Zusammenfassende Meldung Österreich
Grundlegende Informationen zur UVA finden Sie unter Umsatzsteuervoranmeldung. 
Inhalt
Zusammenfassende Meldung
Allgemeines
Die ZM-Erfassung in der NTCS hängt direkt an der Buchung. Das bedeutet, ohne Buchung kann keine ZM-Erfassung durchgeführt werden. Von einer manuellen Erfassung wurde bewusst Abstand genommen, da es bei einer manuellen Erfassung zu Differenzen zwischen UVA und ZM kommen könnte.
Die Zusammenfassende Meldung ist eine Aufstellung aller innergemeinschaftlichen Lieferungen und Verbringungen, Dreiecksgeschäften und Sonstigen Leistungen mit Unternehmen in der Europäischen Union.
Die ZM ist monatlich mit Ende des Folgemonats mittels XML-Datei per Internet an FinanzOnline zu übermitteln.
Ausnahme: Wenn die UVA quartalsweise abgegeben wird, dann ist auch die ZM pro Quartal einzureichen.
Der Einstieg erfolgt im Paket FIBU unter UVA und Meldung → Zusammenfassende Meldung
Hinweis
 | Bei Buchungen mit Filiale Österreich oder Deutschland kann ebenfalls eine ZM ausgedruckt werden. |
Voraussetzungen
Hinterlegung am Erlöskonto
Beachten Sie, dass die Erfassung der Buchung für den korrekten Ausweis in der UVA bzw. in der ZM mit dem richtigen Steuercode erfolgen muss.
Steuercode 7 | Ausweis in der UVA auf Kennziffer 17 und in der ZM mit ZM Art "ig Lieferung" | |
Steuercode 77 | Umsätze sonstige Leistungen EU (ZM-pflichtig) | Ausweis nur in der ZM mit ZM Art "Sonst. Leistung" |
Steuercode 6 | Umsätze Dreiecksgeschäfte | Ausweis nur in der ZM mit ZM Art "Dreiecksgeschäft" |
Steuercode 31 | Umsätze Art. 6/1 Z 4 sofern Lieferung neuer Fahrzeuge mit UID | Ausweis in der UVA auf Kennziffer 18 und in der ZM mit ZM Art "ig Lieferung" |
Wir empfehlen Ihnen, den Steuercode direkt auf dem Erlöskonto zu hinterlegen und zu fixieren. Dafür stehen Ihnen am Kontenstamm folgende Felder zu Verfügung:
Die Umsatzsteuercodes werden standardmäßig ausgeliefert. Mit F4 kann der zum Konto gehörende Steuercode ausgewählt werden. Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen. Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Steuercodes der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Steuercodes dieses Landes angezeigt. In der NTCS FIBU besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auf ein Konto mit verschiedenen Steuercodes zu buchen. Die Standardeinstellung für manche Konten ist allerdings, dass nur ein Steuercode pro Konto erlaubt ist. Nähere Informationen zu den Steuercodes entnehmen Sie bitte dem Punkt Steuercodes. Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen. |
Wenn der Steuercode fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit der im Feld "Steuercode" angegebenen Steuerart gebucht werden. |
Hinterlegung am Personenkonto
Wird auf einen der angeführten Steuercodes gebucht, muss bei der Buchung auch eine UID-Nummer eingegeben werden. Sie können die UID-Nummer direkt im Kundenstamm im Reiter "Allgemein" hinterlegen.
Ist die UID-Nummer auf dem Kundenkonto hinterlegt, wird sie automatisch in die Buchung übernommen. Fehlt die UID-Nummer am Kundenstamm, wird sie direkt beim Buchen abgefragt.
ZM-Erfassung
Achtung!
 | ZM-Werte können nicht manuell erfasst werden. Dies erfolgt ausschließlich über eine Buchung. |
Buchen von Ausgangsrechnungen
Alle Ausgangsrechnungen, bei denen am Kunden die UID-Nummer hinterlegt ist und die mit einem ZM-pflichtigen Steuercode gebucht wurden, werden automatisch für die ZM erfasst.
Fehlt am Kunden die UID-Nummer, wird sie direkt in der Buchung abgefragt:
Buchen von Kassen-/Bankbelegen
Bei Kassen- bzw. Bankbuchungen, die mit einem ZM-pflichtigen Steuercode gebucht wurden, wird die UID-Nummer ebenfalls direkt beim Buchen abgefragt.
Buchungen auf ein diverses Kundenkonto
Wird eine innergemeinschaftliche Lieferung auf einem diversen Kundenkonto gebucht (bei dem im Kundenstamm keine UID-Nummer hinterlegt ist), erhalten Sie beim Bestätigen der "Auswahltaste" folgenden Hinweis:
Beim Bestätigen der Meldung mit "Ok" wird in der Buchungszeile das Feld "Adresse" eingeblendet - erfassen Sie in diesem Feld bitte die Adresse des Kunden.
Beim weiteren Bestätigen der "Auswahltaste" werden Sie nach der UID-Nummer des Kunden gefragt:
Beim Bestätigen der Meldung mit "Ok" wird in der Buchungszeile das Feld "UID-Nummer" eingeblendet - erfassen Sie in diesem Feld bitte die UID-Nummer des Kunden.
