1. Allgemeines

Allgemeines Ziel ist es, Originalrechnungen ohne Rechnungsnummer inklusive Archivdokument zu erzeugen und in einen Freigabeprozess zu schicken, damit ein dafür zuständiger Mitarbeiter die Rechnung kontrollieren, freigeben bzw. auch die Freigabe ablehnen kann.
Der Ablauf kann mit einem oder ohne einen Workflow abgebildet werden.

Hinweis

Diese Hilfe beschreibt den Ablauf ohne Workflow! Informationen zum Ablauf "Rechnungsfreigabe mit Workflow" finden Sie hier.

Für den Druck von Massenrechnungen (Monatsrechnungen, Jahresrechnungen etc.) gibt es nun die Möglichkeit, diese Rechnungen möglichst schnell und einfach zu kontrollieren und nach Bedarf eine Rechnung auch einfach wieder zu löschen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Einzelrechnung oder einen Rechnungslauf handelt.

Nach erfolgreicher Kontrolle der jeweiligen Rechnung bzw. der Rechnungen werden diese auf einfache Weise weiterverarbeitet (d. h. laut Druckereinstellungen gemailt, gedruckt, archiviert etc). Auch eine Hintergrundverarbeitung ist möglich, sodass der jeweilige Benutzer dadurch nicht aufgehalten ist.

Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, die Kontrollrechnung einer automatischen "Verspeicherungskontrolle" (speziell was die Fibu-Verbuchung betrifft) zu unterziehen. Dadurch ist schon vorab sichergestellt, dass nach dem Originalausdruck der Rechnung diese verspeichert bzw. auch in die Fibu verbucht werden kann.

1.1. Lizenzen

Folgende Lizenzen werden für die hier beschriebene Rechnungsfreigabe ohne Workflow benötigt:

Faktura Basis (nswws100)
DMS (nsarchiv)
Rechnungs- und Zahlungsplan (nswws144)

Erstellstatus	Der Erstellstatus zeigt an, wie weit die Rechnungserstellung fortgeschritten ist. Dabei gibt es folgende Ausprägungen: Rechnung unvollständig: Dieser Status wird am Beginn der Rechnungserstellung gesetzt und beim Schließen des Drucks auf den nächsten entsprechenden Status umgestellt. Bei Rechnungen, die durch den Abbruch eines Rechnungsdrucks "unvollständig" bleiben, z. B. bei einem Sammelrechnungsdruck, bleibt der Status auf "Rechnung unvollständig". Bei Rechnungen ohne Rechnungsnummer ist der Status "Rechnung unvollständig". Rechnungsentwurf: Der Status "Rechnungsentwurf" wird für Rechnungen gesetzt, wenn im Druckdialog "Rechnungsentwurf" ausgewählt worden ist. Bei der Rechnungsfreigabe mit Workflow wird der Status gesetzt, wenn die Rechnung zur Freigabe (z. B. an den Geschäftsführer) eingereicht worden ist. Originalrechnung erstellt: Dieser Status wird gesetzt, sobald die Rechnungsnummer für eine Rechnung vergeben worden ist. Originalrechnung fertig: Dieser Status wird beim Schließen des Drucks gesetzt, wenn es sich um eine Originalrechnung handelt (d. h., Mailen, Archivieren etc. sind dann erfolgreich durchgelaufen).
Freigabestatus	Der Freigabestatus zeigt an, ob bei dieser Rechnung eine Freigabe notwendig ist bzw. ob die Freigabe schon erteilt oder abgelehnt worden ist. Nach diesem Freigabestatus kann in den Rechnungen im Einstiegsfeld "Rechnungsfreigabe" gefiltert werden. Folgende Ausprägungen sind beim Feld "Freigabestatus" möglich: Ohne Freigabe Freigabe notwendig Freigabe erteilt Freigabe abgelehnt Verarbeitet
Rechnungsdatum fixiert	Hier wird gespeichert, ob für einen Rechnungsentwurf das Rechnungsdatum beim Erstellen des Rechnungsentwurfs fixiert ist, also dass jenes Rechnungsdatum verwendet wird, das beim Erstellen des Rechnungsentwurfs im Druckdialog eingegeben worden ist. Wenn das Feld aktiv ist, wird beim Verarbeiten des Rechnungsentwurfs das am Rechungsentwurf gespeicherte Rechnungsdatum für die Originalrechnung verwendet, ansonsten kommt das Rechnungsdatum von dem Datum, das im Verarbeitungsdialog als Rechnungsdatum eingegeben worden ist.
Status Verbuchungskontrolle	Das Feld "Status Verspeicherungskontrolle" zeigt an, ob eine Kontrolle notwendig ist (je nach Einstellung des Parameters "Rechnungsfreigabe - Verspeicherungskontrolle aktiv" - zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck) bzw. ob die Kontrolle ok ist oder nicht. Folgende Ausprägungen werden im Status angezeigt: Ohne Kontrolle: Wenn der Parameter "Rechnungsfreigabe - Verspeicherungskontrolle aktiv" auf "Nein" steht. Noch nicht kontrolliert Kontrolle ok: Nur mit diesem Status kann der Rechnungsentwurf weiterverarbeitet werden. Kontrolle fehlgeschlagen: Schlägt die Kontrolle fehl, so wird zusätzlich im Feld "Versp-Fehler" (Verspeicherungs-Fehler) eine Notiz mit entsprechendem Hinweis angezeigt, warum die Kontrolle fehlgeschlagen ist.
Verbuchungsfehler	Meldung/Fehlermeldung der letzten Rechnungsverspeicherung

