Rechnungsfreigabe mit Workflow
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Allgemeines
Allgemeines Ziel ist es, Originalrechnungen ohne Rechnungsnummer inklusive Archivdokument zu erzeugen und in einen Freigabeprozess zu schicken, damit ein dafür zuständiger Mitarbeiter die Rechnung kontrollieren, freigeben bzw. auch die Freigabe ablehnen kann.
Der Ablauf kann mit einem oder ohne einen Workflow abgebildet werden.
Der Ablauf kann mit einem oder ohne einen Workflow abgebildet werden.
Hinweis
 | Diese Hilfe beschreibt den Ablauf mit Workflow! Informationen zum Ablauf "Rechnungsfreigabe ohne Workflow" finden Sie hier. |
Hinweis
| Der Ablauf gilt in erster Linie für Standardrechnungen (Einzelausdruck), Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen. Folgendes wird nicht unterstützt:
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Lizenzen
Folgende Lizenzen werden für die hier beschriebene Rechnungsfreigabe mit Workflow benötigt:
- Faktura Basis (nswws100)
- CRM (nscrm) inklusive DMS (nsarchiv)
- Workflow (nscrmwfl)
Einstellungen
Weitere Informationen zum Thema " Workflow" finden Sie hier.
Beispiel
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Feld "Rechnungsworkflow" am Erfassungskennzeichen oder Auftragskopf
Der Workflow wird auf dem Erfassungskennzeichen im Feld "Rechnungsworkflow" als Vorschlag für Aufträge mit dem Erfassungskennzeichen hinterlegt. Der Rechnungsworkflow kann aber auch im Feld "Rechnungsworkflow" am Auftragskopf manuell erfasst, bearbeitet oder gelöscht werden.
Beim Kopieren von Aufträgen wird das Feld "Rechnungsworkflow" entweder neu ermittelt (anhand der Hinterlegung am Erfassungskennzeichen) bzw. kopiert, sofern der Workflow auf dem Auftrag manuell erfasst worden ist.
Rechnungsdruck
Wird die Originalrechnung ausgedruckt und im Rechnungsworkflow zum Beispiel geprüft, ob eine Wertgrenze erreicht worden ist, sind folgende Varianten möglich:
- Bei Unterschreitung der Wertgrenze wird eine Originalrechnung mit Rechnungsnummer erstellt.
- Bei Erreichen der Wertgrenze wird eine Entwurfsrechnung ohne Rechnungsnummer angelegt. Dabei erfolgt die Archivierung der Entwurfsrechnung.
Nach dem Druck kommt der Hinweis, dass sich die Rechnung in einem Workflow befindet:
Hinweis
| Die Kombination mit dem Ablauf Rechnungsentwurf ermöglichen ist möglich, sofern die Lizenz "Rechnungs- und Zahlungsplan" (nswws144) vorhanden ist und die Einstellungen für Rechnungsentwurf ermöglichen vorgenommen worden sind. In diesem Fall wird bei der Druckart Rechnungsentwurf zuerst ein Entwurf ohne Workflow erzeugt. Wird dieser Rechnungsentwurf freigegeben und verarbeitet, so wird dabei der Workflow gestartet und läuft durch. |
Hinweis
| Der Ablauf wird nur in Verbindung mit dem Archiv unterstützt. |
Die automatische Fertigmeldung des Auftragskopfes erfolgt erst bei der Verarbeitung der Originalrechnung, also nicht sofort beim Originalausdruck der Rechnung. Nur die Auftragspositionen werden fertiggemeldet, sofern diese vollständig verrechnet worden sind.
Rechnungsdatum
Ist beim Parameter "Rechnungsdatum" die Ausprägung "0 - man. Eingabe des Rechnungsdatum" eingestellt, so wird das Rechnungsdatum vorgeschlagen. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck:
Definition, ob das Rechnungsdatum sich "automatisch" ermittelt oder "manuell" eingegeben wird. 0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums: Das Rechnungsdatum kann im Ausdrucksdialog manuell übersteuert werden. 1 - Rechnungsdatum = Erfassungsdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Erfassungsdatum lt. Auftragskopf. 2 - Rechnungsdatum = Liefertermin (Auftrag): Das Rechnungsdatum ist gleich dem Liefertermin lt. Auftragskopf. 3 - Rechnungsdatum = Tagesdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Tagesdatum. Hinweis: Bei den Ausprägungen "1", "2" und "3" ist das Feld "Rechnungsdatum" im Ausdrucksdialog nicht vorhanden und somit nicht editierbar. |
Zusätzlich gibt es im Druckdialog das Feld Rechnungsdatum fixieren.
Wird "Rechnungsdatum fixieren" aktiviert, wird dies im Feld "Rechnungsdatum fixiert" am Rechnungskopf gespeichert. Bei der Verarbeitung der Rechnung wird das fixierte Datum des Rechnungsentwurfs für die Originalrechnung vorgeschlagen und kann abgeändert werden.
