübernahme FIBU	Über diese Funktion ist es möglich, Datenübernahmen von diversen Fremdsystemen durchzuführen. Das jeweilige Makro für die Datenübernahme können Sie bei BMD erwerben. Die erstmalige Einrichtung wird seitens BMD durchgeführt.
Konten umspielen nach Datenübernahme	Mit dieser Funktion ist es möglich, nach Datenübernahmen aus Fremdprogrammen eine Kontenumstellung durchzuführen.
Nicht archivierte Dokumentenpooldokumente archivieren	Hier haben Sie die Möglichkeit, nicht archivierte Dokumentenpooldokumente, welche bei der Verbuchung nicht archiviert wurden, nachträglich zu archivieren.
Datenübermittlung euBP	Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist ein digitales Prüfverfahren in Deutschland . Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Daten aus der FIBU elektronisch zu erfassen und an die Rentenversicherung zu übermitteln.

Felder Fibu

1.2.1. Überlanges Geschäftsjahr

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass ein Geschäftsjahr mehr als 12 Monate beträgt (z. B. Liquidation, Neugründungen in der Schweiz ...). Für diesen Zweck gibt es die Möglichkeit, ein überlanges Geschäftsjahr zu definieren.

Dazu sind folgende Einstellungen notwendig:

Wird ein überlanges Geschäftsjahr angelegt, dauert das "normale" Wirtschaftsjahr trotzdem nur 12 Monate. Es wird auch nur in diesen Perioden vom "normalen" Wirtschaftsjahr gebucht.

Die Felder WJ-Beginn und WJ-Ende beinhalten wie bisher den Beginn des Wirtschaftsjahres und den Bilanzstichtag (12 Monate). Da eine FIBU in der NTCS maximal für 12 Monate geführt werden kann, muss in dem Fall eines überlangen Geschäftsjahres eine Jahresübernahme durchgeführt werden.

Bei der erforderlichen Jahresübernahme mit hinterlegtem, überlangem Geschäftsjahr wird der restliche Liquidationszeitraum in die Felder WJ-Beginn und WJ-Ende der Folge-FIBU, sowie in die Felder des überlangen Geschäftsjahres automatisch befüllt.

Liegt ein überlanges Geschäftsjahr vor, werden auch die GuV-Konten gegen das Eröffnungsbilanzkonto eröffnet. Somit beinhalten die EB-Werte der neu eröffneten FIBU die (Jahres-)Werte des Vorjahres (inkl. Aufwands- und Ertragskonten).

Grundsätzlich sollten diese Einstellung vor der erstmaligen Jahresübernahme getroffen werden. Wurde jedoch die Jahresübernahme bereits durchgeführt und diese Einstellungen werden erst im Nachhinein vorgenommen, so beachten Sie, dass die Einstellungen von GJ-Beginn, GJ-Ende und überlanges Geschäftsjahr in beiden Buchhaltungen korrigiert werden müssen.

Beispiel

Annahme: Liquiditationszeitraum vom 1.1.2018 bis 31.03.2019

Erfassung der Daten 2018:

In dieser FIBU werden alle Buchungen, die den Zeitraum 01.01.2018 bis 31.12.2018 betreffen, gebucht.

Erfassung der Daten 2018 (werden durch die Jahresübernahme automatisch befüllt):

In dieser FIBU werden alle Buchungen, die den Zeitraum 01.01.2019 bis 31.03. 2019 betreffen, gebucht.

1.2.1.1. Bilanzstichtag abweichend Monatsletzter

Grundsätzlich kann der Bilanzstichtag jeder beliebige Tag im Jahr sein. Standardmäßig ist es aber fast immer ein Monatsletzter. In Ausnahmefällen kann der Bilanzstichtag unter dem Monat sein.

Wir empfehlen in diesem Fall dringend, den Bilanzstichtag auf den Monatsletzten verlegen zu lassen!

Falls das nicht bzw. erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich ist, gibt es die Möglichkeit, mittels überlangem Geschäftsjahr diesen abweichenden Bilanzstichtag wie in folgendem Beispiel abzubilden.

