E/A-Rechner mit offenen Posten
Grundlegende Informationen zur NTCS FIBU finden Sie unter Buchen.
Inhalt
Allgemeines
Bei einem Einnahmen-Ausgaben-Rechner nach § 4/3 wird der Erlös bzw. Aufwand erst bei der Zahlung erfolgswirksam. Durch die nötigen Vorbereitungen und die von BMD angebotene E/A-Rechner-Automatik können Sie den Verbuchungszeitpunkt flexibel steuern und somit den Zeitpunkt der Erfolgswirksamkeit von Rechnungen bestimmen.
BMD bietet 2 Varianten der E/A-Rechner-Automatik an:
- Nachträgliche Umbuchung: die Umbuchungen erfolgen monatlich im Nachhinein (BMD Standardenstellung)
- Sofortige Umbuchung: die Umbuchungen erfolgen sofort bei jeder Rechnung (nicht mehr empfohlen)
Nachstehend werden die beiden Varianten detailliert beschrieben.
Wird die Buchhaltung zugleich auch als Istversteuerer geführt, muss im FIBU-Stamm das Kennzeichen "USt Ist/Soll" richtig eingestellt werden.
Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation Istbesteuerung.
Einstellungen
FIBU-Stamm
Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten stellen Sie die E/A-Rechner-Automatik ein.
Hier kann hinterlegt werden, ob die Einnahmen-/Ausgabenrechnerautomatik für Kunden und/oder Lieferanten verwendet werden soll. Wird hier eine Einstellung getroffen, so wird die hinterlegte Gewinnermittlungsart geprüft und gegebenenfalls eine Meldung ausgegeben:  Nähere Informationen dazu finden Sie unter E/A-Rechner mit offenen Posten. Achtung!
Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen dafür zur Verfügung:
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Wird am FIBU-Stamm bei der Gewinnermittlungsart "Bilanzierung" ausgewählt, kommt folgender Hinweis:
Fixkonten
Unter FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten hinterlegen Sie die Verrechnungskonten.
Standardmäßig wird für Kunden und Lieferanten jeweils ein Verrechnungskonto verwendet.
Hinweis
 | Sie können je Erlös- bzw. Aufwandskonto auch ein eigenes Verrechnungskonto hinterlegen. Dazu müssten Sie jedes Erlös- bzw. Aufwandskonto kopieren, in den Stammdaten die Kontenart und Kontenklasse anpassen und in den Fixkonten je Erlös- bzw. Aufwandskonto das jeweilige Verrechnungskonto eintragen. Wird für ein Erlöskonto kein eigenes Verrechnungskonto hinterlegt, dann gilt als Rückfallebene das allgemeine Verrechnungskonto. |
Nachträgliche Umbuchung
Die nachträgliche Umbuchung ist am FIBU-Stamm im Feld "E/A-Rechner-Automatik" zu setzen und bewirkt Folgendes:
- Beim Buchen der Rechnung wird das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto bebucht und somit ist die Rechnung sofort erfolgswirksam.
- Beim Buchen der Zahlung erfolgt keine E/A-Rechner-Umbuchung (auch nicht, wenn die Rechnung mit der Einstellung "Sofortige Umbuchung" am FIBU-Stamm gebucht wurde).
- Die Umbuchung auf das Verrechnungskonto erfolgt monatlich im Programm E/A-Umbuchungen.
Nach der Verbuchung sind nur die bereits bezahlten Rechnungen erfolgswirksam. Die offenen Rechnungen werden auf das Verrechnungskonto umgebucht.
Die monatliche E/A-Rechner-Automatik ist dafür konzipiert, komplexe Abstimmungsarbeiten und Verprobungen bei den Verrechnungskonten zu vermeiden. Das Programm listet alle wesentlichen Daten und verbucht die ermittelten Summen auf die Verrechnungskonten. Eine Durchsicht auf Einzelbuchungsebene ist damit nicht mehr erforderlich.
