Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Navigatoren und Cockpits → Kunden-Cockpit

Mit dem Kunden-Cockpit haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen für das Tagesgeschäft benötigten Daten eines Kunden in einer kompakten Ansicht aufzurufen. Dieses Fenster verfügt über eine große Anzahl an optionalen Bereichen, um eine für Sie optimale Datendarstellung abzubilden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Nachfolgend finden Sie Links zu den jeweiligen Bereichsbeschreibungen:

Einstiegsfelder

Folgende Einstiegsfelder können verwendet werden:

Firma/Firmengruppe: Wählen Sie die Firma bzw. Firmengruppe, deren Personen Sie im Kundencockpit aufrufen möchten.
Kunde: Wählen Sie den Kunden, den Sie im Kundencockpit aufrufen möchten. Mit diesem Einstiegsfeld können nur Kunden ausgewählt werden.
Möchten Sie das Kundencockpit auch mit Interessenten verwenden, benutzen Sie stattdessen das Einstiegsfeld "Kunde/Interessent".
Kunde/Interessent: Wählen Sie den Kunden oder Interessenten, den Sie im Kundencockpit aufrufen möchten. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Bereiche in diesem Fenster Interessentendaten enthalten. Wenn Sie das Kundencockpit ausschließlich mit Kunden verwenden möchten, benutzen Sie stattdessen das Einstiegsfeld "Kunde".

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Stammdaten

In diesem Bereich können Sie sich die wichtigsten Stammdaten, die für Ihre tägliche Arbeit wichtig sind, einblenden lassen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Kommunikation
Anrufen	Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten der Person.
E-Mail senden	Öffnet das E-Mail-Programm und übergibt die E-Mail-Adresse der Person in eine neue E-Mail.
Standardbrief	Öffnet den Standardbrief und übergibt den Kunden in die Adressatenliste.
SMS senden	Öffnet den Dialog zum SMS-Versand.

Kontrolle
UID-Nummer prüfen	Starten Sie hier die Funktion UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. Bei der Stufe 2-Prüfung wird überprüft, ob die bei den Finanzbehörden aufliegenden Daten zu dieser UID-Nummer den Daten im Personenstamm entsprechen.
Geldwäsche-Richtlinie	Mit dieser Funktion können Sie Ihre Überprüfungen im Rahmen der Geldwäsche-Richtlinie überwachen und dokumentieren. Details lesen Sie unter Geldwäsche-Richtlinie.
HFU-Liste	Hier gelangen Sie in das Prüfprogramm HFU-Liste. Dieses zeigt Ihnen, ob der gewählte Kunde in der Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Gesamtliste) geführt wird.
Edikte	Starten Sie hier eine Insolvenzprüfung für den markierten Kunden. Das Programm startet im NTCS-Browser die Ediktsdatenbank des Justizministeriums und sucht dort nach der Firmenbuchnummer des Kunden.
Scheinunternehmen	Vergleicht die Liste der Scheinunternehmen des Bundesministeriums für Finanzen mit den eigenen Kunden- und Lieferantendaten. Details lesen Sie in der Themendokumentation im Kapitel Scheinfirmen bzw. in der Hilfe zum Fenster.
Offene Leistungen	Zeigt eine Liste der offenen Leistungen für den markierten Kunden an und ist nur sinnvoll, wenn Sie die NTCS LEA verwenden (siehe Offene Leistungen anzeigen).

Compass
Firmenorganigramm	Das Firmenorganigramm zeigt das geschäftliche Umfeld eines Unternehmens in Form von Eigentumsverhältnissen und Beteiligungen. Es werden komfortable Funktionen geboten, um die Firmen in die eigenen Stammdaten zu übernehmen bzw. um bezüglich der enthaltenen Unternehmen weitere Recherchen anzustellen.
Bilanzen	Die beim Firmenbuch hinterlegte Bilanz eines Unternehmens kann als PDF-Dokument geladen werden. Zu diesem Zweck wird eine Übersicht aller vorhandenen Bilanzen gelistet, die einzeln abgerufen werden können. Details lesen Sie in der Themendokumentation im Kapitel Bilanzen.
Firmenreport	Der PDF-Firmenreport enthält alle relevanten Daten eines Unternehmens in übersichtlicher Form. Es werden auch jene Daten gezeigt, die in NTCS nicht verwertet werden können. Details lesen Sie in der Themendokumentation im Kapitel Firmenreport.
Firmenbuchauszug	Fragen Sie hier einen kostenpflichtigen Firmenbuchauszug ab.
Grundbuchauszug	Hier gelangen Sie in den Online-Bereich für Compass-Grundbuchauszüge der HF Data GmbH.

Sonderfunktionen

Sonderfunktionen
Homepage	Öffnet den Internetbrowser mit der Homepage des Kunden.
Routenplaner	Öffnet den Routenplaner. Als Ausgangsposition (Startadresse) wählen Sie zwischen: Adresse der Firma, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist bzw. unter welcher er sein Dienstverhältnis hat. Adresse der Filiale, falls am Stamm des Mitarbeiters eine Filiale hinterlegt ist. Hauptadresse und alle weiteren Adressen des Mitarbeiters. Es wird jeweils jener Mitarbeiter herangezogen, der mit dem verwendeten Benutzer verknüpft ist. Als Ankunftsort (Zieladresse) wählen Sie zwischen: Hauptadresse und allen weiteren Adressen der betreffenden Person.
Checkliste	Zeigt alle der Person zugeordneten Checklisten. Weitere Informationen finden Sie unter Checkliste Übersicht.
Cloud	Hier haben Sie die Möglichkeit, Cloud-Service-Benutzerkonten mit Kunden zu verknüpfen. NTCS weiß so, über welche Cloud-Service-Zugänge Sie mit welchem Kunden kommunizieren bzw. Daten austauschen. NTCS ermöglicht Ihnen in der Folge einen komfortablen Einstieg in die betreffenden Portale, sowie praktische Dateimanagement-Funktionen in einem eigenen Cloud-Explorer. Weitere Informationen finden Sie auch in der Hilfe zum Fenster Clouds.

Weitere Stammdaten

Weitere Stammdaten
Adressen	Öffnet ein Fenster mit allen Adressen des Kunden.
Kontaktpersonen	Zeigt die Kontaktpersonen des Kunden an und ermöglicht die Eingabe bzw. Zuordnung weiterer Kontaktpersonen. Weitere Informationen siehe Kontaktpersonen.
Fremdschlüssel	Verwalten Sie Schlüssel/IDs, die die Person in Fremdprogrammen besitzt.
Kundenpasswörter	Mit Hilfe der Kundenpasswörter können Sie paketbezogene Passwörter für Kunden vergeben. Dadurch können PDF- bzw. Zipdateien eines Kunden je Programmpaket mit unterschiedlichen Passwörtern geschützt werden.
Übersicht Personengruppen	Öffnet ein Fenster mit allen für den gerade markierten Kunden definierten Personengruppen und ermöglicht dort die Zuordnung dieses Kunden für jede Personengruppe. Siehe auch die Funktion Verwaltung Gruppenordner.

Funktionen

Hintergrundinformationen

Hinweis

Sind die Felder E-Mail und Telefonnummer im Bereich "Stammdaten" befüllt, wird durch einen Doppelklick in die Felder das Outlook bzw. Telefonprotokoll geöffnet.

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Kontaktpersonen

Im Bereich "Kontaktpersonen" werden die Kontaktpersonen zur selektierten Person angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Kunden/Lieferanten
Neu	Öffnet den Dialog zur Neuanlage einer Kontaktperson. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn ein Bezug zu einer Zugehörigkeit hergestellt werden kann. In der Liste der Kontaktpersonen muss dafür das Einstiegsfeld befüllt sein. Bitte beachten Sie die Hinweise unter Anlage/Zuordnung von Kontaktpersonen.
Löschen	Löscht die jeweils selektierte Kontaktzuordnung. Bitte beachten Sie die Hinweise unter Ausscheiden und Löschen von Kontaktpersonen.
Kontakt zuordnen	Öffnet den Dialog zum Zuordnen von Kontakten. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn ein Bezug zu einer Zugehörigkeit hergestellt werden kann. In der Liste der Kontaktpersonen muss dafür das Einstiegsfeld befüllt sein.

Funktionen
Als Hauptzuordnung markieren	Markiert den aktuellen Datensatz als Hauptzuordnung. Damit wird DIESE Zuordnung der Kontaktperson zu seiner Hauptzuordnung und eine allfällige andere Hauptzuordnung wird entfernt. Die Spalte "HZ" erhält ein grünes Häkchen .

Ansicht
Aktive anzeigen	In der Liste der Personen werden nur aktive Personen angezeigt.
Inaktive anzeigen	In der Liste der Personen werden nur inaktive Personen angezeigt.
Alle anzeigen	In der Liste der Personen werden aktive und inaktive Personen angezeigt.

Drucken
Ausdruck Etiketten	Öffnet einen Dialog zum Ausdruck von Etiketten. Hier können für alle in der Liste enthaltenen Personen Etiketten gedruckt werden.

