Identitätskontrolle
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → IdentitätskontrolleMit der Identitätskontrolle haben Sie die Möglichkeit, die Echtheit eines Unternehmens in Ihren Kunden- und Lieferantenstammdaten zu überprüfen.
Es stehen Ihnen dazu mehrere Prüfmethoden zur Verfügung. Anschließend können Sie einen Identitätsstatus vergeben, um so das Risiko von Missbrauch deutlich zu reduzieren.
Motiv: Es wurden von Kunden Fälle gemeldet, bei denen interne Personen eigene Bankverbindungen auf fiktiven oder auch echten Personen (vor allem Lieferanten) hinterlegt haben, um Geldbeträge auf eigene Konten zu überweisen.
Anwendung der Identitätskontrolle
Um die Identität einer Person zu prüfen bzw. einen Status zu vergeben, selektieren Sie die gewünschte Person und verwenden Sie die Funktionen unter "Suchen/Überprüfen mit" im Menü des Fensters. Die einzelnen Funktionen können nur für den jeweils selektierten Datensatz ausgeführt werden.
So führen Sie die Identitätskontrolle durch
Wir empfehlen, die Feldauswahl im Fensterelement Kunden/Lieferanten so anzupassen, dass Sie die 4 Felder zur Dokumentation des Identitäts-Status eingeblendet haben.
- Um die Identitätskontrolle zu starten, selektieren Sie den gewünschten Lieferanten oder Kunden.
- Verwenden Sie anschließend die verfügbaren Funktionen, um die Kontrolle durchzuführen. Welche Prüfungen Sie vornehmen, liegt in Ihrem Ermessen.
- Nach Abschluss der Kontrolle vergeben Sie einen Identitätsstatus mit den Schaltflächen "Identität bestätigen" bzw. "Identität unbekannt".
- Im Fensterelement Kunden/Lieferanten haben Sie über die Combobox bzw. über die eingeblendeten Felder einen Überblick über den Prüfstatus der Personen.
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Kontrolle starten | Die Funktion "Kontrolle starten" startet die Identitätskontrolle automatisch mit der bestmöglichen Kontrollfunktion nach folgender Priorität, solange bis ein erstes Ergebnis gefunden wird: Österreichische Kunden:
Internationale Kunden:
Beispiel
| ||
 Compass | Verwenden Sie die Compass-Firmensuche, um einen Kunden oder Lieferanten in den Firmenbuchdaten des Compass-Verlags zu suchen. Die markierte Person wird über diese Funktion automatisch in die Suchmaske übergeben. Wenn die gesuchte Person in der Ergebnisliste aufscheint, ist das ein starkes Indiz für die Echtheit. | ||
 BvD | Verwenden Sie die Compass-/BvD-Firmensuche, um einen Kunden oder Lieferanten in der Datenbank von BvD zu suchen. Die markierte Person wird über diese Funktion automatisch in die Suchmaske übergeben. Wenn die gesuchte Person in der Ergebnisliste aufscheint, ist das ein starkes Indiz für die Echtheit. | ||
 UID-Nummer | Kontrollieren Sie anhand der UID-Nummern-Prüfung im Stufe-2-Verfahren, ob die eingetragene Umsatzsteueridentifikationsnummer Ihrer Geschäftspartner korrekt ist. Bei der Stufe-2-Prüfung wird überprüft, ob die bei den Finanzbehörden aufliegenden Daten zu dieser UID-Nummer den Daten im Kundenstamm entsprechen. | ||
 WKO | Das WKO Firmenverzeichnis wird im NTCS Internetbrowser geöffnet, und die Stammdaten der selektierten Person in die Suche übergeben. Hier sehen Sie, ob Kunden- und Lieferantennamen tatsächlich entsprechend Ihren Stammdaten existieren. | ||
 Google | Firmenname und Ort werden automatisch in die Google-Suche übergeben. Sie können dort nach weiteren Anhaltspunkten suchen. | ||
 IBAN Dublettenprüfung | Prüfen Sie, ob eine Bankverbindung bei mehr als einer Person in Ihren Stammdaten hinterlegt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster IBAN-Dublettenprüfung. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Wählen Sie die Firma aus, deren Kunden/Lieferanten Sie kontrollieren möchten. Zusätzlich können Sie über die Combobox "FIBU" auch auf weitere FIBUs dieser Firma zugreifen.
