FAQ Ausdrucksmodelle
Grundlegende Informationen zum Thema "Ausdrucksmodelle" finden Sie in der Themenhilfe Ausdrucksmodelle.Ausdrucksmodelle
Wo finde ich die Ausdrucksmodelle?
Müssen alle Ausdrucksmodelle manuell angelegt werden?
Nein, die Ausdrucksmodelle, die im Standard zur Verfügung stehen, können mit der Funktion Standards importieren importiert werden.
Möchten Sie nur die Standard-Ausdrucksmodelle importieren, ist bei der Funktion Standards importieren das Feld "Ausdrucksmodelle" zu aktivieren.
Wo werden die Ausdrucksmodelle in der Firmengruppe gewartet?
Unter welcher Firmennummer die Ausdrucksmodelle in der Firmengruppe gewartet werden, ergibt sich durch die Einstellung des folgenden Parameters:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allg. übergreifend für WWS Ausdrucke
Diese Einstellung bestimmt, von welcher Firma die Ausdrucksmodelle in der Firmengruppe ermittelt werden. 0 - Hauptfirma: Alle Ausdrucksmodelle einer Firmengruppe können nur in der Hauptfirma der Firmengruppe angelegt werden. Dies gilt auch für WWS Einzelfirmen. Soll es abweichende Ausdrucksmodelle für die operativen Firmen geben, können diese im Ausdrucksmodellmanagement über das Feld "Firma (Ausdruckersteller)" der jeweiligen operativen Firma zugeordnet werden. 1 - WWS-Stammdatenfirma (Standard): Die Anlage und Steuerung der Ausdrucksmodelle erfolgt mit Ausnahme von WWS Einzelfirmen in der Hauptfirma der Firmengruppe. Für WWS Einzelfirmen gibt es eigene Ausdrucksmodelle, welche im Ausdrucksmodellmanagement für diese Firma zugeordnet werden. Diese Ausprägung wird benötigt, wenn WWS Einzelfirmen mit eigenen Ausdrucksmodellen arbeiten. 2 - je Firma: Unabhängig davon, ob es sich bei den Firmen der Firmengruppen um WWS Einzelfirmen handelt, werden sämtliche Ausdrucksmodelle in der jeweiligen operativen Firma angelegt und über das Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet. Diese Einstellung kann auch firmenbezogen für einzelne Firmen der Firmengruppe getroffen werden, wenn nur für diese eigene Ausdrucksmodelle verwalten werden. Hinweis Es wird empfohlen, den Parameter im laufenden Betrieb nicht umzustellen, sondern nur zu Beginn. Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Firmengruppe in der WWS. Wird der Parameter umgestellt, so muss zumindest Folgendes kontrolliert bzw. angepasst werden: - Kontrolle, ob auf der entsprechenden Firma die nötigen Ausdrucksmodelle und Ausdrucksmodellzuordnungen vorhanden sind (eventuell "Standards importieren" ausführen). - Sind Stapel-Drucke angelegt, so müssen dort eventuell Ausdrucksmodelle angepasst werden, um fehlerhaftes Verhalten zu verhindern. - Sind Ausdrucksmodelle außerhalb der Ausdrucksmodellzuordnung hinterlegt (z. B. Rechnungsschema, Kassenzahlungsarten, Parameter), so müssen auch diese kontrolliert bzw. angepasst werden. |
Wie können für den E-Mail-Versand alle Dokumente in einem PDF zusammengefasst werden?
Am Ausdrucksmodell kann im Feld "ges. E-Mail" festgelegt werden, ob und wie die Dokumente dieses Ausdrucksmodells in einer E-Mail zusammengefasst werden sollen.
Im Feld "ges. E-Mail" stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung:
- Nein
- Ja, alle Dokumente einzeln: Alle Dokumente werden einzeln als PDF im E-Mail-Anhang zur Verfügung gestellt.
- Ja, ein PDF mit allen Dokumenten: Alle Dokumente werden in einem gesamten PDF zusammengefasst.
- Ja, ein Hauptdokument-PDF und ein Zusatzdokumente-PDF: Das Hauptdokument (z. B. Rechnung) wird als eigene PDF-Datei zur Verfügung gestellt und alle Zusatzdokumente kommen gesammelt in eine weitere PDF-Datei für den E-Mail-Versand.
Wenn es mehrere Ausdrucksmodelldetails gibt, gilt bei der Ausprägung "Ja, ein Hauptdokument-PDF und ein Zusatzdokumente-PDF" Folgendes: Der Ausdruck des ersten Ausdrucksmodelldetails (= Original) wird als Hauptdokument angehängt. Dokumente aller weiteren Ausdrucksmodelldetails kommen in die PDF-Datei der Zusatzdokumente.
Hinweis
 | Der E-Mail-Versand und die Zusammenfassung der Dokumente erfolgen nur beim Originalausdruck und nur wenn der Versand automatisch erfolgt. Das heißt, die Zusammenfassung der Dokumente funktioniert nicht, wenn die Funktion "E-Mail" aus der Ausdrucksvorschau ausgeführt wird.  |
Können alle Dokumente eines Ausdrucks im Archiv zusammengefasst werden?
Ja, am Ausdrucksmodell kann über das Feld "Dok. zusammenfas. (Archiv)" aktiviert werden, dass alle Dokumente des Ausdrucks im Archiv in einem Dokument zusammengefasst werden.
