Ein Konto besteht aus einer Soll-Seite und aus einer Haben-Seite. Hierbei korrespondiert die Soll-Seite mit der Aktiv-Seite der Bilanz und die Haben-Seite mit der Passiv-Seite der Bilanz. Konten werden in Sach- und Personenkonten untergliedert.

Sachkonten

Zu den Sachkonten gehören Bestands- und Erfolgskonten. Auf den aktiven Bestandskonten werden die Besitzpositionen, auf den passiven Bestandskonten werden die Schulden und das Eigenkapital ausgewiesen.

Zu den Erfolgskonten gehören die Aufwands- und die Ertragskonten. Hier kommt es zur Verbuchung einer Änderung vom Betriebsergebnis. Buchungen auf diese Konten sind erfolgswirksam.

Personenkonten

Auf Personenkonten werden alle Geschäftsfälle verbucht, die nicht sofort beglichen und somit mit einem Zahlungsziel ausgeglichen werden. Diese Konten gewährleisten die Überwachung der Zahlungsströme. Personenkonten werden für Kunden und für Lieferanten des Unternehmens geführt.

Hinweis

KuLi: Sie können ein Personenkonto gleichzeitig als Kunde UND als Lieferant definieren. Damit können z. B. auf ein Personenkonto Ausgangs- und Eingangsrechnungen gebucht werden (Gegenverrechnung). Wenn es sich bei einem Personenkonto um einen KuLi handelt, werden auf der Mahnung, im Zahlungsverkehr und auf der OP-Liste jeweils die gebuchten Ausgangs- und Eingangsrechnungen angezeigt. Durch das Saldierungsverbot ist es jedoch nicht möglich, ARs und ERs miteinander auszuziffern.

Eine detaillierte Beschreibung zu KuLis finden Sie im Paket CRM und DMS - Themen - KuLi - Kunden und Lieferanten.

Einstieg

Über den Einstieg Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten werden die Konten der ausgewählten FIBU aufgelistet.

Mit dem Auswahlmenü kann die Kontengruppe (Alle, Sachkonten, Kunden, Lieferanten oder KuLis) gewählt werden.

Unter Auswertungen → Weitere Ausdrucke → Ausdruck Kontenstammdaten können Stammdaten ausgedruckt werden.

Im "Alle-Modus" sind keine Neuanlagen oder Änderungen von Konten möglich. Auch die Funktionen sind inaktiv, weil diese Ansicht nur als Hilfe zum Kontieren dient und nicht, um Konten zu verwalten. Nur die Übernahme vom Standardkontenrahmen ist aktiv. Wenn Sie die Funktion "Standardkontenrahmen übernehmen" wählen, wird Ihnen die im Parameter Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Allgemein → Start Kontengruppe bei Kontenliste ausgewählte Kontogruppe vorgeschlagen (standardmäßig werden Sachkonten vorgeschlagen). Sie können aber auch auf eine andere Kontengruppe umschalten und zum Beispiel Kundenkonten übernehmen.

(Voraussetzung für die Möglichkeit, Konten aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen, ist die Hinterlegung eines Standardkontenrahmens im FIBU-Stamm. Diese Hinterlegung wird im Gegensatz zu anderen Feldern der Buchhaltungsstammdaten nicht automatisch aus BMD 5.5 übernommen).

Wenn Sie die NTCS Kostenrechnung verwenden, beachten Sie bitte die Informationen zu den Konten in der dazugehörigen Dokumentation.

Eine Beschreibung der Möglichkeiten in der Menüzeile der Kontenliste finden Sie unter den Funktionen.

Hinweis

In der Kontenliste können Dokumente mittels Drag & Drop zu einem Konto zugeordnet werden. Die DMS-Vorschlagswerte werden hier berücksichtigt.

Seitenanfang

2. Sachkonten anlegen

Hinweis

Wird ein neues Sachkonto in der Buchhaltung benötigt, empfehlen wir Ihnen, dieses aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen zu übernehmen!

Die Übernahme eines Kontos hat den Vorteil, dass die Stammdaten übernommen werden und nicht manuell befüttert werden müssen. Auch Datenbesitzer Vorschlagswerte werden hier berücksichtigt.

Ist dies nicht möglich, gibt es folgende Varianten, ein neues Sachkonto anzulegen:

Übernahme neuer Konten aus einer anderen FIBU oder aus einem Vorjahr
Duplizieren eines bestehenden Kontos
Konto manuell neu anlegen
Import von Konten
Kontenverteilung

2.1. Übernahme neuer Konten

Wir empfehlen Ihnen, in den FIBU-Stammdaten einen Kontorahmen zu hinterlegen (FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → rechtes Fenster → Bearbeiten → Feld Firmennummer Standardkontenrahmen und FIBU-Nr Standardkontenrahmen).

Sobald die NTCS installiert wird, steht Ihnen der österreichische Standardkontenrahmen mit der Firmennummer 100 zur Verfügung. Zu dieser Firma 100 gibt es zwei FIBUs - je eine FIBU für den 4-stelligen (2200/01) und 5-stelligen (2200/02) Kontenrahmen. Sie können aber auch einen anderen Kontorahmen hinterlegen.

Schaltfläche Standardkontenrahmen übernehmen unter FIBU → Stammdaten → Konten:

Es öffnet sich ein zweiteiliges Fenster:

Sofern im FIBU-Stamm die Felder Firmennummer Standardkontenrahmen und FIBU-Nummer Standardkontenrahmen mit dem Standardkontenrahmen (Firmennummer 100) befüllt sind, sehen Sie in der linken Hälfte den Standardkontenrahmen von BMD.

Es kann links aber auch eine andere FIBU oder eine Vorjahres-FIBU ausgewählt werden, aus der Konten übernommen werden können.
In der rechten Hälfte wird die unter Stammdaten → Konten ausgewählte FIBU angezeigt.

Mit der Pfeil links- bzw. Pfeil rechts-Taste können Sie Konten vom Standardkontenrahmen (links) in die FIBU (rechts) verschieben und umgekehrt.

Der Doppelpfeil steht für die Übernahme aller Konten zur Verfügung. Es erscheint folgende Warnmeldung: "Sollen tatsächlich alle Konten aus dem Standardkontenplan übernommen werden?"

Irrtümlich übernommene Konten, die nicht bebucht sind, können mit der Pfeil links-Taste wieder aus der Buchhaltung entfernt werden.

Achtung!

Bitte achten Sie bei Firmen mit ausländischem Firmensitz bei der Übernahme von Konten aus einem österreichischen Kontorahmen darauf, dass das Land, der Steuercode und der Prozentsatz des Kontos manuell abgeändert werden müssen!

Eingabe der neuen Kontonummer unter Stammdaten → Konten → Neu, wenn ein Kontorahmen hinterlegt ist.
Die Stammdaten des Kontos inklusive Gliederungen werden automatisch vom Standardkontenrahmen übernommen.
Eingabe der neuen Kontonummer beim Buchen, wenn ein Kontorahmen hinterlegt ist.

Mittels Parameter kann eingestellt werden, ob ein noch nicht vorhandenes Konto inklusive Stammdaten und Gliederungen bei der Eingabe einfach vom Standardkontenrahmen übernommen werden oder diesbezüglich eine Abfrage erscheinen soll (FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen → Extras → Allgemeine Einstellungen für Buchen → Allgemein → Übernehmen Konto aus Standard).
Kopieren eines Kontos aus dem Standardkontenrahmen auf eine beliebige neue Kontonummer:

Mittels der Funktion Sachkonto kopieren können Sie im Feld von Konto-Nr mit F4 und danach F8 in den Standardkontenrahmen wechseln und dort ein Konto als Basis für Ihre neue Kontonummer auswählen. Die Einstellungen des Basiskontos inklusive Gliederungen werden auf die gewünschte Kontonummer in Ihre FIBU übernommen.
Mittels Kontenverteilung können Konten, die im Standardkontenrahmen angelegt werden, automatisch in andere hinterlegte FIBUs verteilt werden.

Alle im alten Jahr bestehenden Konten werden bei der Jahresübernahme im neuen Jahr automatisch angelegt.

Seitenanfang

Wenn das Konto nicht übernommen werden kann:

2.2. Kopieren eines bestehenden Kontos

1. Unter FIBU → Stammdaten → Konten

Ein bestehendes Sachkonto kann über "Funktionen" oder rechte Maustaste → Sachkonto kopieren kopiert werden.

2. Unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen

Ein bestehendes Sachkonto kann bei der Suche nach einem Sachkonto (mittels F4) im Feld Kto-Nr oder GKto-Nr mit der rechten Maustaste → Sachkonto kopieren kopiert werden. Auch Kontenzuordnungen werden hier mitkopiert.

3. Eingabe der neuen Kontonummer unter FIBU → Stammdaten → Konten → Neu - wenn kein Kontorahmen hinterlegt ist.

Wenn Sie sich die nächste freie Kontonummer mittels F8 vorschlagen lassen, werden bei Sachkonten die Felder "Kontoart" und "Kontoklasse" vom höchsten in der FIBU vorhandenen Konto übernommen.

Wenn Sie unter FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Sachkonten → Übernahme vom Vorkonto bei Neuanlage "Ja" einstellen, dann werden die Stammdaten und Gliederungen vom Konto mit der nächst niedrigeren Nummer übernommen.

4. Duplizieren eines bestehenden Sachkontos beim Buchen

Mittels Strg+7 im Feld "Konto" oder "Gegenkonto" kann ein bestehendes Sachkonto dupliziert werden. Es folgt eine Abfrage nach der bestehenden und nach der gewünschten neuen Kontonummer.

2.3. Manuelles Anlegen

1. Eingabe der neuen Kontonummer unter FIBU → Stammdaten → Konten → Neu - wenn kein Kontorahmen hinterlegt ist.

Die Stammdaten des neuen Kontos müssen standardmäßig manuell eingegeben werden. Die Gliederung des neuen Kontos wird vom nummerischen Vorgängerkonto übernommen.

Wenn Sie sich die nächste freie Kontonummer mittels F8 vorschlagen lassen, werden bei Sachkonten die Felder "Kontoart" und "Kontoklasse" vom höchsten in der FIBU vorhandenen Konto übernommen. Alle anderen Stammdatenfelder müssen aber ebenfalls manuell befüttert werden.

2. Anlage des neuen Kontos beim Buchen

Geben Sie die neue Kontonummer im Feld "Kontonummer" oder "Gegenkonto" ein. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie unter Konten → Neu das Konto mit den dazugehörigen Stammdaten anlegen können.

Sie haben auch die Möglichkeit, mittels Strg+5 im Feld "Konto" oder "Gegenkonto" ein Konto anzulegen. Es folgt eine Abfrage nach der Kontogruppe (Sachkonten, Kunden oder Lieferanten).

2.4. Übernahme vom Vorkonto bei Neuanlage

Ist der Parameter unter FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Sachkonten → Übernahme vom Vorkonto bei Neuanlage auf "Ja" gesetzt, dann werden alle Werte des vorhergehenden Kontos (aus der eigenen Buchhaltung) für das neue Sachkonto vorgeschlagen.

Ist kein vorhergehendes Konto in der eigenen Buchhaltung vorhanden, so werden die Einstellungen aus dem vorhergehenden Konto aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen übernommen.

2.5. Import von Sachkonten

Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export können Konten aus BMD 5.5 oder einem Fremdsystem importiert werden.

Auch beim Importieren von Konten kann die Kontenverteilung aktiviert werden.

2.6. Kontenverteilung

Mittels Kontenverteilung können Konten, die in einer FIBU angelegt werden, automatisch in andere hinterlegte FIBUs verteilt werden.

2.7. Ändern Prozentsatz/Fixierung auf Sachkonto

Wird in der aktuellen FIBU ein bereits vorhandenes Sachkonto geändert, das einer Buchhaltung mit der BMD Warenwirtschaft zugeordnet ist, prüft das System, ob alle Rechnungen, die dieses Erlöskonto verwenden, bereits verbucht wurden.

Die Prüfung wird automatisch gestartet, wenn einer der folgenden Fälle eintritt:

Änderung des Steuercodes bei Fixierung
Änderung des Steuerprozentsatzes bei Fixierung oder
Setzen einer Fixierung beim Steuercode oder Prozentsatz

2.8. Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen

Möchten Sie nur bestimmte Felder eines Kontos - und nicht ein gesamtes Konto - aus dem Standardkontenrahmen übernehmen (z. B. das ANBU-Kz), so gibt es unter FIBU → Stammdaten → Konten → Extras einen eigenen Programmpunkt "Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen".

Mittels Feldauswahl werden jene Felder definiert, die in die angegebene FIBU übertragen werden sollten.

