Besprechungsprotokoll

 

Das Besprechungsprotokoll bietet Ihnen die Möglichkeit, Besprechungen zu planen, durchzuführen und zu protokollieren. Aufgaben, Termine, Einsätze, Ressourcen, Teilnehmer und Dokumente werden der jeweiligen Besprechung zugeteilt. Termine, Aufgaben und Einsätze, die im Zuge der Besprechung entstehen, werden direkt an die betreffende(n) Person(en) verteilt bzw. delegiert.

Die Besprechungsprotokollübersicht, in der Besprechungen aus Terminen neu (siehe Arbeiten mit dem Besprechungsprotokoll) angelegt und bearbeitet werden können, wird unter CRM →  Kommunikation → Besprechungsprotokolle gestartet.

 

In der Besprechungsprotokollübersicht unter CRM → Kommunikation → Besprechungsprotokolle ist es möglich, über das Einstiegsfeld "Kategorie" eine solche auszuwählen, sodass nur die Besprechungsprotokolle dieser Kategorie angezeigt werden.

 

Kategorien werden entweder direkt über die Suchmaske oder über Stammdaten → CRM und Kanzlei → Kommunikation → Besprechungskategorien angelegt.

Für die verschiedenen Besprechungsarten können Kategorien angelegt werden (z. B. Kundenbesprechungen, interne Besprechungen …).
Diesen Kategorien kann jeweils eine Vorlage zugewiesen werden. Beim Öffnen des Protokolls wird die entsprechende Vorlage geladen. Somit haben alle Besprechungen der gleichen Kategorie dasselbe Aussehen und dieselbe Formatierung.

 

Hinweis 

Wenn Sie eine Firmengruppe in Verwendung haben, können Besprechungskategorien nur unter der Hauptfirma dieser Firmengruppe angelegt werden. Das betrifft nur die Anlage, verwenden können Sie die Besprechungskategorien natürlich in allen Firmen dieser Firmengruppe.

Neue Vorlagen werden unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellt. Details dazu werden unter HTML-Vorlagen für Kategorien dargestellt.

 

 

Neben der Kategorie ist es hier möglich, eine Abteilung als Filter auszuwählen, sodass nur Besprechungsprotokolle dieser Abteilung angezeigt werden.
Die angezeigten Abteilungen werden unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Abteilungen administriert. Die dort angelegten Abteilungen sind hier auswählbar.

Durch das Feld Kunde/Lieferant können die Besprechungsprotokolle gefiltert werden, sodass nur die Protokolle zu dieser Person angezeigt werden. Wird im Besprechungsprotokoll das Feld "Kunde/Lieferant" am Reiter "Besprechung" befüllt, so wird das Besprechungsprotokoll der Person zugeordnet.

 

Wird im Feld Projekt ein Projekt eingetragen, so werden nur die Besprechungsprotokolle angezeigt, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Die Verbindung zwischen Projekt und Besprechungsprotokoll entsteht durch das Feld Projekt am Reiter Besprechung im Besprechungsprotokoll.

 

Eine Eingabe im Feld Vorgang ermöglicht eine Anzeige der Besprechungsprotokolle, die mit diesem Vorgang zusammenhängen.

Mittels des Eingabefeldes Volltextsuche wird in allen angezeigten Protokollen nach dem eingegebenen Begriff gesucht. Es wird nach jenen Protokollen gefiltert, in denen dieser Begriff vorkommt. Mittels Doppelklick auf das jeweilige Protokoll öffnet sich dieses an jener Stelle, wo der Begriff das erste Mal vorkommt. 

 

Neue Vorlagen werden unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellt. Sie müssen in der Combobox Besprechungsprotokollvorlagen auswählen, damit diese für das Besprechungsprotokoll verfügbar sind.

 

Anschließend kann eine neue Vorlage mit dem HTML-Editor erstellt werden.

Nach dem Schließen der neu erstellten Vorlage wird diese gespeichert und Name und Beschreibung für diese Vorlage müssen hinterlegt werden.
In der rechten Fensterhälfte wird die Vorlage als Vorschau angezeigt.

