Bei der Erstellung des Mahnlaufs werden die am Kontostamm bzw. in der Buchung hinterlegten Zahlungskonditionen berücksichtigt. Dabei ist das Zahlungsziel der Buchung vorrangig.

Bearbeiten Mahnlauf

Der Mahnlauf kann beliebig bearbeitet werden (Rechnungen freigeben, Rechnungen sperren, Zahlungsziel ändern, usw.).

Ausdruck Mahnlauf

Beim Ausdruck des Mahnlaufs (Mahnung und Zahlschein) gibt es zwei Möglichkeiten:

Originalausdruck (Mahnzähler wird erhöht)
Kontrollausdruck noch nicht gemahnte (Mahnzähler wird nicht erhöht)
Kontrollausdruck bereits gemahnte (Mahnzähler wird nicht erhöht)

Weiters können Sie Ihre Mahnformulare und Mahntexte individuell gestalten.

Verbuchen Mahnlauf

Optional können nach dem Ausdrucken des Mahnlaufs die Mahnspesen (Mahngebühr und Verzugszinsen) verbucht werden.

Hinweis

Um Mahnspesen verbuchen zu können, sind diverse Einstellungen in den Mahnstammdaten und am Kontenstamm notwendig.

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1.2. Vorbereitungen

Der Mahnlauf kann nur für alle eingebuchten, offenen Kundenrechnungen erstellt werden. Eventuelle Teilzahlungen sowie Gutschriften können dabei ebenso berücksichtigt werden.

1.2.1. Hinterlegung Zahlungskonditionen am Kundenstamm

Für eine fristgerechte Mahnung ist es notwendig, die entsprechenden Zahlungskonditionen am Kundenstamm zu hinterlegen. Dazu wird eine Konditionstabelle verwendet, aus der die entsprechende Kondition auf den Kundenstamm übernommen wird:

Wird beim Buchen der Rechnung ein eigenes Zahlungsziel eingegeben, dann ist dieses vorrangig.

1.2.2. Hinterlegung Mahndaten am Kundenstamm - Reiter "Kunde (Bearbeiten)"

Sprache (In welcher Sprache soll die Mahnung gedruckt werden?)

Wird am Kunden eine Sprache hinterlegt, z. B. Englisch, dann werden die Mahnungen automatisch in dieser Sprache gedruckt. Wird eine Sprache am Kunden hinterlegt, die es nicht gibt, greift das Programm auf die Sprache laut Parametereinstellung CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 1 CRM → 1 Allgemein → Rückfallwert Sprache zurück.

Eigene Bankverbindung

Dies ist die Bankverbindung der eigenen Firma für die Fakturierung und wird auf der Mahnung angedruckt.

1.2.3. Hinterlegung Mahndaten am Kundenstamm - Reiter "Personenkonto (Bearbeiten)"

Mahnkosten (Was soll berechnet werden?)

Mahngebühren/Zinsen
Mahngebühren
Zinsen
Keine Mahngebühren/Zinsen

Mahnverbuch

Verzugszinsen und Mahngebühr werden nicht verbucht
Verzugszinsen und Mahngebühr werden verbucht

Mahnsperre

Kunde wird gemahnt
Kunde nie mahnen
Kunde 1 x nicht mahnen
Reklamation
Bankeinzug
Barzahlung
Dauerauftrag
Vorauskasse
Kreditkartenzahlung
Konkurs
Rechtsanwalt
Inkassobüro
Ratenvereinbarung
Verlassenschaft

Diese Sperren können auch direkt beim Buchen einer Ausgangsrechnung im Feld "Mahnsperre" gesetzt werden.

Mahnsperre Bis Datum

Dieses Feld ist ein Infofeld. Nach Ablauf von diesem Datum wird die Mahnsperre nicht automatisch deaktiviert!

Mahnadresse

Hierbei handelt es sich um das Kennzeichen, ob die Mahnung an die Hauptadresse des Kundenkontos oder an die Rechnungsadresse laut Buchung verschickt werden soll.

Beispiel: Die Rechnung geht an die Filiale laut Rechnungsadresse der Buchung, die Mahnung soll aber an die Zentrale laut Adresse am Kundenstamm verschickt werden.

Hauptadresse Konto
Adresse Buchung

Hinweis

Die Hinterlegungen können auch direkt in der Mahnübersicht eingegeben oder bearbeitet werden.

Diverser Kunde

Ist am Kontenstamm eingestellt, dass es sich um einen diversen Kunden handelt, dann wird die Mahnung immer mit der Rechnungsadresse (Personen-Nr.) laut Buchung gedruckt!

Wird bei einem "normalen" Personenkonto mit diversen Personen (Personen-Nr.) gebucht, gibt es zusätzlich das Feld "Verwendung div. Person", welches auf JA gestellt werden kann.

Dadurch werden die Daten lt. Personen-Nr. anstelle des Personenkontos in der Mahnung verwendet.

Folgende Daten werden dann anhand der div. Person ermittelt:

das Ausdrucksmodell
die eigene Firmenbankverbindung am Mahnungsausdruck
die E-Mail-Adresse

Hinweis

Um mehrere Adressen pro Adressart erfassen zu können, muss der CRM Parameter → Allgemein → Erfassen Adressen auf "Je Adressart mehrere Adressen" gesetzt werden.

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1.2.4. Hinterlegung Briefpapier

Um das Briefpapier bei den Mahnungen mitdrucken zu können, muss zuerst unter den Firmen- und FIBU-Stammdaten → Firma → Extras → ein Firmenbriefpapier hinterlegt werden:

Empfehlenswert ist eine Datei im JPG-Format, wobei die Größen des Bildes den Proportionen eines A4-Hochformats (210:297; 300 dpi bzw. 150 dpi; 3508 x 2480 Pixel bzw. 1754 x 1240 Pixel) entsprechen sollen. Die Formate PDF, GIF und TIF werden nicht empfohlen und PNG-Dateien werden nicht unterstützt.

Dieses Briefpapier wird somit auch für die FIBU-Ausdrucke (Mahnungen) herangezogen. In den Druckeinstellungen (Mahnung → Mahnvorschlag → Ausdruck → "Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten" oder unter den Ausdrucksmodellen siehe auch Ausdrucksgestaltung) ist zu hinterlegen, dass das Hintergrundbild verwendet werden soll.

Das Feld "Pfad auf Hintergrundbild" bleibt dazu leer - die Hinterlegung am Firmenstamm dient als Rückfallsebene.

Achtung!

Damit das Hintergrundbild richtig ausgelesen wird, muss auf der Firma das Kennzeichen Ist eigene Firma gesetzt werden! Siehe dazu mehr unter Firma anlegen.

1.2.4.1. Unterschiedliches Briefpapier auf Folgeseiten

Wenn auf der ersten Seite und auf den Folgeseiten ein unterschiedliches Briefpapier verwendet werden soll (z. B. für die erste Seite ein großes Logo auf den Folgeseiten ein kleineres Logo), dann kann das wie folgt eingestellt werden:

Im Mahnvorschlag unter Ausdruck → Firmenbez. Formular bearbeiten den Report für die Bearbeitung öffnen.

Klicken Sie außerhalb des Hauptbandes auf den weißen Rand, damit sich die obere Ansicht ändert und die Icons für die Hintergrundbilder erscheinen:

Unter der Schaltfläche "Einbetten" kann das gewünschte Hintergrundbild ausgewählt und eingebettet werden:

1.2.5. Mahnungen mitprotokollieren

Zur besseren Nachverfolgung des Mahnverlaufs besteht die Möglichkeit, den Verlauf in der Notiz zu protokollieren.

Dazu steht folgender Parameter zur Verfügung: Mahnvorschlag → Extras → Parameter für Mahnung → Ausdruck → Protokollierung über Notiz

Sobald der Mahnlauf durchgeführt wurde, werden das Erstelldatum, der Benutzer, die Mahnstufe und das Mahndatum in die Notiz übernommen.

Wird der Mahnlauf "zurückgesetzt" und nochmals gestartet, wird der Mahnlauf nochmals in die Notiz geschrieben.

In der Mahnübersicht in der Spalte "Notiz" ist die Protokollierung ersichtlich:

Sobald der Mahnvorschlag gedruckt wird, wird ein Schreibschutz auf die Notiz gesetzt. Wird der Mahnvorschlag neu erstellt, wird der Schreibschutz entfernt und die Notiz kann wieder geändert bzw. ergänzt werden.

1.3. Gegenverrechnung

Wenn Kunden gleichzeitig als Lieferanten auftreten, ist es sinnvoll, die offenen Posten dieser Lieferantenkonten auch im Mahnwesen zu berücksichtigen. Mit der Gegenverrechnung können Informationen von Personenkonten, bei denen ein Kunde gleichzeitig Lieferant ist, gemeinsam ausgewertet werden.

Damit die Gegenverrechnung im Mahnwesen berücksichtigt wird, gibt es folgende Möglichkeiten:

Gegenverrechnung durch Kennzeichnung als KuLi
Gegenverrechnung durch Hinterlegung des Gegenverrechnungskontos

Hinweis

Kennzeichnung als KuLi und Hinterlegung des Gegenverrechnungskontos schließen sich gegenseitig aus! Wird eine Person als KuLi gekennzeichnet, dann wird das Feld "Gegenverrechnungskonto" nicht mehr berücksichtigt!

1.3.1. Gegenverrechnung durch Kennzeichnung als KuLi

Ein Personenkonto kann bereits bei der Anlage als KuLi (Kunde und Lieferant) gekennzeichnet werden. Bei der Kontengruppe wird dabei KuLi ausgewählt und am Personenkonto (Bearbeiten)-Reiter ist das Feld "Kunde und Lieferant" auf "Ja" zu setzen.

Ansonsten sind keine weiteren Hinterlegungen notwendig. Sowohl die auf diesem Konto gebuchten Ausgangsrechnungen als auch die Eingangsrechnungen werden im Mahnvorschlag berücksichtigt.

Anzeige KuLi im Mahnvorschlag:

Im Mahnvorschlag werden sowohl die Ausgangsrechnungen als auch die dazugehörenden Eingangsrechnungen angezeigt.

1.3.2. Gegenverrechnung durch Hinterlegung des Gegenverrechnungskontos

Bei bestehenden Konten kann durch Hinterlegung eines Gegenverrechnungskontos der Bezug zwischen Kundenkonto und entsprechendem Lieferantenkonto hergestellt werden.

Hinterlegung des Lieferantenkontos in den Stammdaten des Kundenkontos:

Um die Verbindung zwischen Kunden- und Lieferantenkonto herzustellen, ist es notwendig, am Personenkonto (Bearbeiten)-Reiter des Kundenkontos im Feld "Gegenverrechnungskonto" die Kontonummer des dazugehörigen Lieferantenkontos zu hinterlegen.

Aktivieren des Feldes "Gegenverrechnung" am Mahnkreis:

Damit die Gegenverrechnung bei der Erstellung des Mahnvorschlags berücksichtigt wird, muss am Mahnkreis das Feld "Gegenverrechnung" eingeblendet und aktiviert werden.

Über das Feld "Gegenverrechnungskonto" am Kundenstamm werden beim Mahnvorschlag die offenen Posten des Lieferanten mitberücksichtigt. Sind beispielsweise die Verbindlichkeiten höher als die Forderungen, wird keine Mahnung ausgedruckt. Sind die Forderungen höher, werden die Verbindlichkeiten zur Information auf der Mahnung angedruckt.

Im Mahnvorschlag können Sie über die Feldauswahl das Feld "Gegenverrechnungskonto" einblenden, in dem der Lieferant angezeigt wird.

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1.4. Anzahlungen

Da die Akontoforderung bei deren Zahlung storniert wird, kann das dazu führen, dass der Saldo am Kundenkonto negativ ist und daher keine Mahnungen gedruckt werden.
Hierfür gibt es folgenden Parameter: Mahnvorschlag → Extras → Einstellungen für Mahnung → Allgemein → Anzahlungen Mahnen.

Wenn dieser Parameter auf "0 - Nein" gestellt wird, dann werden Anzahlungen beim Erstellen des Mahnvorschlags nicht freigegeben. Als Grund für keine Mahnfreigabe wird Anzahlung angezeigt.
Die Freigaben können manuell geändert werden.

1.5. Andruck einer Zahlungsfrist

Unter Ausdruck → Textbausteinverwaltung kann in den Mahntexten die Funktion "Einzahlungsdatum" eingefügt werden. Um den Mahntext bearbeiten zu können, müssen Sie die F6-Taste drücken. Das Feld "Einzahlungsdatum" kann mit der F5-Taste mittels Datenbankfeld eingefügt werden.

Beim Erstellen des Mahnkreises kann das Einzahlungsdatum definiert werden, welches dann auf der Mahnung angedruckt wird!

2. Erstellen Mahnlauf

Über die Funktionsleiste kann ein neuer Mahnvorschlag erstellt werden.

Im Mahnkreis können alle relevanten Mahnstammdaten hinterlegt werden.

2.1. Mahnstammdaten

Hier können z. B. die mahnfreien Tage, die Mahngebühren je Mahnstufe (max. 4 Mahnstufen) oder der Jahreszinssatz bzw. Verzugszinssatz für die Verzugszinsenberechnung hinterlegt und viele weitere Einstellungen getroffen werden. Die Mahnstammdaten können im Mahnkreis unter den Reitern "Einstellungen, Erweitert und Verbuchung" jederzeit geändert werden.

Standardfeldauswahl Mahnstammdaten
Mahnfreie Tage	Es können zusätzlich mahnfreie Tage hinterlegt werden. Diese mahnfreien Tage verlängern sozusagen die Fälligkeit.
Zeitspanne (Konto)	Intervall, in dem ein Konto frühestens wieder gemahnt werden darf.
Zeitspanne (Rechnung)	Intervall, in dem eine Rechnung frühestens wieder gemahnt werden darf.
Verzugszinsenfreie Tage	Es können zusätzlich verzugszinsenfreie Tage eingegeben werden. Diese Tage verlängern den Zeitraum, ab welchem Verzugszinsen gerechnet werden.
Verzugszinsen Jahres-%-satz	Jahreszinssatz für die Zinsberechnung
Einschreiben ab Mahnstufe	Ab dieser Mahnstufe wird auf der Mahnung der hinterlegte Text des Feldes "Text für Einschreiben" angedruckt.
Text für Einschreiben	Hier können Sie den Text "EINSCHREIBEN" hinterlegen, welcher dann für eine bestimmte Mahnstufe angedruckt werden soll.
Verbuchen ab Mahnstufe	Verzugszinsen und Mahngebühren werden für jede Buchung/Mahnposition erst dann verbucht, wenn die hier eingestellte Mahnstufe erreicht ist. Die Verbuchung erfolgt mit dem höchsten Mahnzähler der aktuellen Mahnung (Mahnstufe der Mahnung).
Buchungssymbol Verzugszinsen	Belegsymbol für die Verbuchung der Verzugszinsen/Mahnspesen.
Erste Beleg-Nr	Erste Belegnummer für die Verbuchung der Verzugszinsen/Mahnspesen. Diese wird fortlaufend weitergeführt.
Buchungstext Mahngebühr	Buchungstext für die Verbuchung der Mahnspesen.
Buchungstext Verzugszinsen	Buchungstext für die Verbuchung der Verzugszinsen.
Steuer Mahngebühr	Sie können hier einstellen, ob die Mahngebührverbuchung mit Umsatzsteuer erfolgen soll. Es wird der gleiche Prozentsatz wie im Grundgeschäft verwendet.
Steuer Verzugszinsen	Sie können hier einstellen, ob die Verzugszinsenverbuchung mit Umsatzsteuer erfolgen soll. Es wird der gleiche Prozentsatz wie im Grundgeschäft verwendet.
Konto Mahngebühr	Rückfallsebene, falls unter weitere Konten für die Verbuchung keine Konten hinterlegt wurden. Sollen die Mahngebühren ohne Steuercode und ohne Prozentsatz verbucht werden, müssen diese im Feld "Konto Mahngebühr" hinterlegt und das Feld "Steuer Mahngebühr" auf NEIN gestellt werden. Unter "weitere Konten für die Verbuchung" können nur Konten hinterlegt werden, welche mit Steuercode und Prozentsatz verbucht werden sollen.
Konto Verzugszinsen	Rückfallsebene, falls unter weitere Konten für die Verbuchung keine Konten hinterlegt wurden. Sollen die Verzugszinsen ohne Steuercode und ohne Prozentsatz verbucht werden, müssen diese im Feld "Konto Verzugszinsen" hinterlegt und das Feld "Steuer Verzugszinsen" auf NEIN gestellt werden. Unter "weitere Konten für die Verbuchung" können nur Konten hinterlegt werden, welche mit Steuercode und Prozentsatz verbucht werden sollen.