Beispielsweise möchten Sie das ANBU-Erfass-Kz aus dem Standardkontenrahmen übernehmen, so hinterlegen Sie den Kontenrahmen im Feld "Standardfirma" und geben in der Feldauswahl eine frei definierbare Bezeichnung für die Übernahme ein:

Firma	Firma, für welche die Daten aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden soll.
FIBU	FIBU, für welche die Daten aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden soll.
Alle FIBUs ändern	Wird dieses Kennzeichen gesetzt, dann werden alle Buchhaltungen aller Firmen geändert, bei denen der Standardkontenrahmen hinterlegt ist.
Ab FIBU-Jahr	Hier kann eingegeben werden, ab welchem Jahr die Änderungen in die FIBUs übertragen werden sollen. Wird hier nichts angegeben, werden die Werte in alle Jahre übernommen.
Kontengruppe	Hier wird die Kontengruppe angezeigt.
Von/Bis Konto-Nr.	In diesen beiden Eingabefeldern wählen Sie den Kontobereich aus, welcher umgestellt werden soll. Wenn kein Konto eingetragen wird, werden alle Konten der ausgewählten Kontogruppe umgestellt.
Standard-Firma	Geben Sie hier die Firmennummer bekannt, von welcher die Daten übernommen werden soll (BMD Standardkontenrahmen hat die Firmennummer 100).
Standard-FIBU	Geben Sie hier die FIBU bekannt, von der übernommen werden soll.
Feldauswahl	Definieren Sie eine Bezeichnung, mit welcher die Feldauswahl gespeichert werden sollte. Erst im Anschluss können Sie bestimmen, welche Felder vom Standardkontenrahmen übernommen werden sollten.

Nachdem Sie in der Feldauswahl eine Bezeichnung erfasst haben, können Sie über die Funktion

F8 das Feld auswählen, welches aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden soll:

2.9. Umschalten der Sprache

Wurden die Konten auf eine andere Sprache übersetzt, so ist es möglich, in der Kontoliste auf diverse Sprachen umzuschalten.

Dazu klicken Sie in der Kontenliste auf der Spaltenüberschrift Bezeichnung mit der rechten Maustaste auf Sprache. Hier wählen Sie die gewünschte Sprache aus:

Voraussetzung dafür ist die Übersetzung in die jeweilige Sprache. Konten, welche nicht übersetzt wurden, werden in der Standardsprache angezeigt.

Nachdem auf die gewünschte Sprache umgeschaltet wurde, finden Sie neben der Bezeichnung die ausgewählte Sprache:

Ein Überarbeiten der Übersetzungen ist in dieser Ansicht möglich.

2.10. Haupt- und Unterkonten

Um mit Haupt- bzw. Unterkonten auswerten zu können, müssen zunächst bei den Unterkonten die Hauptkonten hinterlegt werden. Dies geschieht unter

Controlling oder auch Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten:

Sobald am Unterkonto im Feld 187 das entsprechende Hauptkonto hinterlegt wird, werden die Felder Kumulieren Bilanz und Kumulieren BWA automatisch auf "Ja" gestellt - mit diesen Einstellungen

können dann die Controlling Ausdrucke (und auch die Bilanz Auswertungen) mit oder ohne Unterkonten gestartet werden:

Hinweis

Die Sortierung der Unterkonten in den Auswertungen ist dort, wo auch das Hauptkonto angedruckt wird.

Beispielsweise werden Hauptkonten 4-stellig und die dazugehörigen Unterkonten 5-stellig angelegt.

Bei der Auswertung der Saldenliste werden die 5-stelligen Unterkonten dort ausgewertet, wo auch das Hauptkonto gegliedert/sortiert ist.

3. Feldbeschreibung Sachkonten

Bezeichnung

Bezeichnung des Kontos

Kontoart

Bitte wählen Sie zwischen Aktiv, Passiv, Aufwand und Ertrag. Die Wahl der Kontoart wirkt sich z. B. beim Buchen (Steuerungen durch Buchungssymbole), in der kurzfristigen Erfolgsrechnung (Ausdruck der Erfolgskonten), auf der Saldenliste (Ausweis des Gewinnes) … aus. Bei Neuanlage eines Sachkontos wird die Kontoart, wenn es das Konto nicht im Standardkontenrahmen gibt, vom vorhergehenden Konto mit der gleichen Klasse übernommen.

Über den variablen Import von Sachkonten ist es möglich, die Kontenart/Kontenklasse automatisch aus dem Standardkontenrahmen befüllen zu lassen. Hier kann in Ausnahmefällen ohne Kontenart bzw. Kontenklasse importiert werden. Das Buchen auf Konten ohne Kontenart/Kontenklasse ist jedoch nicht möglich. Ein entsprechender Hinweis dazu wird beim Buchen angezeigt.

Kontoklasse

Geben Sie bitte die Klasse (0-9) bekannt.
Die Wahl der Kontoklasse wirkt sich z. B. in der Saldenliste mit Klassensummen aus, da für jede Klasse eine Summe gebildet wird. Bei Neuanlage eines Sachkontos wird die Kontoklasse, wenn es das Konto nicht im Standardkontenrahmen gibt, vom vorhergehenden Konto mit der gleichen Klasse übernommen.

OP-Kennzeichen

Standardmäßig werden Sachkonten ohne Offene Posten-Verwaltung geführt. Über das OP-Kennzeichen können Sachkonten mit offenen Posten gebucht werden, sodass es auch möglich ist, sie auszuziffern (z. B. beim Konto Schwebende Geldbewegungen). Beim Buchen sollten dann die offenen Posten des Kontos über das Feld "OP" zugeordnet werden (die Zuordnung kann wie bei Personenkonten auch noch im Nachhinein in der manuellen Auszifferung vorgenommen werden). Bei einer Jahresübernahme werden alle offenen Posten ins nächste Jahr übertragen.

Hinweis

Grundsätzlich muss dieses Feld bei Abgrenzungskonten nicht gesetzt werden, da die Auszifferung auf diesen Konten automatisch erfolgt. Wird dieses Kennzeichen dennoch gesetzt, dann ist zu beachten, dass die ausgezifferten Positionen in der manuellen Abstattung nicht verändert werden dürfen, da es ansonsten zu falschen Kontensalden und doppelten Umbuchungen im Zuge der Jahresübernahme kommen kann!

USt-Steuercode

Die Umsatzsteuercodes werden standardmäßig ausgeliefert. Mit F4 kann der zum Konto gehörende Steuercode ausgewählt werden.

Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen.

Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Steuercodes der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Steuercodes dieses Landes angezeigt.

In der NTCS FIBU besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auf ein Konto mit verschiedenen Steuercodes zu buchen. Die Standardeinstellung für manche Konten ist allerdings, dass nur ein Steuercode pro Konto erlaubt ist.

Nähere Informationen zu den Steuercodes entnehmen Sie bitte dem Punkt Steuercodes.

Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen.

USt-Steuercode fix

Wenn der Steuercode fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit der im Feld "Steuercode" angegebenen Steuerart gebucht werden.

USt-Prozentsatz

Wählen Sie hier einen gültigen Prozentsatz aus.

Bei den Steuercodes ist fixiert, welche Steuerprozentsätze für den jeweiligen Steuercode erlaubt sind. Wenn am Konto ein "nicht erlaubter" Prozentsatz hinterlegt UND fixiert wird, erhalten Sie beim Buchen einen Hinweis.

Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen.

Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Prozentsätze der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Prozentsätze dieses Landes angezeigt.

Nähere Informationen zu den Prozentsätzen entnehmen Sie bitte dem Punkt Prozentsätze.

Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen.

USt-Prozentsatz fix

Wenn der Prozentsatz fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit dem im Feld "Prozentsatz" angegebenen Satz gebucht werden.

Hinweis

Wenn Sie Abschreibungsbuchungen vornehmen (automatische Abschreibungsverbuchung aus der BMD Anlagenbuchhaltung aber auch bei manuellen Abschreibungsbuchungen) achten Sie bitte darauf, dass der Umsatzsteuerprozentsatz auf Anlagekonten nicht fixiert ist, da es ansonsten zu Problemen bei der Verbuchung der Abschreibung kommt!

USt-Automatik

Die USt-Automatik in der NTCS steuert, ob der Cursor in der Buchungsmaske in den Feldern Steuercode und Prozentsatz stehen bleibt oder ob diese Felder gleich übersprungen werden (gilt natürlich nur, wenn Steuercode und Prozentsatz nicht fixiert wurden).

Kassen-/Bank-Kz

Über dieses Kennzeichen kann ein Bestandskonto als Kassen- oder Bankkonto bzw. Bank-Treuhandkonto gekennzeichnet werden. Für diese gekennzeichneten Konten kann dann der Ausdruck Kassen- bzw. Bankbericht gestartet werden.

Kasse
Bank
Bank - Treuhandkonto: Mit der Einstellung Bank-Treuhandkonto bei einer Buchhaltung mit E/A-Rechner-Automatik erfolgt im Buchungsprogramm bzw. in der Bankauszugsverbuchung keine Abfrage nach dem E/A-Buchkonto.
Verrechnungskonto ZV: diese Einstellung wird benötigt für die Verbuchung des Zahlungsvorschlages in der my BMD Com

Folgende Auswirkung hat das Kassen- zw. Bankkennzeichen auf Buchungen:

Ist dieses Kennzeichen für Kasse bzw. Bank gesetzt, so wird eine Buchung von diesem Konto mit dem Buchungstyp Zahlung definiert.
Buchungen auf einem Konto mit dem Kennzeichen für Kassen- oder Bankkonten werden immer brutto gebucht.

Konto in KORE

Hier wird definiert, ob die Werte des Sachkontos in die KORE übernommen werden sollen.

Möglichkeiten:

Standard: Es werden Erfolgskonten in die KORE übergeleitet, Bestandskonten jedoch nicht.
Konto in KORE: Das Konto wird in die KORE übergeleitet.
Beispiel: Man möchte ein Anlagekonto mit Kostenstellen, Kostenträger … buchen.
Konto nicht in KORE: Das Konto wird nicht in die KORE übergeleitet.
Beispiel: Das Konto der Sonderzahlungen soll nicht in die KORE übergeleitet werden, da diese mit Zuschlag berechnet werden.
Konto nicht in KORE, Kostenerfassung möglich: Das Konto wird nicht in die KORE übergeleitet, trotzdem können Kostennummern erfasst werden.
Beispiel: Die Vorratskonten sollen nicht in die Kostenrechnung, jedoch soll die Kostenerfassung bei einer Skonto- oder Kursdifferenzbuchung automatisch entsprechend berücksichtigt werden.

Hinweis

Dieses Feld wird bei Bestandskonten automatisch mit "Konto in KORE" befüllt, wenn eines der Felder Kostennummer-Kz mit "zwingende Eingabe" oder "fixe Eingabe" eingestellt wird. Mit folgendem Hinweis werden Sie darauf aufmerksam gemacht:

"Das Feld "Konto in KORE" wurde von "Standard" auf "Konto in KORE" umgestellt. Erst dadurch werden die Buchungen dieses Kontos in die KORE übergeleitet."

Umgekehrt gilt: wird dieses Feld bei einem Konto, das bisher für die KORE bestimmt war, auf "Konto nicht in KORE" gesetzt, dann werden die Felder für die Kostennummer-Kennzeichen geleert!

Kostenstellen-Kz

Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden.

Prinzipiell steht dieses Feld auf "Manuelle Eingabe". Es stehen aber auch noch "Fixe Kostenstelle", "Zwingende Eingabe" und "Keine Eingabe" zur Verfügung:

Manuelle Eingabe: Die Kostennummer kann je Buchung unterschiedlich sein und wird beim Buchen manuell erfasst.

Hinweis

In den Stammdaten der Kostenrechnung ist im Feld Kostenstellen standardmäßig "zwingende Eingabe (nur FIBU Buchungen)" eingestellt. Das heißt, bei allen FIBU Buchungen muss unabhängig von der Einstellung am FIBU Kontostamm eine Kostenstelle erfasst werden. Bei der Übernahme der Buchungen in die KORE kommt ein Fehler auf Buchungen ohne Kostenstelle.

Zwingende Eingabe: Der im Feld Kostennummer eingegebene Wert kann beim Buchen vorgeschlagen bzw. verändert werden. Wird im Feld Kostennummer kein Vorschlag definiert, kann die Buchung ohne Kostennummer nicht abgeschlossen werden.

Ausnahme: Wird im Feld "Schlüssel" ein Übernahmeschlüssel mit einer hinterlegten Kostenstellenaufteilung eingegeben, dann kann die Buchung auch ohne Kostennummer abgeschlossen werden.

Fixe Kostenstelle: Der im Feld Kostennummer eingegebene Wert wird beim Buchen vorgeschlagen und kann nicht verändert werden.

Achtung!

Gilt auch rückwirkend! Wird dieses Feld auf "fixe Eingabe" umgestellt, werden alle bestehenden Buchungen dieses Kontos bei der nächsten Übernahme in die Kostenrechnung (für den ausgewählten Übernahmezeitraum) auf die hinterlegte Kostennummer geändert, unabhängig davon, ob in der Buchung ursprünglich eine Kostennummer erfasst war. Sie erhalten dazu folgende Hinweismeldung:

"Auf diesem Konto sind bereits Buchungen vorhanden! Bei Änderung des Kostenstellen-Kz auf "fixe Kostenstelle" werden bei der nächsten KORE-Übernahme alle Buchungen auf die fixierte Kostenstelle geändert."

Ist sowohl am Konto, als auch auf dem Kostenträger einer Buchung eine unterschiedliche Kostenstelle fix hinterlegt, so zieht für bestehende Buchungen die Einstellung auf dem Kostenträger. Neue Buchungen mit dieser Konstellation können nicht mehr gebucht werden, da sich die Fixierungen wiedersprechen!

Keine Eingabe: Eine bestimmte Kostennummer soll nicht erfasst werden können.

Achtung!