Extras
Anrufen	Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten der Kontaktperson.
E-Mail senden	Öffnet eine leere E-Mail mit der E-Mail-Adresse der Kontaktperson.
Adresslisten Standardbrief	Öffnet einen Dialog, in dem links alle Adresslisten angezeigt werden und rechts alle Adresslisten, in denen die Kontaktperson mit der markierten Zuordnung bereits enthalten ist. In der Folge kann dieser Kontakt weiteren Adresslisten hinzugefügt oder aus Adresslisten entfernt werden. Diese Funktionen sind abhängig von: Datenbesitzergruppen-Berechtigungen am Kunden, auf der Kontaktperson und auf der Adressatenliste Parametereinstellungen in den Allgemeinen CRM Parametern → Kunden → Adressatenliste Nähere Informationen siehe Standardbrief kurz und bündig.
VCard erstellen/mailen	Erstellt aus den Daten des markierten Kunden eine VCard (VCF-Datei). Es erscheint ein Dialog mit der Möglichkeit, diese VCard sofort per Mail an jemanden zu senden, an einem beliebigen Ort zu speichern oder mittels QR-Code an Ihr Smart-Phone zu übergeben.
Routenplaner	Öffnet den Routenplaner. Als Ausgangsposition (Startadresse) wählen Sie zwischen: Adresse der Firma, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist bzw. unter welcher er sein Dienstverhältnis hat. Adresse der Filiale, falls am Stamm des Mitarbeiters eine Filiale hinterlegt ist. Hauptadresse und allen weiteren Adressen des Mitarbeiters. Es wird jeweils jener Mitarbeiter herangezogen, der mit dem verwendeten Benutzer verknüpft ist. Als Ankunftsort (Zieladresse) wählen Sie zwischen: Hauptadresse und allen weiteren Adressen der betreffenden Person.
Anonymisieren	Mit dieser Funktion starten Sie die Anonymisierung/Löschung der markierten Person entsprechend den Einstellungen in den Personalien DSGVO. Detaillierte Informationen zur Einzelanonymisierung und den Funktionen im Rahmen der DSGVO finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.
Neue E-Mail Archivierungsregel	Öffnet das Fenster zum Hinzufügen einer neuen Regel für die automatische kundenspezifische Archivierung von E-Mails. Nähere Informationen siehe Outlook Automatische E-Mail-Archivierung.
WWS-Adressen verbergen/anzeigen	Mit dieser Funktion können Kontaktzuordnungen mit den WWS Personenkennzeichen 102, 103, 104, 105, 109 ein- bzw. ausgeblendet werden.
An WIADOK übertragen	Mit dieser Funktion können Sie Personenstammdaten an den WIADOK-Publisher übertragen. Details und Voraussetzungen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation zu WIADOK. Diese Funktion ist ausschließlich für das Kanzleimanagement in Deutschland vorgesehen.

Feldauswahl Kontaktperson: Standardfelder

Feldauswahl Kontaktperson: Alle Felder

Weitere Informationen zu Kontaktpersonen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktpersonen.

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Kontaktjournal

In diesem Bereich werden die Kontaktjournaleinträge zum ausgewählten Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Dokument ansehen

Sie können ein zugeordnetes Dokument (verdeutlicht durch das Dokumentensymbol in der Spalte "Dok") zum Ansehen öffnen. Wenn Sie einem Kontaktjournaleintrag nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet, haben Sie aber einem Kontaktjournaleintrag mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokumentenzuordnung, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument geöffnet werden soll.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Einstellungen) können Sie festlegen, mit welchem Programm bestimmte Dateien geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

Legen Sie hier das ausführende Programm fest, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen. Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben ("Automatik"), versucht das BMD Archiv die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon den BMD Editor oder Winword zu öffnen. Kann das Programm nicht ermittelt werden, gilt die Parametereinstellung. Die beiden letzten Parameter ("Immer Winword" und "Immer BMD-Editor") ignorieren diese Prüfung.

Öffnen TIF-Dokumente mit BMD Scan

Entscheiden Sie hier, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Funktionen

Aufgabe aus Datensatz erzeugen

Ermöglicht Ihnen, aus einem bestehenden Eintrag im Kontaktjournal eine neue Aufgabe zu erzeugen. Dabei werden bestimmte Daten wie Kunde, Betreff, Langtext ... als Vorschlagswerte in die Neuanlagemaske übergeben.

Posteingang erstellen

Sie haben auch direkt im Kontaktjournal die Möglichkeit, ein neues Poststück im Posteingang anzulegen.

Postausgang erstellen

Sie haben auch direkt im Kontaktjournal die Möglichkeit, ein neues Poststück im Postausgang anzulegen.

Dokument erstellen

Ermöglicht Ihnen die Neuanlage eines Dokuments im DMS.

Telefonprotokoll starten

Ermöglicht Ihnen die Neuanlage eines Telefonats im Telefonprotokoll.

Termin erstellen

Ermöglicht Ihnen die Neuanlage eines Termins.

Frist erstellen

Ermöglicht Ihnen die manuelle Anlage einer neuen Frist.

Aufgabe erstellen

Ermöglicht Ihnen die Anlage einer neuen Aufgabe.

Kontaktjournaleintrag erstellen

Mithilfe der Funktion "Kontaktjournaleintrag erstellen" können Sie einen Eintrag zu einem Kunden erfassen, der weder ein Termin, eine Aufgabe, eine Frist oder ein Telefonat ist. Die Möglichkeit, einen solchen Kontakt anzulegen, besteht nur im Kontaktjournal. Ein über diese Funktion erstellter Kontakt kann auch nur im Kontaktjournal angesehen werden.

Checklisten

Checkliste öffnen	Öffnet die aus den Checklistvorlagen zugeordnete Checkliste. Sind dem Datensatz mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich zuerst die Übersicht.
Checklistenfortschritt	Zeigt den Fortschritt (Anteil der erledigten Tätigkeiten) der zugeordneten Checkliste. Sind dem Datensatz mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich die Übersicht, in welcher der Fortschritt sichtbar ist.
Checkliste entfernen	Löscht sämtliche dem Datensatz zugeordneten Checklisten. Sollten Sie nur einzelne Checklisten entfernen wollen, machen Sie das über den Punkt "Checkliste Übersicht".
Checkliste Übersicht	Zeigt alle dem Datensatz zugeordneten Checklisten.

Ansicht
Kontaktjournalfilter	Öffnet ein Fenster, in dem Sie durch Markieren des jeweiligen Kästchens auswählen können, welche Daten angezeigt werden sollen (Telefonate, Termine etc.). Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktjournalfilter.

Ausdruck

Ausdruck Kontaktjournal

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, einen Ausdruck der Kontaktjournaleinträge mit Details zu generieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Kontaktjournal.

Ausdruck Kundenkonzern

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, einen Ausdruck der Kontaktjournaleinträge für einen Kundenkonzern zu generieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Kundenkonzern.

Auswertungen

Mit dieser Funktion können Sie erstellte Auswertungen direkt aus dem Kontaktjournal drucken. Es öffnet sich das Fenster mit der Übersicht aller Smart-Interfaces für das Kontaktjournal. Hier können Sie dann auswählen, welche Auswertung Sie drucken möchten. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Hinweis

Wenn hier noch keine Auswertungen zum Kontaktjournal verfügbar sind, müssen Sie diese zuerst im Fenster "Auswertungsdesigner" (Auswertungen → Auswertungen → Auswertungsübersicht) erstellen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Auswertungsdesigner.

Extras

Kontaktstatistik

Mit dieser Funktion können Sie das Fenster Kontaktstatistik öffnen.

Kontaktstatistik-Vergleich

Mit dieser Funktion können Sie das Fenster Kontaktstatistik-Vergleich öffnen.

Kontaktkontrolle

Mit dieser Funktion können Sie das Fenster Kontaktkontrolle öffnen.

Kontaktjournal aktualisieren

Mit dieser Funktion können Sie eine manuelle (ev. nachträgliche) Übernahme von Einträgen aus anderen Bereichen ins Kontaktjournal vornehmen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktjournal aktualisieren.

Achtung!

Bei einer manuellen Übernahme ins Kontaktjournal können auch Einträge übernommen werden, deren Übernahmen Sie mittels Parametereinstellungen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Angezeigte Daten) deaktiviert haben.

Standardfeldauswahl Kontaktjournal

Standardfeldauswahl Kontaktjournal

Weitere Informationen zum Kontaktjournal finden Sie unter Kontaktjournal.

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Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis

Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis

Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

Dokument ansehen

Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument bearbeiten

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden

Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis

Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Dokument versenden

Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.

Per E-Mail versenden

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.

Mit Begleitbrief versenden

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis

Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.

Mit ID Austria signieren (nur PDF)

Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.

An CZ-Databox

Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

Post
Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.

Dokumente in Bearbeitung

Arbeitskopie archivieren

Diese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.

Arbeitskopie verwerfen

Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis

Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn

der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.
der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.
im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

Liste aller Dokumente in Bearbeitung

Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis

Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.

Erstelle

Neue Aufgabe

Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Termin

Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neue Frist

Öffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Workflow

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten.

Hinweis

Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.

Verschieben/Verteilen/

Verweise

Verschieben zu Person

Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis DMS-Workflow

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Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.

Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.

Verschieben in Archiv

Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Bearbeiten bei Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.

Verschieben auf Pfad

Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.

Verteilen an Personen

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Verteilen in Archiv

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Dokumentenverweise

Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis

Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Verknüpfung erstellen

Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis

Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.

Dokument für Verknüpfung suchen

Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.

Favoriten


Zu Favoriten hinzufügen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen.
Aus Favoriten entfernen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert.

Dokumentenversionen

Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Neue Version aus Datei

Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.

Kopieren/Einfügen

In Zwischenablage einfügen

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.

Externer Link

In Zwischenablage kopieren

Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.

Als E-Mail senden

Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis

Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Externer Link als E-Mail

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.

Als Download-Link

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.

Quelldaten öffnen

Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis

Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

Zu Dokument in DMS

Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.

Signatur/Unterschrift (nur PDF)

Mit ID Austria signieren

Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis

Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.

Signaturpad

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis

Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.

Unterschriften

Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

Archivieren

Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis

Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.

Funktionen

Standardfeldauswahl Dokumente

Standardfeldauswahl Dokumente

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Kontoblatt

In diesem Bereich wird das Kontoblatt des Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Bildschirmansichten
Journal	Öffnet das Journal in einem eigenen Fenster.
TR/SR-Übersicht	Öffnet die TR/SR-Übersicht in einem eigenen Fenster.
Gegenverr-Konto anzeigen	Öffnet das Gegenverrechnungs-Konto in einem eigenen Fenster.
Bonitätsanalyse	Öffnet die Bonitätsanalyse in einem eigenen Fenster.
Firmengruppen-Kontoblatt	Öffnet das Firmengruppen-Kontoblatt in einem eigenen Fenster.