Felder Mahnstammdaten

Eine Änderung der Stammdaten wirkt sich erst nach Neuerstellung eines Mahnvorschlags auf die Vorschlagsliste aus.

Mahngebühren in Fremdwährung

Sollen die Mahngebühren in Fremdwährung gedruckt werden, kann dies am Mahnkreis eingestellt werden.

Unter dem Reiter "Erweitert" können im Feld "Erweiterte Mahngebühren" mit F8 für jegliche Währungen Mahngebühren angelegt werden:

Die Mahngebühr wird nicht umgerechnet, sondern von den Feldern "Mahngebühr 1-4" herangezogen.

Werden keine Mahngebühren in Fremdwährung angelegt, werden bei Kunden in Fremdwährung keine Mahngebühren gerechnet.

Berechnung Verzugszinsen

In der Mahnung werden ebenso wie im Programm "Verzugszinsenberechnung" die Verzugszinsen mit dem jeweils gültigen Zinssatz lt. "Gültig ab Datum" berechnet. Einzustellen über das Feld "Verzugszinsen ab Datum" in den Mahnstammdaten. Der jeweilige Zinssatz zählt nur so lange, bis er durch einen aktuelleren Zinssatz abgelöst wird.

Wichtige Felder:

Verzugszinsen ab Mahnstufe
Verzugszinsenfreie Tage
Verzugszinsen Jahres-%-satz
Verzugszinsen ab Datum
Zinsrelevanz (ab Fälligkeitsdatum oder ab dem darauf folgenden Tag)

Hinweis

In den Parametern unter Mahnvorschlag → Extras → Parameter für Mahnung → Verzugszinsen können noch besondere Funktionen eingestellt werden. Diese Einstellungen haben Auswirkung auf die Berechnung!

Verzugszinsen bei Gutschriften
Verzugszinsen bei Gegenverrechnung
Verzugszinsen bei nicht zugeordneten Zahlungen
Datum für Verzugszinsen (Berechnung ab Fälligkeitsdatum oder "Valutadatum/Belegdatum)
Verzugszinsen ab letzter Mahnung
Verzugszinsen für Verzugszinsen/Mahngebühren

Beispiel zur Berechnung

Mahnbetrag * Prozentsatz * Anzahl Tage Verzinsung / Anzahl Tage Jahr (wird in einem Schaltjahr gemahnt, wird die AnzahlTageJahr mit 366 genommen.)

Beispiel: Hinterlegung 5 % "Verzugszinsen Jahres-%-satz" in den Stammdaten und 10 % ab 10.10.20XX sowie 7 % ab 15.10.20XX unter "Verzugszinsen ab Datum".

Berechnung:

01.10. - 09.10. 9 Tage € 7,38 (6000 x 9 x 5 / 36600)

10.10. - 14.10. 5 Tage € 8,20 (6000 x 5 x 10 / 36600)

15.10. - 24.10. 10 Tage € 11,48 (6000 x 10 x 7 / 36600)

Gesamt: € 27,06

In der Buchungszeile kann über das Feld "Verzugszinsensperre" die Rechnung für die Berechnung gesperrt werden:

2.1.1. Mahnstammdaten - Jahresübernahme

Wenn Sie das Mahnprogramm mit einer Buchhaltung öffnen, zu der es bereits ein Folgejahr mit EB-Buchungen gibt, erscheint folgender Hinweis:

Die Meldung wird ebenfalls angezeigt, wenn die Funktion Neu erstellen/ergänzen gestartet wird.

Erstellen Sie den Mahnlauf auf jeden Fall im aktuellen Jahr.

Sollte dennoch irrtümlich der Mahnlauf im alten Jahr erstellt worden sein, gibt es die Möglichkeit, die Mahnzähler und Mahnsperren dieser FIBU auf die EB-Buchungen im Folgejahr zu übertragen.

Diese Funktion steht Ihnen unter Funktionen → "Mahnzähler/Mahnsperren ins Folgejahr übertragen" zur Verfügung.

2.2. Mahnkreise

Im Normalfall wird das ganze Jahr über mit einem Mahnkreis gearbeitet. Mehrere Mahnkreise sind dann sinnvoll, wenn mehrere Mahnläufe (nach Vertreter oder Kunden sortiert) gleichzeitig erstellt bzw. bearbeitet werden sollen. Es wird immer jener Kreis vorgeschlagen, mit dem der User zuletzt gearbeitet hat.

Mahnkreise sind gleichzeitig die Einstiegsoption in die Mahnübersicht. Das wichtigste Feld ist das Mahndatum, das über die Fälligkeit entscheidet, also darüber, ob eine Rechnung als Mahnung vorgeschlagen wird oder nicht.

Exkurs: Mehrere Mahnkreise
Wenn beispielsweise inländische, EU- und Drittlandskunden (z. B. durch verschiedene Sachbearbeiter) gemahnt werden, sind drei Mahnkreise anzulegen. Dazu ist der Parameter „Mahnkreise verwenden“ zu aktivieren und es sind diese Mahnkreise auch entsprechend zu bezeichnen. Den Parameter finden Sie in Mahnvorschlag → Extras → Parameter für Mahnung → Allgemein → Mahnkreise verwenden.

Eine weitere Möglichkeit wäre, mit Hilfe der Mahnkreise Mahnungen mit verschiedenen Mahnformularen zu drucken. Hierzu gibt es am Mahnkreis das Feld "Ausdrucksmodell-Nummer", um ein Mahnformular zu hinterlegen.

Standardfelder Mahnkreis
Bezeichnung	Frei zu vergeben (nur relevant, wenn mit mehreren Mahnkreisen gearbeitet wird; ansonsten wird als Bezeichnung „Mahnvorschlag“ gewählt).
Mahndatum	Datum der Mahnung (dieses Datum ist relevant für die Berechnung der Fälligkeit)
Buchungsdatum	Letztes Buchungsdatum (Eingabe jenes Datums, an dem zum letzten Mal die Bank gebucht wurde. Dieses Datum kann als Info auf der Mahnung angedruckt werden).
Einzahlungsdatum	In den Mahntexten kann die Funktion Einzahlungsdatum eingefügt werden. Beim Erstellen des Mahnkreises kann ein Einzahlungsdatum definiert werden, das dann auf der Mahnung angedruckt wird.
Von Konto-Nr	Es gibt hier die Möglichkeit, nur für gewisse Kunden einen Mahnlauf zu starten. Mit der Funktion F8 kann eine Kontenliste gestartet werden. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die jeweiligen Konten mit der Pfeiltaste auswählen und übernehmen können. Werden zu viele Konten zugeordnet, erscheint folgende Hinweismeldung: "Die max. Anzahl der Konten in der Mehrfachzuordnung wurde überschritten. Bitte verwenden Sie stattdessen das Feld "Variabler Filter". Es können maximal 4000 Zeichen zugeordnet werden. Die Zeichen werden pro Kontonummer gerechnet. = Kontonummer + 1 Zeichen (Beistrich) Beispiel: Bei 6-stelligen Kontonummern werden 7 Stellen pro Konto gerechnet. D. h. es können 571 Konten zugeordnet werden. Bei 7-stelligen Kontonummern werden 8 Stellen pro Konto gerechnet. D. h. es können 500 Konten zugeordnet werden.
Bis Konto-Nr	Es gibt hier die Möglichkeit, nur für gewisse Kunden einen Mahnlauf zu starten.
Variabler Filter	Über den variablen Filter können Kriterien zum Einschränken der offenen Posten festgelegt werden. Beispiel: Vertreter, Inland - Ausland. Zusätzlich kann der variable Filter genutzt werden, um die Mahnungen nach Filiale zu drucken.
Gegenverrechnung	Offene Rechnungen können auch für die Gegenverrechnung herangezogen werden, wenn z. B. ein Kunde auch als Lieferant geführt wird.

Felder Mahnkreis

Hinweis

Beim Einstieg ins Mahnprogramm in die aktuelle FIBU, zu der es noch keine Mahnkreise gibt, aber im Vorjahr Mahnkreise vorhanden sind, kommt eine Abfrage, ob die Mahnkreise der Vorjahres-Fibu in die ausgewählte Fibu übernommen werden sollen. Werden mittels "Übernehmen" die Mahnkreise vom Vorjahr übernommen, muss der Mahnvorschlag im aktuellen Jahr neu erstellt werden, da mit der Übernahme der Mahnkreise aus dem Vorjahr keine Buchungen/OPs übernommen werden, sondern nur die im Vorjahr angelegten Mahnkreise.

Ist beim Einstieg bereits ein noch nicht abgeschlossener Mahnkreis vorhanden, erfolgt folgende Abfrage:

Wird der Mahnvorschlag neu erstellt, werden die Freigaben neu berechnet und eventuell vorgenommene manuelle Änderungen in der Spalte „Mahnfreigabe“ gehen verloren.

Wird der Mahnvorschlag ergänzt, werden die Freigaben nicht neu berechnet (Ausnahme: die neu gebuchten Rechnungen) und die manuell gesetzten Sperren/Freigaben bleiben erhalten.

Bei der Auswahl Ergänzen erscheint eine weitere Abfrage, bei der eingeschränkt werden kann, welche Konten ergänzt werden sollen. Wird keine Kontonummer eingegeben, dann werden alle Konten ergänzt.

Achtung!

Beim Punkt "Ergänzen" werden nur fällige Rechnungen ergänzt und freigegeben. Gutschriften werden ergänzt aber nicht freigegeben.

Wird ein Mahnkreis, der gerade von einem anderen User geöffnet/bearbeitet wird, geöffnet, erscheint eine Hinweismeldung, und die Mahnung kann nur angesehen, jedoch nicht bearbeitet werden:

Zusätzlich wird ein Infotext oberhalb der Liste eingeblendet, in welchem ersichtlich ist, von wem und seit wann der Mahnkreis verwendet wird:

Geänderte OP-Beträge

Beim erneuten Einstieg in den Mahnvorschlag werden die offenen Posten des bestehenden Vorschlages nochmal überprüft und OP-Beträge, die sich seit dem letzten Einstieg geändert haben, werden in einem Protokoll ausgegeben. Der Mahnbetrag dieser Positionen wird automatisch an den OP-Betrag angepasst.

In so einem Fall müssen diese Positionen im bestehenden Mahnvorschlag nochmals auf Richtigkeit geprüft werden. Die geänderten Positionen werden für diesen Mahnlauf auf "gesperrt" gesetzt und werden mit der Combobox "Mahnsperre gesetzt" angezeigt:

Beachten Sie, dass ein nachträgliches Ändern der Auszifferung, ohne dass in den Mahnlauf neu eingestiegen wird, zu falschen Mahnungen führen kann!

Achtung!

Die Mahnzähler werden nur bei der ersten Jahresübernahme in das aktuelle Jahr übernommen.

Werden die Mahnzähler im alten Jahr geändert, muss dies auch manuell im aktuellen Jahr vorgenommen werden

Hinweis

Wird das Mahndatum am Kreis geändert, dann wird das Einzahlungsdatum ebenfalls um die eingegebene Tagesanzahl erhöht.

Hinweis

Das in den Fixkonten hinterlegte Konto für Anzahlungen Kunden (Standard 299999) wird nicht in den Mahnlauf eingelesen.

2.3. Mahnübersicht

Nach Eingabe der Mahnstammdaten und der Daten für den Mahnkreis wird die Übersicht mit allen zu mahnenden Rechnungen geöffnet.

In den Mahnvorschlag werden immer alle gebuchten Rechnungen übernommen. Die Freigabe erhalten jedoch nur jene Rechnungen/Gutschriften, die tatsächlich fällig sind. Bei noch nicht fälligen Rechnungen erhöht sich der Mahnzähler nicht.

Rechnungen von Konten mit einer OP-Summe <= 0 werden ebenfalls in der Mahnliste angezeigt, aber nicht freigegeben.

Die Mahnübersicht gliedert sich in drei Bereiche:

2.3.1. Einstiegsfelder

Hier werden die Firmennummer, die FIBU und der offene Mahnkreis angezeigt. Der Mahnkreis wird nur dann angezeigt, wenn der Parameter "Mahnkreise verwenden" aktiviert wurde.

2.3.2. Personeninfo

Hier werden Felder wie "Kontonummer", "Name" und "Adresse des Kunden", "Konditionen", "Saldo", "Mahnsumme" etc. angezeigt. Welche Felder angezeigt werden sollen, kann über eine eigene Feldauswahl festgelegt werden.

Zusätzlich kann das Feld "E-Mail" eingeblendet werden. Angezeigt wird immer die E-Mail-Adresse, an die der Ausdruck (lt. Parametereinstellung) versandt wird.

Weiters gibt es hier die Möglichkeit, die Chronik bzw. Bilanzchronik mittels Parameter im "Buchen" einzublenden:

Parameter → Buchen → Ansicht → Chronik in Konteninfo

2.3.3. Übersicht Mahnvorschlag

Folgende Einstellungen sind mittels Combobox rechts oben möglich:

Buchungen → Hier können Sie mittels der zweiten Combobox eine zusätzliche Auswahl treffen:

Alle
Mahnsperre gesetzt
Mahnsperre 1 x
Mit Mahnfreigabe
Ohne Mahnfreigabe
Hinzugefügte

Konten → Hier können Sie mittels der zweiten Combobox eine zusätzliche Auswahl treffen:

Alle
Mahnsperre gesetzt
Mahnsperre 1 x
Mit Mahnfreigabe
Ohne Mahnfreigabe
Hinzugefügte

Gesperrte Konten: In dieser Ansicht werden die Konten mit einer Konto-Mahnsperre angezeigt.

Hinweis

Ob die Bildschirmansicht sortiert nach Name oder nach Kontonummer gedruckt werden soll, kann mittels des Parameters Sortierung auf Kundenebene eingestellt werden.

Seitenanfang

Hinweis

Mahnübersicht Text - Sie können den Text in dieser Übersicht mit F6 bearbeiten. Die Änderung wird NICHT auf den Buchungstext übernommen, sondern nur bei der Mahnvorschlagsliste und der Mahnung selbst angedruckt.

Hinweis

Um den Mahnlauf sortiert nach Vertreter (Personenstamm) anzuzeigen, stehen die Felder "Vertreter 1-4 (Kunde/Lieferant)" in der Mahnübersicht zur Verfügung.

Weiters können diese Felder in der Feldauswahl auch als Standardsortierung hinterlegt werden:

Standardfelder Mahnliste

Kto-Nr

Kontonummer

Nachname

Nachname der Person.

Für die richtige Verwendung weiterer Adressen ist es notwendig, dass auch die Namensfelder (Nachname, Vorname, Zusatzname, Titel, Titel hinten, Berufstitel, Beruf) auf jeder weiteren Adresse befüllt sind. Falls diese immer identisch zur Hauptadresse sein sollen, kann über Parameter ein automatisches Update dieser Felder auf die weiteren Adressen aktiviert werden:

CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Update Zusatzadressen

Beleg-Dat

Beim Belegdatum muss nur der Tag eingegeben werden.

Monat und Jahr werden aufgrund des Buchungsmonats und des FIBU-Jahres ergänzt.