Kunden/Lieferanten
In diesem Bereich werden Kunden und Lieferanten gemäß den Einstellungen der Einstiegsfelder aufgerufen. Selektieren Sie in der Liste jene Person, für die Sie eine Identitätskontrolle vornehmen möchten. Anschließend starten Sie die Kontrolle mit F3 oder wählen die gewünschte Funktion aus dem gelben Funktionsmenü.
Über die Combobox auf der rechten Seite können Sie folgende Darstellungsmöglichkeiten wählen:
| Lieferanten | Kunden |
|
|
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Identität bestätigen | Nach der Ausführung der Funktionen und einer entsprechenden Kontrolle haben Sie die Möglichkeit, einen Identitäts-Status zu vergeben. Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eine Identität zu bestätigen. |
 Identität unbekannt | Nach der Ausführung der Funktionen und einer entsprechenden Kontrolle haben Sie die Möglichkeit, einen Identitäts-Status zu vergeben. Verwenden Sie diese Schaltfläche, wenn über die Identitätskontrolle keine Ergebnisse gefunden werden konnten. |
 Kunden-Cockpit | Rufen Sie direkt aus der Identitätskontrolle das Kunden-Cockpit auf und kontrollieren Sie die Bewegungsdaten. Wenn Sie beispielsweise außer Eingangsrechnungen keine konkreten Bewegungsdaten vorfinden, wäre das ein Hinweis auf eine fiktive Person. |
Hintergrundinformationen:
Über die Feldauswahl stehen Ihnen in diesem Fensterelement folgende Felder zur Dokumentation des Identitäts-Status zur Verfügung:
| Identität geprüft am | Datum, an dem in der Identitätskontrolle zuletzt ein Identitäts-Status für diese Person vergeben wurde. |
| Identität geprüft mit | Zeigt, auf welchem Weg in der Identitätskontrolle ein Identitäts-Status vergeben wurde. Eine Prüfung kann derzeit nur manuell durchgeführt werden. |
| Identität Status | Zeigt den Identitätsstatus, der Im Rahmen der Identitätskontrolle vergeben worden ist. Folgende Ausprägungen sind möglich:
|
| Identität geprüft von | User-ID jenes Benutzers, von dem im Rahmen der Identitätskontrolle ein Identitätsstatus vergeben worden ist. |
Hinweis
 | Kunden/Lieferanten, welche über die Compass-/BvD-Firmensuche in NTCS angelegt wurden, erhalten automatisch den Identitätsstatus "Identität bestätigt". Sie können diesen Status aber manuell abändern. Motiv: Über die Compass- bzw. BvD-Firmensuche können keine fiktiven/nicht existenten Personen angelegt werden. Eine weitere Prüfung im Rahmen der Identitätskontrolle ist daher nicht notwendig. Bitte beachten Sie, dass über Compass bzw. BvD angelegte Personen nur unter den Combobox-Ausprägungen "Alle Kunden" bzw. "Alle Lieferanten" sichtbar sind! Unter den anderen Combobox-Ausprägungen werden nur jene Personen gelistet, die auch tatsächlich manuell geprüft werden müssen bzw. wurden! |
Achtung!