Einstellung gilt auch rückwirkend! Die Kostenstellen werden mit der nächsten KORE-Übernahme aus den Buchungen entfernt! Sie erhalten etwa folgende Hinweismeldung:

"Auf diesem Konto sind bereits Buchungen vorhanden und am KORE-Stamm ist für Kostenstellen eine zwingende Eingabe hinterlegt! Die Einstellung 'keine Eingabe' sollte deshalb nur in sehr seltenen Ausnahmefällen verwendet werden.
Bei Änderung des Kostenstellen-Kz auf 'keine Eingabe' werden bei der nächsten KORE-Übernahme alle Kostenstellen aus den Buchungen entfernt.
Möchten Sie das gesamte Konto generell nicht in die KORE überleiten, empfehlen wir das Feld 147 Konto in KORE auf 'Konto nicht in KORE' einzustellen."

Beispiel

Auf dem Konto Büromaterial soll immer mit einer KST aber nie mit einem KTR gebucht werden.

KST-Kz: Zwingende Eingabe, KST: Leer

Kostenträger-Kz: Keine Eingabe

Unterschied Feld Konto in KORE: Wenn Sie auf dem Konto Büromaterial das Feld auf "Konto nicht in KORE" setzen, dann können Sie beim Buchen keinen Kostentypen erfassen.

Hinweis

Wird über das Feld Konto in KORE ein Konto auf "Konto nicht in KORE" eingestellt, dann wird das Kostenstellen-Kennzeichen auf "manuelle Eingabe" zurückgesetzt und das Feld Kostenstelle geleert!

Wurde bei einem Konto oder einer Buchung mit einem KORE-Konto gearbeitet, so werden die Einstellungen hinsichtlich Vorschlag/Fixierung der Kostentypen vom Kontenstamm des KORE-Kontos in der Kostenrechnung verwendet! Einstellungen am ursprünglichen FIBU-Konto werden durch diese Einstellungen übersteuert!

Kostenstelle

Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden.

Es steht in Verbindung mit dem Feld Kostentyp-(= Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich)Kz. Es ist nur aktiv, wenn "fixer Kostentyp" oder "zwingende Eingabe" ausgewählt wurde.

Bei "fixer Kostentyp" können Sie jene Kostennummer bekanntgeben, auf die jede Buchung des angesprochenen Kontos übernommen werden soll.
Bei "zwingender Eingabe" kann eine Kostennummer als Vorschlag für die Buchungsmaske hinterlegt werden.

ANBU-Erfass-Kz

Je nach Kontenart stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Wird ein Konto bebucht, dann wird im Buchungsprogramm (sowie in der Vorerfassung Buchungen und der ER-Kontrolle) der entsprechende Aufruf gestartet:

Aktivkonto:

Keine ANBU-Vorerfassung
ANBU-Vorerfassung: Bitte einstellen, wenn der Sitz der Buchhaltung Österreich ist und nach Fertigstellung der Buchung auf ein Anlagekonto eine ANBU-Vorerfassungsmaske erscheinen soll.

Passivkonto:

Keine ANBU-Vorerfassung
Vorerfassung Investitionszuschuss

Erlöskonto:

Keine ANBU-Vorerfassung
Vorerfassung Anlagenabgang
Anlagenabgang

Aufwandskonto:

Keine ANBU-Vorerfassung
ANBU-Vorerfassung

Aktivierungskonto: Wie ANBU-Vorerfassung, aber es wird z. B. ein Aktivierungskonto für die geringwertigen Wirtschaftsgüter und für Firmensitz Ungarn

hinterlegt.

Hinweis

Anbu-Erfassungs-Kennz. / WEBU-Erfassungs-Kennz.

Wird im Feld "Anbu-Erfassungs-Kennz." ein Kennzeichen erfasst, darf im Feld "Webu-Erfassungs-Kennz." kein Hinterlegung durchgeführt werden und umgekehrt. Die beiden Kennzeichen schließen sich gegenseitig aus!

Im BMD Standardkontenrahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt.

Nähere Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

Anlagenart

Folgende Anlagenarten können eingestellt werden:

Sachanlage
Im Bau befindliche Anlage
Geringwertiges Wirtschaftsgut
Immaterielle Anlage
Grundstück
Gebäude
PKW
Finanzanlage
Anzahlung

MWR-Kennzahl

Die Rechtsform am Firmenstamm und die Gewinnermittlungsart am FIBU-Stamm müssen hinterlegt sein, damit auf die richtigen MWR-Kennzahlen zugegriffen werden kann.

Siehe Mehr-/Weniger-Rechnung im Bilanzpaket.

MWR-Prozentsatz

Die Rechtsform am Firmenstamm und die Gewinnermittlungsart am FIBU-Stamm müssen hinterlegt sein, damit auf die richtigen MWR-Kennzahlen zugegriffen werden kann.

Ist am Sachkonto eine MWR-Kennzahl hinterlegt, wird der entsprechende Saldo dieses Kontos in die NTCS Mehr-/Weniger-Rechnung übernommen. Zusätzlich kann ein MWR-Prozentsatz hinterlegt werden, um einen entsprechenden Kontosaldo in die NTCS MWR zu übernehmen (z. B. Bewirtungskosten). Wird kein MWR-Prozentsatz eingetragen, werden 100 % des Kontosaldos in die MWR übernommen. Ein Negativ-Prozentsatz kann ebenfalls eingetragen werden.

Siehe Mehr-/Weniger-Rechnung im Bilanzpaket.

Feldauswahl Sachkonto

4. Personenkonten anlegen

Hinter jedem Personenkonto steht eine Person. Unter dem Begriff "Personen" werden Kunden, Lieferanten, Gesellschafter, Angehörige, Mitarbeiter, Diverse Personen und Kundenkonzerne zusammengefasst. Die Personen werden immer unter Ihrer Firma/Firmengruppen angelegt.

Nähere Informationen zu den Personen entnehmen Sie bitte der Beschreibung im CRM.

Die Anlage von Personenkonten erfolgt in der NTCS über die zentrale Stammdatenverwaltung und kann entweder im CRM, in der FIBU oder in der WWS vorgenommen werden.

4.1. Personenkonto in der FIBU manuell anlegen

Im Standardkontenrahmen sind nur die beiden Personenkonten für die Anzahlungsautomatik (299999 und 399999) vorhanden. Daher erfolgt die Anlage im Gegensatz zum Sachkonto meist nicht mittels einer Übernahme aus dem Standardkontenrahmen sondern manuell:

FIBU → Stammdaten → Konten → Auswahl der Kunden bzw. Lieferanten

In der NTCS FIBU werden die Personenkonten im Normalfall nicht in alphabetischer Reihenfolge, sondern mit fortlaufender Kontonummer geführt. Mit F5 (unter Stammdaten/Konten oder im Buchen im Feld Konto bzw. Gegenkonto) kann nun ein neues Konto angelegt werden.

Zusätzlich gibt es noch folgende Varianten, ein neues Personenkonto anzulegen:

Übernahme neuer Konten aus dem Standardkontenrahmen, einer anderen FIBU oder aus einem Vorjahr
Kunden firmenübergreifend suchen und Daten in die Neuanlage übernehmen
Import von Konten
Kontenverteilung

4.2. Übernahme neuer Konten

Werden Personenkonten ebenfalls zentral in dem am FIBU-Stamm hinterlegten Standardkontenrahmen geführt, können diese über die Schaltfläche Standardkontenrahmen übernehmen übernommen werden. Auch Datenbesitzer Vorschlagswerte werden hier berücksichtigt.

Es öffnet sich ein zweiteiliges Fenster.

Sofern im FIBU-Stamm die Felder Firmennummer Standardkontenrahmen und FIBU-Nummer Standardkontenrahmen mit dem Standardkontenrahmen (in Österreich Firmennummer 100) befüllt sind, sehen Sie in der linken Hälfte den Standardkontenrahmen von BMD. Es kann links aber auch eine andere FIBU oder eine Vorjahres-FIBU ausgewählt werden, aus der Konten übernommen werden können.

In der rechten Hälfte wird die unter Stammdaten → Konten ausgewählte FIBU angezeigt.

Mit der Pfeil-links- bzw. Pfeil-rechts-Taste können Sie Konten vom Standardkontenrahmen (links) in die FIBU (rechts) verschieben und umgekehrt. Der Doppelpfeil steht für die Übernahme aller Konten zur Verfügung. Es erscheint folgende Warnmeldung: "Sollen tatsächlich alle Konten aus dem Standardkontenplan übernommen werden?"

Irrtümlich übernommene Konten, die nicht bebucht sind, können mit der Pfeil-links-Taste wieder aus der Buchhaltung entfernt werden, die Person im CRM bleibt aber bestehen.

Alle im alten Jahr bestehenden Konten werden bei der Jahresübernahme im neuen Jahr automatisch angelegt.

Seitenanfang

4.3. Kunden firmenübergreifend suchen und Daten in die Neuanlage übernehmen

Haben Sie mehrere Buchhaltungen in verschiedenen Firmen und möchten Kundenkonten öfter mit denselben Stammdaten anlegen, besteht hier die Möglichkeit, die Stammdaten von einem Kunden aus einer anderen Firma zu übernehmen.

Es ist also nicht nötig, denselben Kunden in verschiedenen Buchhaltungen mehrmals manuell anzulegen.

Wenn Sie sich in der Neuanlage befinden, kann mittels dem Menüpunkt Extras → Suchen und einfügen ein Kunde firmenübergreifend gesucht und dessen Stammdaten in die Neuanlage übernommen werden:

Nach dem Start der Funktion öffnet sich das Fenster für die firmenübergreifende Personensuche.

Bereits in der Kundenmaske eingegebene Werte werden automatisch in das Suchfenster übernommen und vorgeschlagen.

Haben Sie z. B. am Kunden bereits bekanntgeben, dass die Postleitzahl 4400 ist, wird dieses Suchkriterium automatisch im Suchfenster eingetragen.

Sie können nun die Suchkriterien ergänzen. Es kann z. B. eingegeben werden, dass der Name "Energie" beinhaltet (%Energie), was in der normalen Eingabemaske nicht möglich ist.

Suchfelder sind Name, Vorname, Postleitzahl, Straße, UID-Nummer, Firmenbuchnummer und Steuernummer. Der Name muss mindestens 3 Buchstaben enthalten.

Mittels F3 startet die Suche.

Es werden alle Kunden von allen Firmen, die den Suchkriterien entsprechen, aufgelistet. Die Suche ist additiv, d. h. wird z. B. ein Name und eine UID-Nummer als Suchkriterium eingegeben, werden alle Kunden ermittelt, die mit dem Namen gefunden werden plus alle Kunden die mit der UID-Nummer gefunden werden.

Anschließend können Sie die Stammdaten des Kunden (jene des Allgemein-Reiters, nicht die des FIBU-Konto-Reiters) auf Ihr neues Kundenkonto übernehmen.

4.4. Import von Personenkonten

Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Konten können Konten aus BMD 5.5 oder einem Fremdsystem importiert werden.

Auch beim Importieren von Konten kann die Kontenverteilung aktiviert werden.

4.5. Kontenverteilung

Mittels Kontenverteilung können Konten, die in einer FIBU angelegt werden, automatisch in andere hinterlegte FIBUs verteilt werden.

5. Feldbeschreibung Personenkonten

FIBU Standardfelder Kunden Allgemein-Reiter

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Matchcode

Wiederholung der Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet und kann theoretisch abgeändert werden, wenn Sie die Person unter einem anderen Begriff finden möchten.

In den TOOLS Parametern kann eingestellt werden, in welchen Fällen sich der Matchcode eines Datensatzes aktualisieren soll:

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem → Matchcodeverhalten

Für Kunden können Sie zusätzlich ein abweichendes Matchcode-Verhalten einstellen:

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:

Zusatzname

Ist der Wortlaut im Feld Nachname sehr lange, kann man diesen in diesem Feld fortsetzen.

Das Feld "Zusatzname" kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma in das Feld Name 2 weitergeschrieben werden.

Ebenso können Sie das Feld in verschiedensten Korrespondenzen in der gesamten NTCS verwenden.

Im Bereich des Standardbriefs wird der Zusatzname auch von den Standardbrief-Adressmakros (siehe auch Makros) berücksichtigt.

Beruf

Erfassen Sie hier den Beruf der Person. Detailinformationen zu den Berufen erhalten Sie in der Fensterhilfe Berufe.

Dieses Feld steht ebenfalls am Dienstverhältnis des Mitarbeiters zur Verfügung. Es erfolgt ein automatischer Abgleich des Feldes zwischen Mitarbeiterstamm und Hauptdienstverhältnis in beide Richtungen.

Hinweis

Das Feld kann auch als Zusatzfeld verwendet werden, um lange Namen abzubilden. Wenn Sie das Stammdatenupdate von Person auf Firma verwenden, wird der Inhalt dieses Feldes automatisch in das Feld "Name 3" der Mandantenfirma geschrieben. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass das Feld "Beruf" über 255 Zeichen verfügt, während das Feld "Name 3" über nur 50 Zeichen verfügt. Der Name wird daher im Feld "Name 3" abgeschnitten, wenn er die maximale Länge von 50 Zeichen übersteigt.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Überprüfung Berufeingabe:

Besonderheiten im Paket LOHN

Der Eintrag in diesem Feld wird bei Erstellung einer Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E-Bestätigung) ins Feld "Tätigkeit" übertragen. Eine A+E-Bestätigung kann nicht ohne eine Tätigkeit übermittelt werden, da es sich dabei um ein Pflichtfeld für diese Art von ELDA-Meldungen handelt.

