In dieser Themenhilfe finden Sie Informationen zum Erstellen von Ausdrucksmodellen und deren Details. Im Anschluss wird erklärt, wie Ausdrucksmodelle im Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet werden können. Abschließend wird die Erstellung eines Ausdrucksmodells inkl. Zuordnung zu einem Kunden anhand eines Beispiels Schritt für Schritt gezeigt.

1. Allgemein

2. Ablaufarten für Ausdrucke

3. Ausdrucksmodelle

4. Ausdrucksmodelldetails

5. Druckereinstellung

5.1. Druckereinstellung anlegen

6. Ausdrucksmodellmanagement

6.1. Ausdrucksmodell zuordnen

7. Erstellen eines neuen Ausdrucksmodells

7.1. Schritt 1: Ausdrucksmodell anlegen

7.2. Schritt 2: Ausdrucksmodelldetail erstellen

7.3. Schritt 3: Druckereinstellung erstellen

7.4. Schritt 4: Ausdrucksmodell im Ausdrucksmodellmanagement zuordnen

8. FAQ

1. Allgemein

Ein Ausdrucksmodell wird für den Druck von Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Anfrage, Bestellung etc. angelegt. Zu einem Ausdrucksmodell werden Ausdrucksmodelldetails erstellt und über die Druckereinstellung werden Einstellungen für z. B. Druck, E-Mail-Versand, Archivierung etc. vorgenommen.

Hinweis

Ohne Ausdrucksmodell ist kein Belegdruck möglich.

2. Ablaufarten für Ausdrucke

Um ein Ausdrucksmodell anlegen zu können, ist es notwendig, dass die Ablaufarten für Ausdrucke vorhanden sind. Die Ablaufart definiert, bei welchem Ablauf welches Ausdrucksmodell verwendet werden kann.

Die Ablaufarten sind wie folgt aufrufbar:

Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ablaufarten für Ausdrucke

Die Ablaufarten werden mit der Funktion Standards importieren angelegt. Ablaufarten können nicht manuell angelegt und nur eingeschränkt bearbeitet werden.

3. Ausdrucksmodelle

Um in der Warenwirtschaft z. B. eine Rechnung ausdrucken zu können, müssen Ausdrucksmodelle vorhanden sein.

Die Ausdrucksmodelle sind aufrufbar über:

Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle

Standardausdrucksmodelle werden mit der Funktion Standards importieren in der jeweiligen Firma angelegt. Ausdrucksmodelle können neu erstellt und bearbeitet werden.

Jedes Ausdrucksmodell braucht zwingend eine Ablaufart. Diese definiert, wo der Ausdruck verwendet werden kann, z. B.: "BES" für den Druck einer Bestellung oder "RE" für den Ausdruck einer Rechnung.

Hinweis

Bei einer Firmengruppe werden die Ausdrucksmodelle im Standard in der Stammdatenfirma/Hauptfirma angelegt (auch mit WWS Einzelfirmenmodus). Über folgenden Parameter kann eingestellt werden, in welcher Firma die Ausdrucksmodelle angelegt und ermittelt werden.

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein

Firma für Ausdrucksmodelle

Diese Einstellung bestimmt, von welcher Firma die Ausdrucksmodelle in der Firmengruppe ermittelt werden.

0 - Hauptfirma: Alle Ausdrucksmodelle einer Firmengruppe können nur in der Hauptfirma der Firmengruppe angelegt werden. Dies gilt auch für WWS Einzelfirmen. Soll es abweichende Ausdrucksmodelle für die operativen Firmen geben, können diese im Ausdrucksmodellmanagement über das Feld "Firma (Ausdruckersteller)" der jeweiligen operativen Firma zugeordnet werden.

