Provisionen, Vertreterabrechnung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Allgemein
Mit diesem Modul kann die Provisionsberechnung für Vertreter/Außendienstmitarbeiter hinterlegt werden. Zu regelmäßigen Zeitpunkten kann dann eine Vertreterabrechnung ermittelt werden.
Stammdaten
Parametereinstellungen
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen
Definition des Standard-/Rückfallwertes für das Feld "Provisionskennzeichen" am Artikelstamm, ob und wie die Provisionsermittlung erfolgen soll. 0 - Ohne Provisionen: Für den Artikel erfolgt keine Provisionsermittung. 1 - Mit Provisionen: Für den Artikel wird die Provision ermittelt. 2 - Nur Verkäuferprovisionen: Für den Artikel werden lediglich Verkaufs- jedoch keine Innendienstprovisionen ermittelt. |
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standardkundenkennzeichen
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert im Feld "Mit Provision" für "Interessenten und Kunden" gelten soll. |
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Ermittlung
Definition, ob bei Eingabe des Vertreters 1-4 am Auftragskopf eine Provisionsermittlung lt. Provisionstabelle (Provisionsmanagment) erfolgen soll. Hinweis: Abhängig vom Provisionskennzeichen auf der Warengruppe, Artikel und Erfassungskennzeichen. | |
Definition, welche Basis für die Vertreterabrechnung gelten soll. 0 - gestellte Rechnungen 1 - bezahlte Rechnungen: Nur in Kombination mit BMD FIBU möglich, da sich das System auf die Zahlungseingänge bezieht. Welche Bezahlungen berücksichtigt werden, kann im Parameter "Zahlungen berücksichtigen" eingestellt werden. | |
Definition, ob bei der Vertreterabrechnung alle Bezahlungen oder nur jene bis zum "Bis-Datum" der Vertreterabrechnung berücksichtigt werden sollen. Hinweis: Nur in Kombination mit der Ausprägung "1 - bezahlte Rechnungen" des Parameters "Vertreterabrechnungsart" verwendbar. | |
Beim CSV-Import von Provisionstabellen über den Positionsimport kann definiert werden ob/wie eine automatische Zuordnung im Provisionstabellenmanagement erfolgen soll. 0 - Keine automatische Zuordnung: Die Zuordnung der importierten Provisionstabellen hat manuell zu erfolgen. 1 - wenn Kunde = Tabellen-Nr: Ist die Provisionstabellennummer gleich der Kundennummer, wird diese im Zuge des Imports automatisch dem Kunden zugeordnet. 2 - wenn Vertreter = Tabellen-Nr: Ist die Provisionstabellennummer gleich der Vertreternummer, wird diese im Zuge des Imports automatisch dem Vertreter zugeordnet. | |
Definition, welche Vertretergruppe für die Provisionsfindung bzw. bei der Anlage der Stammdaten verwendet werden soll. Im Vertreterstamm können über die Mitarbeitergruppen sogenannte Vertretergruppen definiert werden. | |
Definition, welche Artikelgruppe für die Provisionsfindung bzw. bei der Anlage der Stammdaten verwendet werden soll. | |
Definition, ob die Provisionstabellen/-zuordnungen auf der Hauptfirma oder der jeweiligen Unterfirma liegen. 0 - Nein: Die Provisionstabellen werden in der Unterfirma angelegt und dort über das Provisionsmanagement zugeordnet. 1 - Ja: Die Provisionstabellen werden in der Hauptfirma angelegt und dort über das Provisionsmanagement zugeordnet. | |
Definition, ob beim Ermitteln der Vertreter aus einem Provisionsartbaum auch ausgeschiedene Vertreter berücksichtigt werden. | |
Standardgemäß wird die Inndienstprovision immer (im Zuge der Vertreterabrechnung) ermittelt. Mittels diesem Parameter kann definiert werden, ob bei aktivierter Verkäuferprovision der am Auftrag hinterlegte Vertreter beide Provisionen erhalten darf - sofern definiert. Beispiel Auftrag mit Vertreter 1 "MAX" und Artikel "ABC" Vertreter "MAX" hat in den Provisionstabellen wie folgt definiert: Verkäuferprovision: 10 % Provision auf alle Artikel Innendienstprovision: 1 % Provision auf Artikel ABC Vertreter "HANS" hat in den Provisionstabellen wie folgt definiert: Innendienstprovision: 1 % Provision auf Artikel ABC a.) Parameter "Innendienstprovision Verkäufer" ist auf "1 - Ja" und Parameter "Verkäuferprovision aktivieren" ist auf "1 - Ja" eingestellt. → Für Vertreter "MAX" werden Verkäufer- und Innendienstprovision und für Vertreter "HANS" die Innendienstprovision ermittelt. b.) Parameter "Innendienstprovision Verkäufer" ist auf "0 - Nein" und Parameter "Verkäuferprovision aktivieren" ist auf "1 - Ja" eingestellt. → Für Vertreter "MAX" wird nur die Verkäuferprovision und für Vertreter "HANS" die Innendienstprovision ermittelt. Die Innendienstprovision wird immer ermittelt, sobald es mindestens einen Eintrag für die Innendienstprovision in einer Provisiontabelle gibt und der Vertreter keine Verkäuferprovision bekommt. c.) Parameter "Innendienstprovision Verkäufer" ist auf "1 - Ja" und Parameter "Verkäuferprovision aktivieren" ist auf "0 - Nein" eingestellt. → Für Vertreter "MAX" und "HANS" wird die Innendienstprovision ermittelt. Hinweis Die Innendienstprovision wird erst im Zuge der Vertreterabrechnung ermittelt. Für die Ermittlung der Innendienstprovision ist es nicht notwendig, den Vertreter am Auftrag zu erfassen. | |
