Wenn die Daten der Anlagenbuchhaltung weder aus der BMD 5.5 noch aus sonstigen Programmen via Schnittstelle übernommen werden können, kann der Datenimport auch aus einer CSV-Datei erfolgen. Im Idealfall sollten Übernahmen im Zuge eines Wirtschaftsjahrwechsels durchgeführt werden. Als Basis dient das abgeschlossene Jahr (Endbestände zum Jahresende). Diese Werte dienen als Wert zu Beginn (Anfangsbestand) in der NTCS.

Bei unterjährigen Übernahmen ist zu beachten, dass die berechneten Werte aufgrund anderer Rundungsmechanismen der Vorsysteme abweichen können. Weiters kann es sein, dass in der Fibu bereits unterjährig die AfA verbucht wurde, die von der NTCS nicht als solche erkannt wird. Das führt zu einer doppelten AfA in den Monaten, die bereits aus dem Fremdsystem verbucht wurden. Hier müssen die bereits verbuchten AfA Beträge in der Fibu manuell korrigiert werden.

Manchmal sind die Basisdaten falsch bzw. unvollständig, weshalb auch bei vorhandenen Schnittstellen oft der Weg über die Importart "Standard" gewählt wird.

2. Voraussetzungen

Existenz einer NTCS Anlagenbuchhaltung (siehe Neuanlage ANBU)
Festlegung der Einstellungen
(z. B. Inventarnummernvergabe: numerisch/alphanumerisch, Nutzungsdauer in % oder Jahren)
Festlegung der Berechnungseinstellungen (z. B. halbjährlich/jährlich oder pro rata temporis, Erinnerungswert)
Festlegung der Berechnungsarten und Abschreibungsarten (unternehmensrechtlich, steuerrechtlich etc.). Sind in den Anbu-Stammdaten keine Berechnungsarten definiert, ermittelt das Programm die Berechnungsarten aufgrund der Daten in der zu importierenden Datei.
Anlage von Zuschusskennzeichen

Achtung!

Im BMD Standard ist in den Berechnungseinstellungen der Anlagebuchhaltung für das Steuerrecht die Einstellung "AHK kürzen" hinterlegt.

Das Häkchen in der Spalte "AHK kürzen" bewirkt, dass bei Neuanlagen (Zugängen) im Steuerrecht, automatisch die Anschaffungskosten um zugeordnete Investitionszuschüsse gekürzt werden. Diese Standardeinstellung sollte nicht abgeändert werden!

Im Zuge der Übernahme werden bestehende Anlagegüter mit Altbestand in der NTCS erfasst. Sollten im Altsystem die steuerrechtlichen Anschaffungskosten nicht um die Zuschüsse gekürzt werden, so muss das manuell nachgeholt werden. Wird dies nicht nachgepflegt, ergibt sich in der NTCS immer eine MWR.

Diese Korrektur muss vor weiterer Bearbeitung der Anlagenbuchhaltung (Anlage von Investitionszuschüssen etc.) durchgeführt werden.

3. Aufruf der Funktion "Import Anlagenbuchhaltung variabel"

Es gibt zwei Möglichkeiten, den variablen Import aufzurufen:

Aufruf über das Hauptmenü in den Stammdaten der Anlagenbuchhaltung im Bereich "Zugeordnete Fibus" mit rechtem Mausklick auf die selektierte Fibu oder über Funktionen → "Import ANBU variabel". Der Import erfolgt immer in das selektierte Fibu-Jahr.

2. Aufruf in der Menüleiste Anlagenexplorer unter Extras → Import/Export → Import ANBU variabel.

Beim Start der Funktion "Import ANBU variabel" erscheint eine Infomeldung: "Um Daten importieren zu können, wird der Anlagenexplorer jetzt geschlossen!"

Mit einem Klick auf "Fortfahren" wird der Anlagenexplorer geschlossen und es öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier sind diverse Einstellungen vorzunehmen. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Hinweis

Für Datenübernahmen deutscher Anlagenbuchhaltungen siehe auch: Datenübernahme

4. Import aufgrund eigener Feldauswahl

Der Datenimport erfolgt anhand der individuell definierten Feldauswahl. Die Bezeichnung der Spaltenüberschriften in der CSV-Datei ist in diesem Fall unerheblich.