1 - WWS-Stammdatenfirma (Standard): Die Anlage und Steuerung der Ausdrucksmodelle erfolgt mit Ausnahme von WWS Einzelfirmen in der Hauptfirma der Firmengruppe. Für WWS Einzelfirmen gibt es eigene Ausdrucksmodelle, welche im Ausdrucksmodellmanagement für diese Firma zugeordnet werden. Diese Ausprägung wird benötigt, wenn WWS Einzelfirmen mit eigenen Ausdrucksmodellen arbeiten.

2 - je Firma: Unabhängig davon, ob es sich bei den Firmen der Firmengruppen um WWS Einzelfirmen handelt, werden sämtliche Ausdrucksmodelle in der jeweiligen operativen Firma angelegt und über das Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet. Diese Einstellung kann auch firmenbezogen für einzelne Firmen der Firmengruppe getroffen werden, wenn nur für diese eigene Ausdrucksmodelle verwalten werden.

Hinweis

Es wird empfohlen, den Parameter im laufenden Betrieb nicht umzustellen, sondern nur zu Beginn.

Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Firmengruppe in der WWS.

Wird der Parameter umgestellt, so muss zumindest Folgendes kontrolliert bzw. angepasst werden:

- Kontrolle, ob auf der entsprechenden Firma die nötigen Ausdrucksmodelle und Ausdrucksmodellzuordnungen vorhanden sind (eventuell "Standards importieren" ausführen).

- Sind Stapel-Drucke angelegt, so müssen dort eventuell Ausdrucksmodelle angepasst werden, um fehlerhaftes Verhalten zu verhindern.

- Sind Ausdrucksmodelle außerhalb der Ausdrucksmodellzuordnung hinterlegt (z. B. Rechnungsschema, Kassenzahlungsarten, Parameter), so müssen auch diese kontrolliert bzw. angepasst werden.

Werden die Ausdrucksmodelle z. B. in der Hauptfirma angelegt, wird die Findung der Ausdrucksmodelle über das Feld "Firma (Ausdrucksersteller)" im Ausdrucksmodellmanagement gesteuert.

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4. Ausdrucksmodelldetails

Zu jedem Ausdrucksmodell muss mindestens ein Ausdrucksmodelldetail angelegt werden. Ein Ausdrucksmodell kann mehrere Ausdrucksmodelldetails aufweisen.

Die Ausdrucksmodelldetails sind als Bereich im Fenster "Ausdrucksmodelle" zu finden:

Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle → Bereich Ausdrucksmodelldetails

Jedes Ausdrucksmodelldetail wird mit einem Reporttypnamen angelegt. Dieser definiert den Typ des Details (Rechnung oder XML-Rechnung …).

In den Ausdrucksmodelldetails werden Einstellungen u. a. zu Sprache, Druck von Logos oder dem Anhang von Dokumenten definiert. Beim Ausdrucksmodelldetail ist eine Druckereinstellung zu erstellen und zu hinterlegen.

Erklärungen für die Einstellung von Sprach-Kz und Sprachnummer finden Sie in der Hilfe Fremdsprache unter dem Punkt Ausdrucksmodelle/Ausdrucksmodelldetails.

5. Druckereinstellung

Die Druckereinstellung muss bei der Anlage eines Ausdrucksmodelldetails definiert werden. Druckereinstellungen können mit der F4-Funktion wiederverwendet werden, wir empfehlen jedoch, je Ausdrucksmodelldetail eine eigene Druckereinstellung mit der F8-Funktion anzulegen.

Die Druckereinstellung ist als Bereich im Fenster "Ausdrucksmodelle" zu finden:

Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle → Bereich Druckereinstellung

In den Druckereinstellungen wird festgelegt, welcher Report für einen Ausdruck verwendet wird.

Weiters wird hier definiert, ob Ausdrucke gedruckt, per E-Mail versendet, als PDF gespeichert und/oder archiviert werden sollen. Außerdem kann ein Hintergrundbild für die Anzeige, den Druck und für PDFs hinterlegt werden.

