Rechnungen
Grundlegende Informationen zu Rechnungen finden Sie unter Rechnungserstellung in der WWS.
Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → RechnungenÜbersicht
Die Übersicht der Rechnungen ist im Paket WWS → Verkauf → "Rechnungen" zu starten und bietet eine übersichtliche Auflistung aller bereits im Original gedruckten Rechnungen sowie aller Rechnungsentwürfe (sofern mit der Rechnungsfreigabe gearbeitet wird).
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Das Fenster "Rechnungen" teilt sich in folgende Bereiche:
- Einstiegsfelder
- Rechnungen
- Details zu Rechnungen (mit mehreren Reitern zur Auswahl)
- Details zu Rechnungspositionen (mit mehreren Reitern zur Auswahl, wenn bei den Details zu Rechnungen der Reiter "Rechnungspositionen" ausgewählt worden ist)
Einstiegsfelder
Mithilfe der Einstiegsfelder können die Rechnungen gefiltert werden.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Rechnungen
Im Bereich der Rechnungen werden sämtliche Rechnungen der erfassten Aufträge angezeigt.
Über die Feldauswahl können gewünschte Felder nach Belieben hinzugefügt oder entfernt werden.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Über die Auswahl rechts oben kann zwischen folgenden Ausprägungen gewählt werden:
- Alle
- Originalrechnungen (Rechnungen mit Rechnungsnummer)
- Rechnungsentwürfe (Rechnungen ohne Rechnungsnummer, welche auf Kontrolle und Rechnungsfreigabe warten)
Hinweis
 | Unvollständige Rechnungen (fehlerhafte Datensätze - Rechnungen ohne Nummer) können über das Fenstermenü → Ansicht → "Nur unvollständige Rechnungen" angezeigt werden. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Verbuchen | Ist eine Rechnung im Zuge des Originalausdrucks nicht in die Finanzbuchhaltung verbucht worden, kann die Verbuchung mit dieser Funktion für die markierte Rechnung durchgeführt werden. | |||||
| Rechnungen verbuchen | Mit dieser Funktion kann die Verbuchung der Rechnungen nachträglich erfolgen. Die Daten werden in die Statistik gespeichert und in die Finanzbuchhaltung gebucht. Im Fenster "Rechnungen verbuchen" kann über das Fenstermenü → Extras → "Nachermittlung" eine Nachermittlung von bereits verbuchten Rechnungen durchgeführt werden:  Wird diese Funktion ausgewählt, ändert sich der Fenstername von "Rechnungen verbuchen" auf "Nachermittlung Rechnung":  Wenn die Rechnungen in eine Buchungsdatei gespeichert werden, wird für die nachermittelten Rechnungen ein Buchungserfassungsfile mit Endung N (N = nachermittelt) erstellt, in dem die nachermittelten Rechnungsdaten zu finden sind. | |||||
 In FIBU verbuchen | Mit der Funktion "In FIBU verbuchen" können die markierten Rechnungen, die in der Warenwirtschaft als verbucht gekennzeichnet sind (Feld "Verbuch-Kz"), aber noch nicht in die FIBU verbucht sind (Feld "FIBU verbucht"), verbucht werden. Die verzögerte Fibu-Verbuchung kann über folgenden Parameter aktiviert werden: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
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| Rechnungen in FIBU verbuchen | Wird der Parameter "Verzögerte Fibu-Verbuchung" aktiviert, ist die Funktion "Rechnungen in FIBU verbuchen" sichtbar. Bei der Verbuchung der Rechnungen wird somit nicht sofort in die FIBU verbucht, sondern die Verbuchung erfolgt in einem separaten Schritt mit der Funktion "Rechnungen in FIBU verbuchen". Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Wird die Funktion ausgewählt, öffnet sich folgender Dialog:  Im Dialog können mit F4 eine Rechnung bzw. mit F8 mehrere Rechnungen, ein Datumsbereich bzw. eine bestimmte Periode zum Verbuchen selektiert werden.