Branche

Hinterlegen Sie hier mittels

F4 die Branche der Firma. Mittels

F8 können weitere Branchen zugeordnet werden.

Beachten Sie dazu folgende Parameter: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:

Sobald auch weitere Branchen zugeordnet wurden, wird das Wort "Mischbetrieb" statt der Bezeichnung der Hauptbranche neben dem Feld angezeigt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
Die Hinterlegung der Branche ist im Bereich FIBU für die Vorsteuerrückerstattung relevant. Wenn im Firmenstamm die richtige Branche hinterlegt ist, wird für die Vorsteuerrückerstattung gleich der richtige NACE-Code vorgeschlagen.

Besonderheiten dieses Feldes in der BILANZ
Im Bereich der Bilanzierung liefert das Feld "Branche" die entsprechende Information für den Branchenvergleich.

Beim Stammdatenupdate von Person auf Firma wird das Feld vom Kunden auf die Firma geschrieben.

Straße

Tragen Sie hier die Straße ein.

Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn

In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen.

Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar!

Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben.

Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster.

Land

In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit/Staatsangehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.). Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht).

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zum Land des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein.

Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:

Ist das Land der Verrechnungsfirma gleich dem Land des Rechnungsempfängers, handelt es sich um eine Privatperson aus dem Inland.
Ist das Land der Verrechnungsfirma ungleich dem Land des Rechnungsempfängers, muss ein weiterer Punkt in der Ermittlungslogik beachtet werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Postleitzahl

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.

Hinweis

Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Gemeinde automatisch die zugehörige Gemeinde hinterlegt. Die Gemeinde wird in Deutschland für Steuererklärungen benötigt.

UID-Nummer

UID-Nummer: z. B. ATU43387009

Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern.

Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.

Wird eine UID-Nummer aus diesem Feld gelöscht, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle von der UID-Nummern-Prüfung vorhanden sind. Sind keine Prüfprotokolle vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar.

Dublettenprüfung:

Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der UID-Nummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft.

Update von Person auf Firma

Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.

Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt.

Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.

Weiters ist die UID-Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Sollte es sich bei dieser Person um eine Privatperson handeln, die Honorarnoten von Ihnen erhält, so ist es nötig, in diesem Feld zu dokumentieren, dass keine UID-Nummer erforderlich ist. Dies können Sie umsetzen, indem Sie hier den Wert "KEINEUID" oder "-" hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).

Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Beim Aufbereiten der Honorarnote wird die UID-Nummer der Honorarnote nach bestimmten Regeln ermittelt, kann aber bewusst übersteuert werden, da nicht nur die Haupt-UID-Nummer, sondern auch alle weiteren UID-Nummern des Rechnungsempfängers zur Verfügung stehen (siehe UID-Nummer für Rechnung festlegen in der Fensterhilfe Honorarnoten).

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn

die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder
das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen).

Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Besonderheiten dieses Feldes in der Schweiz

Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld "UID-Nummer" die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.

Konditionen

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

In diesem Feld können Zahlungskonditionen hinterlegt werden - diese werden bei entsprechend vorhandenen Feldern im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.

E-Mail

Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at).

Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das

F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.

Besondere Funktionen zu diesem Feld:

Domäne automatisch ergänzen

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne der Haupt-E-Mail-Adresse automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol).

Voraussetzung ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann:

Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein.
Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein.

Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie direkt im Feld "E-Mail" einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt.

Beispiel

Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson.

Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen sie im Feld "E-Mail" nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt.

Diese Funktion ist nur bei Eingabe der Haupt-E-Mail-Adresse am Personenstamm verfügbar. Weitere E-Mail-Adressen werden nicht automatisch vervollständigt.

Domänenprüfung

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Domäne prüfen:

Hinweis

Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehreren E-Mail-Adressen im Feld oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format:

Mehrere E-Mail-Adressen werden mit einem Semikolon ";" getrennt erfasst:

Eingabe mit Namen:

Robinsonliste

Über das

-Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Robinsonliste prüfen" bei E-Mail-Adressen.

Klicklink

Wenn Sie in einer Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechende E-Mail-Adresse übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm

Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Der gesamte Informationsfluss im Rahmen von Terminen, Aufgaben, Fristen u. v. m. kann mittels automatisch versendeter E-Mails erfolgen, wofür die E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter unerlässlich ist.
E-Mail Mitarbeiter: Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

E-Mail Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert (siehe Funktion Korrektur anfordern), muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.
E-Mail Kunde: Die E-Mail-Adresse des Kunden spielt eine wichtige Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail. Das Feld "E-Mail" kann daher sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich gegenseitig ab.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

In der Mahnung greift nie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Wenn in den Parametern der Mahnung nichts hinterlegt ist, greift die E-Mail-Adresse vom Kunden.

Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN

Durch einen Mitarbeiterabgleich wird die E-Mail-Adresse des BMD 5.5 Dienstnehmers in den CRM Mitarbeiterstamm geschrieben. Für den Fall, dass im CRM eine Firmen-E-Mail-Adresse und zum Versand der Lohnsets eine private E-Mail-Adresse hinterlegt sind, muss erstmalig die private E-Mail-Adresse im CRM Mitarbeiterstamm als weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Zusätzlich ist bei der privaten E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" die Ausprägung "Lohnverrechnung" zu hinterlegen. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist im CRM Mitarbeiterstamm die Firmen-E-Mail-Adresse. Dadurch wird verhindert, dass die private E-Mail-Adresse durch einen Mitarbeiterabgleich die Firmen-E-Mail-Adresse überschreibt.

Hinweis

Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren

Telefonnummer

Erfassen Sie hier die Telefonnummer. Zusätzliche Telefonnummern können Sie über die F8-Funktion des Feldes erfassen.

Weitere wichtige Informationen zum Anlegen von Telefonnummern finden Sie unter Telefonnummernformatierung, sowie unter Verwaltung Telefonnummern.

Telefax

Erfassen Sie hier die Faxnummer.

Zusätzliche Faxnummern können Sie beim Feld Telefonnummer unter den weiteren Telefonnummern (F8) mit der Telefonart "Fax" erfassen.

Bankkontonummer

Das Feld "Bankkontonummer" bildet mit den Feldern Bankleitzahl, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung.

Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer, Bankleitzahl und SWIFT/BIC ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen.

Sobald die Bankkontonummer und die Bankleitzahl eingegeben worden sind, wird die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis:

"Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."

Weitere Bankverbindungen können unter der F8-Funktion

erfasst werden.

Hinweis

Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.

Kontrolle bei Änderung einer Bankverbindung

In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder einer Institution geändert wird: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → 4 Parameter zur "Bankverbindung":

Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666"

Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Derzeit findet die Bankkontonummer nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Eine Besonderheit ergibt sich für die Freigabeart Scheck: Da ein Scheck an eine Person und nicht zwingend an eine Bank gerichtet ist, wird für die Überweisungsart, wenn bei der Person eine Bank hinterlegt ist (EU/Drittland), das Land der Bank verwendet. Ist bei der Person keine Bank hinterlegt, wird zur Bestimmung der Überweisungsart das Land der Person herangezogen. Es kann daher auch zu Freigaben kommen, wenn keine Bank bei der Person hinterlegt ist.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Bankkontonummer des Kunden ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.

Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist.

Besonderheiten Prüfung für Ungarn

Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung.

Bankleitzahl

Das Feld "Bankleitzahl" bildet mit den Feldern Bankkontonummer, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung.

Wählen Sie mittels

F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Sollten die Banken Ihrer Meinung nach nicht aktuell sein, können Sie diese unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import importieren. Im Dokument CRM Standarddaten lesen Sie, was dabei zu beachten ist.

Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen.

Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis:

"Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."

Weitere Bankverbindungen können mithilfe der F8-Funktion

erfasst werden.

Hinweis

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Derzeit findet die Bankleitzahl nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung.

Die Bankleitzahlen für Österreich werden von BMD mit ausgeliefert.

Achtung!

Soll ein deutscher Lieferant mit IBAN und SWIFT angelegt werden, wird der SWIFT-Code ebenfalls über dieses Feld gewartet. Ist in der Bankendatei pro Bankleitzahl der richtige SWIFT hinterlegt, wird, sobald die richtige Bankleitzahl ausgewählt ist, der hinterlegte SWIFT-Code automatisch in das Programm PR01 auf das Feld "SWIFT-Code" durchgeschrieben.

Die Banken für die Länder Deutschland, Schweiz, Kroatien, Tschechien, Ungarn, Slowenien und Slowakei können über CRM → Stammdaten → Import und Export → Import → "Import Standards" importiert werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Bankleitzahl der Person (Kunde) ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.

IBAN

Hinterlegen Sie hier die korrekte IBAN für die Bankverbindung.

Die IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis:

"Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."

Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird.

Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen.

Achtung!

Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist.

Hinweis

Das Feld kann im Zuge des Update von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.

Prüfung bei Eingabe

Bei der Eingabe werden in jedem Land die Länge und Übereinstimmung mit der Prüfziffer kontrolliert. Das heißt, die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. Wenn eine IBAN nicht den Kriterien entspricht, erfolgt ein Hinweis:

"Die Prüfziffernberechnung hat ergeben, dass die IBAN nicht korrekt ist."

Betrugsbekämpfung

Um Überweisungen auf Bankkonten zu verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten oder Mitarbeiter gehören, existieren diverse Möglichkeiten zur Betrugsbekämpfung:

Automatische Dublettenprüfung bei Eingabe

Bei der Eingabe einer neuen IBAN erfolgt für folgende Personenarten eine automatische Dublettenprüfung:

Kunde/Lieferant: Wenn auf einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten existiert.
Mitarbeiter: Wenn auf einem Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter existiert.

Werden Dubletten gefunden, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Die Bankverbindung kann dennoch gespeichert werden! Es werden sowohl aktive als auch inaktive Personen innerhalb der Firmengruppe geprüft.

"Zu dieser IBAN sind bereits Stammdaten vorhanden. X Name in Firma XXXXXX"

Manuelle Dublettenprüfung von bestehenden IBANs

Im Paket CRM steht im Fenster der "Identitätskontrolle" eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie alle bestehenden IBANs auf vorhandene Dubletten prüfen können.

Öffnen Sie CRM → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Identitätskontrolle und starten Sie die IBAN Dublettenprüfung. Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster.

Kontrolle bei Änderung einer Bankverbindung

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → 4 Parameter zur "Bankverbindung":

Um eine Benachrichtigung zu erhalten reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666"

Besonderheiten im Paket FIBU

Nähere Informationen zum Zahlungsverkehr finden Sie in unserer Dokumentation Lieferantenzahlungsverkehr.

IBAN only

Überweisungen innerhalb eines SEPA-Landes (d. h., die Zahl- und Empfängerbank haben ihren Sitz im gleichen Land) können auch ohne Angabe des SWIFT/BIC durchgeführt werden. Hat man eine österreichische oder deutsche Zahlbank, dann können alle SEPA-Zahlungen ohne BIC durchgeführt werden. Bei dieser Regelung handelt es sich um eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs. Ist der SWIFT/BIC ohnehin bekannt (bzw. hinterlegt), dann sollte dieser weiterhin in der Datei mitgeliefert werden. Das Löschen des BIC ist daher nicht notwendig oder empfehlenswert.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die einzelnen Felder der Bankverbindung können in der Honorarnote sowie auf dem Zahlschein angedruckt werden.

SWIFT/BIC

Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen.

Über

F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden.

Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert.

Hinweis

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der SWIFT-Code wirkt sich im Lieferantenzahlungsverkehr aus. Wenn IBAN und SWIFT beim Lieferanten gegeben sind, entscheidet das Land (SEPA oder nicht), ob die Überweisungsart EU oder Drittland vorzuschlagen ist. Drittlandszahlungen können auch mit IBAN und SEPA geführt werden.

IBAN only:

Überweisungen innerhalb eines SEPA-Landes (d. h., die Zahl- und Empfängerbank haben ihren Sitz im gleichen Land) können auch ohne Angabe des SWIFT/BIC durchgeführt werden.

Handelt es sich um eine österreichische oder deutsche Zahlbank, dann können alle SEPA-Zahlungen ohne BIC durchgeführt werden. Bei dieser Regelung handelt es sich um eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs. Ist der SWIFT/BIC ohnehin bekannt (bzw. hinterlegt), dann sollte dieser weiterhin in der Datei mitgeliefert werden. Das Löschen des BIC ist daher nicht notwendig oder empfehlenswert.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die einzelnen Felder der Bankverbindung können in der Honorarnote sowie auf dem Zahlschein angedruckt werden.

Weitere Informationen zum Feldverhalten:

Wenn ein SWIFT eingegeben wird, wird überprüft, ob dieser die korrekte Länge hat (8- oder 11-stellig), und ob das Land im SWIFT ermittelt werden kann (= 5. und 6. Stelle des SWIFT-Codes, z. B. VKBLAT2L → AT = Österreich). Bei einem nicht korrekten SWIFT (falsche Länge oder ungültiges Land) erfolgt ein Hinweis, dass der SWIFT nicht korrekt ist. Die Eingabe wird aber zugelassen.

