Rechnungsnummernkreise
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
Mit der Funktion Rechnung mit Nummer drucken im Fenster Honorarnoten wird für die markierte(n) Honorarnote(n) eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer vergeben. Die Rechnungsnummer ergibt sich aufgrund eines festgelegten Rechnungsnummernkreises, welcher variabel gestaltet werden kann und automatisch vom Programm angelegt wird.
Die Rechnungsnummer darf höchstens insgesamt 15 Stellen aufweisen. Sollte das Programm feststellen, dass diese Grenze von 15 Stellen überschritten wird, erhält der Anwender den Hinweis "STARTWERT ist größer als Endwert". Diese Meldung würde sowohl beim Einstellen der Parameter als auch beim Festlegen des Vorgabewertes auftreten.
Notwendige Parametereinstellungen
Das Programm reagiert bei der Rechnungsnummernvergabe aufgrund von WWS Parametern, die vor Rechnungsdruck eingestellt werden müssen.
Wenn diese WWS Parameter dem Standard entsprechen, erhalten Sie beim Druck der ersten Honorarnote für ein neues Wirtschaftsjahr die Abfrage mit dem Vorschlag der ersten Rechnungsnummer (siehe Kapitel Rechnungsnummernkreis automatisch anlegen).
Bitte beachten Sie, dass Umstellungen dieser Parameter im laufenden Betrieb zu Lücken in den Rechnungsnummernkreisen führen können! Bitte folgen Sie den Anweisungen des Kapitels bzw. nehmen Sie Kontakt zum LEA Support auf.
Die betreffenden WWS Parameter sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke (Reiter "Firmenbezogene Einstellungen" bzw. "Allgemeine Einstellungen") → Rechnungen zu setzen.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich im korrekten Reiter befinden, um hier folgende Einstellungen festzulegen.
- für welchen Zeitraum ein Rechnungsnummernkreis gültig ist.
- zu welchem Zeitpunkt ein neuer Rechnungsnummernkreis angelegt wird.
- mit welchem Startwert ein Rechnungsnummernkreis begonnen wird.
- aus wie vielen Stellen die Rechnungsnummer besteht.
Folgende Parameter sind für den Ablauf in der LEA relevant:
- Muss Rechnungsnummer eindeutig sein?
- Ein Nummernkreis je
- Nummernkreisart
- Nummernkreise automatisch anlegen
- Stellenanzahl für die lfd.Nr. in der Rechnungs-Nr.-Vorgabe
- Jahreszahl nur 2-stellig (26 für 2026)
- Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch
Details zu den Auswirkungen finden Sie in den jeweiligen Kapiteln.
Muss Rechnungsnummer eindeutig sein?
Für den Betrieb der LEA gilt: Der WWS Parameter Muss Rechnungsnummer eindeutig sein? muss immer eine der Einstellungen mit "Ja" aufweisen. Empfehlenswert ist die Standardeinstellung Ja, innerhalb eines Wirtschaftsjahres, unabhängig davon, ob es sich um ein abweichendes Wirtschaftsjahr handelt oder nicht.
Bei anderen Einstellungen kann das Problem auftreten, dass Rechnungsnummern übersprungen werden, weil sie in einem Rechnungsnummernkreis eines Vorjahres bereits vorhanden sind.
Bei anderen Einstellungen kann das Problem auftreten, dass Rechnungsnummern übersprungen werden, weil sie in einem Rechnungsnummernkreis eines Vorjahres bereits vorhanden sind.
Ein Nummernkreis je
Über den WWS Parameter Ein Nummernkreis je wird eingestellt, ob vom Programm je Firmennummer oder je Firmengruppe ein eigener Rechnungsnummernkreis angelegt werden soll. (Die anderen Möglichkeiten sind im LEA Betrieb nicht einsetzbar.) Im Standard weist dieser Parameter die Einstellung Firmen-Nr auf.
Nummernkreisart
Mit dem WWS Parameter Nummernkreisart wird eingestellt, in welchem Intervall ein neuer Nummernkreis angelegt wird und in der Folge, wie lange ein Nummernkreis gültig ist. Zur Unterscheidung der Nummernkreise dienen die Kategorien (Kategorie 1, Kategorie 2). Mögliche Nummernkreisarten sind:
- Allgemein – Mit dieser Einstellung gibt es nur einen Rechnungsnummernkreis, welcher nicht durch einen Kalenderjahrwechsel oder Wirtschaftsjahrwechsel unterbrochen (d. h. neu angelegt) wird. Es sind daher zur Unterscheidung keine Kategorien notwendig.