Beispiel

Annahme: Wirtschaftsjahr dauert von 16.10.2020 bis 15.10.2021

Erfassung der Daten:

Im FIBU-Stamm muss bei der Buchhaltung WJ-Beginn 16.10.2020 - WJ-Ende 30.09.2021 erfasst werden

Zusätzlich muss bei dieser Buchhaltung das überlange Geschäftsjahr mit folgenden Eingaben hinterlegt werden :

Das überlange Geschäftsjahr bewirkt, dass bei der Jahresübernahme eine Buchhaltung mit WJ-Beginn 01.10.2021 bis WJ-Ende 15.10.2021 angelegt wird und die EB auch bei den Erfolgskonten erfolgt. Sinnvoll ist hier die Buchhaltung mit der Unternummer 02 anzulegen, damit die Jahreszahlen dann auch zusammenpassen.

In dieser Buchhaltung werden dann alle Buchungen vom 01.10.2021 bis 15.10.2021 vorgenommen.

Anschließend wird eine Jahresübernahme durchgeführt, die ein weiteres mal zu einem WJ-Beginn 16.10.2021 bis WJ-Ende 30.09.2022 führt. Hier empfiehlt es sich wieder die Unternummer 01 zu verwenden. In diesem Jahr muss wieder das überlange Geschäftsjahr mit GJ-Beginn und GJ-Ende manuell hinterlegt werden.

Daraus ergeben sich folgende Punkte:

Ausdruck UVA: Die UVA vom Oktober 2021 wird in der Buchhaltung mit der FIBU-Nr 2022/01 gedruckt. Die UVA wird aufgrund der UVA-Periode aus dem laufenden und Vorjahr richtig zusammengefasst. Ein Nachbearbeiten der UVA-Werte ist in diesem Fall nicht notwendig.
GUV Gesamt: Die GUV für das Jahr 16.10.2020 bis 15.10.2021 kann in der Buchhaltung mit der FIBU-Nr 2021/02 gedruckt werden. Aufgrund der gesamten EB stehen auch die Werte aus dem Vorjahr (16.10.2020 bis 30.09.2021) zur Verfügung.

Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass diese Vorgehensweise im Vorfeld mit anderen Fachabteilungen (Bilanz, ANBU, Steuererklärungen ...) abzuklären ist.

1.2.2. Umstellung Wirtschaftsjahr - Kalenderjahr - Rumpfwirtschaftsjahr

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass ein Kalenderjahr auf ein abweichendes Wirtschaftsjahr oder auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr auf ein Kalenderjahr umgestellt werden muss.

Dazu wird ein Rumpfwirtschaftsjahr notwendig.

Auch bei einer Betriebsgründung kommt es vor, dass ein Wirtschaftsjahr weniger als 12 Monate umfasst. Auch hier wird auf ein Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr umgestellt.

Beispiel

Annahme: Kalenderjahr 01.01.2021 bis 31.12.2021 muss auf abweichendes Wirtschaftsjahr 01.04.2022 auf 31.03.2023 umgestellt werden.

Erfassung der Daten 2021 - Kalenderjahr 2021/01:

Im FIBU-Stamm muss bei der Buchhaltung 2021 WJ-Beginn 01.01.2021 - WJ-Ende 31.12.2021 erfasst werden.

In dieser FIBU werden alle Buchungen, die den Zeitraum 01.01.2021 bis 31.12.2021 betreffen, gebucht.

Jahresübernahme von FIBU 2021/01 auf FIBU 2022/01:

Erfassung der Daten 2022 - Rumpfwirtschaftsjahr FIBU 2022/01 müssen nach der Jahresübernahme korrigiert werden:

WJ-Beginn 01.01.2022 - WJ-Ende 31.03.2022

In dieser FIBU werden alle Buchungen, die den Zeitraum 01.01.2022 - 31.03.2022 betreffen, gebucht.