"Der SWIFT/BIC ist nicht gültig. Bitte kontrollieren Sie Ihre Eingabe."
Handelt es sich bei dem ermittelten Land um ein Land, für das BMD einen Bankenstandard ausliefert, dann erscheint ergänzend ein Hinweis, dass der SWIFT nicht im Bankenstamm enthalten ist. Die Eingabe wird auch hier zugelassen. Bei allen anderen Ländern erfolgt kein Hinweis.
Wenn ein SWIFT im Bankenstamm enthalten ist, wird er immer für gültig befunden und es erfolgen keine Prüfungen.
Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe leer und aus der eingegebenen IBAN kann eine Bank mit einem eindeutigen SWIFT ermitttel werden, wird dieser automatisch befüllt.
Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe befüllt, wird er gelöscht, wenn der SWIFT nicht in den Banken der ermittelten Bankleitzahl existiert. Sonst bleibt er bestehen.
Bei der Eingabe einer IBAN wird ein bestehender SWIFT nur mehr bei österreichischen Banken automatisch aktualisiert. Bei allen anderen Ländern erfolgt ein Hinweis, wenn sich durch den IBAN ein anderer SWIFT ergeben würde.

Die folgenden Felder können am Konto bearbeitet werden. Die Eingabefelder sind mittels Feldauswahl einzustellen, falls sie in der Eingabe nicht aufscheinen:

Standardfelder Kunde FIBU-Reiter

Kunden-KreisNr

Hier wird der Kundenkreis hinterlegt, dem das Konto zugeordnet wird.

Die Kunden werden unter FIBU → Stammdaten → Kontenkreise in Gruppen eingeteilt. Standardmäßig (Firma 100 Standardkontenrahmen) gibt es drei Kundenkreise.

Es kann z. B. eine Unterteilung in Inland, EU und Ausland erfolgen. Welches Konto in welchen Kreis fällt, wird in den Nummernkreisen festgelegt. Welcher Kreis auf welches Sammelkonto gebucht wird, entscheiden die Hinterlegungen in den Fixkonten.

Beispiel: Eine Ausgangsrechnung wird auf das Kundenkonto 200000 gebucht. Das Konto fällt in den Kreis 1. Für den Kreis 1 ist das Sammelkonto 2000 hinterlegt. Der Forderungsbetrag wird in der Saldenliste am Konto 2000 ausgewiesen.

Die Kundenkreisnummer wird übersteuert, wenn im Feld "Kundensammelkonto" ein eigenes Sammelkonto für einzelne Kundenkonten hinterlegt ist.

Hinweis

Wenn Sie den Kundenkreis bei einem Konto einer NTCS FIBU ändern, müssen die Salden der Sammelkonten manuell umgebucht werden, da es sonst zu Differenzen unter FIBU → Buchen → Funktionen → Summencheck kommt.

Die Kunden-Kreis-Nr. darf in der NTCS nicht mehr geändert werden, wenn eingestellt ist, dass die Stammdaten in BMD 5.5 geschrieben werden und das Konto dort schon bebucht ist. Auch eine Verteilung dieser Änderung in BMD 5.5 FIBUs, in denen das Konto schon bebucht ist, ist nicht möglich.

Bei einer NTCS FIBU erscheint bei einer Änderung der Kunden-Kreis-Nr. eines bebuchten Kontos folgende Meldung:

Kundensammelkonto

Ein individuelles Sammelkonto kann eingegeben werden. Dieses übersteuert die Kunden-KreisNr. Dieses Feld wird nur dann benötigt, wenn man keinen eigenen Kreis anlegen möchte, weil dieses Sammelkonto z. B. nur für einen einzelnen Kunden gilt.

Unter FIBU → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten werden diese individuellen Sammelkonten nach ihrer Hinterlegung auch angezeigt.

Beispiel: Das Kundenkonto 250000 soll auf ein eigenes Sammelkonto 2110 abgebucht werden.

Die Zuordnung der Kundenkonten zu den Sammelkonten sollte grundsätzlich über die Hinterlegung der Kundenkreisnummern erfolgen. Werden die Personenkonten nur durch die Hinterlegung von individuellen Sammelkonten zugeordnet, könnte sich der Summencheck und eventuell auch andere Programme verlangsamen.

Hinweis

Wenn Sie das Kundensammelkonto bei einem Konto einer NTCS FIBU ändern, müssen die Salden der Sammelkonten manuell umgebucht werden, da es sonst zu Differenzen unter FIBU → Buchen → Buchen → Summencheck kommt.

Das Kundensammelkonto darf in der NTCS nicht mehr geändert werden, wenn eingestellt ist, dass die Stammdaten in BMD 5.5 geschrieben werden und das Konto dort schon bebucht ist. Auch eine Verteilung dieser Änderung in BMD 5.5 FIBUs, in denen das Konto schon bebucht ist, ist nicht möglich.

Bei einer NTCS FIBU erscheint bei einer Änderung des Kundensammelkontos eines bebuchten Kontos folgende Meldung:

Weiters wird bei der Hinterlegung eines Kundensammelkontos geprüft, ob es sich bei dem eingegebenen Konto um ein Bestandskonto handelt. Wenn nicht, wird folgende Meldung angezeigt:

Mahnkosten

Mahnverbuch

0 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden nicht verbucht

1 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden verbucht

Kundenvorschlag Gegenkonto

PEK_KUN_VORSCHLAGSKONTO

Wird hier ein Sachkonto hinterlegt, wird dieses Konto beim Buchen von Rechnungen als Gegenkonto vorgeschlagen. (Beispiel: Wenn auf das Konto 200000 gebucht wird, wird automatisch das Gegenkonto 4000 vorgeschlagen.)

Wenn Sie beim Buchen im Feld Gegenkontonummer nach Eingabe einer Kontonummer mit der rechten Maustaste "Gegenkonto als Personenkonto-Vorschlagskonto" wählen, wird das eingegebene Gegenkonto hier abgespeichert.

ADL-Code

Der hier hinterlegte Wert dient als Vorschlag des ADL-Codes für die grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Wenn im Buchungsprogramm der Parameter gesetzt ist, dass eine Auslandsdienstleistungserfassung erfolgen soll, wird dieser ADL-Code in der Buchung auf dieses Konto übernommen. Dieser ADL-Code kann in der Buchung noch verändert werden.

Hinweis

Wir empfehlen Ihnen, einen ADL-Code auf einem Konto nur dann zu hinterlegen, wenn dieses Konto nur mit diesem ADL-Code bebucht werden soll und nicht auf verschiedene Steuercodes gebucht wird. Ansonsten legen Sie bitte ein neues Konto an, welches nur mit diesem ADL-Code bebucht werden soll.

Werden auf einem Lieferanten Rechnungen mit verschiedenen Steuercodes gebucht, empfehlen wir den ADL-Code auf dem Sachkonto und nicht auf dem Lieferantenkonto zu hinterlegen oder direkt bei der Buchung einzugeben.

Wird der ADL-Code am Lieferantenkonto hinterlegt, dann werden alle Buchungen (egal mit welchem Steuercode) von diesem Lieferanten in die ADL aufgenommen.

Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu den Auslandsdienstleistungen.

Währung

Wenn das Währungsfeld befüttert ist, wird die hinterlegte Währung in der Buchungszeile im Feld "WAE" vorgeschlagen.

Bei Personenkonten siehe auch Feld Währung am Reiter "Allgemein". Die beiden Felder werden miteinander abgeglichen.

Hinweis

Eine Fremdwährung sollte nur auf Konten eingetragen werden, auf denen man einen FW-Saldo sehen möchte.

Wenn viele Konten mit Fremdwährung angelegt werden, dann kann auch das Laden verschiedenster Auswertungen länger dauern.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Mehr-Währungs-Kz am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.

Mehr-Währungs-Kz

Grundsätzlich ist es in der NTCS Finanzbuchhaltung möglich, auf jedes Konto gemischt in einer oder auch in mehreren Währungen zu buchen.
Das Feld "Mehr-Währungs-Kz "hat beim Buchen nur noch eine Relevanz für die Steuerung.

Einstellungsmöglichkeit fixe Währung

Das Feld Währung wird beim Buchen mit der hinterlegten Währung übersprungen und kann auch nur mit dieser Währung bebucht werden. Zwei Konten mit verschiedenen Fixierungen können somit nicht gegeneinander gebucht werden. Es erfolgt eine Meldung, dass der Währungscode des Kontos, dem Währungscode des Gegenkontos widerspricht.

Wird ein Konto mit einer Währung abweichend von der Grundwährung der FIBU angelegt oder aus BMD 5.5 übernommen, wird die Währung fixiert. Konten, die bereits mit mehreren Währungen bebucht sind, können im Nachhinein NICHT auf eine Währung fixiert werden.

Wird bei einer Person das Feld Währung befüttert, wird das Mehr-Währungs-Kennzeichen automatisch auf "fixe Währung" gestellt.

Einstellungsmöglichkeit Mischwährung

Sie werden in der Buchungszeile nach der gewünschten Währung gefragt, die bei dieser Buchung verwendet werden soll. (Der Cursor bleibt im Feld Währung stehen.) In der Konteninfo wird "gemischt" angezeigt.

Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird das Feld Währung mit dem Inhalt der Grundwährung in der Buchungszeile übersprungen. Es besteht aber die Möglichkeit, über das Feld "Währung" die Eingabe zu verändern.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Währung am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.

Buchungssperre

Wenn auf einem Konto eine Buchungssperre gesetzt ist, darf auf dieses Konto nicht mehr gebucht werden (z. B. wenn irrtümlich auf ein Konto gebucht wurde, diese Buchung storniert wurde und nicht mehr auf dieses Konto gebucht werden soll).

EB-Kennzeichen

In diesem Feld können Einstellungen für die Eröffnungsbilanzbuchungen getroffen werden.

Am Sachkonto:

Standard (EB Übernahme bei Bestandskonten): Standardmäßig wird die EB-Übernahme bei Bestandskonten durchgeführt.
Automatischer Storno und Markieren für Übernahme aus Tabelle: Kombination aus den beiden unten angeführten Einstellungsmöglichkeiten.
Keine EB-Übernahme: Im nächsten Jahr wird auf diesem Konto keine Eröffnungsbuchung gebucht. Diese Einstellungsmöglichkeit wird nur in Ausnahmefällen verwendet.
Wurde auf einem Konto das Kennzeichen für keine EB-Übernahme gesetzt, dann erscheint im Jahresübernahme-Protokoll ein Hinweis, sobald die Vorjahres- und EB-Salden differieren.
Automatischer Storno nach Übernahme: Dies ist vor allem für Rechnungsabgrenzungskonten interessant, um die Abgrenzung im neuen Jahr automatisch stürzen zu lassen (ARA aktive Rechnungsabgrenzung und PRA passive Rechnungsabgrenzung). Sie buchen z. B. im alten Wirtschaftsjahr eine aktive Rechnungsabgrenzung auf das Konto 2900 und hinterlegen auf diesem Konto im Feld EB-Kennzeichen das automatische Storno. Im Zuge der Jahresübernahme wird der gebuchte Betrag im neuen Wirtschaftsjahr automatisch storniert. Grundsätzlich erfolgt die Auszifferung auf diesen Abgrenzungskonten automatisch, das OP-Kennzeichen muss dazu nicht gesetzt werden. Wird das OP-Kennzeichen dennoch hinterlegt, so ist zu beachten, dass Veränderungen der OPs bei einer nochmaligen Jahresübernahme zu falschen Kontensalden und doppelten Umbuchungen führen kann.
Markieren für Übernahme aus Tabelle: Das Konto wird für die Übernahme aus Tabelle ausgewählt.
Keine Stammdatenübernahme: Wenn im alten Jahr kein Saldo auf diesem Konto vorhanden ist, werden auch die Stammdaten nicht übernommen. Wird z. B. eine Saldenliste mit Vorjahr ausgedruckt und das Konto war im Vorjahr bebucht, wird das Konto mitausgedruckt. Dasselbe gilt auch für Saldenlisten mit mehreren Vorjahren: Wurde das Konto in einem der ausgedruckten Jahre bebucht, wird das Konto ausgedruckt. War das Konto nur angelegt, aber nicht bebucht, wird es nicht ausgedruckt.

Am Personenkonto:

Standard (EB Übernahme bei Bestandskonten): Standardmäßig wird die EB-Übernahme durchgeführt.
Keine OP-Übernahme und Markieren für Übernahme aus Tabelle: Kombination aus den beiden unten angeführten Einstellungsmöglichkeiten.
Keine OP-Übernahme: Im nächsten Jahr wird auf diesem Konto nur eine Saldenübernahme gebucht. Diese Einstellungsmöglichkeit wird nur in Ausnahmefällen verwendet. Dadurch wird eine Auszifferung im neuen Jahr erschwert, weil die einzelnen offenen Posten aus den Vorjahren nicht mehr ersichtlich sind.
Wurde auf einem Konto das Kennzeichen für keine EB-Übernahme gesetzt, dann erscheint im Jahresübernahme-Protokoll ein Hinweis, sobald die Vorjahres- und EB-Salden differieren.
Markieren für Übernahme aus Tabelle: Das Konto wird für die Übernahme aus Tabelle ausgewählt.
Keine Stammdatenübernahme: Wenn im alten Jahr kein Saldo auf diesem Konto vorhanden ist, werden auch die Stammdaten nicht übernommen. Wird z. B. eine Saldenliste mit Vorjahr ausgedruckt und das Konto war im Vorjahr bebucht, wird das Konto mitausgedruckt. Dasselbe gilt auch für Saldenlisten mit mehreren Vorjahren: Wurde das Konto in einem der ausgedruckten Jahre bebucht, wird das Konto ausgedruckt. War das Konto nur angelegt, aber nicht bebucht, wird es nicht ausgedruckt.

