Export und Import Anlagenbuchhaltung
Für den Export und Reimport einer Anlagenbuchhaltung gilt grundsätzlich:
Wird eine Anlagenbuchhaltung exportiert und in dieser weitergearbeitet (egal in welchem Jahr), so ist ein Reimport nicht möglich!
Soll eine Anlagenbuchhaltung reimportiert werden, so ist ein Weiterarbeiten inkl. Verbuchung (egal in welchem Jahr) in dieser Anlagenbuchhaltung nicht möglich!
Allgemeines
Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, wo es für jedes Jahr eine eigene Datei gibt, arbeitet die Anlagenbuchhaltung mit einer übergreifenden Datei, die für alle Jahre gilt. Dieser Anlagenbuchhaltung werden die einzelnen Fibu-Jahre zugeordnet. Deshalb wird die Anlagenbuchhaltung auch immer nur jahresübergreifend exportiert und importiert.
Sendet der Mandant die Anbu-Daten zum Bilanzieren an den Steuerberater, muss der Mandant in der Zwischenzeit auch die Bearbeitung seiner Anbu im neuen Jahr pausieren, wenn er die angepassten Anbu-Daten vom Steuerberater wieder bei sich importieren möchte.
Ist eine Bearbeitung der Anlagenbuchhaltung beim Mandanten bereits zu Jahresbeginn erforderlich, müssen die Änderungen, die der Steuerberater gemacht hat, manuell eingepflegt werden. Ein Reimport ist in diesem Fall nicht möglich, weil ansonsten die Änderungen des neuen Jahres verloren gehen.
Um die Zusammenhänge zwischen Fibu und Anbu beizubehalten, sollen Fibu und Anbu auch immer gemeinsam exportiert und auch wieder importiert werden (z. B. Buchungen in die Fibu).
Achtung!
 | Der Export der Anlagenbuchhaltung umfasst immer alle bereits erfassten Zeiträume. Um die Daten nach dem Austausch mit dem Steuerberater wieder ohne Probleme reimportieren zu können, dürfen in der Zwischenzeit keine Änderungen im aktuellsten Anbu-Jahr (Zugänge, Abgänge etc.) durchgeführt werden. Daher empfiehlt es sich, die Sperre schon beim Export zu setzen (mit der BH-Sperre wird auch die Anbu gesperrt, allerdings nur bis zum exportierten Jahr). |
Beispiel – STB ändert ANBU/FIBU und Klient spielt beide wieder ein
Der Klient exportiert die Anbu und die Fibu und schickt diese an seinen Steuerberater. Der Klient sperrt beim Export die Fibu und die Anbu für das Bilanzierungsjahr, darf aber in der Anbu auch im aktuellen Jahr nichts verändern und die Abschreibung nicht verbuchen (Anbu = jahresübergreifend!). Wenn der Steuerberater mit den Änderungen fertig ist, müssen Anbu und Fibu exportiert und an den Klienten gesendet werden. Dieser spielt sich dann auch beide (Anbu und Fibu) wieder ein.
Achtung!
| Der Klient darf hier in der Zeit, in der die Daten beim Steuerberater zur Bearbeitung sind, auf KEINEN Fall in der Anlagenbuchhaltung weiterarbeiten (auch nicht im aktuellsten Jahr)! Dies bedeutet unter anderem, keine Anlagegüter aus der Vorerfassung übernehmen, keine Abgänge zu erfassen oder nicht die Abschreibung zu verbuchen. |
Beispiel – STB ändert ANBU/FIBU und Klient zieht Änderungen manuell nach
Der Klient exportiert die Anbu und die Fibu und schickt diese an seinen Steuerberater. Der Klient möchte oder muss in der Zwischenzeit im aktuellsten Jahr in der Anlagenbuchhaltung weiterarbeiten. Wenn der Steuerberater mit den Änderungen fertig ist, wird die Anbu nicht mehr exportiert/importiert. Der Klient muss die Änderungen des Steuerberaters manuell in seiner Anbu nachholen bzw. über einen Buchungsimport die Änderungen des STB in der FIBU importieren (Import von Buchungen). Damit ist gewährleistet, dass die Änderungen, die bereits im aktuellen Anbu-Jahr gemacht worden sind, nicht mehr verloren gehen.