 

Beim Bearbeiten bzw. der Neuanlage von Kategorien (Stammdaten → CRM und Kanzlei → Kommunikation → Besprechungskategorien) wird diese Vorlage im Feld "Vorlage" eingetragen.

 

Im Besprechungsprotokoll wird diese Kategorie (mit der Vorlage) folgendermaßen verwendet: Damit die entsprechende Vorlage für das jeweilige Protokoll geladen werden kann, muss am Reiter "Besprechung" (bei Neuanlage oder Bearbeiten eines Besprechungsprotokolls) im Feld "Kategorie" eine Kategorie ausgewählt werden.

Es kann als Standard immer die gleiche Vorlage verwendet werden oder wenn eine Besprechung keiner Kategorie zugewiesen wird, kann diese in den Parametern für das Besprechungsprotokoll hinterlegt werden (siehe Punkt Parametereinstellungen ).

Unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen können eigene Vorlagen für Ausdrucke erstellt werden. Dazu muss in der Combobox "Besprechungsprotokolle" ausgewählt werden und die Vorlagen können mit der Funktion "Neu" (F5) angelegt werden.

Die Vorlagen für den Ausdruck können Sie direkt im Feld Ausdruck Vorlage am Besprechungsprotokoll oder auch auf der Besprechungskategorie hinterlegen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, für bestimmte Besprechungsprotokolle und Besprechungskategorien verschiedene Vorlagen zu gestalten und zu hinterlegen.

Hinweis 

Hinweis 

Für den Ausdruck von Besprechungsprotokollen kann eine Standardvorlage importiert werden. Diese kann unter Stammdaten → Import und Export → Import → Importe Standards → HTML-Vorlagen importiert werden. Die Standardvorlage kann nicht bearbeitet werden!

 

Diese Standardvorlage (bzw. der Standardausdruck) beinhaltet alle relevanten Informationen der Besprechung: Teilnehmer, Besprechungsort, Kunde/Lieferant, Projekt etc. sowie den Status des Besprechungsprotokolls (freigegeben). Dies ist der wesentliche Unterschied zum direkten Ausdruck des Besprechungsprotokolls (am Reiter "Protokoll"), da bei dem direkten Ausdruck nur der Protokolltext, ohne diese Zusatzinformationen, angedruckt wird.

 

 

 

Eine HTML-Vorlage kann auch für das Versenden des Besprechungsprotokolls via E-Mail hinterlegt werden. Auch hier bietet sich Ihnen die Möglichkeit, für Besprechungsprotokolle und Besprechungskategorien abweichende HTML-Vorlagen zu erstellen und im Feld E-Mail-Vorlage zu hinterlegen.

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Die Übersicht über die Besprechungsprotokolle wird in der Menüleiste unter CRM → Kommunikation → Besprechungsprotokolle gestartet.

In dieser Liste sind alle gespeicherten Besprechungsprotokolle zu finden. Über die Combobox rechts oben lässt sich steuern, ob nur die eigenen Besprechungsprotokolle, nur öffentliche (für alle Mitarbeiter sichtbar) oder alle Besprechungsprotokolle angezeigt werden.

Eigene Besprechungsprotokolle sind jene Protokolle,

Zusätzlich muss die Berechtigung so eingestellt sein, das mindestens das Lesen der Besprechungsprotokolle erlaubt ist (siehe Kapitel Berechtigungen).

 

Bei Anlage der Automatikbäume stehen Ihnen folgende Sortierungsebenen zur Verfügung, die Sie individuell reihen können: Jahr des Besprechungstages, Kategorie, Kunde/Lieferant, Projekt, Moderator und Protokollführer.Im Bereich "Protokolle" stehen Ihnen das aktuell markierte und gegebenenfalls ältere Vorgängerprotokoll mit dessen Agendapunkten zur Verfügung. Mit einem Doppelklick auf den Agendapunkt öffnet sich das Besprechungsprotokoll bei diesem Agendapunkt.