Zessionskennzeichen

Wenn Ihre Forderungen an eine Bank zediert sind, können Sie das am Kundenkonto vermerken. Sie haben die Möglichkeit, ein Zessionskennzeichen mit dem zugehörigen Zessionstext im Suchfenster mit rechter Maustaste (REM) → "Neu" anzulegen bzw. zu hinterlegen. Dies hat Auswirkungen auf díe OP-Liste und das Kontoblatt.

Exkurs automatische Befütterung
Falls mehrere oder alle Kundenkonten zediert sind, besteht die Möglichkeit einer automatischen Befütterung, um das Zessionskennzeichen nicht bei jedem Kundenkonto einzeln hinterlegen zu müssen:
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten → Kunden

Wählen Sie in der Überschriftenzeile REM (rechte Maustaste) → "Spalte hinzufügen" und wählen Sie das Zessionskennzeichen aus. Achten Sie darauf, dass die Spalte "Zessionskennzeichen" markiert ist (orange Markierung) und führen Sie in der Überschriftenzeile REM → "Spalte bearbeiten" aus. Mithilfe des Befehls "Spalte bearbeiten" können Werte in alle am Bildschirm sichtbaren Konten eingetragen werden.

Möchten Sie diese Funktion nur für bestimmte Konten verwenden, müssten diese vorher über einen Filter/Smartfilter ausgewählt werden. Nähere Informationen zum Suchen und Filtern und automatischen Bearbeiten entnehmen Sie bitte der Dokumentation "CRM".

Felder Kunden

Felder Lieferanten

Felder KuLi

Hinweis

Die Einstellung, welche Reiter und in welcher Reihenfolge diese am Personenkonto angezeigt werden sollten, hinterlegen Sie unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Zentrale Stammdatenerfassung.

Werden Kunden, Lieferanten oder KuLis am Bildschirm angezeigt, kann mittels Combobox (Auswahlfenster) auf die Konten mit offenen Posten umgeschaltet werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Fenster - Konten
Standardkontenrahmen übernehmen	Es können Konten aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden. Bei der Neuanlage eines Kontos wird eine Meldung ausgegeben, wenn diese nicht in den gültigen Nummernkreis fällt.
Kontoblatt	Kontoblatt des markierten Kontos (kann auch mit einem Doppelklick auf das jeweilige Konto aufgerufen werden)

Import/Export

Import Sachkonten variabel

Mit dieser Funktion können Sachkonten über einen variablen Satzaufbau importiert werden.

Variabler Personenkontenimport

Mit dieser Funktion können Personenkonten über einen variablen Satzaufbau importiert werden.

Export Sachkonten variabel

Mit dieser Funktion können Sachkonten über einen variablen Satzaufbau exportiert werden.

Export Personenkonten variabel

Mit dieser Funktion können Personenkonten als variabler Satzaufbau exportiert werden.

Abgleich geänderter Konten aus BMD 5.5

Diese Funktion ist nur relevant, wenn eine Buchhaltung BMD 5.5 hinterlegt ist. Es erscheint folgende Abfrage:

Diese Meldung erscheint z. B. auch beim Start von Ausdrucken in den Paketen FIBU und Controlling, im Reporting und beim Einstieg in Budget, Finanzplan und Planbilanz, wenn in der Zwischenzeit in BMD 5.5 gebucht wurde.

Konten und Salden

Sowohl die in BMD 5.5 neu angelegten oder geänderten Konten, als auch die aktuell gebuchten Salden des angeführten Jahres werden in die NTCS importiert.

Achtung!

Bitte kontrollieren Sie vor dem Ausführen dieser Funktion, wie die Parameter bezüglich Stammdatenwartung eingestellt sind, damit nicht irrtümlich Personenkonten in der NTCS überschrieben werden!

Salden

Nur die aktuell gebuchten Salden des angeführten Jahres werden in die NTCS importiert.

Kein Import

Es werden keine Konten und/oder Salden importiert. BMD 5.5 FIBU und NTCS FIBU stimmen nicht überein.

Import Konten und Salden gesamt aus BMD 5.5

Diese Funktion ist nur relevant, wenn eine Buchhaltung BMD 5.5 hinterlegt ist.

Vor dem Import aus 5.5 wird geprüft, ob das hinterlegte Verzeichnis existiert. Wenn ein falsches Verzeichnis hinterlegt worden ist, dann erscheint folgende Meldung:

Achtung!

Bitte kontrollieren Sie vor dem Ausführen dieser Funktion, wie die Parameter bezüglich Stammdatenwartung eingestellt sind, damit nicht irrtümlich Personenkonten in der NTCS überschrieben werden!

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch den Parameter FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Datenaustausch BMD 5.5 → Firmen-Prüfung.

0 - Prüfung FirmenNr	Der Import wird nur dann gestartet, wenn die Firmennummer, für die der Import gestartet werden soll, mit der in BMD 5.5 im Programm PR00 eingetragenen Firmennummer übereinstimmt.
1 - Prüfung FirmenNr mit Meldung	Stimmt die in BMD 5.5 im Programm PR00 hinterlegte Firmennummer nicht mit der Firmennummer überein, für die der Import gestartet wird, erfolgt eine Abfrage, ob die Daten trotzdem übernommen werden sollen: Wird diese Abfrage mit "Ja" bestätigt, werden die Daten importiert und die NTCS Firmen- und FIBU-Nummer im PR00 verspeichert.

Steuerberater haben in der NTCS oft zwei Firmen für die eigene Kanzlei. Mithilfe dieses Parameters können die Daten trotz unterschiedlicher Firmennummer übernommen werden.

Import Salden gesamt aus BMD 5.5

Diese Funktion ist nur relevant, wenn eine Buchhaltung BMD 5.5 hinterlegt ist.

PR01-Daten prüfen (Personenkonten)

Diese Funktion ist nur relevant, wenn eine Buchhaltung BMD 5.5 hinterlegt ist (siehe Stammdaten mit BMD 5.5).

Die Funktion muss ausgeführt werden, bevor

Personenkonten in eine NTCS FIBU importiert werden, die für die ER-Kontrolle, Auswertungen, WWS ... geführt werden oder
eine oben erwähnte FIBU zur Gänze von BMD 5.5 auf NTCS umgestellt wird.

Es wird überprüft, ob folgende Felder in BMD 5.5 bei den Personenkonten gültige Werte beinhalten:

Branchen-Kennzeichen (entspricht der Branchennummer in der NTCS)
Staaten-Nr (Landescode)
Plz (Ort)
Standardanrede
Pers-Anrede (Persönliche Anrede)
Brief-Anrede (Geschäftliche Anrede)
SWIFT-Code

Import Stamerf BMD 5.5

Mit dieser Funktion können Konten über eine BMD 5.5 Stamerf-Datei importiert werden.

Export Stamerf BMD 5.5

Diese Funktion ist nur bei Kunden- und Lieferantenkonten aktiv. Diese können als Stamerf-Datei exportiert werden.

Kontensynchronisation BMD->BDV

Mit dieser Funktion werden die Konten direkt mit BDV abgeglichen.

Es kann ausgewählt werden, welche Kontengruppen übergeben werden sollten:

Anschließend kommt eine Meldung, ob die Übermittlung erfolgreich war.

Es sind keine besonderen Einstellungen notwendig. Einzig der Mandant in BDV muss dieselbe Nummer haben wie der Mandant in der NTCS (z. B. NTCS Firma 244801 = BDV Mandantennummer 244801)

Grundsätzlich wird bei der Kontensynchronisation die Externe Kontonummer übertragen. Ist diese nicht vorhanden, so wird die Kontonummer übergeben.

Folgende Daten werden übergeben:

Reiter Allgemein:

Kurzbez
ST.-Nr.
UST-ID

Reiter Adresse:

Firma
Straße
PLZ
Ort
Postfach
Tel1
Tel2
Fax
E-Mail

Reiter Banken:

BLZ 1
Konto 1
IBAN 1
BIC 1
BLZ 2
Konto 2
IBAN 2
BIC 2

Einzelnes Konto umspielen

Möglichkeit, ein einzelnes Konto auf eine andere Kontonummer umzuspielen. Die Anzahl der Vorjahre, die mit umgespielt werden sollen, kann eingegeben werden. Näheres entnehmen Sie bitte der Dokumentation Kontenumstellung.

Mehrere Konten umspielen

Möglichkeit, mehrere Konten gleichzeitig auf andere Kontonummern umzuspielen. Die Anzahl der Vorjahre, die mit umgespielt werden sollen, kann eingegeben werden. Näheres entnehmen Sie bitte der Dokumentation Kontenumstellung.

Umstellungskonten übernehmen

Hier können alle Umstellungskonten für die Umspielung auf andere Kontonummern vom Kontorahmen oder auch von einer anderen Buchhaltung übernommen werden.

Konto verteilen

Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, ein bereits vorhandenes einzelnes Konto in andere FIBUs zu verteilen. Sie ist nur aktiv, wenn eine Kontenverteilung hinterlegt ist.

Wird die Funktion gestartet, öffnet sich ein Fenster, in dem die FIBUs angezeigt werden, die als empfangende FIBUs hinterlegt sind. Diese sind automatisch zur Verteilung aktiviert, können aber deaktiviert werden.

Kontenverteilung

Hier werden die FIBUs zugeordnet, in die neu angelegte und/oder geänderte Konten verteilt werden sollen.

VJ-Salden und Umsätze übernehmen

Es werden die VJ-Salden und Umsätze übernommen. Nach erfolgreicher Übernahme erhalten Sie einen dementsprechenden Hinweis. Diese Funktion wirkt sich natürlich nur aus, wenn eine Vorjahres-FIBU hinterlegt ist.

VJ-Salden löschen

Die Vorjahressalden werden gelöscht.

Alle unbebuchten Konten löschen mit Vorjahr

Achtung!

Bitte achten Sie vor Ausführen dieses Menüpunktes darauf, dass aktuelle Sicherungen von der Buchhaltung inklusive Vorjahren vorhanden sind!

Mit dem Ausführen dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit bekanntzugeben, in wie vielen Vorjahren überprüft werden soll, ob ein Sachkonto oder Personenkonto bebucht ist. Je nach Einstellung vom Tabellenreiter (Sachkonten, Kunden, Lieferanten oder KuLis) werden in allen angegebenen Jahren die unbebuchten Konten gelöscht. Mit dieser Funktion werden die FIBU-Konten mit den dazugehörigen KORE-Konten (in der zugeordneten KORE) geprüft und gegebenenfalls gelöscht. Die jeweiligen Personen bleiben im CRM vorhanden (einen dementsprechenden Hinweis erhalten Sie dazu)!

Sind bereits Erfassungen in der Bilanz und/oder Anlagenbuchhaltung vorhanden, so werden diese Konten nicht gelöscht und Sie erhalten einen demensprechenden Hinweis.

Führen Sie diese Funktion ohne Vorjahre aus, werden standardmäßig 2 Vorjahre geprüft.

Führen Sie diese Funktion mit Vorjahren aus, werden auch die angegebenen Vorjahre auf Buchungen überprüft. Ist ein Konto in einem der angegebenen Vorjahre oder im ausgewählten Jahr bebucht, wird es in keinem Jahr gelöscht! Im Anschluss daran erhalten Sie ein Protokoll, welche Konten gelöscht wurden.

Alle unbebuchten Konten löschen

Mit dieser Funktion werden alle unbebuchten Konten im ausgewählten FIBU-Jahr gelöscht, wenn keine Vorjahressalden (4 Jahre zurück) bestehen. Mit dieser Funktion werden nur FIBU-Konten gelöscht, die jeweiligen Personen bleiben im CRM vorhanden (einen dementsprechenden Hinweis erhalten Sie dazu)!

Im Anschluss an den Löschvorgang wird ein Protokoll ausgegeben, mit allen Konten, die gelöscht wurden.

Alle unbebuchten Konten von inaktiven Kunden/Lieferanten löschen

Mit dieser Funktion werden alle unbebuchten Konten von inaktiven Kunden und Lieferanten gelöscht.

Vor dem Löschen wird in einem Fenster angezeigt, welche Konten gelöscht werden. Hier können einzelne Konten vom Löschen ausgenommen werden. Nach dem Löschen eines Kontos wird im Vorjahr das EB-Kennzeichen am Kontenstamm auf "keine Stammdatenübernahme" gesetzt.

IC-Code auf Buchungen übernehmen

Mit dieser Funktion lassen sich IC-Codes nach Stammdatenänderungen oder Importen massenhaft und zeitsparend vom Kontenstamm auf die Buchungen übertragen, ohne jede Firma und jedes Konto einzeln bearbeiten zu müssen.