Rechnungsfreigabe - Rechnungsentwurf bei Verarbeitung	Definition, ob bei der Verarbeitung eines Rechnungsentwurfs das zugehörige Dokument im Archiv gelöscht wird oder eine neue Version des Dokuments erzeugt werden soll. 0 - Löschen (Standard): Der Entwurf wird gelöscht. Nur das Originalrechnungsdokument wird im Archiv nach dem Verarbeiten gespeichert. 1 - Versionieren: Der Rechnungsentwurf und die Originalrechnung sind im Archiv mit Dokumentenversionen gespeichert. Hinweis: Dieser Parameter hat nur Auswirkung bei einem Rechnungsentwurf ohne Workflow!
Rechnungsfreigabe – Verbuchungskontrolle aktiv	Definition, ob bei der Verarbeitung von Rechnungsentwürfen eine Verbuchungskontrolle durchgeführt werden soll. 0 - Nein: Es wird keine Kontrolle durchgeführt. 1 - Ja: Der Rechnungsentwurf wird bei der Erstellung mit "Verbuchungskontrolle notwendig" gekennzeichnet, wodurch diese vor der Verarbeitung durchgeführt wird.
Rechnungsfreigabe - Dialog bei Verarbeitung öffnen	Definition, ob bei der Verarbeitung eines Rechnungsentwurfs der Druckdialog geöffnet werden soll. 0 - Ja: Druckdialog wird immer geöffnet. 1 - Nein, wenn Datum fixiert: Der Druckdialog wird nicht geöffnet, wenn das Datum am Rechnungsentwurf fixiert worden ist. 2 - Nein: Es wird nie ein Druckdialog geöffnet. Hinweis: Parameter wirkt sich nur bei der Verarbeitung einer einzelnen Rechnung aus, nicht wenn mehrere Datensätze markiert worden sind.
Rechnungsfreigabe - Ausdrucksvorschau bei Verarbeitung	Definition, ob bei der Verarbeitung eines Rechnungsentwurfs die Ausdrucksvorschau geöffnet werden soll. 0 - Nein: Die Ausdrucksvorschau wird unabhängig vom Ausdrucksmodell immer deaktviert. 1 - lt. Ausdrucksmodell: Abhängig von den Einstellungen am Ausdrucksmodell wird die Ausdrucksvorschau geöffnet.
Rechnungsfreigabe - Autom. Verarbeitung	Definition, ob bei der Freigabe eines Rechnungsentwurfs dieser auch automatisch verarbeitet werden soll. 0 - Nein: Es erfolgt nur die Freigabe. 1 - Ja: Zusätzlich zur Freigabe wird automatisch die Verarbeitung angestoßen.
Rechnungsfreigabe – Im Hintergrund verarbeiten	Definition, ob die Verarbeitung eines Rechnungsentwurfs im Hintergrund passieren soll. 0 - Nein: Es erfolgt die Verarbeitung im Vordergrund in der NTCS. 1 - Ja: Die Verarbeitung wird in einen eigenen Hintergrundjob außerhalb der aktuellen NTCS ausgelagert.
Rechnungsfreigabe - Rechnungsentwurf ermöglichen	Definition, ob im Rechnungsdruckdialog die Druckart "Rechnungsentwurf" zur Verfügung stehen soll. 0 - Nein: Es steht die Auswahl Rechnungsentwurf nicht zur Verfügung. 1 - Ja: Die Auswahl Rechnungsentwurf steht zur Verfügung und die Erstellung erfolgt lt. Einstellungen des Ausdrucksmodelldetails. 2 - Ja, ohne Vorschau: Die Auswahl Rechnungsentwurf steht zur Verfügung und bei der Erstellung werden die Einstellungen Ausdrucksvorschau fix deaktiviert.
Druckart-Vorschlag	Definition, welche Druckart beim Aufruf des Rechnungsdruckes im Druckdialog vorgeschlagen werden soll. Hinweis: Bei bereits fertigen Aufträgen unabhängig von der Parametereinstellung wird immer "Kontrollausdruck (Nachdruck)" vorgeschlagen.