Die nachträgliche Umbuchung entspricht dem BMD Beratungsansatz.
Buchen der Rechnung
Bei der Buchung der Rechnung wird das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto eingegeben. Zu diesem Zeitpunkt wird die Buchung erfolgswirksam.
Buchen der Zahlung
Bei der Zahlungsbuchung erfolgt keine automatische Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto. Zu diesem Zeitpunkt bleibt die Buchung erfolgswirksam.
E/A-Umbuchungen
Am Monatsende erfolgt die nachträgliche Umbuchung der noch nicht bezahlten Rechnungen unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Weitere Buchungsfunktionen → E/A-Umbuchungen.
Sobald Sie den Monat eingegeben haben, werden die E/A-Umbuchungen angezeigt. Es werden alle Buchungen gelistet, die per Monatsende eine E/A-Umbuchung auslösen.
Sie sehen alle Rechnungen dieses Monats, die noch nicht (vollständig) bezahlt worden sind, und alle Rechnungen aus den Vormonaten (oder Vorjahren), die in diesem Monat (teilweise) bezahlt worden sind.
Hinweis
| Es werden nur Buchungen auf Ertrags- bzw. Aufwandskonten gelistet. Abgrenzungsbuchungen (FIBU-Funktionskennzeichen Abgrenzungsbuchungen) und Lohnbuchungen (FIBU-Funktionskennzeichen Lohn-Verbuchung) werden nicht gelistet (Ausnahme: Lohn-Buchungen aus Fremdsystem). |
Zusätzlich werden alle bereits bestehenden Buchungen auf die E/A-Verrechnungskonten angezeigt und gegengerechnet.
Sie können zwischen einer kumulierten (Zusammengefasst nach Kombination E/A-Verr.Konto und Sachkonto) und einer detaillierten Ansicht (ein Eintrag je Buchungszeile) wechseln.
Weiters können Sie wechseln auf die bereits verbuchten Buchungen oder auf fehlerhafte Buchungen.
In der detaillierten Ansicht sehen Sie im unteren Bereich die Auszifferung zu der oben ausgewählten Buchung bzw. die Zuordnungen, wenn manuell Buchungen zugeordnet wurden.
Zu prüfen:
Sind Buchungen vorhanden, die geprüft werden müssen, so werden diese beim Programmeinstieg automatisch angezeigt. Dies sind z. B. Buchungen auf ein Ertrags- oder Aufwandskonto. Es handelt sich dabei aber weder um eine Rechnung noch um eine Skontobuchung.
Beispiel
 | Eine ER wurde irrtümlich auf ein falsches Aufwandskonto gebucht. Mit einer UB wird der Betrag von dem falschen Aufwandskonto auf das tatsächliche Aufwandskonto umgebucht. Diese UB wird bei den fehlerhaften Buchungen gelistet.  Sie müssen nun dieser UB im Feld zugeordnete RG die ursprüngliche ER zuordnen. In der detaillierten Ansicht sehen Sie nun im Tab-Reiter Zuordnungen, dass zu dieser ER auch eine UB vorhanden ist.  |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Verbuchen | Startet die Verbuchung der Umbuchungen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn umzubuchende Beträge vorhanden sind und der jeweilige Buchungskreis nicht gesperrt ist. |
 Rechnung zuordnen | Mit dieser Funktion können Sie z. B. eine Umbuchung einer Rechnung zuordnen. |
 E/A-Konto zuordnen | Mit dieser Funktion können Sie eine E/A-Buch.KontoNr zuordnen. Dies wird benötigt, wenn Sie eine Zahlung ohne Auszifferung buchen. |
 Kontoblatt | Verzweigt in das Kontoblatt. |
| Gegenkontoblatt | Verzweigt in das Kontoblatt des Gegenkontos. |
 Journal | Verzweigt in das Journal. |
 E/A-Umbuchungen drucken | Ausdruck der E/A-Umbuchungen |
Abstimmung Offene Posten
Die offenen Posten müssen stichtagsbezogen (Stichtag berechnet nach Periode) ausgewertet werden. Der Stichtag muss nach den E/A-Umbuchungen gewählt werden.