Bei der ersten Buchung pro Buchungssymbol und Monat wird das Buchungsdatum als Belegdatum vorgeschlagen.

Wenn das Tagesdatum als Buchungsdatum verwendet wird, dann wird geprüft, ob dieses Datum höher ist als der Monatsletzte der aktuellen Buchungsperiode. Wenn ja, wird der Monatsletzte der Buchungsperiode als Belegdatum vorgeschlagen.

Hinweis

Das Belegdatum hat keinen Einfluss auf den Buchungsmonat. Die Buchung wird immer im ausgewählten Buchungsmonat gespeichert.

Belegsymbol der Buchung

Beleg-Nr

Die Belegnummer dient der eindeutigen Zuordnung zu einem Beleg.
Beispielsweise die Rechnungsnummer, Bankauszugsnummer, Kassenbelegnummer, interne Belegnummer usw.

Die Belegnummer kann numerisch oder auch alphanumerisch sein.

Eine automatische Belegnummernerhöhung kann am Buchungssymbol eingestellt werden. Dabei wird zuerst die letzte Belegnummer im aktuellen Buchungskreis gesucht und erhöht. Wenn im aktuellen Buchungskreis noch keine Belegnummer mit diesem Buchungssymbol vorhanden ist, dann wird die letzte Belegnummer im Journal herangezogen und erhöht.

Wird mit alphanumerischen Belegnummern gebucht, kann die Belegnummer jedoch nicht automatisch erhöht werden.

In der Buchungszeile stehen in diesem Feld folgende Funktionen zur Verfügung:

+	Ist die automatische Belegnummernerhöhung nicht eingestellt, so können Sie bei der Buchung durch die Eingabe von "+" die Belegnummer einmalig um 1 erhöhen.
Strg + 1	Diese Funktion ist nur ersichtlich, wenn am Buchungssymbol im Feld "Beleg-Nr-Vorschlag" die Option "BelegNr erhöhen (ausschaltbar)" eingestellt ist. Wird diese Einstellung hinterlegt, dann kann in der Buchungsmaske die Belegnummernerhöhung im Feld "Beleg" manuell ein-/ausgeschaltet werden. Ist die Erhöhung aktiv, dann wird dies durch ein (+) neben dem Wort "Beleg" dargestellt. Zusätzlich erfolgt am Ende der Buchung keine Abfrage, ob die verwendete Belegnummer als neue Belegnummer für die Erhöhung abgespeichert werden soll.
Strg + 3	Mit dieser Funktion kann die Belegsumme aktiviert werden, welche die Summe der gebuchten Belege angezeigt. Diese wird oberhalb der Buchungszeile eingeblendet. Es wird immer die Summe des Gegenkontos addiert. Wird mit einem Buchungssymbol "Zahlung" gebucht, und das führende Konto ist ein Kassen- oder ein Bankkonto, wird der Buchungsbetrag in die Belegsumme addiert. Wenn eine Splittbuchung durchgeführt wird, wird der Buchungsbetrag in die Belegsumme genommen.

Text

Buchungstext

WAE

Währung

Buchungsbetrag

Tatsächlich gebuchter Betrag in der jeweiligen Währung. Buchungsbetrag kann vom Mahnbetrag abweichen, falls bereits Teilzahlungen gebucht wurden.

Mahnbetrag

Der zu mahnende Betrag.

Zinsbetrag

Nettofälligkeit

Netto-Fälligkeit

Die Fälligkeit wird vom Valutadatum berechnet.
Wurde kein Valutadatum eingegeben, wird das Belegdatum herangezogen.

ZZiel

Nettozahlungsziel in Tagen, z. B. 30 (dieses braucht nur im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm angegeben zu werden). Im Normalfall wird auf die Zahlungskonditionen des Kontenstammes zurückgegriffen.

In der Buchungszeile stehen Ihnen in diesem Feld folgende Funktionen zur Verfügung:

F4	Kalender. Mit dieser Funktion kann über den Kalender der Fälligkeitstag ausgewählt werden. Dadurch wird automatisch das ausgewählte Datum in Fälligkeitstage umgewandelt.
STRG + 1	Fälligkeitsdatum. Mit dieser Funktion erhalten Sie eine Abfrage nach dem Fälligkeitsdatum. Das ausgewählte Datum wird automatisch in Fälligkeitstage umgewandelt.
STRG + 2	Kondition. Mit dieser Funktion wird die Konditionstabelle aufgerufen, aus der eine bereits vorhandene Kondition in die Buchung übernommen werden kann.

Aktueller Mahnzähler der Rechnung

Notiz

In diesem Feld können Sie eine Notiz zur Buchung erfassen.

Abhängig von der Einstellung im Buchen-Parameter Allgemein → Notiz auf gesamte Buchung, wird die Notiz nur auf eine oder auf alle Zeilen der Buchung verteilt. Soll die Notiz auch in der KORE ersichtlich sein, dann ist es notwendig, dass die Notiz auf alle Zeilen der Buchung verteilt wird.

Mahnfreigabe

Freigabe-Kennz.

Grund für keine Mahnfreigabe

Hier wird der Grund angezeigt, warum keine Freigabe der Rechnung erteilt werden konnte.

Konto-MS

Bezüglich Kontomahnsperren können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Kunde wird gemahnt
Kunde nie mahnen
Kunde 1 x nicht mahnen
Reklamation
Bankeinzug
Barzahlung
Dauerauftrag
Vorauskasse
Kreditkartenzahlung
Konkurs

Mahnkosten

Folgende Einstellungsmöglichkeiten gibt es (am Datensatz mit F6 – Bearbeiten):

Mahngebühren u. Zinsen
Mahngebühren
Zinsen
Keine Mahngebühren und Zinsen

Felder Mahnliste Buchungen

Standardfelder Mahnliste nach Konten

Kto-Nr

Kontonummer

Kontobezeichnung

Währung

Wenn das Währungsfeld befüttert ist, wird die hinterlegte Währung in der Buchungszeile im Feld "WAE" vorgeschlagen.

Bei Personenkonten siehe auch Feld Währung am Reiter "Allgemein". Die beiden Felder werden miteinander abgeglichen.

Hinweis

Eine Fremdwährung sollte nur auf Konten eingetragen werden, auf denen man einen FW-Saldo sehen möchte.

Wenn viele Konten mit Fremdwährung angelegt werden, dann kann auch das Laden verschiedenster Auswertungen länger dauern.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Mehr-Währungs-Kz am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.

Mahnsumme

VZSumme

Mahngebühr

Höchste MS

Höchste Mahnstufe

Konto-MS

Bezüglich Kontomahnsperren können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Kunde wird gemahnt
Kunde nie mahnen
Kunde 1 x nicht mahnen
Reklamation
Bankeinzug
Barzahlung
Dauerauftrag
Vorauskasse
Kreditkartenzahlung
Konkurs

Mahnkosten

Folgende Einstellungsmöglichkeiten gibt es (am Datensatz mit F6 – Bearbeiten):

Mahngebühren u. Zinsen
Mahngebühren
Zinsen
Keine Mahngebühren und Zinsen

Mahnverbuch

0 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden nicht verbucht

1 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden verbucht

Felder Mahnliste Konten

Freifelder

Sie haben die Möglichkeit, über die Feldauswahl weitere Freifelder einzublenden. Diese gibt es teilweise für die Person oder für die Buchung:

Besonderheit bei diversen Kunden:
Bei einem diversen Kunden werden die beim Buchen im Feld „PersonenNr“ erfassten Stammdaten angezeigt. Auch die Summen werden je erfasster PersonenNr gebildet und die Mahnungen werden einzeln gedruckt.

Hinweis

Das Feld ZV-Zahlungsreferenz der Buchung kann in der Mahnung eingeblendet werden.

Zusätzlich steht das Feld für den Ausdruck von Mahnung und Mahnvorschlagsliste zur Verfügung.

Achtung!

Wurden Mahnkreise erstellt und die offenen Posten haben sich nach der Erstellung geändert, werden Sie mit einer Hinweismeldung bzw. einem Protokoll darauf aufmerksam gemacht:

In dem oben angeführten Beispiel wurde die AR 4492 zwischenzeitig bezahlt.

Kontrollieren Sie die angeführten Positionen und erstellen Sie den Mahnlauf gegebenenfalls neu.

3. Bearbeiten Mahnlauf

In der Mahnübersicht können die vorgeschlagenen Mahndaten auf zwei verschiedene Arten bearbeitet werden:

durch schnelle Navigation mit folgenden Schaltflächen: "Bearbeiten", "Löschen", "Mahnen", Sperren, "1x Sperren"

durch Bearbeiten (F6) der einzelnen Datenzeilen (Ändern von Zahlungskonditionen, manuelles Freigeben oder Sperren)

Wenn beispielsweise das Zahlungsziel verlängert wird, wird die Freigabe nicht neu durchgerechnet.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die obere Menüleiste zur Verfügung:

Funktionen
Mahnkreis	Es besteht die Möglichkeit, den Mahnkreis anzusehen und die Mahnkreisdaten zu bearbeiten. Die vorgenommenen Änderungen werden jedoch erst beim neuen Erstellen des Kreises wirksam. Folgender Hinweis wird angezeigt:
Bonität der Konten neu ermitteln	Grundsätzlich wird die höchste Mahnstufe einer Rechnung in den Kundenstammdaten zurückgespeichert. Wenn gemahnte Rechnungen bezahlt werden, erfolgt die Neuermittlung der höchsten Mahnstufe (beim Erstellen des Mahnlaufs) automatisch. Möchten Sie (nach Bankbuchungen) auch ohne neuen Mahnlauf die höchste Mahnstufe im Kundenstamm aktuell haben, muss diese Funktion ausgeführt werden.
Verwendungszwecke	Hinterlegung Kundendaten und Verwendungszweck für Zahlscheine

Drucken
Mahnvorschlagsliste drucken	Mit dieser Funktion wird eine bestehende Mahnvorschlagsliste gedruckt. Die Kriterien können wiederum festgelegt werden.
Mahnliste drucken	Nach dem aktuellen Mahnlauf kann eine Mahnliste gedruckt werden, die Sie über den aktuellen Mahnstand informiert.
Textbausteinverwaltung	Die Textbausteinverwaltung wird geöffnet.
Firmenbez. Formular anlegen	Es wird ein firmenbezogenes Formular angelegt, falls es noch nicht existiert. Existiert bereits ein Formular, kann dieses zur Bearbeitung geöffnet werden. Existieren mehrere Formulare, können diese nur über die Ausdrucksmodelle bearbeitet werden. Details dazu finden Sie unter Ausdrucksgestaltung.
Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten	In den Druckereinstellungen für ein firmenbezogenes Formular kann eingegeben werden, ob der Ausdruck der Mahnung per E-Mail versendet wird, ob der Ausdruck archiviert werden soll und ob bzw. auf welchem Drucker ausgedruckt werden soll.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die obere Menüleiste zur Verfügung:

Bearbeiten

Es wird eine Datenzeile für die Bearbeitung geöffnet.

Löschen

Ein Datensatz wird aus diesem Mahnlauf gelöscht.

Mahnen

Wenn eine nicht freigegebene oder gesperrte Rechnung gemahnt werden soll.

Sperren

Mit dieser Funktion kann eine Rechnung dauerhaft gesperrt werden.

1x Sperren

Über diese Funktion kann eine Rechnung einmalig für einen Mahnlauf gesperrt werden.

Neu erstellen / ergänzen

Es erfolgt eine Abfrage, ob ein bestehender Mahnkreis neu erstellt oder nur ergänzt werden soll.

Achtung!

Manuell bearbeitete Freigaben gehen bei Neu erstellen verloren. Um die bearbeiteten Freigaben zu erhalten, muss ergänzen gewählt werden.

Mahnung drucken

Es erfolgt eine Abfrage, ob die Mahnungen im Original- oder im Kontrollausdruck gedruckt werden sollen. Beim Originalausdruck wird der Mahnzähler erhöht.

Mahnzähler retourstellen

Mit dieser Funktion können die unten angeführten Werte auf den Stand vor dem letzten Ausdruck retourgestellt werden. Das Retourstellen der Mahnzähler ist nur möglich, wenn die retourzustellenden Buchungen nicht bereits in einem neueren Mahnkreis enthalten sind. Ist dies der Fall, ist die Funktion inaktiv und das Retourstellen kann nicht durchgeführt werden. Folgende Daten werden retourgestellt:

Mahnzähler
Mahnsperre
Konto-Mahnsperre
Mahnkosten
Mahndatum
Konto-Mahndatum

Werden mehrere Mahnkreise verwaltet, gilt diese Funktion für den aktuell geöffneten Mahnvorschlag. Manuell überarbeitete Daten werden dabei überschrieben.

Alle Rng/Gu nicht mahnen

Für alle Rechnungen bzw. Gutschriften wird im Mahnvorschlag der Status auf "Nicht mahnen" gesetzt! Um die ursprünglichen Freigaben wiederherzustellen, muss der Mahnkreis neu erstellt werden.

Achtung!

Manuell bearbeitete Freigaben gehen dabei verloren. Nur die erfassten "Sperren bzw. "1 x Sperren" bleiben erhalten.

Anwenderfall: Es soll "spontan" nur eine Rechnung gemahnt werden. (Zunächst alle Rechnungen auf "Nicht mahnen" stellen und die gewünschte wieder auf "Mahnen" ändern.)

Mahnvorschlag

Verzugszinsen/Mahngebühren verbuchen

In den Mahnstammdaten kann die Verzugszinsenverbuchung inkl. der für die Verbuchung relevanten Daten eingestellt werden.
Nach Ausdruck der Mahnungen erfolgt automatisch eine Abfrage für die Verbuchung mit folgenden Eingabefeldern:

Buchungsdatum
Buchungskreis
Belegnummer

Wird die Verbuchung abgebrochen, kann diese mit der Funktion "Verzugszinsen verbuchen" manuell gestartet werden. Die Verbuchung der Mahngebühren erfolgt in Fremd- oder Grundwährung. Pro Kunde und Währung muss eine eigene Buchung erfolgen (keine Splittbuchung).

Vor dem Verbuchen der Verzugszinsen wird die Validierungsfunktion für Buchungen aufgerufen. Sind Fehler in den Verzugszinsen-Buchungen vorhanden, wird keine Verbuchung durchgeführt (Fehler ist im Logfile ersichtlich).

Hinweis

Damit die Verzugszinsen und Mahngebühren verbucht werden, müssen am Kunden am Personenkonto (Bearbeiten)-Reiter die Felder "Mahnkosten" und "Mahnverbuch" befüllt werden.

Mahnzähler/Mahnsperren ins Folgejahr übertragen

Mahnzähler/Mahnsperren können in das Folgejahr übertragen werden. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn es bereits ein Folgejahr gibt.

DMS

Dokument ansehen

Neues Dokument aus Zwischenablage

Dokument bearbeiten

Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet.

Dokumente in Vorschau anzeigen

Das zugeordnete Dokument wird in einem Vorschaufenster angezeigt.

Dokumente zuordnen

Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.

Zu Dokument in DMS

Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet.

Neues Dokument aus Zwischenablage

Ein neues Dokument kann aus der Zwischenablage eingefügt werden.

Funktionen

Weitere Funktionen stehen Ihnen über die rechte Maustaste am Datensatz zur Verfügung:


Aktualisieren	Aktualisiert den Datensatz
Mahnliste drucken	Wenn eine zu mahnende Rechnung nicht gemahnt werden soll.
Textbausteinverwaltung	Diese Funktion ist nur über die rechte Maustaste verfügbar und bewirkt, dass für dieses Konto die Freigabe neu ermittelt wird. Manuell geänderte Freigaben werden retourgestellt.
Firmenbez. Formular anlegen	Ermittelt die Kontaktdaten am Konto für den Mahnlauf neu.
Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten	Öffnet die Kontostammdaten.
Bildschirmliste	Öffnet das Kontoblatt.

