Ausdruck Rechnung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Warenwirtschaft → Verkauf → Aufträge → Ausdruck → Rechnung Warenwirtschaft → Verkauf → Aufträge → Ausdruck → Rechnungslauf Warenwirtschaft → Verkauf → Aufträge → Ausdruck → Sammelrechnung TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → StapeldefinitionÜbersicht
In diesem Fenster treffen Sie die Einstellungen für den Rechnungsdruck.
Der Aufruf kann entweder manuell im Fenster "Aufträge" oder über die Stapelverwaltung erfolgen.
Erfolgt der Ausdruck mittels Stapel, ist der Stapelschritt "Rechnung drucken" (MCS_MDRECHNUNGMGR_PRINT) zu wählen.
In folgendem Fenster werden die Parameter für den Stapelschritt definiert.
Erfolgt der Ausdruck manuell, stellt sich das Fenster je nach Aufruf unterschiedlich dar.
Fenstermenü → Ausdruck → Rechnung:
Informationen zur Rechnung finden Sie hier.
Fenstermenü → Ausdruck → Rechnungslauf:
Informationen zum Rechnungslauf finden Sie hier.
Fenstermenü → Ausdruck → Sammelrechnung:
Informationen zur Sammelrechnung finden Sie hier.
Ausdrucksdialog
Je nach Auswahl der Ausdrucksart (Rechnung, Rechnungslauf oder Sammelrechnung) öffnet sich ein unterschiedlicher Ausdrucksdialog, über welchen die gewünschten Einstellungen für den Rechnungsdruck vorgenommen werden können.
Das Fenster teilt sich je nach Ausdrucksart in folgende Bereiche auf:
- Rechnungsart
- Ausdrucksart
- Lieferscheinnummern-Bereich
- Zusatzeingaben
- Sammelausdruck-Eingaben (nur bei Rechnungslauf und Sammelrechnung)
- Erfassungsnummern-Bereich (nur bei Rechnungslauf und Sammelrechnung)
- Teil- und Schlussrechnungseingaben
- Wiederholfaktura
Hinweis
 | Abhängig von der Erfassungsart, den getroffenen Einstellungen am Auftrag und den Einstellungen in den Parametern (Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck) laden sich die Eingabefelder im Druckdialog dynamisch. |
Rechnungsart
In diesem Bereich treffen Sie die Einstellungen zur Rechnungsart.
Folgende Ausprägungen stehen hier zur Verfügung:
- Standardrechnung
- Anzahlungen
- Teilrechnungen
- Schlussrechnungen
Ausdrucksart
In diesem Bereich treffen Sie die Einstellungen zur Druckart, zum Datum und zum Ausdruck selbst.
Mit der Druckart legen Sie fest, welche Art von Druck ausgewählt werden soll.
Folgende Ausprägungen stehen hier zur Verfügung:
- Originalausdruck
- Rechnungsentwurf (sofern Sie mit der Rechnungsfreigabe arbeiten)
- Kontrollausdruck - Vorschau nächste Rechnung
- Kontrollausdruck (Nachdruck lt. Auftrag)
- Kontrollausdruck (Nachdruck)
- Storno-Ausdruck (ist nur aktiv, wenn bereits ein Originalausdruck stattgefunden hat)
Im folgenden Parameter können Sie den Druckart-Vorschlag auswählen:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen:
Definition, welche Druckart beim Aufruf des Rechnungsdruckes im Druckdialog vorgeschlagen werden soll. Hinweis: Bei bereits fertigen Aufträgen unabhängig von der Parametereinstellung wird immer "Kontrollausdruck (Nachdruck)" vorgeschlagen. |
Hinweis
| Originalausdruck Der Rechnungsdruck bewirkt, dass die Rechnungsvorschläge für die Rechnung(en) übernommen werden. Beim Originalausdruck wird eine neue Rechnung mit der nächsten fortlaufenden Rechnungsnummer generiert. Weiters wird bei einer vollständigen Lieferung aller Auftragspositionen das Rechnungs-Kennzeichen (RKz) auf "G - vollständig geliefert" gesetzt. In der Übersicht der Rechnungen werden sämtliche gedruckte Rechnungen gelistet. Damit mit dem Rechnungs-Ausdruck ebenso die FIBU-Buchung erfolgt, muss die Rechnung verbucht werden. Mit dem folgenden Parameter stellen Sie ein, ob die Rechung nach dem Ausdruck automatisch verbucht werden soll: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen:
Handelt es sich beim Erfassungskennzeichen des Auftrags um eine Faktura mit internem Lieferschein (FAK), so erfolgt mit dem Verbuchen der Originalrechnung ebenso die Lagerbuchung von lagergeführten Positionen. Rechnungsentwurf Wenn Sie mit der Rechnungsfreigabe arbeiten, wird hiermit der Rechnungsentwurf für die Rechnungsfreigabe erzeugt. Kontrollausdruck - Vorschau nächste Rechnung Der Kontrollausdruck gilt rein zur Kontrolle. Hier wird keine Rechnungsnummer vergeben. Kontrollausdruck (Nachdruck bzw. Nachdruck lt. Auftrag) Informationen zum Storno einer Rechnung finden Sie hier. |
Im Eingabefeld für das Rechnungsdatum können Sie jenes Datum eintragen, welches auf dem Ausdruck angedruckt werden soll. Vorgeschlagen wird das Tagesdatum.