Hinweis
| Sollte beim Buchen der Ausgangsrechnung die UID-Nummer des Kunden noch nicht bekannt sein, kann im Feld "UID-Nummer" das Länderkürzel des jeweiligen Mitgliedsstaates erfasst werden (z. B. DE für Deutschland). Beim Bestätigen der UID-Nummer wird automatisch das Prüfprotokoll "Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren" geöffnet:  Beim Schließen der Meldung wird das Länderkürzel in der Buchung gespeichert und in der ZM als fehlerhafte UID-Nummer ausgewiesen. Beim Ändern der falschen UID-Nummer in der ZM auf die korrekte UID-Nummer wird diese automatisch auf die Buchung zurückgeschrieben. |
Ausgangsrechnungen Sonstige Leistungen
Werden Ausgangsrechnungen mit dem Steuercode für Sonstige Leistungen gebucht, dann können diese Buchungen auch über ein Leistungsdatum in einen anderen Monat verschoben werden. Mittels Parameter unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → UVA/Meldungen → UVA Periode aus Leistungsdatum bei Sonst. Leistungen kann dies eingestellt werden.
Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation Sonstige Leistungen.
ZM-Erfassung bei EA-Rechner
Bei EA-Rechner-Buchhaltungen mit OP-Verwaltung erfolgt die Erfassung automatisch. Bei allen Buchungen mit Steuercode 7 und 77 wird die ZM-Erfassung entweder aufgrund der am Kundenstamm hinterlegten UID-Nummer oder aufgrund einer manuell erfassten UID-Nummer direkt in der Buchung durchgeführt.
Bei EA-Rechner-Buchhaltungen, die nicht mit offenen Posten auf getrennten Kundenkonten geführt werden, gibt es drei alternative Lösungsansätze:
- Sie arbeiten über ein Kunden-Dummy-Konto, über das die ARs erfasst werden, und Sie erfassen pro Buchung die UID-Nummer manuell.
- Sie buchen nur Bank und Kasse und erfassen die UID-Nummer manuell pro Buchung.
- Die ZM-Erfassung kann direkt über FinanzOnline/ELSTER durchgeführt werden.
ZM-Erfassung mit OP-Verwaltung Kunden
Wird die Buchhaltung mit offenen Posten im Bereich der Kunden gebucht, so muss mit der E/A-Rechner-Automatik gearbeitet werden. Die Erfassung erfolgt beim Buchen der ARs automatisch, entweder mit der UID-Nummer vom Kundenkonto oder mit der UID-Nummer, die in der Buchung direkt erfasst wird.
Diese Variante ist zweifellos die komfortablere. Sie haben damit nicht nur die ZM-Erfassung automatisiert, sondern auch die offenen Posten auf den einzelnen Konten und können somit OP-Listen ausdrucken, Mahnungen drucken, den Kundenzahlungsverkehr oder die Bankauszugsverbuchung nutzen. Außerdem haben Sie hier den Vorteil einer Onlineprüfung der UID-Nummer in der Stufe 2 bei Anlage und die Möglichkeit einer periodisch wiederkehrenden Prüfung der Stufe 1 oder 2.
Bei sonstigen Leistungen EU kann die ZM-Erfassung über die Eingabe des Leistungsdatums in den Monat der Leistung verschoben werden.
Die genaue Anleitung, welche Einstellungen für die EA-Rechner-Automatik notwendig sind, sowie Informationen über das Buchen von AR und Zahlungen mit EA-Rechner-Automatik finden Sie unter dem Thema Buchen → Buchen → E/A-Rechner mit offenen Posten.
Hinweis
| Sollte die Buchhaltung nach Ist-Versteuerung zu versteuern sein, finden Sie die Anleitung, welche Einstellungen für die Ist-Steuerautomatik notwendig sind, sowie Informationen über das Buchen von ARs und Zahlungen mit Ist-Steuer-Automatik unter dem Thema Buchen → Buchen → Ist-Besteuerung. |
ZM-Erfassung über Kunden-Dummy-Konto
Wenn Sie nicht auf einzelne Kundenkonten buchen möchten, dann haben Sie die Möglichkeit, die EA-Rechner-Automatik trotzdem zu nutzen - in vereinfachter Form.
Grundsätzlich gilt auch hier die Anleitung für die Einstellungen der E/A-Rechner mit offenen Posten-Automatik.
Sie benötigen unbedingt folgende Einstellungen:
- Kennzeichen EA-Rechner-Automatik im FIBU-Stamm
- Mind. 1 E/A-Verrechnungskonto
- Mind. 1 Kundenkonto (Dummy-Konto)
Der Unterschied besteht nur darin, dass Sie nur 1 Kundenkonto benötigen, auf welches alle Rechnungen gebucht werden, die für die ZM relevant sind. Bei der Buchung selbst wird dann die UID-Nummer zur Buchung direkt in der Buchungszeile eingegeben.
Diese Buchung wird dann automatisch in die ZM übernommen und gleichzeitig in der UVA ausgewiesen.
Der Ausweis in der GuV erfolgt allerdings erst im Zuge der Zahlungsbuchung auf Grund der EA-Rechner-Automatik.
Mit dieser Variante können Sie das Einbuchen der Rechnungen auf jene Rechnungen einschränken, die in die ZM gehören. Die restlichen Rechnungen können Sie weiterhin direkt in der Bank buchen.
Bei sonstigen Leistungen EU kann die ZM-Erfassung über die Eingabe des Leistungsdatums in den Monat der Leistung verschoben werden.
Hinweis
| Es muss gewährleistet sein, dass nicht irrtümlich die Zahlung der innergemeinschaftlichen Lieferung nochmals auf das Erlöskonto gebucht wird, statt die OP-Abstattung am Kunden-Dummy-Konto durchzuführen. |
ZM-Erfassung bei Ist-Versteuerung
Sollte die Buchhaltung nach Ist-Versteuerung zu versteuern sein, finden Sie die Anleitung, welche Einstellungen für die Ist-Steuerautomatik notwendig sind, sowie Informationen über das Buchen von ARs und Zahlungen mit Ist-Steuer-Automatik unter dem Thema Buchen → Buchen →
Ist-Besteuerung.
Ist-Besteuerung.