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| Rechnungsfreigabe | Über Rechnungsfreigabe können folgende Funktionen aufgerufen werden:
Weitere Informationen zur Rechnungsfreigabe finden Sie hier. | |||||
| Belegfreigabe/Belegverarbeitung | Über Belegfreigabe/Belegverarbeitung können folgende Funktionen aufgerufen werden:
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| Gutschrift für Rechnung erstellen | Mit der Funktion Gutschrift für Rechnung erstellen kann eine Gutschrift zur ausgewählten Rechnung generiert werden. | |||||
 Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse) | Mit dieser Funktion kann eine Rechnung bar bezahlt werden:  | |||||
 EDI-/XML-Status ändern | Mit dieser Funktion kann der EDI-/XML-Status manuell geändert werden. Steht der EDI-/XML-Status auf "noch nicht erstellt", kann dieser auf "nicht notwendig" umgestellt werden und umgekehrt.  | |||||
| Warenausgangskosten aufteilen | Über die Funktion "Warenausgangskosten aufteilen" können z. B. Transportkosten zur Rechnung aufgeteilt werden. Folgende Eingaben können dabei gemacht werden:  Die Warenausgangskosten werden auf die Positionen aufgeteilt. Mit nur einer Position kann mit dieser Funktion keine Aufteilung der Warenausgangskosten erfolgen. | |||||
 Stammdateninfos (XML) löschen | XML-Stammdateninfos auf der Rechnung können gelöscht werden (nur relevant für die Onlinerechnung Ungarn). | |||||
| (Nach-)Ermittlungsfunktionen Rechnung | Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
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 DMS | Folgende Unter-Funktionen stehen zur Verfügung:
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| Nur unvollständige Rechnungen | Es werden nur unvollständige Rechnungen (z. B. Rechnungen ohne Nummer) in der Übersicht der Rechnungen angezeigt. |
| Proformarechnungen | Wird dieser Punkt aktiviert, werden auch Pro-forma-Rechnungen in der Übersicht der Rechnungen angezeigt. |
 Rechnung(en) | Über diese Funktion können die markierten Rechnungen nachgedruckt werden. | ||
 Archivieren Rechnungen | Aufruf zum nachträglichen Archivieren von Rechnungen | ||
| Zahlschein | Ausdruck Zahlscheine für Rechnungen. | ||
 Beladung | Wird mit Transporteinheiten gearbeitet, kann ein Ausdruck der Beladung (Beladungsliste) gemacht werden:  | ||
| XML-Ausdrucke | Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
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| Auswertung | Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:
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| Reports | Einstieg in die Reportverwaltung; Rechnungsreports werden aufgelistet. In diesem Bereich können die Reports/Formulare für Rechnungen angelegt bzw. angepasst werden. | ||
| Bildschirmliste | Ausdruck einer Bildschirmliste. |
 Onlinerechnungsassistent für Ungarn | Mit dieser Funktion kann der Onlinerechnungsassistent für Ungarn gestartet werden. |
 Textdatei exportieren - Rechnungen | Die Rechnungen laut der Auflistung können als Textdatei exportiert werden. |
Details zu Rechnungen
Folgende Reiter stehen bei den Details zu Rechnungen zur Verfügung:
- Rechnungspositionen
- Lieferscheinpositionen
- Rechnungsanzahlungen (optional)
- Rechnungsprovisionen (optional)
- Abgaben (optional)
- Zahlungseingänge
- Vertreterabrechnung - Zahlungen (optional)
- Vertreterabrechnung - Storno (optional)
- Stückliste (optional)
- Lagerjournal (optional)
- Journal (optional)
- Belegjournal (optional)
- Dokumente
- Dokumentenvorschau (optional)
Hinweis
| Im Standard sind die optionalen Details ausgeblendet und können über die Möglichkeit, das Layout zu verändern, eingeblendet werden. |
Rechnungspositionen
Im Bereich der Rechnungspositionen werden alle Positionen der ausgewählten Rechnung angezeigt.