Bilanz/ANBU
Erzeuge Vorerfassung Anlagegut	Öffnet die Anlagenvorerfassung der ausgewählten Anlagenbuchung.
Vorerfassung Anlagegüter (Übersicht)	Öffnet die Übersicht aller vorerfassten Anlagen.
Erfassen ANBU-Lebenslauf	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn eine Anlagenbuchhaltung hinterlegt ist. Im ANBU-Lebenslauf können alle Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufwendungen, die zu einem Anlagegut anfallen, erfasst werden. Näheres entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Anlagenbuchhaltung.
ANBU-Lebenslauf (Übersicht)	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn eine Anlagenbuchhaltung hinterlegt ist. Verzweigt in die Anlagenübersicht in der Anlagenbuchhaltung.
Anlagenexplorer	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn eine Anlagenbuchhaltung hinterlegt ist. Verzweigt in den Anlagenexplorer in der Anlagenbuchhaltung.
Mehr-/Weniger-Rechnung (Übersicht)	Öffnet die Mehr-/Weniger-Rechnung in einem eigenen Fenster.
Kontoaufgliederung	Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Thema Kontenaufgliederung bearbeiten.

Alle/offene Posten

Schaltet zwischen allen Buchungen und offenen Posten um.

Kosterfassung

Öffnet die Erfassung der KORE-Daten auf Sachkonten.

Umschalten Währung

Mit dieser Funktion kann auf einem Fremdwährungskonto zwischen Grundwährung und Fremdwährung umgeschaltet werden.

FW-Salden

Wird ein Konto in verschiedenen Währungen bebucht, können mit dieser Funktion die Salden je Währung angezeigt werden.

Jahresvergleich

Stellt die Salden und Umsätze des Kontos im Vergleich mit dem Vorjahr dar. Im unteren Bereich wird es zusätzlich in Diagrammform dargestellt. Die Erklärung der Balken kann über die "Legende" eingeblendet werden.
Im Fenstermenü kann über Ansicht → Diagramm das Diagramm aus- bzw. eingeblendet werden.

Über die Combobox kann die Ansicht auf Saldo, Umsatz und Nettoumsatz umgestellt werden.

Steuersummen

Stellt die gebuchten Steuerbeträge pro Steuercode und Prozentsatz dar.

Für die Verprobung der E/A-Rechner-Automatik können die Spalten "Berechnete Steuer" und "Bemessung", in denen nur die offenen Posten summiert werden, eingeblendet werden.

Man. Auszifferung

Öffnet die Man. Auszifferung.

Quelldaten ansehen

Verzweigt auf die Quelldaten der Buchung.

Beispiel: Bei Rechnungen aus der ER-Kontrolle verzweigt diese Funktion in die ER-Kontrolle und öffnet die ER-Erfassung und das dazugehörige Dokument.

(Diese Funktion ist nur aktiv, wenn auch tatsächlich Quelldaten vorhanden sind!)

Buchung abgrenzen

Mit dieser Funktion kann eine Buchung auch nachträglich noch abgegrenzt werden. Nähere Informationen finden Sie unter Rechnungsabgrenzung.

Bei Rechnungen, die aus der ER-Kontrolle vorläufig verbucht wurden, ist diese Funktion inaktiv.

Ratenvereinbarung

Öffnet das Fenster Ratenvereinbarung, um einen offenen Posten auf mehrere Raten aufzuteilen.

Bei Sachkonten, EB-Buchungen und Buchungen, die aus BMD 5.5 übernommen worden sind, kann keine Ratenaufteilung erfolgen.

Ratenbuchungen können auch bei Zahlungsbuchungen durchgeführt werden. Wird nur in seltenen Fällen verwendet!

Beispiel: "Freie Versicherungsvertreter" - diese werden als Lieferant angelegt. Der Lieferant bekommt eine Vorauszahlung der Provision. Bei der eigentlichen Provisionsabrechnung soll aber nur eine "Rate" der Vorauszahlung abgezogen werden, damit er bei der Provisionsabrechnung mehr ausbezahlt bekommt.

Garantieanlage bei Haftrücklässen

Mit dieser Funktion wird eine Garantie mit der hinterlegten Garantieart (lt. Parameter im Buchen) in den Garantien angelegt.

Zahlungsinformation der Buchung

Mit dieser Funktion kann die Zahlungsinformation der Buchung aufgerufen werden. Diese wird auf der Buchung und Gegenbuchung verspeichert.

Die Zahlungsinformation wird aus der Bankauszugsverbuchung übergeben.

Alle Zahlungsinformationen des Kontos

Mit dieser Funktion können alle Zahlungsinformationen des Kontos aufgerufen werden.

Die Zahlungsinformation wird aus der Bankauszugsverbuchung übergeben.

Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse)

Nähere Informationen dazu finden Sie unter FIBU Kassenanbindung.

Konto - Diagramm

Stellt die Salden und Umsätze des Kontos des aktuellen Jahres und des Vorjahres in Diagrammform dar. Die Erklärung der Balken kann über die "Legende" eingeblendet werden.

Bei Bestandskonten wird der Umsatz kumuliert (z. B. Monat März beinhaltet Jänner, Februar und März), bei Erfolgskonten und Personenkonten wird er monatlich dargestellt.

Über die Combobox kann die Ansicht auf Saldo, Umsatz und Nettoumsatz umgestellt werden.

Wareneingangsbuch

Mit dieser Funktion kann das Wareneingangsbuch nachträglich auf einer Position erfasst werden. Bei Sachkonten kann die Erfassung nur aufgerufen werden, wenn am Kontenstamm das WEB-Kennzeichen gesetzt worden ist.

Kontenstamm

Verzweigt in den Kontenstamm des ausgewählten Kontos.

Aufgabe erstellen

Öffnet das Fenster Aufgaben um eine neue Aufgabe anzulegen.

DMS


Dokument ansehen	Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet.
Dokument bearbeiten	Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet.
Dokumente in Vorschau anzeigen	Das zugeordnete Dokument wird in einem Vorschaufenster angezeigt.
Dokumente zuordnen	Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.
Zu Dokument in DMS	Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet.
Dokument versenden	Ermöglicht das Versenden des Dokuments.
Neues Dokument	Ermöglicht das hinzufügen eines Dokuments aus den Dateisystem, BMD Scan oder der Zwischenablage.

Funktionen

Drucken
Ausdruck Kontoblatt	Ausdruck Kontoblatt des markierten Kontos. Wird auf der Bildschirmansicht ein Filter erfasst, so erscheint beim Ausdruck des Kontoblattes zusätzlich folgendes Feld: Wird dieses Feld aktiviert, dann wird der ausgewählte Filter ebenfalls für den Ausdruck übernommen. Beim Ausdruck des Kontoblattes aus der Bildschirmansicht werden die Periodeneinschränkungen aus der Bildschirmansicht übernommen.
Ausdruck OP-Liste	Ausdruck OP-Liste
OP-Benachrichtigung	Bei Buchung einer Zahlung auf Personenkonten mit Rest-OP kann im Nachhinein eine OP-Benachrichtigung ausgedruckt werden. Wenn der Parameter Ausdruck OP-Benachrichtigung auf "Ja" gesetzt ist, wird automatisch bei einer Buchung mit Rest-OP eine OP-Benachrichtigung gedruckt. Gibt es für den Ausdruck der OP-Benachrichtigung mehrere Ausdrucksmodelle, wird beim Druck ein Fenster zur Auswahl des gewünschten Modells geöffnet. Dieses Fenster wird nur dann angezeigt, wenn in der Firma mehrere Ausdrucksmodelle für die OP-Benachrichtigung vorhanden sind. Wird kein Ausdrucksmodell ausgewählt, wird der Standardausdruck übernommen. Sollen die OP-Benachrichtigungen per Mail an den Empfänger verschickt werden, muss ein firmbenbezogenes Formular angelegt und der Mailversand in den dazugehörigen Druckeinstellungen eingestellt werden. Die Einstellungen können unter Stammdaten → Ausdruck → Ausdrucksmodelle vorgenommen werden.
Ausdruck Buchungsbeleg	Bei Eröffnungsbilanzbuchungen kann kein Buchungsbeleg gedruckt werden, somit ist diese Funktion inaktiv!
Ausdruck Etiketten	Bei diesem Ausdruck handelt es sich um eine Individualprogrammierung! Wenn in einer Buchung ein Barcode erfasst wird, dann kann dieser Barcode als Etikett ausgedruckt werden. Wird der Parameter Ausdruck Etiketten auf "Ja" gestellt, dann wird der Ausdruck der Etiketten automatisch gestartet, sobald mit dem hinterlegten Buchungssymbol eine Buchung mit Barcode gebucht wird. Für den Ausdruck der Etiketten steht in den Ausdrucksmodellen eine eigene Ablaufart "Fibu-Etikett" zur Verfügung.
Saldenbestätigung	Bei Personenkonten kann direkt aus dem Kontoblatt die Saldenbestätigung gedruckt werden.

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Aufträge

Der Bereich Aufträge bietet eine Auflistung aller bereits erfassten Aufträge zum gewählten Kunden. Das Fenster Aufträge teilt sich in drei Bereiche. Mithilfe der Einstiegsfelder können die Daten nach Belieben gefiltert werden. Im mittleren Bereich werden die Auftragsköpfe gelistet. Die Auftragspositionen werden im unteren Bereich, zum jeweils markierten Auftragskopf, angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Aufträge
Duplizieren	Mit dieser Funktion können Sie den aktuell selektierten Datensatz duplizieren.
Auftragsbestätigung	Ausdruck einer Auftragsbestätigung vom aktuell markierten Datensatz
Interner Auftragsschein	Ausdruck eines Internen Auftragsscheins vom aktuell markierten Datensatz
Kommissionierungsliste	Ausdruck der Kommissionierungsliste
Lieferschein	Ausdruck eines Lieferscheins vom aktuell markierten Datensatz
Rechnung	Ausdruck einer Rechnung vom aktuell markierten Datensatz
Ausdrucke	Zentraler Aufruf für Ausdrucke in den Aufträgen

Weitere Informationen finden Sie unter Aufträge.