- jahresbezogen – Mit dieser Einstellung wird je Kalenderjahr ein neuer Rechnungsnummernkreis angelegt. Zur Unterscheidung der Rechnungsnummernkreise wird in der Kategorie 1 die Jahreszahl eingetragen.
- monatsbezogen (je Jahr und Monat) – Mit dieser Einstellung wird je Monat des Kalenderjahrs ein neuer Rechnungsnummernkreis angelegt. Zur Unterscheidung der Rechnungsnummernkreise wird in die Kategorie 1 die Jahreszahl und in die Kategorie 2 die Monatszahl eingetragen.
- jahresbezogen (Wirtschaftsjahr) – Mit dieser Einstellung, welche dem Standard entspricht, wird je Wirtschaftsjahr ein neuer Rechnungsnummernkreis angelegt. Zur Unterscheidung der Rechnungsnummernkreise wird in der Kategorie 1 die Jahreszahl und die Monatszahl des Wirtschaftsjahres im Format "JJJJMM" eingetragen.
Das Wirtschaftsjahr wird aus der NTCS FIBU ermittelt, welche daher vor der Rechnungsnummernvergabe unbedingt vorhanden sein muss! Ansonsten erhalten Sie beim Ausführen der Funktion Rechnung mit Nummer drucken eine Hinweismeldung, dass die aktuelle FIBU nicht ermittelt werden konnte:
Nummernkreise automatisch anlegen
Mit dem WWS Parameter Nummernkreise automatisch anlegen wird festgelegt, mit welcher Rechnungsnummer der Rechnungsnummernkreis beginnen soll bzw. ob diese Startnummer automatisch vergeben oder vorgeschlagen werden soll (d. h., man könnte die Startnummer noch beeinflussen). Für die LEA kommen folgende Anlageregeln in Betracht:
- Ja, mit Startnummer 1
Mit dieser Anlageregel wird der neue Rechnungsnummernkreis automatisch angelegt und für die erste Honorarnote, die in diesen Rechnungsnummernkreis fällt, auch automatisch die Rechnungsnummer 1 vergeben.
- Ja, mit Startnummer lt. Kategorie
Mit dieser Anlageregel wird der neue Rechnungsnummernkreis angelegt und für die erste Honorarnote, die in diesen Rechnungsnummernkreis fällt, automatisch jene Rechnungsnummer vergeben, die sich aus den Kategorien und einer laufenden Nummer zusammensetzt (z. B. 202600001).
Die Rechnungsnummer wird dabei wie folgt ermittelt: Kategorie 1 (ersten vier Stellen - auch bei wirtschaftsjahrbezogenem Rechnungsnummernkreis) + Kategorie 2 (zwei Stellen - nur bei monatsbezogenem Rechnungsnummernkreis) + Stellenanzahl laut Parameter "Stellenanzahl", beginnend mit Endwert 1.
- Abfrage der Startnummer mit Vorschlag 1
Mit dieser Anlageregel wird der neue Rechnungsnummernkreis angelegt. Im Unterschied zur Einstellung "Ja, mit Startnummer 1" wird aber nicht automatisch die Rechnungsnummer 1 vergeben: Der Anwender kann über ein Abfragefenster die Startnummer manuell festlegen, wobei die Rechnungsnummer 1 vorgeschlagen wird. Dieses Abfragefenster erscheint im Zuge der Funktion Rechnung mit Nummer drucken.
- Abfrage der Start-Nr. mit Vorschlag lt. Kategorie
Mit dieser Anlageregel (= Standard) wird der neue Rechnungsnummernkreis angelegt. Im Unterschied zur Einstellung "Ja, mit Startnummer lt. Kategorie" wird aber nicht automatisch die Rechnungsnummer entsprechend den Kategorien vergeben: Der Anwender kann über ein Abfragefenster die Startnummer manuell festlegen, wobei die Rechnungsnummer entsprechend den Kategorien vorgeschlagen wird. Dieses Abfragefenster erscheint im Zuge der Funktion Rechnung mit Nummer drucken.
Der Vorschlag der Rechnungsnummer wird dabei wie folgt ermittelt: Kategorie 1 (erste vier Stellen, auch bei wirtschaftsjahrbezogenem Rechnungsnummernkreis) + Kategorie 2 (zwei Stellen, nur bei monatsbezogenem Rechnungsnummernkreis) + Stellenanzahl laut Parameter "Stellenanzahl", beginnend mit Endwert 1.
