Grundlegende Informationen zu Stammdaten finden Sie unter Firmen- und FIBU-Stammdaten. 

1. Allgemeines

• Wird die Finanzbuchhaltung umgestellt, sind die Anlagenbuchhaltung sowie die Kostenrechnung ebenfalls zwingend auf NTCS umzustellen.
• Grundsätzlich muss die Warenwirtschaft zwingend vor der Finanzbuchhaltung auf NTCS umgestellt werden. In Ausnahmefällen kann die WWS 5.5 bestehen bleiben - dies muss aber unbedingt mit unserem Support abgeklärt werden.
• Im Lohn kann jedoch weiterhin in der 5.5 gearbeitet werden. Beachten Sie dazu die Einstellungen im Programm LV131, um eine richtige Verbuchung durchführen zu können.

 Achtung! 

Ein Datenaustausch zur FIBU 5.5 ist nach der Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS nicht mehr möglich. Möchten Sie zu einer FIBU aus BMD 5.5 in der NTCS Bilanzarbeiten durchführen, so müssen die Konten und Salden aus BMD 5.5 importiert werden. Bitte kontrollieren Sie vor dem Ausführen dieser Funktion, wie die Parameter bezüglich Stammdatenwartung eingestellt sind, damit nicht irrtümlich Personenkonten in der NTCS überschrieben werden!

2. Vorbereitungen

Achtung!

Entscheidend dabei ist, dass bis zu diesem Zeitpunkt in BMD 5.5 und ab der Umstellung nur mehr in der NTCS gebucht wird!

• Kontrolle Vor- und Folgejahr: Kontrollieren Sie bereits vor der Datenüberprüfung, ob die Vor- und Folgejahrbuchhaltungen richtig hinterlegt sind. Dazu steigen Sie im aktuellen Jahr ins Buchen (PR03) unter "Konto ansehen" ein. Wählen Sie ein Konto, das in allen Jahren existiert. Mit F9 - V gelangen Sie ins Vorjahr, mit F9 - N ins nächste Jahr. Wechseln Sie so bis ins älteste zu übernehmende Jahr und wieder retour in die aktuelle Buchhaltung. Ist eine Buchhaltung nicht (korrekt) hinterlegt, können Sie diese im angezeigten Fenster eingeben und speichern. Die Hinterlegung kann auch manuell im Programm PR03 über die mandantenbezogenen Parameter VORJAHR und NEXTJAHR erfolgen. Kontrollieren Sie die Hinterlegungen in allen zu übernehmenden Jahren.
• Zahlungs- und Mahnläufe bitte vor der Umstellung abschließen.
• ER-Kontrolle (PR65): Erfasste Rechnungen müssen vor der Umstellung geschlossen (verbucht) werden.
• BAKAWA: Wir empfehlen, die erfassten Rechnungen vor der Umstellung in die FIBU 5.5 zu verbuchen und nach der Umstellung auf NTCS mit dem NTCS BaKaWa weiterzuarbeiten.
• EB-Übernahmen aus Vorjahren müssen vor der Übernahme in der NTCS vollständig sein.
  Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Überprüfungsprogramm PR07NTCS.
• Kontenumstellung: wurde mittels "Ändern Kontonummer" ( PR55) eine Kontenumstellung durchgeführt, so muss diese rückwirkend für alle Jahre, die übernommen werden, durchgeführt werden.
• OP-Salden: die OP-Salden der Konten sollten unbedingt vor der Übernahme in die NTCS kontrolliert bzw. korrigiert werden.
  Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Überprüfungsprogramm PR07NTCS.
• Postleitzahlen, Staaten: sind diese Felder im pr01 nicht befüllt, dann können diese Personenkonten nicht richtig in die NTCS übernommen werden. Die Hinterlegungen können mittels einer Personenkontenliste (PR10) kontrolliert werden.
• Skontotrennung: wird mit der Skontotrennung in der 5.5 gearbeitet, so muss vor der Übernahme der Daten in die NTCS das Programm pr03s gestartet werden.
• aktuelle Versionen von BMD 5.5 und NTCS: das aktuelle Jahresupdate in 5.5 (beachten Sie dazu auch das WebUpdate) und NTCS sind die Voraussetzung für eine richtige Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS.
• Buchhaltungscheck: Bevor die Daten übernommen werden können, müssen die Buchhaltungsdaten auf Richtigkeit überprüft werden.
  Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Überprüfungsprogramm PR07NTCS.
• Anlage Firma: Eine Buchhaltung kann nur auf eine bestehende Firma übernommen werden.
  Bitte hinterlegen Sie unbedingt das entsprechende Land auf der Firma, damit die richtigen Steuercodes, Prozentsätze,... in die Buchhaltung übernommen werden können. 
• Einstellungen für den Import von Personen: Je nachdem, ob bzw. welche Personen bereits auf der NTCS vorhanden sind, müssen die Importparameter kontrolliert und eingestellt werden.
Überprüfen Personenkonten: Existierte bis zum Zeitpunkt der Umstellung die FIBU bereits auch in der NTCS (z. B. für Auswertungen, ER-Kontrolle, WWS, ...) führen Sie bitte den Punkt Stammdaten → Konten → Import/Export →  PR01-Daten prüfen (Personenkonten) aus.
Standardkontenrahmen: Falls es einen abweichenden Standardkontenrahmen gibt, so muss auch dieser in die NTCS übernommen werden.
Vertreter: Prüfen Sie vor der Umstellung von FIBU 5.5 auf FIBU NTCS, ob Vertreter (Mitarbeiter) in der NTCS bereits angelegt wurden. Existieren die Vertreter in der NTCS nicht, wird zwar die Information des Vertreters auf den Buchungen übernommen - eine Auswertung kann jedoch nicht gedruckt werden. In diesem Fall können Vertreter im Nachhinein noch angelegt werden. Sind die Vertreter jedoch am Kontenstamm hinterlegt, so müssen die Vertreter vor der Umstellung angelegt werden. Ansonsten kann der Vertreter nicht auf den Kontenstamm übernommen werden (einen entsprechenden Hinweis erhalten Sie nach der Übernahme).
Anlagenbuchhaltung: Wird unterjährig umgestellt und die Abschreibung unterjährig gebucht, ist die automatische Verbuchung der Anlagenbuchhaltung nicht mehr möglich.
Bitte zuerst die Anlagenbuchhaltung fertigstellen, eine Jahresübernahme in BMD 5.5 durchführen und dann die Buchhaltung auf NTCS umstellen.
Ist dies nicht möglich, müssen die Anlagenbuchungen in BMD 5.5 storniert werden. 
Nach Umstellung der FIBU aber vor Umstellung der ANBU bitte bei den Anlagenkonten das Feld Anlagenart (Sachanlage, Grundstück, ...) richtig ausfüllen.
Kostenrechnung BMD 5.5: Bei Verwendung der KORE 5.5 muss vor der Umstellung die Überleitung der FIBU-Daten in die KORE (KORE20) erfolgen. Nur so ist sichergestellt, dass die beim Buchen erfassten Kosteninformationen vollständig in der KORE vorhanden sind. Genauere Informationen zur Umstellung mit Kostenrechnung entnehmen Sie bitte den Dokumentationen Umstieg FIBU 5.5 auf NTCS FIBU mit einer bestehenden NTCS KORE oder der Dokumentation Umstieg FIBU 5.5 auf NTCS FIBU und KORE 5.5 auf NTCS KORE.
Zusammenfassende Meldung: werden in der ZM Werte manuell erfasst, so werden diese in der NTCS nicht berücksichtigt (z. B. Konsignationslager)