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Angebote

In Bereich Angebote sind alle zum Kunden erfassten Angebote aufgelistet. Hier erfolgt unter anderem die Neuanlage und die Änderung eines Angebots. Das Fenster Angebote teilt sich wie das Fenster Aufträge in drei Bereiche. Mithilfe der Einstiegsfelder können die Daten nach Belieben gefiltert werden. Im mittleren Bereich werden die Angebotsköpfe gelistet, die je nach Feldauswahl den Kunden, die Angebotssummen, den Angebotsstatus etc. anzeigen. Die Angebotspositionen werden im unteren Bereich, zum jeweils markierten Angebotskopf, angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Angebote
Duplizieren	Mit dieser Funktion können Sie den aktuell selektierten Datensatz duplizieren.
Drucken	Startet einen Ausdruck zum selektierten Angebot.
Als Auftrag übernehmen	Das Angebot wird angenommen und es wird daraus ein Auftrag angelegt.

Funktionen
Kopieren	Mit dieser Funktion kann ein Datensatz kopiert werden.
Einfügen	Der in die Zwischenablage kopierte Datensatz kann eingefügt werden.
Neue Version erstellen	Soll zu einem Angebot eine neue Version erstellt werden, kann die Funktion "Neue Version erstellen" ausgeführt werden. Das Originalangebot kann fertiggemeldet und ein Fertigmeldungsgrund eingegeben werden.
Erfassungskennzeichen ändern	Wird mit mehreren Angebots-Erfassungskennzeichen gearbeitet, kann im Bedarfsfall das Erfassungskennzeichen geändert werden.
Erfassung abschließen	Die Erfassung des Angebots kann mit dieser Funktion manuell abgeschlossen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Angebote.
Erfassungsabschluss aufheben	Der Erfassungsabschluss für das Angebot kann aufgehoben werden.
Freigeben	Wird mit der Angebotsfreigabe gearbeitet (Definition am Erfassungskennzeichen), kann über diese Funktion das Angebot freigegeben werden. Erst nach der Freigabe des Angebots kann der Druck gestartet werden.
Freigabe aufheben	Ist ein Angebot bereits freigegeben worden, kann die Freigabe mit dieser Funktion wieder aufgehoben werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Angebote.
Druckkennzeichen zurücksetzen	Ist ein Angebot (als Originalausdruck) gedruckt worden, wird das Druckkennzeichen automatisch gesetzt. Um das Angebot nun wieder bearbeiten zu können, muss dieses Kennzeichen zurückgesetzt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Angebote.
Drucksperre zurücksetzen	Ist die Drucksperre durch einen Abbruch beim Drucken gesetzt worden, kann sie mit dieser Funktion aufgehoben werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Angebote.
Fertigmelden	Mit dieser Funktion kann ein Angebot manuell fertiggemeldet werden. Dies ist speziell dann notwendig, wenn ein Kunde das Angebot ablehnt und dieses somit nicht mehr benötigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Angebote.
Fertigmeldung aufheben	Ist ein Angebot versehentlich manuell fertiggemeldet worden, kann die Fertigmeldung mit dieser Funktion wieder aufgehoben werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Angebote.
Anfragen erstellen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, aus dem Angebot einen Beschaffungsvorschlag bzw. eine Anfrage zu erstellen.
Anfragepositionen ansehen	Mit dieser Funktion öffnet sich das Fenster der Anfragepositionen zum Angebot. Hier werden jene Anfragepositionen, die zum ausgewählten Angebot erfasst worden sind, angezeigt.
Als Auftrag übernehmen	Das Angebot wird angenommen und es wird daraus ein Auftrag angelegt.
VK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen	Die im Angebot hinterlegten Preise und/oder Rabatte können in die Preistabelle gespeichert und übernommen sowie dem Kunden etc. zugeordnet werden.
Neu ermitteln	Neuermittlung von Provisionen, Konten, Verkaufspreisen, Rabatten, Einstandspreisen, Abgaben, Kostendaten und Auftragsmengen und -werten für das gewählte Angebot. Es kann auch für mehrere Angebote eine Neuermittlung durchgeführt werden.
Aufgabe anlegen	Wird mit WWS Aufgabenaktionen gearbeitet, können Sie über diese Funktion eine neue Aufgabe zum ausgewählten Angebot anlegen. Siehe auch: WWS Aufgabenaktion
Chat	Mit dieser Funktion kann ein Chat mit einem NTCS Benutzer begonnen werden.
Checklisten	Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung: Checkliste öffnen Checklistenfortschritt Checkliste entfernen Checklistenübersicht
DMS	Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung: Dokument ansehen Dokument bearbeiten Dokument in Vorschau anzeigen Dokumente zuordnen Zu Dokument in DMS Dokument versenden Neues Dokument aus Dateisystem oder BMD Scan

Drucken

Startet den Ausdruck zum selektierten Angebot.

Sammelangebot

Ausdruck eines Sammelangebots selektiert nach Kunden, Projekt und/oder Erfassungsnummern

Archivieren

Archivieren Sie Angebote im DMS.

Auswertungen

Angebotsauswertung	Aufruf der Angebotsauswertung
Angebotsliste	Ausdruck einer Angebotsliste nach bestimmten Kriterien

Reports für Angebote

Hier erstellen Sie Reports für Angebote oder passen diese an.

Ausdruck

Extras
Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten	Die eingeschränkte Feldauswahl ermöglicht es, Felder beispielsweise auf einem abgeschlossenen Angebot zu ändern. Siehe Angebote - Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten.
WWS-Aufgabenaktionen verwalten	Öffnet die Verwaltung der WWS Aufgabenaktionen.
Reihenfolge Filialfindung	Reihenfolge Filialfindung

Weitere Informationen finden Sie unter Angebote.

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Rechnungen

In diesem Bereich sehen Sie die Rechnungen des Kunden sowie Details zur markierten Rechnung.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Verspeichern markierte Rechnung(en)

Aufruf zur Verspeicherung der markiereten Rechnung(en). Wenn die Steuerungstaste gedrückt ist, können mehrere Rechnungen markiert werden und diese einfach mit einem Mausklick hier verspeichert werden.

Verspeichern Rechnungen lt. Eingabe

Mit dieser Funktion öffnet sich ein Folgefenster in dem die Rechnungen (z. B. 1-10) ausgewählt und verspeichert werden können.

Verbuchen der Rechnungen

Verbucht die Rechnungen in die FIBU.

Erstellen Gutschrift für Rechnung

Erstellt eine Gutschrift für die Rechnung.

DMS

Dokument ansehen	Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet.
Dokument bearbeiten	Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet.
Dokumente in Vorschau anzeigen	Das zugeordnete Dokument wird in einem Vorschaufenster angezeigt.
Dokumente zuordnen	Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.
Zu Dokument in DMS	Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet.
Dokument versenden	Ermöglicht das Versenden des Dokuments.
Neues Dokument	Ermöglicht das hinzufügen eines Dokuments aus den Dateisystem, BMD Scan oder der Zwischenablage.

Funktionen

Drucken
Rechnungsauswertung	Öffnet die WWS-Rechnungsauswertungen.

Extras
Textdatei exportieren - Rechnungen	Öffnet das Fenster Standardexport zum Exportieren der Rechnungen.

Rechnungspositionen/Lieferscheinpositionen:

Extras
Textdatei exportieren - Rechnungspositionen	Öffnet das Fenster Standardexport zum Exportieren der Rechnungen.

Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen.

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Zugeordnete Institutionen

In diesem Bereich werden die dem Kunden zugeordneten Institutionen (Finanzämter, Banken, Gerichte ...) aufgelistet.

In der Combobox rechts oben kann zwischen den einzelnen Institutionen oder allen Institutionen umgeschaltet werden.

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Adressen

In diesem Bereich werden alle Adressen zum ausgewählten Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Ansicht
Nur aktive Daten anzeigen	Zeigt nur aktive Adressen an.
Nur inaktive Daten anzeigen	Zeigt nur inaktive Adressen an.
Alle Daten anzeigen	Zeigt alle Adressen des Kunden an.

Informationen zu Adressen finden Sie auch unter Weitere Adressen.

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Projekte

In diesem Bereich werden die Projekte zum ausgewählten Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Ausdruck
Auswertungsübersicht	Öffnet die Auswertungsübersicht.

Projektfavoriten

Öffnet das Zuordnungsfenster, um Projekte den Projektfavoriten zuzuordnen.

Zu Favoriten hinzufügen

Kennzeichnet das markierte Projekt als Favorit. In der Liste der Projektfavoriten ist dieses Projekt dann sichtbar als Favorit zugeordnet

Pauschalen

Öffnet das Fenster der Projektpauschalen.

Alle Projekte laden

Steuert, welche Projekte im Fenster "Projekt suchen" angezeigt werden. Sie können damit zwischen allen Projekten bzw. Projekten des aktuell gewählten Kunden/Lieferanten umschalten.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → 3. Projekte → 1. Allgemein → Anzeige alle Projekte.

Anzeige alle Projekte

Steuert, welche Projekte bei Projekteingaben im Fenster "Projekt suchen" akzeptiert werden.

0 - Aktueller Kunde/Lieferant: Es werden nur die Projekte des aktuell gewählten Kunden/Lieferanten zur Auswahl angeboten. Das Laden aller Projekte wird nicht zugelassen.

1 - Aktueller Kunde/Lieferant mit Umschaltmöglichkeit: Es werden nur die Projekte des aktuell gewählten Kunden/Lieferanten zur Auswahl angeboten.

Im Fenstermenü unter Funktionen → "Alle Projekte laden" (Strg + Q) können Sie wahlweise auch aus allen Projekten wählen.

2 - Alle Projekte mit Umschaltmöglichkeit: Es werden alle Projekte zur Auswahl angeboten, unabhängig davon, welcher Kunde/Lieferant gewählt wurde.

Im Fenstermenü unter Funktionen → "Alle Projekte laden" (Strg + Q) können Sie die Auswahl auf den aktuell gewählten Kunden/Lieferanten einschränken.

Hinweis: dieser Parameter hat keine Auswirkungen auf die Projekt-Schnellsuche. Hier werden immer die Projekte des gewählten Kunden/Lieferanten angezeigt.

Extras

Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Projektliste.