Für den E-Mail-Versand kann in der Druckereinstellung ein E-Mail-Text hinterlegt werden. Siehe dazu auch die FAQ Wo können E-Mail-Texte hinterlegt werden?.

In den Druckereinstellungen können abweichende Drucker und auch andere Einzugsfächer (Schächte) eingestellt werden. Wird kein Drucker in der Druckereinstellung hinterlegt, wird für den Druck der Windows-Standarddrucker verwendet.

Für die Bezeichnungen von PDFs, E-Mails oder Archivdateien können Platzhalter verwendet werden. Die Platzhalter können über die "Platzhalter"-Schaltfläche

ausgewählt werden. Die Schaltfläche finden Sie rechts neben den Feldern, z. B. neben dem Feld "Betreff".

Die automatische Ermittlung mittels Platzhalter ist für folgende Bereiche in der Druckereinstellung möglich:

Archivieren: Feld "Betreff beim Archivieren"
PDF: Feld "PDF-Dateiname"
E-Mail: Felder "Betreff" und "Anhang-Dateiname"

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anlage der Platzhalter finden Sie in der FAQ Wie kann mit Platzhaltern in der Druckereinstellung gearbeitet werden?

5.1. Druckereinstellung anlegen

Wie schon oben erwähnt, kann eine bestehende Druckereinstellung wiederverwendet oder neu erstellt werden. Unsere Empfehlung ist die Neuanlage einer Druckereinstellung je Ausdrucksmodelldetail. Der Nachteil der Wiederverwendung ist, dass sich eine Änderung in der Druckereinstellung auf alle Ausdrucksmodelle auswirkt, in der die Druckereinstellung verwendet wird. Dies kann dazu führen, dass es zu unerwünschten Änderungen kommt.

Der Unterschied zwischen der Wiederverwendung und Neuanlage wird über das Feld "Druckereinstellung" im Ausdrucksmodelldetail gesteuert:

Die F4-Funktion startet die Auswahl einer bestehenden Druckereinstellung.
Mit der F8-Funktion wird die Neuanlage einer Druckereinstellung angestoßen.

Hier noch einmal der Unterschied im Detail:

Mit

F4 kann eine bereits bestehende Druckereinstellung übernommen werden.

Mit

F8 kann eine neue Druckereinstellung definiert werden.

Nachdem das Ausdrucksmodell mit den dazugehörigen Details angelegt worden ist, muss dieses im Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet werden, damit es automatisch beim Ausdruck gefunden wird.

6. Ausdrucksmodellmanagement

Im Ausdrucksmodellmanagement werden die Ausdrucksmodelle als Standard oder zu weiteren Zuordnungsmöglichkeiten (wie z. B. zu Kunden, Kundengruppen, Lieferanten, Erfassungskennzeichen etc.) zugewiesen. Es wird hierbei zwischen den Ausdrucksmodellen für die Bereiche Verkauf, Einkauf, Etiketten und Lager unterschieden.

Zu finden ist das Ausdrucksmodellmanagement hier:

Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodellmanagement

Ein Ausdrucksmodell muss nicht zwingend im Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet sein, um es verwenden zu können. Die Standardzuordnung kann manuell beim Druck übersteuert werden, indem im Druckdialog ein anderes Ausdrucksmodell ausgewählt wird.

6.1. Ausdrucksmodell zuordnen

Um ein Ausdrucksmodell zuzuordnen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie erstellen die Zuordnung in der Baumansicht oder über den Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle".

Wählen Sie zunächst in der Baumansicht die Zuweisungsmöglichkeit, z. B. Kunde, aus. Mittels rechter Maustaste und der F5-Funktion wird die Zuweisung gestartet.

Im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" können Sie mit dem Plus bzw. der F5-Funktion eine neue Zuordnung anlegen.