Stellenanzahl für die lfd. Nr. in der Rechnungs-Nr.-Vorgabe
Mit dem WWS Parameter Stellenanzahl für die lfd. Nr. in der Rechnungs-Nr.-Vorgabe wird festgelegt, wie viele Stellen die Rechnungsnummer nach der Kategorie aufweisen soll, wenn mit den Anlageregeln, welche die Kategorien berücksichtigen, gearbeitet wird. Erlaubt sind höchstens 5 Stellen, wobei 5 Stellen dem Standard entspricht.
Jahreszahl nur 2-stellig (26 für 2026)
Mit dem WWS Parameter Jahreszahl nur 2-stellig (26 für 2026) wird festgelegt, ob die Kategorie mit der Jahreszahl zweistellig ("Ja") oder vierstellig ("Nein" = Standard) für die Rechnungsnummer geführt wird, wenn mit den Anlageregeln, welche die Kategorien berücksichtigen, gearbeitet wird.
Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch
Mithilfe des WWS Parameters Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch erhalten Sie die Möglichkeit, innerhalb eines Nummernkreises die Rechnungsdatums-Chronologie zu wahren. Beim Rechnungsdruck mit Nummer überprüft das Programm, ob bereits eine Honorarnote innerhalb des gültigen Nummernkreises mit einem jüngeren Rechnungsdatum als dem aktuell vergebenen gedruckt worden ist, bringt gegebenenfalls einen Hinweis (Standard) oder bricht den Druck ab.
Beispiel
 | Beim Festlegen des Rechnungsdatums im Fenster Rechnung mit Nummer drucken ist ein Tippfehler passiert (28.01.2026 statt 28.02.2026). Das Programm stellt fest, dass bereits eine Honorarnote mit Rechnungsdatum 31.01.2026 existiert, weshalb die aktuelle Honorarnote erst ab Rechnungsdatum 31.01.2026 gedruckt werden kann. Die zum aktuellen Zeitpunkt fehlerhafte Eingabe "28.01.2026" wird abgefangen und der Anwender kann das Datum auf "28.02.2026" korrigieren. |
Je nach Ausprägung des Parameters erhalten Sie in diesem Fall entweder einen passenden Hinweis oder eine Meldung über den Abbruch des Rechnungsdrucks:
- Der Parameter ist auf die Option "Warnung" (= Standard) eingestellt und die Honorarnote soll mit einem älteren Rechnungsdatum als die zuletzt gedruckte Honorarnote ausgedruckt werden: In diesem Fall erscheint bei der Bestätigung des Fensters Rechnung mit Nummer drucken ein Hinweis, dass das Rechnungsdatum innerhalb eines Nummernkreises chronogisch sein muss. Die Abfrage "Soll(en) die Honorarnote(n) dennoch mit dem Datum gedruckt werden?" kann jedoch ignoriert werden und die Rechnung kann somit mit einem älteren Datum gedruckt werden:
- Der Parameter ist auf die Option "Sperre" eingestellt: Dies bedeutet, dass der Rechnungsdruck in jedem Fall verhindert wird, sollte ein älteres Rechnungsdatum beim Druck gewählt werden. Nur durch Eingabe des gleichen oder eines jüngeren Rechnungsdatums kann die Rechnung gedruckt werden:
- Ist der Parameter auf die Option "Keine Prüfung" eingestellt, so ist das Verhalten wie bisher und es kann ein beliebiges Rechnungdatum unabhängig der Chronologie ausgewählt werden. Es erscheint keine Meldung und der Rechnungdruck wird nicht verhindert.
Bitte beachten Sie, dass Rechnungen, bei denen die Rechnungsurkunde gelöscht worden ist und noch kein erneuter Rechnungsdruck stattgefunden hat, von dieser Prüfung ausgenommen sind. Stornierte Honorarnoten und Stornorechnungen werden bei dieser Prüfung ebenso nicht berücksichtigt, sobald die Stornorechnung mindestens den Status "Mit Rechnungsnummer" aufweist.
Rechnungsnummernkreis automatisch anlegen
Ein neuer Rechnungsnummernkreis wird automatisch angelegt, sobald für eine Honorarnote ein Rechnungsdatum vergeben wird, welches aufgrund der eingestellten Nummernkreisart in einen neuen Rechnungsnummernkreis fallen soll.