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Bankverbindungen

In diesem Bereich werden die Bankverbindungen zum ausgewählten Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Standardbrief

Diese Funktion steht nur bei Bankverbindungen von Kunden, Lieferanten, Interessenten, möglichen Lieferanten und Diversen Personen zur Verfügung! Damit wird der Standardbrief direkt aus der Liste der Bankverbindungen gestartet. Die markierte Bankverbindung wird dabei automatisch in das Feld "Bankverbindung" der Adressatenliste übergeben. Eine dort eingetragene Bankverbindung wird im Standardbrief bei den Feldern des Ordners "Bank", sowie bei den Bankfeldern der Person, anstatt der Hauptbankverbindung verwendet.

Hauptbankverbindung umstellen

Hier können Sie eine andere Bankverbindung zur Hauptbankverbindung machen.

Wenn die Funktion inaktiv ist, können folgende Ursachen vorliegen:

Sie haben eine Bankverbindung selektiert, die bereits die Hauptbankverbindung ist.
Sie haben nicht die erforderlichen Berechtigungen z. B. zum Bearbeiten der Person/Institution/Firma, Firmenberechtigungen, Datenbesitzergruppen.

Hinweis

Am Firmenstamm können Bankverbindungen nur dann umgestellt werden, wenn es sich nicht um eine Mandantenfirma handelt. Wenn Sie die Hauptbankverbindung auf einer Mandantenfirma wechseln möchten, verwenden Sie bitte die entsprechende Funktion im Kundenstamm. Durch das Update von Person auf Firma wird die geänderte Bankverbindung automatisch auf den Stamm der zugehörigen Mandantenfirma upgedatet.

Funktionen

Ansicht
Nur aktive Daten anzeigen	Zeigt alle aktiven Bankverbindungen der Person an.
Nur inaktive Daten anzeigen	Zeigt alle inaktiven Bankverbindungen der Person an.
Alle Daten anzeigen	Zeigt alle aktiven und inaktiven Bankverbindungen der Person an.

Informationen zum Thema finden Sie auch unter Bankverbindungen.

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Aufgaben

In diesem Bereich werden die Aufgaben zum ausgewählten Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen. Diese ist somit nicht mehr unter den offenen Aufgaben sichtbar.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe zu erledigen. Aufgaben können nur von folgenden Personen erledigt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Liegt die Aufgabe aber bei einem Mitarbeiter, der als fiktiv gekennzeichnet ist, besteht für Aufgaben aus CRM Workflows eine Ausnahme, wodurch diese durch alle Benutzer ausgeführt bzw. erledigt werden können. Bei anderen Aufgaben existiert diese Ausnahme NICHT! Möchten Sie dennoch Aufgaben eines anderen Mitarbeiters ausführen/erledigen, bestehen zwei Möglichkeiten:

Alle Aufgaben dürfen durch Stellvertreter ausgeführt werden. Hinterlegen Sie daher den gewünschten Mitarbeiter im Feld "Stellvertreter".
Delegieren Sie die Aufgabe an jenen Mitarbeiter, der die Aufgabe ausführen/erledigen soll.

Wenn der Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm nicht mit einer User-ID verknüpft ist, dann kann dieser nur Aufgaben erledigen oder ausführen, die er sich selbst angelegt hat. Von anderen Mitarbeitern angelegte Aufgaben können somit nicht erledigt oder ausgeführt werden. Beide Funktionen sind ausgegraut.

Beim Erledigen von verteilten Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, zu steuern, ob nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Wie sich NTCS beim Erledigen von verteilten Aufgaben verhalten soll, können Sie im Parameter "Verteilte Aufgaben miterledigen" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein einstellen.

Verteilte Aufgaben miterledigen

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob beim Erledigen von verteilten Aufgaben, nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Dazu stehen Ihnen die folgenden drei Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Abfragefenster: Sollten Sie eine verteilte Aufgabe erledigen, erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie entscheiden können, ob die verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen.
Nicht erledigen: Es wird nur die eigene Aufgabe erledigt, alle verteilten Aufgaben bleiben unberührt.
Erledigen: Alle verteilten Aufgaben werden automatisch miterledigt.

Hinweise

Bereits erledigte Aufgaben können bei Bedarf auch wieder als "offen" gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur eine bereits erledigte Aufgabe Bearbeiten (F6), und im Feld "Status" die Ausprägung "Offen" auswählen. Nach dem Speichern wird diese Aufgabe wieder unter den offenen Aufgaben angezeigt.

Unter bestimmten Voraussetzungen erscheint beim Erledigen der Aufgabe ein eigenes Fenster, in dem Ihnen diverse Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung stehen. Dieses Fenster erscheint zum Beispiel, wenn Sie bei einer Workflowaufgabe diese Funktion ausführen. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Aufgabe als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Achtung!

Wird bei einer bereits erledigten Aufgabe, die aufgrund einer nicht erfolgten Aktualisierung noch unter den offenen angezeigt wird, auf "Erledigen" geklickt, erscheint eine Hinweismeldung, dass der "Datensatz in der Zwischenzeit von einem anderen Benutzer gelöscht oder verschoben wurde". Nach Bestätigung dieser Meldung wird die Aufgabenliste automatisch aktualisiert und bereits erledigte Aufgaben scheinen nicht mehr unter den offenen Aufgaben auf.

Zum Beispiel tritt dieser Fall ein, wenn eine Aufgabe auf 2 Mitarbeiter verteilt ist und nur von einem Mitarbeiter erledigt werden muss, damit die Verteilung dann automatisch miterledigt wird. Unter Umständen hat der zweite Mitarbeiter die Aufgabenliste längere Zeit nicht aktualisiert und der Parameter zur automatischen Aktualisierung ist deaktiviert, sodass bei einer bereits erledigten Aufgabe nochmals auf "erledigt" geklickt werden kann.

Hinweis ER-Kontrolle

Aufgaben aus der ER-Kontrolle können jetzt auch gleich auf "erledigt" gesetzt werden, wenn aus Sicht der ER-Kontrolle keine Benutzereingaben erforderlich sind. Beim Erledigen werden weder die Eingangsrechnung noch der Dialog für die Freigabe der ER geöffnet.
Diese Funktionalität ist nicht standardmäßig aktiv, Sie können diese mit dem ER-Kontrolle-Parameter Aufgabe "Erledigt" verwenden in den FIBU Parametern → ER-Kontrolle → Organizer aktivieren.

Aufgabe "Erledigen" verwenden

Erlaubt im Programm Aufgaben die Funktion "erledigt" auszuführen. Mittels dieser Funktion kann eine Aufgabe aus der ER-Kontrolle sofort auf "erledigt" gestellt werden, ohne dass sich dabei die Eingangsrechnung oder der Freigabedialog öffnet.

0 - Nein (Funktion ist inaktiv)

1 - Ja

Die NTCS muss nach dem Ändern dieses Parameters neu gestartet werden.

Wenn Sie Aufgaben erledigen, die aus der ER-Kontrolle bzw. einem ER-Workflow entstanden sind, erhalten die zur Aufgabe verteilten Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Aufgabe als "erledigt" gekennzeichnet worden ist.

Ausführen

Haben Sie die Aufgabe aus dem Telefonprotokoll, aus der Post, aus den Terminen (Termingenehmigung) oder aus anderen Programmteilen (z. B. Workflow) erzeugt, können Sie mit dieser Funktion schnell auf den dahinterliegenden Programmteil zugreifen. Zum Beispiel wird beim Ausführen einer Rückrufaufgabe sofort das Telefonprotokoll gestartet.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe auszuführen. Aufgaben können grundsätzlich nur von folgenden Personen ausgeführt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Ausnahme dieser Regelung ist, dass Aufgaben eines fiktiven Mitarbeiters von allen Benutzern ausgeführt werden können. Ein fiktiver Mitarbeiter ist über das Feld Fiktiv am Mitarbeiterstamm zu kennzeichnen.

Hinweise Workflowaufgaben

Prüfung Notiz

Vor dem Ausführen von Workflowaufgaben wird immer geprüft, ob beim Erledigen der Vorgängerworkflowaufgabe eine Notiz erfasst worden ist. Ist dies der Fall, wird zuerst die Notiz geöffnet, bevor die bei der Workflowaufgabe hinterlegte Funktion ausgeführt wird.

Prüfung gleichzeitiges Ausführen

Beim Ausführen einer Workflowaufgabe erfolgt unter folgenden Voraussetzungen eine Prüfung, ob diese bereits ausgeführt worden ist:

Die Workflowaufgabe muss auf mehrere Mitarbeiter verteilt sein.
Auf der Aufgabenaktion muss als Erledigt-Bedingung "Ein Mitarbeiter" eingestellt sein.
Die Workflowaufgabe ist bereits von einem Mitarbeiter der Verteilung ausgeführt worden.

Treffen die oben genannten Punkte zu, erhalten Sie folgende Hinweismeldung mit der Information, von welchen Benutzern zu welchen Zeitpunkten diese Aufgabe bereits ausgeführt worden ist. Dadurch kann zum Beispiel verhindert werden, dass die gleichen Dokumente von unterschiedlichen Mitarbeitern mehrfach an den Kunden geschickt werden. Sie können aber trotzdem entscheiden, ob Sie die Aufgaben nochmals ausführen möchten.

Führen zwei Mitarbeiter eine Workflowaufgabe zum gleichen Zeitpunkt aus, erhält der zweite Mitarbeiter die Meldung, dass dieser Datensatz aktuell von einem anderen Benutzer gesperrt ist. In dieser Meldung ist auch enthalten, von welchem Benutzer und seit welchem Zeitpunkt diese Aufgabe gesperrt ist.