Kann ich ein Ausdrucksmodell löschen oder deaktivieren, wenn ich es nicht mehr brauche?
Damit ein Ausdrucksmodell, das in Verwendung gewesen ist, gelöscht bzw. deaktiviert werden kann, muss zuerst die Zuordnung im Fenster Ausdrucksmodellmanagement entfernt werden.
Danach kann das Ausdrucksmodell entweder gelöscht oder als inaktiv gekennzeichnet werden. Beim Deaktivieren wird das Feld "Aktiv" am Ausdrucksmodell auf "Nein" gestellt.
Inaktive Ausdrucksmodelle werden im Standard nicht im Fenster Ausdrucksmodelle angezeigt. Möchten Sie nicht nur die aktiven, sondern alle Ausdrucksmodelle inklusive der inaktiven sehen, können Sie die Funktion "Nur aktive Daten anzeigen" deaktivieren. Diese Funktion finden Sie im Fenster Ausdrucksmodelle über das Fenstermenü → Ansicht → Nur aktive Daten anzeigen.
Was bedeutet die Meldung: "Ein Deaktivieren dieses Ausdrucksmodells ist nicht möglich! Es existieren noch Zuordnungen zu diesem Ausdrucksmodell."?
Die Meldung "Ein Deaktivieren dieses Ausdrucksmodells ist nicht möglich! Es existieren noch Zuordnungen zu diesem Ausdrucksmodell." bedeutet, dass noch Zuordnungen im Ausdrucksmodellmanagement vorhanden sind.
Erst wenn diese Zuordnungen entfernt sind, kann das gewünschte Ausdrucksmodell deaktiviert werden.
Beispiel
 | Da das Ausdrucksmodell 490 deaktiviert werden soll, müssen zuvor alle Zuordnungen im Ausdrucksmodellmanagement gelöscht werden. Das Ausdrucksmodell 490 ist ein Angebot. Daher muss zuerst im Einstiegsfeld "Bereich" der Bereich "Verkauf" ausgewählt werden.  Danach wird im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" auf das Ausdrucksmodell 490 gefiltert.  Die Zuordnung kann mit der F7-Funktion gelöscht werden.  |
Warum kann im Druckdialog kein anderes Ausdrucksmodell ausgewählt werden?
Wenn im Druckdialog das Feld "Ausdrucksmodell" nicht bearbeitet und die F4-Funktion nicht ausgeführt werden kann, ist der Grund dafür die fehlende Berechtigung "Wechsel Ausdrucksmodell (bei Druckdialog)".
Das Fenster "Berechtigungen" finden Sie im Paket TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen. Die gewünschte Berechtigung finden Sie nicht bei den Funktions-Berechtigungen der Warenwirtschaft, sondern unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle → Wechsel Ausdrucksmodell (bei Druckdialog).
Nähere Informationen zu Berechtigungen finden Sie in der Themenhilfe Berechtigungen.
Ausdrucksmodelldetails
Wo finde ich die Ausdrucksmodelldetails?
Die Ausdrucksmodelldetails finden Sie als Bereich im Fenster Ausdrucksmodelle. Das Fenster "Ausdrucksmodelle" finden Sie im Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle.
Informationen zum Bereich "Ausdrucksmodelldetails" finden Sie in der Fensterhilfe Ausdrucksmodelle unter dem Punkt Ausdrucksmodelldetails.
Kann ein bestimmtes Dokument immer fix mitgedruckt werden?
Damit ein Dokument immer fix bei einem Ausdrucksmodell mitgedruckt wird, gibt es zwei unterschiedliche Einstellungsvarianten am Ausdrucksmodelldetail.
Variante 1: Am Ausdrucksmodelldetail können im Feld "Zusatzdokumente" ein oder mehrere Dokumente hinterlegt werden, die immer mitgedruckt werden sollen, z. B. AGBs.
Variante 2: Am Ausdrucksmodelldetail können über die Funktion "Dokumente zuordnen" ein oder mehrere Dokumente zugeordnet werden. Dafür gehen Sie mit rechter Maustaste auf das gewünschte Ausdrucksmodelldetail → DMS → Dokumente zuordnen.
Können beim Rechnungsdruck weitere Dokumente des Auftrags mitgedruckt werden?
Wird am Ausdrucksmodelldetail das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" aktiviert, können beim Druck Dokumente mitgedruckt werden, die dem Auftrag (Auftragskopf) zugeordnet sind.
Zur Auswahl stehen folgende Ausprägungen:
- Nein
- Alle
- Markierte
Die Ausprägung "Markierte" bedeutet, dass nur Dokumente, die für den Ausdruck markiert sind, gedruckt werden. Diese Markierung kann bei der Zuordnung eines Dokuments über das Feld "Markiert für Ausdruck" erfolgen.
Sollen Dokumente von Auftragspositionen mitgedruckt werden, kann dies ebenfalls im Ausdrucksmodelldetail aktiviert werden. Das Feld "positionsbezog. zugeordnete Dokumente drucken" kann wie gewünscht aktiviert werden.
Wenn Dokumente automatisch bei der Zuordnung für den Ausdruck markiert werden sollen, kann dies mittels folgender Parameter aktiviert werden.