Wenn die Anlageregel für neue Nummernkreise einen Vorschlagswert vorsieht, kann der Startwert (= Rechnungsnummer für die erste Honorarnote des neuen Rechnungsnummernkreises) zum Zeitpunkt des Rechnungsdrucks mit Nummer beeinflusst werden, da das Dialogfenster "Eingabe der Startnummer/aktuellen Nr. für neuen Nummernkreis" erscheint.
Wenn die WWS Parameter wie oben beschrieben dem Standard entsprechen, erhalten Sie also beim Druck der ersten Honorarnote für ein neues Wirtschaftsjahr die Abfrage mit dem Vorschlag der ersten Rechnungsnummer (9-stellig) für das neue Wirtschaftsjahr.
Hier ist jene Rechnungsnummer einzutragen, welche für die erste Honorarnote, die in den neuen Rechnungsnummernkreis fällt, vergeben werden soll. Beim Druck aller weiteren Honorarnoten wird automatisch die Rechnungsnummer fortlaufend lt. Nummernkreis vergeben.
Bei Bestätigung des Fensters mit "Ok" wird der Nummernkreis laut Vorschlag angelegt und die Startnummer vergeben.
Für den Fall, dass die Startnummer für die erste Honorarnote im neuen Nummernkreis an dieser Stelle falsch vorgeschlagen wird, ist es richtig, diese im Dialogfenster gleich zu korrigieren. Die folgenden Honorarnoten werden aufgrund der eingegebenen Nummer weiter fortlaufend nummeriert.
Achtung! Startnummer festlegen
 | Die Rechnungsnummer kann grundsätzlich beliebig eingegeben werden. Allerdings ist zu beachten, dass sie zwischen dem vorgeschlagenen Startwert und dem Endwert des Nummernkreises liegt (im Beispiel zwischen 202600001 und 202699999) und dass der Nummernkreis für die Anzahl der Honorarnoten ausreicht (im Beispiel passen 99999 Honorarnoten in den Nummernkreis). |
Achtung! Abbrechen des Dialogfensters
| Das Dialogfenster kann im Bedarfsfall mit der Schaltfläche "Abbrechen" bestätigt werden, falls Sie noch den korrekten Startwert recherchieren möchten. Es erscheint in diesem Fall beim nächsten Start des Rechnungsdrucks wieder, da ja noch kein Nummernkreis angelegt worden ist. Beachten Sie aber, dass das zuvor festgelegte Rechnungsdatum bereits auf der Honorarnote fixiert ist und nicht mehr neu vergeben werden kann! |
Tipps und Hintergrundinformationen
Kontrolle der WWS Parameter zum (Wirtschafts-)Jahrwechsel
In der Vergangenheit geschah es durch fehlerhafte Programmeinstellungen bzw. Bedienungsfehler immer wieder, dass zum (Wirtschafts-)Jahreswechsel hunderte Honorarnoten mit falschen Rechnungsnummern gedruckt werden. Daher ist es zu diesem Zeitpunkt empfehlenswert, eine Kontrolle der WWS Parameter zu den Rechnungsnummern durchzuführen. Die Kontrolle ist abhängig von der verwendeten Nummernkreisart.
Allgemeine Nummernkreise | Keine Kontrolle notwendig |
Jahresbezogene Nummernkreise | Kontrolle zum Jahreswechsel |
Wirtschaftsjahrbezogener Nummernkreis (WJ = Kalenderjahr) | Kontrolle zum Jahreswechsel |
Wirtschaftsjahrbezogener Nummernkreis (WJ <> Kalenderjahr) | Kontrolle zum Wirtschaftsjahrwechsel |
Weiters raten wir, bei Beginn der Fakturierung im neuen (Wirtschafts-)Jahr vorerst nur EINE Honorarnote mit Rechnungsnummer zu drucken. Wenn der Rechnungsnummernkreis richtig angelegt bzw. die Rechnungsnummer richtig vergeben worden ist, können alle weiteren Honorarnoten mit Rechnungsnummer ausgestellt werden.
Aus diesem Grund erscheint bei Druck der ersten Honorarnote, die in einen neuen Nummernkreis fällt, ein Hinweis, dass aus Sicherheitsgründen der Druck nach der ersten Rechnung unterbrochen wird:
Hinweis bei Umstellung der WWS Parameter im laufenden Betrieb
Ein Umstellen eines der WWS Parameter zu den Rechnungsnummernkreisen im laufenden Betrieb wirkt sich nicht automatisch auf einen bestehenden Nummernkreis aus, dieser wird nicht automatisch angepasst. Durch eine Änderung kann jedoch der bisherige Nummernkreis nicht mehr zu den neu vorgenommenen Einstellungen passen. Ist es tatsächlich notwendig, einen der WWS Parameter umzustellen, erhalten Sie daher beim Speichern der Änderung einen Hinweis "Nummernkreis löschen".