Die dafür notwendigen Schritte sind:

4.1. Pfad für CSV-Datei hinterlegen

Nach dem Start der Funktion "Import ANBU variabel" können Sie im nächsten Fenster die zu importierende CSV-Datei über das Feld "Importdatei" mit dem Pfeil oder F4 suchen.

Seitenanfang

4.2. Zuordnungsdatei in den erweiterten Einstellungen löschen

Im Importfenster wird im Reiter "Erweitert" standardmäßig eine Zuordnungsdatei vorgeschlagen. Diese muss im Feld "Benutzerdefinierte Zuordnungsdatei" gelöscht werden. Danach kann im nächsten Schritt die individuelle Feldauswahl definiert werden.

4.3. Feldauswahl definieren

Im Reiter "Allgemein" müssen über die Feldauswahl die vorhandenen Spalten der Importdatei eingestellt werden. Klicken Sie dafür auf den Button "Feldauswahl".

Es öffnet sich das Fenster "Feldauswahl (Anlagenbuchhaltung)". Hier können Sie die gewünschten Spalten mithilfe der Pfeile vom linken in den rechten Fensterbereich hinzufügen. Die Reihenfolge im rechten Bereich muss gleich der Reihenfolge laut CSV-Datei sein.

5. Import aufgrund von vordefinierten Spaltenüberschriften

Der Datenimport erfolgt anhand der von BMD vordefinierten Spaltenkürzel. In diesem Fall ist die Bezeichnung der Spaltenüberschriften maßgeblich. Die Groß- und Kleinschreibung der Spaltenkürzel ist für den Import nicht relevant.

Die dafür notwendigen Schritte sind:

Pfad für CSV-Datei hinterlegen
Zuordnungsdatei in den erweiterten Einstellungen muss vorhanden sein

5.1. Pfad für CSV-Datei bzw. TXT-Datei hinterlegen

Nach dem Start der Funktion "Import ANBU variabel" können Sie im nächsten Fenster die zu importierende CSV-Datei über das Feld "Importdatei" mit dem Pfeil oder F4 suchen.

Bei dieser Importvariante müssen in der CSV-Datei die Spaltenüberschriften korrekt bezeichnet werden. Details können Sie im Punkt Spaltenüberschriften und Musterdatei nachlesen.

5.2. Zuordnungsdatei in den erweiterten Einstellungen muss vorhanden sein

Im Reiter "Erweitert" sind, in der von BMD vorgeschlagenen benutzerdefinierten Zuordnungsdatei standardmäßig Spaltenüberschriften für einen Datenimport definiert. Bei dieser Importvariante aufgrund von vordefinierten Spaltenüberschriften muss diese Datei vorhanden sein.

Seitenanfang

5.3. Spaltenüberschriften und Musterdatei

Die CSV-Datei benötigt für den Import vorgegebene Spaltenüberschriften.

Die möglichen Spaltenüberschriften für den Import von Anlagegütern finden Sie aufgelistet in folgender Datei: Spaltenüberschriften AVZ Import

Beispiel

Ein Beispiel für eine Importdatei finden Sie unter folgendem Link: Musterdatei AVZ klein

Sie können diese Datei weiterverwenden und bei Bedarf um zusätzliche oder notwendige Spalten erweitern.

Wenn Sie beim Exportieren der Daten aus der NTCS bereits die DB-Namen exportieren, dann kann die Liste ohne weitere Anpassungen in den Spaltenüberschriften ganz einfach wieder importiert werden (praktisch für einen Aktualisierungsimport). Den Export starten Sie im Anlagenexplorer → Anlagegüterliste → rechter Mausklick → Extras → Exportieren.

Im nächsten Fenster "Datenexport" treffen Sie im Feld "Dateiformat" die Einstellung "Textdatei (.csv)".

Zusätzliche muss Im Feld "Spaltenüberschriften" die Einstellung "DB-Namen exportieren" getroffen werden.