Hinweis
| Bei der Ist-Versteuerung werden die Rechnungen und nicht die Zahlungen in der Zusammenfassenden Meldung gemeldet. |
ZM-Erfassung Sonderfälle
ZM-Erfassung bei Bank/Kassen-Buchung
Grundsätzlich wäre es auch möglich, die ZM-Erfassung bei der Bank- oder Kassenabbuchung durchzuführen. Sobald auf ein Konto mit dem Steuercode 7 oder 77 gebucht wird, erfolgt die Abfrage der UID-Nummer automatisch. Problematisch ist in diesem Fall allerdings der Zeitpunkt der Erfassung. Die ZM-Erfassung muss zum Zeitpunkt der Lieferung bzw. zum Zeitpunkt der Leistung erfolgen, wobei die Verschiebung bei Leistungen über das Leistungsdatum möglich wäre. Die innergemeinschaftliche Lieferung könnte nur über die UVA-Periode verschoben werden, allerdings wäre dann auch der Ausweis in der UVA zu diesem Zeitpunkt.
ZM-Erfassung bei Teil-/Schlussrechnungsautomatik
Mittels einer Parametereinstellung unter UVA/Meldungen → ZM → Extras kann entschieden werden, ob die Anzahlungen, die Teilrechnungen oder nur die Schlussrechnung in der ZM gemeldet werden sollen.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
| 0 = Anzahlungen in Meldung | In der ZM wird die Anzahlung ausgewiesen. |
1 = Teilrechnungen in Meldung | In der ZM wird die Teilrechnung ausgewiesen. Wurde die Rechnung bereits bezahlt, wird auch der Skonto in der ZM ausgewiesen. Erfolgt die Zahlung der Teilrechnung erst im nächsten Monat, wird der Skonto im nächsten Monat in der ZM ausgewiesen. Deckungs- bzw. Haftrücklässe werden in der ZM nicht berücksichtigt. |
| 2 = Nur Schlussrechnung in Meldung | In der ZM wird nur die Schlussrechnung ausgewiesen. Wurde die Rechnung bereits bezahlt, wird auch der Skonto in der ZM ausgewiesen. Erfolgt die Zahlung der Teilrechnung erst im nächsten Monat, wird der Skonto im nächsten Monat in der ZM ausgewiesen. Deckungs- bzw. Haftrücklässe werden in der ZM nicht berücksichtigt. |
Hinweis
| Werden die Anzahlungen in der ZM ausgewiesen, dann wird anstelle des Anzahlungskontos (z. B. 299999) das dazugehörige Kundenkonto angedruckt. |
| Anzahlungen nicht in UVA/ZM Unter → FIBU Parameter → Länderspezifische Einstellungen → Österreich → "Anzahlung nicht in UVA/ZM" können Anzahlungen mittels Steuercode definiert werden, welche nicht auf der UVA/ZM ausgewiesen werden sollen. Anzahlungen von hier hinterlegten Steuercodes werden nicht in die UVA/ZM übernommen. Die Einstellung greift nur für Buchungen mit dem entsprechenden Steuercode und Steuerprozentsatz 0 bzw. für Buchungen mit steuerneutralen Steuercodes (z. B. Steuercode 9 igE m. Vst-Abzug). Achtung Ist der ZM-Parameter "Meldungen Teilrechnungen" auf 1 - Teilrechnung in Meldung eingestellt, dann wird durch die Hinterlegung des Steuercodes 7 der Ausweis in der UVA unterbunden, in der ZM erfolgt der Ausweis weiterhin zum Zeitpunkt der Teilrechnung. Ist der Parameter auf 0 - Anzahlung in Meldung eingestellt, dann wird durch die Hinterlegung des Steuercodes 7 sowohl der Ausweis in der UVA als auch in der ZM unterbunden. Auswirkung: Der Ausweis in der UVA/ZM erfolgt zum Zeitpunkt der Schlussrechnung. Wir empfehlen, diese Einstellung vorab mit Ihrem Steuerberater abzuklären! |
ZM-Erfassung Konsignationslager
Besonderheiten eines Konsignationslagers:
Unter Konsignationslager versteht man ein Warenlager, das ein Unternehmer bei seinem Abnehmer eingerichtet hat. In dieses Lager werden auf Vorrat Waren eingelagert, die bei Bedarf vom Abnehmer entnommen werden. Die Waren bleiben in der Regel bis zur Entnahme im Eigentum des Inhabers des Konsignationslagers.
Regelung bis 31.12.2019
Hat ein Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat ein Konsignationslager, liegen nach den derzeitigen allgemeinen Umsatzsteuervorschriften zwei Umsätze vor:
Hat ein Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat ein Konsignationslager, liegen nach den derzeitigen allgemeinen Umsatzsteuervorschriften zwei Umsätze vor:
- die Einlagerung der Waren ins Konsignationslager gilt als innergemeinschaftliches (ig) Verbringen. Der Inhaber des Konsignationslagers hat im Abgangsmitgliedstaat eine ig Lieferung und im Lagestaat des Konsignationslagers einen ig Erwerb zu versteuern.
- Im Zeitpunkt der Warenentnahme durch den Abnehmer liegt eine steuerpflichtige Lieferung des Inhabers des Konsignationslagers vor.
Für den Inhaber des Konsignationslagers ergibt sich die unangenehme Konsequenz, dass er sich zwingend im Lagestaat des Konsignationslagers für Mehrwertsteuerzwecke registrieren muss. Er hat dort den ig Erwerb und die anschließende Lieferung zu versteuern. Weiters unterliegt er den dortigen Aufzeichnungs-, Erklärungs- und Zahlungspflichten.
Abweichend davon sehen derzeit einige Mitgliedstaaten Vereinfachungsregelungen vor, die jedoch unterschiedlich geregelt sind.
