In dieser Themenhilfe finden Sie alle Informationen zu den Einstellungen und Abläufen in einer Firmengruppe mit WWS.

FAQ


 Allgemein

Unser Standardberatungsansatz für die Einrichtung neuer Firmen (Datenbanken) ist jener, generell eine Firmengruppe (Konzern) mit einer zentralen Stammdatenverwaltung einzurichten.
Das bedeutet nicht zwingend, dass jedes Unternehmen, das die Warenwirtschaft über die NTCS abwickelt, auch tatsächlich ein Konzern mit mehreren Firmen ist.

Da die Entwicklung eines Unternehmens jedoch nicht immer vorhersehbar ist und auch für manche Module eine Firmengruppe notwendig ist, wird diese generell eingerichtet bzw. auch bereits im Standard ausgeliefert.

In dieser Hilfe finden Sie Informationen zur Firmengruppe in der Warenwirtschaft im Allgemeinen. Suchen Sie Informationen zu Spezialthemen hinsichtlich Firmengruppe in der WWS wie Stapel, Sondereinstellungen in der FIBU, firmenübergreifende Rahmenabrufe, Kostentypenverteilung und nachträgliche Einrichtung einer Firmengruppe, finden Sie diese im Dokument Firmengruppe in der WWS - Spezialthemen.

Informationen rund um das Thema Lagerführung finden Sie im Dokument Firmengruppe in der WWS mit Lagerführung.

Haben Sie Fragen zu den Einstellungen hinsichtlich WWS mit Kostenrechnung? So finden Sie Informationen dazu hier: Firmengruppe in der WWS mit Kostenrechnung

Weitere (fachübergreifende) Informationen zum Thema "Firmengruppe" finden Sie hier:
Firma, Firmengruppe, Kunde, Projekt
Firmengruppe und Personenwartung

 Gründe für eine Firmengruppe

Je Paket gibt es unterschiedliche Beweggründe, warum eine Firmengruppe eingerichtet werden muss.

Details dazu finden Sie im Dokument Die Firmengruppe: Paketbezogene Motive.

 Firmengruppe - Standardaufbau

Da die Firmengruppe nicht nur für die WWS, sondern auch für viele andere Pakete der NTCS relevant ist, wurde ein allgemeiner "Standardaufbau" definiert, der auch bei Neuinstallation der NTCS so voreingestellt ist.

Die WWS hat viele Schnittstellen zu anderen Paketen (z. B. FIBU, KORE etc.), weshalb hier nicht nur auf die WWS-spezifischen Einstellungen eingegangen wird.

Hinweis 
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Da es sein kann, dass Sie die NTCS bereits zu einem früheren Zeitpunkt installiert haben und die Standardeinstellungen noch nicht bzw. abweichend ausgeliefert wurden, prüfen Sie bitte sämtliche Parametereinstellungen etc., wie sie unten angeführt sind.

Standardmäßig ist die Firmengruppe 99 bereits angelegt. Dieser Firmengruppe ist die Firma 98 als Hauptfirma zugeordnet. Diese dient als zentrale Stammdatenfirma (Kunden, Lieferanten, Ausdrucksmodelle, Kontotabellen, Lager, Artikel …) und ist nicht operativ tätig.

Weitere Informationen zur Anlage von Firmengruppen finden Sie hier: Firmengruppen

 Hauptfirma

Die Hauptfirma dient im Standardablauf rein als Stammdatenfirma. Es kann pro Firmengruppe nur eine Hauptfirma geben. Diese kann im Nachhinein, sobald Stammdaten vorhanden sind, nicht mehr gewechselt werden. Die Hauptfirma kann über das Häkchen im Feld "H-Firma" identifiziert werden.

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 Operative Firmen

Die operative Firma/operativen Firmen wird/werden der Firmengruppe zugeordnet und greift/greifen auf die Stammdaten der Hauptfirma zu. Firmen, die der Firmengruppe zugeordnet werden, müssen auch die Eigenschaft "Ist eigene Firma" (Feld am Firmenstamm) besitzen.

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Die Zuordnung erfolgt im Fenster "Firmengruppe" über die Schaltfläche "Firmen zuordnen". Markieren Sie im Zuordnungsfenster in der linken Fensterhälfte jene Firmen, die Sie der Firmengruppe zuordnen möchten. Mit den Pfeiltasten kann die Zuordnung vorgenommen werden.
Die Zuordnung wird über die Schaltfläche "Übernehmen" rechts unten abgeschlossen.

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Achtung! 
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Nach der Zuordnung der Firmen in die Firmengruppe muss ein Neustart der NTCS durchgeführt werden.

 WWS Einzelfirmen

Es gibt Gründe, nicht für alle Firmen die Stammdaten der WWS in der Hauptfirma zu führen.
Durch den WWS Einzelfirmenmodus kann eine Firma einer Firmengruppe zugeordnet sein und trotzdem zur Hauptfirma abweichende WWS Stammdaten haben. Der WWS Einzelfirmenmodus kann im Firmenstamm im Feld "WWS Einzelfirma" gesetzt werden.

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Achtung! 
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Der WWS Einzelfirmenmodus muss gesetzt sein, bevor die Firma der Firmengruppe zugeordnet wird.

 Gründe für eine WWS Einzelfirma

Folgende Punkte können als Gründe für eine WWS Einzelfirma genannt werden:
  • Eigener Artikelstamm je Firma

  • Eigene Lagerverwaltung der einzelnen Firmen

  • Abweichende Währung der einzelnen Firma zur Hauptfirma (Lagerbuchungen erfolgen prinzipiell in der Währung der Hauptfirma. Wird die Hauptfirma z. B. in Euro geführt, die zweite Firma jedoch in Schweizer Franken, ist die zweite Firma unbedingt als WWS Einzelfirma zu führen, damit auch die Lagerbuchungen in der Währung der Firma erfolgen.)
Personen können und sollten trotz WWS Einzelfirma zentral verwaltet werden. Ist eine dezentrale Personenwartung notwendig, sind die Parameter für die Personenwartung entsprechend umzustellen.

