Import

Grundlegende Informationen zum Fibu-Import, finden Sie unter Export/Import.

Controlling oder Finanzbuchhaltung → Import und Export → Import

Der Import einer Finanzbuchhaltung kann über Finanzbuchhaltung → Import und Export → Import oder über die Funktion in den Firmen- und FIBU-Stammdaten gestartet werden. Dabei wird eine NTCS Finanzbuchhaltung aus einer *.fib-Datei importiert. Außerdem kann der Import durch einen Doppelklick auf die *.fib-Datei direkt aus dem Outlook oder dem Datei-Explorer gestartet werden.

Handelt es sich um eine FIBU einer Firmengruppe, öffnet sich vor den allgemeinen Einstellungen ein Fenster, in welchem abgefragt wird, ob die FIBU als Einzelfirma oder als Firmengruppe importiert werden sollte. Genaue Informationen dazu entnehmen Sie der Beschreibung Import von Firmengruppen.

Wurde eine Firma bereits manuell angelegt, erhalten Sie eine Abfrage, ob die Stammdaten mit den Daten aus der Importdatei überschrieben werden sollten:

Grundsätzlich werden beim Import einer FIBU alle Felder am FIBU-Stamm importiert, bis auf wenige Ausnahmen wie z. B. Klientenmonitoring und ProjektNr. Beim Sicherungsimport mittels Stapel werden diese beiden Felder jedoch mitimportiert

1. Einstellungen - Allgemein

Dateiname

Wenn die Funktion "Import Finanzbuchhaltung" gestartet wird, kommt zunächst eine Abfrage nach dem Pfad, wo die zu importierende fib-Datei abgespeichert ist. Pfad+Dateiname werden dann automatisch im Feld "Dateiname" eingetragen.

Firma

Sie können eine bestehende Firma angeben (bzw. mit F4 suchen) oder eine neue Firmennummer bekanntgeben. Wird eine Firma importiert, bei welcher nur Sachkonten mit Salden (ohne Buchungen) vorhanden sind, muss eine bestehende Firma ausgewählt werden. Beim Re-Import wird die Originalfirmennummer vorgeschlagen.

Wird eine Finanzbuchhaltung importiert, die zu einer Firmengruppe gehört, kann mit F4 die Zuordnung zur Firmengruppe geöffnet werden. Details siehe Import von Firmengruppen.

FIBU

Wählen Sie "Neue FIBU anlegen", wird eine neue FIBU angelegt. Außerdem stehen alle bestehenden FIBUs zur Auswahl. Wenn es in der Firma nur eine FIBU im betreffenden Jahr gibt, wird diese für einen Re-Import vorgeschlagen. Gibt es mehrere FIBUs im betreffenden Jahr, wird die FIBU nicht vorgeschlagen, da sonst die Gefahr besteht, dass versehentlich eine FIBU überschrieben wird.

Achtung!

Wenn Sie eine bestehende Finanzbuchhaltung angeben, wird diese überschrieben!

Firmen-/Personenstamm-daten

Bei den Firmen-/Personenstammdaten handelt es sich um:

Personenkonten
TR-/SR-Abläufe
Rechnungsschemen
Zessionstexte und
Abgabenarten

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Kein Import: Wenn keine Personen bzw. keine Buchungen vorhanden sind, dann wird hier automatisch "kein Import" eingestellt und die Combobox ist deaktiviert.
Neuanlage: Bei Neuanlage werden alle neu angelegten Stammdaten importiert. Änderungen werden nicht importiert. Diese Option sollte man zum Beispiel wählen, wenn die bilanzierte Buchhaltung vom Steuerberater importiert werden sollte.
Neuanlage/Überschreiben: Es werden Neuanlagen und Änderungen aus der Importdatei überschrieben. Diese Option sollte zum Beispiel der Steuerberater wählen, wenn er die Buchhaltung vom Klienten importieren möchte.

Nicht importiert wird die Branche in den Firmenstammdaten.

Alle Personendaten

Hier kann entschieden werden, ob alle oder nur die wichtigsten, in der Importdatei vorhandenen Personenkontendaten importiert werden sollten.