In der Menüleiste befinden sich die Standardfunktionen "Ansehen", "Neu", "Bearbeiten" und "Löschen":

 

Mit der Funktion Freigeben öffnet sich das Fenster Besprechungsprotokoll - Freigeben.

Hinweis

Grundsätzlich können freigegebene Besprechungsprotokolle nur von den Teilnehmern der Besprechung gesehen werden. Damit das aber funktioniert, müssen Sie die Berechtigung Alle Protokolle ansehen zusätzlich sperren. Ist diese Berechtigung freigeschaltet (= grün), können die freigegebenen Protokolle von allen Benutzern gesehen werden.

 

Mit der Funktion Nachfolgebesprechung erstellen öffnet sich ein Fenster, in dem eine Nachfolgebesprechung definiert werden kann. Die Bezeichnung des Besprechungsprotokolls, das Datum (heute) und die Ressourcen (der Besprechungsort) werden als Vorschlag vom Besprechungsprotokoll übernommen, können aber in diesem Fenster einfach geändert werden. Ebenso können die Teilnehmer und die Dokumente vom Besprechungsprotokoll auf das neue Nachfolgebesprechungsprotokoll übernommen werden bzw. besteht die Möglichkeit, für alle Besprechungsteilnehmer einen Termin zu erzeugen. Detaillierte Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Ein neues Besprechungsprotokoll wird idealerweise direkt aus dem Terminkalender heraus gestartet. Dazu muss zuerst ein Termin für die Besprechung angelegt werden. Bei der Terminanlage sollte auch gleich die dazugehörige Räumlichkeit als Ressource (wenn vorhanden) eingetragen werden. Wird ein an mehrere Mitarbeiter verteilter Termin für das Besprechungsprotokoll verwendet, so werden diese gleich auch als Teilnehmer in das Besprechungsprotokoll übernommen.

 

Zum Protokoll der Besprechung ist dann aktiv, wenn ein Besprechungsprotokoll im Fenster "Besprechungsprotokolle" erzeugt wird und ein Termin angelegt wird.

Wenn ein Besprechungsprotokoll erzeugt wird, öffnet sich dieses Fenster, in dem auszuwählen ist, ob es sich nun um ein neues Besprechungsprotokoll handelt oder ob dieses (neue) Besprechungsprotokoll mit einem anderen – bereits bestehenden – Protokoll verknüpft werden soll bzw. einem bereits vorhandenen Besprechungsprotokoll zugeordnet werden soll.

 

 

Hinweis 

Dieses Fenster wird nur geöffnet, wenn Sie den Parameter "Besprechungsprotokoll aus Termin" auf Mit manueller Verknüpfung stellen und keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll hergestellt werden kann. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Besprechungsprotokoll. Besprechungsprotokoll aus Termin Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen: 0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt. 1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Wird ein neues Protokoll erzeugt oder ein bestehendes Protokoll bearbeitet, so werden folgende Reiter angezeigt:

Die Bezeichnung der Besprechung ergibt sich aus dem Termin, aus dem das Besprechungsprotokoll erzeugt worden ist und kann hier abgeändert werden. Ebenso werden die Zeit, das Projekt und die Ressource (wenn diese am Termin eingetragen worden sind) vom Termin an das Besprechungsprotokoll übergeben. Ist der Termin für mehrere Mitarbeiter angelegt worden, so werden diese Mitarbeiter auch gleich als Teilnehmer der Besprechung übergeben.

 

 

Folgende Felder sind in diesem Fenster relevant:
Mit dem Feld Kategorie kann bestimmt werden, welcher Kategorie die Besprechung angehört. (Ist in der Kategorie auch eine Vorlage hinterlegt, so wird am Reiter "Protokoll" dieses mit der entsprechenden Vorlage geöffnet).

Das Feld Status gibt an, in welchem Zustand sich das Protokoll befindet (offen, in Arbeit, fertig). Die Freigabe des Besprechungsprotokolls kann auch über das Feld Freigegeben vorgenommen werden.