Funktionen

Extras
Prüfung und Korrektur fehlerhafter Konten	Bitte führen Sie diese Funktion nur nach Rücksprache mit dem Support aus! Fehlende Tabellen werden ohne Dateninhalt angelegt. Nach der Prüfung und Korrektur fehlerhafter Konten sind meist noch weitere Korrekturmaßnahmen nötig, wie z. B. eine neuerliche Jahresübernahme oder ein neuerlicher Import.
Chronik Kopf-/Fußgestaltung	Verzweigt in die Kopf- bzw. Fußgestaltung für den Ausdruck der Chronik

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste der Konten zur Verfügung:

Sachkonten
Ansehen	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden.
Neu	Wir empfehlen Ihnen, ein neues Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen und ein neues Personenkonto manuell anzulegen.
Bearbeiten	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen	Wenn das ausgewählte Konto in der NTCS bebucht ist, oder wenn im Controlling Budgetwerte darauf erfasst wurden (auch Nebenpläne ...), kann es nicht gelöscht werden.
Sachkonto kopieren	Markieren Sie ein Sachkonto und wählen Sie die Funktion "Sachkonto kopieren", so wird Ihnen das markierte Sachkonto als "von Konto-Nr" vorgeschlagen.
Konten zuordnen	Gliedern der Konten zu einer Gliederungszeile in einem Gliederungsschema.

Saldenprüfung

Mittels der Saldenprüfung wird kontrolliert, ob

bei Ihren Konten Soll/Haben-Gleichheit besteht. Dies ist vor allem nach Importen wichtig, da bei manuellen Buchungen die Summengleichheit immer gegeben ist.
der EB-Saldo bei Bestands- und Personenkonten mit dem Endsaldo der Vorjahresbuchhaltung übereinstimmt.
bei allen Konten (Bestands-, Erfolgs- und Personenkonten) die Spalte "Saldo 1. Vorjahr" mit dem Endsaldo der Vorjahresbuchhaltung übereinstimmt. Unter FIBU → Stammdaten → Konten kann mit "Spalte hinzufügen" die Spalte "Saldo 1. Vorjahr" eingeblendet werden. Der Inhalt dieser Spalte muss mit der Spalte "Saldo" in der Vorjahresbuchhaltung übereinstimmen.

Damit die EB-Salden und die Salden 1. Vorjahr korrigiert werden, muss

entweder eine Jahresübernahme FIBU durchgeführt werden (FIBU → Stammdaten → Jahresübernahme FIBU oder unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → rechte Maustaste auf das betroffene Vorjahr → Jahresübernahme)
oder unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen die FIBU des neuen Jahres aufgerufen und die Abfrage nach der Korrektur der EB-Salden bestätigt werden.
Wenn Sie im "Buchen" eine FIBU, in deren Vorjahr gebucht wurde (hinterlegt unter FIBU → Firmen- und FIBU-Stammdaten → FIBU-Stamm →
Firmen-Nr Vorjahr und FIBU-Nr Vorjahr), aufrufen, erscheint eine Abfrage, ob die EB korrigiert werden soll.

Referenzkonten überprüfen

Dieser Punkt ist für die Jahresübernahme und für die Bilanz von Bedeutung. Bei der Jahresübernahme besteht die Möglichkeit, die Kontonummern zu ändern. Die Eröffnungsbuchungen können mittels Referenzkonten auf neue Kontonummern erfolgen. Die Konten und Buchungen im alten Jahr bleiben unverändert. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Jahresübernahme.

Bearbeiten Salden

Diese Funktion ist nur für Buchhaltungen relevant, in denen nicht gebucht wird oder wenn Sie Salden von Vorjahren einpflegen möchten, um Vorjahresvergleiche erstellen zu können, ohne tatsächlich Buchhaltungen für diese Jahre zu führen.

Die Salden werden eingegeben, um eine Bilanz erstellen zu können. Für Konten, die bebucht sind, ist die Funktion inaktiv.

Achtung!

Wenn Sie nach der Funktion "Bearbeiten Salden" auf das Konto buchen, stimmt der Saldo der Buchungen nicht mit dem Kontosaldo überein!

Beim Starten der Funktion werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass eine Jahresübernahme die manuellen Eingaben übersteuert, wenn ein Vorjahr vorhanden ist:

Beim Schließen des Kontosaldenfensters wird überprüft, ob eine Differenz zwischen Soll und Haben besteht. Achten Sie beim Eingeben der Salden bitte auf die Vorzeichen!

Feldauswahl Bearbeiten Salden

Mittels "Einzelsalden bearbeiten" können die Vorjahressalden, der Umsatz des Vorjahres sowie Soll und Haben pro Buchungsart und pro Filiale bearbeitet und kontrolliert werden. Diese geänderten Werte sind dann auf der Bildschirmsaldenliste in der Bilanz (jedoch nicht auf der FIBU-Saldenliste) ersichtlich.

Übersetzungen

Ansehen der Übersetzungstexte in der gewünschten Sprache. Diese Übersetzungen können mittels eines Imports übernommen werden. Genauere Informationen dazu finden Sie unter Import von Übersetzungen.

Übersetzungen kopieren

Hier können Sie eine Kostenrechnung oder Finanzbuchhaltung auswählen, von der eine dort bestehende Übersetzung geladen werden soll.

Konten lt. Standardkontenrahmen

Diese Funktion ist nur relevant, wenn Sie mehrere Buchhaltungen führen.

Alle Konten jener Mandanten, die einen bestimmten Standardkontenrahmen hinterlegt haben, werden angezeigt und können auf einmal bearbeitet werden. Es ist somit nicht nötig, die Stammdaten jedes Kontos in jeder FIBU einzeln zu bearbeiten. Somit können Sachkonten aller Buchhaltungen, die auf einem bestimmten Standardkontenrahmen basieren, auf einmal geändert werden. Sehr hilfreich in diesem Zusammenhang sind die Funktionen "Spalte bearbeiten" und "spaltenweise bearbeiten". Diese Funktion kann mittels Berechtigung gesperrt werden.

Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Daten aus dem Standardkontenrahmen (z. B. ANBU-Kz) in einzelne oder mehrere FIBUs und FIBU-Jahre zu übernehmen. Genaue Informationen finden Sie in der Beschreibung zur Wartung BMD Standardkontenrahmen unter dem Punkt Übernahme aus dem Standardkontenrahmen mit Feldauswahl.

Übernahme Konten und Salden aus ORLANDO

Mit dieser Funktion können die Konten und Salden aus ORLANDO übernommen werden. Dafür ist eine Lizenz notwendig.

Übernahme Salden aus ORLANDO

Mit dieser Funktion werden nur die Salden aus ORLANDO übernommen. Dafür ist eine Lizenz notwendig.

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Funktionen

Kunden
Ansehen	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden.
Neu	Wir empfehlen Ihnen, ein neues Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen und ein neues Personenkonto manuell anzulegen.
Bearbeiten	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen	Wird ein Personenkonto gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung, die Sie darüber informiert, dass die Person bestehen bleibt: Mit dem Löschen eines Personenkontos in der aktuellen FIBU erfolgt ein Eintrag in die Datenschutzkontrolle. (Gilt nur für die eigene Firma, nicht für Mandantenbuchhaltungen.
Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren	Siehe UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Funktionen
Bonität der Konten neu ermitteln	Die Bonität der Konten wird neu ermittelt.
Edikte	In diesem Punkt wird bei Kunden- und Lieferantenkonten eine Insolvenzprüfung - über www.edikte.gv.at - durchgeführt. Es ist also ersichtlich, ob sich diese Firma im Konkurs oder Sanierungsverfahren (früher: Ausgleich) befindet.
Erweiterte Bearbeitung	Konditionen bearbeiten (FIBU-Konto): In diesem Fenster können Zahlungskonditionen von Kunden- und Lieferantenkonten in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden. Mittels "Kondition zuordnen" kann die ausgewählte Kondition für alle am Bildschirm sichtbaren Konten hinterlegt werden (bitte gewünschte Konten mittels Filter auswählen). Die Kondition am FIBU-Konto-Reiter übersteuert in der FIBU die Kondition am Allgemein-Reiter. Konditionen bearbeiten (Allgemein-Reiter): In diesem Fenster können Zahlungskonditionen von Personen in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden. Mittels "Kondition zuordnen" kann die ausgewählte Kondition für alle am Bildschirm sichtbaren Personen hinterlegt werden (bitte gewünschte Personen mittels Filter auswählen). Bankverbindungen bearbeiten: In diesem Fenster können Bankverbindungen von Kunden und Lieferanten in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden.
Umstellen auf KuLi	Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Kunden oder Lieferanten auf einen KuLi umzustellen.
KuLi umstellen auf Kunde oder Lieferant	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen KuLi auf einen Kunden oder Lieferanten umzustellen.
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	Neues Dokument Dateisystem: Ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden. BMD Scan: Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan eingefügt werden.

Lieferanten
Ansehen	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden.
Neu	Wir empfehlen Ihnen, ein neues Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen und ein neues Personenkonto manuell anzulegen.
Bearbeiten	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen	Wird ein Personenkonto gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung, die Sie darüber informiert, dass die Person bestehen bleibt: Mit dem Löschen eines Personenkontos in der aktuellen FIBU erfolgt ein Eintrag in die Datenschutzkontrolle. (Gilt nur für die eigene Firma, nicht für Mandantenbuchhaltungen.
Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren	Siehe UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Funktionen
Edikte	In diesem Punkt wird bei Kunden- und Lieferantenkonten eine Insolvenzprüfung - über www.edikte.gv.at - durchgeführt. Es ist also ersichtlich, ob sich diese Firma im Konkurs oder Sanierungsverfahren (früher: Ausgleich) befindet.
HFU-Liste	Diese Funktion überprüft, ob ein Unternehmen auf der Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Liste) steht. Wenn der Lieferant auf dieser Liste aufscheint, wirkt sich das auf den Zahlungsvorschlag aus, und zwar dahingehend, ob im Rahmen der Auftraggeberhaftung der gesamte Betrag an den Lieferanten oder ein Teil des offenen Rechnungsbetrags an die Gebietskrankenkasse überwiesen wird. Die Liste ist unter www.sozialversicherung.at/agh kostenfrei für jeden einsehbar. Weitere Infos erhalten Sie auf der Homepage der Wiener Gebietskrankenkassen unter www.wgkk.at und in der Dokumentation zur AGH. Damit die Abfrage funktioniert, müssen unter CRM → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass die entsprechenden Einstellungen getroffen werden. Am Lieferantenkonto müssen die Dienstgebernummer und die Firmenbuchnummer hinterlegt sein. Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung, ob und zu welchem Stichtag, mit welcher Dienstgebernummer das Personenkonto in der HFU-Liste gefunden wurde, sowie als Hinweis die Firmenbezeichnung inklusive Adresse.
Erweiterte Bearbeitung	Konditionen bearbeiten (FIBU-Konto): In diesem Fenster können Zahlungskonditionen von Kunden- und Lieferantenkonten in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden. Mittels "Kondition zuordnen" kann die ausgewählte Kondition für alle am Bildschirm sichtbaren Konten hinterlegt werden (bitte gewünschte Konten mittels Filter auswählen). Die Kondition am FIBU-Konto-Reiter übersteuert in der FIBU die Kondition am Allgemein-Reiter. Konditionen bearbeiten (Allgemein-Reiter): In diesem Fenster können Zahlungskonditionen von Personen in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden. Mittels "Kondition zuordnen" kann die ausgewählte Kondition für alle am Bildschirm sichtbaren Personen hinterlegt werden (bitte gewünschte Personen mittels Filter auswählen). Bankverbindungen bearbeiten: In diesem Fenster können Bankverbindungen von Kunden und Lieferanten in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden.
Umstellen auf KuLi	Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Kunden oder Lieferanten auf einen KuLi umzustellen.
KuLi umstellen auf Kunde oder Lieferant	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen KuLi auf einen Kunden oder Lieferanten umzustellen.
DMS	Dokument ansehen
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	Dokumente zuordnen
	Zu Dokument in DMS
	Neues Dokument Dateisystem: Ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden. BMD Scan: Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan eingefügt werden.