Tägliches Arbeiten
Rechnungsworkflow hinterlegen und Rechnung drucken
Ein Bearbeiter erfasst einen Auftrag mit Rechnungsworkflow. Mit dem Originalausdruck wird der am Auftragskopf hinterlegte Rechnungsworkflow gestartet. Ein Rechnungsworkflow könnte so aussehen:
In diesem Beispiel wird geprüft, ob eine Freigabe erfolgen muss:
Geprüft wird der Wert der Rechnung. Ist der Rechnungsbetrag unter 10.000 EUR, so wird die Rechnung im Original gedruckt.
Aufgabe für das Freigeben der Rechnung
Ist der Rechnungsbetrag über 10.000 EUR, so bekommt der für die Freigabe zuständige Mitarbeiter (z. B. Geschäftsführer) eine Aufgabe zum Freigeben der Rechnung. Auf diese Aufgabe wird das archivierte Rechnungsdokument übertragen.
Beim Ausführen der Aufgabe wird das archivierte Rechnungsdokument geöffnet. Dabei kann der für die Freigabe zuständige Mitarbeiter nun die Rechnung freigeben oder ablehnen.
Rechnung ablehnen
Beim Ablehnen der Rechnung muss eine Begründung eingegeben werden. Die Rechnung geht wieder zurück zum Bearbeiter. Dieser bekommt eine Workflowaufgabe zur Nachbearbeitung. Wenn der Bearbeiter seine Aufgabe ausführt, wird die Auftragserfassung geöffnet. Dabei wird die Rechnung gelöscht und die Rechnungsvorschläge sind wieder vorhanden. Nach der Nachbearbeitung startet der Workfow von vorne (dafür wird derselbe Workflow verwendet).
Der Bearbeiter kann nach der Nachbearbeitung auch direkt aus der Auftragserfassung den Rechnungsdruck starten. Falls es eine Aufgabe für die Nachbearbeitung gibt, wird diese Aufgabe im Zuge des Drucks automatisch im Hintergrund auf "erledigt" gesetzt
Mit dem Rechnungsdruck wird wieder eine Entwurfsrechnung erzeugt und der Workflow von vorne durchlaufen. Dabei wird wieder eine Aufgabe angelegt und dem für die Freigabe zuständigen Mitarbeiter zugeordnet.
Rechnung freigeben
Wird eine Rechnung freigegeben, gibt es folgende Optionen:
- Der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zum Verarbeiten (Mailen, Drucken) der Originalrechnung. Abhängig davon, ob das Kennzeichen "Rechnungsdatum fixiert" gesetzt ist, wird entweder das Datum der ursprünglichen Rechnung wiederverwendet oder das Datum wird wie beim "normalen" Rechnungsdruck vorgeschlagen.
- Die Rechnung wird direkt im Workflow verarbeitet.
- Die weitere Verarbeitung erfolgt per Stapel. In diesem Fall wird der Workflow nach der Freigabe beendet.
Spezialthemen
Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung
Bei einer Anzahlungsrechnung wird der Rechnungsworkflow vom Hauptauftrag auf den Anzahlungsauftrag übernommen. Die Workflowinstanz wird am Anzahlungsauftrag und am Hauptauftrag gespeichert. Ansonsten ist der Ablauf gleich wie bei Standardrechnungen.
Hinweis
| Die Verwendung eines Rechnungsworkflows in Kombination mit einem Rechnungsschema mit Teilrechnung ist bei der Erfassungsart "FAK (Faktura (mit internem Lieferschein))" nicht zulässig. |
Rechnungslauf (Ausdruck Rechnungen)
Auch hier werden die Rechnungen von Aufträgen, bei denen ein Rechnungsworkflow hinterlegt ist, in den Freigabeprozess geschickt. Eventuelle Betragsgrenzen werden berücksichtigt. Für alle Aufträge ohne Rechnungsworkflow erfolgt der "normale" Ablauf.
Rechnungen, die bereits über den Workflow freigegeben worden und fertig für die Verarbeitung sind, werden hier nicht verarbeitet. Dies muss über Rechnung verarbeiten in der Rechnungsübersicht erfolgen.
Sammelrechnung
Der Sammelrechnungsdruck wird nicht unterstützt.
Wird ein Ausdruck einer Sammelrechnung gestartet, dann werden nur Aufträge ohne Rechnungsworkflow für den Druck ausgewählt. Aufträge mit hinterlegtem Rechnungsworkflow werden nicht berücksichtigt und somit nicht verrechnet.
Hinweis
| Es erscheint dabei keine Hinweismeldung! |
Der Sammelrechnungsdruck unterstützt nur die Rechnungsfreigabe ohne Workflow.
Stornorechnung
Für Stornoausdrucke ist kein Freigabeprozess vorgesehen.
XML-Rechnung
Ist in einem Ausdrucksmodell nur ein Ausdrucksmodelldetail für XML-Rechnungen enthalten, so wird der Druck abgebrochen. Dabei ist kein Ablauf mit Rechnungsworkflow möglich.