Wenn der Klient dann nur die Fibu ohne Anbu importiert, dann darf der Klient nach seinen manuellen Anpassungen in der Anbu nicht nochmal automatisch die Abschreibung in die Fibu verbuchen (die Verbindung zwischen Anbu und Fibu kann in diesem Jahr durch den alleinigen Import der Fibu schon verloren gegangen sein).
Was passiert, wenn der Klient trotz Bearbeitung der aktuellsten Anbu die Daten im Bilanzjahr importiert?
Der Klient hat in der Zwischenzeit im aktuellsten Jahr weitergearbeitet und z. B. auch die Abschreibung für einen Monat verbucht und spielt dann die geänderte Datei (Anbu/Fibu) vom Steuerberater wieder ein. Dann geht in der Anbu die Information verloren, dass schon ein Monat verbucht worden ist, in der Fibu bleiben diese Buchungen aber "hängen". Verbucht der Klient dann wieder, hat er die Buchungen doppelt in der Fibu. Hier müssen die Buchungen manuell in der Fibu gelöscht werden (dies ist eine verrechenbare Leistung des FIBU-Supports). Der Klient könnte sich vor dem Import damit behelfen, dass er die Anbu-Buchungen löscht. In der Anbu selbst gehen allerdings die Zugänge, Abgänge, AHK-/BW-/ND-Änderungen usw. ebenfalls verloren und müssen noch einmal durchgeführt werden.
Beispiel – Verbuchung Abschreibung
Auch bei der Verbuchung der Abschreibung ist im Zusammenhang mit dem Datenaustausch ist Vorsicht geboten. Es muss vorab geklärt werden, wer die Abschreibung verbucht.
Falls Klient und Steuerberater die Abschreibung verbuchen, muss dies mit identischen Einstellungen erfolgen
- gleiche Kontierung,
- gleiches Buchungssymbol,
- gleiches Buchungsintervall.
Zu Problemen kann es außerdem kommen, wenn der Klient die Anbu ohne Fibu importiert, hier gehen auch Zusammenhänge verloren. Deshalb ist es unsere Empfehlung, eine Anbu immer nur mit der Fibu zu importieren.
Beim Export/Import kann auch die Anbu-Kontierung mitgenommen werden. Dies ist allerdings nur notwendig, wenn der Klient mit eigenen Konten verbucht und der Steuerberater auch verbuchen möchte. Wenn mit dem Standardkontenrahmen gearbeitet wird, braucht die Kontierung nicht mitexportiert bzw. mitimportiert zu werden.
Beim Export und Import der Anbu im Zusammenhang mit der Abschreibungsverbuchung kommt es immer wieder zu Unklarheiten bzw. zu Problemen mit doppelten Buchungen. Deshalb ist hier die Abstimmung zwischen Steuerberater und Klient äußerst wichtig.
Empfehlenswert wäre, wenn einer der beiden die Abschreibung verbucht und nicht beide.
Export
Aufruf
Den Export der Anlagenbuchhaltung rufen Sie aus den Firmen- und FIBU-Stammdaten im Bereich "Dazugehörige Buchhaltungen" mit rechtem Mausklick "Export" auf.
Sie können den Export für den Datenaustausch bzw. für Sicherungszwecke auch in den ANBU-Stammdaten im Bereich "Zugeordnete Fibus" unter "Funktionen" mit "Exportieren" starten.
Einstellungen
Nach dem Start der Export-Funktion öffnet sich das Fenster für die Exporteinstellungen. Hier werden Ihnen einzelne Einstellungen bereits vorgeschlagen, Sie können diese selber anpassen oder können Einstellungen vornehmen.
Allgemeine Einstellungen
- Firma: Hier wird Ihnen die zuvor markierte Firma angezeigt und diese könnte nochmals geändert werden.
- FIBU: Hier wird die zuvor markierte Firma vorgeschlagen. Sie können das zu exportierende Jahr aber noch ändern.