Wird für die Provisionsermittlung die Provisions- und/oder Staffelbasis "Deckungsbeitrag" festgelegt, so kann definiert werden, welcher Einstandswert der Rechnungsposition für die Ermittlung herangezogen werden soll. | |
Definition, ob negative Deckungsbeiträge in der Vertreterabrechnung berücksichtigt werden sollen. 0 - Nein: Negative Deckungsbeiträge werden nicht bei der Ermittlung der Vertreterabrechnung bereücksichtigt. 1 - Ja: Es werden auch negative Deckungsbeiträge (mit positiver Menge) für die Ermittlung der Vertreterabrechnung herangezogen. Hinweis Gilt nur für Provisionstabellen, welche auf Basis des Deckungsbeitrages erstellt werden. Wird für die Provisionsermittlung die Provisionsbasis "Deckungsbeitrag" festgelegt, so kann es gegebenenfalls zu einem Minus-Deckungsbeitrag und in weiterer Folge zu einer negativen Provision kommen.. | |
Definition, ob negative Umsätze bei positiven Mengen in der Vertreterabrechnung berücksichtigt werden sollen. Hinweis: Gilt für alle Provisionsbasen außer "Deckungsbeitrag", dafür gibt es einen eigenen Parameter. | |
Wird für die Provisionsermittlung die Provisionsbasis "Deckungsbeitrag" festgelegt, kann definiert werden, ob für die Vertreter 2-4 lt. Auftragskopf eine Provisionsverminderung erfolgen soll. Beispiel: Alle Vertreter im Unternehmen bekommen 10 % auf den DB Auftrag: Vertreter 1: MAX | Vertreter 2: MUSTER Pos 1 | DB 100,00 Vertreterabrechnung wird ermittelt wie folgt. Vertreter MAX: 10,00 => 10 % von 100,00 Vertreter MUSTER: 9,00 => 10 % von 90,00 (= 100,00 DB Pos. 1 abzgl. 10,00 Provision Vertreter MAX) Hinweis: Die Provisionsverminderung wird erst bei der Vertreterabrechnung ermittelt/berechnet. | |
In den Stammdaten (Vertreter - Maximalschlussrabatte) kann definiert werden, dass bis zu einem bestimmten Betrag maximale Schlussrabatte gewährt werden dürfen. Ist der Parameter auf "Ja", wird in der Vertreterabrechnung je Position der rabattierte VK Wert (1 x ohne und 1 x mit Schlußrabatt) errechnet. Der zu viel gewährte Schlußrabatt wird auf ALLE Vertreter des Auftragskopfes aufgeteilt. Hinweis: In der Vertreterabrechnung werden die Provisionen ganz normal berechnet. Der Abzug für zu viel gewährten Schlussrabatt erfolgt mit weiteren Positionen. | |
Definition, ob bei der Vertreterabrechnung der Skontobetrag berücksichtigt werden soll. 0 - Nein: Skontobetrag wird nicht berücksichtigt. 1 - Ja, für bezahlte Rechnungen: Wenn die Vertreterabrechnung nach bezahlten Rechnungen erfolgt, wird der Skontobetrag lt. Zahlungseingang berücksichtigt. 2 - Ja, für gestellte Rechnungen: Wenn die Vertreterabrechnung nach gestellten Rechnungen erfolgt, wird der Skonto lt. Auftrag unabhängig von der Zahlung berücksichtigt. 3 - Ja: Kombination von 1 und 2. Hinweis Bei gestellten Rechnungen wird die Skontofähigkeit von Abgaben bei der Skontoberechnung nicht berücksichtigt. Weiters kann dieser auch nur für Provisionsbasen nach allen Rabatten/Aufschlägen berücksichtigt werden. Bei negativen Werten (Gutschriften) verhält es sich immer, als wenn nach "gestellten Rechnungen" ermittelt wird, da hier die FIBU keine Werte liefern kann. | |
Bei Verwendung von Innendienstprovisionen kann definiert werden, ob bei Verwendung von Set-Artikeln die Provisionsermittlung anhand des Set-Artikels oder Set-Einzelteile erfolgen soll. 0 - Nein: Die Innendienstprovision wird anhand der Set-Einzelteile ermittelt. 1 - Ja: Die Innendienstprovision wird anhand des Set-Artikels ermittelt. | |
Definition, ob der Einstandswert der Rechnung bei Set-Einzelteilen nach deren Einstandswert- oder Verkaufswertanteil aufgeteilt werden soll. | |
Definition, ob für die Provisionierung ein Mindestwert (Nettowert nach Abzug aller Rabatte von Auftrag oder Bon) geprüft werden soll. Hinweis Manuell erfasste Provisionen am Auftrag oder Bon fallen aus der Prüfung heraus. Die Ermittlung der Provision erfolgt im Zuge der Vertreterabrechnung. Beispiel Mindestwert für Provision = 500,-- Auftrags-/Bonwert = 450,-- Somit wird bei der Vertreterabrechnung eine Provisionszeile zum Vertreter mit Provision 0,-- ausgegeben. | |