Mit folgendem Parameter kann geprüft werden, ob die Rechnungsnummer innerhalb des Nummernkreises chronologisch ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen:
Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch. Definition, ob beim Rechnungsdruck im Druckdialog (z. B. bei der Datumseingabe) geprüft wird, ob das Rechnungsdatum (ohne Uhrzeit) der zu erstellenden Rechnung größer als oder gleich wie das Rechnungsdatum der bestehenden Rechnung des Nummernkreises ist. 0 - Warnung: Wird eine Rechnung rückdatiert, kommt ein Hinweis, dass die Rechnungsnummern nicht mehr chronologisch sind. 1 - Sperre: Ein Rückdatieren ist nicht möglich, wenn die Rechnungsnummern dadurch nicht mehr chronologisch sind. 2 - Keine Sperre: Es erfolgt keine Prüfung. Hinweis: Stornorechnungen und stornierte Rechnungen sind von dieser Prüfung ausgenommen. |
Beispiel
 | Die letzte Rechnungsnummer lautet 145 und ist mit Rechnungsdatum 23.12. erstellt worden. Wird die nächste Rechnung mit der Nummer 146 auf den 10.12. zurückdatiert, so erfolgen je nach Parametereinstellung folgende Hinweise: 0 - Warnung (Standard)  Der Rechnungsdruck kann noch einmal abgebrochen und das richtige Datum eingegeben werden. Mit "Ignorieren" kann die Rechnung trotzdem mit dem gewünschten Datum erstellt werden. 1 - Sperre  Erst wenn ein Rechnungsdatum in der richtigen Reihenfolge eingegeben wird, erscheint die Meldung nicht mehr und die Rechnung kann erstellt werden. |
Als Ausdrucksmodell wird jenes vorgeschlagen, welches im Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucksmodelle angelegt und im Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet worden ist. Mit F4 
gelangen Sie zur Auswahl des Ausdrucksmodells. Mit F8 
gelangen Sie ins Fenster der Ausdrucksmodelle und können hier direkt ein neues Ausdrucksmodell anlegen bzw. ein bestehendes bearbeiten.
Beim Feld Ausdrucksvorschau wird jene Ausprägung vorgeschlagen, die in den Druckereinstellungen beim Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" ausgewählt worden ist. Wird die Vorschau in den Druckereinstellungen nicht aktiviert, besteht die Möglichkeit, direkt im Ausdrucksdialog "Ausdrucksvorschau" auszuwählen.
Hinweis | Wird beim Originalausdruck im Druckdialog die Ausdrucksvorschau aktiviert, wird das Dokument am Bildschirm angezeigt, aber der Druck am Drucker wird nicht mehr durchgeführt. Daher sollte auf dem Ausdrucksmodell-Detail eingestellt werden, dass die Vorschau nur bei Kontrollausdruck geöffnet wird, wenn in den Druckereinstellungen das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" aktiviert ist:  |
Lieferscheinnummern-Bereich
Standardmäßig ist das Feld Rechnung pro Lieferschein eingeblendet. Wenn Sie zu Ihrem Auftrag mehrere Lieferscheine gedruckt und pro Lieferschein eine eigene Rechnung haben möchten, können Sie dies hier auswählen.