Diese Prüfung ist auf bestimmte Spezialfunktionen beschränkt und wirkt sich momentan auf folgende aus:

DMS-Dokument mit Begleitbrief versenden
DMS-Dokument per Mail versenden
Termin genehmigen
Termin genehmigen ohne Vorbehalt

Prüfung Passwortschutz

Ist auf den Dokumenten, die einer Workflowaufgabe zugeordnet sind, ein Passwort im gleichnamigen Feld in der Dokumentenbeschlagwortungsmaske hinterlegt, werden diese beim Ausführen von Workflowaufgaben mit hinterlegten Standardbrieffunktionen nicht berücksichtigt. Es erscheint eine Hinweismeldung mit der jeweiligen Anzahl der nicht berücksichtigten passwortgeschützten Dokumente.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auszuführen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis Lizenzprüfung

Zum Ausführen folgender Workflowaufgaben benötigen Sie keine CRM Lizenz:

Termin genehmigen (CRM)
Termin genehmigen ohne Vorbehalt (CRM)
Änderungsantrag genehmigen/ablehnen (ZEIT)
Monatsabschluss freigeben/ablehnen (ZEIT)

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Aufgabe löscht oder erledigt. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Aufgabe erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

0 - Rückmeldung auf Abfrage
1 - mit Rückmeldung ohne Abfrage
2 - ohne Rückmeldung

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf der Aufgabe eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Hinweis Workflowaufgaben

Wenn Sie eine Workflowaufgabe delegieren, wird nicht der normale Dialog zum Delegieren geöffnet, sondern der Erledigen-Dialog für Workflowaufgaben mit der Comboboxeinstellung für Delegieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beim Delegieren von Workflowaufgaben eine Notiz einzutragen - als Information für den neuen Sachbearbeiter der Workflowaufgabe. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Bei Workflowaufgaben kann es vorkommen, dass diese Schaltfläche inaktiv und ein Delegieren somit nicht möglich ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Delegieren zulässig deaktiviert haben.

Hinweis ER-Kontrolle

Bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion nicht standardmäßig aktiv. Ob die Funktion bei diesen Aufgaben aktiv ist, ist abhängig davon, ob Sie die Eingangsrechnung direkt in der ER-Kontrolle delegieren dürfen. Das heißt, ist die Funktion in der ER-Kontrolle zu dieser ER aktiv, darf auch die Aufgabe delegiert werden, andernfalls ist die Funktion auch in den Aufgaben inaktiv. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation zur ER-Kontrolle.

Beim Delegieren der ER-Aufgabe können Sie diese auch firmenübergreifend, an Mitarbeiter anderer Firmen, delegieren. Dafür können Sie im Fenster "Mitarbeiter suchen" im Einstiegsfeld die Firma ändern.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auf andere Mitarbeiter zu delegieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Funktionen

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Aufgabe löschen, erhalten Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Aufgaben gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Aufgabe. Wenn Sie eine verteilte Aufgabe bearbeiten, werden diese Änderungen automatisch auf alle verteilten Aufgaben aktualisiert. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis Workflowaufgaben

Bei Aufgaben, die durch einen Workflow erzeugt worden sind, ist diese Funktion inaktiv. Sollten Workflowaufgaben mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, müssen Sie diese Einstellung auf der Aufgabenaktion im Workflow treffen.

Hinweis ER-Kontrolle

Auch bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion generell deaktiviert. Grund ist, dass die Mitarbeiterermittlung direkt im ER-Workflow definiert wird und nachträglich in den Aufgaben nicht beeinflusst werden darf.

Genehmigungsliste

Zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, denen eine Aufgabe für die Termingenehmigung zugeordnet worden ist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Genehmigungsliste.

Umwandeln


Aufgabe in Idee umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in eine Idee umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Termin umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in einen Termin umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Frist umwandeln	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe in eine Frist umzuwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll. Umgekehrt ist dies nicht möglich: Eine Frist kann nicht in eine Aufgabe umgewandelt werden.

Hinweis

Diese Funktionen können nur ausgeführt werden, wenn Sie die Rechte haben, auch Termine, Fristen bzw. Ideen anzulegen. Haben Sie diese Rechte zur Neuanlage nicht, können die Aufgaben auch nicht umgewandelt werden.

Wird die Funktion ausgeführt, stehen die Aktionen "Löschen" und "Erledigen" nur dann zur Verfügung, wenn der ausführende User die Berechtigung dazu hat.

Hat der Benutzer nur für eine der Aktionen eine Berechtigung, wird nur diese eine angezeigt. Wenn der Benutzer für keine der beiden Aktionen die Berechtigung hat, wird die Aufgabe automatisch beibehalten und im Hintergrund umgewandelt - ohne zusätzliche Meldung.

Achtung!

Werden Workflowaufgaben in einen Termin umgewandelt, erscheint die Abfragemeldung nicht. Beim Ausführen der Funktion öffnet sich die Terminmaske und die Aufgabe bleibt nach dem Speichern des Termins bestehen.

Einsätze


Einsatz erzeugen	Ermöglicht Ihnen das Erzeugen eines Einsatzes. Diese Einsätze sind relevant für die Personalplanung im Paket PEP.
Dokumentenzuordnungen aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenzuordnungen bei den Einsätzen aktualisieren.

Chat

Mit dieser Funktion können Sie zu einer Aufgabe einen neuen Chat anlegen bzw. einen bereits zur Aufgabe existierenden Chat öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chat.

Checklisten


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie der selektierten Aufgabe eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Aufgabe zu löschen.
Checklistenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Aufgabe Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnungsfunktionen.

Hinweis

Bei der Funktion "Dokumente zuordnen" wird das im Parameter "Standardarchivnummer" hinterlegte Archiv automatisch im Fenster "Dokumente zuordnen" vorgeschlagen. Bei Aufgaben einer Mandantenfirma wird beim Zuordnen eines Dokuments die Mandantenarchivnummer vorgeschlagen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente einer Aufgabe können auch per Drag & Drop einer anderen Aufgabe zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Ausdruck
Aufgabenliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.

Wiedervorlage

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Daten der selektierten Aufgabe (z. B. Kunde, Betreff ...) in ein Neuanlagefenster zu übergeben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Daten wie z. B. Kunde nicht noch einmal eingeben müssen. Das Speichern der Wiedervorlagenaufgabe ruft eine Abfrage auf, die erfragt, ob die Ursprungsaufgabe gelöscht, gespeichert oder beibehalten werden soll.

Diese Funktion sollte aber nicht mit einer klassische Vorlage für Aufgaben missverstanden werden. Die Funktion der Wiedervorlage setzt eine bereits angelegte Aufgabe voraus. Es ist nicht möglich, eine Aufgabenvorlage anzulegen.

Rückrufaufgabe erstellen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe vom Typ "Rückruf" zu erzeugen. Erkennen können Sie eine Rückrufaufgabe daran, dass im Feld "Betreff" das Wort "Rückrufaufgabe:" vorangestellt ist.

Hinweis

Die Funktion ist ausgegraut, wenn das Kennzeichen "Ist eigene Firma" auf der in den CRM Parametern hinterlegten eigenen Firma nicht gesetzt ist.

Hinweis

Wenn es sich dabei um eine Workflowaufgabe handelt, erkennbar im Feld "Workflow", kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

In LEA verbuchen

Sie können Aufgaben (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Die Funktion verhält sich gleich wie in den Terminen und bei den Fristen. Das Kennzeichen kann nach dem Verbuchen manuell wieder deaktiviert werden, um die Aufgabe ein weiteres Mal zu verbuchen, und wird auf verteilte Aufgaben nicht durchgeschrieben. Erledigte Aufgaben können nicht mehr in die LEA übernommen werden.
Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Standardbrief für Aufgaben

Mit dieser Funktion können Sie einen separaten Aufgabenstandardbrief, unabhängig vom normalen Standardbrief, öffnen. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Aufgaben anlegen, diese sind jedoch im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Aufgabe wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zur Aufgabe, einen Brief nach einem Bewerbungsgespräch usw. senden oder drucken kann.
Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Intervall

Öffnet Ihnen ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Intervallaufgaben werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Verteilen ...) zusammengehalten.

Hinweis

Für Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind bzw. für Aufgaben, die ausgeführt werden können, kann kein Intervall erstellt werden. Die einzige Ausnahme sind ausführbare Rückrufaufgaben, hier ist eine Intervallerstellung möglich.

Intervalltermine werden auch an Feiertagen angelegt, sofern die Intervalleinstellungen zutreffen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Intervall.

Erinnerungen löschen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Löschen einer Erinnerung, sofern eine solche zu der Aufgabe erstellt worden ist. Detaillierte Informationen zum Erstellen einer Erinnerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe via E-Mail versenden. Haben Sie dieser Aufgabe keine Person/Institution zugeordnet, öffnet sich nach dem Ausführen dieser Funktion sofort das E-Mail-Programm und Sie können die Empfängeradresse manuell eingeben.

Sollten Sie der Aufgabe allerdings eine Person/Institution zugeordnet haben, öffnet sich zuerst das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben.

Sonderfunktionen

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer die selektierte Aufgabe an wen delegiert bzw. verteilt hat und ob die Aufgabe aus einer Idee erzeugt worden ist.

Termine/Aufgaben synchronisieren

Sie können bei Bedarf Ihre Termine, Aufgaben etc. zwischen NTCS und z. B. Outlook abgleichen. Vertiefende Informationen zur Synchronisation zwischen NTCS und Outlook finden Sie in der Hilfe zum Fenster Termine/Aufgaben synchronisieren.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob auch ausführbare Aufgaben in Outlook synchronisiert werden sollen. Ausführbare Aufgaben (Rückrufaufgaben, Workflowaufgaben ...) werden jedoch nur einmalig in Outlook synchronisiert. Jede weitere Änderung - auch in Outlook - wird nicht mehr in NTCS zurücksynchronisiert.

Ausführbare Aufgaben synchronisieren

Wenn dieser Parameter auf Ja gestellt wird, werden auch alle ausführbaren Aufgaben von NTCS ins Outlook übertragen. Diese ausführbaren Aufgaben werden im Outlook speziell markiert (Betreff mit "***") und jegliche Änderungen dieser Aufgaben im Outlook (bearbeiten bzw. löschen) werden NICHT mehr zurück ins NTCS synchronisiert.

Besprechungsprotokoll

Zum Protokoll der Besprechung

Haben Sie die Aufgabe aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt, so ermöglicht Ihnen diese Funktion, sofort in das dazugehörige Besprechungsprotokoll zu springen. Es öffnet sich direkt der Reiter "Protokoll" in den Besprechungsprotokollen.

Workflow

Workflowübersicht

Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe durch einen Workflow erzeugt worden ist.