Definition, ob die Vertreter 1-4 am Auftragskopf anhand der hinterlegten Folgevertreter ermittelt werden sollen 0 - Nein: Die Vertreter 1-4 werden 1:1 anhand der Vertreter-Felder 1-4 vom Kundenstamm vorgeschlagen (bzw. bei abweichender Einstellung des Parameters "Auftragserfassung / Kopfdaten / Vertreter Ermittlung" auch vom Lieferempfänger bzw. Projekt). 1 - Ja: Nur Vertreter 1 wird vom Kundenstamm (bzw. bei abweichender Einstellung vom Lieferempfänger/Projekt) vom Vertreter-Feld 1 ermittelt. Die weiteren Vertreter 2-3 werden anhand der Folgevertreter-Felder 1-3 von Vertreter 1 ermittelt. Achtung: Dabei werden auch am Folgevertreter hinterlegte Folgevertreter berücksichtigt! Beispiel Am Kunden ist als Vertreter 1 "Gruber" hinterlegt. Gruber hat als Folge-Vertreter 1 "Maier" und als Folge-Vertreter 2 "Huber" hinterlegt. Maier hat als Folge-Vertreter 1 "Schulz" hinterlegt. Somit wird bei Eingabe des Kunden vorgeschlagen: Vertreter 1: Gruber Vertreter 2: Maier Vertreter 3: Schulz Vertreter 4: Huber Achtung: Es gibt nur vier Vertreter-Felder am Auftragskopf, somit erhalten auch nur vier Vertreter eine Provision. (Falls mehr als 4 Vertreter eine Provision erhalten sollen oder komplexere Vertreter-Strukturen benötigt werden, empfiehlt sich statt der Folge-Vertreter-Hinterlegung die Verwendung von Provisionsart-Bäumen.) | |
Wird mit Fremdwährungsaufträgen gearbeitet, kann mittels Parameter eine fixe Kurstabelle für die Umrechnung der Provisionen im Zuge der Vertreterabrechnung definiert werden. Andernfalls wird lt. Kurs der Rechnung umgerechnet. | |
In den Kassenparametern kann definiert werden, ob und wie die Kassenprovisionen ermittelt werden sollen. Mit diesem Parameter wird definiert, ob die Kassenprovisionen (anhand Bon) für die Vertreterabrechnung ermittelt werden sollen. | |
Definition, ob der Schritt "Grunddefinitionen für die Vertreterabrechnung" im Provisionsassistent (bei Nein) einmalig bearbeitbar oder (bei Ja) nur mehr informativ dargestellt wird. |
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Allgemein
Beim Ausdruck der Vertreterabrechnung können alle Vertreter lt. Abrechnungen gewählt werden. Soll der Druck jedoch nur für die eigene Vertreternummer möglich sein, ist der Parameter auf "1 - Ja" zu stellen. Hinweis Am Mitarbeiter (Vertreterstamm) muss dafür die User-ID hinterlegt sein. Soll das Fenster der Vertreterabrechnung auf den eigenen User eingeschränkt aufgerufen werden, so sind die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten zu definieren. | |
Definition, ob bei der Ermittlung der Zahlungen für die Vertreterabrechnung nach bezahlten Werten auch Abstattungen durch Gutschriften berücksichtigt werden. 0 - Nein: Es werden nur die normalen Zahlungen berücksichtigt, wie sie auch im Reiter "Zahlungseingänge" aufscheinen. 1 - Ja: Zusätzlich werden auch Abstattungen durch Gutschriften und Ähnliches berücksichtigt. |
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Drucken
Standardgemäß erfolgt der Vertreterabrechnungsdruck nach Vertreter/Rechnung. Definition, ob der Druck nach Vertreter/Kunde/Rechnung erfolgen soll. Hinweis: Der Parameter "Sortierung nach Warengruppe" übersteuert den Parameter "Sortierung nach Kunde". | |
Standardgemäß erfolgt der Vertreterabrechnungsdruck nach Vertreter/Rechnung. Definition, ob der Druck nach Vertreter/Warengruppe erfolgen soll. Hinweis: Der Parameter "Sortierung nach Warengruppe" übersteuert den Parameter "Sortierung nach Kunde". | |
Definition, welche Druckereinstellung für die Vertreterabrechnung verwendet werden soll. Hinweis Diese Druckereinstellung wird dann herangezogen, wenn beim Erstellen der Vertretergutschrift das Feld "Ausdruck als Anhang" auf "Ja" steht. Die Vertretergutschrift kann mit der Funktion "Gutschrift erstellen" erstellt werden. Die Funktion "Gutschrift erstellen" ist zu finden im Fenster "Vertreterabrechnung" → Fenstermenü → Funktionen. Bei der Druckereinstellung für Gutschrifterstellung ist es wichtig, dass die Einstellung für die Archivierung aktiviert wird. Das Dokument wird bei der Gutschrifterstellung dem Auftragskopf der Vertretergutschrift zugeordnet. Dieses Dokument kann mit der Rechnung ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden, wenn im Ausdrucksmodelldetail der Rechnung das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" auf "Alle" steht. Beim Rechnungsdruck wird dann die Vertreterabrechnung (Dokument) mitausgedruckt oder per E-Mail mitversendet. |
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition der Monate für den Erstverkauf. Die hier eingetragenen Monate werden für die darauffolgende Ermittlung der Zweitverkaufsprovision (lt. Provisionstabelle) verwendet. Der Erstverkaufszeitraum ergibt sich durch das Eintrittsdatum lt. Personenstamm (Feld "Eintrittsdatum" am Kunden) und die eingetragenen Monate im Parameter. Liegt das Erfassungsdatum eines Auftrags nach dem definierten Zeitraum, wird am Auftragskopf das Feld "Zweitverkauf" gesetzt. | |
Standardgemäß erfolgt die Vertreter 1-4 Ermittlung anhand "1 - Auftraggeber". Abweichend kann definiert werden: 2 - Lieferempfänger: Mit Rückfall auf Auftraggeber, sofern am Lieferempfänger keine Vertreter hinterlegt sind. 3 - Projekt: Mit Rückfall auf Auftraggeber, sofern am Projekt keine Vertreter hinterlegt sind. |
Kunde
Folgende Stammdaten am Kundenstamm sind für die Ermittlung der Provision relevant.