In diesem werden Sie gefragt, ob durch die Parameteränderung der bestehende Nummernkreis gelöscht und ein neuer angelegt werden soll. Im Hinweis sehen Sie auch die "Aktuelle Nummer" des derzeit aktuellen Nummernkreises (also jene Rechnungsnummer, welche die nächste Honorarnote des laufenden Zeitraums erhalten würde – vorausgesetzt die aktuelle Parameteränderung nimmt keinen Einfluss darauf).
Bitte beachten Sie Folgendes:
Wenn Sie "Ja" wählen:
- Der bisherige Nummernkreis wird entfernt.
- Ein neuer Nummernkreis wird entsprechend der geänderten Parameter automatisch erstellt. Je nach Einstellung des Parameters "Nummernkreise automatisch anlegen" erhalten Sie anschließend auch das Dialogfenster "Eingabe der Startnummer/aktuellen Nr. für neuen Nummernkreis", um den Startwert zu bestätigen oder festzulegen.
Wenn Sie "Nein" wählen:
- Der bestehende Nummernkreis bleibt erhalten.
- Die neuen Einstellungen werden nicht auf diesen bestehenden Nummernkreis angewendet.
- Die neuen Einstellungen werden erst angewendet, wenn ein neuer Nummernkreis automatisch erstellt werden soll (je nach Einstellung des Parameters "Nummernkreise automatisch anlegen").
Wählen Sie daher nur dann die Option "Ja", wenn der bestehende Nummernkreis (das ist jener der auch die "Aktuelle Nummer" der Meldung "Nummernkreis löschen" liefert) noch nicht im laufenden Betrieb angewendet worden ist. Die Meldung dient in erster Linie einer sofortigen Korrektur, wenn die WWS Parameter irrtümlich gerade zuvor falsch gesetzt worden sind und der dadurch angelegte Nummernkreis noch nicht verwendet worden ist.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Überblick über alle bereits existierenden Rechnungsnummernkreise
Nur für Administratoren in Rücksprache mit BMD!
Administratoren ist es möglich, im Paket WWS unter Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → Nummernkreise einen Überblick über alle bereits existierenden Rechnungsnummernkreise zu erhalten.
Markieren Sie dazu im Bereich "Nummernkreise WWS/PPS/PEP" den Begriff "Rechnung". Im Bereich "Nummernkreise" filtern Sie in der Spalte Seq.Name nach dem Wert WWS-RECHNUNG.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Fixer Startwert für neue Rechnungsnummernkreise
Nur für Administratoren in Rücksprache mit BMD!
Wenn es nicht ausreicht, mit den bestehenden Möglichkeiten einen Rechnungsnummernkreis (etwa aufgrund getrennter Datenbanken) starten zu lassen, kann der Startwert des neuen Rechnungsnummernkreises auch fix hinterlegt werden, indem ein Erhöhungswert angelegt wird. Dieses Verhalten wird über einen internen Parameter gesteuert.
Wenn es nicht ausreicht, mit den bestehenden Möglichkeiten einen Rechnungsnummernkreis (etwa aufgrund getrennter Datenbanken) starten zu lassen, kann der Startwert des neuen Rechnungsnummernkreises auch fix hinterlegt werden, indem ein Erhöhungswert angelegt wird. Dieses Verhalten wird über einen internen Parameter gesteuert.
INTPARAMGRUPPE | RECHNUNG |
INTPARAMNAME | RECHNR |
INTPARAMKEY | ERHOEHENWERTLFDNR |
INTPARAMWERT | Wert, um den die Startnummer der "normalen" Parametereinstellungen erhöht werden soll, z. B. 60001 |
Sollte die Eingabe des Wertes nicht mit den "normalen" Parametereinstellungen übereinstimmen (z. B. wird der Wert fünfstellig angelegt, aber die Stellenanzahl der laufenden Nummer soll vierstellig sein), gibt das Programm beim Rechnungsdruck mit Nummer folgende Meldung aus "Der gewünschte Erhöhungswert für die laufende Nummer in Rechnungsnummer ist zu groß. Verringern Sie bitte diesen Wert oder erhöhen Sie die Stellenanzahl für die laufende Nummer in der Rechnungsnummer! Sie können die Nummer nun manuell eingeben!" und man kann die Startnummer manuell festlegen.
 | Siehe auch: |