2.1. Buchhaltungscheck

• ob Abstimmsummendifferenzen bestehen
• ob die Buchungen mit den Kontensummen übereinstimmen
• ob Kontensalden mit OP-Salden zusammenstimmen
• ob Kontenpositionen fortlaufend nummeriert sind
• ob Journalnummern fortlaufend nummeriert sind
• ob die Buchhaltung physisch in Ordnung ist
• ob die EB-Buchungen vollständig übernommen wurden
• ob FW-Buchungen mit den Euro Buchungen zusammenstimmen

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2.2.  Anlage Firma

Hinweis 

	Vorgehensweise, wenn Kunde in CRM existiert (z. B. bei Steuerberater): Direkt in den Firmen- und FIBU-Stammdaten über die Funktion → Extras → Erzeuge Firma aus Kunde kann ein Kunde als Firma erzeugt werden.

2.3. Übernahme Stammdaten

Achtung!  Sind in der Firma bereits Personen vorhanden und es sollen z. B. nur Sachkonten nochmals importiert werden, ist dieser Parameter zwingend auf "Kein Import" zu setzen. Ist der Parameter auf Import gestellt und es handelt sich bei der Firma, in die importiert wird, um die "eigene Firma" (Feld "eigene Firma" am Firmenstamm ist gesetzt), erscheint folgende Meldung: Wird diese Meldung mit JA bestätigt, werden die Personen überschrieben!

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2.3.1. Abweichende Konten

2.4.  Übernahme Chronik

 Achtung! 

Werden die Kontenchroniken der Personen in die CRM Chronik importiert, können diese in der FIBU nicht ausgewertet werden!

2.5.  Übernahme individuelle Sammelkonten

2.6. Übernahme Nummernkreise

2.7.  Ermitteln Archiv

2.8.  Buchhaltung mit Fremdwährung

Der Steuerberater führt mehrere Buchhaltungen mit Fremdwährung und Buchhaltungen ohne Fremdwährung. Die Kursdatei ist nur allgemein angelegt. Wenn eine Buchhaltung ohne Fremdwährung umgestellt wird, dann werden die Kurse trotzdem in die NTCS übernommen.

2.9.  Buchhaltung mit Teil- und Schlussrechnungen

Feld Endedatum am Ablauf: Das Endedatum wird automatisch gesetzt, wenn zum Beispiel in BMD 5.5 in einem Vorjahr eine Teilrechnung gebucht und später manuell wieder storniert wurde, und es im aktuellen Jahr keine Buchung mit dieser Ablaufnummer gibt. Als Endedatum wird der letzte Tag des Vorjahres übernommen.   Auf der Teil-/Schlussrechnungsliste werden nur die Abläufe ohne Endedatum und somit nur die tatsächlich offenen Abläufe angedruckt. Der Ausdruck wird dadurch ebenfalls schneller, da weniger Daten aufbereitet werden müssen.

2.10. Buchhaltung E/A-Rechner mit offenen Posten

• Variante 1: ein Verrechnungskonto für alle Kunden bzw. Lieferanten (NTCS Standard)
• Variante 2: ein Verrechnungskonto pro Ertrags- bzw. Aufwandskonto (BMD 5.5 Standard)

Hinweis 

Wurden die Rechnungen in der BMD 5.5 mit Sammelgegenbuchung gebucht, dann erfolgt bei der Zahlungsbuchung in der NTCS keine automatische Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das tatsächliche Erlös- bzw. Aufwandskonto. In diesem Fall muss die Umbuchung manuell durchgeführt werden.

2.11. Buchhaltung mit Landkennzeichen (Filiale)

• Fixkonten
• Prozentsätze
• Steuerkonten und Skontokonten

Hinweis 

Wurde in der BMD 5.5 (PR00) ein Landkennzeichen ohne "Kursnummer für LandKZ" angelegt, so werden diese Buchungen in die österreichische FIBU übernommen.

2.12. Buchhaltung mit ADL

Hinweis 

Beachten Sie, dass im Zuge einer Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS mittels Zipfile nicht mehr auf die Daten aus BMD 5.5 zugegriffen werden kann.

2.13. Buchhaltung mit Rumpfwirtschaftsjahr

• FIBU muss in der NTCS angelegt sein
• die NTCS Firma und die NTCS FIBU mit der Unternummer muss in der 5.5 am PR00-Firmenstamm richtig hinterlegt sein
• der Bilanzstichtag muss im PR00-Firmenstamm richtig hinterlegt sein

2.14. Import von Buchungen

2.15.  Bankverbindungen

 Achtung! 

Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist.

2.16.  Referenzierung von Personenkonten

Achtung! 

Bitte verwenden Sie diese Variante nur, wenn es noch keine Personen in der NTCS gibt bzw. die Personen in der NTCS schon mit der neuen Kontonummer angelegt sind!

2.17. Kontenumstellung bei Sachkonten

3. Umstellung der Buchhaltung in die NTCS

3.1.Umstellung FIBU von BMD 5.5 auf NTCS 

Hinweis 

Mit der Schaltfläche "BMD 5.5 Protokoll anzeigen" kann das Protokoll von einer bereits fehlerhaften Übernahme aus 5.5 nachträglich geöffnet werden. Damit diese Funktion aktiv ist, muss das 5.5 FIBU-Verzeichnis eingeben werden.

BMD 5.5 Verzeichnis	Hier geben Sie bitte das Verzeichnis der BMD 5.5 FIBU bekannt. Es muss immer mit dem höchsten Jahr begonnen werden.
BMD 5.5 Zipfile	Alternativ zum BMD 5.5 Verzeichnis kann auch ein Zipfile, der in BMD 5.5 mittels PR57A → Programmpunkt 3 (Export für NTCS Import) erzeugt wurde, angegeben werden. Nur bei der Umstellung mittels Zipdatei notwendig. Achtung!  Bei einer Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS mittels Zipfile werden die Webservice-Zugangsdaten NICHT in die NTCS übernommen.
Firma	Hier muss die Firmennummer, auf die übernommen werden soll, bekanntgegeben werden. Ist im BMD 5.5 im PR00 bereits eine Firmennummer eingetragen, wird diese automatisch vorgeschlagen und kann nicht geändert werden.
FIBU	Hier muss die FIBU bekanntgegeben werden, falls bereits ein FIBU-Stamm zur Firma angelegt wurde. Wenn der FIBU-Stamm noch nicht existiert, müssen Sie hier "neue FIBU anlegen" auswählen. Dann wird nach dem Start des Imports automatisch der FIBU-Stamm zur Anlage geöffnet. Auch hier gilt: Ist im BMD 5.5 im PR00 bereits eine FIBU-Nummer eingetragen, wird diese automatisch vorgeschlagen und kann nicht geändert werden.
Anzahl Vorjahre	Hier können Sie bekanntgeben, wie viele Vorjahre übernommen werden sollen.    Achtung!  Es müssen mindestens so viele Vorjahre übernommen werden, aus denen offene Posten oder offene Teilrechnungen/Anzahlungen bestehen!
E/A-Verrechnungskonto	Dieses Kennzeichen ist nur dann aktiv, wenn im Firmenstamm der BMD 5.5 (PR00) E/A-Rechner aktiviert ist! Hier können Sie entscheiden, wie die Verrechnungskonten in der NTCS übernommen und behandelt werden sollten. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: ein Verrechnungskonto jeweils für alle Kunden bzw. Lieferanten (NTCS Standard) ein Verrechnungskonto pro Ertrags- bzw. Aufwandskonto (BMD 5.5 Standard)

Hinweis 

Wie bereits erwähnt, muss der Import immer mit dem höchsten Jahr begonnen werden. Ist im BMD 5.5 im Programm PR03 der Parameter NEXTJAHR befüttert, wird versucht, den Import mit diesem Jahr zu beginnen. Existiert dieses Verzeichnis nicht, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:       Wenn Sie schon die neueste Buchhaltung importieren und irrtümlich ein Nextjahr hinterlegt ist, entfernen Sie dieses bitte in BMD 5.5. Wenn ein falsches Nextjahr hinterlegt ist, korrigieren Sie diese Einstellung bitte in BMD 5.5 und importieren dieses neue Jahr in die NTCS.

• Auf der NTCS Buchhaltung wird der ursprüngliche Pfad der BMD 5.5 Buchhaltung im Feld importierte BMD 5.5 gespeichert und das Feld aus 5.5 importiert wird auf "Ja"gestellt.
• Auf der BMD 5.5 Buchhaltung wird die Buchungssperre gesetzt.
• Im PR00 werden auf dem 3. Bildschirm auf folgenden Feldern die Übernahmedaten zurückgeschrieben:
  NTCS - User
  NTCS - Datum
  NTCS -  Zeit
• Bei der Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS werden das Technische Gegenkonto und die Abgrenzungskonten automatisch in den Fixkonten hinterlegt.
  Diese Konten werden aus dem Standardkontenrahmen übernommen.

Sobald diese Felder geschrieben wurden, erhalten Sie in der BMD 5.5 die Meldung:




Das manuelle Löschen dieser Felder wird mitprotokolliert. Dieses Protokoll finden Sie in der BMD 5.5 unter dem Programm "bericht" im Programmpunkt "6 - Ausdruck Protokoll NTCS-Übern.(PR00)".

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Wird bei einer bestehenden NTCS KORE mit BMD 5.5 FIBU auf NTCS FIBU umgestellt, sind die folgenden zwei Punkte zu beachten: Bei der Umstellung der BMD 5.5 FIBU auf die NTCS FIBU wird das KORE-Verzeichnis BMD 5.5 nicht automatisch gelöscht, sondern muss manuell erfolgen (aber nur dann, wenn BMD 5.5 in KEINEM Paket mehr verwendet wird!) Weiters muss nach der Umstellung die Übernahme (Datenimport, Aufrollung, Übernahme, Zuschlagsberechnung) und Umlage (Aufrollung, Umlage) für das ganze Jahr gestartet werden.

Hinweis 

In der NTCS FIBU wird bei Buchungssymbolen nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Wenn in BMD 5.5 beispielsweise BK (Sollversteuerer) und bk (Istversteuerer) vorhanden sind, wird der erste gefundene Eintrag übernommen.