KuLi
Ansehen	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden
Neu	In diesem Punkt wird bei Kunden- und Lieferantenkonten eine Insolvenzprüfung - über www.edikte.gv.at - durchgeführt. Es ist also ersichtlich, ob sich diese Firma im Konkurs oder Sanierungsverfahren (früher: Ausgleich) befindet.
Bearbeiten	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen	Wird ein Personenkonto gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung, die Sie darüber informiert, dass die Person bestehen bleibt: Mit dem Löschen eines Personenkontos in der aktuellen FIBU erfolgt ein Eintrag in die Datenschutzkontrolle. (Gilt nur für die eigene Firma, nicht für Mandantenbuchhaltungen.)
Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren	Siehe UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Funktionen
Bonität der Konten neu ermitteln	Die Bonität der Konten wird neu ermittelt.
Edikte	In diesem Punkt wird bei Kunden- und Lieferantenkonten eine Insolvenzprüfung - über www.edikte.gv.at - durchgeführt. Es ist also ersichtlich, ob sich diese Firma im Konkurs oder Sanierungsverfahren (früher: Ausgleich) befindet.
HFU-Liste	Diese Funktion überprüft, ob ein Unternehmen auf der Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Liste) steht. Wenn der Lieferant auf dieser Liste aufscheint, wirkt sich das auf den Zahlungsvorschlag aus, und zwar dahingehend, ob im Rahmen der Auftraggeberhaftung der gesamte Betrag an den Lieferanten oder ein Teil des offenen Rechnungsbetrags an die Gebietskrankenkasse überwiesen wird. Die Liste ist unter www.sozialversicherung.at/agh kostenfrei für jeden einsehbar. Weitere Infos erhalten Sie auf der Homepage der Wiener Gebietskrankenkassen unter www.wgkk.at und in der Dokumentation zur AGH. Damit die Abfrage funktioniert, müssen unter CRM → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass die entsprechenden Einstellungen getroffen werden. Am Lieferantenkonto müssen die Dienstgebernummer und die Firmenbuchnummer hinterlegt sein. Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung, ob und zu welchem Stichtag, mit welcher Dienstgebernummer das Personenkonto in der HFU-Liste gefunden wurde, sowie als Hinweis die Firmenbezeichnung inklusive Adresse.
Erweiterte Bearbeitung	Konditionen bearbeiten (FIBU-Konto): In diesem Fenster können Zahlungskonditionen von Kunden- und Lieferantenkonten in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden. Mittels "Kondition zuordnen" kann die ausgewählte Kondition für alle am Bildschirm sichtbaren Konten hinterlegt werden (bitte gewünschte Konten mittels Filter auswählen). Die Kondition am FIBU-Konto-Reiter übersteuert in der FIBU die Kondition am Allgemein-Reiter. Konditionen bearbeiten (Allgemein-Reiter): In diesem Fenster können Zahlungskonditionen von Personen in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden. Mittels "Kondition zuordnen" kann die ausgewählte Kondition für alle am Bildschirm sichtbaren Personen hinterlegt werden (bitte gewünschte Personen mittels Filter auswählen). Bankverbindungen bearbeiten: In diesem Fenster können Bankverbindungen von Kunden und Lieferanten in Listform auf einfache Weise bearbeitet werden.
KuLi umstellen auf Kunde oder Lieferant	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen KuLi auf einen Kunden oder Lieferanten umzustellen.
DMS	Dokument ansehen
	Dokument bearbeiten
	Dokument in Vorschau anzeigen
	Dokumente zuordnen
	Zu Dokument in DMS
	Neues Dokument Dateisystem: ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden BMD Scan: Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan eingefügt werden

Der rechte Bereich ist für die Dokumente reserviert. In der Vorschau sehen Sie die Dokumente zu den Konten. Funktionen zu den Dokumenten finden Sie in der dazugehörigen Menüzeile.

Falls dieser Bereich nicht automatisch eingeblendet ist, kann er über die Layoutgestaltung aktiviert werden.

Dokumente
Ansehen
Neu
Bearbeiten
Löschen
Dokument ansehen	Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet
Dokument bearbeiten	Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet

Dokument versenden
Per E-Mail versenden	Dokument per E-Mail versenden
Mit Begleitbrief versenden	Dokument mit Begleitbrief versenden
Mit ID Austria signieren (nur PDF)	Dokument mit ID-Austria-Signatur wahlweise per E-Mail oder Begleitbrief versenden
An CZ-Databox	Poststück für Databox

Post
Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument, öffnet sich ein Fenster, in welchem alle zugeordneten Poststücke aufgelistet werden. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgangzugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn beim Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt die NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob das Bearbeiten der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei - Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster für Massensendungen.

Funktionen
Dokumente in Bearbeitung	Arbeitskopie archivieren Arbeitskopie verwerfen Liste aller Dokumente in Bearbeitung
Erstelle	Neue Aufgabe Neuer Termin Neue Frist Neuer Workflow
Verschieben/Verteilen/Verweise	Verschieben zu Person Verschieben in Archiv Verschieben auf Pfad Verteilen an an Personen Verteilen in Archiv Dokumentenverweise Verknüpfung erstellen Dokument zu Verknüpfung suchen
Favoriten	Das Dokument kann als Favorit gekennzeichnet werden bzw. aus den Favoriten entfernt werden.
Dokumentenversionen	Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet.
Neue Version aus Datei	Hier kann eine neue Dokumentenversion aus einer Datei erzeugt werden.
Kopieren/Einfügen	in Zwischenablage einfügen
Externer Link	In Zwischenablage kopieren Als E-Mail senden Als Download-Link
Quelldaten öffnen	Öffnet die Quelle des Dokuments.
Zu Dokument in DMS	Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet
Signatur/Unterschrift (nur PDF)	mit dieser Funktion können Sie wahlweise eine Signatur bzw. Unterschrift hinzufügen
Archivieren	Mit dieser Funktion können Dokumente archiviert werden.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die rechte Maustaste zur Verfügung:

Sachkonten
Ansehen		In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden.
Neu		Wir empfehlen Ihnen, ein neues Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen und ein neues Personenkonto manuell anzulegen.
Bearbeiten		In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen		Wenn das ausgewählte Konto in der NTCS bebucht ist, in der ER-Kontrolle, Vorerfassung Buchungen, Bankauszugsverbuchung oder wenn im Controlling Budgetwerte darauf erfasst wurden (auch Nebenpläne ...), kann es nicht gelöscht werden.
Aktualisieren		Die Ansicht wird aktualisiert.
Sachkonto kopieren		Markieren Sie ein Sachkonto und wählen Sie die Funktion "Sachkonto kopieren", so wird Ihnen das markierte Sachkonto als "von Konto-Nr" vorgeschlagen.
Konten lt. Standardkontenrahmen		Diese Funktion ist nur relevant, wenn Sie mehrere Buchhaltungen führen. Alle Konten jener Mandanten, die einen bestimmten Standardkontenrahmen hinterlegt haben, werden angezeigt und können auf einmal bearbeitet werden. Es ist somit nicht nötig, die Stammdaten jedes Kontos in jeder FIBU einzeln zu bearbeiten. Somit können Sachkonten aller Buchhaltungen, die auf einem bestimmten Standardkontenrahmen basieren, auf einmal geändert werden. Sehr hilfreich in diesem Zusammenhang sind die Funktionen "Spalte bearbeiten" und "spaltenweise bearbeiten". Diese Funktion kann mittels Berechtigung gesperrt werden.
DMS		Dokument ansehen
		Dokument bearbeiten
		Dokument in Vorschau anzeigen
		Dokumente zuordnen
		Zu Dokument in DMS
		Neues Dokument Dateisystem: Ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden. BMD Scan: Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan eingefügt werden.

Kunden
Ansehen	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden.
Neu	Wir empfehlen Ihnen, ein neues Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen und ein neues Personenkonto manuell anzulegen.
Bearbeiten	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen	Wird ein Personenkonto gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung, die Sie darüber informiert, dass die Person bestehen bleibt: Beim Löschen wird geprüft, ob Daten in weiteren Programmen vorhanden sind. Folgende Programme werden geprüft: Bankeinzug Bankauszugsverbuchung Zahlungsvorschlag ER-Kontrolle Vorerfassen Buchungen Mahnung inkl. Mahnsumme Verzugszinsenberechnung inkl. Verzugszinsensumme Sind in einem dieser Programme Daten vorhanden, so kann das Konto nicht gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Personenkontos in der aktuellen FIBU erfolgt ein Eintrag in die Datenschutzkontrolle. (Gilt nur für die eigene Firma, nicht für Mandantenbuchhaltungen.)
Aktualisieren	Die Ansicht wird aktualisiert.
Edikte	In diesem Punkt wird bei Kunden- und Lieferantenkonten eine Insolvenzprüfung - über www.edikte.gv.at - durchgeführt. Es ist also ersichtlich, ob sich diese Firma im Konkurs oder Sanierungsverfahren (früher: Ausgleich) befindet.
Umstellen auf KuLi	Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Kunden oder Lieferanten auf einen KuLi umzustellen.
KuLi umstellen auf Kunde oder Lieferant	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen KuLi auf einen Kunden oder Lieferanten umzustellen.
DMS	Dokument ansehen
	Dokument bearbeiten
	Dokument in Vorschau anzeigen
	Dokumente zuordnen
	Zu Dokument in DMS
	Neues Dokument Dateisystem: Ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden. BMD Scan: Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan eingefügt werden.

Lieferanten
Ansehen	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden.
Neu	Wir empfehlen Ihnen, ein neues Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen und ein neues Personenkonto manuell anzulegen.
Bearbeiten	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen	Wird ein Personenkonto gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung, die Sie darüber informiert, dass die Person bestehen bleibt: Beim Löschen wird geprüft, ob Daten in weiteren Programmen vorhanden sind. Folgende Programme werden geprüft: Bankeinzug Bankauszugsverbuchung Zahlungsvorschlag ER-Kontrolle Vorerfassen Buchungen Mahnung inkl. Mahnsumme Verzugszinsenberechnung inkl. Verzugszinsensumme Sind in einem dieser Programme Daten vorhanden, so kann das Konto nicht gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Personenkontos in der aktuellen FIBU erfolgt ein Eintrag in die Datenschutzkontrolle. (Gilt nur für die eigene Firma, nicht für Mandantenbuchhaltungen.)
Aktualisieren	Die Ansicht wird aktualisiert.
Edikte	In diesem Punkt wird bei Kunden- und Lieferantenkonten eine Insolvenzprüfung - über www.edikte.gv.at - durchgeführt. Es ist also ersichtlich, ob sich diese Firma im Konkurs oder Sanierungsverfahren (früher: Ausgleich) befindet.
HFU-Liste	Diese Funktion überprüft, ob ein Unternehmen auf der Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Liste) steht. Wenn der Lieferant auf dieser Liste aufscheint, wirkt sich das auf den Zahlungsvorschlag aus, und zwar dahingehend, ob im Rahmen der Auftraggeberhaftung der gesamte Betrag an den Lieferanten oder ein Teil des offenen Rechnungsbetrags an die Gebietskrankenkasse überwiesen wird. Die Liste ist unter www.sozialversicherung.at/agh kostenfrei für jeden einsehbar. Weitere Infos erhalten Sie auf der Homepage der Wiener Gebietskrankenkassen unter www.wgkk.at und in der Dokumentation zur AGH. Damit die Abfrage funktioniert, müssen unter CRM → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass die entsprechenden Einstellungen getroffen werden. Am Lieferantenkonto müssen die Dienstgebernummer und die Firmenbuchnummer hinterlegt sein. Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung, ob und zu welchem Stichtag, mit welcher Dienstgebernummer das Personenkonto in der HFU-Liste gefunden wurde, sowie als Hinweis die Firmenbezeichnung inklusive Adresse.
Umstellen auf KuLi	Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Kunden oder Lieferanten auf einen KuLi umzustellen.
KuLi umstellen auf Kunde oder Lieferant	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen KuLi auf einen Kunden oder Lieferanten umzustellen.
DMS	Dokument ansehen
	Dokument bearbeiten
	Dokument in Vorschau anzeigen
	Dokumente zuordnen
	Zu Dokument in DMS
	Neues Dokument Dateisystem: Ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden. BMD Scan: Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan eingefügt werden.

KuLi
Ansehen	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU angesehen werden.
Neu	Wir empfehlen Ihnen, ein neues Sachkonto aus dem Standardkontenrahmen zu übernehmen und ein neues Personenkonto manuell anzulegen.
Bearbeiten	In diesem Fenster können die Einstellungen der verschiedenen Konten einer FIBU bearbeitet werden.
Löschen	Wird ein Personenkonto gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung, die Sie darüber informiert, dass die Person bestehen bleibt: Beim Löschen wird geprüft, ob Daten in weiteren Programmen vorhanden sind. Folgende Programme werden geprüft: Bankeinzug Bankauszugsverbuchung Zahlungsvorschlag ER-Kontrolle Vorerfassen Buchungen Mahnung inkl. Mahnsumme Verzugszinsenberechnung inkl. Verzugszinsensumme Sind in einem dieser Programme Daten vorhanden, so kann das Konto nicht gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Personenkontos in der aktuellen FIBU erfolgt ein Eintrag in die Datenschutzkontrolle. (Gilt nur für die eigene Firma, nicht für Mandantenbuchhaltungen.)
Aktualisieren	Die Ansicht wird aktualisiert.
Edikte	In diesem Punkt wird bei Kunden- und Lieferantenkonten eine Insolvenzprüfung - über www.edikte.gv.at - durchgeführt. Es ist also ersichtlich, ob sich diese Firma im Konkurs oder Sanierungsverfahren (früher: Ausgleich) befindet.
HFU-Liste	Diese Funktion überprüft, ob ein Unternehmen auf der Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Liste) steht. Wenn der Lieferant auf dieser Liste aufscheint, wirkt sich das auf den Zahlungsvorschlag aus, und zwar dahingehend, ob im Rahmen der Auftraggeberhaftung der gesamte Betrag an den Lieferanten oder ein Teil des offenen Rechnungsbetrags an die Gebietskrankenkasse überwiesen wird. Die Liste ist unter www.sozialversicherung.at/agh kostenfrei für jeden einsehbar. Weitere Infos erhalten Sie auf der Homepage der Wiener Gebietskrankenkassen unter www.wgkk.at und in der Dokumentation zur AGH. Damit die Abfrage funktioniert, müssen unter CRM → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass die entsprechenden Einstellungen getroffen werden. Am Lieferantenkonto müssen die Dienstgebernummer und die Firmenbuchnummer hinterlegt sein. Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung, ob und zu welchem Stichtag, mit welcher Dienstgebernummer das Personenkonto in der HFU-Liste gefunden wurde, sowie als Hinweis die Firmenbezeichnung inklusive Adresse.
KuLi umstellen auf Kunde oder Lieferant	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen KuLi auf einen Kunden oder Lieferanten umzustellen.
DMS	Dokument ansehen
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	Neues Dokument Dateisystem: Ein neues Dokument kann aus dem Datei-Explorer eingefügt werden. BMD Scan: Ein neues Dokument kann aus dem BMD Scan eingefügt werden.