Allerdings gibt es Felder, die in der Feldbeschreibung nicht vorkommen und nicht mitexportiert werden können. Nachfolgend finden Sie Beispiele dafür:

Ansch-Datum (Anschaffungsdatum) nach monatlicher Aufteilung
Inb-Datum (Inbetriebnahmedatum) nach monatlicher Aufteilung
Buchungsart
ND in Monaten
Rest-ND in Monaten
Prozent der Abschreibung
Prozent für deg. (degressive) AfA
monatliche manuelle AfA
Alle Felder von Bewertungsreserven/Zuschüssen
Prozent für vorzeitige AfA
Alle "Bezeichnungen" der KORE Felder (z. B. Kostenstellenbezeichnung, Kostenträgerbezeichnung)
Dokumente
Gruppenzuordnung ab und bis

5.4. Pflichtfelder für den Import von Bewertungsreserven

§12 RL, Zuschüsse:

BRArt
BRBetra
(BRAW-Anf)
BRBW-Anf (BRBegGj)
zkbez (nur für Zuschüsse)

VZ-AfA:

BRArt
VZProz
BRBW-Anf (BRBegGj)

Wird als Importvariante "bestehende Daten Aktualisieren" gewählt, so sind noch folgende Angaben erforderlich:

BRAnsch-Da
BRLZ

Nähere Informationen zum Import von Investitionszuschüssen finden Sie hier: Behandlung des Investitionszuschusses in der Anlagenbuchhaltung

6. Weitere Einstellungen

6.1. Zu importierende Anlagegüter

Legen Sie im Feld "Zu importierende Anlagegüter" fest, welche Anlagegüter aus der Datei importiert werden sollen.

Alle: Es werde alle Anlagegüter der ausgewählten Datei importiert.
Zugänge: Es werden nur jene Anlagegüter importiert, deren Anschaffungsdatum im aktuellen Wirtschaftsjahr liegt.

Achtung!

Wird beim Feld "bestehende Daten" die Auswahl "löschen" gewählt, werden alle bestehenden Wirtschaftsgüter gelöscht, egal ob bei "Zu importierende Anlagegüter" die Ausprägung "Alle" oder "Zugänge" gewählt wird.

6.2. Bestehende Daten

Mit dem Feld "Bestehende Daten" entscheiden Sie, wie mit bestehenden Werten verfahren werden soll. Zur Auswahl stehen hier folgende Einstellungen:

Aktualisieren: Alle Werte von Anlagegütern, die sowohl in der Anlagenbuchhaltung als auch in der ausgewählten CSV-Datei enthalten sind, werden mit den Werten der CSV-Datei aktualisiert.
Aktualisieren (ohne Journal): Alle Werte (ausgenommen Journalwerte) von Anlagegütern, die sowohl in der Anlagenbuchhaltung als auch in der ausgewählten CSV-Datei enthalten sind, werden mit den Werten der CSV-Datei aktualisiert.
Löschen: Alle Anlagegüter werden gelöscht und neu importiert. Beim Erstimport wählen Sie ebenfalls "Löschen".
Ignorieren: Alle Werte von Anlagegütern aus der CSV-Datei werden importiert, bestehende Daten werden weder geprüft noch aktualisiert.

Bei diesem Feld handelt es sich um ein Pflichtfeld, d. h., Sie müssen hier eine Auswahl treffen.

Wenn Sie bereits mit der Funktion "Verbuchung in Fibu" Werte in die Fibu verbucht haben, dann stehen nur noch "Aktualisieren (eingeschränkt)" oder "Ignorieren" zur Auswahl.

Hinweis

Um bestehende Daten "Aktualisieren" zu können, müssen in der Importdatei die Konto- und Inventarnummer zur Identifikation des Anlageguts vorhanden sein.

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6.3. Anlagenbuchhaltung vor Import sichern

Ist das Feld "ANBU vor Import sichern" aktiviert, wird die gesamte Anlagenbuchhaltung vor dem Import im Exportverzeichnis gesichert.

In welches Verzeichnis die Daten gesichert werden, sehen Sie direkt neben dem Feld als Informationstext.

Um durch fehlerhafte Importe einen Datenverlust zu verhindern, empfehlen wir, die Anlagenbuchhaltung vor dem Import zu sichern.