 

3.2. Umstellung FIBU von BMD 5.5 auf NTCS mittels Zipdatei

BMD 5.5 Verzeichnis	Hier geben Sie bitte das Verzeichnis der BMD 5.5 FIBU bekannt. Es muss immer mit dem höchsten Jahr begonnen werden. Bei der Umstellung mittels Zipdatei muss das Verzeichnis leer bleiben.
BMD 5.5 Zipfile	Alternativ zum BMD 5.5 Verzeichnis kann auch ein Zipfile, das in BMD 5.5 mittels PR57A → Programmpunkt 3 (Export für NTCS Import) erzeugt wurde, angegeben werden. Der Export der FIBU in der BMD 5.5 sollte hier immer mit der aktuellsten FIBU durchgeführt werden. Die Anzahl der Vorjahre geben Sie bereits beim Export für den NTCS Import bekannt. Achtung!  Bei einer Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS mittels Zipfile werden die Webservice-Zugangsdaten NICHT in die NTCS übernommen.
Firma	Hier muss die Firmennummer, auf die übernommen werden soll, bekanntgegeben werden. Ist im BMD 5.5 im PR00 bereits eine Firmennummer eingetragen, wird diese automatisch vorgeschlagen und kann nicht geändert werden.
FIBU	Hier muss die FIBU bekanntgegeben werden, falls bereits ein FIBU-Stamm zur Firma angelegt wurde. Wenn der FIBU-Stamm noch nicht existiert, müssen Sie hier "neue FIBU anlegen" auswählen. Dann wird nach dem Start des Imports automatisch der FIBU-Stamm zur Anlage geöffnet. Auch hier gilt: Ist im BMD 5.5 im PR00 bereits eine FIBU-Nummer eingetragen, wird diese automatisch vorgeschlagen und kann nicht geändert werden.
Anzahl Vorjahre	Hier können Sie bekanntgeben, wie viele Vorjahre übernommen werden sollen. Bei der Umstellung mittels Zipdatei, sollte bei der Erstellung der Zipdatei die Vorjahre schon in der BMD 5.5 mitexportiert werden. Die Vorjahre werden beim Export in der BMD 5.5 bereits mit der aktuellsten FIBU mitexportiert. Achtung!  Es müssen mindestens so viele Vorjahre übernommen werden, aus denen offene Posten oder offene Teilrechnungen/Anzahlungen bestehen!
E/A-Verrechnungskonto	Dieses Kennzeichen ist nur dann aktiv, wenn im Firmenstamm der BMD 5.5 (PR00) E/A-Rechner aktiviert ist! Hier können Sie entscheiden, wie die Verrechnungskonten in der NTCS übernommen und behandelt werden sollten. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: ein Verrechnungskonto jeweils für alle Kunden bzw. Lieferanten (NTCS Standard) ein Verrechnungskonto pro Ertrags- bzw. Aufwandskonto (BMD 5.5 Standard)

Hinweis 

ADL-Buchungen werden bei der ADL-Auswertung direkt aus der BMD 5.5 ausgelesen. Beachten Sie, dass im Zuge einer Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS mittels Zipfile nicht mehr auf die ADL-Daten aus BMD 5.5 zugegriffen werden kann.

3.3. Daten, die nicht übernommen werden

• Buchungssymbole: Allgemeine Buchungssymbole (für alle Buchhaltungen gültig) werden nicht übernommen. Diese müssen manuell in der NTCS nach der Umstellung von einem verwandten Symbol kopiert werden.
  Individuelle Buchungssymbole (nur für eine Buchhaltung gültig) müssen nachbearbeitet werden. Einstellungen wie z. B. der Buchungstyp können nicht übernommen werden.
• Berechtigungen
• Parameter
• Formulare (Mahnung, Avisobrief): werden nicht in die NTCS übernommen. In der NTCS werden Standardformulare (Deutsch, Englisch) angeboten, die beliebig verändert werden können. Hinweis: Das Mahndatum der Kunden (PR01 - Feld 33) wird bei der Umstellung in die NTCS automatisch auf die einzelnen offenen Rechnungen übernommen, sofern diese bereits gemahnt wurden (Mahnzähler > 0).
• BMD 5.5 ER-Kontrolle: Diese Werte bleiben in der BMD 5.5 Buchhaltung. Die Rechnungen laut PR65 müssen verspeichert werden und in der Buchhaltung verbucht sein.
  Über die NTCS ER-Kontrolle können Sie alle neuen Rechnungen erfassen, wie Sie das im PR65 gewohnt sind.
• Zahlungsverkehr: Die Zahlungsbanken werden in der NTCS bereits in der Firma angelegt. Daher werden diese Felder nicht übernommen.
• Individuelle Feldauswahl: Für die Übernahme steht die Standardfeldauswahl bereit – die individuelle Auswahl bleibt in der BMD 5.5.
• Vertreter: Die Vertreter müssen über Stammdaten → Personen → Mitarbeiter angelegt werden.
• Abrufbuchungen: Diese Buchungen können nicht in die NTCS importiert werden.
• Automatikbuchungen: Diese Buchungen können nicht in die NTCS übernommen werden.
• Vorsteuererstattung und MOSS: Erfasste Datensätze werden nicht in die NTCS übernommen. Abgeschlossene Zeiträume sollten daher am besten noch über BMD 5.5 gemeldet werden. Alternativ können Datensätze aus 5.5 nach der Umstellung manuell erfasst werden (Vorsteuererstattung in der NTCS, MOSS direkt im EU-Portal).
• Intrastat: In BMD 5.5 erfasste Intrastat-Werte können nicht in die NTCS übernommen werden. Melden Sie daher die bereits erfassten Daten wie gewohnt über die BMD 5.5.
• Zessionstexte: Texte, wenn Forderungen an eine Bank zediert sind.
• Datenübernahmen: Handelt es sich bei der 5.5 FIBU, die in die NTCS hochgezogen wird, um eine Datenübernahme aus einem Fremdsystem, ist Folgendes zu beachten:
  Bei einer Datenübernahme werden die offenen Posten nur im neuesten übernommenen Jahr korrekt importiert. Daher darf keine Jahresübernahme der offenen Posten in den Vorjahren bis zum neuesten Jahr in BMD durchgeführt werden! Am FIBU-Stamm wird daher das Feld EB-Übernahme für Personenkonten sperren beim Hochziehen der FIBU gesetzt. Eine Übernahme der offenen Posten in das erste Jahr, das auf BMD gebucht wird, ist aber wieder möglich.
  Beispiel: Übernahme der FIBU 2020 und 2021 aus Fremdsystem. Das Jahr 2022 wird in der NTCS gebucht. Von 2020 auf 2021 ist keine Jahresübernahme der offenen Posten möglich. Von 2021 auf 2022 können die offenen Posten übernommen werden.
• Skontotoleranzgrenze: Der Betrag, bis zu dem ein Skontoabzug toleriert wird, wird nicht in die NTCS übernommen.
• Budgetwerte: In BMD 5.5 erfasste Planwerte werden nicht automatisch in die NTCS FIBU übernommen. Diese können in BMD 5.5 im Programm PR21I exportiert und in der NTCS im Controlling importiert werden.
• Iststeuerbuchungen mit V88: Werden bei einer Iststeuerbuchhaltung Buchungen mit gemischten Steuerprozentsätzen (V88) übernommen, so können diese in der NTCS bei einer Zahlung nicht richtig aufgeteilt werden.
  Beispiel: Buchung einer ER mit gemischten Steuerprozentsätzen (V88) in der 5.5, wird dann in die NTCS übernommen. Bei der Zahlung dieser Rechnung in der NTCS wird die Steuer fälschlicherweise zur Gänze mit dem Standardprozentsatz (meistens 20 %) entlastet. Damit die Steuer richtig entlastet wird, empfehlen wir je Prozentsatz eine eigene Zahlungsbuchung durchzuführen.
• Mandatskennzeichen und letztes Einzugskennzeichen: Werden die Kunden in der NTCS gewartet, so werden diese beiden Felder bei der Umstellung von 5.5 auf NTCS nicht übernommen.
• Wareneingangsbuch: Der Ausdruck vom Wareneingangsbuch muss noch in der FIBU 5.5 vorgenommen werden - die WEB-Erfassungen werden nicht in die NTCS übernommen.
• Schnittstellen: Werden Buchungen mittels Schnittstelle in die BMD verbucht, so empfehlen wir Ihnen in diesem Zusammenhang, Ihre Schnittstelle auf das NTCS-Format anzupassen. Genaue Informationen finden Sie in der Hilfe Import Buchungen im Kapitel Import von BMD 5.5 Dateien.
• Ermäßigter Steuersatz 5 %: Allfällige Buchungen bzw. Korrekturen zum ermäßigten Steuersatz 5 % müssen manuell in der UVA korrigiert werden.