Zusätzlich können Sie über das Feld Lieferscheinnummer einen oder mehrere Lieferscheine auswählen, für welche die Rechnung erstellt werden soll.
Über das Feld Bis Lieferscheindatum können Sie einschränken, bis zu welchem Lieferscheindatum die Rechnung erstellt werden soll.
Soll auf den Liefertermin für die Rechnung eingeschränkt werden, haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit dazu.
Zusatzeingaben
Mittels den Zusatzangaben können je Ausdruck unterschiedliche Eingaben getätigt werden.
Beim Aufruf über den Stapel sind folgende per Standard eingeblendet:
| Rechnung pro Lieferschein | Ja/Nein |
Nur vollständig gelieferte Aufträge | Ja/Nein |
Für die weiteren Aufrufe können in folgenden Parametern die Zusatzangaben für Ihren Bedarf angepasst werden. Sie können diese entweder ein- oder ausblenden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen:
Definition, ob die manuelle Rechnungsnummernvergabe aktiviert werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Die Rechnungsnummer kann manuell vergeben werden. Ist die Nummer schon vorhanden, kommt eine Meldung. Die Eingabe wird protokolliert! | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Buchungstext" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Buchungssymbol" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Buchungsdatum" möglich sein soll. 0 - Nein 1 - Ja, mit Vorschlag: Es wird das Tagesdatum vorgeschlagen. 2 - Ja, ohne Vorschlag | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Kostenperiode" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Rechnungsadresse" möglich sein soll. Hinweis Die Eingabe dient nur zur Erstellung oder Auswahl einer Adresse ohne einer Neuermittlung von abhängigen Werten wie z. B. Tour … Ist dies gewünscht, so hat die Änderung direkt am Auftrag zu erfolgen. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Leistungsdatum" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Leistungszeitraums" möglich sein soll. 0 - Nein 1 - Ja - mit Prüfung Leistungszeitraum: Es werden nur jene Rechnungsvorschläge verrechnet, die in den eingegebenen Leistungszeitraum fallen. (Feld: Leistungszeitraum von - bis am Rechnungsvorschlag) 2 - Ja - ohne Prüfung Leistungszeitraum (außer Wiederholfaktura): Es erfolgt keine Prüfung auf den "Leistungszeitraum von -bis". | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Valutadatums" möglich sein soll. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja, ohne Vorschlag 2 - Ja, mit Tagesdatum als Vorschlag 3 - Ja - Valutadatum laut Vorschlag: Der Vorschlag ergibt sich aus den Feldern "Valutadatum" und "Tage Valutadatum" am Auftragskopf mit entsprechenden Rückfallebenen. Hinweis Die Eingabe des Valutadatums beim Ausdruck hat nur Auswirkung, wenn der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf "0 - Rechnungsdatum bzw. man. Eingabe" steht oder eine Rückfallebene notwendig ist. Steht der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf z. B. "1 - Letzter Tag des Leistungszeitraums" und ein Leistungszeitraum ist am Auftragskopf vorhanden, wird der letzte Tag des Leistungszeitraums genommen, egal was beim Ausdruck eingegeben worden ist. Wird beim Druck kein Valutadatum eingegeben und steht der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf "0 - Rechnungsdatum bzw. man. Eingabe", wird das Valutadatum nach folgender Reihenfolge ermittelt: 1. Auftragserfassung: Feld "Valutadatum" 2. Auftragserfassung: Feld "Tage Valutadatum" 3. Projekt: Felder "Tage Valutadatum", "Tage Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tage Valutadatum (Teilrechnung)" und "Tage Valutadatum 'Schlussrechnung'" 4. Rechnungsschema: Felder "Tage Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tage Valutadatum (Teilrechnung)" und "Tage Valutadatum 'Schlussrechnung'" 5. Erfassungskennzeichen: Feld "Tage Valutadatum" | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "UVA-Datums" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe "Bei Kontrollausdruck XML-Dokument erzeugen" verfügbar sein soll. Hinweis: Die Eingabe ist nur dann möglich, wenn Originalausdruck bereits erfolgt ist. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe "Bei Kontrollausdruck E-Mail erzeugen" verfügbar sein soll. 0 - Nein (Standard): Das Feld ist im Ausdrucksdialog nicht verfügbar. 1 - Ja: Im Ausdrucksdialog ist zusätzlich das Feld "Bei Kontrollausdruck E-Mail erstellen" verfügbar. Wird beim Kontrollausdruck (Nachdruck) das Feld aktiviert, wird der E-Mail-Versand inkl. aller Zusatzdokumente erneut durchgeführt. Hinweise Die Eingabe ist nur dann möglich, wenn der Originalausdruck der Rechnung bereits erfolgt ist. Bei Auswahl des Feldes "Bei Kontrollausdruck E-Mail erstellen" im Ausdrucksdialog kann das Archivdokument nicht für den Nachdruck verwendet werden. Diese Kombination ist nicht möglich. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Sprache" möglich sein soll. Hinweis: Die Sprache hat Auswirkung auf die Ausdrucksmodellermittlung. | |
Am Erfassungskennzeichen bzw. am Kunden kann der Kopftext (Rechnung) analog zu den bereits bestehenden Rechnungstexten als Vorschlag hinterlegt werden. Definition, ob diese Texte beim Rechnungsdruck noch bearbeitet werden können bzw. das Programm bei Fehlen der Texte (Rechnung) auf den Kopftext lt. Auftrag zurückgefallen wird. | |
Am Erfassungskennzeichen bzw. am Kunden kann der Fußtext (Rechnung) analog zu den bereits bestehenden Rechnungstexten als Vorschlag hinterlegt werden. Definition, ob diese Texte beim Rechnungsdruck noch bearbeitet werden können bzw. das Programm bei Fehlen der Texte (Rechnung) auf den Fußtext lt. Auftrag zurückgefallen wird. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog "E-Mail CC an Kontaktperson Kunde" gewählt werden kann. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Projekts" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Zahlungsart" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Zahlungskondition" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Lieferschein-/Rechnungsgruppe" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Zessionskennzeichens" möglich sein soll. | |
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Eigenen Bankverbindung" möglich sein soll. | |
Eingabe Geschäftsall - speziell für ungarische Finanz |
Teil- und Schlussrechnungseingaben
Handelt es sich bei Ihrem Auftrag um eine Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung, werden in diesem Fenster automatisch die Teil-/Schlussrechnungs-Eingaben eingeblendet.
Neben der Rechnungsart (Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnung) können Sie weitere Angaben zu Ihrer Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung treffen.
Wiederholfaktura
Handelt es sich bei Ihrem Auftrag um eine Wiederholfaktura, werden in diesem Fenster die Eingaben für die Wiederholfaktura eingeblendet.
In diesem Bereich können Sie für den Ausdruck von Sammelrechnungen und für Rechnungen Einschränkungen vornehmen.
Über den Rechnungsempfänger können Sie auswählen, für welchen Rechnungsempfänger die Sammelrechnung oder die Rechnungen erstellt werden sollen.
Ebenso kann auf den Lieferempfänger oder Auftraggeber (Kunde) eingeschränkt werden.
Auch nach dem Abrechnungsmodelle für Sammelrechnung kann über das Feld Model-ID eingeschränkt werden.
Neben dieser Einschränkungen kann auch noch im Lieferscheinnummern-Bereich und im Erfassungsnummern-Bereich eingegrenzt werden, was genau verrechnet werden soll.
Wählen Sie ein Erfassungs-Kennzeichen aus, für welches die Rechnungen erzeugt werden sollen.
Ebenso kann auch auf eine oder mehrere Erfassungsnummern eingeschränkt werden.
Hinweis
| Als Ausschlusskriterien für Sammelrechnungen gelten unter anderem folgende Punkte. Sind diese in den einzelnen Aufträgen unterschiedlich, kann keine Sammelrechnung erzeugt werden.