Achtung! 
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Sind bereits Personen in der WWS Einzelfirma angelegt und in der Firmengruppe werden diese zentral verwaltet, kann die WWS Einzelfirma der Firmengruppe nicht zugeordnet werden.

Hinweis 
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Stammdaten wie Einheiten, Versandart, Zahlungskondition etc. werden trotz WWS Einzelfirmenmodus zentral über die Hauptfirma verwaltet.

 Filialen in der Firmengruppe

Wird in einer Firmengruppe mit Filialen gearbeitet, so müssen diese immer in der entsprechenden operativen Firma angelegt werden. Unabhängig davon, ob die Firma im WWS Einzelfirmenmodus oder als operative Unterfirma geführt wird.

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Achtung! 
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Filialen werden NIE in der Hauptfirma angelegt!

 Überblick Firmengruppe

Folgende Grafik gibt Ihnen einen Überblick über den Aufbau der Firmengruppe und den Unterschied zwischen Unterfirmen mit und ohne WWS Einzelfirmenmodus.

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 Standardeinstellungen

In diesem Kapitel werden die Standardeinstellungen bezogen auf die WWS beschrieben, die von uns empfohlen werden. Die relevanten Einstellungen für die weiteren Pakete finden Sie in folgenden Dokumenten:
Hinweis 
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Sollten Ihre Anforderungen mit den Standardeinstellungen nicht abgedeckt werden können, kontaktieren Sie bitte den Support für einen Termin, um diese zu analysieren und die richtigen Einstellungen zu treffen.

 Parametereinstellungen

Die folgenden Parametereinstellungen sind für die Firmengruppe unbedingt bereits bei der Einrichtung der Firmengruppe richtig zu setzen.
Eine nachträgliche Änderung der Parametereinstellungen, speziell wenn bereits Stammdaten vorhanden sind, kann zu Problemen führen.

Hinweis 
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Die Standardauslieferungen der Parameter, die in den nachfolgenden Punkten beschrieben werden, könnten mitunter erst nach Ihrer Erstinstallation der Datenbank definiert worden sein. Prüfen Sie daher sämtliche Parametereinstellungen.

 WWS Parameter

Die WWS Parameter werden grundsätzlich allgemein ausgeliefert und müssen nicht firmenbezogen eingestellt werden.

 Lager​

Bei einer Firmengruppe mit zentralen Stammdaten in der WWS werden die Lagerstammdaten in der Stammdatenfirma angelegt.
Je Firma kann es somit ein oder mehrere Lager geben.

Damit sichergestellt werden kann, dass ​nur die Lager der jeweiligen Firma für die Buchungen verwendet werden, wird über folgenden Parameter die Hinterlegung der Buchungsfirma auf den Lagerstammdaten verpflichtend aktiviert.

WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Lagerverwaltung

Definition, ob die Buchungsfirma auf den Lagerstammdaten (Paket WWS → Stammdaten → Lager → Lager) verwendet werden soll.

0 - Nein: Auf den Lagerstammdaten kann keine Buchungsfirma hinterlegt werden. Innerhalb der Firmengruppe mit zentraler Stammdatenverwaltung können alle Lager von allen Firmen bebucht werden.

1 - Ja (Standard): Wird der Parameter auf "Ja" gestellt, muss auf allen Lagern eine Buchungsfirma hinterlegt werden. Somit wird in einer Firmengruppe mit zentraler Stammdatenverwaltung gewährleistet, dass nur jene Lager bebucht werden, die den Lagerstand der jeweiligen Firma abbilden. Auf dem Lager (Lagerstammdaten) ist beim Feld "Buch-Firma" die Buchungsfirma zu hinterlegen.

Achtung: Nur allgemein oder firmenbezogen auf der Hauptfirma einstellen! Hat auf Unterfirmen keine Auswirkung.

Alle Informationen zum Thema Buchungsfirma am Lager finden Sie in der Hilfe Firmengruppe in der WWS mit Lagerführung.

Ab der Version 29.01 ist die Standardauslieferung "Ja".

Für eine nachträgliche Aktivierung des Parameters wenden Sie sich bitte an unseren Support für einen kostenpflichtigen Termin.

 Ausdrucke

Auf welcher Firma die Ausdrucksmodelle in der WWS angelegt und gewartet werden, ist über folgenden Parameter gesteuert:

WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke

Diese Einstellung bestimmt, von welcher Firma die Ausdrucksmodelle in der Firmengruppe ermittelt werden.

0 - Hauptfirma: Alle Ausdrucksmodelle einer Firmengruppe können nur in der Hauptfirma der Firmengruppe angelegt werden. Dies gilt auch für WWS Einzelfirmen. Soll es abweichende Ausdrucksmodelle für die operativen Firmen geben, können diese im Ausdrucksmodellmanagement über das Feld "Firma (Ausdruckersteller)" der jeweiligen operativen Firma zugeordnet werden.

1 - WWS-Stammdatenfirma (Standard): Die Anlage und Steuerung der Ausdrucksmodelle erfolgt mit Ausnahme von WWS Einzelfirmen in der Hauptfirma der Firmengruppe. Für WWS Einzelfirmen gibt es eigene Ausdrucksmodelle, welche im Ausdrucksmodellmanagement für diese Firma zugeordnet werden. Diese Ausprägung wird benötigt, wenn WWS Einzelfirmen mit eigenen Ausdrucksmodellen arbeiten.

2 - je Firma: Unabhängig davon, ob es sich bei den Firmen der Firmengruppen um WWS Einzelfirmen handelt, werden sämtliche Ausdrucksmodelle in der jeweiligen operativen Firma angelegt und über das Ausdrucksmodellmanagement zugeordnet. Diese Einstellung kann auch firmenbezogen für einzelne Firmen der Firmengruppe getroffen werden, wenn nur für diese eigene Ausdrucksmodelle verwalten werden.

Hinweis
Es wird empfohlen, den Parameter im laufenden Betrieb nicht umzustellen, sondern nur zu Beginn.
Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Firmengruppe in der WWS.

