FAQ Firmen- und FIBU-Stammdaten
Grundlegende Informationen zu den FIBU-Stammdaten finden Sie unter Stammdaten bzw. unter Firmen- und FIBU-Stammdaten.Was ist der Unterschied zwischen "aktuelle FIBU" und "aktuelles Jahr"?
Die aktuelle FIBU kann unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten in der Firma am Feld "aktuelle FIBU" hinterlegt werden.
Weiters besteht die Möglichkeit, mit der rechten Maustaste auf der FIBU die Funktion "Als aktuelle FIBU übernehmen" auszuwählen. Mit dieser Funktion wird automatisch die "aktuelle FIBU" auf der Firma angepasst.
Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gearbeitet wird. Entscheidend ist das richtige FIBU-Jahr dann, wenn folgende Pakete zusätzlich zur FIBU verwendet werden:
- ER-Kontrolle: Stammdaten der aktuellen FIBU werden in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden. Die Verbuchung der Eingangsrechnungen landen in der FIBU, wo die Erfassung durchgeführt wurde.
- Warenwirtschaft: bei der Suche von einem Konto in der Warenwirtschaft wird der Kontenrahmen der aktuellen FIBU herangezogen. Die Verbuchung der AR erfolgt nicht in die aktuelle FIBU, sondern werden lt. Belegdatum in die jeweilige FIBU verbucht.
- CRM: wird ein Kunde in der CRM angelegt, so wird dieser in die aktuelle FIBU durchgeschrieben.
- Honorarverrechnung: Hier wird die zum Belegdatum passende FIBU für die Verbuchung gewählt.
Das aktuelle Jahr finden Sie unter den Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Extras → Firmen Vorjahre. Dieses Kennzeichen gibt darüber Auskunft, in welche Vorjahres-FIBU geänderte Werte aus der Firma gespeichert werden.
Was sind die Vorteile eines Standardkontenrahmens und wie kann man diesen einspielen?
Als Standardkontenrahmen wird ein Buchhaltungsmandant bezeichnet, in dem in der Praxis gängige Konten mit den notwendigen Einstellungen und Gliederungen erfasst sind. Er dient hauptsächlich der (automatischen) Übernahme von Kontenstammdaten, sodass - ohne weitere Einstellungen treffen zu müssen - sofort nach Anlage der Firma/FIBU zu buchen begonnen werden kann. Die Einstellungen von Steuerprozentsätzen, Steuerkonten, Fixkonten ... müssen nicht manuell durchgeführt werden.
Unter FIBU → Stammdaten → Konten können Sie mit der Funktion "Standardkontenrahmen übernehmen" Konten aus dem Standardkontenrahmen in Ihre FIBU übernehmen.
Zusätzlich können Sie direkt beim Buchen Konten aus dem Standardkontenrahmen übernehmen.
Wie kann eine Testfirma angelegt werden, in der alle Funktionen und Buchungen probiert werden können?
Auf der FIBU unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten gibt es das Feld "Testfirma", auf welchem das Kennzeichen manuell gesetzt werden kann.
Weiters gibt es die Möglichkeit, beim Import einer bestehenden Firma auf eine neue Firmennummer diese als Testfirma zu importieren.
Dazu führen Sie einen Export der FIBU durch. Beim Import dieser Firma müssen Sie bei der Abfrage Import als Testfirma auswählen:
Wird eine FIBU als Testfirma geführt, so sind in dieser FIBU nur eingeschränkte Funktionen möglich.
Bei einer Testfirma ist es nicht möglich folgende Auswertungen durchzuführen:
- Mahnung: Ausdruck kann nicht archiviert bzw. per Mail versendet werden
- Avisobrief (Lieferantenzahlungsverkehr oder Bankeinzug): Telebankingdatei kann nicht erstellt werden
- Saldenbestätigung
- OP-Benachrichtigung
- Zinsabrechnung
- Umsatzsteuervoranmeldung: nur Testübermittlung möglich
- Auslandsdienstleistung: nur Testübermittlung möglich
- Zusammenfassende Meldung: nur Testübermittlung möglich
- Vorsteuererstattung: nur Testübermittlung möglich
- Etikettenausdruck: kann nicht archiviert bzw. per Mail versendet werden
- Ausdruck Buchungsbeleg: kann nicht archiviert bzw. per Mail versendet werden
Wie kann der Import einer FIBU durchgeführt werden?