Abweichend davon sehen derzeit einige Mitgliedstaaten Vereinfachungsregelungen vor, die jedoch unterschiedlich geregelt sind.
Neue Regelung ab 1.1.2020
Ab 1.1.2020 liegt im Zeitpunkt der Entnahme der Waren aus dem Konsignationslager eine innergemeinschaftlichen Lieferung des Lieferanten im Abgangsmitgliedstaat und ein innergemeinschaftlicher Erwerb des Empfängers in EU-Mitgliedstaat des Konsignationslagers vor.
Durch die neue Regelung muss sich der Lieferant nicht mehr im Bestimmungsland registrieren lassen und dort auch keine Umsatzsteuererklärungen abgeben.
Durch die neue Regelung muss sich der Lieferant nicht mehr im Bestimmungsland registrieren lassen und dort auch keine Umsatzsteuererklärungen abgeben.
Zeitpunkt der Meldung: Alle Konsignationslagermeldungen sind für den Monat NACH dem Transport oder der Änderung des geplanten Erwerbers zu melden. Die Meldung der iGL muss schließlich im Monat der Entnahme erfolgen oder (bei späterer Rechnungslegung) jedenfalls im Folgemonat.
Beispiel
 | Transport im Februar - Meldung der Verbringung im März Rücktransport im April - Meldung der Rücksendung im Mai Änderung des begünstigten Erwerbers im Juli - Meldung der Änderung im August |
Achtung!
| Der Erfassungsmonat, in dem die Buchung gebucht wird, ist gleichzeitig der Meldemonat. Soll dies abweichen, muss eine UVA-Periode bei der Buchung erfasst werden. |
Um eine gesetzeskonforme Zusammenfassende Meldung zu erstellen, gibt es folgende Felder für die Erfassung der Rechnungen (Konsignationslager) in der Buchungsmaske:
| Konsignationslager-Kz | Folgende Kennzeichen sind möglich: Beförderung oder Versendung in das KLAG - Kennzeichen für die Erfassung der Rechnung Retouren aus KLAG oder Storno bei Fehler - Kennzeichen für die Erfassung, wenn die Rechnung storniert wird oder die Ware ins Lager retourniert wird. Änderung des geplanten Erwerbers - Kennzeichen, wenn sich der erst gemeldete Erwerber (UID-Nummer) ändert. Bei diesem Kennzeichen muss das Feld "UID-Nummer urspr. Erwerber befüllt werden. Sollte die UID-Nummer nicht erfasst werden oder sind beide UID-Nummer gleich, erscheinen folgende Meldungen:    | ||||
| Grundsätzlich ist die UID-Nummer am Personenkonto zu hinterlegen.
Soll für die einzelne Buchung eine vom Kontostamm abweichende UID-Nummer verwendet werden, so kann diese in diesem Feld eingegeben werden. Die UID-Nummer gilt für diese Buchung und wird nicht in den Kontostamm zurückgespeichert. Das nachträgliche Bearbeiten in der ZM ist möglich.
In der Buchungszeile stehen Ihnen in diesem Feld folgende Funktionen zur Verfügung:
| |||||
| UID-Nummer urspr.Erwerber | Erfassung der UID-Nummer des letztendlichen Rechnungs- bzw. Warenempfängers. Dieses Feld kann nur beim Konsignationslager-Kennz. " Änderung des geplanten Erwerbers" befüllt werden. Hinweis
|
Eine genaue Darstellung der Buchungsfälle dazu finden Sie im Kapitel ig.Verbringung in unserer Dokumentation Buchen.
Die Buchungen aus Konsignationslager werden gesondert in der Übersicht und auf dem Ausdruck ausgewiesen. Die Beträge hierzu sind immer null und werden auch so an das Finanzamt gemeldet:
Für die XML-Erstellung sind keine gesonderten Einstellungen notwendig.
ZM-Buchungen auf Konten mit UID ohne Bezug auf igL
Sind Buchungen mit Steuercode ohne ZM-Kennzeichen auf Kunden mit ausländischer UID-Nummer vorhanden, können diese in der ZM unter einer eigenen Combobox angesehen werden. Diese Buchungen werden NICHT in die XML-Datei aufgenommen.
Beispiel: Kunde Italien mit UID, jedoch Buchung mit Steuercode 1 USt und 20 %:
Unter UVA/Meldungen → ZM wird die ZM-Übersicht geöffnet. Über eine Combobox können Sie auswählen, ob die Anzeige nach "UID-Nummer" oder nach "Buchungen" erfolgen soll. Über eine zweite Combobox haben Sie die Wahl, ob "Alle", "Fehlerhafte UID-Nr." oder "UID-Nr. ohne ZM-pflichtigen SC" angezeigt werden sollen.
Die Auswahlmöglichkeit "UID-Nr. ohne ZM-pflichtige SC" ist nur möglich, wenn am Firmenstamm eine gültige UID-Nummer hinterlegt ist, und beim Einstieg in die ZM die Überprüfung der UID-Nummern Stufe 1 oder Stufe 2 gemacht wird. Sollte die eigene UID-Nummer fehlen oder fehlerhaft sein, werden Sie mit einer Hinweismeldung drauf aufmerksam gemacht.