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3.4. Rücksetzen BMD 5.5 Übernahme

Hinweis 

Diese Funktion ist nur möglich, solange keine NTCS Buchungen vorhanden sind!

• Löschen aller BMD 5.5 Buchungen
• FIBU-Verzeichnis BMD 5.5 setzen
• Die Felder importierte BMD 5.5 und aus 5.5 importiert wieder retoursetzen

Hinweis 

Wenn Sie auch die NTCS Kostenrechnung verwenden und in der NTCS FIBU gebucht haben, diese Buchungen aber wieder gelöscht wurden, müssen auch die Werte der NTCS KORE gelöscht werden (Kostenrechnung → Überleitung → Übernahme und Umlage → Extras → Löschen importierte FIBU-Daten). Eine Aufrollung alleine reicht nicht, weil dadurch nur die BMD 5.5 Daten gelöscht werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur Kostenrechnung.

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 4. Mögliche Fehlerquellen und deren Behebung

4.1. Allgemeine Fehlermeldungen

4.1.1. Fehlermeldungen beim Import eines Zipfiles aus BMD 5.5 PR57a

4.1.2. Hinweis auf falsche Pfade

4.1.3. Hinweis auf inaktive Konten

4.1.4. Hinweis auf eigene Firma

4.1.5. Hinweis auf nicht übereinstimmende Teil-/Schlussrechnungsabläufe

4.2. Meldungen, Firmenstamm betreffend 

• "Bilanzstichtag kleiner als WJ-Beginn (Mandant)": Im Firmenstamm (PR00) ist im Feld 64 - Bilanzstichtag ein Datum angegeben, welches kleiner ist, als der angegebene Wirtschaftsjahr-Beginn. Der Bilanzstichtag muss korrigiert werden.

• "Kein gültiger Bilanzstichtag im PR00 hinterlegt (Mandant)": Im Firmenstamm (PR00) ist im Feld 64 - Bilanzstichtag ein ungültiger Wert angegeben (z. B. 20140229). Der Bilanzstichtag muss korrigiert werden.

• "Kein gültiges Wirtschaftsjahr im PR00 hinterlegt (Mandant)": Im Firmenstamm (PR00) ist im Feld 07 - Jahr WJBeginn oder im Feld 08 - Monat WJBeginn kein gültiger Wert eingetragen. Sobald ein Wirtschaftsjahr außerhalb des Bereichs von 1900 bis 2100 hinterlegt ist, erscheint diese Meldung. Die Werte müssen korrigiert werden.

• „Falsche NTCS-FirmenNr hinterlegt“: In den Vorjahren ist eine unterschiedliche NTCS-FirmenNr hinterlegt. Korrekturmöglichkeit im Programm PR00 ist das Feld 58 „NTCS-FirmenNr“.

• "LandKZ X hat keine %-Sätze! Im PR00 Ppkt. 2 %-Satz erfassen oder F3 löschen!": Im Firmenstamm (PR00) existieren Landkennzeichen ohne Prozentsätze. Bitte ergänzen Sie die Eingaben in allen zu übernehmenden FIBUs. Ein nicht benötigtes Länderkennzeichen können Sie mit F3 löschen.

• "Es ist die ungültige Grundwährung "XXX" im Firmenstamm eingetragen": Die Grundwährung im Firmenstamm (PR00 - Feld 14) muss ein gültiger ISO-Code sein, da die Währung ansonsten nicht für die NTCS umgewandelt werden kann.