Für Auftragsausdrucke:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition des Vorschlagswertes für das Feld "Markiert für Ausdruck" bei der Zuordnung eines Dokumentes auf Auftragskopf- oder Auftragspositionsebene. 0 - Nein: Dokumente werden beim Zuordnen nicht für den Ausdruck markiert. 1 - Ja (Standard): Dokumente werden beim Zuordnen automatisch für den Ausdruck markiert. 2 - Ja, laut definierten Kategorien: Nur Dokumente der definierten Kategorien werden automatisch für den Ausdruck markiert. Diese Kategorien können im Parameter "Dokumentenzuordnung: DMS-Kategorien" festgelegt werden. Dieser ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein. Hinweis: Zusätzlich gibt es im Fenster "Dokumente zuordnen" die Möglichkeit, das Feld "Markiert für Ausdruck" in der Listung zu bearbeiten. |
Für Bestellausdrucke:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein
Definition des Vorschlagswertes für das Feld "Markiert für Ausdruck" bei der Zuordnung eines Dokumentes auf Bestellkopf- oder Bestellpositionsebene. 0 - Nein: Dokumente werden beim Zuordnen nicht für den Ausdruck markiert. 1 - Ja (Standard): Dokumente werden beim Zuordnen automatisch für den Ausdruck markiert. 2 - Ja, laut definierten Kategorien: Nur Dokumente der definierten Kategorien werden automatisch für den Ausdruck markiert. Diese Kategorien können im Parameter "Dokumentenzuordnung: DMS-Kategorien" festgelegt werden. Dieser ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein. Hinweis: Zusätzlich gibt es im Fenster "Dokumente zuordnen" die Möglichkeit, das Feld "Markiert für Ausdruck" in der Liste zu bearbeiten. |
Können nur bestimmte Dokumente einer Archivkategorie des Auftrags mit der Rechnung mitgedruckt werden?
Sollen nur Dokumente einer bestimmten Kategorie gedruckt werden, kann am Ausdrucksmodelldetail im Feld "Kategorie" die gewünschte Archivkategorie hinterlegt werden.
Dies gilt für alle Ausdrucke, bei denen das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" aktiviert ist ("Alle" oder "Markierte").
Die Prüfung der Kategorie erfolgt nur für Dokumente, die am Auftragskopf zugeordnet sind, und nicht auf Positionsebene.
Beispiel
| Nur Dokumente mit der Kategorie "AGB", die dem Auftragskopf zugeordnet sind, sollen gedruckt werden. Dazu wird das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" auf "Alle" und das Feld "Kategorie" auf "AGB" gestellt.  |
Kann der Anhang einer E-Mail passwortgeschützt versendet werden?
Ja, im Ausdrucksmodelldetail kann das Feld "Passwortschutz für E-Mail-Anhang" aktiviert werden.
Definition, ob das Dokument, das mit diesem Ausdrucksmodelldetail erzeugt und per E-Mail als Anhang gesendet wird, passwortgeschützt werden soll. Das bezieht sich also nur auf das Hauptdokument, Zusatzdokumente werden nicht geschützt. Sollen alle Dokumente geschützt werden, so gibt es dazu eine Einstellung am Ausdrucksmodell. Als Passwort wird das am Kunden hinterlegte Passwort (Feld "Passwort für Lesen/Öffnen") verwendet. |
Hinweis
| Sollen auch Zusatzdokumente passwortgeschützt werden, müssen die E-Mail-Dokumente komprimiert werden. Folgende Felder am Ausdrucksmodell sind dafür ausschlaggebend.
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Beim Kunden kann im Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" das gewünschte Passwort hinterlegt werden.
Nur mit diesem Passwort kann der Kunde das Dokument im E-Mail-Anhang öffnen. Das Archivdokument kann auch nur mit diesem Passwort geöffnet werden.
Ist es möglich, dass der E-Mail-Anhang passwortgeschützt ist, aber das Dokument im Archiv ohne Passwort geöffnet werden kann?
Nein, dies ist nicht möglich. Ein Dokument ist über alle Bereiche passwortgeschützt. Eine Unterscheidung zwischen E-Mail-Anhang und dem archivierten Dokument ist nicht vorgesehen.
Warum werden Ausdrucksmodelldetails beim Druck nicht berücksichtigt?
Wird ein Ausdrucksmodelldetail beim Druck nicht berücksichtigt (z. B. Artikeldokumente), ist zu prüfen, welche Sprachnummer (Feld "Sprachnr") bei den Ausdrucksmodelldetails eingestellt ist. Ist bei einem Ausdrucksmodelldetail eine fixe Sprache (z. B. Deutsch (Österreich)) vorhanden und bei den anderen die automatische Sprachermittlung ausgewählt, werden beim Ausdruck die Ausdrucksmodelldetails mit der automatischen Sprachermittlung ignoriert. Das heißt, diese werden nicht gedruckt bzw. in einer E-Mail eingefügt.
Prinzipiell kann für verschiedene Sprachen immer mit einem einzigen Ausdrucksmodelldetail mit automatischer Sprachermittlung und Ausdruck in Korrespondenz-Sprache (Feld "Sprachen-Kz") gearbeitet werden, solange man nicht unterschiedliche Reports etc. benötigt.
Werden z. B. unterschiedliche Reports benötigt, muss für die abweichende Sprache ein eigenes Ausdrucksmodelldetail angelegt werden. Somit wäre in diesem Fall zu prüfen, wie die aktuellen Einstellungen der Ausdrucksmodelle sind bzw. wie diese benötigt werden:
- Werden unterschiedliche Einstellungen je Sprache (z. B. Report) benötigt, sind jene Ausdrucksmodelldetails, die beim Druck nicht berücksichtigt werden, für alle benötigten Sprachen anzulegen.