Wird der Parameter umgestellt, so muss zumindest Folgendes kontrolliert bzw. angepasst werden:
- Kontrolle, ob auf der entsprechenden Firma die nötigen Ausdrucksmodelle und Ausdrucksmodellzuordnungen vorhanden sind (eventuell "Standards importieren" ausführen).
- Sind Stapel-Drucke angelegt, so müssen dort eventuell Ausdrucksmodelle angepasst werden, um fehlerhaftes Verhalten zu verhindern.
- Sind Ausdrucksmodelle außerhalb der Ausdrucksmodellzuordnung hinterlegt (z. B. Rechnungsschema, Kassenzahlungsarten, Parameter), so müssen auch diese kontrolliert bzw. angepasst werden.

Ab der Version 24.01 ist die Standardauslieferung "WWS Stammdatenfirma".

Achtung! 
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Eine Umstellung ist im laufenden Betrieb nicht empfohlen bzw. muss dies vorab geprüft werden, besonders wenn Ausdrucksmodelle z. B. in der Stapelverarbeitung verwendet werden, in Parametern oder z. B. auf Kassenzahlungsarten hinterlegt sind.

 Preise und Rabatte

Von welcher Firma vorrangig Preise und Rabatte gezogen werden sollen, wird über folgenden Parameter gesteuert:

WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung

Definition, welche einkaufsspezifischen Preis-/Rabattzuordnungen verwendet werden sollen.

0 - Nur eigene Firma (Unterfirma)
1 - Nur Hauptfirma
2 - Eigene Firma (Unterfirma) mit Rückfall auf Hauptfirma
3 - Hauptfirma mit Rückfall auf eigene Firma (Unterfirma)

Hinweise
Dieser Parameter greift bei der Preis- und Rabattfindung in Bestellungen, Anfragen, Ankäufen, Produktionsaufträgen und Fremdproduktionsaufträgen.

Die Einstellung des Parameters gilt nicht nur für die Preis- und Rabattfindung, sondern auch für das Ausführen der Funktion EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen.

Beispiel
Beim Parameter ist die Ausprägung "1 - Nur Hauptfirma" eingestellt. Wird nun die Funktion "EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen" für eine Bestellung in einer operativen Unterfirma ausgeführt, werden die Preise und Rabatte in die jeweiligen Preis- und Rabatttabellen der Hauptfirma zurückgeschrieben.

Achtung
Standardpreise beim Anlegen bzw. Bearbeiten von Artikeln werden immer in der Stammdatenfirma gespeichert (Ausnahme: Firmen mit dem Kennzeichen "WWS Einzelfirma"). Dies ist nicht abhängig von der Einstellung dieses Parameters.

Wird bei der Funktion "EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen" die Übernahme der Einstandspreise aktiviert, wird dieser auf Basis der Einstellung des Parameters für die Verkaufsspezifische Zuordnung gespeichert.
Definition, welche verkaufsspezifischen Preis-/Rabattzuordnungen verwendet werden sollen. Die Einstellung des Parameters gilt für Verkaufspreise, empfohlene Kundenverkaufspreise und Einstandspreise inkl. Rabatte/Aufschläge.

0 - Nur eigene Firma (Unterfirma)
1 - Nur Hauptfirma
2 - Eigene Firma (Unterfirma) mit Rückfall auf Hauptfirma
3 - Hauptfirma mit Rückfall auf eigene Firma (Unterfirma)

Hinweis
Die Einstellung des Parameters gilt nicht nur für die Preis- und Rabattfindung, sondern auch für das Ausführen der Funktion VK-Preise/-rabatte in Stammdaten übernehmen.

Beispiel
Beim Parameter ist die Ausprägung "1 - Nur Hauptfirma" eingestellt. Wird nun die Funktion "VK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen" für einen Auftrag in einer operativen Unterfirma ausgeführt, werden die Preise und Rabatte auf die jeweiligen Preis- und Rabatttabellen der Hauptfirma zurückgeschrieben.

Achtung
Standardpreise beim Anlegen bzw. Bearbeiten von Artikeln werden immer in der Stammdatenfirma gespeichert (Ausnahme: Firmen mit dem Kennzeichen "WWS Einzelfirma"). Dies ist nicht abhängig von der Einstellung dieses Parameters.

Ab der Version 26.01 ist die Standardauslieferung der Parameter für die Preisfindung "Eigene Firma (Unterfirma) mit Rückfall auf die Hauptfirma".
Dadurch wird vorrangig der Preis der operativen WWS Firma gezogen und nur bei fehlenden Preisen auf die Preise der Hauptfirma zurückgegriffen.

 Kunden- und Lieferantenauswahl

Handelt es sich bei der Firmengruppe um eine mit dezentraler Personenverwaltung, ist es unbedingt notwendig, dass Kunden und Lieferanten nur aus der jeweiligen operativen Firma ausgewählt werden dürfen.

Dies wird über folgende Parameter gesteuert:

WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung/Bestellerfassung

Bei aktiviertem Parameter können in der Angebots-/Auftragserfassung, Auftragsvorerfassung, Auftragsschnellerfassung und im Auftrags-Navigator nur Kunden der Auftragsfirma verwendet werden.

0 - Nein (Standard)
1 - Ja

Hinweis
Der Parameter hat nur Auswirkung, wenn in einer Firmengruppe mit dezentralem Kundenstamm gearbeitet wird. Dezentral bedeutet, dass der Parameter im Paket CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemein → "Personenerfassung unter Hauptfirma" auf "Nein" steht.
Ist die Ausprägung des CRM Parameters auf "1 - Ja" (d. h., die Erfassung von Kunden/Lieferanten erfolgt unter der Hauptfirma der Firmengruppe und jeder erfasste Kunde/Lieferant ist in allen Firmen der Firmengruppe verfügbar), so findet der WWS Parameter keine Anwendung.

Dies gilt für die direkte Eingabe im Feld "Kunde", die Schnellsuche und die F4-Suche in der Kundenliste.

Bei einer dezentralen Personenverwaltung empfehlen wir, diesen Parameter unbedingt zu aktivieren und die Verwendung von Personen einer abweichenden Firma zu vermeiden. Ebenso sollte der Parameter für die Kunden- und Lieferantenauswahl im Bereich der Stammdaten ebenfalls aktiviert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Firmengruppe in der WWS.
Definition, ob die Lieferantenauswahl nur für Lieferanten der Bestellfirma erfolgen soll.