•  "Falsches Währungskürzel "xxx" auf der Kursnr. xx (Kursdatei). Korrigieren Sie diese Kürzel im PR03KURS (Ppkt 7 → Funktion "F6 - Kürzel ändern")": In der Kursdatei (PR03KURS) wurden die Kurse nicht mit dem richtigen Kürzel lt. ISO-Code angelegt. Um die Kurse richtig übernehmen zu können, müssen die Kürzel im PR03KURS im Ppkt. 7 mit der Funktion F6 "Kürzel ändern" korrigiert werden.

• "Überschneidende Nummernkreise": Die Kontengrenzen bzw. Nummernkreise müssen eindeutig sein. Korrigieren Sie die Hinterlegungen im Firmenstamm (PR00) unter dem Ppkt 4 - Erfassen Kontengrenzen.

• "Kontengrenzen der Vorjahres-FIBUs stimmen nicht mit dem lfd Jahr überein": Im Firmenstamm (PR00) sind in den zu übernehmenden FIBUs unterschiedliche Kontengrenzen definiert. In allen zu übernehmenden FIBUs müssen die Kontengrenzen im Punkt 4 - Erfassen Kontengrenzen angepasst werden.

• "KORE-Verzeichnis falsch hinterlegt oder nicht vorhanden!": Im Firmenstamm ist keine gültige Kostenrechnung hinterlegt. Das Feld 49 "Mandant KORE" muss korrigiert werden.

• "Folgende Konten vom Firmenstamm (PR00) sind nicht als Konto (PR01) angelegt": Die Fehlermeldung bezieht sich auf Konten, die im Firmenstamm (PR00) hinterlegt und für die Übernahme der UVA-Daten in die NTCS notwendig sind. Legen Sie die Konten im Kontenstamm (PR01) an oder korrigieren Sie die Hinterlegungen im Firmenstamm (PR00).

 4.3. Meldungen, Kontostamm betreffend

• „ungültige Zahlungskondition am Kontostamm“: Eines der Felder "Zahlungsziel", "Skontoprozent", "Skontotage", "Skontoprozent 2" oder "Skontotage 2" vom Kontostamm beinhaltet einen ungültigen Wert.(Zahlungsziel und Skontotage müssen kleiner 10.000 sein, Skontoprozent muss kleiner 99 sein.)
  Korrekturmöglichkeit: Änderung am Kontenstamm

• „ungültiger Staat (Feld 12) am Kontenstamm“: Es wird geprüft, ob das Feld Staat einen ungültigen Wert beinhaltet.
  Korrekturmöglichkeit: Das Feld 12 Staat ist im Programm PR01 entsprechend zu korrigieren.

• „ungültiges Landkennzeichen am Kontenstamm“: Es wird kontrolliert, ob das Landkennzeichen im PR00 vorhanden ist.
  Korrekturmöglichkeit: Das Feld 202 UST-Landkennz. ist im PR01 entsprechend zu korrigieren.

• "ungültige Mahnsperre am Kontostamm": Es wird kontrolliert, ob das Feld 30 Mahnsperre kleiner 10 ist. Das Feld 30 Mahnsperre ist im PR01 entsprechend zu korrigieren.

• "Referenzkonto (Feld 206) doppelt hinterlegt": Es wird kontrolliert, ob das Feld 206 Referenzkonto doppelt vergeben wurde. Das Feld 206 Referenzkonto ist im PR01 entsprechend zu korrigieren. Da ein Referenzkonto nicht mehrfach vergeben werden darf, ist das Feld entsprechend zu korrigieren.

• "ungültige Kontenart (Feld 102) am Kontenstamm": Es wird kontrolliert, ob eine Kontenart hinterlegt bzw. richtig hinterlegt ist.
  Korrekturmöglichkeit: Am Feld 102 die richtige Kontenart hinterlegen. Das Feld Kontenart ist in der BMD 5.5 mit dem Feld 131 "GLZ Saldenliste" verknüpft. Genaue Informationen dazu entnehmen Sie der BMD 5.5.

• "Für die EA-Rechner-Automatik müssen die PR01 Felder Ust-Code, UVA-Kennzeichen und Prozentsatz der Konten XXXX und XXXX identisch sein.": Die Verrechnungskonten für die E/A-Rechner-Automatik wurden nicht richtig angelegt. Die Konten müssen zwingend mit dem gleichen USt-Steuercode, dem gleichen USt-Prozentsatz und dem gleichen USt-Kennzeichen wie das zugehörige Erfolgskonto angelegt sein. Dazu vergleichen Sie bitte im Kontenstamm (PR01) die Felder 105 "USt-Steuercode, 106 "USt-Prozentsatz" und 107 "UVA-Kennzeichen" und passen diese ggf. an.

•  „Der FW-Code (PR01 - Feld 201) des Kontos ist in der Kursdatei nicht vorhanden": Im Kontenstamm (PR01) ist im Feld 201 "Fremdwähr-Code" eine falsche oder ungültige Kursnummer hinterlegt. Der Wert ist entsprechend zu korrigieren, die Buchungen dieses Kontos sind zu kontrollieren und ggf. vor der Übernahme zu korrigieren.
  

• "Ungültiger Bank-Ländercode "xx" (Feld 49) am Kontenstamm": Es wird kontrolliert, ob ein gültiger Bank-Ländercode hinterlegt ist.
  Korrekturmöglichkeit: Am Feld 49 Bank-Ländercode einen richtigen Wert hinterlegen.

• "Ungültiger Bank-Ländercode in BANKVER": Zum betreffenden Personenkonto ist eine BANKVER (Bankverbindung im Hintergrund) mit ungültigem Bank-Ländercode angelegt.
  Korrekturmöglichkeit: Am Kontenstamm drücken Sie im Feld Code die Funktionstaste F7. Bei falschen Ländercodes wird automatisch ein Fenster zur Eingabe des richtigen Codes geöffnet.

• "Dienstgebernummer zu lang": Es wird kontrolliert, ob die Dienstgebernummer die richtige Länge besitzt.
  Korrekturmöglichkeit: Am Kontenstamm ist im Feld 226 "DGNR" eine Dienstgebernummer mit mehr als 9 Stellen hinterlegt. Der Wert ist entsprechend zu korrigieren.