- Gibt es keine Unterschiede, können die vorhandenen Details auf die automatische Sprachermittlung umgestellt werden.
Hinweis
| Bei der Neuanlage wird im Feld "Sprachen-Kz" die Standardausprägung "Ausdruck in Korrespondenz-Sprache" vorgeschlagen. Erweitert man also ein bestehendes Ausdrucksmodell, bei dem es schon sprachbezogene Details gibt, ist darauf zu achten. |
Ist es möglich, dass nur bei Kontrollausdrucken eine Vorschau am Bildschirm erscheint?
Soll die Vorschau nur bei Kontrollausdrucken erscheinen, kann am Ausdrucksmodelldetail das Feld "Vorschau nur bei Kontrollausdruck" aktiviert werden.
Kann ich eine fixe E-Mail-Adresse am Ausdrucksmodell hinterlegen, an die eine E-Mail in CC oder BCC geschickt wird?
Ja, am Ausdrucksmodelldetail kann eine E-Mail-Adresse (Feld "E-Mail-Adresse") hinterlegt werden, an welche die E-Mail zusätzlich versendet wird. Wie die eingegebene E-Mail-Adresse versendet werden soll, kann im Feld "E-Mail-Kennzeichen" definiert werden.
| E-Mail-Adresse | Hinterlegung der E-Mail-Adresse, an die der Ausdruck zusätzlich zur E-Mail-Adresse, die am Kunden hinterlegt ist, versendet werden soll. Diese Hinterlegung ist nur wirksam, wenn in den Druckeinstellungen das Feld "Ausdruck mailen" aktiv ist. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Ob diese E-Mail-Adresse als normaler E-Mail-Empfänger (An) oder als CC oder BCC verwendet werden soll, kann im Feld "E-Mail-Kennzeichen" ausgewählt werden. Hinweis
| ||
| E-Mail-Kennzeichen | Hier kann eingestellt werden, wo die im Feld "E-Mail-Adresse" angegebene Adresse bei einer E-Mail-Versendung eingefügt werden soll. Möglich sind:
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Standardmäßig steht das Feld auf "lt. WWS Parameter". Der Parameter "Rückfallebene - E-Mail-Kennzeichen im Ausdrucksmodell" ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein Weitere Auswahlmöglichkeiten sind:
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Kann eine E-Mail auch beim Druck geöffnet werden, wenn keine E-Mail-Adresse beim Kunden hinterlegt ist?
Das Feld "E-Mail-Fenster öffnen" am Ausdrucksmodell steuert, ob die E-Mail geöffnet wird, wenn mit der Art des E-Mail-Versands "Im Vordergrund" gearbeitet wird.
Wo kann ich Einstellungen für die XML-Dokumente vornehmen?
Am Ausdrucksmodelldetail wird zunächst beim Feld "Reporttypname" je nach Ablaufart der Reporttyp des entsprechenden EDI/XML-Typs hinterlegt.
Beispiel
| Bei der Ablaufart "RE" (Rechnung) kann beim Feld "Reporttypname" der Reporttyp "EDI/XML-Rechnung" ausgewählt werden.  |
Beim Feld "Druckereinstellung" kann mit der F8-Funktion eine neue Druckereinstellung erstellt werden.
Bei dieser Druckereinstellung wird der gewünschte XML-Report im Feld "Reportnummer" mit der F4-Funktion hinterlegt.
Danach können am Ausdrucksmodelldetail die Felder für EDI befüllt werden.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe EDI/XML - Export und Import in der NTCS WWS unter dem Punkt Ausdrucksmodell.
Meine XML-Datei wird immer als Kopie markiert und somit vom Bund nicht akzeptiert. Wie kann ich das ändern?
Bitte kontrollieren Sie am entsprechenden Ausdrucksmodell, wie die Reihenfolge der Ausdrucksmodelldetails ist. Nur wenn das Ausdrucksmodelldetail mit der XML-Rechnung an erster Stelle ist, wird dies nicht als Kopie gekennzeichnet.
Sollte das Ausdrucksmodelldetail mit der XML-Datei nicht an erster Stelle stehen, kann das Detail markiert und mithilfe des Pfeils ganz nach oben an die erste Stelle verschoben werden.
Ich habe ein Logo am Firmenstamm hinterlegt und am Report ist es auch verknüpft. Woran kann es liegen, dass das Logo nicht angedruckt wird?
Bitte kontrollieren Sie, ob am Ausdrucksmodell im Ausdrucksmodelldetail das Feld "Firmenlogos drucken" aktiviert ist.
Ist es möglich, die Rechnung auf einen Kostentyp zu archivieren?
Im Ausdrucksmodelldetail für Rechnungen gibt es das Feld "Auf Kostentyp archivieren".
Mit der F8-Funktion beim Feld "Auf Kostentyp archivieren" öffnet sich ein Fenster, in dem definiert werden kann, auf welchen Kostentyp die Archivierung erfolgen soll.
Druckereinstellung
Wo finde ich die Druckereinstellung?
Die Druckereinstellung wird je Ausdrucksmodelldetail angelegt. Die Druckereinstellung ist als Bereich im Fenster Ausdrucksmodelle zu sehen. Das Fenster "Ausdrucksmodelle" finden Sie im Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle.