Sind die o. a. Voraussetzungen erfüllt, kann mittels Combobox "UID-Nummern" oder "Buchungen" und "UID-Nr. ohne ZM-pflichtige SC" auf die Kunden mit ausländischer UID umgeschaltet werden. Je nach Comboboxeinstellung kann die Anzeige eingegrenzt werden nach "UID Nummern" oder "Buchungen":
Ansicht "UID-Nummer" und "UID-Nr. ohne ZM-pflichtige SC":
Ansicht "Buchungen" und UID-Nr. ohne ZM-pflichtige SC":
Hinweis
| Dokumente zu den Rechnungen können über die Spalte "Dokumente" geöffnet werden. Hierfür muss in der Combobox jedoch "Buchungen" ausgewählt sein:  |
Ausdruck ZM Buchungen auf Konten mit UID ohne Bezug auf IgL
Sind Buchungen mit Steuercode ohne ZM-KZ auf Kunden mit ausländischer UID vorhanden, können Sie wählen ob diese mitangedruckt werden sollen.
Mit dem Kennzeichen "Nur ZM-pflichtige Buchungen" kann eingestellt werden, ob alle Buchungen (auch Buchungen mit Steuercode ohne ZM-Kennzeichen auf Kunden mit ausländischer UID) gedruckt werden sollen, oder nur die ZM-pflichtigen Buchungen.
Ja, nur ZM-pflichtige Buchungen werden gedruckt:
Nein, es werden alle Buchungen gedruckt. Die Buchungen ohne ZM-Kennzeichen werden gesondert ausgewiesen:
Hinweis
| Ist am Firmenstamm keine eigene UID-Nummer hinterlegt, werden keine Buchungen angedruckt, da die UID-Nummer für die Ermittlung der ausländischen Kunden benötigt wird. |
ZM-Erfassung ungültige bzw. falsche UID-Nummern
Manchmal kommt es vor, dass die UID-Nummer zum Zeitpunkt der Rechnung gültig war, zum Zeitpunkt der Erstellung der XML-Datei für die ZM jedoch die Gültigkeit verloren hat. Eine Meldung mit der ursprünglichen UID-Nummer ist möglich:
Sind Buchungen mit ungültiger oder falscher UID-Nummer gemacht worden, wird dies mit einem Hinweis nach der UID-Nummern Prüfung angezeigt:
Sie können die XML Datei trotzdem erzeugen. Die ungültigen oder falschen UID-Nummern werden trotzdem in die XML-Datei geschrieben.
Achtung!
| Es kann nicht zwischen einer ungültigen und unzulässigen UID-Nummer differenziert werden. Grund dafür ist, dass hier keine Informationen über die UID-Struktur zu manchen Ländern vorliegen bzw. laufende Änderungen der UID-Nummern-Struktur vorgenommen werden. Erscheint bei der XML-Erstellung der ZM der oben genannte Fehler, MUSS unweigerlich die Databox FinanzOnline abgefragt werden (Antwort kommt nicht gleich nach der Versendung!) Bei unzulässigen UID-Nummern (falsche Struktur) wird die übermittelte ZM zur Gänze zurückgewiesen und muss nach Korrektur der falschen UID-Nummer nochmals eingereicht werden. |
ZM-Erfassung mit Betrag null oder kleiner
Beträge mit dem Wert null werden in der ZM zwar angedruckt, jedoch wird die UID-Nummer NICHT in der Datei gemeldet (Ausnahme wäre eine Buchung mit Konsignationlager-Kennzeichen).
Dies ist auch dann der Fall, wenn in einem Monat eine Rechnung und eine Gutschrift die Summe null ergeben.
Im Gegensatz dazu werden Minusbeträge (nur Gutschriften) in die XML-Datei übernommen und können auch nicht gesperrt werden.
ZM-Erfassung über Filialen mit abweichendem Land
Es besteht die Möglichkeit, ein abweichendes ZM-Land auf der Buchung zu erfassen (Buchen mit Filialen).
- Beim Einstieg in die ZM ohne Auswahl einer Filiale werden alle Buchungen angezeigt, bei denen das ZM-Land dem Einstiegsland entspricht.
- Beim Einstieg in die ZM mit Auswahl einer Filiale werden nur jene Buchungen angezeigt, bei denen die Filiale der Buchung der Einstiegsfiliale entspricht.
- Buchungen mit erfasstem ZM-Land werden nicht in der Kontrollansicht (ausländische UID-Nummern ohne ZM-pflichtigen Steuercode) angezeigt.
Beispiel
| Die erste Buchung BK 1 wurde mit Filiale 2 (Deutschland) gebucht ABER hat ein abweichendes ZM-Land 1 (Österreich). Die zweite Buchung BK 2 wurde ohne Filiale als IG Lieferung gebucht (Deutsche UID-Nummer) somit ZM-Land Österreich. Die dritte Buchung BK 3 wurde mit Filiale 2 (Deutschland) als IG Lieferung gebucht (Österr. UID-Nummer) somit ZM-Land Deutschland.  Einstieg in die ZM mit dem Land Österreich:  Es werden alle Buchungen angedruckt, mit dem ZM-Land Österreich (BK 1 und 2) haben. Einstieg in die ZM mit dem Land Deutschland (Filiale):  Es wird die Buchung angezeigt, die mit der Filiale 2 (Deutschland) gebucht wurde und mit einer österr. UID-Nummer erfasst wurde BK 3. |
ZM-Erfassung über FinanzOnline
Entscheiden Sie sich gegen die angeführten Möglichkeiten, so bleibt die Möglichkeit, die ZM direkt in FinanzOnline zu erfassen.
Hinweis
| Am Steuernachweis wird ein Hinweis angedruckt, sobald ZM-pflichtige Umsätze gebucht werden: |
Hinweis
| Es ist möglich, die ZM für das ganze Jahr aufzubereiten. Jedoch kann in dieser Ansicht keine XML-Datei erstellt werden. Ausnahmen sind jene Länder, in denen eine Abgabe der jährlichen ZM zugelassen ist (z. B. Deutschland).   |
Erstellung XML-Datei
Der Einstieg erfolgt im Paket FIBU unter UVA und Meldungen → UVA → Extras → Zusammenfassende Meldung oder über den eigenen Menüpunkt UVA und Meldungen → Zusammenfassende Meldung.
