Ressourcen

 

Das CRM enthält mit den Ressourcen einen Programmteil, der Ihnen die Möglichkeit bietet, ein sogenanntes "Verleihsystem" aufzubauen. Die verschiedenen "Werkzeuge" (Ressourcen), die Ihren Mitarbeitern für die Ausübung Ihrer Tätigkeit allgemein zur Verfügung stehen, sind hier grundsätzlich zu erfassen und stehen in anderen Programmteilen zur Verfügung, z. B. im Terminkalender.

Zu diesem Thema bieten wir das kostenlose Lernvideo Wie arbeite ich mit der Ressourcenverwaltung?.

Ressourcen sind im Menü CRM → Ressourcen → in strukturierter Form anzulegen (Ressourcenarten/Ressourcenkategorien/Ressourcen).

 

BMD gibt als Standard folgende Ressourcenarten vor, diese können von Ihnen nicht geändert/erweitert werden:

 

 

Zu jeder einzelnen Ressourcenart können Sie jedoch spezifische Gruppen - sogenannte Ressourcenkategorien - anlegen, denen Sie anschließend die einzelnen Ressourcen ("Werkzeuge") zuteilen können.

 

 

Beispiel 

 

Die Liste der Ressourcen lässt sich über die Comboboxen "Ressourcenart" und "Kategorie" einschränken.

Selektieren Sie in der Liste eine Ressource, wird auch sofort rechts unten angezeigt, ob die Ressource an diesem Tag verfügbar ist oder nicht.

 

 bzw.  

 

Bei Neuanlage einer Ressource stehen Felder wie "Anschaffungsdatum", "Aufbewahrungsort", "Zuständigkeit" und "Beschreibung" bzw. die Zuordnung von Dokumenten (Dokumentenübersicht) etc. zur Verfügung, um die Ressource zu definieren. Freifelder können zur weiteren Beschreibung genutzt werden. Die Neuanlage wird immer anhand der Comboboxeinstellung der "Ressourcenart" getätigt. Es muss also vorher die richtige Einstellung in der Liste getroffen werden.

Für Ressourcen der Ressourcenart "Bücher" können auch die Felder "Hersteller und Verlage", "Autor" und "Inhaltsverzeichnis" befüllt werden.

Sind Ressourcen mehrfach vorhanden, werden sie nur einmal erfasst und die verfügbare Anzahl wird im Feld "Menge" eingegeben.

 

 

 

Ressourcenpakete fassen Ressourcen zusammen, die sinnvollerweise zusammen verliehen werden sollen (z. B. Seminarraum und Beamer). Bei der Reservierung eines Termins mit Ressource kann dann beispielsweise statt der einzelnen Ressource das entsprechende Ressourcenpaket zugeordnet werden.

 

Der Ressourcenverleih beschäftigt sich mit der Verwaltung sämtlicher für die Mitarbeiter bereitgestellten Ressourcen ("Werkzeuge"). Für die ausgewählte Ressource wird in chronologischer Form gelistet, welcher Mitarbeiter sie wann und wie lange ausgeliehen hatte bzw. in nächster Zeit reserviert hat.

In Verbindung mit der Combobox (rechts oben) kann diese Liste auf "Verliehene" (ausgeliehene, aber noch nicht wieder zurückgegebene Ressourcen),  "Reservierungen" (nur künftige Belegungen) oder "Alle" eingeschränkt werden.

Ein Verleih kann mit der Funktion "Neu" (F5) eingetragen werden, dazu stehen die Felder "Ressource" (Pflichtfeld) und "Entliehen an" zur Verfügung. Weiters können Entleih- und Rückgabezeit/-datum befüllt werden (Bibliothek).

 
Wird bei der Neuanlage bzw. bei der Bearbeitung einer Ressource der Ressourcensuchdialog geöffnet, ist auf einen Blick ersichtlich, ob die ausgewählte Ressource verfügbar ist und wie viel Stück aktuell vorhanden sind. Die angezeigte Restmenge bezieht sich immer auf das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit.

 

 

 

Der Ressourcenplan bietet daher in einer Kalenderdarstellung einen Überblick über alle Termine, an denen eine bestimmte Ressource (im Einstiegsfeld auswählbar) bereits verliehen ist. Gleichzeitig werden die freien Zeiten angezeigt, an denen die Ressource verfügbar wäre. Rechts werden weitere Details angezeigt - unter anderem, welche Ressourcen beim selben Termin zugeteilt sind.