Jahresübernahme von FIBU 2022/01 auf FIBU 2022/02 (auch 2023/01 möglich):

Erfassung der Daten 2022 - abweichendes Wirtschaftsjahr wurde bereits bei der Jahresübernahme durch die Hinterlegung vom WJ-Ende in der FIBU 2022/01 richtig übernommen:

WJ-Beginn 01.04.2022 - WJ-Ende 31.03.2023

Ab diesem Zeitpunkt wurde vollständig auf ein abweichendes Wirtschaftsjahr umgestellt.

Ins Folgejahr kann nun wieder auf die FIBU-Unternummer 01 umgestellt werden.

1.2.3.FIBU Checkliste

Um Sie bei Ihren laufenden Aufgaben zu unterstützen, gibt es im Programm eine Standard-Checkliste für die FIBU. Diese fasst die vielen einzelnen Arbeitsschritte vom Beginn einer Buchhaltung bis hin zum Jahresabschluss in einem strukturierten Ablauf zusammen.

Diese Vorlage können Sie als Ihre eigene Checkliste übernehmen oder individuell auf Ihre betriebsinternen Abläufe anpassen.

Damit werden die Aufgaben je FIBU zentral dargestellt und können anhand eines Ablaufplans Schritt für Schritt erledigt werden. Die noch offenen Aufgaben werden übersichtlich dargestellt und können direkt aus der Checkliste gestartet werden.

Die Checkliste wird unter den Stammdaten in den Firmen- und FIBU-Stammdaten auf der FIBU mit der rechten Maustaste geöffnet: Checklisten → Checklisten öffnen → Checkliste → Neu.

Bei der Vorlage kann die FIBU Checkliste "Vorlage Monats-/Jahresablauf FIBU" ausgewählt und für das jeweilige Jahr/Monat angelegt werden.

Diese Liste wird dann in der FIBU am Feld "Checkliste" gespeichert.

Aus der Buchungsmaske kann die hinterlegte Checkliste mit einem Klick auf das Symbol

geöffnet und bearbeitet werden. Ist auf der FIBU keine Checkliste hinterlegt, so kann im Buchen über das Symbol

eine Checkliste angelegt werden.

Achtung!

Fehlt der Pfad für externe Dokumente, so erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Nachdem die Meldung mit "Ok" bestätigt wird, öffnet sich bereits das Parameterfenster (manuell aufrufbar unter: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Checkliste - Einstellungen), in welchem das "Verzeichnis für externe Dokumente" hinterlegt werden kann:

Genaue Informationen zur Vorlagengestaltung entnehmen Sie bitte der Dokumentation Checkliste - Vorlagengestaltung. Informationen zur Abarbeitung entnehmen Sie bitte der Dokumentation Checklisten abarbeiten.

1.2.4. Datenübernahme FIBU

Über Funktionen ist es möglich, Datenübernahmen von diversen Fremdsystemen durchzuführen. Das jeweilige Makro für die Datenübernahme können Sie bei BMD erwerben. Die erstmalige Einrichtung wird seitens BMD durchgeführt.

Datenübernahme-Modell	Im Datenübernahme-Modell legen Sie fest, um welche Übernahme es sich handelt.
Importverzeichnis	Im Importverzeichnis geben Sie den Pfad der Datei bekannt, welche importiert werden sollte. Mit F4 kann nach diesem Pfad gesucht werden.
Mandantennummer	Hier wird die Mandantennummer eingegeben, aus welchem Ordner die Daten aus dem Explorer übernommen werden sollen.
Firma	Firma, in welche die Daten importiert werden.
FIBU-Unternummer	auf welche FIBU-Unternummer soll importiert werden
Firmen-Nr Standardkontenrahmen	Aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen können Stammdaten ( Prozentsätze, Steuerkonten, Fixkonten ...) übernommen werden.
FIBU-Nr Standardkontenrahmen	Hier wird der Standardkontenrahmen ausgewählt, welcher für die Datenübernahme verwendet werden sollte.
Feldauswahl	Hier können Sie bestimmen, welche Felder vom Standardkontenrahmen übernommen werden sollen. Einen kurzen Ablauf zur Umstellung mit Feldauswahl finden Sie in der Dokumentation Kontenumstellung.
Feldauswahl 2	Hier können Sie eine 2. Feldauswahl definieren. Diese Feldauswahl wird dann herangezogen, wenn das Konto im Standard nicht gefunden wird.

