DB-Verteilung Spezial
Grundlegende Informationen zur DB-Verteilung finden Sie unter DB-Verteilung.Motive und Einsatzgebiete
Die DB-Verteilung kommt in der Regel in zwei Fällen zur Anwendung, wird jedoch immer dazu verwendet, das Honorar von einem Mitarbeiter auf einen anderen zu verteilen:
- Vor Druck einer Honorarnote mit Rechnungsnummer
- Nach Rechnungsabschluss und Fibu-Verbuchung
Das Hauptmotiv ist dabei, dass die Mitarbeiter einen entsprechenden DB1 erhalten, der von dem DB1 abweicht, der durch die Programmlogiken und Automatismen erzielt wird. Zusätzlich sind folgende Motive im unmittelbaren Zusammenhang mit dieser Funktion zu erwähnen:
- Leistung von abgeschlossenen Honorarnoten entfernen
Eine bereits verrechnete Leistung einer abgeschlossenen Honorarnote soll in einer anderen Honorarnote (nochmals) verrechnet werden.
Daher soll die Leistung aus der Honorarnote entfernt und der DB über diese Honorarnote neu auf die übrig gebliebenen Positionen verteilt werden. - Offene Leistungen zu abgeschlossenen Honorarnoten hinzufügen
Eine Leistung kann nicht (mehr) verrechnet werden bzw. soll einer bereits abgeschlossenen Honorarnote zugewiesen werden (z. B. bei Pauschalabrechnungen mit nachträglicher Leistungserbringung). Oder eine Leistung ist bei der Fakturierung vergessen worden und soll als dennoch abgerechnet gelten (jedoch nicht zusätzlich verrechnet oder ausgebucht werden).
Daher soll die Leistung zu der bereits abgerechneten Honorarnote hinzugefügt und der DB über alle/einige Leistungen der Honorarnote neu verteilt werden.
Ablauf im Programm
Vor Druck einer Honorarnote mit Rechnungsnummer
Die DB-Verteilung kann vor dem Druck einer Honorarnote mit Nummer eingesetzt werden, um beispielsweise eine Umverteilung eines Pauschalbetrags auf mehrere Mitarbeiter unabhängig von der aliquoten Verteilung lt. Programm zu erreichen.
Dazu ist wie folgt vorzugehen:
- Start der Rechnungsbearbeitung und z. B. Pauschalierung auf den gewünschten Betrag
- Im Zuge der Pauschalierung kann mit der Funktion "Manuelle Aufteilung" eine sofortige manuelle DB-Zuteilung erfolgen.
- Ist dies nicht im Zuge der Pauschalierung gemacht worden, so kann dies mit der Funktion "DB-Verteilung" auch im Nachhinein geschehen.
Hinweis
 | Wenn für die Honorarnote bereits ein Rechnungsdokument existiert, muss das Programm diesen Umstand beim Ausführen der DB-Verteilung berücksichtigen. Die DB-Verteilung könnte Beträge ändern (z. B. Verteilung des Honorarbetrags von Tätigkeitsgruppe A auf Tätigkeitsgruppe B). Dies hätte in weiterer Folge eine Auswirkung auf die Beträge in den Detailbändern des Rechnungsdokuments. Daher muss eine Rechnungsbearbeitung durch die DB-Verteilung unter Umständen eine erneute Aufbereitung des Rechnungsdokuments erzwingen. Wird die DB-Verteilung bei einer Rechnung mit Status "Offen" ausgeführt, so erscheint eine Meldung, dass die bereits manuell getätigten textlichen Änderungen verworfen werden, wenn für das Rechnungsdokument in der Honorarnoten-Vorschau über die Rechnungsfunktion Rechnung ansehen bereits textliche Änderungen vorgenommen worden sind.  Bestätigen Sie mit "Fortfahren", so wird die DB-Verteilung gestartet und das Rechnungsdokument automatisch gelöscht. Bestätigen Sie mit "Abbrechen", wird die DB-Verteilung nicht gestartet und Sie befinden sich wieder in der Rechnungsbearbeitung. Sollten im Rechnungsdokument keine textlichen Änderungen enthalten sein - es ist bisher nur betrachtet worden - so wird das Rechnungsdokument ohne Meldung gelöscht und die DB-Verteilung gestartet. |
Nach Rechnungsabschluss und Fibu-Verbuchung
Angewendet wird die nachträgliche DB-Verteilung häufig, wenn nach der Rechnungslegung noch Leistungen aus der Honorarnote entfernt oder offene Leistungen zur Honorarnote hinzugefügt werden.
Dabei muss der Rechnungsstatus der Honorarnote auf "Abgeschlossen" stehen und das Verbuchen der Honorarnoten in die Fibu bereits erfolgt sein (bzw. das Feld FIBU den Status "Nicht notwendig" aufweisen). Ansonsten sind die unterhalb angeführten Funktionen nicht wie gewünscht verwendbar!