- Dateiname: Zeigt Ihnen den Speicherort der Exportdatei an. Mit dem F4 Button (Pfeil neben dem Feld) kann aber auch ein individueller Pfad ausgewählt werden.
- Versandart: Hier können Sie wählen, ob Sie eine Datei erstellen oder die Datei als E-Mail versenden möchten.
- BH-Sperre setzen: Hier können Sie gleich die BH-Sperre setzen, dabei wird auch im exportierenden Jahr die Anbu gesperrt
Einstellung Finanzbuchhaltung
Im Bereich "Finanzbuchhaltung" können Sie einstellen, welche FIBU Daten exportiert werden sollen.
Für den Export der ANBU sollten die Einstellungen "Stammdaten" und "Buchungen" angehakt werden.
Einstellungen Anlagenbuchhaltung
Im Bereich "Anlagenbuchhaltung" muss das Häkchen bei "Anlagenbuchhaltung exportieren" gesetzt sein.
Die "Kontierung für ANBU-Verbuchung" muss nur in Ausnahmefällen ausgewählt werden, und zwar wenn der Klient eigene Konten für die Verbuchung verwendet und der Steuerberater auch verbuchen möchte.
Die "Dokumente" können angehakt werden und werden dann an den Steuerberater weitergeleitet, damit dieser die Belege bzw. Dokumente zur Anbu auch ansehen kann.
Passworteingabe
In der Menüleiste unter "Ansicht" haben Sie die Möglichkeit die Passworteingabe zu aktivieren. Diese ermöglicht Ihnen die Exportdatei für den Empfänger mit einem Passwort zu versehen.
Im Feld "Passwort" können Buchstaben (ohne Umlaute) und Ziffern eingegeben werden. Sonderzeichen sind hier nicht möglich.
Anlagenbuchhaltung sichern
Im Anlagenexplorer finden Sie in der obersten Menüleiste unter "Extras" → Import/Export die Funktion "Anlagenbuchhaltung sichern".
Diese Sicherungsfunktion ist nicht für den Datenaustausch gedacht.
Bei diesem Sicherungsexport erhalten Sie die Abfrage, ob Sie mit oder ohne Dokumente sichern möchten.
Sie wählen entweder den Button "Mit Dokumenten" oder den Button "Ohne Dokumente". Nach Beendigung des Exportvorganges kommt folgende Meldung:
Bei beiden Varianten wird Ihnen im Exportverzeichnis ein Backup-Ordner angelegt, wo Sie die Anbu-Sicherung in Form einer BIL-Datei finden.
Import
Aufruf
Der Import kann über Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten im Bereich "Dazugehörige Buchhaltungen" gestartet werden.
Auch in den ANBU-Stammdaten im Bereich "Zugeordnete Fibus" können Sie unter "Funktionen" den Import aufrufen.
Einstellungen
Allgemeine Einstellungen
Unter "Allgemein" sind folgende Einstellungen vorzunehmen:
- Dateiname: Hier wählen Sie die zu importierende Datei aus.
- Firma: Es wird Ihnen die zuvor markierte Firma vorgeschlagen, diese kann hier aber auch noch geändert werden.
- FIBU: Hier können Sie eine bestehende Fibu auswählen, dann wird diese ersetzt. Sie können aber auch eine neue Fibu anlegen, in welche importiert werden soll.
- Firmen-/Personenstammdaten: Bei einem Re-Import ist hier immer "nur Neuanlage" ausgewählt, bei einer Neuanlage der Fibu können Sie auch wählen, ob bestehende Stammdaten auch überschrieben werden sollen.
- Alle Personendaten: Wenn Sie hier nichts anhaken, werden nur die wichtigsten Personenkontendaten (Name, Hauptadresse, UID-Nummer) mit dem Steuerberater ausgetauscht.
- FIBU-Jahr: Wenn Sie eine neue Fibu anlegen möchten, geben Sie hier das Jahr an.
- FIBU-Unternummer: Wenn Sie eine neue Fibu anlegen möchten, wird Ihnen hier die nächste freie Unternummer vorgeschlagen.