Beim Verbuchen einer Datenübernahme wird geprüft, ob alle Konten vorhanden sind. Fehlen Konten, so wird ein Hinweis ausgegeben und die Konten können automatisch angelegt werden. Grundsätzlich werden Konten aus dem Standardkontenrahmen übernommen. Sind diese dort nicht vorhanden, dann werden die Konten mit der Bezeichnung "Autom. Kontenanlage" angelegt.

Datenübernahmemodell	Hier wird das Importmodell z. B. IGEL, RZL etc. hinterlegt.
Feldauswahl	Hier wird der Name der Feldauswahl hinterlegt, in welcher definiert wird, welche Werte vom Standardkontorahmen übernommen werden.
Feldauswahl 2	Hier wird der Name der Feldauswahl hinterlegt, in welcher definiert wird, welche Werte vom vorherigen Konto übernommen werden, wenn dieses Konto im Standardkontorahmen nicht vorhanden ist.
FIBU-Nr Standardkontenrahmen	Aus dem hinterlegten Standardkontorahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden.
FIBU-Unternummer	FIBU-Unternummer, in welche die Daten importiert werden.
Firma	Firma, in welche die Daten importiert werden.
Firmen-Nr Standardkontenrahmen	Aus dem hinterlegten Standardkontorahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden.
Importverzeichnis	Verzeichnis, in welchem die Daten gespeichert sind.
Mandantennummer	Hier wird die Mandantennummer eingegeben, aus welchem Ordner die Daten aus dem Explorer übernommen werden sollen.
USt Ist/Soll	Mithilfe dieser Einstellung kann der Zeitpunkt der Versteuerung festgelegt werden...

1.2.5. Konten umspielen nach Datenübernahme

Nach einer Datenübernahme von einem Fremdprogramm wird im Anschluss häufig eine Kontenumstellung durchgeführt. Dafür steht Ihnen unter "Funktionen" dieser Punkt zur Verfügung.

Firma	Firma, in welcher die Kontenumstellung durchgeführt wird.
FIBU	FIBU, in welcher die Kontenumstellung durchgeführt wird.
Kontengruppe	Wählen Sie hier, ob Sachkonten, Kunden oder Lieferanten umgestellt werden.
Von/Bis Konto-Nr	In diesen beiden Eingabefeldern wählen Sie den Kontobereich aus, der umgestellt werden soll. Wenn kein Konto eingetragen wird, werden alle Konten der ausgewählten Kontengruppe umgestellt.
Anzahl Vorjahre	Sollen die Konten auch in den hinterlegten Vorjahres-Buchhaltungen umgespielt werden, geben Sie hier an, wie viele Vorjahre mitumgestellt werden sollen.
KORE umstellen	In diesem Feld kann definiert werden, ob auch die Konten in der hinterlegten Kostenrechnung umgespielt werden sollen. Es ist nur aktiv, wenn bei der Finanzbuchhaltung eine Kostenrechnung hinterlegt ist. Auch die angegebenen Vorjahre werden in der Kostenrechnung umgestellt. Nach der Umstellung ist keine erneute Übernahme/Umlage nötig.
Standard Firma	Im Zuge der Kontenumstellung können Felder von Konten vom Standardkontenrahmen oder von einer anderen Buchhaltung übernommen werden. Geben Sie hier die Firmennummer bekannt, von der übernommen werden soll (der BMD Standardkontenrahmen trägt die Firmennummer 100). Wird kein Standardkontenrahmen und keine Feldbeschreibung angegeben, erfolgt keine Übernahme von Feldern. Bei Konten, die nicht im Standardkontenrahmen gefunden werden, werden die Werte vom vorhergehenden Konto - soweit dies die gleiche Kontoklasse besitzt - übernommen.
Standard-FIBU	Geben Sie hier die FIBU bekannt, von der übernommen werden soll.
Feldauswahl	Hier können Sie bestimmen, welche Felder vom Standardkontenrahmen übernommen werden sollen. Einen kurzen Ablauf zur Umstellung mit Feldauswahl finden Sie in der Dokumentation Kontenumstellung.
Feldauswahl 2	Hier können Sie eine 2. Feldauswahl definieren. Diese Feldauswahl wird dann herangezogen, wenn das Konto im Standard nicht gefunden wird.
Fix- u. Steuerkonten übernehmen	Hier können Sie entscheiden, ob Fix- und Steuerkonten laut Umstellungskonto oder aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden sollten. Erfolgt die Umstellung inkl. Vorjahre, dann werden auch die Fixkonten in den Vorjahren übernommen.

