LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig)
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
In der LEA werden alle Kostentypen unterstützt:
- Kostenstelle
- Kostenträger
- Dimension
- Geschäftsbereich
- Abteilung
Diese Kostentypen können je nach Bedarf in der Stammdatenstruktur der folgenden Stammdaten hinterlegt werden:
- Um den Kostentyp "Abteilung" nicht mit der Organisationsform "Abteilung" zu verwechseln, wurde für den Kostentyp "Abteilung" innerhalb des Pakets LEA (und auch im Paket CRM) der Begriff "KORE-Abteilung" eingeführt.
- Wenn direkt im Kundenstamm/Projektstamm keine "KORE-Abteilung" eingetragen ist, wird als Rückfallebene noch die "KORE-Abteilung" ermittelt, welche bei der "Abteilung" (Feld 231 "Kundenstamm", Feld 44 "Projektstamm") hinterlegt werden kann.
Mit der Leistungserfassung - die zwingend aus den Komponenten "Mitarbeiter", "Leistungsdatum", "Kunde", "Tätigkeit/Artikel", "Tätigkeitsgruppe" und "Stunden/Barauslagen" und fakultativ aus dem "Projekt" besteht - können somit unterschiedliche Kostentypen als Kore-Informationsträger angesprochen werden, je nach Hinterlegung in den LEA Stammdaten.
Diese Informationen können im Zuge der Fibu-Verbuchung mitübergeben werden und erzeugen Kostendaten für die Erlösbuchung.
Bei den Auswertungen können die Kostentypen von allen kore-fähigen LEA Stammdaten als Sortierfelder verwendet werden.
Voraussetzungen und Einstellungen
Voraussetzungen für die Hinterlegung von Kostentypen
Folgende Voraussetzungen müssen für die Hinterlegung von Kostentypen erfüllt sein:
- Bei der eigenen Hauptfirma müssen in den Firmenstammdaten (siehe Firmen- und KORE-Stammdaten) eine "Aktuelle Kore" und eine "Aktuelle Fibu" hinterlegt sein, damit die Zuordnung von Kostentypen zu Mitarbeitern, Projekten, Kunden usw. in den Stammdaten möglich ist.
- Die gewünschten Kostentypen müssen in den KORE-Stammdaten (siehe Firmen- und KORE-Stammdaten) aktiv sein, ansonsten funktioniert die jeweilige Suchroutine bei der Zuordnung in den Stammdaten nicht.
- Die Stammdaten für die gewünschten Kostentypen müssen in den Kostenstammdaten vorhanden sein bzw. gegebenenfalls erfasst werden.
Voraussetzungen für die Übergabe von Kore-Informationen
Über LEA Parameter muss (zumindest) eine Ermittlungsebene für die Kostenstellen hinterlegt werden.
Dafür stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung:
- Entweder Sie aktivieren den LEA Parameter Verwendung Kostentypenfindung und nehmen entsprechende Einstellungen in der Kostentypenfindung vor
- oder Sie erstellen ein Regelwerk mithilfe der LEA Parametergruppe Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Geschäftsbereich, Dimension.
Wenn hier z. B. in der Parametergruppe "Kostenstelle" als Priorität 1 die Option "Mitarbeiter" eingestellt ist, so erfolgt die Erlösbuchung mit der Kostenstelle des Mitarbeiters (Kostenstellen der Historischen Mitarbeiterdaten werden vorrangig berücksichtigt)Dieses Regelwerk kann Rückfallebenen beinhalten, indem auch weitere Prioritäten eingestellt werden.
Beispiel für die Verwendung einer Rückfallebene: Wenn im Regelfall zwar jedem Projekt ein Kostenträger zugeordnet ist, aber nicht für jeden Kunden Projekte existieren bzw. nicht alle Leistungen auf ein Projekt erfasst werden, könnte der Kostenträger mit Priorität 1 vom Projekt und mit Priorität 2 von der Tätigkeitsgruppe ermittelt werden.Im Übrigen gelten die Voraussetzungen für eine korrekte Verbuchung der Erlöse. Für nähere Informationen dazu beachten Sie bitte die Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen.