0 - Nein (Standard)
1 - Ja: Gilt für Anfragen-/Bestellerfassung, Beschaffungsvorschlag, Bestell-Navigator und in der manuellen Warenannahme.

Hinweis
Bestellfirma ist die Firma, in der die Bestellung angelegt worden ist.

Der Parameter hat nur Auswirkung, wenn in einer Firmengruppe mit dezentralem Lieferantenstamm gearbeitet wird. Dezentral bedeutet, dass der Parameter im Bereich CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen →  CRM Parameter → CRM → Allgemein → Personenerfassung unter Hauptfirma auf "Nein" steht.
Ist die Ausprägung des CRM Parameters auf "1 - Ja" (d. h., die Erfassung von Kunden/Lieferanten erfolgt unter der Hauptfirma der Firmengruppe und jeder erfasste Kunde/Lieferant ist in allen Firmen der Firmengruppe verfügbar), so findet der WWS Parameter keine Anwendung mehr.

Dies gilt für die direkte Eingabe im Feld "Kunde/Lieferant", die Schnellsuche und die F4-Suche in der Kunden-/Lieferantenliste.

Bei einer dezentralen Personenverwaltung empfehlen wir, diesen Parameter unbedingt zu aktivieren und die Verwendung von Personen einer abweichenden Firma zu vermeiden. Ebenso sollte der Parameter für die Kunden- und Lieferantenauswahl im Bereich der Stammdaten ebenfalls aktiviert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Firmengruppe in der WWS.

Ist der Parameter aktiviert, so wird die Lieferanteneingabe/-suche in folgenden Fenstern auf die operative Firma eingeschränkt:
  • Bestellpositionen (Einstiegsfelder)
  • Anfragepositionen (Einstiegsfelder)
  • Ankaufspositionen (Einstiegsfelder)
  • Ankaufsrechnungen (Feld "Rechnungsleger" in den Einstiegsfeldern)
  • Manuelle Warenannahme (Einstiegsfelder)
  • Warenannahme (Einstiegsfelder)
  • Warenannahmeübersicht (Einstiegsfelder)
  • Warenannahmepositionen (Einstiegsfelder)
  • Warenannahme EDI (Einstiegsfelder)
  • Lieferantenkartei (Einstiegsfelder)
  • Liefermahnung (Einstiegsfelder, Funktionen "Mahnungsdaten ermitteln", "Liefermahnung drucken", "Liefermahnungsliste")
  • Überfällige Bestellpositionen (Einstiegsfelder, Funktion "Drucken")
  • Produktionspositionen (Einstiegsfelder)

 Provisionen

In welcher Firma die Provisionstabellen gewartet und über das Provisionsmanagement zugeordnet werden, wird über folgenden Parameter gesteuert:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung

Definition, ob die Provisionstabellen/-zuordnungen auf der Hauptfirma oder der jeweiligen Unterfirma liegen.

0 - Nein: Die Provisionstabellen werden in der Unterfirma angelegt und dort über das Provisionsmanagement zugeordnet.
1 - Ja: Die Provisionstabellen werden in der Hauptfirma angelegt und dort über das Provisionsmanagement zugeordnet.

Weitere Informationen zum Thema Provisionen finden Sie hier: Provisionen, Vertreterabrechnung

 Gründe für abweichende Parametereinstellungen

Grundsätzlich sollte es eher selten einen Grund geben, die oben angeführte Standardauslieferung der Parametereinstellungen zu ändern.
Folgende Gründe könnten genannt werden:
  • Personen: Kein gemeinsamer Personenstamm (Kunden, Lieferanten, diverse Personen sind in den einzelnen Firmen absolut unterschiedlich, wobei es auch hier Möglichkeiten gibt, dennoch mit dem Standard zu arbeiten.)

  • Projekte: Beispielsweise sind bestehende Projektnummern bei den bestehenden Firmen bereits überschneidend und können nicht mehr geändert werden.

  • Mitarbeiterstamm: Nur dann, wenn tatsächlich kein Zusammenhang der Mitarbeiter in den einzelnen Firmen besteht. Bitte stimmen Sie sich hier unbedingt mit dem Support LOHN bzw. ZEIT ab.

  • Preise: Der Preis von der Hauptfirma ist vorrangig oder darf überhaupt nicht gezogen werden, wobei dieser Fall vermutlich eher sehr selten vorkommt.

 Berechtigungen und Datenbesitzergruppen

In einer Firmengruppe ist es unumgänglich, Berechtigungen und Datenbesitzergruppen abzustimmen. Es ist genau zu definieren, welcher Mitarbeiter/User welche Daten welcher Firmen sehen/bearbeiten darf.

Weitere Informationen dazu finden Sie hier:
Berechtigungen
Standardberechtigungssystem
Hinterlegung von Datenbesitzergruppen
Firmenbezogene Berechtigungen

Hinweis 
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Wir empfehlen einen Analyse- und Einrichtungstermin, um ein geeignetes Berechtigungskonzept erstellen und im System implementieren zu können.

 Stammdaten in der Firmengruppe

In diesem Kapitel wird angeführt, welche Stammdaten in welcher Firma der Firmengruppe gewartet werden - speziell im Unterschied zum WWS Einzelfirmenmodus.

 Zahlungskonditionen

Zahlungskonditionen werden in Firmengruppen auf der Hauptfirma (98) verwaltet. Das gilt auch für Unterfirmen im WWS Einzelfirmenmodus.

Bei der dezentralen Personenverwaltung werden die Zahlungskonditionen auf den jeweiligen Personen der einzelnen Firmen hinterlegt.

Wird in der Firmengruppe mit einer zentralen Personenverwaltung gearbeitet, werden die Zahlungskonditionen am Personenstamm der Hauptfirma hinterlegt. Dadurch haben die Personen in allen Firmen dieselben Konditionen.

Ist es notwendig, Konditionen für die jeweiligen Unterfirmen zu hinterlegen, so können diese am Fibu-Konto der Person in der jeweiligen Fibu hinterlegt werden. Diese Hinterlegung zieht vorrangig vor den Konditionen am Kundenstamm.