Eintrittsdatum der Person. Dokumentiert den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Person und wird nicht automatisch befüllt. Bei der Anlage von Dienstnehmern muss dieses Feld zwingend befüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann. Sie erhalten andernfalls folgende Meldung: "Bei einem Mitarbeiter, für den eine Lohnverrechnung erfolgt, muss ein Eintrittsdatum bekannt gegeben werden!"  Hintergrund: Auch wenn keine offensichtliche Anbindung an die Lohnverrechnung besteht, ist am Dienstnehmerstamm automatisch das Kennzeichen "Lohnverrechnung" gesetzt.  Anhand dieses Kennzeichens wird die obige Meldung aufgerufen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Mitarbeiter - Eintrittsdatum: Der Mitarbeiter darf ab dem Eintrittsdatum Leistungen erfassen. Ab diesem Tag fallen auch die Sollstunden an, die sich aus dem Wochenmodell ermitteln. Besonderheiten dieses Feldes für die Personenart "Mitarbeiter" Je nach Einstellung wird das Datum in diesem Feld für die Berechnung im Feld Dienstjahre herangezogen. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN Der Dienstnehmer kann ab dem Eintrittsdatum abgerechnet werden. Zudem können Nichtleistungszeiten erst ab diesem Datum erfasst werden. | |||||
Im Mahnwesen und auf der Offenen Posten Liste kann nach Vertretern gefiltert werden. Auch in den Buchungen können Vertreter bekanntgegeben werden. Für den Ausdruck der Vertreterabrechnung lt. Personenstamm wird dieses Feld ebenfalls herangezogen. Der Vertreter wird in der CRM unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter (Combobox auf Vertreter umstellen) angelegt. Besonderheiten in der WWS Möglichkeit, dem Kunden bis zu vier zuständige Vertreter zuzuordnen. Wird für diesen Kunden ein Auftrag angelegt, werden die eingetragenen Vertreter automatisch im Auftragskopf hinterlegt. Hinweis
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Im Mahnwesen und auf der Offenen Posten Liste kann nach Vertretern gefiltert werden. Auch in den Buchungen können Vertreter bekanntgegeben werden. Für den Ausdruck der Vertreterabrechnung lt. Personenstamm wird dieses Feld ebenfalls herangezogen. Der Vertreter wird in der CRM unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter (Combobox auf Vertreter umstellen) angelegt. Besonderheiten in der WWS Möglichkeit, dem Kunden bis zu vier zuständige Vertreter zuzuordnen. Wird für diesen Kunden ein Auftrag angelegt, werden die eingetragenen Vertreter automatisch im Auftragskopf hinterlegt. Hinweis
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Im Mahnwesen und auf der Offenen Posten Liste kann nach Vertretern gefiltert werden. Auch in den Buchungen können Vertreter bekanntgegeben werden. Für den Ausdruck der Vertreterabrechnung lt. Personenstamm wird dieses Feld ebenfalls herangezogen. Der Vertreter wird in der CRM unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter (Combobox auf Vertreter umstellen) angelegt. Möglichkeit, dem Kunden bis zu vier zuständige Vertreter zuzuordnen. Wird für diesen Kunden ein Auftrag angelegt, werden die eingetragenen Vertreter automatisch im Auftragskopf hinterlegt. Hinweis
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Im Mahnwesen und auf der Offenen Posten Liste kann nach Vertretern gefiltert werden. Auch in den Buchungen können Vertreter bekanntgegeben werden. Für den Ausdruck der Vertreterabrechnung lt. Personenstamm wird dieses Feld ebenfalls herangezogen. Der Vertreter wird in der CRM unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter (Combobox auf Vertreter umstellen) angelegt. Möglichkeit, dem Kunden bis zu vier zuständige Vertreter zuzuordnen. Wird für diesen Kunden ein Auftrag angelegt, werden die eingetragenen Vertreter automatisch im Auftragskopf hinterlegt. Hinweis
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Aktivieren, wenn der Kunde provisionsberechtigt ist. Als Rückfallebene gilt die Hinterlegung bei den Kundengruppen. |
Artikel
Am Artikel kann definiert werden, ob dieser provisionsberechtigt ist.
Provisionskennzeichen Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Hier wird eingestellt, ob für einen Artikel eine Provision ermittelt werden soll. Folgende Ausprägungen sind möglich:
Der Standardwert dieses Feldes wird in folgendem Parameter definiert: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen
Als Rückfallebene gilt die Hinterlegung in den Warengruppen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Ein Provisionskennzeichen für Artikel/Tätigkeiten ist in der LEA nicht gebräuchlich, am ehesten verwenden PLE-Kunden diese Möglichkeit zur Kennzeichnung. |
Erfassungskennzeichen
Pro Erfassungskennzeichen kann entschieden werden, ob der/die Vertreter eine Provision für diese Aufträge erhalten.
"Mit Provision", "Ohne Provision", "Nur Verkäuferprovision" |
Vertreter
Hier erfolgt die Anlage der Mitarbeiter bzw. Vertreter/Außendienstmitarbeiter.
Über den Button "Mitarbeitergruppen" (Gruppenzuordnung) können Vertreter zu einer Gruppe zusammengefasst werden, für die in weiterer Folge die Provisionssätze hinterlegt werden können, z. B. Außendienst, Innendienst.
Werden die Vertreter im Bereich CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter angelegt, kann in der Bearbeitung des Mitarbeiters über das Feld "Personenkz" (Personenkennzeichen) definiert werden, dass der angelegte Mitarbeiter auch gleichzeitig als Vertreter aufscheinen soll.