Nach Abschluss der Funktion "Konten umspielen nach Datenübernahme" werden die Konten-Gliederungen automatisch aus dem Standardkontenrahmen übernommen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
FIBU-Liste Gesamt	Mit dieser Funktion können Sie eine Liste mit allen Firmen- und FIBU-Daten aufrufen. Mittels der Combobox können Sie auswählen, ob Sie alle Firmen, Firmen mit FIBU oder Firmen ohne FIBU auflisten möchten. In dieser Liste finden Sie Informationen, ob beispielsweise Filialen, Fremdwährungen, eine 5.5 FIBU ... vorhanden sind.
Telebankingdateien einlesen	Mit dieser Funktion können Telebankingdateien eingelesen werden.

Extras
Firma aus Kunde erstellen	Mit diesem Befehl wird aus einer Person, die in der Hauptfirma angelegt ist, eine Firma erzeugt. Die Personennummer wird zur Firmennummer und die Stammdaten der Person werden in den Firmenstamm übernommen. Siehe Firma aus Kunde erstellen.
Firmen-/FIBU-Stammdaten prüfen	Bei der Prüfung der Firmen-/FIBU-Stammdaten werden folgende Einstellungen kontrolliert: Entspricht Firma: Es wird die Verknüpfung von den Kundenstammdaten zu einer Mandantenfirma geprüft. Diese Verbindung wird in den Kundenstammdaten über das Feld "entspricht Firma" hergestellt und kann dort entsprechend bearbeitet werden. Selbsteinreicher-Status: Die ausgewählte Einstellung des Feldes "Selbsteinreicher" in den Kundenstammdaten wird angezeigt. STB-Nummer: Es wird angezeigt, ob eine STB-Nummer (Steuerberater) im Kundenstamm und im Firmenstamm eingetragen wurde und wenn ja, welche. WP-Nummer: Hier wird angezeigt, ob eine WP-Nummer (Wirtschaftsprüfer) im Kundenstamm und im Firmenstamm eingetragen wurde und wenn ja, welche. Test Rechtsform: Es wird geprüft, welche Rechtsform in den Kundenstammdaten und welche in den Firmenstammdaten im Bilanzjahr und im Vorjahr eingetragen wurde. FIBU-Kette: Es wird geprüft, ob die zu der Mandantenfirma zugeordneten FIBUs Lücken oder Überschneidungen bei den Wirtschaftsjahren beinhalten. Betriebsadresse: Es wird geprüft, ob in den FIBU-Stammdaten eine Betriebsadresse eingetragen wurde. Genaue Informationen zu dieser Prüfung finden Sie im Dokument Prüfung der Firmenstammdaten.
Datenbesitzer Ansehen kontrollieren	Mit diesem Befehl wird geprüft, ob auf verschiedenen Datensätzen ein "Datenbesitzer für Ansehen" hinterlegt wurde. Wird die Funktion gestartet, kann auf FIBU, Firma und gewünschten Benutzer eingegrenzt werden. Überprüft werden Datenbesitzergruppen auf Konten und Buchungskreisen. Wurde eine Datenbesitzergruppe hinterlegt, für die der Benutzer nicht berechtigt ist, dann wird mit dieser Prüfung eine entsprechende Meldung angezeigt.
Info zu Firmengruppeneinstellungen	Mit dieser Funktion erhalten Sie einen Überblick darüber, wie die Einstellungen in der Firmengruppe getroffen worden sind.
Fibu archivieren	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, FIBU Tabellen von nicht mehr benötigten Fibus in eine Archivierungsdatenbank auszulagern. Voraussetzung dafür ist, dass eine Archivdatenbank angelegt und diese auf der eigenen Datenbank hinterlegt wird.
FIBU wiederherstellen	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, eine bereits archivierte FIBU aus der Archivierungsdatenbank wiederherzustellen.