• "Falscher Kontenkreis": Es wird kontrolliert, ob es sich um einen gültigen Kontenkreis handelt.
  Korrekturmöglichkeit: Am Personenkonto ist im Feld 55 "Sammelkonto-KZ" ein ungültiger Wert (0 oder >3) eingetragen oder die Kontengrenzen im Firmenstamm (PR00 - Ppkt 4) sind falsch definiert (z. B. überschneidende Kontengrenzen, ungültige Kreisnummer).

• "Sammelkonto-Kz ist größer als 3, aber kein Sammelkonto vorhanden!": Am Personenkonto (PR01) ist im Feld 55 "Sammelkonto-Kz" ein ungültiger Wert (0 oder >3) eingetragen, und zusätzlich ist auch kein individuelles Sammelkonto im Feld 56 hinterlegt.
  Korrekturmöglichkeit: Am Kontenstamm im Feld 55 das "Sammelkonto-Kz" richtig stellen, bzw. im Feld 56 "Sammelkonto" das individuelle Sammelkonto hinterlegen. Tragen Sie entweder im Feld 55 "Sammelkonto-Kz" die richtige Kreisnummer ein oder hinterlegen Sie im Feld 56 "Sammelkonto" ein individuelles Sammelkonto.

4.4. Meldungen, Buchungen betreffend

• „Ungültige Zahlungskondition auf der Buchung“: Eines der Felder „Zahlungsziel“, „Skontoprozent“, „Skontotage“, „Skontoprozent 2“ oder „Skontotage 2“ auf der Buchung beinhaltet einen ungültigen Wert.
  Korrekturmöglichkeit: Im Programm PR60 unter „Offene Posten Liste“ die Buchung suchen, mit F6 bearbeiten und die Felder entsprechend korrigieren.

• „Belegdatum außerhalb des gültigen Bereichs“
• „Buchungsdatum außerhalb des gültigen Bereichs“
• „Valutadatum außerhalb des gültigen Bereichs“
• „Leistungsdatum außerhalb des gültigen Bereichs“
• „Wechselfälligkeitsdatum außerhalb des gültigen Bereichs“
• „Wareneingangsbuchdatum außerhalb des gültigen Bereichs“
• „UVA-Periode außerhalb des gültigen Bereichs“

• "UVA-Periode in Folgejahr! Zuerst Jahresübernahme in 5.5!": Ist der Parameter für die UVA-Periodenverschiebung aktiviert, wird überprüft, ob Buchungen mit UVA-Periode des Folgejahres vorhanden sind. Ist dies der Fall, muss im BMD 5.5 eine Jahresübernahme durchgeführt werden, da ansonsten diese Buchungen in der NTCS auf der UVA nicht berücksichtig werden.

•  „ungültiges Gegenkonto“: In der Buchung ist ein Gegenkonto vorhanden, für das es im PR01 keinen Kontenstamm gibt. Legen Sie das betreffende Konto im PR01 an, damit die Daten in die NTCS übernommen werden können. Für die Hilfestellung bei der Korrektur kontaktieren Sie bitte den FIBU Support.

• „ungültiger Mahnzähler“: Der Mahnzähler in der Buchung ist zu groß (>99).
  Korrekturmöglichkeit: Im Programm PR60 unter „Konto ansehen“ die Buchung suchen, mit ENTER + F6 bearbeiten und den Mahnzähler entsprechend korrigieren.

• „ungültige Zahlungskondition auf der Buchung!“:  Eines der Felder Zahlungsziel, Skontoprozent, Skontotage, Skontoprozent2 oder Skontotage2 auf der Buchung beinhaltet einen ungültigen Wert. Dieser Wert muss korrigiert werden. Dazu im Programm PR03 oder PR60 unter "Konto ansehen" die betreffende Buchung mit ENTER bestätigen, mit F6 Bearbeiten und die Felder entsprechend korrigieren.

• „ungültiges Landkennzeichen in der Buchung“: Es wird kontrolliert, ob das Landkennzeichen im PR00 vorhanden ist.
  Korrekturmöglichkeit: Derzeit ist diese Änderung nur durch den BMD Support möglich!

• "Kontogruppe der Buchung stimmt nicht mit Konto überein": Es wird das entsprechende Konto und die Positionsnummer der Buchung angezeigt. Die Kontogruppe kann nur vom NTCS-FIBU-Support korrigiert werden.

• "Zu wenige Vorjahre für die Übernahme von TR/SR ausgewählt!": Es muss mindestens bis zum WJ für das Belegdatum JJJJMMTT übernommen werden! Existieren in der Buchhaltung Teilrechnungen und Anzahlungen aus Vorjahren, die noch nicht schlussgerechnet wurden, müssen auch die Vorjahresbuchhaltungen in die NTCS übernommen werden. Nur so können Sie beim späteren Einbuchen einer Schlussrechnung in der NTCS die notwendigen Informationen für die Stornobuchungen ermittelt und das Projekt korrekt abgeschlossen werden kann.

• "Zu wenige Vorjahre für die Übernahme der Raten ausgewählt! Es muss mind. bis zum WJ für das Belegdatum JJJJMMTT übernommen werden!": Für die Übernahme von Ratenbuchungen müssen alle dazugehörigen Vorjahre übernommen werden.

• "Zu wenige Vorjahre für die Übernahme eine E/A-Rechners ausgewählt! Es muss mind. bis zum WJ für das Belegdatum JJJJMMTT übernommen werden!": Für die Übernahme von Buchhaltungen mit E/A-Rechner-Automatik müssen alle Vorjahre übernommen werden, aus denen noch offene Posten vorhanden sind.

• "Zu wenige Vorjahre für die Übernahme eines IST-Versteuerers ausgewählt! Es muss mind. bis zum WJ für das Belegdatum JJJJMMTT übernommen werden!": Für die Übernahme von Buchhaltungen mit IST-Steuer-Automatik müssen alle Vorjahre übernommen werden, aus denen noch offene Posten vorhanden sind.