4. Ausdruck Mahnvorschlagsliste

Bei einem offenen Mahnkreis können Sie über die Funktion "Ausdruck" eine Mahnvorschlagsliste drucken. Hier sind nur die Ausdrucke des aktuellen Mahnvorschlags verfügbar.

Folgende Eingabefelder sind zu befüllen:

Firma	Firma, für die die Mahnvorschlagsliste erstellt werden soll.
FIBU	Buchhaltung der ausgewählten Firma
Ausdruck	Gewünschtes Ausdrucksformular
Sortierung	Hier kann eine abweichende Sortierung ausgewählt werden (z. B. nach Vertreter etc.). Im Standard-Sortierkopf der Mahnvorschlagsliste werden Nachname, Vorname und Zusatzname angedruckt.
MahnkreisNr	Mahnkreis, für den die Mahnvorschlagsliste gedruckt werden soll.
Notiz	Keine Notiz Kontonotiz im Kontobereich Buchungsnotiz nach jeder Buchung Kontonotiz und Buchungsnotiz Kontochronik im Kontenbereich Kontochronik und Buchungsnotiz Kontochronik im Kontenbereich 1 x Kontochronik 1 x und Buchungsnotiz
Fälligkeit	Auswahl, ob nur die fälligen Positionen gedruckt werden oder alle.

Am Standardausdruck werden unter anderem folgende Daten ausgewiesen:

Buchungssymbol
Belegnummer
Belegdatum
Fälligkeit
Buchungstext
Zahlungsziel
Mahnzähler der Rechnung
Mahnbetrag
Nettoumsatz und Saldo
Mahnsumme in der jeweiligen Währung

Hinweis

Wenn Sie beim Druck der Mahnvorschlagsliste die Standardsortierung verwenden, dann wird bei den Kundenstammdaten neben dem Nachnamen auch Vorname und der Zusatzname angedruckt.

Individuelle Mahnvorschlagslisten können im Auswertungsdesigner erstellt werden.

Weiters kann über einen variablen Filter der Ausdruck individuell nach gewissen Kriterien z. B. Buchungsdatum u. a. gefiltert werden:

4.1. Mahnvorschlagsliste mit Andruck der Zahlungen

Mit Hilfe des Auswertungsdesigners haben Sie die Möglichkeit, eine Mahnvorschlagsliste zu generieren, auf der die Zahlungen der OPs als eigene Zeile mitgedruckt werden.

Über den Menüpunkt "Ausdrucke" → Auswertungsdesigner können Sie die Standardmahnvorschlagsliste mit rechter Maustaste duplizieren. Mit der Funktion F8 "Spalten bearbeiten" kann die duplizierte Auswertung bearbeitet werden.

Mittels "Einfügen" oder rechte Maustaste "Spalte hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, das Feld "Rechnung/Zahlung" dem Ausdruck hinzuzufügen.

Nun können Sie über den Ausdruck die Mahnvorschlagsliste drucken und Ihre individuelle Mahnvorschlagsliste auswählen und drucken:

4.2. Ausdruck Mahnvorschlagsliste ins Excel

Zuvor muss der Parameter unter Mahnvorschlag → Einstellungen für Mahnung → Ausdruck→ Mahnen per Excel-Export gesetzt werden.

Dann kann über die Funktion "Ausdruck" die Mahnvorschlagsliste ins Excel exportiert werden und zugleich können die Mahnkreise abgeschlossen werden.

Folgende Eingabefelder sind für den Export zu befüllen:

Exportieren nach	Die definierten Werte werden nicht gedruckt, sondern es wird eine Exceldatei (xlsx) oder wahlweise eine Textdatei (csv) erzeugt.
Betragsformatierung	Auswahl, ob das Betragsformat (z. B. Tausenderpunkte) bei Excel-Export mitexportiert werden soll oder nicht.
Datei nach dem Exportieren öffnen	Auswahl, ob die Datei nach dem Exportieren geöffnet werden soll.
Zieldatei	Hier kann ein Dateiname für die Exportdatei hinterlegt werden.
Exportzeilen	Hier kann eingestellt werden, welche Zeilen exportiert werden sollen: Datenzeilen Daten- und Summenzeilen Daten-, Summen- und Kopfzeilen Beim Export der Mahnvorschlagsliste bitte die Einstellung "Daten-, Summen- und Kopfzeilen" wählen.
Sprache	Umschalten auf eine Fremdsprache (Voraussetzung: Alle Stammdaten wurden übersetzt.)

Wird der Export ins Excel gestartet, erfolgt diese Abfrage:

Der Mahnvorschlag wurde abgeschlossen und kann nun nicht mehr bearbeitet werden. Der File kann nun im Excel geöffnet werden.

Seitenanfang

Hinweis

Für die Mahnvorschlagsliste und die Mahnliste kann im Auswertungsdesigner die Spalte ISO-Code (z. B. AT, DE) hinzugefügt werden.

4.3. Mahnvorschlagsliste nach Vertreter sortiert mailen

Um die Mahnvorschlagsliste oder auch die Mahnliste, getrennt nach Vertreter, per E-Mail versenden zu können, muss zuerst im Auswertungsdesigner eine eigene Sortierposition angelegt werden.

Hierfür öffnen Sie den Auswertungsdesigner und steigen bei der Mahnvorschlagsliste in die Sortierungen des Ausdruckstyps ein:

Hier muss die gewünschte Sortierung (Personenstamm oder Buchung) mit der rechten Maustaste dupliziert werden:

Nun können Sie die neu angelegte Sortierposition ansehen:

Es ist wichtig, hier die Position noch mit F6 zu bearbeiten und anzupassen:

Die Felder "Umbruch" und "Dokument-Trennung" müssen auf "Ja" gesetzt werden.
Hinterlegung der "E-Mail-Adressart" und der "E-Mail-Adressermittlung". Wie soll die Ermittlung der E-Mail-Adresse erfolgen?

Speichern Sie die Einstellungen.

Nun haben Sie die Möglichkeit, beim Ausdruck der Mahnvorschlagsliste die neu angelegte Sortierposition auszuwählen, und diese als Vorschau zu drucken:

Pro Vertreter erhalten Sie eine Auswertung auf dem Bildschirm. Auf der letzten Seite ist die Summe aller gemahnten Ausgangsrechnungen (wenn diese in der Sortierung aktiviert wurde) ersichtlich. Mit der Schaltfläche "Trennen+Versenden" können nun die E-Mails nach Vertreter getrennt gesendet werden.

4.4. Aufgabe und Chat

Aufgabe

Das Aufgaben-Symbol kann in der Mahnübersicht über "Spalte hinzufügen" eingeblendet werden, sodass man sofort sieht, zu welcher Buchung eine Aufgabe erstellt worden ist. Über diese Funktion kann eine Aufgabe mit Bezug auf eine bestimmte Buchung erstellt werden.
Die User-ID muss einem Mitarbeiter zugeordnet sein, sonst erfolgt eine Meldung, dass kein Mitarbeiter ermittelt werden kann.
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail und sieht die Aufgabe unter den Aufgaben in der Firma, in der die User-ID dem Mitarbeiter zugeordnet ist.

Chat

In der Mahnübersicht steht die Spalte "Chat" zur Verfügung. Durch Doppelklick in dieser Spalte kann ein buchungsbezogener Chat gestartet werden.
Der Chat wird auf der Buchung gespeichert und durch das Chat-Symbol angezeigt. Bestehende Chats können durch Doppelklick auf das Symbol geöffnet werden.

Die erforderlichen Teilnehmer können über das Auswahlfenster hinzugefügt werden:

5. Ausdruck Mahnung/Zahlschein

Der Ausdruck kann über die obere Menüleiste mit "Mahnung drucken" gestartet werden.

Die Mahnungen können auch per Mail versendet werden. Die Einstellungen dazu können in den firmenbezogenen Druckereinstellungen getroffen werden.

Hinweis

Ob der Ausdruck sortiert nach Name oder nach Kontonummer gedruckt werden soll, kann mit dem Parameter Sortierung auf Kundenebene eingestellt werden.

5.1. Standardablauf

Standardmäßig wird beim Ausdruck der Mahnungen auf das ausgelieferte BMD Mahnformular zugegriffen.

Beim Ausdruck werden folgende Daten abgefragt:

Folgende Eingabefelder sind zu befüllen:

Firma	Firma, für welche die Mahnungen erstellt werden sollen.
FIBU	Buchhaltung der ausgewählten Firma.
MahnkreisNr	Mahnkreis, für welchen die Mahnungen gedruckt werden sollen.
Druckart	Originalausdruck: Beim Originalausdruck werden die Mahnzähler erhöht, die einmaligen Mahnsperren zurückgesetzt und der Mahnvorschlag (Mahnkreis) abgeschlossen. Bei bereits abgeschlossenen Mahnkreisen ist nur noch ein Kontrollausdruck möglich. Kontrollausdruck noch nicht gemahnt (weist alle noch nicht gemahnten Rechnungen aus): Ist der Mahnkreis offen, wird auf dem Ausdruck der Mahnzähler wie beim Originalausdruck erhöht, jedoch nicht gespeichert. Der Mahnkreis wird NICHT geschlossen (Vorschau auf den Mahndruck). Ist der Mahnkreis bereits geschlossen, kann dieser Punkt nicht mehr gedruckt werden. Kontrollausdruck bereits gemahnte (weist alle bereits gemahnten Rechnungen aus): Wenn der Mahnkreis noch offen ist, werden nur jene Positionen gedruckt, welche schon gemahnt wurden. Ist der Mahnkreis bereits geschlossen, wird der tatsächliche Mahnzähler lt. letztem Originalausdruck (ohne weitere Erhöhung) angedruckt, bis der nächste Mahnlauf erstellt wird (Rückblick auf den Mahndruck, z. B. nochmaliger Druck wegen Papierstau).
Sortiert ausdrucken	Bei der Auswahl "Originalausdruck" kann zwischen zwei Sortierungen gewählt werden: Mahnung, Zahlschein, Mahnung, ... drucken Alle Mahnungen, dann alle Zahlscheine drucken. Es werden zwei Zahlscheine pro A4 Seite ausgedruckt. Bei der Auswahl "Kontrollausdruck" kann keine Sortierung ausgewählt werden.
Gesamtvorschau	Bei der Auswahl "Originalausdruck" mit Gesamtvorschau gibt es im Vorschaufenster die Schaltfläche "Mahnung drucken". Wird diese Schaltfläche gedrückt, wird die Vorschau geschlossen und es beginnt der Mahnlauf mit Druck, Mail, Archivierung (lt. jeweiligen Druckereinstellungen). Wird die Vorschau geschlossen, ohne die Schaltfläche "Mahnung drucken" ausgeführt zu haben, erhalten Sie einen Hinweis, dass der Mahnlauf noch nicht durchgeführt wurde (Mahnzähler wird nicht erhöht). Bei der Auswahl "Kontrollausdruck" wird bei Kontrollvorschau automatisch ein Häkchen gesetzt. Wird die Vorschau aktiviert, werden alle Mahnungen - keine Zahlscheine - in einem Vorschaufenster geöffnet.
Von Konto-Nr/ Bis Konto-Nr	Nur bei Kontrollausdruck aktiv. Es kann auf bestimmte Kontonummern eingeschränkt werden.
Drucker	Hier können Sie den gewünschten Drucker auswählen.
Ausdrucksmodelle	Hier können angelegte Ausdrucksmodelle ausgewählt werden. Wurden diese Einstellungen beim Erstellen des Mahnkreises getroffen, werden diese hier übernommen.

5.1.1. Ausdruck Mahnungen mit Rechnungsdokumenten

Unter Mahnvorschlag → Extras → Allgemeine oder fibubezogene Einstellungen für Mahnung → Ausdruck "Rechnungsdokumente drucken", kann eingestellt werden, dass beim Originalausdruck der Mahnungen (nicht beim Kontrollausdruck!) die Rechnungsdokumente mitgedruckt werden sollen.

Beim Ausdruck einer Mahnung werden nach dem Mahnformular die Rechnungsdokumente der gemahnten Rechnungen gedruckt. Es werden nur PDF-Rechnungsdokumente gedruckt. Die Rechnungsdokumente werden nur gedruckt, wenn die Mahnung gedruckt, also an den Drucker gesendet wird.
Werden die Mahnungen laut Druckereinstellungen per E-Mail versandt, können mittels dieser Parametereinstellung auch die zugehörigen Dokumente als Anhang im E-Mail beigefügt werden. Wird beim E-Mail-Versand von Mahnungen das Rechnungsdokument mitgeschickt, dann wird der Name dieses Dokuments automatisch aus dem Buchungssymbol und der Rechnungsnummer zusammengesetzt.

Achtung!

Der Anhang bzw. der Betreff wird nur beim Originalausdruck richtig angezeigt, nicht aber bei einem Kontrollausdruck.

Wenn beim Drucken von Rechnungsdokumenten ein Fehler vom Drucker retour kommt, dann erscheint folgende Fehlermeldung:

Lösung: In der Systemsteuerung als Standardprogramm für .pdf "Adobe Acrobat Reader" definieren.

Hinweis

In besonderen Fällen ist es notwendig, die Mahnung und die Rechnungskopien in einer PDF-Datei zusammenzufassen. Hierfür steht Ihnen der Parameter PDF-Erstellung beim Export der Rechnungsdokumente zur Verfügung (z. B. Postversand durch externe Postversandfirma).

Stempeleinstellungen für Rechnungsdruck bei Mahnung

Werden bei der Mahnung Rechnungskopien mitgeschickt, können in den Parametern unter Mahnvorschlag → Extras → Allgemeine oder fibubezogene Einstellungen für Mahnung → Ausdruck Rechnungskopie stempeln folgende Stempeleinstellungen getroffen werden:

Rechnungskopie stempeln
0 - Ja, alle Seiten
1 - Ja, nur 1. Seite
2 - Nein

Weiters kann in den weiteren Parametern die Position des Stempels festgelegt werden:

Stempeltext-Abstand vom linken Rand (mm)
Definition, an welcher Stelle vom linken Rand der Stempeltext angedruckt werden soll.

Stempeltext-Abstand vom oberen Rand (mm)
Definition, an welcher Stelle vom oberen Rand der Stempeltext angedruckt werden soll.

Schriftfarbe für Stempeltext
Definition, in welcher Farbe der Stempeltext angedruckt werden soll.

Schriftgröße für Stempeltext (pt)

Definition, in welcher Schriftgröße der Stempeltext angedruckt werden soll.

Hinweis

In Deutschland ist es nicht notwendig, einen Stempel "Duplikat" zu verwenden. Bei E-Rechnungen ist das nicht möglich, da der XML-Teil die gesetzlich relevanten Inhalte darstellt. Somit können beliebig viele Exemplare für den Empfänger der Rechnung erzeugt werden. Es darf jedoch der Inhalt dabei nicht verändert werden.

5.1.2. Mahnungen per E-Mail versenden

5.1.2.1. Vorbereitung Allgemein

Für eine korrekte Versendung der Mahnung per E-Mail ist es notwendig, die entsprechenden E-Mail-Adressen am Kundenstamm zu hinterlegen. Es können auch mehrere E-Mail-Adressen verwendet werden, diese müssen mit "Strichpunkt" getrennt werden (keine Leerzeichen verwenden!).

Wenn nur bestimmte Kunden die Mahnung per E-Mail erhalten sollen, können Sie das im Feld "Rechnung per E-Mail" zusätzlich einstellen.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: Ja - mit Signatur und Ja - ohne Signatur zur Verfügung. Hier muss der Parameter (Mahnung per E-Mail nur Kundeneinstellung "Rechnung per E-Mail") gesetzt werden.

Wird eine neue E-Mail-Adresse angelegt kann eine E-Mail-Adressart hinterlegt werden. Weiters stehen die Kennzeichen Rechnung/Mahnung in CC bzw. Rechnung/Mahnung in BCC zur Verfügung. Für die E-Mail-Adresse CC und BCC darf immer nur die Adressart "Geschäftlich" verwendet werden! Diese Kennzeichen werden bei der Ermittlung der E-Mail-Adressen für den Mahnversand berücksichtigt.