Zu den Personendaten zählen (PER_PERSON, KLI-Kunde und Lieferant):

Person mit Name, Vorname, Zusatzname, UID-Nummer, Schweiz-UID und die E-Mail-Adresse (Haupt-E-Mail-Adressen) sowie die

Adresse (nur die Hauptadresse)

Nicht importiert werden die Telefonnummer, Bankverbindungen, Konditionen, Konsolidierungskreise, IC-Codes, weitere Adressen sowie weitere E-Mail-Adressen.

Alle Personendaten werden beispielsweise dann benötigt, wenn die Buchhaltung auf eine neue Datenbank übertragen wird und diverse Stammdaten für den Mahnlauf, Zahlungsverkehr oder auch Konsolidierung mit IC-Codes benötigt werden. Für eine Bilanzerstellung sind Personendaten nicht relevant.

FIBU-Jahr

Das FIBU-Jahr muss ausgefüllt werden, wenn eine neue FIBU angelegt wird.

FIBU-Unternummer

Die FIBU-Unternummer muss ausgefüllt werden, wenn eine neue FIBU angelegt wird. Bei Eingabe des FIBU-Jahres wird die nächste freie Unternummer vorgeschlagen. Normalerweise existiert nur eine FIBU pro Jahr, Ausnahmefälle sind zum Beispiel kalkulatorische FIBUs.

2. Einstellungen - Finanzbuchhaltung

Unter dem Punkt "Finanzbuchhaltung" kann ausgewählt werden, was importiert werden soll. Es wird empfohlen, unsere Standardeinstellungen zu verwenden. Somit wird nur exportiert bzw. importiert, wenn Daten vorhanden sind.

Grundsätzlich werden beim Import alle Felder markiert, welche beim Export ausgewählt wurden. Einzige Ausnahmen sind die "5.5 FIBU" und "externe Werte". Möchten Sie diese importieren, so müssen diese manuell angehakt werden.

Wird der Import auf eine bereits bestehende FIBU durchgeführt, so erhalten sie folgenden Hinweis:

Vor dem Import werden Buchungen und UVA-Werte gelöscht. Im Anschluss werden die Daten aus der Import-Datei übernommen.Gegebenenfalls können Sie hier den Import nochmals abbrechen.

Genaue Informationen zum Import einer Anlagenbuchhaltung bzw. Import einer FIBU mit einer ANBU finden Sie im Dokument Export und Import Anlagenbuchhaltung.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel FIBU importieren.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Extras
Sicherung wiederherstellen	Falls der Import fehlschlägt, kann über diese Funktion der Stand vor dem Import rekonstruiert werden.
Makro vor Import	Diese Einstellung ist nur in ganz wenigen Ausnahmefällen, in Absprache mit dem FIBU Support, abweichend vom Standard zu setzen. Vor dem Import sollen mit einem Makro div. Prüfungen durchgeführt werden.
Makro nach Import	Das hinterlegte Makro wird nach dem Import durchgeführt.
Protokolle	Hier können folgende Logdateien angesehen werden: BMDErr.log Buero_ExportImport.log Buero_ExportImportUser.log FIB_XXX_XXXXX_Import.log (falls vorhanden) FIBU_XXX_XXXXX_Export.log (falls vorhanden)

Ansicht
Expertenmodus	Wird der Expertenmodus aktiviert, so können in den Einstellungen - Finanzbuchhaltung alle Auswahlfelder eingeblendet werden. Wie z. B. Vorerfassung Anlagegüter, Wareneingangsbuch, Spenden und Leitungsrechte, Kraftfahrzeuge. Bei den Spenden ist dieses Kennzeichen nur dann aktiv, wenn manuelle bzw. importierte Erfassungen vorhanden sind.
Passworteingabe	Falls ein Passwort mitgeschickt werden soll, kann über diesen Punkt die Passworteingabe aktiviert werden.
Eintrag Standards anzeigen	Möchten Sie Standards mitschicken/einspielen, so kann hier dieser Punkt aktiviert werden. Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass dies jedoch ohne Rücksprache mit BMD auf keinen Fall durchgeführt werden darf!
Eintrag Sicherungsimport	Mit diesem Punkt kann ein Sicherungsimport durchgeführt werden. Beim Sicherungsimport werden zusätzliche Informationen wie Datenbesitzergruppen, Notiz-IDs und Dokumentenzuordnungen importiert. Folgende Hinweismeldung erhalten Sie beim Sicherungsimport:

Siehe auch:

Jahresübernahme Bilanz mit Assistenten

Aktualisieren BMD Standardgliederungen

Fenster mit flexiblem Layout