Informationen zum Bereich "Druckereinstellung" finden Sie in der Fensterhilfe Ausdrucksmodelle unter dem Punkt Druckereinstellungen.
Wie kann eingestellt werden, ob der Ausdruck (Lieferschein, Rechnung, Bestellung ...) in der Vorschau am Bildschirm erscheint?
In der Druckereinstellung kann hinterlegt werden, ob der Ausdruck in der Vorschau vor dem tatsächlichen Druck am Bildschirm angezeigt werden soll.
Diese Einstellung gilt dann immer beim Ausdruck mit diesem Ausdrucksmodell. Im Druckdialog kann der Vorschlagswert dann nicht geändert werden.
Wird die Vorschau in der Druckereinstellung eines Ausdrucksmodells nicht aktiviert (Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" steht auf "Nein"), besteht die Möglichkeit, direkt im Ausdrucksdialog die Ausdrucksvorschau zu wählen.
Soll die Vorschau nur bei Kontrollausdrucken angezeigt werden, kann am Ausdrucksmodelldetail das Feld "Vorschau nur bei Kontrollausdruck" aktiviert werden.
Hinweis
| Wird beim Originalausdruck im Druckdialog die Ausdrucksvorschau aktiviert, wird der Druck am Bildschirm dargestellt, aber es wird dann nicht mehr am Drucker ausgedruckt. Daher sollte auf dem Ausdrucksmodelldetail das Feld "Vorschau nur bei Kontrollausdruck" aktiviert werden, wenn in der Druckereinstellung das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" aktiviert ist. |
Wie wird definiert, wie der Ausdruck aussehen soll?
Das Aussehen eines Ausdrucks wird mit einem Report definiert. Der gewünschte Report wird in der Druckereinstellung beim Feld "Reportnummer" mit der F4-Funktion hinterlegt.
Je Ablaufart stehen Ihnen im Standard einige Reports zur Verfügung, die sofort verwendet werden können.
Informationen, wie Sie einen Report selbst gestalten können, finden Sie in der Themenhilfe Reports.
Hinweis
| Für eine effiziente Umsetzung Ihrer persönlichen Wünsche hinsichtlich Reportanpassungen empfehlen wir Ihnen allerdings einen Termin mit dem WWS Support. |
Kann ich einen neuen Report anlegen?
Ja, neue Reports können angelegt werden.
Informationen, wie Sie einen Report selbst gestalten können, finden Sie in der Themenhilfe Reports.
Hinweis
| Da die Erstellung von Reports Übung benötigt, empfehlen wir Ihnen für die Umsetzung einen Termin mit dem WWS Support oder nutzen Sie unser Webinar |
Wie kann ein Briefpapier hinterlegt werden?
Sowohl am Firmenstamm als auch auf der Filiale kann ein Briefpapier hinterlegt werden. Weiters ist in der Druckereinstellung des Ausdrucksmodells die Definition eines Hintergrundbilds möglich.
Soll ein Briefpapier für die Firma hinterlegt werden, können Sie wie folgt vorgehen:
Bei der gewünschten Firma gelangen Sie über die F2-Funktion oder die Lupe in die Ansicht des Firmenstamms.
Im Firmenstamm kann über das Fenstermenü → "Extras" die Funktion "Briefpapier" geöffnet werden.
Mit "Importieren" kann das gewünschte Briefpapier für die Firma hinterlegt werden.
Gilt ein Briefpapier nur für eine Filiale, kann das Briefpapier mit der gleichen Vorgehensweise bei der Filiale hinterlegt werden. Die Filialen finden Sie im Paket CRM → Stammdaten → Firmen → Filialen.
Ob nun das hinterlegte Briefpapier von der Firma oder von der Filiale bei den Ausdrucken verwendet werden soll, wird in folgendem Parameter definiert:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allg. übergreifend für WWS Ausdrucke
Definition, ob das Briefpapier vorrangig von der Filiale ermittelt werden soll. 0 - Nein: Das Briefpapier wird von der Hauptfirma ermittelt. Ist in den Druckereinstellungen ein Hintergrundbild hinterlegt, so wird dies vorrangig verwendet. 1 - Ja: Das auf der Filiale hinterlegte Briefpapier wird vorrangig verwendet. Hinweis: Die Hinterlegung erfolgt im Firmenstamm oder Filialstamm im Editmodus unter Extras - Briefpapier. |
Weiters ist die Einstellung des Feldes "Hintergrundbild bei Anzeige" in der Druckereinstellung dahingehend ausschlaggebend, ob ein Hintergrundbild verwendet wird. Im Feld "Hintergrundbild bei Anzeige" muss eine Option gewählt werden, die das Hintergrundbild anzeigt. Das heißt, es muss eine andere Option als "Hintergrundbild nicht anzeigen" eingestellt sein.
Soll je Ausdrucksmodell ein eigenes Briefpapier hinterlegt werden, kann dies in der Druckereinstellung über die Einstellungen für das Hintergrundbild vorgenommen werden.
Beim Feld "Pfad auf Hintergrundbild" kann ein Pfad hinterlegt werden, wo das gewünschte Bild gespeichert ist. Bitte achten Sie darauf, dass der Pfad von allen Mitarbeitenden erreicht werden kann, denn nur in diesem Fall funktioniert dies korrekt.