Der Nettobetrag der offenen Posten muss dem Saldo am E/A-Verrechnungskonto entsprechen.
Zur Abstimmung geben Sie im Programm E/A-Umbuchungen die Periode ein, die Sie kontrollieren möchten und starten unter "Ausdruck" die Funktion E/A-Umbuchungen drucken.
Auf diesem Ausdruck sehen Sie alle E/A-Umbuchungen zu den noch nicht bezahlten Rechnungen.
Verprobt werden diese E/A-Umbuchungen mit den Offenen Posten zum Stichtag (Stichtag berechnet nach Periode).
Sofortige Umbuchung
Die sofortige Umbuchung ist am FIBU-Stamm im Feld "E/A-Rechner-Automatik" zu setzen und bewirkt Folgendes:
- Beim Buchen der Rechnung wird das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto automatisch gegen das Verrechnungskonto laut Fixkonto ausgetauscht.
- Beim Buchen der Zahlung erfolgt automatisch die E/A-Rechner-Umbuchung und somit wird die Buchung erfolgswirksam.
Die sofortige Umbuchung ist bei Buchhaltungen eingestellt, die aus der BMD 5.5 übernommen wurden.
Bei Buchhaltungen, die neu angelegt werden, empfehlen wir die nachträgliche Umbuchung.
Buchen der Rechnungen
Bei der Buchung der Rechnung wird das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto eingegeben.
Das Programm verschiebt automatisch das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto in das Feld "E/A-Buch.KontoNr" und stellt das Verrechnungskonto laut Fixkonten in die Buchung.
Hinweis
| Uneinbringliche Forderung Soll eine Rechnung als uneinbringliche Forderung ausgebucht werden, wird als Gegenkonto das ursprüngliche Erlöskonto eingegeben und somit automatisch auf das Verrechnungskonto gebucht. Die Buchung muss nicht auf ein eigenes Forderungsabschreibungskonto gebucht werden, da die ursprüngliche Rechnung bei einem E/A-Rechner noch nicht erfolgswirksam wurde. |
Hinweis
| Werden Buchungen aus dem Paket LEA oder WWS übergeben, müssen in den zugehörigen Kontentabellen ebenfalls die "normalen" Erlös- bzw. Aufwandskonten erfasst werden. Das Programm verschiebt bei der Verbuchung automatisch das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto in das Feld "E/A-Buch.KontoNr" und stellt das Verrechnungskonto laut Fixkonten in die Buchung. |
Hinweis
| Soll unterjährig auf keine E/A-Rechner-Automatik umgestellt werden, muss zuerst eine Umbuchung von den Verrechnungskonten auf die tatsächlichen Erfolgskonten mit Steuercode und Prozentsatz durchgeführt werden, danach kann die E/A-Rechner-Automatik deaktiviert werden. Diese Umstellung darf jedoch nur durchgeführt werden, wenn die Versteuerungsart nicht geändert wird! |
| Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (z. B. Löhne), die kurze Zeit vor oder nach Beginn des Kalenderjahres geleistet werden, sind dem Kalenderjahr zuzurechnen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Somit kann der Lohnbeleg zum Jahreswechsel normal verbucht werden. Es ist keine Umbuchung auf Verrechnungskonten erforderlich. Dies gilt auch für die unterjährige monatliche Verbuchung des Lohnbeleges. Auch hier ist keine Umbuchung auf Verrechnungskonten erforderlich. |
Hinweis
| Bearbeiten der Rechnung Wird eine bereits ausgezifferte Rechnung nachträglich bearbeitet (z. B. das Gegenkonto geändert), wird die E/A-Automatikbuchung der Zahlung nicht automatisch mitgeändert. In diesem Fall muss die Zahlungsbuchung nochmal bearbeitet und gespeichert werden. Dann wird z. B. das Erlös-/Aufwandskonto in der E/A-Automatikbuchung aktualisiert. |
Buchen der Zahlungen
Bei der Zahlungsbuchung erfolgt eine automatische Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto. Zu diesem Zeitpunkt wird die Buchung erfolgswirksam.