Einstellungen Finanzbuchhaltung
In der "Finanzbuchhaltung" sollten die Stammdaten und die Buchungen ausgewählt werden.
Im Feld Dokumente kann zusätzlich der Import von FIBU-Dokumenten veranlasst werden. Hier lässt sich nur ein Häkchen setzen, wenn diese beim Export auch ausgewählt wurden.
Einstellungen Anlagenbuchhaltung
Im Bereich der "Anlagenbuchhaltung" müssen Sie das Häkchen bei Anlagenbuchhaltung importieren setzen.
Die Einstellung Kontierung für ANBU-Verbuchung muss nur in Ausnahmefällen gesetzt werden bzw. kann nicht gesetzt werden, wenn sie beim Export auch nicht ausgewählt worden sind.
Im Feld Dokumente können die ANBU-Dokumente importiert werden. Hier lässt sich nur ein Häkchen setzen, wenn diese beim Export auch ausgewählt worden sind.
Wichtiges zum Re-Import
Hinweis
 | Wenn Sie einen Re-Import auf eine bestehende Fibu durchführen und es schon ein aktuelleres Anbu-Jahr gibt, erhalten Sie die Hinweismeldung, dass Sie eine Anlagenbuchhaltung importieren, zu der bereits ein aktuelleres Wirtschaftsjahr existiert. Bitte beachten Sie, dass dadurch in den Folgejahren eventuell bereits erfasste Zugänge, Abgänge etc. gelöscht werden.  Sind im aktuelleren Anbu-Jahr auch schon Abschreibungen in die Fibu verbucht worden, erhalten Sie eine weitere Hinweismeldung: "Sie importieren eine Anlagenbuchhaltung, zu der in mindestens einem Folgejahr bereits Buchungen in der Finanzbuchhaltung existieren. Bitte beachten Sie, dass dadurch Buchungen in der Finanzbuchhaltung verloren gehen können."  |
Wenn Sie den Import der Fibu inkl. der Anbu fortführen, wird die bestehende Anbu (für alle Jahre) mit den Daten aus der Importdatei überschrieben.
Die Verknüpfung zwischen der Anbu und der Fibu des Folgejahres geht durch den (Re-)Import verloren. Bereits aus der Anbu erstellte Buchungen in die Fibu des Folgejahres bleiben zwar in der Fibu bestehen, diese müssen Sie manuell stornieren, um bei einer neuerlichen Verbuchung aus der Anbu Doppelbuchungen zu vermeiden. Zusätzlich kann es in offenen Perioden zu Stornobuchungen kommen.
Falls in der Anbu des Folgejahres bereits Anlagegüter aktiviert oder umgebucht worden sind, müssen Sie diese nochmals erfassen, da die bestehende Anbu durch den (Re-)Import gelöscht worden ist – somit auch Ihre durchgeführten Aktivierungen, Umbuchungen, Abgänge etc.
Anstelle die Anbu zu importieren, ist es in vielen Fällen effizienter, nur die Fibu zu importieren und die – vom Steuerberater – durchgeführten Änderungen manuell nachzuerfassen.
Soll dennoch die Anbu importiert werden, ist es ratsam, die aus der Anbu erstellten Buchungen vorher nochmals zu löschen und nach dem Import die Verbuchung in die Fibu noch einmal zu starten.
Wenn Sie die bereits in die Fibu verbuchten Buchungen wieder löschen möchten, so können Sie dies im Anlagenexplorer erledigen. Sie finden diese Möglichkeit unter Funktionen → Verbuchung in Fibu, in diesem Fenster unter Extras → Alle aus ANBU erstellten Buchungen in Fibu löschen.
Beachten Sie, dass alle bis dahin erstellte Buchungen in der Fibu gelöscht werden. Damit alle erstellten Buchungen gelöscht werden können, darf für das gesamte Wirtschaftsjahr keine Buchungssperre in der Fibu gesetzt sein. Nähere Informationen zur Buchungssperre finden Sie unter Buchungssperre setzen.
Austausch von Dokumenten
Wird mit einer Dokumentenzuordnung in der Anlagenbuchhaltung gearbeitet, können diese Dokumente exportiert und importiert werden.