Sobald der Reiter "Rechnungspositionen" ausgewählt worden ist, sind auch die Details zu den Rechnungspositionen aktiv.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Einstandspreis ändern/korrigieren | Der Einstandspreis der ausgewählten Position kann geändert/korrigiert werden.  Damit die Korrektur des Einstandspreises auch in der Statistik berücksichtigt wird, muss die Abfrage "In Statistik speichern" mit "Ja" bestätigt werden. | ||
| Warenausgangskosten aufteilen | Warenausgangskosten können auf die gewünschten Rechnungspositionen aufgeteilt werden.  Hinweis
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| Gutschrift für Rechnung erstellen | Über diese Funktion kann zu der/den ausgewählten Rechnungsposition/en eine Gutschrift erzeugt werden. Im Unterschied zur Funktion im Bereich Rechnungen werden hier nur jene Positionen für die Gutschrift berücksichtigt, welche markiert worden sind.  | ||
 Provisionen stornieren | Provisionen zur Rechnungsposition können storniert werden.  | ||
| Provisionen wiederherstellen | Mit dieser Funktion kann die Stornierung einer Provision wieder aufgehoben werden.  |
| Textdatei exportieren - Rechnungspositionen | Die Rechnungspositionen können als Textdatei exportiert werden. |
Ist bei der ausgewählten Rechnung auch ein Lieferschein erzeugt worden, sind die dazugehörigen Lieferscheinpositionen in diesem Reiter ersichtlich.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Rücklieferung aus Lieferschein erstellen | Über diese Funktion kann eine Rücklieferung zum Lieferschein erzeugt werden. Da der Lieferschein bereits verrechnet worden ist, kommt zuerst noch eine Abfrage, ob tatsächlich eine Rücklieferung erzeugt werden soll.  Im Erfassungsdialog kann nun ausgewählt werden, ob ein neuer Auftrag für die Rücklieferung erzeugt wird oder ob die Position zu einem bestehenden Auftrag hinzugefügt werden soll. Ebenso kann ein Vor- bzw. Nachtext zur Position erfasst werden.  Hinweis
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| Warenausgangskosten aufteilen | Die Warenausgangskosten können aufgeteilt werden. |
| Textdatei exportieren - Lieferscheinpositionen | Die Lieferscheinpositionen können als Textdatei exportiert werden. |
Rechnungsanzahlungen
In diesem Reiter werden Anzahlungen zu Rechnungen angezeigt, sofern es sich um Rechnungen mit Anzahlung/Teil- und Schlussrechnung handelt.
Über die Auswahl rechts kann zwischen "Alle", "Bezahlte" und "Offene" ausgewählt werden, um die Ansicht auf die gewünschten Datensätze einzuschränken.
Hinweis
| Unter "Rechnungsanzahlungen" werden Rechnungen oder Zahlungen verstanden, die vom Rechnungsbetrag abgezogen werden. Dies ist der Fall, wenn mit Anzahlung/Teil- und Schlussrechnung gearbeitet wird. Bei beinhaltenden Anzahlungs- oder Teilrechnungen werden ab der zweiten Rechnung die vorherigen Rechnungen lt. Rechnungsschema (gestellte oder bezahlte) abgezogen. |
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Ansehen Details | Die Details zur ausgewählten Anzahlungsrechnung können angezeigt werden.  |
Rechnungsprovisionen
Gibt es bei der ausgewählten Rechnung Positionen mit Provisionen, werden diese im Reiter "Rechnungsprovisionen" angezeigt.
Die Darstellung der Provisionen erfolgt über eine Baumstruktur, welche über die Auwahl im rechten Bereich geöffnet oder geschlossen werden kann.
Über die zweite Auswahl kann definiert werden, welche Positionen angezeigt werden sollen:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Provisionen zu diesem Vertreter stornieren | Die Rechnungsprovisonen können über diese Funktion storniert werden.  |
| Provisionen zu diesem Vertreter wiederherstellen | Ein vorheriges Storno der Rechnungsprovisionen kann rückgängig gemacht werden.  |
Abgaben
Gab es zu der Rechnung Positionen mit Abgaben, werden diese hier angezeigt.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Belegjournal
Im Belegjournal wird die Belegerzeugung dokumentiert (z. B. wurde eine E-Mail versendet).
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| DMS | Folgende Unter-Funktionen stehen zur Verfügung: Dokument ansehen: Ist einer Position ein Dokument aus dem Dokumentenmanagement zugeordnet, kann dieses über die Funktion angesehen werden. Dokument bearbeiten: Ein zugeordnetes Dokument kann im BMD Scan bearbeitet werden. Dokument in Vorschau anzeigen: Ein zugeordnetes Dokument wird in der Vorschau angezeigt. Dokument zuordnen: Mit dieser Funktion können abgelegte Dokumente aus dem Dokumentenmanagement einer Position zugeordnet werden. Zu Dokument in DMS: Es wird in die Dokumentenliste zum zugeordneten Dokument gewechselt. Neues Dokument aus BMD Scan: Ein neues Dokument kann über BMD Scan bei einer Position hinterlegt werden. |
Journal
In diesem Reiter wird das FIBU Journal zur ausgewählten Rechnung angezeigt. Allerdings werden hier nur Buchungen angezeigt, die mit der Originalverbuchung in die FIBU ausgelöst werden. Ist die FIBU Buchung erst durch die Nachermittlung einer Rechnung entstanden, wird diese FIBU Buchung hier nicht angezeigt. Daher kann es dazu kommen, dass der Reiter "Journal" trotz vorhandener Buchung in der FIBU leer bleibt.