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Hinweis 
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Die Wartung der Konditionen ist über die Fibu-Konten der jeweiligen Unterfirmen vorzunehmen und kann nicht über den Kunden-/Lieferantenstamm erfolgen, da hier nicht auf die einzelnen Firmen zugegriffen werden kann.

 Kunden / Lieferanten / Diverse Personen

Kunden und Lieferanten werden abhängig von den Parametereinstellungen im CRM entweder nur in der Hauptfirma oder generell in allen Firmen einzeln gewartet. Die Ausprägung WWS Einzelfirma hat darauf keinen Einfluss.
Eine Unterscheidung der einzelnen Firmen in der Firmengruppe ist nicht möglich. Kunden und Lieferanten können innerhalb der Firmengruppe entweder zentral ODER dezentral gewartet werden.

 Wartung von firmenbezogenen Adresszusätzen

Bei der zentralen Personenverwaltung innerhalb der Firmengruppe kann es vorkommen (speziell auch in Kombination mit Firmen im WWS Einzelfirmenmodus), dass gewisse kundenspezifische Daten je Firma hinterlegt werden müssen (z. B. eigene Kunden-/Lieferantennummer, unterschiedliche Erlös- und Aufwandskennzeichen etc.).

Bei einer dezentralen Personenverwaltung haben diese Adresszusätze keine Relevanz, da die Personen unter den Unterfirmen gewartet werden.

Die Hinterlegung dieser Daten erfolgt im Kunden- bzw. Lieferantenstamm.
Im Kontextmenü ist die Funktion "firmenbezogener Adresszusatz" ersichtlich.

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Es öffnet sich das Fenster der Adresszusätze, in dem die abweichenden Stammdaten des Kunden/Lieferanten je Firma hinterlegt werden können.

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Folgende Daten können hier je Firma unterschiedlich hinterlegt werden.

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Hinweis 
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Die Filialfindung kann nicht nur über den Kunden und die firmenbezogenen Adresszusätze, sondern auch direkt über das Fibu-Kundenkonto gesteuert werden. Hier wird direkt am Fibu-Kundenkonto die Filiale hinterlegt. Zusätzlich ist im Verkauf (z. B. Aufträge → Fenstermenü → Extras) sowie im Einkauf (z. B. Bestellungen  → Fenstermenü → Extras) in der Reihenfolge der Filialfindung das Fibu-Konto (Kunde/Lieferant) zu aktivieren.

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 Kunden- und Lieferantengruppen

Kunden- und Lieferantengruppen werden generell unter der Hauptfirma geführt, auch für Firmen im WWS Einzelfirmenmodus.

 Artikel

Artikel werden nur im WWS Einzelfirmenmodus unter der jeweiligen Einzelfirma gewartet. Ansonsten werden alle Artikel in der Hauptfirma gewartet.

 Warengruppen/Artikelgruppen

Im Gegensatz zu den Kunden- und Lieferantengruppen werden Waren- und Artikelgruppen nur bei Firmen ohne WWS Einzelfirmenmodus über die Hauptfirma gewartet. Bei Firmen im WWS Einzelfirmenmodus werden sie unter der jeweiligen Einzelfirma gewartet.

 Kontentabellen

Kontentabellen werden mit Ausnahme von WWS Einzelfirmen generell unter der Hauptfirma gewartet. Die Sachkonten müssen in der Fibu der Firma 98 vorhanden sein, damit sie in der Kontentabelle hinterlegt werden können.

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In den Fibus der Unterfirmen ist es nicht notwendig, dass die Personenkonten manuell übernommen werden. Diese werden bei der Verspeicherung der ersten Rechnung automatisch aus dem Standardkontenrahmen (Personen- und Sachkonten) angelegt.

Bei den Sachkonten empfiehlt es sich bzw. ist die Standardvorgehensweise jene, dass diese einmalig aus dem Standardkontenrahmen in die operative Fibu übernommen werden.

Achtung! 
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Wird bei den operativen Firmen in der Fibu der Standardkontenrahmen der Sachkonten von der Firma 100 hinterlegt, müssen die Sachkonten in diesem Kontenrahmen vorhanden sein, damit die automatische Anlage des Sachkontos bei Automatikbuchungen möglich ist. Ist das nicht der Fall, können die Sachkonten in der Fibu der Hauptfirma (98) angelegt werden und am Fibu-Stamm der operativen Firmen wird als Standardkontenrahmen jener der Hauptfirma 98 hinterlegt.

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Sollen in einer Firma abweichende Konten bebucht werden, ist in der Kontentabelle ein zusätzlicher Eintrag für die jeweilige Unterfirma zu hinterlegen.

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Wird mit Erlöskennzeichen gearbeitet, ist es hier genauso wie bei den üblichen Einträgen in der Kontentabelle. Es ist möglich, diese ohne Firmenbezug in der Kontentabelle zu hinterlegen bzw. auch für die jeweilige Firma zu hinterlegen.

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Bei zentraler Personenverwaltung kann das Erlöskennzeichen direkt am Kundenstamm hinterlegt werden und ist somit für alle Firmen gültig.
Sind für die einzelnen Firmen unterschiedliche Erlöskennzeichen zu hinterlegen, erfolgt dies über die firmenbezogenen Adresszusätze.

 WWS Einzelfirma

Bei WWS Einzelfirmen wird die Kontentabelle über die Einzelfirma gewartet. Bei zentraler Personenverwaltung ist darauf zu achten, dass z. B. die Erlöskennzeichen auch entsprechend für die WWS Einzelfirma angelegt werden, damit diese ermittelt werden können.

 Dezentrale Personenverwaltung

Bei der dezentralen Personenverwaltung ist der einzige Unterschied jener, dass die Erlös- und Aufwandskennzeichen bei jeder Person in jeder Firma zu hinterlegen sind.

Bei einer Firmengruppe mit zentraler Stammdatenverwaltung werden die Erlös- und Aufwandskennzeichen in der Hauptfirma angelegt und auch in der Kontentabelle der Hauptfirma hinterlegt.
Bei WWS Einzelfirmen werden die Erlös- und die Aufwandskennzeichen auf der jeweiligen Firma gewartet.