6.4. Anlagegüter nach dem Import berechnen

Beim Import werden Anlagegüter hinzugefügt und/oder verändert. Diese Anlagegüter müssen daher neu berechnet werden. Ist der Schalter "Anlagegüter nach dem Import berechnen" aktiviert, werden die Anlagegüter nach dem Import automatisch berechnet.

Möchten Sie nur die importierten Rohdaten kontrollieren, können Sie dieses Feld deaktivieren.

6.5. Abschreibungsbetrag neu berechnen

Mit dem Feld "Abschreibungsbetrag neu berechnen" entscheiden Sie, wie mit bestehenden Werten verfahren werden soll. Zur Auswahl stehen hier folgende Einstellungen:

Im Vorjahr in Betrieb genommene Anlagegüter": die Jahresabschreibung wird grundsätzlich von der Datei übernommen, außer das Inbetriebnahme-Datum liegt exakt im Jahr vor dem Import-Wirtschaftsjahr. In diesem Fall werden die Jahresabschreibungsbeträge vom Import berechnet und übernommen.
Alle Anlagegüter: Die Jahresabschreibung wird IMMER berechnet, eine eventuell vorhandene Spalte mit Jahresabschreibungsbeträgen wird mit dieser Einstellung ignoriert.
Keine Berechnung: Die Jahresabschreibung wird bei allen zu importierenden Wirtschaftsgütern NICHT berechnet. Diese Einstellung wird in der Regel vom BMD Support für Einzelfälle benötigt. Die Werte werden dabei exakt aus der Importdatei übernommen und eine Berechnung durch das Programm erfolgt nicht mehr.

6.6. Datumsformat einstellen

Das Anschaffungsdatum oder Inbetriebnahmedatum kann meist in unterschiedlichen Formaten exportiert werden. Besonders wichtig ist daher, dass das Datumsformat beim Import richtig eingestellt ist. Sie finden diese Einstellung im Importfenster am Reiter "Erweitert". Hier definieren Sie im Feld "Datumsformat in Importdatei" durch Auswahl mit der Taste F4 das gewünschte Datumsformat.

7. Import von Buchungen

7.1. Allgemein

Neben dem Import eines kompletten Anlageverzeichnisses oder einzelner Anlagegüter können Sie auch die dazugehörigen ANBU Buchungen mittels einer CSV-Datei im Anlagenexplorer importieren. Solche Buchungen (ANBU-Buchungen) können sein:

Erweiterungen
Abgänge
Umbuchungen
Änderungen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten (AHK)
etc.

Die Spaltenbezeichnungen der zu importierenden Buchungen finden Sie in der Vorlage ANBU CSV-Import Buchungen Spaltenkürzel.

Beachten Sie, dass nur eine Buchung/Änderung je Zeile importiert werden kann.

Es können aber mehrere Buchungsarten mit einem Importvorgang importiert werden.

Voraussetzung: Es müssen gegebenenfalls die nötigen Anlagegüter im Anlagenexplorer vorhanden sein.

Je nachdem, welche Buchung/Änderung Sie importieren möchten, müssen bestimmte Pflichtinformationen in der CSV-Datei enthalten sein.

7.2. Pflichtfelder für den Import von Buchungen

Folgende Pflichtfelder sind beim Import von Buchungen mittels einer CSV-Datei notwendig:

Für die Buchungsart "Erweiterung":

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (Erweiterungs-Datum)
Inbetriebnahme-Datum
Anschaffungskosten

Für die Buchungsart "Aktivierung":

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (Aktivierungs-Datum)
Inbetriebnahme-Datum
Anschaffungskosten
Abschreibungsart
Nutzungsdauer

Für die Buchungsart "Umbuchung":

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (= Datum der Umbuchung)
Anschaffungskosten
Konto Umbuchung
Inventarnummer Umbuchung

Für die Buchungsart "Abgang":

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (= Abgangsdatum)

Für die Änderungsart AHK/BW/ND ändern:

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (= Datum der AHK-/BW-/ND-Änderung)
neue AHK (neue Anschaffungskosten)
neuer BW (neuer Buchwert)

Für die Buchungsart Zuschreibung:

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (= Zuschreibungs-Datum)
Zuschreibungsbetrag

Fr die Buchungsart Minderung:

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (= Datum der Minderung)
Minderungsbetrag

Für die Änderungsart "außerplanmäßige Abschreibung":

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (= Datum der außerplanmäßigen AfA)
Abschreibungsbetrag a.p.