 | BMD empfiehlt für die Identitätskontrolle die Verwendung eines Benutzers, der auch tatsächlich alle Kunden/Lieferanten im System sehen darf. Ein Benutzer kann Kunden/Lieferanten nicht prüfen, die er aufgrund eingeschränkter Datenbesitzerberechtigungen nicht sehen darf. Die Zugehörigkeit zur Gruppe "BMD mit Vollzugriff" erfüllt beispielsweise diese Anforderung. Beachten Sie hier jedoch, dass Benutzer dieser Gruppe keinerlei Einschränkungen unterliegen - also auch sämtliche Funktionen ausführen dürfen. Alternativ kann auch folgender Parameter verwendet werden: Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigungen (Eigene Einstellungen)
So ist gewährleistet, dass keine Kunden/Lieferanten durch Datenbesitzergruppen ausgeblendet sein könnten, um so einer Kontrolle zu entgehen. |
Compass-/BvD-Firmensuche
Die integrierte Compass- bzw. BvD-Firmensuche im unteren Fensterbereich dient ebenfalls als sehr hilfreiches Prüfinstrument. Wird hier eine Person gefunden, ist das ein Argument dafür, dass es sich um einen echten Kunden/Lieferanten handelt. Die Stammdaten der oberhalb markierten Person werden automatisch in die Suchfelder übertragen und die Suche kann mit der Funktion "Kontrolle starten" ausgeführt werden.
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Ansehen | Öffnet die Stammdatenvorschau zum gewählten Datensatz. |
 Firmenorganigramm | Startet das Compass-Firmenorganigramm zum gewählten Datensatz. |
 Bilanzen | Startet die Bilanzen zum gewählten Datensatz. |
 Urkundenliste | Startet die Urkundenliste zum gewählten Datensatz. |
 Firmenreport | Startet den Firmenreport zum gewählten Datensatz. |
 Neugründungen | Startet die Compass-Neugründungen. |
 Firmenbuchauszug | Startet den Firmenbuchauszug zum gewählten Datensatz. |
 Grundbuchauszug | Startet den Compass-Grundbuchauszug zum gewählten Datensatz. |
 GISA-Auszug | Startet den GISA-Auszug zum gewählten Datensatz. |
 Vereinsregisterauszug | Startet den Vereinsregisterauszug zum gewählten Datensatz. |
 Protokoll Firmenbuchauszug | Öffnet das Fenster Protokoll Firmenbuchauszug, in dem Sie eine Protokollierung zu den geltenden Firmenbuchauszügen finden. |
| Ansehen | Öffnet den markierten Datensatz aus der Firmensuche. |
| Firmenorganigramm | Öffnet das Firmenorganigramm, wenn der Kunde bereits einmal über die Firmensuche abgefragt wurde, und somit eine BvD-ID besitzt. |
| Firmenreport | Öffnet den Firmenreport, wenn der Kunde bereits einmal über die Firmensuche abgefragt wurde, und somit eine BvD-ID besitzt. |
Hintergrundinformationen
Beim Starten der Identitätskontrolle wird zusätzlich, sofern Sie über die entsprechende Compass-Realtime-Lizenz verfügen, automatisch die Liste der Compass Scheinunternehmen aktualisiert. Unter dem entsprechenden Reiter können Sie die Liste einsehen. Über die Combobox rechts oben kann zwischen "Alle Scheinunternehmen", "Scheinunternehmen mit Übereinstimmung" und "Nicht überprüfbare Scheinunternehmen" vorselektiert werden.
Beim Ausführen der Funktion "Kontrolle starten" wird die Liste der Scheinunternehmen mit den jeweiligen zu prüfenden Kunden/Lieferanten verglichen.
Weitere Informationen zu Compass lesen Sie unter Compass-/BvD-Firmensuche.
Umsatz
Hier sehen Sie auf einen Blick den Netto- bzw. Brutto-Umsatz eines Kunden/Lieferanten je Monat. Zusätzlich wird im unteren Bereich der Liste eine Jahressumme angezeigt.
Bankverbindungen
Hier finden Sie eine Übersicht über alle Bankverbindungen eines Kunden/Lieferanten.