In der ZM kann für den jeweiligen Monat eine XML-Datei erstellt oder ein ZM-Journal ausgedruckt werden.
Bei jedem Einstieg in die ZM wird die eigene UID-Nummer laut Firmenstamm geprüft. Unabhängig von der eingestellten Prüfungsstufe erfolgt diese Prüfung immer mit "Stufe 1". Ist die eigene UID-Nummer im Firmenstamm falsch hinterlegt oder leer, kommt folgende Hinweismeldung:
Durch Anklicken der Zeile "Firmenstammdaten bearbeiten" gelangen Sie direkt in die Verwaltung des Firmenstammes und können dort die richtige UID-Nummer hinterlegen.
Diese Kontrolle der eigenen UID-Nummer erfolgt auch bei der Auswahl einer Filiale. In der Fehlermeldung wird auf die betreffende Filiale hingewiesen:
Weiters müssen folgende Informationen beim Einstieg festgelegt werden:
Firma | Firma, für welche die ZM gestartet werden soll. | ||
FIBU | Buchhaltung der ausgewählten Firma. | ||
Land | Das Land wird aus dem im Firmenstamm oder der Filiale hinterlegtem Land ermittelt und vorgeschlagen. | ||
Filiale | Falls mit Filialen gebucht wird, kann hier auf die Filiale eingegrenzt werden. | ||
Währung | Als Vorschlag wird hier die Währung des am Firmenstamm eingetragenen Landes angezeigt. Bei Ausdruck nach Filiale kann zwischen der Währung des Filiallandes und der Grundwährung gewählt werden. | ||
Von Periode/ Bis Periode | Wird die UVA monatlich ausgedruckt, muss auch die ZM monatlich abgegeben werden. Es wird die Von-/Bis-Periode mit demselben Monat vorgeschlagen. Bei UVA-Ausdruck nach Quartal wird auch hier die Von-/Bis-Periode quartalsmäßig vorgeschlagen. | ||
Bilanzbuchungen | Auswahl, ob Bilanzbuchungen mitgerechnet werden sollen oder nicht. | ||
Prüfung UID-Nummer | Hier kann gewählt werden, ob "keine Prüfung", EU-Service (Stufe 1) oder FinanzOnline/EU-Service (Stufe 2) durchgeführt werden soll. Die Auswahl "FinanzOnline/EU-Service (Stufe 2)" ist nur für das Land Österreich aktiv.  Keine Prüfung: Es erfolgt keine Prüfung der UID-Nummern. Bei Erstellung der XML-Datei für die ZM wird darauf hingewiesen, dass die Prüfung der UID-Nummern nicht durchgeführt wurde und nochmals abgefragt, ob eine Prüfung gemacht werden soll:  Nein: Es wird keine Prüfung der UID-Nummern durchgeführt! Ja: Es wird nochmals abgefragt, wie die Prüfung erfolgen soll:  EU-Service (Stufe 1): Die Prüfung der UID-Nummern erfolgt mittels EU-Service der Stufe 1. Die Prüfung der UID-Nummern wird unter Stammdaten → Konten → Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren protokolliert. FinanzOnline/EU-Service (Stufe 2): Die Prüfung der UID-Nummern erfolgt mittels FinanzOnline der Stufe 2. Die Prüfung der UID-Nummern wird unter Stammdaten → Konten → Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren protokolliert. Weiters finden Sie in den Logdateien in der FIBUUVAXMLERROR.LOG eine Aufstellung der geprüften UID-Nummern. Hier wird auch vermerkt, wenn eine UID-Nummer "nicht geprüft" wird, weil sie schon geprüft wurde, denn eine Prüfung kann nur 1x am Tag gestartet werden! Zusätzlich wird das Prüfprotokoll für die "Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren" am Bildschirm mit den geprüften UID-Nummern des ausgewählten Zeitraumes geöffnet. Achtung!
|
Hinweis
| Ungültige UID-Nummern werden nach der UID-Prüfung in der Übersicht mit einem  markiert angezeigt.  Wird die XML-Datei trotz dieses Hinweises erzeugt, werden ALLE UID-Nummern gemeldet - auch die ungültigen. So haben Sie die Möglichkeit, ungültige UID-Nummern zu melden, die zum Zeitpunkt der Rechnung noch gültig waren. |
Wenn Sie mit "Ok" bestätigen, wird automatisch laut Auswahl die UID-Nummern-Prüfung (keine Prüfung, Stufe 1 oder Stufe 2) durchgeführt. Anschließend wird die ZM-Übersicht geöffnet.
Über eine Combobox können Sie auswählen, ob die Anzeige nach "UID-Nummer" oder "Buchungen" erfolgen soll. Über eine zweite Combobox haben Sie die Wahl, ob "Alle", nur "Fehlerhafte UID-Nr." oder "UID-Nr. ohne ZM-pflichtige SC" angezeigt werden sollen.
Ansicht nach "UID-Nummer"
Ansicht nach "Buchungen"
Zweite Combobox
Achtung!
| In der Ansicht "UID-Nr. ohne ZM-pflichtige SC" kann keine XML-Datei erstellt werden. |
Hinweis
| In der Kontenverwaltung haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, alle UID-Nummern der Kunden über die Funktion Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren zu prüfen. |
Im Firmenstamm muss die Finanzamt- und Steuernummer hinterlegt werden. Diese finden Sie unter FIBU → Firmen und FIBU-Stammdaten → Firma auswählen → Reiter "Firma Finanzamt".