Über die weiteren Felder kann gesteuert werden, ob und auf welchen Seiten das Hintergrundbild bei der Anzeige, beim Drucken oder beim Erstellen einer PDF-Datei verwendet werden soll. Je Feld stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung:
| Hintergrundbild bei Anzeige |
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| Hintergrundbild bei Drucken |
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| Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung |
|
Kann das Hintergrundbild nur für die erste Seite des Ausdrucks verwendet werden?
Ja, in der Druckereinstellung im Feld "Hintergrundbild bei Drucken" kann festgelegt werden, ob und wann das Hintergrundbild beim Drucken verwendet werden soll.
Soll das Hintergrundbild nur auf der ersten Seite angedruckt werden, kann die Ausprägung "Hintergrundbild auf erster Seite drucken" eingestellt werden.
Warum wird das Hintergrundbild bei einem Benutzer nicht verwendet?
Bitte kontrollieren Sie, ob der Benutzer den hinterlegten Pfad für das Hintergrundbild aufrufen kann (z. B. im Explorer). Den Pfad finden Sie im Feld "Pfad auf Hintergrundbild" auf der Druckereinstellung eines gewünschten Ausdrucksmodells.
Kann ich einen fixen Drucker definieren, auf dem gedruckt wird?
Ja, ein fixer Drucker kann in der Druckereinstellung ausgewählt werden. Dabei ist es möglich, einen fixen Drucker für die erste Seite, die letzte Seite und für die restlichen Seiten zu definieren.
Wird kein Drucker hinterlegt, wird der Standarddrucker verwendet. Dieser ist auch ersichtlich, wenn bei den Feldern die F8-Funktion ausgeführt wird.
Kann ein fixer Schacht für den Druck definiert werden?
Ist ein fixer Schacht für einen Druck gewünscht, kann dies in der Druckereinstellung vorgenommen werden. Über die F8-Funktion beim Feld "Drucker für erste Seite", "Drucker für letzte Seite" bzw. "Drucker für restliche Seiten" kann zusätzlich zum Drucker auch der gewünschte Schacht ausgewählt werden.
Nach der Definition eines Schachts kann dies in den jeweiligen Feldern auf der Druckereinstellung kontrolliert werden:
- Schacht der ersten Seite
- Schacht für letzte Seite
- Schacht für restliche Seiten
Muss der Drucker direkt an meinen PC angeschlossen sein oder kann dieser auch über das Netzwerk angestoßen werden?
Damit ein Drucker als Standarddrucker verwendet oder in der Druckereinstellung hinterlegt werden kann, ist beides möglich: Der Drucker kann direkt am PC angeschlossen sein oder auch über das Netzwerk zur Verfügung stehen.
Steht der gewünschte Drucker in der Druckereinstellung nicht zur Verfügung, muss kontrolliert werden, ob dieser vom gewünschten Benutzer erreichbar ist (z. B. in den Systemeinstellungen des PCs).
Kann ich definieren, dass direkt eine oder mehrere Kopien des Drucks erstellt werden?
Ja, in der Druckereinstellung kann zusätzlich zur Anzahl der Kopien (Feld "Kopien") auch die Sortierung eingestellt werden.
Des Weiteren kann ein abweichender Drucker bzw. Schacht hinterlegt werden, wenn die Kopien nicht auf dem Drucker gedruckt werden sollen, auf dem das Original gedruckt worden ist.
Können die Kopien auf einem anderen Drucker bzw. Schacht gedruckt werden?
Ja, in der Druckereinstellung können bei den Feldern unter "Kopien" auch abweichende Drucker hinterlegt werden.
Über die F8-Funktion beim Feld "Drucker für erste Seite der Kopien", "Drucker für letzte Seite der Kopien" bzw. "Drucker für restliche Seiten der Kopien" kann zusätzlich zum Drucker auch der gewünschte Schacht ausgewählt werden.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel aus der Praxis, warum unterschiedliche Schächte für Original und Kopien verwendet werden.
Beispiel
| Die erste Seite einer Originalrechnung wird auf einem Firmen-Briefpapier gedruckt, das sich in Schacht 1 befindet.  Alle restlichen Seiten der Originalrechnung werden auf weißem Papier aus Schacht 2 gedruckt.   Die beiden Kopien der Rechnung, die intern abgelegt werden, werden auch auf weißem Papier aus Schacht 2 gedruckt. Bei der Eingabe der Anzahl der Kopien kommt eine Abfrage, ob die Druckerhinterlegung aus dem Bereich "Drucker" in den Bereich "Kopien" übernommen werden soll.  Wird "Ja, Drucker übernehmen" verwendet, werden die Drucker 1:1 auf die Kopien übernommen und können noch angepasst werden. In unserem Beispiel soll auch die erste Seite der Kopien von Schacht 2 erfolgen, daher wurde dies beim Feld "Drucker für erste Seite der Kopien" angepasst.  |
Können Rechnungen bzw. Lieferscheine beim Ausdruck an den Kunden per E-Mail gesendet werden?
Die Einstellungen, damit Rechnungen bzw. Lieferscheine oder auch andere Ausdrucke an den Kunden per E-Mail gesendet werden, finden Sie in der Druckereinstellung. Die Felder finden Sie unter "E-Mail".
Wird das Feld "Ausdruck mailen" aktiviert, wird der Ausdruck an die E-Mail-Adresse des Kunden je nach Einstellung entweder im Vordergrund im E-Mail-Client zur Verfügung gestellt oder im Hintergrund automatisch versendet.