Bei beiden Varianten öffnet sich das Fenster zur Ausdrucksmodellzuordnung. Hier können die Details zur Zuordnung angegeben werden. Ablaufart und Ausdrucksmodell müssen ausgewählt werden. Soll das Ausdrucksmodell nur z. B. für einen Kunden gelten, kann auch dieser ausgewählt werden. Weitere Zuweisungsmöglichkeiten sind möglich.

Mit dem Speichern der Ausdrucksmodellzuordnung ist das Ausdrucksmodell zugewiesen und anschließend in den Ausdrucksmodellzuordnungen ersichtlich.

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7. Erstellen eines neuen Ausdrucksmodells

Im Folgenden finden Sie einen Ablauf, wie Sie ein neues Ausdrucksmodell inkl. Ausdrucksmodelldetails und Druckereinstellung Schritt-für-Schritt anlegen können.

7.1. Schritt 1: Ausdrucksmodell anlegen

Im Fenster Ausdrucksmodelle kann im Bereich "Ausdrucksmodelle" ein neues Modell erfasst werden.

Mit der F5-Funktion wird ein neues Ausdrucksmodell erstellt.

Dabei wird automatisch eine Ausdrucksmodellnummer vergeben. Weiters muss eine Bezeichnung und die Ablaufart gewählt werden. Die Ablaufart bestimmt, um welchen Ausdruck es sich handelt, z. B. "RE" für Rechnungsdruck. Weitere Einstellungen (z. B. Einstellungen für gesammelte E-Mails) können je nach Feldauswahl für dieses Ausdrucksmodell vorgenommen werden.

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7.2. Schritt 2: Ausdrucksmodelldetail erstellen

Das Ausdrucksmodell wird ausgewählt und im Bereich "Ausdrucksmodelldetails" kann ein neues Detail erstellt werden.

Mit der F5-Funktion wird ein neues Ausdrucksmodelldetail angelegt.

Neben der fortlaufenden Nummer werden der Reporttypname, die Bezeichnung, die Druckereinstellung, der Druck des Firmenlogos und das Sprachen-Kennzeichen sowie die Sprachnummer angegeben.

Im Ausdrucksmodelldetail ist es wesentlich, die Druckereinstellung anzugeben, um den Report und die Verarbeitung zu definieren.

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7.3. Schritt 3: Druckereinstellung erstellen

Im Ausdrucksmodelldetail wird mit der F8-Funktion eine neue Druckereinstellung erstellt.

Mit der F8-Funktion öffnet sich die Neuanlage der Druckereinstellung.

Bei der Druckereinstellung werden nun Bezeichnung, Reportnummer und Einstellungen für Druck, E-Mail, Archivierung etc. vorgenommen.

Beispiel

Bei dieser Druckereinstellung soll der Ausdruck in der Vorschau geöffnet werden. Die Rechnung soll grundsätzlich per E-Mail automatisch im Vordergrund versendet werden. Der Betreff sowie der Anhang haben einen fix definierten Text, nur die Rechnungsnummer wird aufgrund des Platzhalters "$NUMMER" automatisch ermittelt. Zusätzlich erfolgt die Archivierung im Standardarchiv.

Nach dem Speichern und Schließen ist die Druckereinstellung gespeichert und im Ausdrucksmodelldetail ersichtlich.

Nun wird auch das Ausdrucksmodelldetail gespeichert. Falls noch weitere Ausdrucksmodelldetails notwendig sind, können diese nun erstellt werden.

Ist das Ausdrucksmodell vollständig angelegt, wird dies nun über das Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet.

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7.4. Schritt 4: Ausdrucksmodell im Ausdrucksmodellmanagement zuordnen

Das Ausdrucksmodellmanagement kann entweder über das Menü (Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodellmanagement) oder im Fenster Ausdrucksmodelle über die Funktion "Ausdrucksmodellmanagement" aufgerufen werden.

Im Ausdrucksmodellmanagement kann eine neue Zuordnung über das Plus oder über die F5-Funktion im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" angelegt werden.