2. Datenübermittlung euBP

2.1. Allgemeines

Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) werden Daten digital an die deutsche Rentenversicherung übermittelt.

Das Programm finden Sie unter Finanzbuchhaltung → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Extras → Datenübermittlung euBP (einblendbar über das Burgermenü).

2.2. Vorbereitung

Ist es nicht möglich ein Gegenkonto zu ermitteln (beispielsweise, wenn Buchungen aus einem Fremdsystem/Import stammen aufgrund einer Datenübernahme), so ist es notwendig, ein technisches Gegenkonto in den Fixkonten für die Übermittlung zu hinterlegen:

Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten:

Fehlt dieses technische Gegenkonto, so erhalten Sie die Meldung, dass ein technisches Gegenkonto in der FIBU angelegt sein muss:

2.3. Anlage einer Datenübermittlung euBP

Folgende Felder können Sie für eine neuen Datenübermittlung euBP anlegen:

Standardfelder Datenübermittlung euBP
Start-Fibu	Hinterlegen Sie in diesem Feld die FIBU, für welche die euBP durchgeführt werden sollte.
Grund der Datenübermittlung	Hinterlegen Sie hier den Grund für die Datenübermittlung: Prüfung Systemwechsel Dienstleisterwechsel
Verursacher	In diesem Feld wird die Betriebsnummer des Mandanten bzw. Klienten hinterlegt. Die Betriebsnummer besteht aus 8 Ziffern. Die ersten drei Stellen müssen entweder von 001 bis 099 oder größer 110 sein.
Abrechnungsstelle	Hier handelt es sich um die Betriebsnummer der meldenden Stelle. Beispiel: Steuerberater oder wenn der Mandant selbst die meldende Stelle ist, ist auch hier die Betriebsnummer des Mandanten zu erfassen.
Prüftermin	Hinterlegen Sie hier den Prüftermin, so errechnen sich die Felder Beginn KSVG-/UV-Prüfzeitraum, Ende KSVG-/UV-Prüfzeitraum, Beginn Meldezeitraum und Ende Meldezeitraum automatisch. Dennoch können Sie diesen Zeitraum manuell ändern.
spätester Liefertermin	Hinterlegung des spätestens Liefertermins.
nur UV-Prüfung	Hinterlegen Sie hier, ob nur eine UV-Prüfung durchgeführt werden soll.
Beginn GSV-Prüfzeitraum	Hinterlegen Sie in diesem Feld den Beginn vom GSV-Prüfzeitraum.
Ende GSV-Prüfzeitraum	Hinterlegen Sie in diesem Feld das Ende vom GSV-Prüfzeitraum.
Beginn KSVG-/UV-Prüfzeitraum	Hinterlegen Sie in diesem Feld den Beginn vom KSVG-/UV-Prüfzeitraum. Wird der Prüftermin erfasst, so errechnen sich die Felder Beginn KSVG-/UV-Prüfzeitraum, Ende KSVG-/UV-Prüfzeitraum, Beginn Meldezeitraum und Ende Meldezeitraum automatisch. Das Ändern von diesem automatisch errechneten Datum ist jedoch möglich.
Ende KSVG-/UV-Prüfzeitraum	Hinterlegen Sie in diesem Feld das Ende vom KSVG-/UV-Prüfzeitraum. Wird der Prüftermin erfasst, so errechnen sich die Felder Beginn KSVG-/UV-Prüfzeitraum, Ende KSVG-/UV-Prüfzeitraum, Beginn Meldezeitraum und Ende Meldezeitraum automatisch. Das Ändern von diesem automatisch errechneten Datum ist jedoch möglich.
Firma-UUID	Hier wird die Firmen-UUID protokolliert.
Beraternummer	Hinterlegen Sie hier die Beraternummer.
Mandantennummer	Hier finden Sie die Mandantennummer.