Dieses Kennzeichen sagt aus, ob es sich um einen Mitarbeiter, Bewerber, Vertreter oder Mitarbeiter/Vertreter handelt. Das Kennzeichen kann bei der Neuanlage grundsätzlich manuell vergeben werden. 0 - Mitarbeiter: Dieses Kennzeichen wird bei Neuanlage als Mitarbeiter oder beim Umstellen von einem Bewerber auf einen Mitarbeiter vergeben. 1 - Bewerber: Dieses Kennzeichen wird vergeben, wenn die Person in der Bewerberverwaltung im Personalinformationssystem oder in der Mitarbeiterliste unter der Combobox-Ausprägung "Bewerber" angelegt wird. 2 - Vertreter: Das Kennzeichen wird unter Umständen in Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft benötigt, um die Person als Vertreter zu kennzeichnen (der Vertreter scheint nicht in der Mitarbeiterliste auf). 3 - Vertreter/Mitarbeiter: Das Kennzeichen wird unter Umständen in Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft benötigt, um die Person als Vertreter zu kennzeichnen (Der Vertreter scheint auch in der Mitarbeiterliste auf und kann wie ein normaler Mitarbeiter im Programm verwaltet werden). | |||||
Stellen Sie ein, welche Basis für die Vertreterabrechnung (WWS) gelten soll.
Weitere Informationen zum Thema lesen Sie unter Provisionen, Vertreterabrechnung. | |||||
Stellen Sie ein, ob bei der Vertreterabrechnung (WWS) der Skontobetrag lt. Zahlungseingang berücksichtigt werden soll.
Der Skontoabzug kann nur dann berücksichtigt werden, wenn die Vertreter Abrechnungsart auf "Bezahlte Rechnungen" eingestellt ist. Weitere Informationen zum Thema lesen Sie unter Provisionen, Vertreterabrechnung. | |||||
Ordnen Sie der Person eine Vertreterstufe zu. Die Vertreterstufe wird vom Paket WWS für die Ermittlung des richtigen Provisionssatzes verwendet. Legen Sie zuerst im Paket WWS unter Stammdaten → Vertreter → Vertreterstufen die entsprechenden Stufen an. In weiterer Folge müssen in der Provisionstabelle die Provisionssätze eingestellt werden. | |||||
Empfänger der Provisions-Gutschrift. Ist kein Gutschriftenempfänger hinterlegt, kann keine Gutschrift erfasst werden. | |||||
Folgevertreter 1 Besonderheiten in der WWS Wird bei einem Vertreter ein Folgevertreter hinterlegt, bei welchem wiederum ein weiterer Folgevertreter hinterlegt ist, so werden alle drei Vertreter auf den Auftrag übernommen. Wenn mit Folgevertretern gearbeitet wird, ist die Reihenfolge der Folgevertreter, welche bei den Vertretern hinterlegt werden können, zu beachten. Weiteres ist hierbei auch die Reihenfolge der Vertreter, welche direkt am Kunden hinterlegt werden können, zu beachten. Hinweis
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Folgevertreter
Wird bei einem Vertreter ein Folgevertreter hinterlegt, bei welchem wiederum ein weiterer Folgevertreter hinterlegt ist, so werden alle drei Vertreter auf den Auftrag übernommen.
Wenn mit Folgevertreter gearbeitet wird, ist die Reihenfolge der Folgevertreter, welche bei den Vertretern hinterlegt werden können, zu beachten.
Weiteres ist hierbei auch die Reihenfolge der Vertreter, welche direkt am Kunden hinterlegt werden können, zu beachten.
Hinweis
 | Damit der Folgevertreter bei der Auftragsanlage gezogen wird, muss der folgende Parameter mit der Ausprägung "Ja" eingestellt werden: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Ermittlung
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Beispiel
 | Ist beim Vertreter (z. B. Frau Müller) ein Folgevertreter (z. B. Herr Bauer) hinterlegt und weiters bei einem Kunden der Vertreter (Frau Müller) als Vertreter 1, allerdings ein anderer Vertreter (z. B. Herr Scharrer) als Vertreter 2 hinterlegt, so wird der Folgevertreter (Herr Bauer) als Vertreter 2 auf den Auftrag übernommen. Es wird hierbei nicht der Vertreter 2 (Herr Scharrer) vom Kundenstamm übernommen. Bei Vertreter Frau Müller (Mitarbeiternummer 100010) wird der Folgevertreter Herr Bauer (Mitarbeiternummer 100011) hinterlegt:  Beim Kunden ist als Vertreter 1 Frau Müller (Mitarbeiternummer 100010), allerdings ist als Vertreter 2 Herr Scharrer (Mitarbeiternummer 100012) hinterlegt.  Bei der Auftragsanlage wird automatisch als Vertreter 1 Frau Müller (Mitarbeiternummer 100010) übernommen. Als Vertreter 2 wird automatisch der Folgevertreter Herr Bauer (Mitarbeiternummer 100011) verwendet.  |
Hinweis
| Steht der Parameter "Folgevertreterprovision" auf "Nein", werden nicht die Folgevertreter, sondern die Vertreter vom Kunden auf den Auftrag übernommen. Im Beispiel oben würden mit der Parametereinstellung "Nein" Frau Müller (Mitarbeiternummer 100010) als Vertreter 1 und Herr Scharrer (Mitarbeiternummer 100012) als Vertreter 2 übernommen:  |
Provisionstabellen
In diesem Fenster werden die Provisionstabellen verwaltet. Die Hinterlegungen in den Provisionstabellen sind notwendig, damit die Provisionen bei der Auftragsanlage automatisch ermittelt werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Provisionsmanagement
Provisionstabellen müssen im Provisionsmanagement zugeordnet werden, damit die Provisionen bei der Auftragsanlage automatisch ermittelt und davon ausgehend bei der Rechnungserstellung und in der Vertreterabrechnung berücksichtigt werden.