Welche Adressen für den Versand herangezogen werden, kann durch Einblenden der Felder E-Mail-Adresse, CC-E-Mail-Adresse, BCC-E-Mail-Adresse und Kontaktperson in der Mahnung kontrolliert werden.

Wurden nach dem Erstellen des Mahnlaufes Änderungen bei den Adressen vorgenommen, können diese mit der rechten Maustaste über die Funktion "Kontaktperson/E-Mail-Adressen dieses Kontos neu ermitteln" neu ermittelt werden.

Hinweis

Über den Parametern unter Mahnvorschlag → Extras → Allgemeine oder fibubezogene Einstellungen für Mahnung → Ausdruck → Personenkennzeichen zur Ermittlung Kontaktperson bzw. Ermittlung Kontaktperson Prio 1 und folgende kann eingestellt werden, welche Kontaktperson verwendet werden soll bzw. in welcher Reihenfolge (Priorität) ermittelt werden soll.

Hinweis

Soll die E-Mail an zwei Adressen gesendet werden, können Sie diese mit einem Strichpunkt ";" getrennt erfassen. Die zweite E-Mail-Adresse wird als CC versendet.

Werden nach Erstellung des Mahnkreises noch weitere E-Mail-Adressen oder Kontaktpersonen am Personenstamm erfasst, können diese mittels rechter Maustaste neu ermittelt und übernommen werden. Die Felder können auch manuell bearbeitet werden:

Auf welche E-Mail-Adresse zurückgegriffen wurde, kann im Feld "Quelle E-Mail-Adresse" geprüft werden.

Wichtige Parameter im Mahnprogramm:

Rechnungsdokumente drucken/mailen/exportieren	0 - Nein 1 - Ja, alle Dokumente. Beim Ausdruck einer Mahnung werden nach dem Mahnformular die archivierten Rechnungsdokumente der gemahnten Rechnungen gedruckt. Es werden nur PDF-Rechnungsdokumente gedruckt. Die Rechnungsdokumente werden nur gedruckt, wenn die Mahnung gedruckt, also an den Drucker gesendet wird. Werden die Mahnungen laut Druckereinstellungen per E-Mail versandt, dann können mittels dieser Parametereinstellung auch die zugehörigen Dokumente als Anhang im E-Mail beigefügt werden. Voraussetzung ist die DMS-Lizenz und die Dokumente müssen auf der Rechnungsbuchung gespeichert sein. 2 - Ja, erstes Dokument. Wie beim Punkt 1, aber wenn zu einer Buchung mehrere Dokumente zugordnet wurden, dann wird beim Versenden der Mahnungen nur das erste zugeordnete Dokument mitgeschickt.
E-Mail-Adressart zur Ermittlung E-Mail-Adresse	Wurden bei einem Kundenkonto mehrere E-Mail-Adressen für verschiedene Adressarten angelegt, kann mittels dieser Einstellung eine vorrangige Adressart für die Ermittlung der E-Mail-Adresse festgelegt werden. Reihenfolge/Rückfallsebene: Zuerst wird ermittelt, ob für die hier ausgewählte Adressart am Kundenstamm eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Gibt es keine entsprechende Hinterlegung, werden die E-Mail-Adressen mit der Adressart „Finanzbuchhaltung“ verwendet. Gibt es auch dafür keine entsprechende Hinterlegung, wird die Mahnung an die E-Mail-Adresse laut Personenstamm (Standard) gesendet. Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson hat keine Verwendung.
Ermittlung E-Mail-Adresse Prio 1	Einstellung, woher und mit welcher Priorität die E-Mail-Adresse bezogen wird. 0 - Keine Ermittlung 1 - E-Mail-Adressart lt. Parameter 2 - E-Mail-Adressart Finanzbuchhaltung 3 - Standard E-Mail-Adresse 4 - Kontaktperson (Ansprechperson am Kundenstamm) 5 - Vertreter 1 (Buchung) 6 - WWS Rechnung Bei der Ausprägung WWS-Rechnung wird nach einer Rechnung in der WWS gesucht und diese Mailadresse wird verwendet. Oder bei einer Honorarnote wird in der CRM gesucht und diese Mailadresse wird verwendet. Wenn beides nicht zutrifft bzw. keine Mailadresse gefunden wird, dann wird die Standardmailadresse verwendet.
Mahnung per E-Mail nur bei Kundeneinstellung "Rechnung per E-Mail"	Regelt, ob das Kennzeichen "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm für das Versenden der Mahnung per E-Mail ausgewertet wird oder nicht. Unabhängig davon wird eine Mahnung nur dann per E-Mail versendet, wenn eine E-Mail-Adresse ermittelt werden kann, und die Druckereinstellungen entsprechend eingestellt sind. 0 - der E-Mail-Versand der Mahnung erfolgt unabhängig vom Kennzeichen "Rechnung per E-Mail". 1 - der E-Mail-Versand der Mahnung erfolgt nur, wenn das Kennzeichen "Rechnung per E-Mail" auf "Ja" gestellt ist

Hinweis

Es ist sinnvoll, im Mahnprogramm im unteren Bereich in der Personeninformation in der Feldauswahl das Feld "E-Mail" einzublenden. So ist pro Kunde ersichtlich, an welche E-Mail-Adresse die Mahnung versendet wird.

5.1.2.2. Vorbereitung des Mahnformulars

Um Mahnungen per E-Mail versenden zu können, muss zuerst ein firmenbezogenes Formular erstellt werden.

Der Einstieg erfolgt über die Funktion Ausdruck → Firmenbez. Formular anlegen.

Das Formular kann individuell gestaltet werden - siehe auch Firmenbezogenes Formular.

Wird keine Änderung vorgenommen, kann das Fenster einfach geschlossen werden. Das firmenbezogene Formular ist nun angelegt und die Druckeinstellungen können bearbeitet werden.

Ausdruck → Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten

Folgende Eingabefelder können befüllt werden:

Bezeichnung

Hier muss eine Bezeichnung für das Ausdrucksmodell bzw. die Druckereinstellung eingegeben werden.

Reportnummer

Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet.

Kopf

Reportnummer für Kopf

Fuß

Reportnummer für Fuß

Ausdruck in Vorschau anzeigen

Legt fest, ob der Ausdruck in der Vorschau gezeigt wird. Ansonsten erfolgen alle relevanten Aktionen im Hintergrund.

Ausdruck drucken

Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll.

Drucker für erste Seite

Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist, herangezogen.

Drucker für restliche Seiten

Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist, herangezogen.

Umbruchsschwelle

Definiert die Umbruchsschwelle im Report in Millimetern. Textbereiche, die größer als dieser Wert sind, werden bei Bedarf umgebrochen und auf die nächste Seite gesetzt.

Keinen Druckerdialog bei Direktdruck anzeigen

Bei einem Direktdruck (Ausdruck ohne Vorschau) soll kein Druckdialog mehr angezeigt werden. Dadurch können Sie aber auch den Ausgabedrucker nicht mehr beeinflussen.

Ausdruck mailen

Diese Option aktiviert den automatischen Mahnungsversand per E-Mail.

Beim E-Mailen komprimieren

Diese Einstellung steuert, ob der PDF-Ausdruck beim Versenden in einer E-Mail im Anhang als Zipdatei komprimiert werden soll. Beispiel: PDF-Dokument 65 KB, gezipptes PDF-Dokument 62 KB.

Betreff

Hier ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll.

Weiters ist es möglich, folgende Variablen für einen automatischen Druck zu hinterlegen:

- $AUSDRUCKBEZ$ = Bezeichnung des Ausdrucks (Mahnung)

- $ÜBERSCH$ = Mahnüberschrift wie z. B. "Zahlungserinnerung"
- $KTONR$ = Kontonummer

- $KTOBEZ$ = Kontobezeichnung
- $DATUM$ Mahndatum
- $MS$ Mahnstufe

- $ADRNAME$ = Adressname

E-Mail-Text

Hier ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll.

Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert).

Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können.

Im Editorfenster ist es auch möglich, über die Schaltfläche fx Datenbankfelder einzufügen:

Diese können dann auch mit der rechten Maustaste formatiert werden:

Hinweis

Erfolgt der E-Mail Versand im Vordergrund, so werden die Formatierungen (Schriftart, Größe, usw.) automatisch vom Standardformat für neue E-Mails in Outlook übersteuert.

PDF Stempel verwenden

Bei Aktivierung wird beim E-Mail-Versand der PDF-Stempel auf dem Ausdruck verwendet.

Der PDF-Stempel kann unter den Tools-Parametern → Gesamtsystem → Internet → PDF-Stempel-URL hinterlegt werden.

Hinweis

Ist am Kundenstamm das Kennzeichen Rechnung per E-Mail "E-Mail mit Signatur" gesetzt, dann werden die Mahnungen nur dann elektronisch signiert, wenn in den Druckeinstellungen das Kennzeichen PDF Stempel verwenden, auf "Ja" gesetzt wird.

Art des E Mail-Versands

In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der E-Mail-Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll (dies funktioniert nur mit Outlook).

Folgende Einstellungen sind daher möglich:

Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden (Die E-Mails werden direkt über den Mailserver versendet, es wird keine lokale Installation des E-Mail-Programms benötigt und die E-Mails sind im lokal installierten E-Mail-Programm NICHT im Ordner "gesendete Elemente" ersichtlich. Es wird der vorhandene Mailserver verwendet. Existiert keiner, wird die E-Mail im Hintergrund mit einem E-Mail-Client versendet.)
Im Hintergrund über den Mail-Client versenden (Die E-Mails werden über das lokal installierte E-Mail-Programm versendet und sind im Ordner "gesendete Elemente" ersichtlich.)
Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern (Die E-Mails sind im lokal installierten E-Mail-Programm als "Entwürfe" ersichtlich und müssen manuell versendet werden.)
Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen (Die E-Mail wird geöffnet und kann vor der Versendung nochmals überprüft werden. Kein Absender-Account möglich, es werden die Outlook-Einstellungen übernommen. Dabei wird die NTCS nicht blockiert/angehalten.)
Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!) (Die E-Mail wird im Vordergrund geöffnet. Die NTCS wird blockiert, solange die E-Mail offen ist.)

Achtung!

Zum Zeitpunkt des Versands darf keine andere E-Mail als Entwurf geöffnet sein, ansonsten wird der Druck abgebrochen.

Absender-Account

Eingabe des E-Mail-Accounts (SMTP oder POP3 Zugangsdaten), welcher bei der E-Mail-Versendung als Absenderadresse angegeben werden soll.

Wenn kein Absender-Account erfasst wird, gibt es folgende Rückfallsebenen:

E-Mail-Adresse aus dem Firmenstamm (E-Mail Art FIBU)
E-Mail-Adresse aus dem Firmenstamm (Standard)
E-Mail-Adresse aus den Tools-Parametern

Zur Überprüfung des Absender-Accounts können Sie unter Tools → Administration → E-Mails → E-Mail-Systemdiagnose überprüfen, ob die Zugangsdaten (SMTP oder POP3) richtig erfasst wurden.

Achtung!

Soll der Absender-Account verwendet werden, muss der E-Mail-Versand im Hintergrund eingestellt werden!

Wird der Versand im Hintergrund erstellt, muss zwingend ein Absender-Account mit SMTP oder POP3-Zugangsdaten hinterlegt werden.

Der Absender-Account ist mit dem User bzw. mit der User-ID verknüpft und wird von diesem ermittelt.

Bei "E-Mail-Versand" im Vordergrund wird das Feld "Absenderadresse" verwendet!

Absenderadresse

Wird der Mailversand im Vordergrund eingestellt, kann in diesem Feld die Absenderadresse hinterlegt werden. Diese wird anschließend im E-Mail bei "Von" angezeigt.

In diesem Fall wird nicht die Hinterlegung vom Feld "Absender-Account" verwendet. Diese Hinterlegung ist nur für den E-Mail-Versand im Hintergrund.

Anhang

Hier kann der Dateiname eingegeben werden, mit dem das aus dem Ausdruck erzeugte File beim E-Mail-Versand benannt werden soll.

Achtung!

Es dürfen keine Sonderzeichen eingegeben werden.

z. B. Mahnung/Zahlungserinnerung - KEIN Schrägstrich

Weiters ist es möglich, folgende Variablen für einen automatischen Druck zu hinterlegen:

- $AUSDRUCKBEZ$ Bezeichnung des Ausdrucks (Mahnung)
- $KTONR$ Kontonummer
- $KTONAM$ Kontoname
- $DATUM$ Mahndatum
- $MS$ Mahnstufe

Drucken, wenn keine Mailadresse

Sollte keine E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt sein, wird die Mahnung ausgedruckt.

PDF-Export, wenn Mail nicht möglich

Speichert die Mahnung als PDF, wenn keine E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist. Bei dieser Einstellung müssen auch das Feld "PDF-Ausgabenverzeichnis" und das Feld "PDF-Dateiname" befüllt werden!

PDF erzeugen

Diese Position aktiviert, dass beim Ausdruck (auch) ein PDF erzeugt wird. Dieses PDF-Dokument wird am Abgabenpfad abgelegt.

PDF Ausgabenverzeichnis

Hier ist jener Pfad zu hinterlegen, unter welchem das erzeugte PDF-Dokument abgelegt werden soll.

Der Dateiname wird dynamisch erzeugt.

PDF-Dateiname

Damit der automatisch generierte Dateiname erzeugt wird, muss der Dateiname leer bleiben:

Wird hier ein PDF-Dateiname eingegeben, und es gibt mehrere Ausdrucke, wird die Datei im Explorer immer überschrieben!

Weiters ist es möglich, folgende Variablen für einen automatischen Druck zu hinterlegen:

- $AUSDRUCKBEZ$ Bezeichnung des Ausdrucks (Mahnung)
- $KTONR$ Kontonummer
- $KTONAM$ Kontoname
- $DATUM$ Mahndatum
- $MS$ Mahnstufe

Soll ein individueller Dateiname vergeben werden, gibt es die Möglichkeit, diesen über ein Makro zu erzeugen.

Achtung: Individuelle Makros sind kostenpflichtig!

Schriften in PDF einbetten

Alle verwendeten Schriften eines PDF-Dokuments werden eingelagert, damit die Dokumente auch für Benutzer lesbar bleiben, die die Schriften des Dokuments nicht installiert haben. Eingelagert bedeutet, dass die Schriften nicht als Zeichen gespeichert, sondern als Bilder mit dem Dokument verknüpft werden. Nachteil: Damit wird das Dokument vergrößert. Relevant ist diese Einstellung vor allem beim E-Mail-Versand der Mahnung an den Kunden.

Sind alle Einstellungen getroffen, kann die Auswahl gespeichert werden und die Mahnungen werden per E-Mail versendet.

Schriftarten und Formatierungen beim Mailversand

Um die Schriften korrekt im Mail-Programm abzubilden ist es wichtig, folgende Parametereinstellungen zu prüfen:

TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail

E-Mail Standardschriftart: Hier kann alternativ zu z. B. Arial mit Arial MT gearbeitet werden, falls es mit der eingestellten Schriftart zu Problemen kommt.
E-Mail Standardschriftgröße
E-Mail Stylesheets in HTML einbetten: Dieser muss auf JA gesetzt werden, wenn mit Outlook gearbeitet wird.
Standardschriftart für HTML in Outlook verwenden: Dieser muss auf JA gesetzt werden, wenn mit Outlook gearbeitet wird.

Mail CC an sich selbst

Möchten Sie sich die Mahnung CC selbst schicken, ist dies in den Ausdrucksmodellen zu hinterlegen.

Hierfür muss das Ausdrucksmodelldetail mit F6 bearbeitet werden:

Unter dem Punkt "E-Mail-Einstellungen" kann hier der CC-E-Mail-Empfänger hinzugefügt werden:

E-Mail Protokoll aktivieren

Wenn E-Mails im Hintergrund versendet werden, besteht die Möglichkeit, über den Versand ein Protokoll schreiben zu lassen. Hier ist der Absender, Empfänger und Status des Versandes protokolliert.