Der Buchungstext der Rechnung bzw. ein eventuell vorhandenes Dokument auf der Rechnungsbuchung wird dabei automatisch in die Umbuchung übernommen.
Hinweis
| Wenn Sie die Zahlungen nicht mit den Buchungssymbolen BK oder KA buchen möchten, können Sie ein eigenes Buchungssymbol anlegen. Kopieren Sie dazu ein bestehendes Buchungssymbol. Wichtig dabei ist, dass Sie ein bestehendes Buchungssymbol mit dem Buchungstyp "Zahlung" kopieren!  |
Zahlung ohne Auszifferung
Wenn Sie eine Zahlung auf einen Kunden oder Lieferanten buchen und keine offene Rechnung ausziffern, da diese erst zu einem späteren Zeitpunkt gebucht wird, erhalten Sie folgende Meldung:
Bestätigen Sie die Meldung mit "Ja", erhalten Sie eine Abfrage nach der "E/A-Buch.KontoNr". Geben Sie hier das richtige Erlös- bzw. Aufwandskonto ein. Das Programm erstellt automatisch die Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das eingegebene Erlös- bzw. Aufwandskonto.
Wird eine Zahlung ohne Auszifferung eingebucht, wird geprüft, ob der Steuercode und Prozentsatz der Zahlung mit dem Steuercode und Prozentsatz des E/A-Buchkontos übereinstimmen. Wenn nicht, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben:
Hinweis
| Die Meldung "Zahlungsbuchung ohne OP-Auszifferung: Möchten Sie ein E/A-Buchungskonto für die E/A-Automatikbuchung erfassen?" entfällt, wenn das Bankkonto am Kontenstamm im Feld "Kassen-/Bank-Kz" als "Bank-Treuhandkonto" gekennzeichnet ist. Anzuwenden ist diese Einstellung bei Zahlungen auf Treuhandkonten, die in der eigenen Buchhaltung nicht erfolgswirksam werden, weil sie als Durchläufer an Dritte weitergeleitet werden. |
Hinweis
| Bestätigen Sie die Meldung nach dem E/A-Buchkonto mit "Nein", dann erhalten Sie sicherheitshalber dennoch folgende Meldung:  In der Regel ist immer ein E/A-Buchkonto für die Umbuchung notwendig. Nur im Ausnahmefall (z. B. bei der Stornierung einer fehlerhaften Buchung) kann diese Meldung ohne Eingabe abgebrochen werden. Dann erfolgt auch tatsächlich keine Umbuchung. |
Zahlung mit Skonto
Wird bei einer Zahlung ein Skonto abgezogen, empfehlen wir diesen sofort bei der Zahlung automatisch vom Programm ausbuchen zu lassen bzw. kann der Skonto auch im Nachhinein über die Manuelle Auszifferung ausgebucht werden.
Buchen mit KORE
Die Kost-Erfassung erfolgt bereits bei der Rechnung. In die KORE werden die Daten jedoch erst bei der Zahlung übergeleitet.
Beim Buchen der Aus- bzw. Eingangsrechnung geben Sie das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto ein, welches automatisch durch das Verrechnungskonto ersetzt wird. Aufgrund der Hinterlegung am Erlös- bzw. Aufwandskonto wird bereits bei der Rechnung die Kostennummer abgefragt. Die Kost-Erfassung wird im Hintergrund zwischengespeichert.