Dabei muss der Rechnungsstatus der Honorarnote auf "Abgeschlossen" stehen und das Verbuchen der Honorarnoten in die Fibu bereits erfolgt sein (bzw. das Feld FIBU den Status "Nicht notwendig" aufweisen). Ansonsten sind die unterhalb angeführten Funktionen nicht wie gewünscht verwendbar!
Hinweis
| In zwei Ausnahmefällen ist für die Funktionen "Offene Leistungen hinzufügen", "Leistung entfernen" und "DB-Verteilung" nur der Rechnungsabschluss notwendig, das Verbuchen der Honorarnoten in die Fibu nicht:
Diese beiden Einstellungen sollten jedoch nur nach Rücksprache mit einem BMD Consultant derartig eingestellt werden! |
Leistungen entfernen
Über die Rechnungsbearbeitungsfunktion Leistungen entfernen (nur in der Rechnungsbearbeitung möglich) können Leistungen aus bereits abgeschlossenen (und verbuchten) Honorarnoten entfernt werden, um eine neuerliche Verrechnung der Leistungen zu ermöglichen.
Damit dem Anwender klar ist, dass die Funktion in diesem Rechnungsstatus nicht dafür gedacht ist, nachträglich die Honorarsumme der Rechnung zu beeinflussen, bringt das Programm an dieser Stelle nach dem Start der Funktion eine Meldung. Dieser Hinweis zeigt dem Anwender, dass durch diese Aktion die Leistungen aus einer abgeschlossenen Honorarnote entfernt werden und dass die Leistungen danach wieder zur erneuten Fakturierung zur Verfügung stehen. Weiters erfolgt hier auch der Hinweis, dass das Honorar durch diese Aktion jedoch nicht mehr geändert wird:
Statt der ausgewählten Leistung entsteht in der Rechnung eine "Ersatzleistung" - sofort erkennbar am roten Fragezeichen 
. Die Ersatzleistung entsteht, da sich das Honorar in Summe nicht mehr ändern darf.
. Die Ersatzleistung entsteht, da sich das Honorar in Summe nicht mehr ändern darf.
Im nächsten Schritt sollte die DB-Verteilung verwendet werden, um das "überschüssige" Honorar und den Deckungsbeitrag der Ersatzleistung auf die übrig gebliebenen Leistungen aufzuteilen. Erst nach diesem Vorgang ist es möglich, über das nochmalige Ausführen der Funktion Leistungen entfernen auch die Ersatzleistung aus der Honorarnote zu entfernen. Erst wenn eine Honorarnote keine Ersatzleistungen mehr aufweist, gilt ein derartiger Geschäftsfall als abgeschlossen.
Achtung!
 | Dafür müssen alle Ersatzleistungen markiert und gleichzeitig entfernt werden. Das Entfernen einzelner Ersatzleistungen wird verhindert, wenn dadurch eine Periodenkorrektur des Geschäftsfalls ausgelöst werden würde. |
Folgender Ablauf skizziert die in diesem Fall korrekte Vorgehensweise:
- Rechnungsabschluss sowie Verbuchung der Honorarnote in die FIBU
- Entfernen der nicht benötigten Leistungen
- DB-Verteilung
- Entfernen aller Ersatzleistungen
Erst nach Ausführung des letzten Schrittes gilt dieser Geschäftsfall statistisch als abgeschlossen.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch folgende FAQ: Was ist zu tun, wenn beim Schließen einer Honorarnote folgende Meldung erscheint: "Sie sind im Begriff, die Rechnungsbearbeitung zu verlassen, obwohl noch Ersatzleistungen existieren. Bitte führen Sie eine vollständige DB-Verteilung durch!"?