Sollte diese fehlen, erscheint bei der Erstellung der XML-Datei eine Fehlermeldung für das entsprechende Jahr oder die Filiale:
Die Beträge in der Zusammenfassenden Meldung (XML-Datei) werden immer abgerundet gemeldet.
Versendung XML
Wie die Übermittlung stattfindet, ist von den hinterlegten Zugangsdaten abhängig.
Sind die Webservice-Zugangsdaten hinterlegt, erfolgt die Übermittlung automatisch via Webservice. Eine separate Einstellung ist nicht notwendig. Ansonsten erfolgt die Übermittlung manuell über FA-Online.
Egal, ob Sie mit Webservice oder FinanzOnline arbeiten, in jedem Fall ist für die elektronische Übermittlung eine XML-Datei zu erstellen. Der direkte Weg zur XML-Datei führt über die obere Menüleiste "XML-Datei erstellen":
Standardablauf mit FinanzOnline
Beim Erstellen der XML-Datei erscheint folgende Abfrage:
| XML zur Einreichung erstellen |  Wenn Sie den Buchungskreis abschließen und eine XML-Datei erzeugen, können die Buchungen nicht mehr bearbeitet werden. Korrekturen sind jedoch über einen neuen Buchungskreis möglich. |
| XML für Testzwecke erstellen | Wird die XML-Datei nur für Testzwecke erstellt, bleibt das Journal offen und es kann in dieser Periode noch gebucht werden. |
Die Erstellung der XML-Datei erfolgt direkt in das in den CRM Parametern hinterlegte XML-Verzeichnis. Nach Erstellung erhalten Sie folgende Bildschirmmeldung:
Standardablauf mit Webservice
Der Webservice-User muss bei FinanzOnline manuell angelegt werden. Details finden Sie unter "Anlage und Hinterlegung WebUser.
Schritt 1 | Die XML-Datei wird erstellt. | ||||||
| Schritt 2 | Nach dem Erstellen der XML-Datei erhalten Sie die Abfrage, ob die Datei sofort paketiert und versendet werden soll. Bitte bestätigen Sie die Meldung mit JA, wenn die Übermittlung mittels Webservice gestartet werden soll. Hinweis
Hinweis
Unter Allgemeine FIBU Parameter → UVA → Allgemein → Abfrage XML Sofort Paketieren und Senden kann eingestellt werden, ob diese Abfrage erfolgen soll oder ob IMMER nur die XML-Datei erstellt werden soll, ohne diese sofort zu paketieren und zu senden. Sinnvoll ist diese Einstellung, wenn zum Beispiel mehrere ZMs zu einem Paket zusammengefügt werden sollen oder wenn die Pakete von einem anderen User erzeugt werden. | ||||||
| Schritt 3 | Unter CRM Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → E-Government kann eingestellt werden, wie die Übermittlung erfolgt (Testübermittlung, Echtübermittlung, Abfrage). Standardmäßig erfolgt hier eine Abfrage. Ob hier Test oder Echtübermittlung ausgewählt wird, hat ausschließlich Auswirkung auf die Übermittlung. Testübermittlungen gelten nicht als eingebracht. | ||||||
| Schritt 4 | Sobald die Übermittlung erfolgreich stattgefunden hat, erfolgt noch eine Abfrage, ob Sie zurück in die Erfassung oder in die Paketliste möchten. Wählen Sie hier "Zurück in Erfassung", befinden Sie sich anschließend wieder in der Bildschirmanzeige der UVA. Mit der Auswahl "Paketliste Öffnen" gelangen Sie in die Paketliste. |
Hinweis
| Wenn nach dem Einreichen des ZM-Pakets in der abgeschlossenen Periode weitergebucht wurde und sich die ZM-Werte für diese Periode geändert haben, kommt beim Einstieg in die ZM folgende Meldung: Wenn Databox "nicht OK":  Wenn Databox "OK":  |
Hinweis
| Für das Paketieren der Monatserklärungen (UVA, ZM, VSt-Erstattung, Spendenliste) gibt es in den Berechtigungen eine eigene Funktion.  |
Berichtigung der ZM (XML-Datei)
Wenn die XML-Datei berichtigt werden soll, genügt es, die Datei nach den Korrekturen neu zu erstellen und nochmals zu übermitteln. Die Datei muss jedoch neu erstellt werden, ein erneutes Senden des Paketes aus der E-Government-Zentrale ist nicht möglich. Sobald die XML-Datei ein zweites Mal bei FinanzOnline eingereicht wird, wird die erste Meldung verworfen. Daher muss bei einer Berichtigung die gesamte ZM nochmals gemeldet werden.
Eine dritte Einreichung wird nicht mehr gewertet. Sollte nach zweimaligem Einreichen noch eine Korrektur notwendig sein, muss diese manuell gemeldet werden.
Nullmeldungen müssen nicht abgegeben werden.
Ausdruck ZM
In der BMD Menüleiste unter "Ausdruck" können Sie die ZM drucken. Für den Ausdruck stehen BMD Standardausdrucke zur Verfügung.
Hinweis
| Unter FIBU → Ausdrucke → Auswertungsdesigner können Sie einen BMD Standardausdruck kopieren, bearbeiten und somit individuell gestalten. |
Der Ausdruck auf Originalformular wird nicht unterstützt.
Der Ausdruck der ZM kann "kumuliert" oder "detailliert" gedruckt werden.
Die Einstellung erfolgt über die Ansicht in der Combobox 
.