Aktiviert wird es in den TOOLS Parametern → Gesamtsystem → Standard E-Mail → Versenden von E-Mails im Hintergrund protokollieren:

Die Protokolle selber können über Tools → Protokolle → E-Mail-Protokoll abgerufen werden:

Sollte es Probleme mit dem Versand geben, ist es ratsam eine Systemdiagnose durchzuführen.

Diese können Sie unter Tools → Administration → E-Mails → E-Mail-Systemdiagnose aufrufen.

Zuerst wird eine Mailadresse für den Test eingegeben, danach das zu testende Mailsystem ausgewählt und unten kann die Diagnose gestartet werden:

Wichtig ist, den Testlauf so lange laufen zu lassen, bis am Ende des Protokolles "Test beendet" erscheint!

5.1.3. Zahlschein drucken, wenn eine Mahnung nicht per Mail versendet werden kann "Mail nicht möglich"

In den Ausdrucksmodellen ist ein Zahlscheinformular anzulegen:

Beim Formular für den Zahlschein müssen die Felder "Ausdruck drucken" aktiviert werden, weiters ist es möglich, einen bestimmten Drucker für den Zahlschein zu hinterlegen:

In den Druckereinstellungen des Mahnformulars wird das Feld "Ausdruck drucken" nicht aktiviert jedoch das Feld "Ausdruck mailen" und (WICHTIG) das Feld "Drucken, wenn E-Mail nicht möglich":

5.1.4. Platzhalter in Druckeinstellungen

Die Platzhalter in den Druckeinstellungen (Mahnung, Avisobrief Bankeinzug, Avisobrief Zahlungsvorschlag, Saldenbestätigung, OP-Benachrichtigung) beginnen bzw. enden jeweils mit dem $-Zeichen.

Die gewünschten Platzhalter können über die Schaltfläche

ausgewählt bzw. übernommen werden.

Wird ein Platzhalter mit Datumsformat ausgewählt, öffnet sich zusätzlich ein Fenster zur Auswahl des gewünschten Formats:

5.1.5. Mahnungen archivieren

Grundvoraussetzung ist ein eingerichtetes Archiv der Firma (siehe DMS-Archiv).

Um Mahnungen archivieren zu können, muss auch hier wieder ein firmenbezogenes Formular erstellt werden.

Der Einstieg erfolgt über das obere die Funktion Ausdruck→ Firmenbez. Formular anlegen.

Das Formular kann individuell gestaltet werden - siehe auch Firmenbezogenes Formular.

Wird keine Änderung vorgenommen, kann das Fenster einfach geschlossen werden. Das firmenbezogene Formular ist nun angelegt und die Druckeinstellungen können bearbeitet werden.

Ausdruck → Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten:

Folgende Felder sind für die Archivierung wichtig:

Ausdruck archivieren	Diese Option aktiviert die automatische Archivierung.
Archiv-Nr.	Hier ist das Archiv zu hinterlegen, in welches das Dokument archiviert werden soll. Über die F4-Funktion öffnet sich die Archivverwaltung, aus welcher das gewünschte Archiv ausgewählt werden kann.
Betreff beim Archivieren	Hier ist der Text einzutragen, welcher als Betreff für das archivierte Dokument in das Archiv übergeben werden soll. Weiters ist es möglich, folgende Variablen für einen automatischen Druck zu hinterlegen: - $AUSDRUCKBEZ$ Bezeichnung des Ausdrucks (Mahnung) - $KTONR$ Kontonummer - $KTONAM$ Kontoname - $DATUM$ Mahndatum - $MS$ Mahnstufe
Kategorie beim Archivieren	Hier ist die Kategorie zu hinterlegen, unter welcher das Dokument archiviert werden soll. Über die F4-Funktion öffnet sich die DMS-Kategorieverwaltung, aus welcher eine bestehende DMS-Kategorie ausgewählt werden kann.
Postart	Diese Einstellung steuert, ob für das archivierte Dokument auch gleichzeitig ein Poststück angelegt werden soll. Folgende Einstellungen sind möglich: Kein Poststück Postausgang Versandfertig Ein Poststück ohne Archivdokument ist nicht möglich.
Projekt beim Archivieren	Hier kann ein Projekt eingegeben werden, auf welches der Ausdruck in der Folge archiviert wird. Über die F4-Funktion öffnet sich die Projektverwaltung, aus welcher ein bestehendes Projekt ausgewählt werden kann.
FTP-Pfad	Diese Spezialeinstellung kann verwendet werden, um eine Kopie des Dokuments aus dem Archiv auf einen FTP-Server hochzuladen und freizugeben. Dazu muss dieses Feld den relativen Dokumentenpfad auf dem FTP-Server enthalten.
PDF-Stempel bei Archivierung	Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Dokumente im Zuge des Archivierungsvorganges mit einem Stempel (Echtheitszertifikat) versehen. Das funktioniert nur, wenn ein Stempel zur Verfügung steht.
Unterschrift notwendig

Sind alle Einstellungen getroffen, kann die Auswahl gespeichert werden, und die Mahnungen werden archiviert.

5.1.6. Mahnungen in Fremdsprachen

Um Mahnungen in einer anderen Sprache drucken zu können, ist es notwendig auf den betreffenden Kunden die Sprache einzustellen.

Hierfür muss das Konto im Stamm bearbeitet werden und im Feld Sprache muss die Sprachnummer ausgewählt werden:

Datumsformat:

In der Übersicht der Sprachen wird rechts auch das Format des Datums angedruckt. Sollten Sie eine Änderung des Formates dieser Sprache wünschen, können Sie mit F6 die Formatierung zur Sprache ändern:

Wird der BMD Standard bei den Mahnungen verwendet und ist diese Sprache im Standard übersetzt (z. B. Englisch), wird nach der Neuerstellung des Mahnlaufs die Mahnung in der Fremdsprache gedruckt:

Textbausteine übersetzen

Sollten für die ausgewählte Sprache keine Texte im Standard übersetzt sein, können diese im Mahnvorschlag unter Ausdruck – Textbausteinverwaltung bearbeitet werden.
Hierfür stellen Sie zuerst in der Combobox auf die entsprechende Sprache um. Nun können Sie den Standard unter "Extras" oder mit F8 laden. Es werden von der Firma 100 die Standardtexte geladen.
Gibt es eine Standardübersetzung, wird diese in der Spalte „1. Txt-Zeile unform“ angezeigt:

Sollte es keine Übersetzung geben, wird in dieser Spalte der Standard Deutsch angezeigt. Jeder Textbaustein kann mit F6 bearbeitet und übersetzt werden.

Formularfelder übersetzen

Damit Felder übersetzt werden können, muss dies direkt im Formular vorgenommen werden. Die Übersetzung kann nur bei Standardfeldern (schwarz) eingefügt werden, nicht aber bei den Datenbankfeldern (gelb).
Hierfür muss ein mandantenbezogenes Formular angelegt werden und dieses bearbeitet werden.
Um die Standardfelder zu übersetzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das (schwarze) Feld und starten Sie die Übersetzung:

Tragen Sie für die gewünschte Sprache in der Spalte Text die Übersetzung ein:

5.1.7. Spezielle Ausdrucke pro Mahnstufe und/oder Kunden

Es können pro Mahnstufe verschiedene Ausdrucksvarianten angelegt werden. So ist es z. B. möglich, die ersten drei Mahnstufen per Mail zu versenden, die vierte Mahnstufe jedoch für ein Einschreiben zu drucken. Hier wird eben dieses Beispiel erklärt.

Beispiel

Erste Mahnstufe per Mail - vierte Mahnstufe Papierformat:

Vorbereitungen:

Als erstes muss ein firmenbezogenes Formular erstellt werden, welches in den Druckeinstellungen bearbeitet wird. Hier wird festgelegt, dass dieses Formular per Mail versendet wird - siehe auch Mahnung per Mail versenden.

Ist das Formular angelegt, muss in den Ausdrucksmodellen das Ausdrucksmodell kopiert und ein neues erstellt werden.

Der Einstieg erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle.

Hier wird nun das bestehende Modell mit der rechten Maustaste kopiert - mit der Ausprägung "wiederverwenden".

Die Bezeichnung der Modellkopie kann hier noch abgeändert werden.

Hinweis

Bei dem Punkt "kopieren" werden die Druckereinstellungen und der Report (das Formular) kopiert. Wird beim Original der Report (das Formular) geändert, wirkt sich diese Änderung NICHT auf die Kopie aus. Änderungen der Druckereinstellungen werden in der Kopie nicht berücksichtigt.

Bei dem Punkt "wiederverwenden" werden die Druckereinstellungen kopiert und der Report (das Formular) wiederverwendet. Wird beim Original der Report (das Formular) geändert, wird es auch in der Kopie geändert. Änderungen der Druckereinstellungen werden ebenfalls in der Kopie berücksichtigt.

Nun ist das neue Modell angelegt und das mitkopierte Formular kann auf der rechten Seite unter den Druckeinstellungen mit F6 bearbeitet werden.

In diesem Formular werden die Druckereinstellungen neu angelegt und dahingehend verändert, dass die Mahnungen bei diesem Formular gedruckt werden.

Zuerst muss eine neue, eigene Druckeinstellung angelegt werden.

Markieren Sie im Ausdrucksmodell das kopierte Modell und bearbeiten Sie dieses unten im Ausdrucksmodelldetail mit F6.

Öffnen Sie mit F4 die Übersicht über alle angelegten Druckeinstellungen und legen mit F5 eine neue an. Diese können Sie dann übernehmen und speichern:

In der neuen Druckereinstellung kann auf der rechten Seite mit F6 die Bezeichnung frei gewählt werden. Bei der Reportnummer können Sie mit der F4-Schaltfläche die Übersicht öffnen.

Schalten Sie in der Combobox oben rechts auf "firmenbezogen" um und wählen Sie das bereits angelegte Mahnformular aus:

Weiters muss bei dieser Einstellung noch der Druck im Feld "Ausdruck drucken" definiert werden.

Nach dem Speichern erfolgt im Ausdrucksmodellmanagement die Zuordnung der Ausdrucke zu den jeweiligen Mahnstufen.

Der Einstieg erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodellmanagement.

Unter dem Punkt Mahnstufen wird nun mit F5 eine neue Zuordnung zu dem Ausdrucksmodell angelegt. Diese Zuordnung kann pro Mahnstufe neu angelegt werden, z. B. 4 Mahnstufen = 4 Zuordnungen. Wird wie bei unserem Beispiel nur eine Zuordnung z. B. für die Mahnstufe 4 angelegt, gibt es für die ersten drei Mahnstufen eine Rückfallsebene auf das erste angelegte Ausdrucksmodell.

In der Bearbeitung muss unter dem Punkt "Ausdrucksmodellnummer" nun das neu angelegte Modell hinterlegt werden.

Im Feld "Mahnstufe" wird die betreffende Mahnstufe eingetragen.

Nachdem auch hier alles gespeichert wurde, werden, wie in unserem Beispiel, die ersten drei Mahnstufen per Mail versendet, die vierte Mahnstufe gedruckt.

Beispiel

Nur bestimmte Kunden sollen die Mahnung per Mail erhalten, alle weiteren werden mit Zahlschein gedruckt.

Allgemeines:

Wenn mit dem Paket Warenwirtschaft gearbeitet wird, bewirkt diese Parametereinstellung, dass Kunden, die die Rechnung per E-Mail erhalten, auch die Mahnung per E-Mail erhalten.

Wichtig: Wenn Sie die Rechnungen über das Paket Warenwirtschaft versenden und diese oben beschriebene Einstellung nicht gewünscht ist, dann darf der Parameter auch nicht umgestellt werden. Arbeiten Sie nicht mit dem Paket Warenwirtschaft, kann diese Einstellung verwendet werden, damit nur bestimmte Kunden die Mahnungen per Mail erhalten.

Vorbereitungen:

Zuerst muss folgender Parameter für diese Variante gesetzt werden - Mahnvorschlag → Extras → fibubezogene Einstellungen für Mahnung → Ausdruck → Mahnung per E-Mail nur bei Kundeneinstellung "Rechnung per E-Mail". Ggf. können Sie auch noch die Parameter "Ermittlung E-Mail-Adresse Prio x" und E-Mail-Adressart zur Ermittlung E-Mail-Adresse" einstellen.

Am Kundenstamm muss bei den betreffenden Kunden das Kennzeichen gesetzt werden:

Im nächsten Schritt wird ein neues mandantenbezogenes Formular erstellt - siehe Beispiel oberhalb.

Beim Formular für den Zahlschein muss in den Druckereinstellungen das Feld "Ausdruck drucken" aktiviert werden:

In den Druckereinstellungen vom Mahnformular wird das Feld "Ausdruck drucken" nicht aktiviert, jedoch das Feld "Ausdruck mailen" und (WICHTIG) das Feld "Drucken wenn keine Mailadresse":

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5.1.8. Mahnungen nach Kriterien getrennt ausdrucken

Im Mahnwesen haben Sie die Möglichkeit, Mahnungen nach verschiedenen Kriterien getrennt auszudrucken:

Zusätzlich zum getrennten Ausdruck der Mahnungen werden auch die Mahnsummen, Verzugszinsen etc. nach den angegebenen Kriterien berechnet.

Ausdruck nach Sprache

Wurde beim Buchen der Ausgangsrechnungen die Sprache erfasst, dann können die Mahnungen nach Sprache getrennt ausgedruckt werden.

Dazu muss folgender Parameter gesetzt werden:

Mahnvorschlag → Extras → FIBU-bezogene Einstellungen für Mahnung → Allgemein → Trennen nach Sprache.

Wird dieser Parameter auf "Ja" gesetzt, dann werden die Mahnungen pro Kunde nach Sprache getrennt ausgedruckt. Die Sprache wird (bei gesetztem Parameter) in der Spalte "Sprache" durch Anzeige der Sprachen-Nummer dargestellt:

Ausdruck nach Firmenbankverbindung

Wurde beim Buchen der Ausgangsrechnungen eine eigene Firmenbankverbindung erfasst, dann können die Mahnungen nach Firmenbankverbindung getrennt ausgedruckt werden.

Dazu muss folgender Parameter gesetzt werden:

Mahnvorschlag → Extras → FIBU-bezogene Einstellungen für Mahnung → Allgemein → Trennen nach Firmenbankverbindung.

Wird dieser Parameter auf "Ja" gesetzt, dann werden die Mahnungen pro Kunde getrennt nach Firmenbankverbindung ausgedruckt. Wenn eine eigene Bankverbindung erfasst wurde, dann wird diese (bei gesetztem Parameter) in der Spalte "Eigene Bank" durch ein grünes Häkchen dargestellt.

Ausdruck nach Zessionskennzeichen

Dazu muss folgender Parameter gesetzt werden:

Mahnvorschlag → Extras → FIBU-bezogene Einstellungen für Mahnung → Allgemein → Trennen nach Zessions-Kz.

Wird dieser Parameter auf "Ja" gesetzt, dann werden die Mahnungen pro Kunde getrennt nach Zessionskennzeichen ausgedruckt. Wenn ein Zessionskennzeichen erfasst wurde, dann wird dieses (bei gesetztem Parameter) in der Spalte Zessions-KZ angezeigt.

Ausdruck nach Projekt

Dazu muss folgender Parameter gesetzt werden: Mahnvorschlag → Extras → FIBU-bezogene Einstellungen für Mahnung → Allgemein → Trennen nach Projekt.

Wird dieser Parameter auf "Ja" gesetzt, dann werden die Mahnungen eines Kunden automatisch nach Projektnummer getrennt ausgedruckt.

Projekt 10

Projekt 11

5.1.9. QR-Code einfügen

Um einen QR-Code einzufügen, öffnen Sie im Mahnvorschlag unter Ausdruck → Firmenbez. Formular bearbeiten den Report für die Bearbeitung.