Eine Provisionstabelle kann einem Vertreter, einer Vertretergruppe, einer Kundengruppe, einem Kunden, einem Projekt oder als Standard hinterlegt werden.
Weitere Informationen zum Provisionsmanagement finden Sie hier.
Maximal-Schlussrabatte
Hier wird hinterlegt, bis zu welchem Auftragswert ein Vertreter maximal Rabatt geben darf. Wird über die definierte Grenze hinaus ein Rabatt vergeben, wird dem Vertreter die Differenz als negative Provision am Auftrag zugeteilt.
Hinweis
| Es muss folgender Parameter eingestellt werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Ermittlung
|
Beispiel
| Auftragswert vor dem Schlussrabatt sind 800 € (der Maximal-Schlussrabatt beträgt 10 %). Ein Schlussrabatt von 20 % wird vergeben. Der rabattierte Auftragswert beträgt nun 640 €. Wäre nur der erlaubte Rabatt von 10 % gewährt worden, wäre der rabattierte Auftragswert 720 €. Daher wird die Differenz von 80 € (720 € - 640 €) als negative Provision auf den oder die Vertreter am Auftrag aufgeteilt. |
Exkurs: Innendienstprovision
Mit der Innendienstprovision ist es möglich, dass Provisionen für Vertreter ermittelt werden, die nicht direkt als Vertreter am Auftrag eingetragen sind.
Folgende Einstellungen sind dafür notwendig:
- Die gewünschten Mitarbeiter müssen als Vertreter angelegt sein.
- In den Provisionstabellen muss eine Position mit dem gewünschten Prozentsatz/Betrag, der Berechnungsbasis und dem Provisionskennzeichen "Innendienstprovision" vorhanden sein.
- Die Provisionstabelle muss im Provisionsmanagement zugeordnet sein.
Hinweis
| Die Innendienstprovisionen werden NICHT am Auftrag ausgewiesen, sondern diese werden erst bei der Vertreterabrechnung ermittelt. |
Bei der Vertreterabrechnung wird die Innendienstprovision automatisch mitermittelt. Diese Provisionen sind mit der Provisionsart "I - Innendienstprovision" gekennzeichnet.
Für die Gutschriftenerstellung kann ein eigener Verrechnungsartikel für die Innendienstprovision verwendet werden:
Folgende Parameter sind zusätzlich für die Ermittlung mit Innendienstprovision interessant:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Ermittlung:
Standardgemäß wird die Inndienstprovision immer (im Zuge der Vertreterabrechnung) ermittelt. Mittels diesem Parameter kann definiert werden, ob bei aktivierter Verkäuferprovision der am Auftrag hinterlegte Vertreter beide Provisionen erhalten darf - sofern definiert. Beispiel Auftrag mit Vertreter 1 "MAX" und Artikel "ABC" Vertreter "MAX" hat in den Provisionstabellen wie folgt definiert: Verkäuferprovision: 10 % Provision auf alle Artikel Innendienstprovision: 1 % Provision auf Artikel ABC Vertreter "HANS" hat in den Provisionstabellen wie folgt definiert: Innendienstprovision: 1 % Provision auf Artikel ABC a.) Parameter "Innendienstprovision Verkäufer" ist auf "1 - Ja" und Parameter "Verkäuferprovision aktivieren" ist auf "1 - Ja" eingestellt. → Für Vertreter "MAX" werden Verkäufer- und Innendienstprovision und für Vertreter "HANS" die Innendienstprovision ermittelt. b.) Parameter "Innendienstprovision Verkäufer" ist auf "0 - Nein" und Parameter "Verkäuferprovision aktivieren" ist auf "1 - Ja" eingestellt. → Für Vertreter "MAX" wird nur die Verkäuferprovision und für Vertreter "HANS" die Innendienstprovision ermittelt. Die Innendienstprovision wird immer ermittelt, sobald es mindestens einen Eintrag für die Innendienstprovision in einer Provisiontabelle gibt und der Vertreter keine Verkäuferprovision bekommt. c.) Parameter "Innendienstprovision Verkäufer" ist auf "1 - Ja" und Parameter "Verkäuferprovision aktivieren" ist auf "0 - Nein" eingestellt. → Für Vertreter "MAX" und "HANS" wird die Innendienstprovision ermittelt. Hinweis Die Innendienstprovision wird erst im Zuge der Vertreterabrechnung ermittelt. Für die Ermittlung der Innendienstprovision ist es nicht notwendig, den Vertreter am Auftrag zu erfassen. | |
Bei Verwendung von Innendienstprovisionen kann definiert werden, ob bei Verwendung von Set-Artikeln die Provisionsermittlung anhand des Set-Artikels oder Set-Einzelteile erfolgen soll. 0 - Nein: Die Innendienstprovision wird anhand der Set-Einzelteile ermittelt. 1 - Ja: Die Innendienstprovision wird anhand des Set-Artikels ermittelt. |
Tägliches Arbeiten
Auftrag/Auftragspositionen
Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Auftragserfassung
Ist der Vertreter beim Auftraggeber, Lieferempfänger oder am Projekt hinterlegt, wird dieser am Auftragskopf vorgeschlagen. Ansonsten kann ein Vertreter bzw. können mehrere Vertreter auch manuell eingetragen werden.
Die hinterlegte Provision kann in der Auftragserfassung eingesehen und bei Bedarf manuell geändert werden.