Der Import einer FIBU kann unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten über die Funktionen bzw. auf der FIBU mit der rechten Maus gestartet werden.
Weiters besteht die Möglichkeit unter Import und Export → Import die FIBU zu importieren.
Den genauen Ablauf dazu finden Sie unter Export/Import.
Wie kann eine BH-Sperre aufgehoben werden?
Um die Buchhaltungssperre aufzuheben, müssen Sie in der FIBU → Firmen- und FIBU-Stammdaten auf der FIBU im Feld "BH-Sperre" das Häkchen entfernen:
Ist eine BH-Sperre gesetzt, kann in der betroffenen FIBU nicht gebucht werden. Beim Buchen werden Sie darauf hingewiesen, von welchem User eine Buchhaltungssperre gesetzt wurde.
Eine BH-Sperre kann beispielsweise beim Export einer FIBU automatisch gesetzt werden.
Wann wird eine Systemsperre gesetzt und wie kann diese wieder aufgehoben werden?
Ist die Systemsperre gesetzt, kann in der betroffenen Buchhaltung nicht gebucht werden.
Systemsperren entstehen durch:
- Export/Import: der Import einer Buchhaltung wurde nicht vollständig durchgeführt. Durch einen erfolgreichen Import wird die Sperre wieder entfernt.
- Umstellung 5.5 auf NTCS: die Umstellung der Buchhaltung wurde nicht vollständig durchgeführt. Durch das Rücksetzen der BMD 5.5 Übernahme wird die Systemsperre wieder aufgehoben.
- Sperre durch FIBU-Konsolidierung: während einer FIBU-Konsolidierung wird die Systemsperre automatisch aktiviert. Die Systemsperre wird nach erfolgreicher Konsolidierung wieder entfernt.
Wie kann eine FIBU gelöscht werden?
Eine FIBU kann unter den Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stamm im Fenster "dazugehörige Buchhaltungen" unter den Funktionen gelöscht werden.
Standardmäßig ist diese Funktion nicht eingeblendet - die Funktion "FIBU löschen" muss über das Burger-Menü 
hinzugefügt werden.
hinzugefügt werden.Wird diese Funktion ausgeführt, so wird die FIBU inklusive aller Daten wie z. B. Stammdaten, Buchungen, ER-Kontrolle, Controllingdaten ... gelöscht.
Wird die letzte vorhandene FIBU einer Firma gelöscht, in welcher FIBU Personenkonten vorhanden sind und kein CRM-Betrieb vorhanden ist, so können Sie entscheiden ob auch die Personen im CRM gelöscht werden sollten.
Wird die letzte vorhandene FIBU einer Firma gelöscht, in welcher Teil-/Schlussrechnungsabläufe vorhanden sind, so können Sie entscheiden, ob die TR/SR-Abläufe und WWS-Rechnungsschemen gelöscht werden sollten.
Welche Konsolidierungsmöglichkeiten gibt es?
In der FIBU unterscheidet man die FIBU-Konsolidierung und die UVA-Konsolidierung.
Die FIBU-Konsolidierung finden Sie unter FIBU → Spezial → Konsolidierung. Dazu muss eine FIBU mit dem Konsolidierungs-Kz "FIBU-Konsolidierung" angelegt werden, bei welcher dann über die Funktion "FIBU-FIBU-Zuordnung" die entsprechenden Buchhaltungen zugeordnet werden können. Hier werden die Ist-Werte der zugeordneten FIBUs zusammengeführt. Für die Konsolidierung stehen verschiedenste Kriterien (z. B: Salden oder Buchungen, mit Währungsumrechnung ...) zur Verfügung. Mit dieser neuen FIBU kann dann sowohl weitergebucht als auch ausgewertet werden.