Ob in der ANBU bzw. bei Anlagegüter Dokumente zugeordnet sind, sehen Sie im rechten Fensterbereich am Reiter "Dokumente".
Hier sind die zugeordneten Dokumente angeführt und können mit einem Doppelklick auch zur Ansicht geöffnet werden.
Hat der Klient seine Rechnungen im Mandantenarchiv abgelegt und auch den Anlagegütern zugeordnet, dann kann er beim Export die Dokumente auswählen. Hat der Steuerberater für seinen Klienten ein Mandantenarchiv, dann kann er beim Import die Dokumente auch mitanhaken und sich diese einspielen.
Export
Export aus dem Fenster der Stammdaten
Über die Firmen- und FIBU-Stammdaten, ANBU-Stammdaten bzw über die firmenbezogenen Projekte können Sie mit der Funktion "Exportieren" im Bereich der "Anlagenbuchhaltung" im Feld "Dokumente" die Dokumente auswählen. Details zum Export finden Sie hier.
Nach dem erfolgreichen Export kommt folgende Meldung:
Es wird ein BIL-Datei erstellt und im Exportverzeichnis vom Windows Explorer abgelegt.
Export ausgewählter Anlagegüter aus dem Anlagenexplorer
Im Anlagenexplorer am Reiter "Anlagegüter" kann mit rechtem Mausklick ausgewählt werden, welche Dokumente exportiert werden sollen.
Dafür markieren Sie jene Anlagegüter zu denen die zu exportierenden Dokumente zugeordnet sind. Danach klicken Sie mit der rechten Maustaste und starten die Funktion Dokumente markierter Anlagegüter exportieren.
Es öffnet sich ein Dialogfeld, hier können Sie diverse Einstellungen vornehmen.
Im Feld Datei wird Ihnen das Exportverzeichnis aus den Tools Parametern vorgeschlagen. Sie können aber mit F4 auch ein individuelles Verzeichnis auwählen.
Die Exportdatei muss mit der Dateiendung ZIP abgespeichert werden.
Im Feld Als E-Mail versenden können Sie ein Häkchen für den Versand der Dokumente per Mail setzen.
Ebenso können Sie hier im Feld Passwort ein beliebiges Code-Wort definieren.
Nach dem Klick auf den OK-Button öffnet sich ein Hinweisfeld.
Hier können Sie mit dem Button "Zielordner öffnen" direkt zum Speicherort der Dokumente wechseln. Dort finden Sie die exportierte ZIP-Datei mit den exportierten Dokumenten.
Import
Die Dokumente werden in das Mandantenarchiv eingespielt und stehen dem Steuerberater beispielsweise zur Kontrolle der Zugänge zur Verfügung. Wenn die Anbu vom Steuerberater wieder an den Klienten zurückgesendet wird, erfolgt der Export nun ohne Dokumente. Die Dokumente hat der Klient ohnehin schon in seinem Archiv.
Beim Import der exportierten BIL-Datei auf die Datenbank des Steuerberaters müssen die Dokumente ausgewählt werden.
Ist der Import erfolgreich durchgelaufen, müssen nun die Dokumente noch ins Mandantenarchiv gestellt werden.
Dazu öffnen Sie CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Archive.
Hier markieren Sie die entsprechende Firma und wählen Sie mit rechtem Mausklick die Funktion "Mandantendokumente archivieren".
Sie werden in die Funktion "Mandantendokumente archivieren" geleitet. Hier wird Ihnen angezeigt, wieviele Dokumente für den Import gefunden worden sind. Im Feld "Firma" wählen Sie die richtige Firma aus und im Feld "FIBU" wählen Sie immer "Alle FIBUs" aus, da die Anbu jahresübergreifend ist.
Nach dem Schritt "Mandantendokumente archivieren" finden Sie nun in der Dokumentenübersicht des Mandantenarchivs die importierten Dokumente. Auch im Anlagenexplorer sind die Dokumente nun bei den einzelnen Anlagegütern im Reiter "Dokumente" zu sehen und der Steuerberater kann z. B. die Zugänge mit der Rechnung abgleichen.