Die Einstellungen für E-Mail werden nur beim Originalausdruck berücksichtigt. Falls mit Ausdrucksvorschau gearbeitet wird, werden die Einstellungen für E-Mail nach dem Schließen der Vorschau automatisch ausgeführt. Die Funktion "E-Mail" darf nicht aus der Vorschau manuell durchgeführt werden, da diese Funktion die hinterlegte Druckereinstellung übersteuert.
Informationen, wo die E-Mail-Adresse hinterlegt werden kann, bzw. zu weiteren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in der Themenhilfe Rechnung per E-Mail.
Wie kann der Dateiname des E-Mail-Anhangs vergeben werden?
Über das Feld "Anhang-Dateiname" kann der gewünschte Dateiname vergeben werden. Dieses Feld ist zu finden in der Druckereinstellung.
Wie kann mit Platzhaltern in der Druckereinstellung gearbeitet werden?
In den Druckereinstellungen des jeweiligen Ausdrucksmodelldetails kann mittels Platzhalter definiert werden, dass beispielsweise der Dateiname etc. automatisch ermittelt wird.
Die Platzhalter können über die Schaltfläche 
ausgewählt werden. Die Schaltfläche finden Sie rechts neben den Feldern, z. B. neben dem Feld "Betreff".
ausgewählt werden. Die Schaltfläche finden Sie rechts neben den Feldern, z. B. neben dem Feld "Betreff".
Die verfügbaren Platzhalter werden Ihnen dann angezeigt.
Wird ein solcher Platzhalter ausgewählt, wird dieser in das Feld übernommen und kann mit einem fixen Text und weiteren Platzhaltern ergänzt werden.
Beispiel
|  |
Die automatische Ermittlung mittels Platzhalter ist für folgende Bereiche in der Druckereinstellung möglich:
- Archivieren: Feld "Betreff beim Archivieren"
- PDF: Feld "PDF-Dateiname"
- E-Mail: Felder "Betreff" und "Anhang-Dateiname"
Hinweis
| Die Auswahl der möglichen Platzhalter variiert je Reporttyp (z. B. Angebot, Lieferschein, Rechnung etc.). |
Wo können E-Mail-Texte hinterlegt werden?
Ein E-Mail-Textbaustein kann am Kunden, Lieferanten, auf einer Kundengruppe, Lieferantengruppe und am Erfassungskennzeichen im Feld "E-Mail-Textnummer" hinterlegt werden.
Durch die Hinterlegung wird der E-Mail-Text in den Kopfdaten der Bewegungsdaten ermittelt und kann dort ggf. noch adaptiert werden. Der Text wird in der daraus erzeugten E-Mail automatisch eingefügt.
Weiters kann ein HTML-Text oder unformatierter Text in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail im Feld "E-Mail-Text" erfasst werden.
Hinweis
| Wenn in den Kopfdaten ein E-Mail-Text enthalten ist, zieht dieser vor dem E-Mail-Text lt. Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail. |
Was passiert, wenn normalerweise der Ausdruck per E-Mail versendet wird, aber keine E-Mail-Adresse vorhanden ist?
Sind die Einstellungen für den Versand von E-Mails auf der Druckereinstellung aktiviert und es ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, kann in der Druckereinstellung über folgende Felder ausgewählt werden, was stattdessen gemacht werden soll:
- Feld "Drucken, wenn E-Mail nicht möglich"
- Feld "Archivieren, wenn Mailen nicht möglich"
- Feld "PDF-Export, wenn Mailen nicht möglich"
Über diese Einstellungen wird gesteuert, ob die Dokumente dann ausgedruckt, archiviert bzw. als PDF-Datei exportiert werden sollen.
Wie kann der Versand von Belegen per E-Mail erfolgen?
In der Druckereinstellung ist im Feld "Art des E-Mail-Versands" definierbar, wie der Versand über das E-Mail-Programm erfolgen soll. Dabei sind folgende Ausprägungen möglich:
| Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden | Die E-Mail wird sofort über den Mail-Server versendet, ohne dass eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit gegeben ist. | ||
| Im Hintergrund über den Mail-Client versenden | Die E-Mail wird sofort über den lokalen Mail-Client versendet, ohne dass eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit gegeben ist. | ||
| Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern | Die E-Mail wird in den Entwürfen des lokalen Mail-Clients gespeichert. | ||
| Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen | Die E-Mail wird im lokalen Mail-Client im Bearbeitungsmodus geöffnet und kann somit noch bearbeitet werden, bevor sie versendet wird. Beim Druck von mehreren Belegen (z. B. Rechnungslauf) werden diese alle gleichzeitig geöffnet. | ||
| Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!) | Die E-Mail wird im lokalen Mail-Client im Bearbeitungsmodus geöffnet. Eine E-Mail nach der anderen wird dabei geöffnet. Die NTCS wartet, bis die erste E-Mail bearbeitet und versendet worden ist, erst dann wird die nächste E-Mail geöffnet. Beispiel
|
Wird der Versand über den Mail-Client gewählt, finden sich die gesendeten E-Mails im Postausgang. Wird im Hintergrund über den Mail-Server versendet, gibt es keine Information zu den gesendeten E-Mails.
Kann ich einen abweichenden E-Mail-Account für ein einziges Ausdrucksmodell definieren?
Soll ein abweichender Absender-Account verwendet werden, kann in der Druckereinstellung im Feld "Absender-Account" ein abweichender E-Mail-Account gewählt werden. Dieser E-Mail-Account ist dann nur für dieses eine Ausdrucksmodelldetail gültig und übersteuert die Parametereinstellung in den Tools.