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: Den Reiter "Provisionen" in den Auftragspositionen im unteren Bereich des Fensters einblenden (mit der rechten Maustaste auf einen bereits eingeblendeten Reiter klicken und den Reiter auswählen). Bei Bedarf sind die Provisionen in diesem Reiter zu bearbeiten:
Möglichkeit 2: In der Auftragserfassung den Reiter "Provisionen" einblenden (mit der rechten Maustaste auf einen bereits eingeblendeten Reiter klicken und den Reiter auswählen) und hier bei Bedarf bearbeiten:
Wird am Auftragskopf der Vertreter geändert, obwohl bereits Positionen angelegt sind, erfolgt eine Abfrage, welche Daten auf den Positionen neu ermittelt werden sollen. Es ist hier das Feld "Provisionen" anzuhaken:
Neu ermitteln Daten für Positionen
Sollten zum Zeitpunkt der Auftragserfassung die Provisionstabellen noch nicht korrekt angelegt worden sein oder hat sich der Provisionssatz geändert, kann mithilfe der Funktion Neu ermitteln eine Neuermittlung gestartet werden.
Die Voraussetzung für eine Neuermittlung ist, dass die ausgewählten Aufträge/Rechnungen noch nicht in der Vertreterabrechnung ermittelt worden sind.
Die Voraussetzung für eine Neuermittlung ist, dass die ausgewählten Aufträge/Rechnungen noch nicht in der Vertreterabrechnung ermittelt worden sind.
Rechnungs-Detailinfo/Rechnungen
Sobald die Rechnung gedruckt und verspeichert worden ist, wird in der Rechnungs-Detailinfo bzw. in den Rechnungen die Provision pro Rechnung dargestellt. Die einzelnen Datensätze können noch manuell bearbeitet werden.
Rechnungsprovisionen
Erst wenn eine Vertreterabrechnung ermittelt worden ist, sind die Funktionen "Bearbeiten", "Neu" und "Löschen" der Provisionszeilen inaktiv.
Soll aber eine bereits abgerechnete Provision dem Vertreter wieder abgezogen (storniert) werden, kann dies ebenfalls über den Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen erfolgen.
Soll aber eine bereits abgerechnete Provision dem Vertreter wieder abgezogen (storniert) werden, kann dies ebenfalls über den Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen erfolgen.
Es können einzelne Positionen oder eine gesamte Rechnung storniert werden. Die einzelnen Rechnungsprovisionen können im Reiter "Rechnungsprovisionen" im Kontextmenü "Provisionen zu diesem Vertreter stornieren" storniert werden.
Über den Aufruf Funktionen → "Provisionen stornieren" können die Provisionen für eine gesamte Rechnung storniert werden. Mit dem Aufruf "Provisionen wiederherstellen" kann das Storno wieder rückgängig gemacht werden.
Stornierte Provisionen werden bei der nächsten Ermittlung mit Minusmenge und -wert dargestellt.
Die Funktion "Provision wiederherstellen" bewirkt, dass die zuvor stornierte Provision wieder aktiviert und in der nächsten Vertreterabrechnung ermittelt wird.
Vertreterabrechnungen
Die Vertreterabrechnungen finden Sie im Bereich Warenwirtschaft → Auswertungen → Reporting → Vertreterabrechnungen.
Hinweis
| Grundlage für die Vertreterabrechnung ist der verrechnete und verspeicherte Kundenauftrag, wenn der Parameter "Vertreterabrechnungsart" auf "0 - gestellte Rechnungen" steht. Grundlage für die Ermittlung sind die provisionsabhängigen Auftragsdaten (wie Vertreter selbst, Provisionsart und Provisionsprozentsatz/-betrag) - mit Ausnahme von Innendienstprovisionen, die erst bei der Vertreterabrechnung ermittelt werden! Der Parameter "Vertreterabrechnungsart" ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Ermittlung.
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Hinweis
| Steht der Parameter "Vertreterabrechnungsart" auf "1 - bezahlte Rechnungen" werden nur Rechnungen mit Zahlungseingang in der Vertreterabrechnung berücksichtigt. Dabei ist hinsichtlich Gutschriften und Stornos folgendes zu beachten: Gutschriften und Stornos werden sofort als "bezahlt" gekennzeichnet und somit sofort in der Vertreterabrechnung berücksichtigt. Ablauf bei Stornos Wird zu einer Rechnung eine Storno erstellt, dann fallen sowohl die Rechnung als auch die Storno aus der Vertreterabrechnung raus. Ablauf bei Gutschriften Werden zu den Rechnungen Gutschriften erstellt, erfolgt KEIN automatischer Ausgleich bei der Vertreterabrechnung. Das heißt, eine Gutschrift würde zwar abgezogen, die Provision für die Rechnung aber NICHT berücksichtigt werden. Folgender Parameter und eine manuelle Auszifferung der Gutschrift zu Rechnung in der FIBU verschaffen hier Abhilfe: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Allgemein
Danach erscheint nicht nur die Gutschrift, sondern auch die Rechnung in der Vertreterabrechnung. |
Ermittlung
Im Bereich der Vertreterabrechnung werden bestehende Vertreterabrechnungen gelistet bzw. kann hier eine weitere Vertreterabrechnung angelegt werden. Im Zuge der Neuanlage (mit der F5-Funktion) ist es notwendig, das Datum (Feld "Erm-Bis") anzugeben, bis zu dem die Daten ermittelt werden sollen. Nur bei der ersten Ermittlung wird zusätzlich auch das Ab-Datum abgefragt.