Achtung! Korrekter Zeitpunkt der Hinterlegung der Ermittlungsebenen
 | Der Kostentyp wird bereits beim erstmaligen Ansehen der Honorarnoten in der Honorarnoten-Vorschau, beim Kontrollausdruck bzw. spätestens beim Rechnungsdruck mit Nummer ermittelt und in die betreffende Tabelle (WWS.ERP_ERFASSPOSITIONEN) geschrieben, auf welche die Fibu-Verbuchung dann zugreift. Das heißt, dass die Ermittlungsprioritäten bereits vor dem erstmaligen Ansehen der Honorarnote richtig eingestellt sein müssen. |
KORE-Berechtigungen
Im Zusammenhang mit der LEA-KORE-Anbindung sind einige Berechtigungen im Paket KORE zu berücksichtigen. Diese werden im Hilfedokument Relevante KORE-Berechtigungen für die LEA-KORE-Anbindung genau erläutert.
Übergabe von Mengen und Mengennummer
Sowohl im Artikel- als auch im Tätigkeitenstamm kann über die Hinterlegung des Feldes Grundeinheit auf der Einheit selbst das Feld "Mengen-Nr" befüllt werden, um Mengen (Stunden oder Stück) und Mengennummer zu übergeben.
Übergabe der Kostperiode
Die Kostperiode wird nur dann im Zuge der Fibu-Verbuchung von Honorarnoten fix übergeben, wenn sich diese von der übergebenen Buchungsperiode unterscheidet. Ist die Kostperiode gleich der Buchungsperiode, so wird keine Kostperiode an die Fibu übermittelt. Die Ermittlung der Kostperiode erfolgt dann über die Fibu. Im Standard wird in diesem Fall die Kostperiode gleich der Buchungsperiode gesetzt.
Hinweis
 | Dieses Programmverhalten ist vor allem dann nützlich, wenn die Fibu-Verbuchung von Honorarnoten über BuErf erfolgt und im Zuge des BuErf-Imports in die Fibu die Buchungsperiode übersteuert werden soll. Ist in diesem Fall die Kostperiode leer, so wird durch die Übersteuerung der Buchungsperiode auch die Kostperiode der Buchungen übersteuert und an die FIBU-Buchungen entsprechend übergeben. Ist jedoch in der BuErf eine Kostperiode enthalten, so wirkt sich die Übersteuerung der Buchungsperiode im Zuge des Imports nicht auf die Kostperiode der einzelnen Buchungen aus. |
Ablauf
Sobald Daten für den Rechnungsdruck einer Honorarnote ermittelt werden, erhalten die Leistungen der Honorarnote aufgrund der hinterlegten Ermittlungsregeln Informationen zu den Kostentypen. Dies passiert beim Ansehen der Honorarnote in der Honorarnoten-Vorschau über die Funktion Rechnung ansehen, beim Kontrollausdruck über die Funktion Kontrollausdruck starten und beim Druck der Rechnung über die Funktion Rechnung mit Nummer drucken. (Ob diese Funktionen separat oder über den Rechnungsstapel ausgeführt werden, spielt für die Ermittlung keine Rolle.)
Sie können diese Informationen ab diesem Zeitpunkt in folgenden Feldern auf der Leistung (zum Beispiel im Leistungsdetail oder im Bereich Leistungsdetail des Fenster Rechnung bearbeiten) ablesen:
- Kostenstelle (Erlös)
- Kostenträger (Erlös)
- Dimension (Erlös)
- Geschäftsbereich (Erlös)
- KORE-Abteilung (Erlös)
Diese Felder sind jedoch nicht in der normalen Feldauswahl des Leistungsdetails enthalten und müssen bei Bedarf über die "Weiteren Felder" der Tabelle "Leistung" eingeblendet werden.
Im Zuge der Fibu-Verbuchung (z. B. mit der Funktion In Fibu verbuchen) werden die Kostendaten der Honorarnote von den Leistungen ermittelt. Mit diesen Informationen wird/werden die durch die Funktion erstellte/n Erlösbuchung/en der Honorarnote erzeugt und um Kostendaten ergänzt.
Achtung! Erlösseitige Kostendaten sind nicht über LEA Auswertungen auswertbar
| Die erlösseitigen Kostendaten sind nicht über LEA Auswertungen auswertbar. Sowohl Filterfelder als auch Datenspalten beziehen sich in den LEA Auswertungen nicht auf die erlösseitigen Kostentypen, sondern auf die aufwandsseitigen Kostentypen. Aufwandsseitige Kostendaten werden in den Feldern Kostenstelle, Kostenträger, Dimension, Geschäftsbereich und KORE-Abteilung gespeichert. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Erlösseitige Kore-Anbindung innerhalb einer Firmengruppe
Wenn es gewünscht ist, innerhalb einer Firmengruppe nur bei manchen Firmen eine erlösseitige Kore-Überleitung einzusetzen, so ist das aus Sicht der LEA Parameter nicht möglich. Diese können nur für die gesamte Firmengruppe gesetzt werden.