In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail): E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden. E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert. |
Ich benötige die neueste Version des ebInterface-Reports. Woher bekomme ich diese?
Die neueste Version des ebInterface-Reports erhalten Sie mit der Funktion Standards importieren. Dabei ist der Punkt "Formulare" zu aktivieren. Werden die Formulare geladen, gelten diese nicht nur für die ausgewählte Firma, sondern global.
Benötigen Sie weiters einen neuen Nachrichtentyp für ein neues Schema, kann dieser über den EDI-Assistenten angelegt und der gewünschte Schematyp kann ausgewählt werden.
Muss ich bei jedem Ausdrucksmodell das Archiv hinterlegen?
Auf der Druckereinstellung kann bei den Feldern für das Archivieren ein Archiv hinterlegt werden.
Jedoch muss nicht bei jeder Druckereinstellung ein Archiv hinterlegt werden. Ist das Feld "Archiv-Nr." leer, wird das Archiv verwendet, das in folgendem Parameter definiert ist:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Archiveinstellungen
Definition, welche Archivnummer als Vorschlagswert für die Archivierung gelten soll. |
Wie gehe ich vor, wenn ich in der Firmengruppe unterschiedliche Archive habe, die Ausdrucksmodelle jedoch nur unter der Hauptfirma gewartet werden?
Die Archivnummer muss nicht unbedingt je Druckereinstellung hinterlegt werden. Wenn das Feld "Archiv-Nr." auf der Druckereinstellung leer bleibt, wird das Archiv verwendet, das in folgendem Parameter hinterlegt ist. Diese Parametereinstellung kann firmenbezogen vorgenommen werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Archiveinstellungen
Ausdrucksmodellmanagement
Wie kann ich ein Ausdrucksmodell einem Kunden zuordnen?
Im Ausdrucksmodellmanagement kann ein bestehendes Ausdrucksmodell einem Kunden zugeordnet werden.
Das Ausdrucksmodellmanagement finden Sie im Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodellmanagement.
Eine neue Zuordnung kann mit der F5-Funktion bzw. "Neu" erstellt werden.
Mit der F5-Funktion öffnet sich das Fenster für die Ausdrucksmodellzuordnung. Dort müssen Ablaufart und Ausdrucksmodell gewählt werden. Weitere Felder stehen Ihnen zur Zuordnung zur Verfügung, damit ein Ausdrucksmodell z. B. für eine Kundengruppe oder für einen Kunden hinterlegt werden kann.
Wird in der Ausdrucksmodellzuordnung z. B. ein Kunde hinterlegt, wird dieses gewählte Ausdrucksmodell beim Kunden verwendet, anstatt des Ausdrucksmodells, das z. B. im Standard verwendet wird.
Beispiel
| Angebote des Kunden Allinger sollen mit dem Ausdrucksmodell 28 gedruckt werden. Dafür sind folgende Felder in der Ausdrucksmodellzuordnung zu befüllen:  |
Die Zuordnung ist anschließend im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" ersichtlich.
Warum wird das neue Ausdrucksmodell nicht automatisch beim Druck vorgeschlagen?
Ein neues Ausdrucksmodell wird nur automatisch beim Druck vorgeschlagen, wenn es im Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet worden ist.
Weiters muss darauf geachtet werden, ob es keine Zuordnung gibt, die vor der neuen Zuordnung zieht.
Beispiel
| Im Ausdrucksmodellmanagement gibt es für Angebote eine Zuordnung für den Kunden Allinger. Wird nun ein neues Ausdrucksmodell erstellt, das für die Kundengruppe 1 gilt, muss dieses Ausdrucksmodell der Kundengruppe 1 zugeordnet werden. Wenn der Kunde Allinger der Kundengruppe 1 angehört, wird aber weiterhin das ihm direkt zugeordnete Ausdrucksmodell verwendet. |
Wo sieht man, welche Ausdrucksmodelle aktuell verwendet werden?
Im Fenster Ausdrucksmodellmanagement ist im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" ersichtlich, welche Ausdrucksmodelle aktuell zugeordnet sind. Die Ansicht ist immer auf den jeweiligen Bereich eingeschränkt, der im Einstiegsfeld "Bereich" ausgewählt ist.
Im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" kann beispielsweise nach einer bestimmten Ablaufart gefiltert werden, z. B. Ablaufart "RE" für alle Ausdrucksmodelle für Rechnungen.
Auf dem Datensatz sieht man, ob es bestimmte weitere Zuordnungskriterien (z. B. Kundengruppe, Kunde) gibt.
Wie sehe ich, welche Zuordnungen es für ein bestimmtes Ausdrucksmodell gibt?
Im Fenster Ausdrucksmodellmanagement kann im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" auf ein Ausdrucksmodell gefiltert werden. Dabei ist zu beachten, dass die Ansicht immer auf den jeweiligen Bereich eingeschränkt ist, der im Einstiegsfeld "Bereich" ausgewählt ist.
Beispiel
| Alle Zuordnungen von Ausdrucksmodell 490 sollen angezeigt werden. Das Ausdrucksmodell 490 ist ein Angebot. Daher muss zuerst der Bereich "Verkauf" im Einstiegsfeld "Bereich" ausgewählt werden. Danach wird im Bereich "Zugeordnete Ausdrucksmodelle" auf das Ausdrucksmodell 490 gefiltert. |
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