 

Besprechungsprotokoll

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Besprechungsprotokolle automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

Im Kontaktjournal werden alle Besprechungsprotokolle angezeigt, die eine Person zugeordnet haben. Die Anzeige der Besprechungsprotokolle im Kontaktjournal hängt nicht mit der Freigabe der Besprechungsprotokolle zusammen.

Über die Funktion Bearbeitung berechtigen werden die Bearbeiter des Protokolls bestimmt. Hier werden die Mitarbeiter, die das Protokoll bearbeiten dürfen, hinzugefügt. Nur für diese ist das Protokoll auch vor der Freigabe ersichtlich! Alle anderen Teilnehmer haben erst Zugriff auf das Besprechungsprotokoll, wenn die Freigabe erfolgt ist.

Über die Funktion Alle Teilnehmer berechtigen können Sie in einem Schritt alle Teilnehmer der Besprechung für die Bearbeitung berechtigen. Sie erhalten folgende Abfragemeldung, wenn Sie diese mit "OK" bestätigen, werden alle Teilnehmer als Bearbeiter übernommen.

Im unteren Bereich des Fensters Berechtigt für Bearbeitung, sind die Mitarbeiter aufgelistet, die für die Bearbeitung des Besprechungsprotokolls berechtigt sind.

Der Menüpunkt Funktionen → DMS ermöglicht, Dokumente zum Besprechungsprotokoll zuzuordnen, zugeordnete Dokumente anzusehen bzw. zu bearbeiten sowie direkt zum Dokument ins DMS zu wechseln.

Hinweis 

Ist bei der Besprechung auch eine Ressource erfasst und bei dieser auch ein Foto hinterlegt worden, so können Sie sich das Ressourcenbild im Detailbereich "Foto" anzeigen lassen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie zuerst in der Fotoverwaltung unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fotos das entsprechende Bild unter den Ressourcen angelegt und dieses auch der Ressource zugewiesen haben. Im Burger-Menü unter dem Punkt Layout kann lässt sich der Detailbereich Foto ein- und ausblenden.

Der Reiter "Teilnehmer" bietet einen raschen Überblick über alle Personen, die an der Besprechung teilnehmen sollen.

Mit der Funktion Teilnehmer zuordnen können weitere Teilnehmer der Besprechung hinzugefügt oder auch entfernt werden. Es öffnet sich das Fenster "Besprechungsteilnehmer" für die Zuordnung.

Alle Teilnehmer, bis auf den Protokollführer, können mit der Funktion Löschen (F7) entfernt werden. Hier wird nur die Zuordnung zum Protokoll und nicht der Mitarbeiter selbst gelöscht!

Im Fensterteil Foto wird das Foto des Teilnehmers angezeigt, wenn dieses unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fotos bei den Personenfotos hinterlegt und der entsprechenden Person zugewiesen worden ist.

Die Zeitbuchungen, die Termine und das Tagesmodell des ausgewählten Mitarbeiters, die am Tag der Besprechung stattfinden, werden im Standard angezeigt.

Dies kann im Burger-Menü → Layout unter "Foto ein/ausblenden", "Tagesmodell ein/ausblenden", "Zeitbuchungen ein/ausblenden" und "Termine ein/ausblenden" administriert werden.

Bleiben eine oder mehrere Personen der Besprechung fern, kann man hier einen oder mehrere Teilnehmer auf Abwesend setzen. Dazu werden mittels Multiselect (Strg + Mausklick auf die gewünschten Teilnehmer) die abwesenden Teilnehmer markiert und unter Funktionen → Abwesend der Status der Teilnehmer auf "Abwesend" gesetzt. Zusätzlich kann im Textfeld (beim Teilnehmer "Bearbeiten" (F6)) eine kurze Begründung zur Abwesenheit hinterlegt werden.
Der Protokollführer wird immer als "Anwesend" angezeigt und kann nicht auf den Status "Abwesend" geändert werden.

Sollten zusätzlich zu den teilnehmenden Personen noch weitere Mitarbeiter Zugriff auf das Besprechungsprotokoll benötigen, kann dies mit der Funktion Verteilen an bewerkstelligt werden. Hier können dem Protokoll zusätzliche Personen zugewiesen werden. Im Fenster Verteilen an ist ersichtlich, an welche Mitarbeiter das Protokoll verteilt worden ist. Diese Mitarbeiter erhalten automatisch den Status Abwesend und können das Protokoll auch nur ansehen, wenn dieses freigegeben worden ist.