Bei der Zahlung erfolgt die Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto. Die Kost-Erfassung der Rechnung wird automatisch in die Umbuchung übernommen. Somit wird am tatsächlichen Erlös- bzw. Aufwandskonto die Kost-Erfassung gespeichert und die Umbuchung wird bei der nächsten Übernahme in die KORE übergeleitet.
Durch den verspäteten Überleitungszeitpunkt kann es zu einem Mehraufwand in der Kostenrechnung kommen. Details hierzu finden Sie unter E/A-Rechner mit Kostenrechnung.
ZM-Erfassung
Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation ZM-Erfassung bei E/A-Rechner.
Verprobungsmöglichkeiten
Abstimmung Offene Posten
Um Ihre Verrechnungskonten mit den offenen Posten abzustimmen, müssen Sie die Nettobeträge auf den Verrechnungskonten und die dazugehörigen Steuerbeträge addieren. Dazu steht Ihnen im Programm "Buchen" unter Bildschirmansichten → Kontoblatt unter Funktionen → Steuersummen eine Aufstellung je Steuercode und Prozentsatz zur Verfügung.
Steuersummen am E/A-Verrechnungskonto - nur bei sofortiger Umbuchung
In den Feldern "Berechnete Steuer" und "Bemessung" werden die offenen Posten summiert, die mit dem jeweiligen Steuercode und Prozentsatz gebucht werden. Die Summe der Felder "Berechnete Steuer" und "Bemessung" ergibt die offenen Posten des laufenden Jahres.
Offene Posten, die ohne Steuercode und ohne Prozentsatz gebucht wurden, werden in den Steuersummen nicht angezeigt! Diese müssten zur Summe der "Berechneten Steuer" und "Bemessung" noch addiert werden.
Da diese Aufstellung der Steuersummen jahresbezogen ist (ohne EB-Buchungen), müssen Sie diese mit den offenen Posten des laufenden Jahres (ohne EB-Buchungen) vergleichen.
Sollten die Summe der "Berechneten Steuer" und der "Bemessung" nicht mit den Offenen Posten übereinstimmen, dann bedeutet dies, dass Zahlungen ohne E/A-Umbuchungen vorhanden sind und der OP-Betrag manuell ausgeziffert worden ist.
In diesem Fall empfehlen wir den Ausdruck der Periodensaldenliste (eingeschränkt auf folgende Konten: Sammelkonten, Steuerkonten, E/A-Verrechnungskonto) um die Differenz einzugrenzen. Im Falle einer Differenz müssen die Offenen Posten am E/A-Verrechnungskonto mit der OP-Liste verglichen werden.
Hinweis
| Auszifferungen sollten immer direkt beim Buchen vorgenommen werden und nicht nachträglich über die manuelle Auszifferung. Um eine Auszifferung im Nachhein vorzunehmen, sollte eine Buchung mit Betrag 0 erfasst und dabei die Rechnung und die Zahlung ausgeziffert werden. |
Abstimmung Sachkonten
In der automatischen Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto wird im Feld E/A-Pers.KontoNr das Personenkonto der Zahlungsbuchung gespeichert. Somit sehen Sie am Verrechnungskonto und auch am tatsächlichen Erlös- bzw. Aufwandskonto sofort, zu welchem Kunden diese Buchung gehört.
Zusätzlich können Sie in den Bildschirmauswertungen (Kontoblatt, Journal, OP-Liste) mit dem Feld E/A-Pers.Konto Bezeichnung die Bezeichnung des Personenkontos einblenden.
Steuerverprobung
Am Steuernachweis bzw. am Einzelsteuernachweis werden die tatsächlichen Aufwands- bzw. Ertragskonten angedruckt.