Für die Änderungsart "außerordentliche Abschreibung":

Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr
Datum (= Datum der ordentlichen AfA)
Abschreibungsbetrag a.o.

Zur besseren Übersicht finden Sie diese Pflichtfelder nachfolgend auch in einer Tabelle.

Buchungs-/Änderungsart Pflichtfeld	Erweiterung	Aktivierung	Umbuchung	Abgang	AHK/BW/ND ändern	Zuschreibung	Minderung	außerplanmäßige Abschreibung	außerordentliche Abschreibung
Anlagegut-ID oder KtoNr + InvNr + Unternr	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Datum	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Inbetriebnahme-Datum	x	x
Anschaffungskosten	x	x	x
Abschreibungsart		x
Nutzungsdauer		x
Konto Umbuchung			x
Inventarnummer Umbuchung			x
neue AHK					x
neuer BW					x
neue ND					x
Zuschreibungsbetrag						x
Minderungsbetrag							x
Abschreibungsbetrag a.p.								x
Abschreibungsbetrag a.o.									x

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7.3. Aufruf der Funktion Import Buchungen

Für den Import starten Sie im Anlagenexplorer → Extras → Import/Export → Import Buchungen.

Im nächsten Fenster hinterlegen Sie im Feld "Importdatei" die zu importierende CSV-Datei. Sind die Spaltenüberschriften im CSV-File korrekt definiert, werden die Überschriften im Importdialog korrekt dargestellt. Sie können dies im Bereich "Vorschau" kontrollieren.

Mit einem Klick auf "Ok" starten Sie den Importvorgang.

Import Umbuchungen
Wenn Sie eine Umbuchung importieren, öffnet sich das Umbuchungsfenster mit den importierten Daten zur Kontrolle.

Anschließend werden Sie gefragt, ob die Umbuchung auch in der FIBU durchgeführt werden soll: "Wollen Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen?"

Bestätigen Sie mit "Ja", um die Verbuchung zu starten. Alternativ kann dieser Vorgang mit "Nein" abgebrochen werden.

Import Aktivierung
Wenn Sie eine Aktivierung importieren, öffnet sich nach dem Klick auf den Button "Ok" das Aktivierungsfenster (Inbetriebnahmefenster).

Anschließend werden Sie gefragt, ob die Umbuchung auch in der FIBU durchgeführt werden soll: "Wollen Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen?"

Bestätigen Sie mit "Ja", um die Verbuchung zu starten. Alternativ kann dieser Vorgang mit "Nein" abgebrochen werden.

Nachdem Sie den variablen Import erfolgreich durchgeführt haben, erfolgt folgende Meldung:

Der Import wurde erfolgreich abgeschlossen! Wollen Sie den Anlagenexplorer starten?

Mit "Starten" wird der Anlagenexplorer gestartet und Sie können die importierten Werte kontrollieren.
Mit "Nicht starten" wird das Dialogfenster geschlossen.

Beispiel

Beispiel einer CSV-Datei für eine Erweiterung zum 01.06.2021 in Höhe von € 10.000,00

Beispiel einer CSV-Datei für eine Umbuchung eines Gebäudes per 01.05.2021 mit AHK in Höhe von € 150.000,00 von Konto 300 auf Konto 311

Beispiel einer CSV-Datei für den Import einer Aktivierung von Anlagen in Bau auf Betriebsausstattung

Beispiel einer CSV-Datei für den Import eines normalen Abgangs und eines Abgangs aufgrund höherer Gewalt

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Siehe auch:

Häufige Fehlerquellen beim Anlagenimport

Anlagenschemen und Anlagengruppen

Anlagenexplorer

Anlagenimport Addison

Anlagenimport Schleupen

Behandlung des Investitionszuschusses in der Anlagenbuchhaltung

Variabler Import ANBU NTCS

6.5. Abschreibungsbetrag neu berechnen