Hinweise
| Das Entfernen aller Leistungen aus einer abgeschlossenen Honorarnote wird verhindert. Es muss mindestens eine Leistung stehen bleiben, auf die auch noch eine DB-Verteilung durchgeführt werden kann! Beim Versuch, alle oder die letzte Leistung einer Honorarnote zu entfernen, erscheint die Meldung "Es ist nicht möglich, alle Leistungen der Rechnung zu löschen!":   Besonderheiten dieser Funktion in DeutschlandGenauso können Gebührenpositionen in der Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland) oder in der Gebühren-Leistungserfassung (Deutschland) niemals aus einer abgeschlossenen Honorarnote entfernt werden. Bei Klick auf die Funktion "Leistungen entfernen" erhalten Sie einen Hinweis, dass diese Leistungen nicht entfernt werden dürfen. |
| Eine Storno-Rechnung/Gutschrift/Teilgutschrift wird verhindert, sobald mindestens eine Ersatzleistung in der betroffenen Honorarnote enthalten ist. Die DB-Verteilung muss davor gemacht und die Ersatzleistungen vollständig aus der Honorarnote entfernt werden. Auch hier gibt das Programm Hinweise aus. In derartiger Konstellation wird Ihnen z. B. beim Versuch, eine Stornorechnung zu erstellen, mittels nachfolgender Meldung "Für eine Honorarnote, die Ersatzleistungen enthält, kann keine Stornorechnung erstellt werden" gezeigt, welche Schritte Sie zuerst durchführen müssen:  |
| Wenn in einer Honorarnote mindestens eine Ersatzleistung enthalten ist, wird verhindert, dass für die betroffene Honorarnote eine der Funktionen "Offene Leistungen hinzufügen" oder "Leistungen entfernen" erneut ausgeführt wird, bevor eine vollständige DB-Verteilung durchgeführt worden ist. Dies wird jedoch nur dann mit der Meldung "Die von Ihnen gewählte Funktion ist nicht ausführbar" verhindert, wenn die Aktion in eine aktuellere Periode fällt als die Buchungsperiode der Rechnung, da in diesem Fall ein interner Storno-Geschäftsfall (auch für die Ersatzleistung) entstehen würde.  |
| Beim Verlassen der Rechnungsbearbeitung wird eine Meldung angezeigt, wenn noch Ersatzleistungen in der Honorarnote existieren. Dadurch soll verhindert werden, dass das Honorar von Ersatzleistungen versehentlich nicht mittels DB-Verteilung auf tatsächliche Leistungen umverteilt wird. Dafür steht ein neuer LEA Parameter namens Verlassen mit Ersatzleistungen mit den Ausprägungen "Nur Hinweis anzeigen" und "Verlassen verhindern" (Standard) zur Verfügung. Der Unterschied zwischen diesen Ausprägungen besteht darin, dass bei "Verlassen verhindern" im Gegensatz zu "Nur Hinweis anzeigen" zusätzlich zur Hinweismeldung der Ausstieg aus dem Fenster "Rechnung bearbeiten" so lange verhindert wird, bis die DB-Verteilung durchgeführt worden ist und die Ersatzleistungen restlos entfernt worden sind.  |
Offene Leistungen hinzufügen
Über die Rechnungsfunktion Offene Leistungen hinzufügen können offene Leistungen zu bereits abgeschlossenen und verbuchten Honorarnoten hinzugefügt werden. Die Funktion kann in dieser Form nur im Fenster Honorarnoten gestartet werden oder direkt mit der Funktion Leistungen hinzufügen im eigenen Bereich Offene Leistungen.
Die ausgewählte Leistung wird abhängig vom LEA Parameter Leistungen hinzufügen aliquot nach bestimmten Voraussetzungen aufgeteilt oder mit 0 fixiert, da sich das Honorar der Honorarnote zu diesem Zeitpunkt nicht mehr verändern darf.
Somit ist unter Umständen keine manuelle DB-Verteilung notwendig! Um das Honorar und den Deckungsbeitrag noch (abweichend von der bestehenden Programmlogik) zwischen den Leistungen aufzuteilen, kann die DB-Verteilung in der Rechnungsbearbeitung genutzt werden.
Somit ist unter Umständen keine manuelle DB-Verteilung notwendig! Um das Honorar und den Deckungsbeitrag noch (abweichend von der bestehenden Programmlogik) zwischen den Leistungen aufzuteilen, kann die DB-Verteilung in der Rechnungsbearbeitung genutzt werden.
Hinweis
| Das Ausführen der Funktion kann für abgeschlossene Honorarnoten auch eigens unterbunden werden. Besitzt ein User die Berechtigung "Offene Leistungen zu abgeschlossenen Rechnungen hinzufügen" nicht, erhält er beim Ausführen der Funktion eine Hinweismeldung:  |
Folgender Ablauf skizziert die in diesem Fall korrekte Vorgehensweise:
- Rechnungsabschluss sowie Verbuchung der Honorarnote in die FIBU
- Hinzufügen der gewünschten offenen Leistungen
- DB-Verteilung
Erst nach Ausführung des letzten Schrittes kann der Deckungsbeitrag der betroffenen Leistungen statistisch korrekt verwertet werden.
Hinweis
| Wenn in einer Honorarnote mindestens eine Ersatzleistung enthalten ist, wird verhindert, dass für die betroffene Honorarnote eine der Funktionen "Offene Leistungen hinzufügen" oder "Leistungen entfernen" erneut ausgeführt wird, bevor eine vollständige DB-Verteilung durchgeführt worden ist. Dies wird jedoch nur dann mit der Meldung "Die von Ihnen gewählte Funktion ist nicht ausführbar" verhindert, wenn die Aktion in eine aktuellere Periode fällt als die Buchungsperiode der Rechnung, da in diesem Fall ein interner Storno-Geschäftsfall (auch für die Ersatzleistung) entstehen würde. |
DB-Verteilung (ohne Hinzufügen/Entfernen von Leistung)
Die DB-Verteilung kann grundsätzlich für abgeschlossene und verbuchte Honorarnoten auch dann verwendet werden, wenn keine Leistungen hinzugefügt oder entfernt worden sind.