Falls zu dieser Firma mehrere FIBU-Unternummern vorhanden sind, welche mit dem Meldezeitraum übereinstimmen, so können Sie im nächsten Schritt auswählen, welche davon bei der Datenübertragung berücksichtigt werden sollen:

2.4. Meldungsstatus

Für die Prüfung des Meldungsstatus gibt es die Funktionen unter Firmen- und FIBU-Stammdaten → dazugehörige Buchhaltungen → Extras → Datenübermittlung euBP die Funktionen "Meldungsstatus prüfen" und "Meldungsstatus prüfen (alle)".

Dazu gibt es jedoch einen Stapel, der angelegt werden kann, wodurch der Prüfungsstatus bei der Rentenversicherung laufend und automatisiert abgerufen werden kann.

Damit der Meldungsstatus bei der Rentenversicherung laufend abgefragt werden kann, muss ein entsprechender Stapel hinterlegt werden.

Ist kein Stapel definiert, erscheint bei jedem Aufruf der Datenprüfung euBP folgender Hinweis:

Einzelheiten zu den notwendigen Stapelparametern finden Sie im Dokument Stapel und Batches.

Die Rückmeldungen zur Prüfung des Meldungsstatus könnte folgendermaßen aussehen:

→

Rückgabecode der Datenübermittlung	In diesem Feld wird angezeigt, ob die Datenübermittlung erfolgreich, fehlerhaft oder ausstehend ist. Datenübermittlung ausstehend: Die Datenübermittlung wurde zwar angelegt, ist aber noch nicht durchgeführt/abgeschlossen worden und noch ausstehend. Datenübermittlung erfolgreich: Die Datenübermittlung wurde erfolgreich durchgeführt und konnte erfolgreich übertragen werden. Datenübermittlung fehlerhaft: Die Datenübermittlung konnte nicht durchgeführt werden. Details können unter Extras → Logdateien oder auch dem Feld Rückgabemeldung der Datenübermittlung entnommen werden.
Rückgabecode der Statusprüfung	In diesem Feld wird angezeigt, ob die Statusprüfung technisch funktioniert hat: Upload-ID nicht gefunden: Direkt nach der Datenübermittlung wird automatisch der Status zum ersten Mal abgefragt, bei größeren Datenmengen kann es jedoch sein, dass noch kein Status verfügbar ist, und die Upload-ID daher noch nicht gefunden werden konnte. Versuchen sie zu einem späteren Zeitpunkt mit der Funktion „Meldungsstatus prüfen“ den Status erneut zu prüfen. Statusprüfung ausstehend: Ist nur dann ausstehend, wenn der „Rückgabecode der Datenübermittlung“ ebenso ausstehend ist, sprich die Datenübermittlung zwar angelegt, aber noch nicht durchgeführt worden ist, oder die Datenübermittlung fehlerhaft war. Statusprüfung erfolgreich: Die Statusprüfung wurde erfolgreich durchgeführt. Ungültige Upload-ID: Eine Übermittlung ist technisch nicht möglich gewesen, dies könnte an einem Netzwerkfehler oder einem Authentifizierungsproblem liegen. Details können dem Feld Rückgabemeldung der Statusprüfung entnommen werden. Wenden Sie sich für Hilfestellung an den FIBU-Support.
Rückgabemeldung der Statusprüfung	Es wird in diesem Feld der Statuscode (z. B. "F60" oder "storniert" ...) als Text erläutert. Des weiteren können die Informationen in diesem Feld Aufschluss zum Rückgabecode der Statusprüfung "Das Webservice kann nicht erreicht werden" geben.
Statuscode	Der Statuscode wird von der Rentenversicherung zurückgegeben. Beispielsweise gibt es folgende Steuercodes: storniert liegt noch am System: liegt bei Eurodata im System und wartet auf die Weiterleitung der Rentenversicherung. Dieser Status sollt sich innerhalb einiger Stunden ändern - ändert sich der Status nicht, wenden Sie sich bitte an den FIBU-Support Empfangsquittung: ist bei der Rentenversicherung zur Prüfung angekommen. Sobald seitens der Rentenversicherung die Prüfung begonnen hat, gibt es viele weitere Statuscodes wie z. B. "F60" etc., welche im Feld Rückgabemeldung der Statusprüfung als Text näher erläutert werden. In folgendem Link finden Sie unter Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP im Dokument "Anlage 5 - Verfahrensbeschreibung, gültig ab: 01.01.2025" Informationen zu den offiziellen Statuscodes seitens der Rentenversicherung.
Grund der Datenübermittlung	Hinterlegen Sie hier den Grund für die Datenübermittlung: Prüfung Systemwechsel Dienstleisterwechsel