 Lager

Grundsätzlich müssen Lager firmenbezogen sein (auch innerhalb der Firmengruppe).
Das Umbuchen zwischen Lagern von unterschiedlichen Firmen ist nicht gesetzeskonform.

Innerhalb der Firmengruppe (bei Firmen ohne WWS Einzelfirmenmodus) werden die Lager unter der Hauptfirma 98 angelegt. Gibt es in allen Firmen lagergeführte Artikel, so ist je Firma zumindest ein Lager anzulegen.

Bei Firmen im WWS Einzelfirmenmodus werden die Lager unter der jeweiligen Firma angelegt. In diesem Fall gibt es keine speziellen Anforderungen oder Einstellungen bez. Lagerführung und Inventur.

Hinweis 
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Systemtechnisch ist es möglich, zwischen Lagern unterschiedlicher Firmen umzubuchen. Das muss bewusst unterbunden werden bzw. ist dies beim täglichen Arbeiten entsprechend zu berücksichtigen.

Um dies zu unterbinden, empfehlen wir, den oben angeführten Parameter für die Buchungsfirma am Lager unbedingt zu aktivieren.

Eine weitere Möglichkeit, das zu unterbinden, ist die Verwendung von Datenbesitzergruppen auf den Lagern. Das funktioniert jedoch nur dann, wenn ein 1:1-Bezug zwischen Benutzer und Lager besteht, d. h. wenn ein Benutzer nur in einem Lager und nicht in mehreren Lagern bucht.

 Mobile Datenerfassung (MDE)

Die MDE-Arten für Lagerbewegung und Inventur werden unter der Hauptfirma 98 angelegt. Wichtig ist hier jedoch die richtige Buchungsfirma in der MDE zu übergeben.
MDE-Arten für z. B. Kommissionierung Verkauf, Einkauf etc. werden unter der jeweiligen operativen Firma angelegt.

 Preise und Rabatte

Preise und Rabatte können innerhalb der Firmengruppe (ohne WWS Einzelfirmenmodus) sowohl unter der Hauptfirma als auch in den jeweiligen Unterfirmen angelegt werden.

Im WWS Einzelfirmenmodus werden die Preise in der jeweiligen Firma angelegt und haben keinen Zusammenhang zur Firmengruppe.

Zu beachten ist dabei die richtige Parametereinstellung für die Preisfindung, die zu prüfen ist.

Achtung! 
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Standardpreise (Artikelpreise) werden beim Anlegen oder Bearbeiten von Artikeln immer in der Hauptfirma gespeichert (Ausnahme: WWS Einzelfirma).

Gibt es unterschiedliche Kundenpreise in den operativen Firmen ohne WWS Einzelfirma, ist im Detailreiter Kundenartikel bzw. "Lieferantenartikel" im Artikelstamm zuerst die jeweilige Firma auszuwählen, für welche der Kunden- bzw. Lieferantenpreis angelegt werden soll. Ebenso verhält es sich im Kunden- und Lieferantenartikelstamm.

 Preise und Rabatte nur für die eigene Firma (Unterfirma)

Sind die Parameter auf "Nur eigene Firma (Unterfirma)" eingestellt, können zwar kunden- und lieferantenspezifische Preise sowohl in der Hauptfirma als auch in der Unterfirma angelegt werden, allerdings werden die Preise der Hauptfirma im Verkauf und Einkauf nicht ermittelt.

Hier ist unbedingt darauf zu achten, dass bei der Anlage von kunden- und lieferantenspezifischen Preisen die richtige Unterfirma ausgewählt wird.

Achtung! 
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Standardpreise (Artikelpreise) werden auch mit dieser Parameterausprägung unter der Hauptfirma angelegt. Soll die Standardpreistabelle der Hauptfirma auch für die Unterfirmen gültig sein, muss diese im Preismanagement auch in den Unterfirmen im Standard zugeordnet werden. Gibt es unterschiedliche Standardpreistabellen der Unterfirmen, müssen in den Unterfirmen eigene Preistabellen angelegt und im Standard zugeordnet werden. Diese Preistabellen müssen jedoch manuell gewartet werden. Die Änderung von Standardpreisen über den Artikelstamm wird weiterhin nur in der Standardpreistabelle der Hauptfirma gespeichert.

Hinweis 
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Bis zur Version 26.01 war die Parameterausprägung "Nur eigene Firma (Unterfirma)" die Standardauslieferung. Ab der Version 26.01 ist die Standardauslieferung "Eigene Firma (Unterfirma) mit Rückfall auf Hauptfirma".

 Preise und Rabatte unter der Hauptfirma

Ist die Parameterausprägung auf "Preise unter der Hauptfirma" eingestellt, werden alle Preise nur unter der Hauptfirma angelegt. Hier sind keine firmenspezifischen Preise möglich. Selbst wenn die gewünschte Unterfirma bei der Anlage von Kunden- bzw. Lieferantenartikeln eingegeben wird, wird die Preistabelle unter der Hauptfirma angelegt.

 Preise und Rabatte zwischen Haupt- und Unterfirma abweichend

Gibt es unterschiedliche Preise zwischen der Haupt- und Unterfirma, sind die Parameter entweder auf die Ausprägung "Eigene Firma (Unterfirma) mit Rückfall auf Hauptfirma" oder "Hauptfirma mit Rückfall auf eigene Firma (Unterfirma)" einzustellen.

Die Preise können sowohl für die Unterfirma als auch die Hauptfirma angelegt werden. Welche Preise vorrangig ziehen sollen (Unterfirma oder Hauptfirma) kann über die Parameter gesteuert werden.

Hinweis 
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Unabhängig davon werden Standardpreise (Artikelpreise) beim Anlegen und Bearbeiten immer in der Standardpreisliste der Hauptfirma gespeichert.

 Preise und Rabatte in der WWS Einzelfirma

Preisanlage und Wartung erfolgen wie in einer Firma ohne Firmengruppe in der Unterfirma im Einzelfirmenmodus.

 Kasse

Kassenstammdaten werden unabhängig vom WWS Einzelfirmenmodus generell unter der jeweiligen Unterfirma angelegt.