Extras

Weitere Infos zu den Aufgaben finden Sie unter Aufgaben.

Seitenanfang

Aufgaben Mandant

In diesem Bereich werden Ihnen die Aufgaben angezeigt, die zur Mandantenfirma angelegt worden sind, und nicht die Ihrer eigenen Firma.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen. Diese ist somit nicht mehr unter den offenen Aufgaben sichtbar.

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Alle Aufgaben dürfen durch Stellvertreter ausgeführt werden. Hinterlegen Sie daher den gewünschten Mitarbeiter im Feld "Stellvertreter".
Delegieren Sie die Aufgabe an jenen Mitarbeiter, der die Aufgabe ausführen/erledigen soll.

Verteilte Aufgaben miterledigen

Abfragefenster: Sollten Sie eine verteilte Aufgabe erledigen, erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie entscheiden können, ob die verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen.
Nicht erledigen: Es wird nur die eigene Aufgabe erledigt, alle verteilten Aufgaben bleiben unberührt.
Erledigen: Alle verteilten Aufgaben werden automatisch miterledigt.

Hinweise

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Aufgabe als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Achtung!

Hinweis ER-Kontrolle

Aufgabe "Erledigen" verwenden

0 - Nein (Funktion ist inaktiv)

1 - Ja

Die NTCS muss nach dem Ändern dieses Parameters neu gestartet werden.

Ausführen

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Hinweise Workflowaufgaben

Prüfung Notiz

Prüfung gleichzeitiges Ausführen

Beim Ausführen einer Workflowaufgabe erfolgt unter folgenden Voraussetzungen eine Prüfung, ob diese bereits ausgeführt worden ist:

Die Workflowaufgabe muss auf mehrere Mitarbeiter verteilt sein.
Auf der Aufgabenaktion muss als Erledigt-Bedingung "Ein Mitarbeiter" eingestellt sein.
Die Workflowaufgabe ist bereits von einem Mitarbeiter der Verteilung ausgeführt worden.

Diese Prüfung ist auf bestimmte Spezialfunktionen beschränkt und wirkt sich momentan auf folgende aus:

DMS-Dokument mit Begleitbrief versenden
DMS-Dokument per Mail versenden
Termin genehmigen
Termin genehmigen ohne Vorbehalt

Prüfung Passwortschutz

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auszuführen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis Lizenzprüfung

Zum Ausführen folgender Workflowaufgaben benötigen Sie keine CRM Lizenz:

Termin genehmigen (CRM)
Termin genehmigen ohne Vorbehalt (CRM)
Änderungsantrag genehmigen/ablehnen (ZEIT)
Monatsabschluss freigeben/ablehnen (ZEIT)

Delegieren

Rückmeldung

0 - Rückmeldung auf Abfrage
1 - mit Rückmeldung ohne Abfrage
2 - ohne Rückmeldung

Hinweis Workflowaufgaben

Hinweis ER-Kontrolle

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auf andere Mitarbeiter zu delegieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Funktionen

Verteilen

Hinweis Workflowaufgaben

Hinweis ER-Kontrolle

Genehmigungsliste

Zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, denen eine Aufgabe für die Termingenehmigung zugeordnet worden ist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Genehmigungsliste.

Umwandeln


Aufgabe in Idee umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in eine Idee umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Termin umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in einen Termin umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Frist umwandeln	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe in eine Frist umzuwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll. Umgekehrt ist dies nicht möglich: Eine Frist kann nicht in eine Aufgabe umgewandelt werden.

Hinweis

Wird die Funktion ausgeführt, stehen die Aktionen "Löschen" und "Erledigen" nur dann zur Verfügung, wenn der ausführende User die Berechtigung dazu hat.

Achtung!

Einsätze


Einsatz erzeugen	Ermöglicht Ihnen das Erzeugen eines Einsatzes. Diese Einsätze sind relevant für die Personalplanung im Paket PEP.
Dokumentenzuordnungen aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenzuordnungen bei den Einsätzen aktualisieren.

Chat

Checklisten


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie der selektierten Aufgabe eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Aufgabe zu löschen.
Checklistenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Hinweis

Ausdruck
Aufgabenliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.

Wiedervorlage

Rückrufaufgabe erstellen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe vom Typ "Rückruf" zu erzeugen. Erkennen können Sie eine Rückrufaufgabe daran, dass im Feld "Betreff" das Wort "Rückrufaufgabe:" vorangestellt ist.

Hinweis

Die Funktion ist ausgegraut, wenn das Kennzeichen "Ist eigene Firma" auf der in den CRM Parametern hinterlegten eigenen Firma nicht gesetzt ist.

Hinweis

Wenn es sich dabei um eine Workflowaufgabe handelt, erkennbar im Feld "Workflow", kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

In LEA verbuchen

Standardbrief für Aufgaben

Intervall

Hinweis

Intervalltermine werden auch an Feiertagen angelegt, sofern die Intervalleinstellungen zutreffen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Intervall.

Erinnerungen löschen

Als E-Mail senden

Sonderfunktionen

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer die selektierte Aufgabe an wen delegiert bzw. verteilt hat und ob die Aufgabe aus einer Idee erzeugt worden ist.

Termine/Aufgaben synchronisieren

Hinweis

Ausführbare Aufgaben synchronisieren

Besprechungsprotokoll

Zum Protokoll der Besprechung

Workflow

Workflowübersicht

Extras

Weitere Infos zu den Aufgaben finden Sie unter Aufgaben.

Seitenanfang

Zuständigkeiten

In diesem Bereich werden die Zuständigkeiten zum ausgewählten Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Drucken
Zuständigkeiten nach Kunde	Diese Funktion ermöglicht Ihnen einen Ausdruck, sortiert nach Kunden, zu generieren. Wenn Sie die Funktion "inkl. Kundenstammdaten" aktivieren, werden pro Kunde der Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter und die Vertreter 1 - 4 mitangedruckt.
Zuständigkeiten nach Mitarbeiter	Diese Funktion ermöglicht Ihnen einen Ausdruck, sortiert nach Mitarbeiter, zu generieren. Wenn Sie die Funktion "inkl. Kundenstammdaten" aktivieren, werden pro Kunde der Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter und die Vertreter 1 - 4 mitangedruckt.
Kunden ohne Zuständigkeiten	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck erstellen, der alle Kunden listet, für die noch keine Zuständigkeit für den ausgewählten Bereich angelegt wurde.

Weitere Informationen zu den Zuständigkeiten finden Sie in der Hilfe zum Fenster Zuständigkeiten nach Kunde.

Seitenanfang

Fristen

In diesem Bereich werden die Fristen zum ausgewählten Kunden angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist als "erledigt" kennzeichnen und sie ist somit nicht mehr als "offen" sichtbar. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Frist als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Erledigte Termine, Aufgaben und Fristen werden durchgestrichen dargestellt.

Hinweis: Erledigen berechtigen

Die Funktion "Erledigen" könnte unter Umständen inaktiv sein, wenn auf der Fristart eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist und Sie dieser nicht zugeordnet sind.

Datenbesitzer für Bearbeiten

In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für den Bearbeitungsschutz für Fristen mit dieser Fristart hinterlegen. Bei Fristen mit einer Fristart, bei der eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist, sind ausgewählte Bearbeitungsfunktionen der Frist (z. B. Erledigt und Bearbeiten) für alle Benutzer inaktiv, die nicht dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.

Achtung!

Ausgenommen von diesem Bearbeitungsschutz sind jene Fristen, die durch die Hintergrund- bzw. Spezialfunktion Frist erledigen über den CRM Workflow erledigt werden.

Hinweis: Verteilte Fristen erledigen

Wenn Sie eine verteilte Frist erledigen, erhalten Sie vorher die Abfrage, ob sie auch alle verteilten Fristen miterledigen möchten (= Ja) oder nur Ihre eigene (= Nein).

Beim Erledigen von Fristen, welche auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind, werden alle Erinnerungen, welche zu der Frist erfasst wurden, gelöscht.

Hinweis: Erledigtstatus

Beim Erledigen einer Frist kann es passieren, dass dieses Fenster zur Eingabe eines Erledigtstatus geöffnet wird. In diesem Fenster müssen Sie dann einen Erledigtstatus auswählen, damit die Frist auch erledigt wird. Wenn Sie hier keinen Erledigtstatus auswählen, bleibt die Frist unerledigt, also offen.

Die Voraussetzung, damit sich das Fenster "Erledigtstatus Fristen" öffnet, ist die Aktivierung des Feldes Erledigtstatus notwendig auf der Fristart.

Hinweis: Erledigungsstatus rückgängig machen

Um eine bereits erledigte Frist wieder auf offen zu stellen, können Sie in der Bearbeitungsmaske der Frist das Häkchen beim Feld "Erledigt" entfernen. Dadurch wird die Frist wieder als offen markiert.

Hinweis: Workflowfristen

Fristen, zu denen ein Workflow gestartet wurde, können von Ihnen nicht über diese Funktion erledigt werden, solange der Workflow noch nicht beendet ist. Es erscheint auch die entsprechende Hinweismeldung, dass ein Erledigen hier nicht möglich ist.

Eine manuelle Erledigung einer Workflowfrist ist dann möglich, wenn der Workflow korrekt bis zum Ende durchgelaufen ist oder der Workflow zu dieser Frist abgebrochen wird.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Frist löscht oder erledigt.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll.

Rückmeldungsabfrage aktiv

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung bzw. Löschung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Frist erledigt bzw. gelöscht wird.

Sie können auch mehrere Fristen gleichzeitig per Multiselect markieren und an einen anderen Sachbearbeiter delegieren. Es wird das Fenster "Delegieren" geöffnet, in dem Ihnen im oberen Bereich angezeigt wird, wie viele Fristen delegiert werden sollen. Hier können Sie dann den Mitarbeiter auswählen, an den die Fristen delegiert werden sollen.

Hinweis

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf den Fristen eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein, und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung: "Der Mitarbeiter ist der Datenbesitzergruppe [Name der Datenbesitzergruppe] nicht zugeordnet! Soll diese vom Datensatz entfernt werden?"

