Dokumente zuordnen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → CRM → Aufgaben → Funktionen → DMS → Dokumente zuordnenHinweis
 | Der Menüpfad zum Aufruf des Fensters oberhalb ist nur ein Beispiel. Das Fenster lässt sich über das Funktionsmenü aus jedem Fenster öffnen, das einen Dokumentenbereich hat. |
In diesem Fenster ist es möglich, Terminen, Aufgaben, Ideen, Besprechungsprotokollen, Ressourcen etc. Dokumente zuzuordnen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Das Fenster öffnet sich im Standard mit den Einstiegsfeldern Archiv, Person/Institution und Ab Datum. Optional dazu können über die Feldauswahl noch die Felder Sachbearbeiter und Projekt eingeblendet werden. Die Feldauswahl ist mit der rechten Maustaste in diesem Bereich → Feldauswahl aufzurufen oder über das 3-Punkte-Menü 
→ Feldauswahl 
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→ Feldauswahl .Archiv | Im Einstiegsfeld Archiv wird immer jenes Archiv geladen, das Sie im Parameter Standardarchivnummer unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Standardarchiv hinterlegt haben.
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Person/Institution | Im Einstiegsfeld Person/Institution kann die Personennummer ausgewählt werden, deren Dokumente angezeigt werden sollen. | ||
Ab Datum | Mit dem Einstiegsfeld Datum können Sie sich Dokumente, die zu einem bestimmten Datum archiviert worden sind, anzeigen lassen. Mit dem gelben Doppelpfeil  können Sie auf das Einstiegsfeld Ab Datum umschalten, damit Sie sich alle Dokumente ab einem bestimmten Datum bis zum heutigen Tag anzeigen lassen können.
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Sachbearbeiter | Das Einstiegsfeld Sachbearbeiter kann optional eingeblendet werden und dient dem einfacheren Filtern nach bestimmten Datensätzen. | ||
Projekt | Das Einstiegsfeld Projekt kann optional eingeblendet werden und dient dem einfacheren Filtern nach bestimmten Datensätzen. |
Hinweis
| Befindet sich das Dokument, welches zugeordnet werden soll, in einem anderen Archiv oder bei einem anderen Kunden, so können Sie in den Einstiegsfeldern die Nummer des gewünschten Archivs bzw. der Person jederzeit manuell ändern. |
Dokumente
In diesem Bereich werden Ihnen alle Dokumente, entsprechend den Eingaben in den Einstiegsfeldern, angezeigt. Das Einstiegsfeld Archiv müssen Sie befüllen, damit Ihnen hier Dokumente angezeigt werden. Damit Sie eine bessere Übersichtlichkeit erreichen, ermöglicht Ihnen die Combobox rechts oben eine selektive Darstellung nach den Dokumentenhauptkategorien.
 Dokument ansehen | Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument zur Ansicht öffnen. Hinweis
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 Dokument bearbeiten | Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument zur Bearbeitung öffnen. | ||||||
 Quelldaten öffnen | Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet. Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen. Hinweis
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 Zu Dokument in DMS | Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung. |
 Dokumente in Bearbeitung | Alle Informationen zu den Funktionen rund um die Dokumente in Bearbeitung finden Sie hier. |
| Dokument versenden | Alle Informationen zu den Funktionen rund um den Versand von Dokumenten finden Sie hier. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
In diesem Bereich steht Ihnen ein Teil der Funktionen aus der Dokumentenübersicht zur Verfügung. Weitere Informationen zu den Funktionen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
Zugeordnete Dokumente
Dieser Bereich gibt Ihnen einen Überblick über die bereits zugeordneten Dokumente. Mit den horizontalen Pfeilen können Sie einzelne Dokumente, mit den Doppelpfeilen können Sie alle Dokumente zu- bzw. wegordnen. Mit den vertikalen Pfeilen können Sie die Reihenfolge der Dokumente ändern.
Hinweis
| Wird das Fenster zum Zuordnen der Dokumente ohne die Pfeile zum Zu- bzw. Wegordnen von Dokumenten geöffnet, haben Sie keine Berechtigung, diesen Datensatz (Aufgabe, Termine, Poststück ...) zu bearbeiten und somit können Sie diesem auch keine Dokumente zuordnen. |
Wenn Sie die Funktion 
Bearbeiten bei einem bereits zugeordneten Dokument aufrufen, wird das Fenster Dokument geöffnet, in dem Sie weitere Details zur Dokumentenzuordnung erfassen können.
Bearbeiten bei einem bereits zugeordneten Dokument aufrufen, wird das Fenster Dokument geöffnet, in dem Sie weitere Details zur Dokumentenzuordnung erfassen können.
| Dokument ansehen | Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Alle weitere Informationen finden Sie hier. |
| Dokument bearbeiten | Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zur Dokumentenübersicht. |
 Archivieren | Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht. Hinweis
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| Zu Dokument in DMS | Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung. | ||
| Dokumente in Bearbeitung | Alle Informationen zu den Funktionen rund um die Dokumente in Bearbeitung finden Sie hier. | ||
| Dokument versenden | Alle Informationen zu den Funktionen rund um den Versand von Dokumenten finden Sie hier. |
Hintergrundinformationen
Mandantendokumente (FIBU)
Die beim Import einer FIBU mitimportierten Dokumente werden künftig im Dokumentenzuordnungsdialog wie folgt angezeigt:
- Als Symbol wird das allgemeine Dokumentensymbol verwendet.
- Im Feld "Betreff" steht fix "Mandantendokument".
- Alle anderen Felder sind leer, da es sich bei diesen Dokumenten um keine DMS-Dokumente handelt.
Standardfeldauswahl Dokumente zuordnen