 EDI/XML

Im EDI-Assistenten ist jeweils die operative Firma (unabhängig vom WWS Einzelfirmenmodus) für die Anlage des EDI-Nachrichtentyps und des gewünschten Stapels zu hinterlegen.
Bei allen "operativen" Schematypen ist das auch anders nicht möglich, da die Importe und Exporte z. B. eines Order-Files in bzw. aus der operativen Firma zu erfolgen haben.

Auch der Preiskatalog (PRICAT) ist für die operative Firma anzulegen. Vorteil ist einerseits, dass je operativer Firma unterschiedliche Einstellungen im PRICAT (z. B. Einschränkung auf Warengruppen etc.) vorgenommen werden können, andererseits auch die jeweils richtigen Preise gezogen werden. Werden die Preise vorrangig unter der Hauptfirma, teilweise jedoch auf der Unterfirma gewartet, werden durch die Anlage des PRICAT unter der Unterfirma (und je nach Einstellung in den Parametern) die Preise der Unterfirma auch für den PRICAT ermittelt.

Achtung! 
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Beim PRICAT unbedingt die Parametereinstellung für die Preisfindung und auch die vorhandenen Preis- und Rabatttabellen prüfen, damit die richtigen Daten exportiert werden.

Hinweis 
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Sollen alle Artikelstammdaten gemeinsam exportiert werden und die Preise werden tatsächlich NUR unter der Hauptfirma angelegt, könnte der PRICAT auch für die Firma 98 angelegt werden. Das sollte jedoch eher vermieden werden, da es auch in späterer Folge zu Änderungen kommen könnte, wodurch die nachträgliche Einrichtung für die Unterfirmen sowieso notwendig wird.

Einzige Ausnahme bildet der Kundenexport bei der zentralen Personenverwaltung. Da die Kundenstammdaten definitiv nur unter der Hauptfirma gewartet werden, muss auch der Kundenexport für die Firma 98 angelegt werden.

 Auswertungen

Auswertungen werden generell nur in der Hauptfirma angelegt, auch für Firmen im WWS Einzelfirmenmodus. Über das Smart-Interface wird in der Auswertung selbst die Firma gewählt, für welche die Auswertung ermittelt werden soll.
Wird keine Firma im Smart-Interface erfasst, erfolgt eine firmengruppenübergreifende Auswertung.

 Import von Stammdaten

Stammdaten können teilweise auch in nicht stammdatenrelevante Firmen importiert werden, jedoch hat man auf diese im Anschluss keinen Zugriff. Hier muss auf die Struktur bzw. Steuerung der Firmengruppe geachtet werden. Artikel sind davon ausgeschlossen, diese werden vor dem Import geprüft.

 Tägliches Arbeiten

In diesem Kapitel wird kurz beschrieben, welche Besonderheiten es beim täglichen Arbeiten in einer Firmengruppe gibt.

 Bewegungsdaten allgemein

Bewegungsdaten, dazu gehören die Bereiche Verkauf (inklusive Kommissionierung), Einkauf (inklusive Warenannahme) und Kasse, werden prinzipiell in den operativen Firmen erfasst.
Eine Erfassung in der Hauptfirma 98 wird es NIE geben.

Wichtig ist daher auch, die WWS Firmennummer (WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Firmennummer setzen) zu setzen. Im Standard wird diese auf die Hauptfirma 98 gesetzt und sollte auf jeden Fall auf die wichtigste operative Firma (z. B. Firma 1) umgestellt werden.

Die generellen Abläufe in diesem Bereich unterscheiden sich nicht zwischen WWS Einzelfirmen und Firmengruppen.

 Lager und Inventur

Eine Besonderheit im Bereich der Firmengruppe stellt das Lager dar. Lager werden in der Firmengruppe (mit Ausnahme von WWS Einzelfirmen) unter der Hauptfirma 98 angelegt.

Die Warenannahme und auch die manuelle Warenannahme erfolgen in den jeweiligen operativen Firmen.
Manuelle Lagerbuchungen und auch die Inventur werden in der Hauptfirma 98 vorgenommen.

Damit jedoch ein firmenbezogener Wareneinsatz für die Unterfirma richtig ermittelt und verbucht werden kann, ist bei der manuellen Lagerbuchung und auch bei der Inventur zwingend im Feld "BuchungsFirma" die operative Firma zu hinterlegen.

Ab der Version 23.45 wird das Feld in der Standardfeldauswahl ausgeliefert. Als Vorschlagswert wird die WWS Firmennummer des Users gezogen.

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Innerhalb einer Firmengruppe empfiehlt es sich, die Inventur je Lager vorzunehmen, da es im Normalfall je Firma ein Lager gibt bzw. nur so zwischen den Buchungsfirmen und den dazugehörigen Lagern unterschieden werden kann.

Achtung! 
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Bei manuellen Lagerbuchungen über MDE (online und offline) muss die Buchungsfirma ebenfalls übergeben werden. Bei der Inventur über MDE ist das nicht notwendig, da hier der Inventurkopf vor der Erfassung über das MDE-Gerät angelegt wird und sich die Buchungsfirma auf Basis des Inventurkopfs ermittelt.

 ER-Kontrolle

Auch die ER-Kontrolle erfolgt in der operativen Firma.
Durch die Einstellung in der Fibu werden nicht alle Lieferantenkonten automatisch in die Fibus aller Unterfirmen verteilt. Es kann somit vorkommen, dass ein Lieferantenkonto in der Fibu der operativen Firma noch nicht vorhanden ist.

Da in der ER-Kontrolle über das Feld "Lieferantenkonto" jedoch auf die Lieferantenkonten in der Fibu und nicht auf die Personenstammdaten verwiesen wird, sind diese mitunter noch nicht ersichtlich.

Es gibt zwei Möglichkeiten zur "einfachen" Übernahme eines neuen Lieferanten in die Fibu der Unterfirma.
  • Wird im Feld "Lieferantenkonto" die Personennummer des Lieferanten eingegeben, wird im Hintergrund geprüft, ob diese Nummer bereits im Personen-Standardkontenrahmen vorhanden ist und sofort in die operative Fibu übernommen.