Mit der Schaltfläche für den Strichcode können Sie im Report ein Feld erstellen:

Danach kann der QR-Code gesucht bzw. unter den Zahlscheinfeldern ausgewählt werden:

Danach muss das Format des QR-Codes auf 2D umgestellt werden:

Nun wird der QR-Code richtig angedruckt:

Wird ein QR-Code auf der Mahnung eingefügt, wird bei mehreren gemahnten Rechnungen nur die letzte Belegnummer in der Zahlungsreferenz angeführt. In diesem Fall können nicht alle Belegnummern angeführt werden.

5.1.10. Rechtsanwaltsgebühren

Es ist möglich, bei der Mahnung die Rechtsanwaltsspesen abzubilden.

Die Spesen werden abgestuft nach Mahnsumme hinterlegt. Dazu wird unter dem Feld "Erweiterte Mahngeb." mit der Taste F8 der gewünschte Betrag eingetragen:

Um die Umsatzsteuer aus den Rechtsanwaltsspesen andrucken zu können, muss der Prozentsatz im Feld "Mahngebühr USt-Prozentsatz" hinterlegt werden.

Achtung!

Dieser Prozentsatz wird bei der Verbuchung nicht berücksichtigt.

Bei der Verbuchung der RA-Spesen wird die Mahngebühr brutto verbucht, wenn ohne Steuer bei den Mahngebühren eingestellt ist.
Wird bei den RA-Spesen als Mahngebühr %-Satz 10 eingegeben, so erfolgt der Ausdruck mit 10 %, die Verbuchung allerdings trotzdem wie das Grundgeschäft = 20%

Für den richtigen Ausdruck muss ein eigenes Mahnformular für die entsprechende Mahnstufe eingestellt werden. Näheres hierzu finden Sie unter spezielle Ausdrucke pro Mahnstufe.

Beim Mahnformular selber müssen folgende Datenbankfelder unter dem Reiter Mahnung: Berechnete Werte eingefügt werden:

Mahngebühr
Mahngebühr Nettobetrag
Mahngebühr USt-Betrag

Nähere Infos für die Gestaltung finden Sie unter Ausdrucksgestaltung.

Wird das Mahnformular entsprechend angepasst, werden die Beträge angedruckt:

5.1.11. Mahnzähler retour stellen

Mit dieser Funktion können die unten angeführten Werte auf den Stand vor dem letzten Ausdruck retour gestellt werden. Das Zurückstellen der Mahnzähler ist nur möglich, wenn die retourzustellenden Buchungen nicht bereits in einem neueren Mahnkreis enthalten sind. Ist dies der Fall, ist die Funktion inaktiv und das Zurückstellen kann nicht durchgeführt werden. Folgende Daten werden retour gestellt:

Mahnzähler
Mahnsperre
Konto-Mahnsperre
Mahnkosten
Mahndatum
Konto-Mahndatum

Werden mehrere Mahnkreise verwaltet, gilt diese Funktion für den aktuell geöffneten Mahnvorschlag. Manuell überarbeitete Daten werden dabei überschrieben.

Wurden nur einzelne Kunden gemahnt, kann über diese Funktion entschieden werden, welche Mahnzähler retour gestellt wurden. Hierfür erhalten Sie die Abfrage "Sollen die Mahnzähler für die markierten Konten zurückgestellt werden?"

Markierte Konten: Jener Mahnzähler des markierten Kontos wird retour gestellt.
Alle Konten: Alle Mahnzähler der gerade gemahnten Kunden werden retour gestellt.
Nein: Kein Mahnzähler wird retour gestellt.

Sollen nur einzelne Mahnzähler bei bestimmten Kunden oder Rechnungen retour gestellt werden, können Sie dies in der Spalte "MZ" über die Funktion "Bearbeiten" oder spaltenweise bearbeiten mit der rechten Maustaste starten und den gewünschten Mahnzähler manuell eintragen.

Achtung!

Wurden die Mahngebühren bzw. Verzugszinsen bereits verbucht, müssen die Buchungen manuell wieder gelöscht bzw. storniert werden!

5.1.12. Verbuchen Verzugszinsen/Mahngebühren

In den Mahnstammdaten im Reiter "Erweitert" bzw. "Verbuchung" im Mahnkreis kann die Verbuchung inklusive der für die Verbuchung relevanten Daten eingestellt werden.

Folgende Felder sind für die Berechnung relevant:

Verzugszinsen ab Mahnstufe
Zinstage
Verzugszinsen Jahres-%-Satz
Verzugszinsenfreie Tage

Für die Verbuchung sind im Mahnkreis unter dem Reiter "Verbuchung" weitere Einstellungen möglich:

Nach Ausdruck der Mahnungen erfolgt automatisch eine Abfrage für die Verbuchung mit folgenden Eingabefeldern:

Geben Sie hier das gewünschte Datum für die Verbuchung ein. Für den Vorschlag des Buchungsdatums wird zuerst die Einstellung in den GoB-Parametern kontrolliert (FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → GoB Richtlinien → Prüfung Buchungsdatum).

Wird die Verbuchung abgebrochen, kann diese unter der Funktion "Verzugszinsen verbuchen" manuell gestartet werden. Die Verbuchung der Mahngebühren erfolgt in Fremd- oder Grundwährung. Es muss pro Kunde und Währung eine eigene Buchung erfolgen (keine Splittbuchung).
Vor dem Verbuchen der Verzugszinsen wird die Validierungsfunktion für Buchungen aufgerufen. Sind Fehler in den Verzugszinsen-Buchungen vorhanden, wird keine Verbuchung durchgeführt (Fehler ist im Logfile ersichtlich).

Ist eine Periodensperre gesetzt, wird der Buchungsmonat automatisch auf die nächste bebuchbare Periode gesetzt. Wird das Buchungsdatum oder der Buchungsmonat auf ein Datum innerhalb der Periodensperre geändert, erhalten Sie folgende Meldung:

Wird das Buchungsdatum geändert, wird - wenn möglich - der Buchungskreis entsprechend angepasst. Der Buchungsmonat kann unabhängig vom Buchungsdatum geändert werden.

Sollte der Buchungskreis durch einen anderen Benutzer belegt bzw. gesperrt sein, kommen auch hier die entsprechenden Meldungen:

Der Benutzer muss den Kreis freigeben oder für dieses Monat wird ein weiterer Kreis angelegt.

Vor dem endgültigen Verbuchen der Verzugszinsen können Sie noch ein Protokoll der Buchungen drucken (Falls der Parameter "Buchungsprotokoll drucken" dementsprechend gesetzt ist.)

Achtung!

Damit die Verzugszinsen und Mahngebühren verbucht werden, müssen am Kunden am Personenkonto (Bearbeiten)-Reiter die Felder Mahnkosten und Mahnverbuch befüttert werden.

Weiters könnte in der Mahnübersicht selbst die Spalte "Mahnverbuch" bearbeitet und somit für alle Zeilen gleichzeitig geändert werden.

Dazu klicken Sie auf der Spaltenüberschrift "Mahnverbuch" die rechte Maustaste und können hier die Spalte bearbeiten:

Hinweis

Beim Verbuchen der Verzugszinsen und Mahngebühren wird beim jeweiligen Mahnlauf die Gesamtsumme verbucht, die Buchung des vorherigen Mahnlaufs wird nicht geändert bzw. wird kein Differenzbetrag dazu verbucht.

Beim neuerlichen Erstellen des Mahnlaufes werden von den verbuchten Mahngebühren bzw. von den Verzugszinsen wieder Verzugszinsen berechnet. Ist dies nicht erwünscht, kann dies mittels Parameter unter Mahnvorschlag → Extras → Verzugszinsen → Verzugszinsen für Verzugszinsen/Mahngebühr ausgeschaltet werden.

Soll bei den Verzugszinsen und Mahngebühren eine Steuer berechnet werden, muss auch dies in den Stammdaten hinterlegt werden und auch das jeweilige Konto dazu.

Die Steuer bzw. der Prozentsatz wird immer vom Grundgeschäft herangezogen. Werden Rechnungen gemahnt, die keine Steuer verbucht haben, werden auch Mahngebühr und Verzugszinsen ohne Steuer verbucht.

Hinweis

Ist der Parameter für die EB-Korrektur auf "Ja" gesetzt, dann erhalten Sie nach der Verbuchung (im Falle, dass sich die EB-Werte dadurch ändern) folgende Abfrage:

Den Parameter finden Sie unter Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → Buchen →EB-Korrektur.

Hinweis

Bei der Verbuchung der Verzugszinsen werden die Kore-Hinterlegungen am Verzugszinsenkonto geprüft.

Werden Zinsen für eine Buchung berechnet, bei der ohne Kostendaten gebucht wurde (z. B. bei Splittbuchungen auf ein Konto ohne Kore), dann werden für diese Buchungen die Kore-Einstellungen vom Verzugszinsenkonto übernommen.

5.1.13. Zahlschein

Nach dem Ausdruck der Mahnung erfolgt eine Abfrage, ob bzw. welcher Zahlschein gedruckt werden soll, falls

das Standardformular verwendet wird, oder
ein Ausdrucksdetail "Zahlschein" hinterlegt ist, in den Druckereinstellungen jedoch keine Reportnummer.

5.1.14. Ende des Mahnlaufs

Am Ende werden die Mahnzähler der gemahnten Rechnungen und Konten erhöht und es wird eine Meldung ausgegeben, dass der Mahnlauf abgeschlossen wurde.

Achtung!

Werden nur einzelne Kunden gemahnt, wird der Mahnkreis erst abgeschlossen, wenn alle zu mahnenden Konten/Positionen im Original gedruckt wurden. Das Abschließen des Mahnkreises ist wichtig, denn nur so werden alle 1x Sperren wieder retour gestellt.
Wird der Mahnvorschlag dennoch neu erstellt, erfolgt ein Hinweis, ob der Mahnvorschlag neu erstellt oder nur ergänzt werden soll:

Wird der Mahnvorschlag neu erstellt, erfolgt ein weiterer Hinweis, dass bereits Mahnungen gedruckt wurden, und die Frage, ob der Mahnvorschlag dennoch erstellt

werden soll:

Wird diese Meldung mit "Ja" bestätigt, ohne dass alle zu mahnenden Konten/Positionen im Original gedruckt wurden, wird beim Neuerstellen der Mahnkreis im Hintergrund abgeschlossen und wieder neu geladen. Die 1x Sperren bleiben bei den zuvor nicht gemahnten Positionen erhalten. Bei den bereits gemahnten Positionen wird der zuletzt erhöhte Mahnzähler vorgeschlagen.

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6. Ausdruck Mahnliste

Über die Schaltfläche Ausdruck → Mahnliste drucken kann eine Mahnliste für den aktuellen Mahnlauf gedruckt werden. Die Mahnliste informiert über den Mahnzählerstand der Kunden nach dem aktuellen Mahnlauf. Sie können zwischen einem kumulierten (Summen je Mahnstufe) und einem detaillierten (inklusive Buchungen) Ausdruck wählen.

Folgende Eingabefelder sind zu befüllen:

Firma	Firma, für die die Mahnliste erstellt werden soll.
FIBU	Buchhaltung der ausgewählten Firma
Ausdruck	Möchten Sie die Mahnliste kumuliert (Summen je Mahnstufe) drucken, dann wählen Sie "Mahnliste". Möchten Sie die Mahnliste detailliert (inklusive Buchungen) drucken, dann wählen Sie "Mahnliste detailliert".
Sortierung	Hier kann eine abweichende Sortierung ausgewählt werden (z. B. nach Vertreter, etc.). Standardmäßig können Sie nach Kontonummer oder Name sortiert ausdrucken.
MahnkreisNr	Mahnkreis, für den die Mahnvorschlagsliste gedruckt werden soll.
Fälligkeit	Auswahl, ob nur die fälligen Positionen gedruckt werden sollen oder alle.

Mahnliste kumuliert

Mahnliste detailliert

6.1. Mahnliste nach Vertreter getrennt mailen

Es besteht die Möglichkeit, die Mahnliste nach Vertretern getrennt per E-Mail zu versenden.

Hierfür muss die Sortierung für Vertreter ausgewählt werden:

Die genaueren Einstellungen finden Sie unter der Überschrift Mahnvorschlagsliste nach Vertreter getrennt mailen.

Bei einer Mahnliste nach Vertreter kann eine Standard-HTML-Vorlage hinterlegt werden, mit welcher die Mail an die Vertreter versendet wird.

Die HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Ausdrucke → HTML-Vorlagen angelegt werden.

Hinweis

Die Mahnliste kann auch für einen geschlossenen Mahnkreis gedruckt werden. Hier werden nur die gemahnten Kunden/Positionen gedruckt.

7. Ausdruckseinstellungen

Der Standardmahnausdruck kann natürlich individuell angepasst werden. In der folgenden Übersicht sehen Sie, wie sich das Standardmahnformular zusammensetzt:

Legende:

Blau = Textbausteine
Gelb = Datenfelder vom Firmen-/Kundenstamm, OP-Verwaltung
Grün = Textfelder am Report

Seitenanfang

Hinweis

Im Standardmahnformular wird das Feld Ext. Beleg-Nr/Beleg-Nr verwendet.

Sobald auf der Buchung eine externe Belegnummer vorhanden ist, wird diese am Mahnformular angedruckt. Ansonsten wird die interne Belegnummer herangezogen.

Dies wird vor allem bei Gegenverrechnungen benötigt:

Bei den Ausgangsrechnungen wird die interne Belegnummer angedruckt, bei den gegenverrechneten Eingangsrechnungen die externe Belegnummer.

Über die Bearbeitung des Mahnformulars ist es jedoch möglich, am gelben Feld "Beleg-Nr" mit der rechten Maustaste über die Funktion "Feld auswählen" die Belegnummer auszuwählen, dann wird diese gedruckt und nicht die externe Belegnummer.

Textbausteine werden in der Textbausteinverwaltung erstellt und verändert. Die Datenfelder werden direkt von den jeweiligen Datensätzen ausgelesen. Sollen andere Felder am Ausdruck angedruckt werden, können diese am firmenbezogenen Formular verändert werden. Auch die Textfelder können am Formular erstellt und verändert werden.

Adressmakro

Im Standardformular wird mit einem Adressmakro gearbeitet:

Dieses Makro kann über die Funktion

"Feld einfügen" eingefügt werden.

Sie finden das Makro unter Kontodaten - Adressmakro

mit der Bezeichnung "Std_Briefkopf".

Makrobeschreibung:

Land:

In diesem Adressmakro ist automtaisch das Land des Kunden enthalten.

Das Land wird auf der Mahnung nur dann gedruckt, wenn der Kunde ein abweichendes Land zum Firmenstamm hinterlegt hat.

Bei Mahnungen im Inland wird kein Land angedruckt.

Bei Mahnungen im Ausland wird automatisch das Land und der Ort in Großbuchstaben angedruckt (z.B. MÜNCHEN DEUTSCHLAND).

Als Sprache wird immer die Sprache des Landes lt. Firmenstamm verwendet.

Das bedeutet, wenn zB die Mahnung auf Englisch gedruckt wird, wird bei einer österreichischen Firma das Land trotzdem auf Deutsch gedruckt.

Der Grund dafür ist, dass der Brief in Österreich aufgegeben wird und somit für die österreischische Post lesbar sein muss.

7.1. Bänder

Der gesamte Report ist in einzelne Bänder unterteilt.

Die Bänder entscheiden, wann und wo die darauf befindlichen Informationen gedruckt werden. Zum Beispiel gibt es bei der Mahnung für die Überschrift für jede Mahnstufe ein eigenes Band. Es wird aber nur das Überschriftenband für die jeweilige Mahnstufe gedruckt.