Sollte es nun Firmen geben, die keine Kore haben, so erscheint bei der Fibu-Verbuchung einer Rechnung für diese Firma berechtigterweise die Meldung, dass es einen Fehler bei der Rechnungsverbuchung gibt und die Kostendaten dieser Buchung nicht verbucht werden, da keine Kore hinterlegt ist. Die Verbuchung schlägt demnach fehl:
Sollte es nun Firmen geben, die keine Kore haben, so erscheint bei der Fibu-Verbuchung einer Rechnung für diese Firma berechtigterweise die Meldung, dass es einen Fehler bei der Rechnungsverbuchung gibt und die Kostendaten dieser Buchung nicht verbucht werden, da keine Kore hinterlegt ist. Die Verbuchung schlägt demnach fehl:
Damit diese Meldung nicht mehr erscheint und die Rechnungen für diese Firma dennoch verbucht werden können, muss der FIBU Parameter Meldung bei Kostendaten ohne KORE unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Firmenbezogene Einstellungen → "Buchungen importieren" fibu-bezogen (!) für die betreffenden Fibus auf die Einstellung "0 - Kostendaten verwerfen" gestellt werden. Dadurch werden zwar die Kostendaten ermittelt (z. B. Kostenstelle vom Mitarbeiter), diese werden jedoch beim Verbuchen in die Fibu nicht verwertet und die Fibu-Buchung wird ohne Kore-Daten durchgeführt.
Nachträgliche DB-Verteilung bereits in KORE verbuchter Honorarnoten
In Bezug auf die nachträgliche DB-Verteilung in Honorarnoten, die bereits in die Fibu verbucht worden sind, beachten Sie bitte die Themenhilfe DB-Verteilung Spezial.
Nullpositionen bei der Verbuchung
Es gibt den Parameter Nullbuchungen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Allgemein/Firmenbezogen → Erfassungsdatei mit folgenden Ausprägungen:
- Nullbuchungen sind erlaubt (Standard)
- Keine Nullbuchungen: Alle Rechnungspositionen werden je Erlöskonto aggregiert. Kommt es dabei für ein Erlöskonto zu einem Nullbetrag, wird dieser nicht verbucht, wenn der Parameter "Nullbuchungen" das verbietet. Ausnahme: Für die gesamte Honorarnote ergibt sich ein Nullbetrag, dann wird trotzdem eine Nullzeile verbucht, um die Belegnummer in der Buchhaltung zu dokumentieren.
Relevanz für Kore-Verbuchung:
Sollten Nullbeträge auf einem Erlöskonto vorhanden sein, die sich durch Negativ-/Positiv-Beträge auf unterschiedlichen Kostenstellen ergeben, so wird dies sehr wohl berücksichtigt.
Das heißt, sollten Kostenstellen mit Beträgen vorhanden sein, dann werden die Buchungen sehrwohl durchgeführt, auch wenn sich für das Erlöskonto in Summe ein Nullbetrag ergeben würde (Erlöskonto 4000, Kostenstelle 10 = € - 100, Kostenstelle 20 = € + 100).
Sollten Nullbeträge auf einem Erlöskonto vorhanden sein, die sich durch Negativ-/Positiv-Beträge auf unterschiedlichen Kostenstellen ergeben, so wird dies sehr wohl berücksichtigt.
Das heißt, sollten Kostenstellen mit Beträgen vorhanden sein, dann werden die Buchungen sehrwohl durchgeführt, auch wenn sich für das Erlöskonto in Summe ein Nullbetrag ergeben würde (Erlöskonto 4000, Kostenstelle 10 = € - 100, Kostenstelle 20 = € + 100).
Achtung!
| Sollten bei der Kostenrechnungsverbuchung Mengen (z. B. Stunden aus der LEA) relevant sein, so darf der Parameter nicht gesetzt werden. Bei Nullbeträgen werden diese Mengen nicht berücksichtigt und daher nicht verbucht. |
Hinweis
| Damit die Verbuchung von Nullbuchungen auch von Seiten der BMD NTCS FIBU akzeptiert wird, muss der FIBU Parameter Sperre Buchungen mit Betrag 0 entsprechend eingestellt werden. Er darf für diesen Anwendungsfall nicht auf "2 - Sperre bei Buchen und Buchungen importieren" eingestellt werden. |
Logdatei
Bei Fehlern oder Problemen bei der Überleitung sind die Aufzeichnungen in der Logdatei LEISTUNGKOREERLOES.LOG zu beachten. Diese können bei der Analyse des Problems helfen und die Ursachen für Fehler aufzeigen.