  • Die zweite Möglichkeit ist, im Feld "Lieferantenkonto" mit F4 in die Kontenübersicht und dann auf "Standard" zu wechseln, um so aus den Personen des Standardkontenrahmens wählen zu können. Auch so wird der neue Lieferant in der operativen Fibu automatisch als neues Konto angelegt.
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Hinweis 
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Im Feld "Lieferantenkonto" kann mit F4 und danach F8 direkt in den Personen-Standardkontenrahmen gewechselt werden.

Sachkonten sollten in der operativen Fibu generell vorhanden sein, somit funktioniert auch die automatische Kontierung bei Betragsgleichheit.
Sollte ein Sachkonto fehlen, kann dieses in der Kontierung manuell eingegeben werden (Nummer, nicht der Name), wodurch auch dieses Konto aus dem Standardkontenrahmen automatisch in der operativen Fibu angelegt wird.

 Wareneinsatz

Auch der Wareneinsatz erfolgt je operativer Firma.
Die Einstellungen in der Kontentabelle erfolgen (mit Ausnahme der WWS Einzelfirmen) in der Hauptfirma. Je nach Einstellung in den Kontentabellen kann der Wareneinsatz in allen Firmen auf die gleichen oder auch auf unterschiedliche Konten gebucht werden.

Weitere Informationen zum Thema "Wareneinsatz" und den notwendigen Einstellungen finden Sie hier: Wareneinsatzermittlung

Die Ermittlung und Verbuchung des Wareneinsatzes erfolgt generell in der operativen Firma und der dazugehörigen Fibu/Kore.

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 FAQ

Allgemein
Was ist eine WWS Einzelfirma?
Wo ist ersichtlich, ob der Einzelfirmenmodus schon einmal gesetzt war?
Was ist eine Firmengruppe?
Welche Gründe sprechen für eine Firmengruppe?
Warum brauche ich eine Firmengruppe, wenn ich doch nur eine Firma habe?
Was bedeutet Einzelfirmenmodus?
Was bedeutet Firma 99 in der Standardauslieferung?
Was bedeutet Firma 98 in der Standardauslieferung?
Gibt es einen Grund, der gegen eine Firmengruppe spricht?
Kann eine WWS Einzelfirma mit angelegten Personen noch in eine Firmengruppe zugeordnet werden?

Stammdaten in der Firmengruppe
Wie können unterschiedliche Erlöskennzeichen für den gleichen Kunden, aber in unterschiedlichen operativen Unterfirmen hinterlegt werden?
Ist es in einer Firmengruppe möglich, dass ich je Firma eigene Artikel etc. habe?
Warum werden die Preise und Rabatte in der Firmengruppe nicht richtig gezogen?
Ist es in der Firmengruppe möglich, unterschiedliche Preise und Rabatte für die operativen Firmen zu hinterlegen?
Ist es möglich, für einen Kunden je Firma unterschiedliche "eigene Lieferantennummern" zu hinterlegen?
Ist es möglich, für einen Lieferanten je Firma unterschiedliche "eigene Kundennummern" zu hinterlegen?
Muss ich die Kontentabelle in der operativen Firma oder in der Hauptfirma warten?
Kann mit unterschiedlichen Zahlungskonditionen je Unterfirma gearbeitet werden?
Ich habe in einer Firma teilweise andere Kunden/Lieferanten als in den anderen Firmen der Firmengruppe, muss ich deswegen mit einer dezentralen Personenverwaltung arbeiten?
Wie wirken sich die Parameter der Standardkunden-/-lieferantenkennzeichen in einer Firmengruppe mit dezentraler Personenanlage auf die einzelnen Firmen aus?

Lager in der Firmengruppe
Funktioniert die Filialermittlung vom Lager auch in einer Firmengruppe?
Was ist bei Lagerbuchungen in einer Firmengruppe zu beachten?
Ist bei der Inventur in einer Firmengruppe etwas zu beachten?
Darf ich in einer Firmengruppe Umbuchungen zwischen den einzelnen Lagerorten vornehmen?
Wie kann ich sicherstellen, dass ein Mitarbeiter nur die Lager einzelner Firmen sieht bzw. nur in gewissen Lagern buchen kann?

Bewegungsdaten in der Firmengruppe
Kann ich verhindern, dass ein Mitarbeiter Angebote, Aufträge, Bestellungen etc. in der falschen Firma anlegt?
Wie verhindere ich, dass ein Mitarbeiter alle Firmen sieht?
Können Aufträge von einer Firma in eine neue Firma kopiert werden?
Warum kann ich einen Kunden/Lieferanten im Auftrag/in der Bestellung nicht auswählen bzw. warum sehe ich die Person nicht?
Warum kann ich einen Kunden/Lieferanten aus einer anderen Firma auswählen, obwohl das nicht passieren dürfte?
Warum kann ich ein Projekt nicht auswählen bzw. sehe ich es nicht, obwohl es angelegt und dem Kunden/Lieferanten zugeordnet ist?
Warum kann ich ein Projekt aus einer anderen Firma auswählen, obwohl das nicht passieren dürfte?

Kostenrechnung in der Firmengruppe mit WWS
Wie funktioniert die Kostentypenfindung in einer Firmengruppe?
Wie muss die Kostentypenfindung für das manuelle Lagerbuchen eingestellt werden?
Wie muss die Kostentypenfindung für die Inventur eingestellt werden?

Spezialthemen in der Firmengruppe
Was ist bei der Anlage von Stapeln in einer Firmengruppe zu beachten?
Gibt es die Möglichkeit, dass ich einen Rahmenabruf firmenübergreifend machen kann?
Was mache ich, wenn ich eine Firmengruppe im Nachhinein benötige?

 Weiterführende Themen

Folgende weiterführende Themen zur Firmengruppe in der WWS könnten Sie eventuell auch interessieren:

 Firmengruppe in der WWS mit Kostenrechnung

Wird mit der Kostenrechnung in der NTCS gearbeitet, sind für die WWS in der Firmengruppe gewisse Einstellungen relevant. Diese finden Sie hier: Firmengruppe in der WWS mit Kostenrechnung

 Spezialthemen

Weitere Informationen zu Spezialthemen finden Sie in den folgenden Dokumenten:

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