Weitere Informationen finden Sie in folgendem Dokument: Journal
Lagerjournal
Gab es zur ausgewählten Rechnung Lagerbuchungen, werden hier die dazugehörigen Lagerjournaldatensätze angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Dokument: Lagerjournal
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Lagerinfo aufrufen | Öffnet die Lagerinfo. Es wird automatisch der Filter auf den ausgewählten Artikel in den Einstiegsfeldern gesetzt. | ||
 Lagerkonto auf 0 stellen | Das ausgewählte Lagerkonto wird auf 0 gestellt.  Hinweis
| ||
 Buchung korrigieren | Über diese Funktion können die einzelnen Lagerbuchungen korrigiert werden (z. B. der Einstandspreis der Lagerbuchung etc.).  | ||
 Buchungsdatum ändern | Das Buchungsdatum der Lagerbuchung kann geändert werden. | ||
 Buchungstext ändern | Der Buchungstext der Lagerbuchung kann geändert werden.  |
| Lagerjournal | Öffnet die Auswertungen gefiltert auf den Auswertungstyp "Lagerjournal". |
| Bildschirmliste | Eine Bildschirmliste der aufgeführten Lagerjournaldatensätze kann erzeugt werden. |
Stückliste
Gab es bei der ausgewählten Rechnung Positionen mit Stücklisten, werden diese hier angeführt.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Stückliste drucken | Die Stücklisten der Rechnung können gedruckt werden.  |
| Bildschirmliste | Es kann eine Bildschirmliste gedruckt werden. |
Vertreterabrechnung - Storno
Gab es Stornos der Vertreterabrechnung zu der ausgewählten Rechnung, werden diese hier aufgeführt.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Vertreterabrechnung - Zahlung
Ist die Zahlung der Vertreterabrechnung zu der ausgewählten Rechnung bereits durchgeführt worden, dann wird diese hier angezeigt.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Zahlungseingänge
Sind in der NTCS FIBU bereits Zahlungen zu der Rechnung erfasst worden, werden diese hier angezeigt.
Sind in der NTCS FIBU bereits Zahlungen zu der Rechnung erfasst worden, werden diese hier angezeigt.
Hinweis
| Es handelt sich um eine reine Ansicht der Buchung aus der FIBU. Werden die Daten nicht richtig oder vollständig angezeigt, überprüfen Sie bitte die Buchungen in der NTCS FIBU. |
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Dokumente
Wird mit dem NTCS DMS gearbeitet, werden hier die der Rechnung zugeordneten Dokumente angezeigt.
Wird mit dem NTCS DMS gearbeitet, werden hier die der Rechnung zugeordneten Dokumente angezeigt.
Dokumentenvorschau
Im Standard befindet sich diese Vorschau auf das Dokument im rechten Bereich des Fensters.
Details zu Rechnungspostionen
Wird der Reiter "Rechnungspositionen" gewählt, sind im unteren Bereich Details zu Rechnungspositionen ersichtlich. Folgende Reiter können dabei ausgewählt werden:
- Abgaben (optional)
- Lagerjournal
- Lieferscheinpositionen
- Rechnungsprovisionen (optional)
- Rechnungsrabatte
- Stückliste (optional)
- Vertreterabrechnung - Rechnungspositionsstorno
- Warenausgangskosten Rechnung
Hinweis
| Im Standard sind die optionalen Details ausgeblendet und können über die Möglichkeit, das Layout zu verändern, eingeblendet werden. |
Rechnungsrabatte
Gab es bei der Rechnung Rabatte, werden diese hier angezeigt.
Über die Auswahl rechts kann definiert werden, welche Rabatte angezeigt werden sollen.
Folgende Felder stehen hier zur Verfügung:
Parameter
Folgende Parameter wirken sich auf das Fenster "Rechnungen" aus:
Bereich WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Rechnungen
Bei Aufruf des Fensters "Rechnungen" werden die Daten sofort geladen. Mit Aktivierung des Parameters werden die Daten erst nach dem Ausführen der Aktualisierung bzw. mit Strg + Enter neben den Einstiegsfelder geladen. | |
Definition, ob beim Öffnen des Fensters "Rechnungen" nach noch nicht verbuchten Rechnungen gefiltert wird. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja: Beim Öffnen des Fensters "Rechnungen" kommt ein Hinweis, wenn nicht verbuchte Rechnungen vorhanden sind, und eine Abfrage, ob nur diese gelistet werden sollen. Wird die Abfrage mit "Ja" bestätigt, öffnet sich das Fenster "Rechnungen" gefiltert nach den noch nicht verbuchten Rechnungen über das Einstiegsfeld "Verbuchungsstatus". Hinweis Der Parameter kann je Benutzer über "Eigene Einstellungen" aktiviert werden. |
 | Siehe auch:  Lernvideo: Rechnung manuell verbuchen |