Zusätzlich kann über folgende Parameter noch weiter eingeschränkt werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
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Buchungstext für Rechnungen
Um einen bestimmten Buchungstext für eine Rechnung in die FIBU übergeben zu können, gibt es folgende Parameter, über welche dies gesteuert wird:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, ob und welcher Buchungstext für Stornorechnung verwendet werden soll. Hinweis: Ist hier kein Buchungstext hinterlegt, wird der Buchungstext der Originalrechnung verwendet. | |
Definition, welcher Buchungstext bei der Originalrechnung verwendet werden soll. 0 - Buchungstext laut Auftragskopf: Der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT) wird an die Rechnung als Buchungstext übergeben. Soll auf einer Schlussrechnung ein abweichender Buchungstext mitgegeben werden, kann das Feld "Buchungstext (für Schlussrechnung)" verwendet werden. 1 - Makro: Die Zusammensetzung des Buchungstextes kann automatisiert über ein Makro gesteuert werden. Das Makro kann über das Fenster "Rechnungen" unter Fenstermenü → Funktionen → Rechnungen verbuchen → Weitere Funktionen → Makro → Makros definiert werden. 2 - laut Auftrag mit Rückfall auf Parameter "Buchungstext": Im Parameter "Buchungstext" kann ein flexibler Buchungstext hinterlegt werden. Ist dort kein Text hinterlegt, zieht der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT). | |
Definition, ob der Buchungstext vom Auftragskopf ermittelt werden soll, sofern am Rechnungskopf kein Buchungstext vorhanden ist. | |
Hier kann ein flexibler Buchungstext hinterlegt werden. Der Buchungstext kann aus einfachen Texten und Feldern zusammengesetzt werden. Die Auswahl der Felder ist über die rechte Maustaste beim Wert des Parameters aufrufbar. Beispiel Rechnungsnummer: $RNG_NR$ | |
Definition, wie sich der Buchungstext für "Ratenbuchungen" zusammensetzen soll. 0 - Ratenbezeichnung: Es wird die Bezeichnung laut Ratenzahlungsmodell (vom Auftragskopf) verwendet. 1 - Rechnungsbuchungstext - Ratenbezeichnung: Es wird der Buchungstext der Rechnung + die Bezeichnung laut Ratenzahlungsmodell (vom Auftragskopf) verwendet. 2 - Ratenbezeichnung - Rechnungsbuchungstext: Es wird die Bezeichnung laut Ratenzahlungsmodell (vom Auftragskopf) + der Buchungstext der Rechnung verwendet. 9 - Makro Hinweis Für die Erstellung von Rechnungen mit Raten ist es notwendig, am Auftragskopf ein "Ratenzahlungsmodell" zu definieren. Das Makro kann über das Fenster "Rechnungen" → Funktionen → Rechnungen verbuchen definiert werden. |
Beispiel
| Aktivieren Sie die Einstellung "Buchungstextermittlung" mit der Ausprägung "2 - Laut Auftrag mit Rückfall auf Parameter Buchungstext", können Sie über den Parameter "Buchungstext" unterschiedliche Variablen auswählen, welche automatisch einen Buchungstext generieren, sofern am Auftragskopf oder im Rechnungsdialog keiner hinterlegt wird. Folgende Variablen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Wählen Sie im Parameter "Buchungstext" über das Kontextmenü nach der Reihe jene Variablen aus, welche für den Buchungstext verwendet werden sollen. Die Trennung zwischen den einzelnen Variablen vergeben Sie direkt nach der Auswahl der einzelnen Variablen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, zu den Variablen einen fixen Text einzugeben. In diesem Beispiel sollen der Kundenname und die Projektnummer durch ein Leerzeichen getrennt als Buchungstext übergeben werden.  |
Hinweis
| Folgende Variablen werden bei Sammelrechnungen nur dann befüllt, wenn diese bei den zugrundlegenden Aufträgen jeweils identisch sind:
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Kontrolle der UID-Nummer bei EU-Rechnungen
Wenn Sie bei Ihren EU-Rechnungen die UID-Nummern auf Gültigkeit prüfen lassen möchten, so können Sie dies mit dem folgenden Parameter einstellen:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Lieferungen:
Definition, ob die UID-Nummer auf Gültigkeit geprüft werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Es wird eine Prüfung nach dem Stufe-1-Prüfverfahren durchgeführt. Ist die UID-Nummer fehlerhaft, kommt es zu einer Hinweismeldung. Aus der Meldung heraus können direkt die Kundendaten bearbeitet werden, um die USt-ID-Nummer zu korrigieren. Hinweis: Ändert sich die UID-Nummer von einem EU-Mitgliedsland in eine inländische, muss die Kontoneuermittlung für den Auftrag durchgeführt werden, um die korrekten Konten und Steuersätze zu erhalten. |