Die Kopf- und die Fußzeilen sind mit Word zu vergleichen, dort können Firmendaten und das Firmenlogo eingefügt werden. Sie ersetzen somit das herkömmliche Briefpapier. Diese beiden Bänder sind Fixbänder, sie können nicht gelöscht werden, jedoch kann man in den Seiteneinstellungen die Breite auf null stellen.

Die Breite der Kopf- bzw. Fußzeile kann unter den Seiteneinstellungen geändert werden:

Bänder bzw. Felder deaktivieren:

Wird ein Band bzw. ein Feld vorübergehend nicht verwendet, kann dies deaktiviert und muss nicht gelöscht werden.

Die Funktion "Aktivieren/Deaktivieren" findet man unter dem Punkt "Allgemein".

Ist ein Feld bzw. ein Band deaktiviert, wird es in "rot" angezeigt.

7.2. Spezialfälle

Ortschaft

Um die Ortschaft bei der Adresse mitzudrucken, muss das Feld "Ortschaft drucken" am Personenstamm aktiviert werden:

Abweichende Adresse Warenwirtschaft auch bei Mahnung verwenden

In der Warenwirtschaft besteht die Möglichkeit, im Feld "Rechnungsadresse" eine abweichende Adresse zu erfassen (z. B. für eine Erwachsenenvertretung). Diese wird bei der Verbuchung in die Fibu auf die Buchung übernommen (Feld "Adresse").

Nun kann am Kundenstamm über das Feld "Mahnadresse" gesteuert werden, welche Adresse für die Mahnung verwendet werden soll:

7.3. Ausdruck Sachbearbeiter

Am FIBU-Ausdruck Mahnung kann ein Sachbearbeiter angedruckt werden. Dieser wird standardmäßig im Briefkopf angedruckt. Die Eingabe des Sachbearbeiters erfolgt bei der Erstellung des Mahnlaufs im Mahnkreis. Wird kein Sachbearbeiter eingegeben, werden der Wortlaut „Sachbearbeiter“ und der Name des Sachbearbeiters auf dem Mahnformular nicht angedruckt.

Pro Sachbearbeiter können Telefonnummer, Faxnummer und Mailadresse (von den Mitarbeiterstammdaten) am Mahnformular angedruckt werden. Diese Felder müssen jedoch manuell am firmenbezogenen Formular hinzugefügt werden.

Ermittlung Sachbearbeiter

Der Sachbearbeiter wird beim „Neu erstellen“ automatisch aus dem aktuellen NTCS User ermittelt (USERID des Mitarbeiters, der den Mahnvorschlag erstellt).

Im Mahnkreis wird dieser Mitarbeiter im Feld „Sachbearbeiter“ automatisch vorgeschlagen. Voraussetzung für die automatische Ermittlung ist, dass die Mitarbeiter inkl. USERID-Zuordnung in der NTCS angelegt wurden (Mitarbeiteranlage siehe Doku CRM).

Ist es gewünscht, dass ein anderer Sachbearbeiter angedruckt wird, dann kann nur ein Sachbearbeiter aus der eigenen Firma ausgewählt werden. D. h. aus der Firma, in welcher der User selbst als Mitarbeiter angelegt ist, jedoch nicht aus einer anderen Firma.

Möchten Sie jedoch einen Sachbearbeiter, welcher nicht in der eigenen Firma angelegt ist, dann kann dieser nur manuell eingetragen und nicht mit F4 ausgewählt werden.

E-Mail-Adresse Sachbearbeiter

In der Formulargestaltung können Sie das Textfeld "Sachbearbeiter E-Mail" einfügen.

Das Feld auf Schriftgröße 9 ändern.

Um das Feld unter Sachbearbeiter einfügen zu können, muss zuerst die Verknüpfung der Felder aufgehoben werden. Dazu können Sie auf dem Feld

mit der rechten Maustaste unter Verknüpfung die Objekte trennen:

Nun können die Textfelder für KontoNr und UID-Nr nach unten verschoben werden und das Feld Sachbearbeiter kann eingefügt werden:

Seitenanfang

Achtung!

Die Einstellungen müssen auch für die zweite Seite getroffen werden!

7.4. Mehrzeiliger Buchungstext - Zeilenumbruch

Gibt es bei Buchungen einen mehrzeiligen Buchungstext, wird dieser angedruckt. Wenn dies nicht gewünscht, wird sind folgende Einstellungen am Formular vorzunehmen:

In der Formulargestaltung muss das Feld "Text" markiert werden:

Nun kann über die Funktionsleiste oben ein automatischer Zeilenumbruch eingefügt werden:

7.5. Übernahme Bausteine aus anderen Formularen

Es ist möglich, Bestandteile aus den Formularen anderer Pakete (z. b. WWS) auf das Mahnformular zu übernehmen.

Dazu öffnen Sie zuerst die Reportverwaltung. Der Einstieg erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle.

Das Mahnformular auf der linken Seite markieren und die Druckeinstellungen auf der rechten Seite bearbeiten. Bei der Reportnummer kann die Reportverwaltung geöffnet werden:

Nun wird zuerst das Mahnformular mit F8 geöffnet:

Danach kann nochmals ein zweiter Report über "Report öffnen" gestartet werden:

Unter "Extras" können nun über die Funktion "Alle Reports BMD NTCS-weit anzeigen" alle Reports auch von anderen Paketen eingeblendet werden:

Danach muss der gewünschte Report nochmals mit F8 geöffnet werden, damit beide Reports parallel offen sind. Dies sehen Sie unter dem Reiter "Fenster":

So können nun die gewünschten Felder aus dem einen Report kopiert und im nächsten eingefügt werden.
Mit der STRG-Taste können auch mehrere Felder gleichzeitig markiert werden. Zusätzlich zu den Feldern wird auch die exakte Position übernommen.

Hinweis

Einige Pakete greifen auf andere Datenbankfelder zu. Wir empfehlen daher, die Felder jedenfalls zu kontrollieren und gegebenenfalls über die rechte Maustaste neu auszuwählen.

7.6. Zahlschein nur auf der letzten Seite drucken

Damit am Mahnformular, der im Formular enthaltene Zahlschein nur auf der letzten Seite gedruckt wird, muss das Zahlscheinband verwendet werden. Das Zahlscheinband wird nur am Ende jeder Mahnung (letzte Seite) gedruckt. Im Gegensatz zur Fußzeile, die auf jeder Seite angedruckt wird.

Zuerst muss das "Hauptband" markiert werden, danach kann mit dem Button links ein Zahlscheinband eingefügt werden:

Das eingefügte Band muss nach unten ausgerichtet werden:

Die Positionierung der Felder muss noch an den jeweiligen Zahlschein und Drucker angepasst werden.

Nun müssen die notwenigen Felder in das Zahlscheinband über die Datenbankfelder eingefügt werden:

Wenn alle Felder eingefügt und positioniert sind, wird der Zahlschein bei der letzten Seite angehängt.

Muster eines Zahlscheinbandes:

7.7. Textbausteinverwaltung

In der Menüleiste unter Ausdruck → Textbausteinverwaltung können Sie die Textbausteine bearbeiten. Bevor Sie diese bearbeiten können, müssen die Textbausteine unter Extras → Standardkontenrahmen übernehmen (Firma 100) importiert werden. Nun sehen Sie die einzelnen Textbausteine, die am Mahnformular je Mahnstufe gedruckt werden und können diese bearbeiten.

In der Firma 100 (Standardkontorahmen) werden Standardtextbausteine ausgeliefert.

7.7.1. Einstiegsfelder

Hier werden die Firmennummer und die Sprache angezeigt.

7.7.2. Textbausteine

Die Textbausteine (z. B. Anrede, Mahntext, Überschrift, Schlusstext) können in der Textbausteinverwaltung geändert werden.

Die Textbausteine werden aufgrund folgender Hierarchie verwendet:

Höchste Priorität haben Textbausteine, die für eine konkrete Firma hinterlegt wurden.
Mittlere Priorität haben Textbausteine, die auf einem Standardkontenplan, der von BMD (Firma 100) abweicht, hinterlegt wurden, wenn dieser abweichende Standardkontenplan in den FIBU-Stammdaten bei einzelnen Buchhaltungen hinterlegt wurde.
Niedrigste Priorität haben die Textbausteine des BMD Standards der Firma 100. (Das gilt auch dann, wenn die Firma 100 nicht als Standardkontenplan bei den einzelnen FIBU-Stammdaten hinterlegt wurde.)

Die allgemeinen Textbausteine liegen unter der Firma 100 und können dort auch bearbeitet werden.

Um abweichende Textbausteine für einzelne Firmen gestalten zu können, haben Sie 2 Möglichkeiten:

Kopieren auf Firma

Mit der Funktion "Kopieren auf Firma" können die Textbausteine auf die eigentliche Firma kopiert werden.
Über Multi-Select (STRG-Taste) können mehrere Textbausteine markiert werden. Die markierten Textbausteine können dann gleichzeitig kopiert werden

Aus Standardkontenrahmen übernehmen

Mit der Funktion "Standardkontenrahmen übernehmen" können Textbausteine aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden.

7.7.2.1. Ermittlung der Anrede im Textbaustein

Damit die Anrede automatisch ermittelt werden kann, muss ein Adressmakro in den Textbausteinen hinterlegt werden.

Mit der Funktion "fx" kann das Adressmakro ausgewählt werden:

Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem folgendes Makro ausgewählt werden muss:

Die Daten für die Mahnung werden wie folgt ermittelt:

- Mit hinterlegtem Ansprechpartner auf dem Kunden

Am Kontenstamm muss im Feld "Ansprechpartner" eine neue Kontaktperson mit F8 angelegt und nach erfolgreicher Anlage ausgewählt werden.

Die Felder Nachname, Geschlecht, Personenkennzeichen sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

Das Personenkennzeichen ist nur dann einzutragen, wenn es mehrere Kontaktpersonen für unterschiedliche Bereiche gibt.

Vorschau:

- Ohne hinterlegtem Ansprechpartner auf dem Kunden

Am Kontenstamm des jeweiligen Kunden müssen folgende zwei Felder befüllt sein:

Vorschau:

- Anrede bei natürlichen Personen

Am Kontenstamm des jeweiligen Kunden müssen folgende zwei Felder befüllt sein:

Vorschau:

Nähere Informationen zu den Textbausteinen finden Sie in der Dokumentation "Ausdrucksmodelle" unter dem Punkt Textbausteinverwaltung.

7.7.3. Vorschau

Vorschau des Textbausteins

Hinweis

Unterschied zwischen Kopieren und Duplizieren

Bei dem Punkt "Kopieren" wird der Textbaustein kopiert. Wird dieser später bearbeitet, wirkt sich diese Änderung NICHT auf die anderen Kopien aus.
Bei dem Punkt "Duplizieren" wird der Textbaustein dupliziert. Wird dieser später bearbeitet, wird diese Änderung auch in dem anderen Duplikaten (in dieser Firma) geändert.

Hinweis

Wiederherstellen Standard
Wenn der BMD Standard der Firma 100 irrtümlich verändert wurde, kann man diesen wiederherstellen, indem man die Standards importiert, und zwar unter:
Funktionen → Import. Danach folgende Datei suchen: Installationsverzeichnis der

NTCS/Daten/Standards/Account/STD/FIBUTextbausteine_BMDUpdate_Standard.zip

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Textbaustein
Neu	Es können neue Textbausteine angelegt werden. Um neue Textbausteine auch auf der Mahnung andrucken zu können, müssen diese noch am Mahnformular hinterlegt werden.
Bearbeiten	Bestehende Textbausteine können bearbeitet werden.
Bearbeiten Textinfos	Die Bezeichnung, der Matchcode und der Status des Textbausteins können bearbeitet werden.
Kopieren	Mit dieser Funktion können Textbausteine innerhalb einer Firma kopiert werden. Für diese Textbausteine gilt dasselbe wie bei Neuanlagen. Um angedruckt werden zu können, müssen diese noch am Mahnformular hinterlegt werden.
Kopieren auf Firma	Um Textbausteine bearbeiten zu können, müssen Sie mit dieser Funktion die Textbausteine in Ihre Firma übernehmen. Haben Sie einen abweichenden Kontenplan (ungleich Firma 100), können die Texte auch in diesen übernommen werden: Kopieren auf (abweichenden) Standardkontenplan: Sie haben den Vorteil, dass diese Textbausteine für alle Firmen gelten, bei denen der (abweichende) Standardkontenrahmen am FIBU-Stamm hinterlegt wurde. Somit müssen diese bei mehreren Firmen nur einmalig bearbeitet und angepasst werden. Es müssen keine Änderungen am Mahnformular durchgeführt werden. Kopieren auf Firma: Kopieren Sie die Textbausteine auf Ihre eigentliche Firma und bearbeiten Sie die Textbausteine dann in dieser Firma, gelten die Änderungen nur bei dieser einen Firma. Auch hier müssen keine Anpassungen im Mahnformular durchgeführt werden.

Funktionen
Export...	Export von Textbausteinen
Import...	Import von Textbausteinen
Text übersetzen	Textbausteine können in eine andere Sprache übersetzt werden. Die Standardtextbausteine stehen bereits in den Sprachen Deutsch, Englisch, Ungarisch, Tschechisch, Kroatisch und Slowenisch zur Verfügung.

Extras
Standardkontenrahmen übernehmen	Mit dieser Funktion werden alle Textbausteine des Standardkontenrahmens in die ausgewählte Firma übernommen. Es müssen keine Anpassungen am Mahnformular durchgeführt werden.

Achtung!

In der Ausdrucksvorschau am Bildschirm kann es vorkommen, dass die Schriftarten/Größe der Textbausteine nicht richtig angezeigt werden (kommt auf die Zoomeinstellung an). Bitte drucken Sie die Mahnung auf Papier aus bzw. im PDF-Format, dann wird der Ausdruck richtig ausgedruckt.

7.8. Firmenbezogenes Formular

In der Menüleiste unter Ausdruck → firmenbez. Mahnformular haben Sie die Möglichkeit, Ihr Mahnformular zu gestalten. Zum Beispiel kann dies dazu verwendet werden, die „Kopfdaten“ der eigenen Firma (Name, Adresse, UID-Nummer, Sachbearbeiter) in der gewünschten Form darzustellen oder das firmeneigene Logo anders als im Standard zu platzieren.

Soll der Inhalt der Mahnung (Überschrift, Anrede, Mahntexte, Schlusstext) vom Standard abweichen, ist kein firmenbezogenes Mahnformular notwendig, sondern ein Anpassen der Textbausteine in der Textbausteinverwaltung.

Beim erstmaligen Start dieser Funktion wird das Formular automatisch angelegt. Es erscheint eine Abfrage, ob zusätzlich ein firmenbezogener Zahlschein angelegt werden soll. Für die Anlage eines Zahlscheins gibt es die Auswahlmöglichkeiten zwischen "normaler Zahlschein" und "SEPA-Zahlschein".

Sobald Sie diesen Punkt ausführen, wird das Mahnformular zur Bearbeitung geöffnet und Sie können die Änderungen durchführen.

Wurden in einer Firma bereits firmenbez. Mahnformulare angelegt, können diese in der Ausdrucksmodellverwaltung bearbeitet werden.

Wenn Sie den Punkt Ausdruck → firmenbez. Formular bearbeiten starten, erscheint ein Hinweis, in dem Sie mit dem Link die Ausdrucksmodellverwaltung öffnen können.

Hinweise zur Handhabung der Formulargestaltung, fremdsprachigen Mahnungen etc. finden Sie unter Ausdrucksgestaltung.

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8. FAQ

Wie können Mahnungen per Mail verschickt werden?

Wie kann ich das Mahnformular bearbeiten?

Wo können die Mahngebühren erfasst werden?

Warum erscheint eine fällige Position nicht beim Mahnen?

Verzugszinsen können nicht verbucht werden?

Siehe auch:

Ausdrucksgestaltung

WebAkademie: Richtig mahnen - schnell zum Geld

WebAkademie: Tipps & Tricks zur individuellen Gestaltung eines Mahnformulars

Richtig mahnen - schnell zum Geld mit NTCS