Beim Speichern einer neuen Vertreterabrechnung kommt die Abfrage, ob die Vertreterabrechnungen sofort ermittelt werden sollen:
Hinweis
| Die Ermittlung der Vertreterabrechnungen kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Schaltfläche "Ermitteln" gestartet werden. |
Hinweis
| Wird eine Rechnung rückdatiert auf einen Zeitraum, in dem es schon eine Ermittlung gegeben hat, kann entweder nachermittelt werden oder die Rechnung fällt automatisch in den nächsten Abrechnungszeitraum. Dadurch kommt es zu keinen doppelten Buchungen. |
Im Bereich der Vertreterabrechnungspositionen werden die ermittelten Details pro Rechnungsposition und Vertreter gelistet. Neben dem effektiven Provisions-Prozentsatz wird auch die errechnete Provision angezeigt.
Die einzelnen Positionen sind manuell änderbar, wobei nur der effektive Prozentsatz, der errechnete Provisionsbetrag, die Provisionsart und ein manueller Text erfasst werden können. Daher kann es zu Abweichungen zwischen dem effektiven Prozentsatz und dem lt. Stammdaten kommen.
Die einzelnen Positionen sind manuell änderbar, wobei nur der effektive Prozentsatz, der errechnete Provisionsbetrag, die Provisionsart und ein manueller Text erfasst werden können. Daher kann es zu Abweichungen zwischen dem effektiven Prozentsatz und dem lt. Stammdaten kommen.
Vertreterabrechnung drucken
Die ermittelte Vertreterabrechnung kann über die Schaltfläche "Drucken" ausgedruckt werden.
Die markierte Vertreterabrechnung wird in das Feld "Vertreter-Abrechnungs-ID" als Vorschlag übernommen. Soll eine andere Vertreterabrechnung bzw. sollen mehrere Vertreterabrechnungen gedruckt werden, kann dies beim Feld "Vertreter-Abrechnungs-ID" über die F4- bzw. F8-Funktion geändert werden.
Beim Ausdruck kann nach dem Provisionsartbaum eingeschränkt werden. Weiters kann die Abrechnung für alle oder nur für einen bestimmten Vertreter erfolgen. Die gewünschte Währung kann ausgewählt werden.
Gutschrift für Vertreter erstellen
Pro Vertreter kann eine Gutschrift erstellt werden. Der Aufruf "Gutschrift erstellen" ist im Bereich Warenwirtschaft → Auswertungen → Reporting → Vertreterabrechnungen in der Menüleiste unter "Funktionen" verfügbar.
Sollen nur einzelne Vertreterabrechnungspositionen gutgeschrieben werden, so kann die Funktion im Bereich der Vertreterabrechnungspositionen aufgerufen werden.
Wichtig ist, dass am Vertreterstamm der Gutschriftempfänger hinterlegt ist. Ansonsten kann keine Gutschrift erstellt werden.
Neben dem Erfassungskennzeichen für die Gutschrifterstellung werden der jeweilige Vertreter und die Kundennummer abgefragt. Für die Gutschriftposition kann ein Artikel für die Verkäuferprovision, für die Folge-Verkäuferprovision und für die Innendienstprovision angegeben werden. Wird das Feld "Ausdruck als Anhang" aktiviert, muss zuvor im folgenden Parameter eine Druckereinstellung hinterlegt werden:
Neben dem Erfassungskennzeichen für die Gutschrifterstellung werden der jeweilige Vertreter und die Kundennummer abgefragt. Für die Gutschriftposition kann ein Artikel für die Verkäuferprovision, für die Folge-Verkäuferprovision und für die Innendienstprovision angegeben werden. Wird das Feld "Ausdruck als Anhang" aktiviert, muss zuvor im folgenden Parameter eine Druckereinstellung hinterlegt werden:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Vertreterabrechnung → Drucken
Definition, welche Druckereinstellung für die Vertreterabrechnung verwendet werden soll. Hinweis Diese Druckereinstellung wird dann herangezogen, wenn beim Erstellen der Vertretergutschrift das Feld "Ausdruck als Anhang" auf "Ja" steht. Die Vertretergutschrift kann mit der Funktion "Gutschrift erstellen" erstellt werden. Die Funktion "Gutschrift erstellen" ist zu finden im Fenster "Vertreterabrechnung" → Fenstermenü → Funktionen. Bei der Druckereinstellung für Gutschrifterstellung ist es wichtig, dass die Einstellung für die Archivierung aktiviert wird. Das Dokument wird bei der Gutschrifterstellung dem Auftragskopf der Vertretergutschrift zugeordnet. Dieses Dokument kann mit der Rechnung ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden, wenn im Ausdrucksmodelldetail der Rechnung das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" auf "Alle" steht. Beim Rechnungsdruck wird dann die Vertreterabrechnung (Dokument) mitausgedruckt oder per E-Mail mitversendet. |
Anschließend werden die Gutschriften angelegt, welche über den Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Aufträge gedruckt werden können.
Bei der jeweiligen Vertreterabrechnungsposition werden anschließend die Felder "Erfassungskennzeichen (Gutschrift)" und "Erfassungsnummer (Gutschrift)" mit den generierten Daten ergänzt. Durch einen Klick auf den Link wird auf die erstellte Gutschrift verzweigt.
Folgende Daten werden zusätzlich auf die Gutschrift übernommen:
Buchungstext, der an die Finanzbuchhaltung übergeben wird. | |
Leistungszeitraum, ab welchem Datum die Wiederholfaktura (Erfassungsart "Wiederholfaktura (mit Kopie)" oder "Wiederholfaktura (ohne Kopie)") gültig ist. | |
Leistungszeitraum, bis zu welchem Datum die Wiederholfaktura (Erfassungsart "Wiederholfaktura (mit Kopie)" oder "Wiederholfaktura (ohne Kopie)") gültig ist. |
Die Daten können nicht doppelt als Gutschriften übernommen werden. Es erscheint ein Hinweis, dass bereits Gutschriften erzeugt wurden:
FAQ
Stammdaten
Tägliches Arbeiten