2.4.1. Benachrichtigung bei Statusänderung

Um den Überwachungsprozess der euBP-Meldungen zu optimieren, bietet das System eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung oder automatische Aufgabenerstellung bei Statusänderungen an.

Die E-Mails sind so aufgebaut, dass Sie als Nutzer sofort über den Status informiert werden, ohne das Programm öffnen zu müssen. Der Betreff liefert die betroffene Firmennummer und die Art der Änderung. Im Text finden Sie die Meldungs-ID sowie die detaillierte Rückgabemeldung der Statusprüfung.

Die Benachrichtigung kann über folgenden Parameter (Finanzbuchhaltung → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Dazugehörige Buchhaltungen → Extras → Datenübermittlung euBP → Extras → Allgemeine Einstellungen für euBP) für den BP-Export konfiguriert werden:

Benachrichtigung bei Statusänderung	Dazu gibt es folgende Ausprägungen: 0 - Keine 1 - Aufgabe für zuständige Mitarbeiter 2 - Mail an zuständigen Mitarbeiter 3 - E-Mail an fixe E-Mail-Adresse
Zuständigkeitsbereich für Statusänderung	Hier kann der Zuständigkeitsbereich ausgewählt werden. Benachrichtigung der Statusänderung: 1 - Aufgabe für zuständige Mitarbeiter oder 2 - Mail an zuständigen Mitarbeiter
E-Mail-Adresse für Benachrichtigung der Statusänderung	Hier kann eine fixe E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Benachrichtigung der Statusänderung 3 - E-Mail an fixe E-Mail-Adresse

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Datenübermittlung euBP
Ansehen	Ansehen einer bestehenden Datenübermittlung euBP
Neu	Neuanlage einer Datenübermittlung euBP
Bearbeiten	Bearbeiten einer bestehenden Datenübermittlung euBP
Löschen	Löschen einer Datenübermittlung euBP Meldungen können nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht gesendet wurden bzw. der erstmalige Versand fehlgeschlagen ist oder diese storniert wurden.
Senden	Senden einer Datenübermittlung euBP
Meldungsstatus prüfen	Mit dieser Funktion kann der Meldungsstatus für eine bestimmte Position geprüft werden.
Meldungsstatus prüfen (alle)	Mit dieser Funktion kann der Meldungsstatus für alle Positionen geprüft werden.
Stornieren	Mit dieser Funktion kann eine Position storniert werden ohne die Daten nochmals zu versenden.
Stornieren und neu versenden	Mit dieser Funktion kann eine Position storniert und neu versendet werden.

Funktionen
JSON-Datei erzeugen	Mit dieser Funktion kann eine JSON-Datei für Analysezwecke erzeugt werden. In dieser Datei kann geprüft werden, welche fehlerhaften Datensätze vorhanden sind.