Hinweis
| Wird die Buchhaltung jedoch zusätzlich als Istversteuerer geführt, werden bei Buchungen mit Aufsteuern (z. B. ig Erwerb, Reverse Charge ....) am Steuernachweis bzw. am Einzelsteuernachweis jedoch die E/A-Verrechnungskonten angedruckt. |
Nachträgliche Umstellung
Eine Umstellung von Sofortiger Umbuchung auf Nachträgliche Umbuchung ist auch unterjährig möglich.
Hinweis
| Beachten Sie bitte, dass vor der Umstellung der jeweilige Monat vollständig gebucht sein muss. |
Jahresübernahme
Um bei einem Einnahmen-Ausgaben-Rechner nach § 4/3 nicht alle Konten ins neue Jahr zu übernehmen, besteht in der Jahresübernahme die Möglichkeit, nur einzelne Konten zu übernehmen. Dazu wählen Sie in der Jahresübernahme den Punkt "Übernahme aus Tabelle".
Nähere Informationen finden Sie im Thema Jahresübernahme FIBU.
Übernahme FIBU aus BMD 5.5
Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten starten Sie mit der rechten Maustaste die Funktion Umstellung FIBU von BMD 5.5 auf NTCS.
Ist in der BMD 5.5 Buchhaltung im Programm PR00 das E/A-Rechner-Kennzeichen gesetzt, erscheint bei der Übernahme eine zusätzliche Abfrage nach den E/A-Verrechnungskonten.
Direkt bei der Übernahme können Sie festlegen, wie Sie in der NTCS weiterbuchen möchten:
- Variante 1: ein Verrechnungskonto für alle Kunden bzw. Lieferanten (NTCS Standard)
- Variante 2: ein Verrechnungskonto pro Ertrags- bzw. Aufwandskonto (BMD 5.5 Standard)
Hinweis
| Wurden die Rechnungen in der BMD 5.5 mit Sammelgegenbuchung gebucht, dann erfolgt bei der Zahlungsbuchung in der NTCS keine automatische Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto. In diesem Fall muss die Umbuchung manuell durchgeführt werden. |
Variante 1 – ein Verrechnungskonto
Bei dieser Variante buchen Sie in der NTCS mit einem Verrechnungskonto für alle Kunden bzw. Lieferanten.
Nach erfolgreicher Übernahme der FIBU aus BMD 5.5 in die NTCS erhalten Sie folgende Meldung:
Bevor Sie in der NTCS weiterbuchen, müssen Sie unter FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten jeweils ein Verrechungskonto für Kunden und Lieferanten hinterlegen.
Beim Einstieg in das Buchungsprogramm werden die Verrechnungskonten in den Fixkonten geprüft und bei fehlender Hinterlegung wird eine Meldung ausgegeben.
Abweichend zur Buchungsweise in BMD 5.5 geben Sie in der NTCS bei den Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto ein. Das Programm ersetzt dieses automatisch durch das in den Fixkonten hinterlegte Verrechnungskonto. Bei der Zahlungsbuchung erfolgt automatisch die Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das Erlös- bzw. Aufwandskonto.
Hinweis
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Alle Buchungen aus BMD 5.5, die auf getrennte Verrechnungskonten verbucht wurden, werden bei Bezahlung in der NTCS auf dem ursprünglichen Verrechnungskonto aufgelöst. |
Variante 2 – getrennte Verrechnungskonten
Bei dieser Variante werden die Verrechnungskonten, die in BMD 5.5 im Programm PR03 im Parameter EA-RECH-KUND bzw. EA-RECH-LIEF hinterlegt sind, automatisch in die Fixkonten übernommen.
Sie buchen auch in der NTCS weiterhin mit getrennten Verrechnungskonten je Erlös- bzw. Aufwandskonto.
Beim Buchen der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung geben Sie das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto ein. Das Programm ersetzt dieses automatisch durch das in den Fixkonten zu diesem Erlös- bzw. Aufwandskonto hinterlegte Verrechnungskonto. Bei der Zahlungsbuchung erfolgt automatisch die Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das Erlös- bzw. Aufwandskonto.
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