Beispielsweise kommt dies dann zur Anwendung, wenn die Aufteilung des Honorars nach Abrechnung einer Pauschale abweichend erfolgen soll, um die Deckungsbeiträge einzelner Mitarbeiter gezielt zu beeinflussen.
Um das Honorar und den Deckungsbeitrag (abweichend von der bestehenden Programmlogik) zwischen den Leistungen aufzuteilen, kann die DB-Verteilung in der Rechnungsbearbeitung genutzt werden.
Folgender Ablauf skizziert die in diesem Fall korrekte Vorgehensweise:
- Rechnungsabschluss sowie Verbuchung der Honorarnote in die Fibu
- DB-Verteilung
Hintergrundinformationen
Automatische DB-Verteilung im Zuge der Funktion "Offene Leistungen hinzufügen"
Der LEA Parameter Leistungen hinzufügen regelt die automatische DB-Verteilung, wenn mit der Funktion "Offene Leistungen hinzufügen" offene Leistungen zu bereits abgeschlossenen Honorarnoten hinzugefügt werden. Im Standardprogrammverhalten werden die offenen Leistungen immer mit einem Honorar von 0 hinzugefügt und eine manuelle DB-Verteilung ist nötig.
DB-Verteilung in Verbindung mit der Periodenverwaltung
Wird eine DB-Verteilung durchgeführt, so wird immer geprüft, ob die Buchungsperiode der Honorarnote zum Aktionsdatum noch offen ist. Ist das nicht der Fall, so wird im Zusammenhang mit der Periodenverwaltung immer ein interner Storno-Geschäftsfall angefertigt, damit die Auswertungszustände vergangener Perioden unverändert bleiben können. Dabei sind die Periodeneinstellungen der Fakturierung maßgeblich.
Dies gilt nicht nur für die Funktion "DB-Verteilung" sondern ebenso für die oben beschriebenen Funktionen "Offene Leistungen hinzufügen" sowie "Leistungen entfernen".
Auch in diesem Fall wird die gesamte ursprüngliche Honorarnote intern (d. h. für den Anwender unsichtbar) storniert und eine neue Honorarnote (mit der ursprünglichen Belegnummer) vom System produziert. Damit wird sichergestellt, dass in den Auswertungen die ursprüngliche Honorarnote jederzeit sauber reproduziert werden kann.
Beispiel
 | Annahme: Als Periodengrenze für die Fakturierung ist der Ultimo des Folgemonats definiert.  Nun werden folgende Schritte durchgeführt:
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Nachträgliche DB-Verteilung bereits in KORE verbuchter Honorarnoten
Der LEA Parameter Nachträgliche DB-Verteilung KORE entscheidet darüber, ob und in welcher Form eine Korrektur der KORE-Buchungen nach einer DB-Verteilung in einer bereits verbuchten Honorarnote erfolgen soll.
Des Weiteren gibt der LEA Parameter Nachträgliche DB-Verteilung KORE - Buchungsart an, mit welcher Buchungsart die Korrekturen in der KORE erfolgen sollen.
Hinweise
| Ermittlung Datum und Periode in KORE/FIBU Das Buchungsdatum für die Korrektur-Buchungen entspricht immer dem Periodenende der noch offenen Fakturierungsperiode. Sollte das Datum jedoch das Tagesdatum übersteigen, wird das Tagesdatum verwendet. Von diesem Datum wird der Monat als KORE-Periode verwendet. Aufgrund dieser Periode wird in weiterer Folge auch die entsprechende KORE geladen, in welcher die Korrekturen erfolgen werden. |
| Sollte der Stamm der betroffenen Kostentypen eine der folgenden Eigenschaften aufweisen, so werden die Buchungen in der KORE dennoch korrekt erzeugt:
Es erscheint dem Anwender, der die DB-Verteilung durchführt, lediglich ein Hinweis mit der Angabe, welche Kostentypen manuell nicht bebuchbar wären. |
| Die im Zuge der Funktionen "Offene Leistungen hinzufügen" und "Bilanzleistungen hinzufügen" automatisch ausgeführte DB-Verteilung hängt nicht mit diesem LEA Parameter zusammen. Beachten Sie dazu bitte die Details unter Offene Leistungen hinzufügen bzw. Bilanzleistungen hinzufügen zum Thema Monatsrechnungen. |
 | Siehe auch: |