Bei der UVA-Konsolidierung können Sie mehrere FIBUs nur für die UVA-Erstellung konsolidieren. Dazu muss eine neue leere FIBU mit dem Konsolidierungs-Kz "UVA-Konsolidierung" angelegt werden, bei welcher dann über die Funktion "FIBU-FIBU-Zuordnung" die entsprechenden Buchhaltungen zugeordnet werden können. In der UVA wird dann die Konsolidierungs-FIBU ausgewählt.
Was tun wenn sich der Firmenname, die Adresse, UID-Nummer, Steuernummer ändert?
Ändern sich der Firmenname, die Adresse ... so ist hier entscheidend, ob eine gemeinsame oder getrennte Steuererklärung abzugeben ist:
gemeinsame Steuererklärung
Wenn bei einer Firma ein Wohnortwechsel stattfindet (Steuernummernwechsel), UID-Nummernwechsel oder eine Firmenwortlautänderung erfolgt, so kann das auf der Firma jederzeit geändert werden. Es wird dadurch eine gemeinsame Steuererklärung mit den neuen Firmendaten durchgeführt.
Achtung!
 | Das gilt jedoch nicht, wenn sich der Firmensitz in ein anderes Land verlagert! In diesem Fall ist eine neue Firma anzulegen. |
Getrennte Steuererklärungen
Wenn es jedoch zu einer neuen
- Rechtspersönlichkeit
- Änderung der Rechtsform
- Umgründung
kommt, dann müssen zwei Steuererklärungen abgegeben werden. Es kann theoretisch (wenn z. B. eine WWS vorhanden ist) mit der gleichen Firma weitergearbeitet werden, indem man eine zweite FIBU anlegt und dann rechtzeitig für die UVA die Steuernummer und die Firmendaten anpasst - für die Bilanz ist es kein Problem je FIBU dann eine Steuererklärung zu machen. Es kann bei der Steuererklärung selbst die Steuernummer dazu erfasst werden.
Achtung!
| Wenn eine Lohnverrechnung vorhanden ist, dann MUSS vorab mit dem Lohn geklärt werden, ob in der gleichen Firma weiter gearbeitet werden kann, ob eine neue Firma angelegt werden muss (zwecks Übernahme der Dienstverhältnisse). |
Welche Einstellung muss getroffen werden, wenn in der FIBU unecht steuerbefreit gebucht werden soll?
Für das Buchen einer Bruttomethode bzw. Kleinunternehmerregelung müssen Sie in den FIBU Stammdaten das Kennzeichen für unechte Steuerbefreiung hinterlegen.
Wenn dieses Kennzeichen gesetzt worden ist, können Sie in den Programmen "Buchen", "Vorerfassung Buchungen", "Buchungen importieren" ... nur mehr mit jenen Steuercodes arbeiten, die das Kennzeichen Erlaubt bei unecht steuerbefreit gesetzt haben. Ansonsten erhalten Sie die Meldung, dass dieser Steuercode bei unechter Steuerbefreiung nicht verwendet werden darf.
Ist dieses Kennzeichen am FIBU Stamm hinterlegt worden, so ist der Ausdruck einer Kammerumlage nicht mehr möglich.
Warum öffnet sich bei der Neuanlage einer FIBU der Assistent nicht?
Der Neuanlage‑Assistent ist ausschließlich für das Land Österreich verfügbar.
Ist in den Firmenstammdaten ein anderes Land (z. B. Deutschland, Schweiz, ...) hinterlegt, wird der Assistent nicht gestartet.
Alternative Aufrufmöglichkeit:
Der Assistent kann manuell über die BMD Hilfe geöffnet werden. Navigieren Sie dazu im Inhalt auf die "Finanzbuchhaltung - Willkommen in der NTCS Hilfe" zum Punkt Assistent. Mit einem Klick öffnet sich der FIBU-Neuanlage-Assistent.