.- Buchungen - detailliert
- UID-Nummer - kumuliert
Je nach Auswahl wird dies auch beim Ausdruck automatisch vorgeschlagen:
Über die Sortierung stehen drei Standardsortierungen zur Verfügung:
- UID-Nr. (kumuliert)
- UID-Nr. und Kundennummer (detailliert)
- UID-Nr. (detailliert)
Wird eine UID-Nummer bei verschiedenen Kundenkonten gebucht, wird dies mit der Sortierung UID-Nr. und Kundennummer detailliert sortiert angedruckt:
Zusätzlich kann mit der Checkbox "Druck Gesamtsumme" ausgewählt werden, ob nach
- ZM Art oder
- ZM Art und Konto ausgedruckt (hier werden die Summen der Erlöskonten mitangedruckt)
wird:
Funktionen
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in der ZM-Übersicht zur Verfügung:
 Bearbeiten | Mit F6 oder über die Funktion "Bearbeiten" können Sie falsche oder unvollständige UID-Nummern ändern. Geänderte UID-Nummern werden automatisch auf die Buchung zurückgeschrieben. | ||
 Neu | Über diese Funktion können Sie die ZM für eine andere Firma/FIBU bzw. für einen anderen Monat starten. Achtung!
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Aufruf Bildschirm Kontoblatt | |
 Gegenkontoblatt | Aufruf Bildschirm Gegenkontoblatt |
Aufruf Bildschirm Journal | |
 UID-Nummern prüfen | Falls die UID-Nummern-Prüfung beim Einstieg in die ZM deaktiviert worden ist, können Sie die Prüfung mit dieser Funktion manuell starten. |
 Ausdruck ZM | Der Ausdruck der ZM kann kumuliert oder detailliert gedruckt werden. |
Es kann eine XML-Datei erstellt werden, welche über FinanzOnline importiert oder upgeloadet werden kann. | |
 E-Government-Detail | Aufruf der XML-Steuererklärungen |
Aufruf der Databox | |
Aufruf FinanzOnline |
Archivierung
Wenn Sie das Paket "Archivierung" ebenfalls erworben haben, können Sie die UVA-Ausdrucke in Ihrem Archiv ablegen.
Die Archivierung wird automatisch gestartet und erfolgt, sobald die Meldung erfolgreich eingereicht und mit "Databox Ok" bestätigt worden ist.
Wird jedoch in der betreffenden Periode noch weitergebucht, sodass sich die ermittelten ZM-Beträge ändern, wird die tatsächlich eingereichte Meldung archiviert. Beim nochmaligen Einstieg in die ZM wird folgende Meldung ausgegeben:
Vorbereitung
Voraussetzung sind die richtigen Parameterhinterlegungen:
CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Pkt. 11 E-Government
CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Pkt. 11 E-Government
1 - Allgemein
| Automatisches Archivieren | Wird dieser Parameter aktiviert (1), können die ZM-Ausdrucke archiviert werden. | ||
| Nummer des Archivs | Hier erfolgt die Hinterlegung der Archivnummer des Archivs, in dem die ZM abgelegt werden soll. Bei Steuerberatern wird die ZM standardmäßig im STB-Archiv abgelegt und nicht im Mandantenarchiv. Hinweis
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10 - UVA / 11 - U31 / 12 - ZM / 13 - ADL
Folgende Parameter sind für alle oben genannten Punkte gleich:
Automatisches Archivieren | Wird dieser Parameter aktiviert (1), erfolgt eine Archivierung der ZM. Es kann aber auch eingestellt werden (9), dass die Archivierung je nach Einstellung im Pkt. 1 – Allgemein (siehe oben) erfolgt. | ||
Nummer des Archivs | Wird hier nichts eingetragen, wird das Archiv aus dem Pkt. 1 – Allgemein für die Archivierung herangezogen. | ||
| Standardkategorie | Hier muss die Kategorie für die Archivierung bekanntgegeben werden. Hinweis
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| Betreff | Hier kann der Betreff für die Archivierung hinterlegt werden. Folgende Formeln sind möglich: $KurzBez → Kurzbezeichnung der Steuererklärung, z. B. U $LangBez → Bezeichnung der Steuererklärung, z. B. Umsatzsteuererklärung $ErklJahr → Steuererklärungsjahr $ErklMonat → Abgabemonat $SteuerNr → Finanzamt und Steuernummer Alle anderen Zeichen/Texte werden fix in den Betreff übernommen. Beispiel
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Hinweis
| Wird eine Erklärung als Paket gesendet und durch das Setzen des Status "Databox Ok" automatisch archiviert, so ist dies im E-Government-Detail im Feld "Dokument" als Symbol ersichtlich. Mit einem Doppelklick kann das Dokument geöffnet und angesehen werden. Sollte nach dem "Databox Ok" die Archivierung nicht funktionieren und einen Fehler bringen, dann ist die Ursache, dass in der Buchhaltung nach Erstellung der XML-Datei weitergebucht wurde und sich die ZM-Werte geändert haben. Beim Archivieren werden die ZM-Werte neu berechnet und mit der Summe der eingereichten ZM verglichen. Weichen die Werte ab, dann kann nicht archiviert werden.  Im BMDXMLSteuer.log ist ersichtlich, dass seit Erstellung der XML-Datei für die ZM in der Buchhaltung weitergebucht wurde:  |
Hinweis
| Bei der Archivierung der Berechnungsblätter, Spendenliste und ZM wird als Sachbearbeiter jener Mitarbeiter übernommen, mit dem die Meldungen archiviert werden. |
Versionierung
Soll bei neuerlicher Übermittlung der ZM das Original nicht überschrieben, sondern eine Version der übermittelten ZM archiviert werden, ist folgende Einstellung notwendig:
Unter dem Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Pkt. 6 BMD DMS → Archivieren → den Parameter "Abfrage Versionierung" auf "Ja" setzen. Es kommt dennoch eine Abfrage, ob eine neue Version des Dokuments erstellt oder dieses überschrieben werden soll.
Dieser Parameter gilt für das gesamte Archiv.
FAQ
 | Siehe auch: |