• „Buchungsperiode = 0 oder größer 13“: Das Feld "Buchungsperiode" beinhaltet bei dieser Buchung einen falschen oder ungültigen Wert.
  Für Hilfestellung bei der Korrektur kontaktieren Sie bitte den FIBU-Support!

• "Die Kursnummer der Buchung wurde in der Kursdatei nicht gefunden“: In der Buchung ist eine falsche oder fehlerhafte Kursnummer enthalten.
  Für Hilfestellung bei der Korrektur kontaktieren Sie bitte den FIBU-Support!

• "Das hinterlegte Vorjahr XXX existiert nicht": werden Vorjahre mitübernommen, erfolgt eine Prüfung, ob die hinterlegten Vorjahre existieren.
  Korrekturmöglichkeit: Hinterlegen Sie im Buchen (PR03) im mandantenbezogenem Parameter A - Vorjahr das richtige Vorjahresverzeichnis.

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4.5. Meldungen, die Buchhaltung betreffend

• „Zwischenjournale sind nicht abgebucht! – keine Übernahme möglich“: Bevor die Daten in die NTCS übernommen werden können, sind alle Zwischenjournale abzubuchen.
  Korrekturmöglichkeit: Im Programm PR03 „Verbuchen ZWJ aller Benutzer“ durchführen.

• „Physischer Datenfehler – Überprüfung notwendig!!!“: Bitte kontaktieren Sie umgehend den BMD Support! In der Buchhaltung sind Daten beschädigt, die für die Buchhaltung unbedingt notwendig sind.

• "Umsatz differiert mit Buchungen"
• "Kontensaldo differiert mit Buchungssaldo"
• "Kontensaldo differiert mit Fremdwährungssaldo"
• "Fremdwährungsslado/-umsatz differiert mit Buchungen"
• "Kontensaldo differiert mit Monatssalden"
• "FW-Saldo/Monatssalden Diff"
• "FW-Umsatz differiert mit Buchungen"
• "FW-Saldo/Bu-Salden-Diff"

• „Buchungszähler nicht gleich Ges. Pos.“
• „Kontopositionen nicht fortlaufend“
• „Journalnummern nicht fortlaufend“

• „Sachkonten-Differenz“: Es besteht keine Soll/Haben-Gleichheit in der Buchhaltung.
  Korrekturmöglichkeit: Im Programm PR07A → Punkt 5 "Aufaddition nach Belegsymbolen" erhalten Sie einen Hinweis, in welchem Journalkreis sich eine Differenz ergibt. Hilfestellung bei der Suche bzw. Korrektur der Differenz finden Sie unter den Kurzanleitungen im Clientsinfo-Bereich unserer Homepage. Für Hilfestellung bei der Suche und Korrektur wenden Sie sich bitte an den FIBU Support.

• Das Konto XXXX (Erlös- oder Aufwandskonto) ist im BMD 5.5 Parameter "EA-RECH-KUND/LIEF unerlaubterweise mehrfach hinterlegt.": Es muss die Hinterlegung korrigiert und unter Umständen eine Umbuchung zwischen den Verrechnungskonten durchgeführt werden.

• "Für die EA-Rechner Automatik müssen die PR01 Felder USt-Code, UVA-Kennzeichen und Prozentsatz der Konten XXXX und XXXX identisch sein.": Das Verrechnungskonto muss gleich wie das zugehörige Erlös- bzw. Aufwandskonto angelegt werden.

•  "Steuerdifferenzen im Monat X! Zuerst in BMD 5.5 beheben!" bzw. "Steuerdifferenzen für das LKZ X im Monat X! Zuerst in BMD 5.5 beheben!": Wir empfehlen Steuerdifferenzen bereits vor der Übernahme zu korrigieren und die Daten erst im Anschluss in die NTCS zu übernehmen. Nur so werden die UVA-Werte aus BMD 5.5 korrekt in der NTCS dargestellt. Eine Anleitung finden Sie im Clientsinfo-Bereich unter FIBU → BMD 5.5 → Dokumentation → Kurzanleitungen → UVA und mehr → Steuerverprobung- und Differenzen.

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5. Hinweismeldungen

5.1. Hinweismeldung Stammdaten betreffend:

• "Auf dieser Datenbank ist keine Firma als eigene Firma gekennzeichnet, somit werden beim Import ALLE Firmen als eigene Firmen behandelt." Für die eigenen Firmen setzen Sie bitte am Firmenstamm das Feld "eigene Firma".
• „EB-Saldo auf dem GuV-Konto“: Auf einem GUV-Konto besteht ein EB-Saldo.
  Korrekturmöglichkeit: Die EB-Buchung auf dem GUV-Konto muss im PR03 storniert werden, die Übernahme anschließend nochmals gestartet werden.
• "5.5-Intrastat-Daten werden nicht importiert “: Melden Sie diese Daten über die BMD 5.5
• Kontrolle von Umlauten im Buchungstext:
  
  
  
  Bitte kontrollieren Sie bei Aufscheinen dieser Meldung Ihre Buchungstexte in der umgestellten NTCS FIBU. Umlaute könnten aufgrund einer Parametereinstellung falsch übernommen worden sein!

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5.2. Umstellung auf Firma 100 (BMD Standardkontenrahmen)

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6. Meldung bei der Jahresübernahme einer umgestellten FIBU

• Belegnummer
• Belegdatum
• Kontonummer
• Externe Belegnummer
• Ablaufnummer
• Ablauftyp
• Offener Posten Betrag im Vorjahr mit dem Eröffnungsbuchungsbetrag im laufenden Jahr
• Offener Posten Betrag im alten Jahr mit dem Offenen Posten Betrag im neuen Jahr

7. Unterschiede zwischen BMD 5.5 und NTCS

8. Auswertungen

9. FAQ

Siehe auch:        Stammdaten Allgemein Parameter Allgemein     Umschlüsselungstabelle Sachkonto BMD 5.5 - NTCS Umschlüsselungstabelle Personenkonto BMD 5.5 - NTCS

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