Hinweis

Delegiert ein Mitarbeiter eine Frist von einem anderen Mitarbeiter weg, haben Sie mit der HTML-Vorlage "Delegieren" die Möglichkeit, den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass seine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegiert wurde. Der Mitarbeiter, welchem die Frist delegiert worden ist, erhält ganz normal eine E-Mail-Benachrichtigung über eine Neuanlage einer Frist.

Weitere Informationen zum E-Mail Versand mit HTML-Vorlagen bzw. welche Einstellungen dafür notwendig sind, erhalten Sie beim Punkt Mailing Fristen.

Standardbrief für Fristen

Mit dieser Funktion können Sie in einen separaten Fristenstandardbrief wechseln, unabhängig vom normalen Standardbrief. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Fristen anlegen, diese sind aber im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Frist wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. ein Ansuchen um Fristverlängerung usw. senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Hinweis

Sollte/n der Frist ein oder mehrere Dokument/e zugeordnet sein, werden diese auch in den Standardbrief übergeben und werden automatisch beim E-Mail Versand des Standardbriefs als Anhang mitgesendet. Im Standardbrief können Sie dann die Briefvorlage auswählen, die als Begleitbrief an den Empfänger geschickt werden soll, und den Versand starten.

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen Fristen an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Frist bearbeiten bzw. löschen, bekommen Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Fristen geändert bzw. gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Frist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis

Um das gegenseitige Überschreiben von wichtigen Informationen bei verteilten Fristen zu vermeiden, werden die Änderungen bei einer verteilten Frist automatisch auf die Verteilung übernommen. Sie erhalten aber beim Speichern einer verteilten Frist diese Hinweismeldung:

Wenn Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren, erhalten Sie diese Meldung künftig nicht mehr. Die Aktualisierung der verteilten Fristen wird sowieso durchgeführt, auf das Verhalten hat diese Meldung keinen Einfluss.

Poststück ansehen

Haben Sie die Frist aus der Post erzeugt, können Sie mit dieser Funktion direkt auf das Poststück zugreifen (erkennbar am Symbol in der Spalte "Post").

Quelldaten öffnen

Wenn zu einem Dokument Quelldaten vorhanden sind, und Sie erstellen aus diesem Dokument eine Frist, so ist es möglich, ausgehend von der Frist die Quelldaten zu öffnen. Zum Beispiel, wenn eine Frist aus einer archivierten Honorarnote oder eine Frist zu einem Dokument aus einer ER-Kontrolle erzeugt wird.

Hinweis

Werden die Felder "Herkunft" und "Key extern" eingeblendet, können Sie erkennen, woher die erzeugte Frist stammt.

Checklisten


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie der selektierten Frist eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Frist zu löschen.
Checkliste Übersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Frist Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente einer Frist können auch per Drag & Drop einer anderen Frist zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Funktionen

Ausdruck
Auswertungen	Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden Ihnen alle Smart-Interfaces zu den Fristen aufgelistet und Sie können gleich aus dieser Liste die gewünschte Auswertung starten. Weitere Informationen zu den Funktionen bzw. zur Anlage weiterer Smart-Interfaces erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Intervall

Öffnet ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Fristen. Intervallfristen werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Erinnerungen ...) zusammengehalten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen Intervall.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist via E-Mail versenden. Zuerst öffnet sich das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, die die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben. Auch der Betreff der Frist wird automatisch in die E-Mail übergeben. Dieser lautet: "Frist: Betrefftext der Frist".

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer an wen eine Frist delegiert bzw. verteilt.

Fristverlängerung

In den Fristverlängerungen wird dokumentiert, wenn sich das Datum verändert hat, und aus welchem Grund. Sie haben aber keine Möglichkeit, das Fristdatum in diesem Fenster zu verändern. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristverlängerung.

In LEA verbuchen

Sie können Fristen (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Nach der Neuanlage der Leistung erscheint eine Abfrage, ob die Frist nun erledigt werden soll. Bereits erledigte Fristen können ebenfalls in die LEA übernommen werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Achtung!

Ein Verbuchen in die LEA ist je Frist aktuell nur einmalig möglich.

Textdatei importieren - Fristen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Fristen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Fristen.

Textdatei exportieren - Fristen

Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Fristen in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.

Extras

Weitere Informationen zu den Fristen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen.

Seitenanfang

LEA Auswertungen

In diesem Bereich stehen die LEA Auswertungen zur Verfügung.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

LEA-Auswertungen
Ausdruck	Öffnet das Smart-Interface und fragt die Filterfelder ab, um mit diesen Eingaben die Auswertung (in der Vorschau oder als Ausdruck) zu starten. Je nach Auswahlfeld kann man mit F4 ein Kriterium aus der Liste auswählen (z. B. einen Mitarbeiter) mit F8 eine Kriterium-Tabelle erstellen (z. B. mehrere Mitarbeiter) mit keinem Eintrag alle zur Verfügung stehenden Datensätze auswählen (z. B. alle Mitarbeiter). Der Ausdruck lässt sich standardmäßig auch mit STRG + P starten. Ist in dem Smart-Interface kein Feld im Feld "Feldauswahl" hinterlegt, wird die Auswertung gleich automatisch gestartet.
Showprogramm	Wechselt in das Showprogramm, wobei im Showprogramm die im markierten Smart-Interface definierten Filterfelder zur Auswahl stehen. Die Auswertung, welche beim markierten Smart-Interface hinterlegt ist, entscheidet über den Aufbau des Diagramms.

Ansicht
Nur aktive Daten anzeigen	In diesem Modus werden nur jene Smart-Interfaces angezeigt, bei denen das Feld "Aktiv" den Wert "Ja" enthält.
Nur inaktive Daten anzeigen	In diesem Modus werden nur jene Smart-Interfaces angezeigt, bei denen das Feld "Aktiv" den Wert "Nein" enthält.
Alle Daten anzeigen	In diesem Modus werden alle Smart-Interfaces angezeigt, unabhängig davon, welchen Wert das Feld "Aktiv" enthält.

Weitere Informationen zu den Auswertungen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Seitenanfang

Verleih

In diesem Bereich werden die Verleihdaten angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Extras
Verleihjournalsätze importieren	Öffnet den Verleihjournalimport.

Weitere Informationen zum Verleih finden Sie in der Hilfe zum Thema Verleih.

Seitenanfang

Auftragsschnellerfassung

In diesem Bereich werden Daten der WWS Auftragsschnellerfassung angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Auftragsschnellerfassung
Auftrag generieren	Öffnet das Fenster Auftragsschnellerfassung-Erfassungsabschluss.
ORDER-Export	ORDER Export der Auftragsbestätigungen.
ORDER-Import	ORDER Import der Auftragsbestätigungen.
Daten exportieren	Ermöglicht das Exportieren von historischen Daten der Auftragsschnellerfassung.
Reports	Öffnet die Reportverwaltung.

Weitere Informationen finden Sie in der WWS Auftragsschnellerfassung.

Seitenanfang

Kaufauswertung

In diesem Bereich werden Daten der Kaufauswertung angezeigt.

Hintergrundinformationen

Im Bereich Kausauswertung lässt sich über die Combobox "Gliederung" einstellen, ob Artikel, Kunde, Kundenhauptgruppe oder Kundenuntergruppe angezeigt werden soll.

Weitere Informationen zur Kaufauswertungen erhalten Sie in der Hilfe Kaufauswertung.

Seitenanfang

Kundenkartei

In diesem Bereich werden Daten der WWS Kundenkartei angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Funktionen
Ermitteln Kundenkartei	Öffnet das Fenster "Ermitteln Kundenkartei".
Erstellen Auftragsvorerfassungs-Position	Aus der Kundenkartei können Datensätze in die Auftragsvorerfassung übernommen werden. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.
Neue Vorerfassungs-Position (ohne Preis-/Rabattermittlung)	Aus der Kundenkartei können Datensätze in die Auftragsvorerfassung ohne Preis- und Rabattvorschlag übernommen werden. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.
Auftragsvorerfassung starten	Hier kann direkt die Auftragsvorerfassung gestartet werden.

Extras
Textdatei exportieren - Kundenkartei	Öffnet das Fenster Export, um den Export zu starten.
Textdatei importieren - Kundenkartei	Mit dieser Funktion ist es möglich, einen Import zu starten.

Weitere Informationen erhalten Sie im WWS Fenster Kundenkartei.

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Lieferscheine

In diesem Bereich werden die Lieferscheine angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Lieferscheine:

Funktionen
Verspeichern der Lieferscheine	Öffnet das Fenster "Verspeicherung Lieferschein".
DMS	Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Ansicht
Mit/Ohne internen Lieferscheinen	Aktiviert bzw. deaktiviert die internen Lieferscheine.

Drucken
Lieferscheinauswertung	Öffnet die Auswertungsübersicht, um eine Lieferscheinauswertung zu drucken.

Extras
Textdatei exportieren - Lieferscheine	Öffnet das Fenster Export, um den Export zu starten.

Lieferscheinpositionen:

Extras
Textdatei exportieren - Lieferscheinpositionen	Öffnet das Fenster Export, um den Export zu starten.

Weitere Informationen zu den Lieferscheinen erhalten Sie im Paket Warenwirtschaft.

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Angebotsauswertung

In diesem Bereich stehen Ihnen Auswertungen zu den Angeboten zur Verfügung.

In den Einstiegsfeldern geben Sie die Filterung der Daten bekannt.

Im unteren Bereich ändern sich je nach ausgewähltem Reiter die verfügbaren Einstellungen in den Comboboxen.

Nähere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Angebotsauswertung.

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Kundenwartungsartikel

In diesem Bereich werden die Kundenwartungsartikel angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Extras
Textdatei exportieren - Kundenwartungsartikel	Öffnet das Fenster Export, um den Export zu starten.
Textdatei importieren - Kundenwartungsartikel	Ermöglicht den Import der Kundenwartungsartikel.

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Siehe auch:
Kunden

Compass-Realtime & -Finance

Cloud-Explorer

Kunden - Cockpit