Im Protokoll selbst ist es möglich, bereits im Vorfeld eine (grobe) Vorlage zur Besprechung zu erstellen und die Besprechung anschließend gleich in dieser Vorlage mitzuprotokollieren.

Wurde eine Kategorie für das Besprechungsprotokoll gewählt und ist dieser Kategorie eine Vorlage zugeordnet, so wird diese Vorlage hier angezeigt. Sind diese Einstellungen nicht getroffen, so wird eine leere weiße Seite angezeigt, auf der das Protokoll nach eigenen Vorstellungen erstellt werden kann.

Mit der Funktion Freigeben kann das Protokoll freigegeben werden. Es öffnet sich das Fenster "Besprechungsprotokoll freigeben" und es bestehen verschiedene Möglichkeiten, die Teilnehmer zu benachrichtigen.

Nähere Informationen zum Fenster Besprechungsprotokoll freigeben sind in diesem Dokument unter dem Punkt "Besprechungsprotokollübersicht" beschrieben.

 

Die Funktion Als E-Mail senden öffnet eine neue E-Mail, um das Besprechungsprotokoll per E-Mail zu versenden, wobei es als Link, Anhang (.pdf) oder HTML verschickt werden kann. Die Teilnehmer der Besprechung und der Betreff werden direkt in die E-Mail vergeben.

Hinweis 

Mit Weiteres Besprechungsprotokoll öffnen unter Funktionen, können Sie, zusätzlich zum aktiven Besprechungsprotokoll, weitere Besprechungsprotokolle öffnen. Das heißt, eine parallele Ansicht bzw. Bearbeitung mehrerer Besprechungsprotokolle ist möglich.

Es ist auch möglich, Agendapunkte und Dokumente vom Vorgänger zu übernehmen. Agendapunkte können von einem anderen Protokoll kopiert und die Agenda kann zu einem Termin hinzugefügt werden.

Mit der Funktion "Agenda versenden" kann diese auch per E-Mail versendet werden.

 

Zusätzlich zum aktuellen Protokoll hat man auch über den Baum auf der linken Seite die Möglichkeit, auf vorhergegangene Protokolle zuzugreifen.

Ein vorangegangenes Protokoll ist nur dann ersichtlich, wenn man im Moment ein Nachfolgebesprechungsprotokoll bearbeitet, welches mittels der Funktion "Nachfolgebesprechung erstellen" in der Besprechungsprotokollübersicht erstellt worden ist.

 

Links im Fensterteil "Protokolle" sind die Agendapunkte des aktuellen Besprechungsprotokolls zu sehen.

Agendapunkte werden erstellt, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Aktuelles Protokoll → Neu klicken. Pro Agendapunkt wird links ein eigenes Blatt erstellt, sodass die Navigation zwischen den Agendapunkten einfach ist.

Die Agendapunkte des aktuellen Protokolls können mit der Funktion "nach unten/oben verschieben" unter "Funktionen", oder über das Kontextmenü verschoben werden. Würde ein Agendapunkt falsch verschoben werden (in ein altes Protokoll etc.) so wird ein Verbotszeichen angezeigt. Dies ist nur im aktuellen Besprechungsprotokoll möglich, nicht jedoch bei den vorangegangenen älteren Protokollen im Baum.

Der Status der einzelnen Agendapunkte kann über die Funktionen oder das Kontextmenü geändert werden.

 

 

Zusätzlich steht hier eine Combobox zur Verfügung, in der sich das aktuelle Besprechungsprotokoll oder die Besprechungsprotokollserie auswählen lässt: Ist hier Aktuelles Besprechungsprotokoll ausgewählt, so werden nur die Aufgaben/Termine gezeigt, die mit dem aktuellen Protokoll verknüpft sind. Besprechungsprotokollserie bedeutet: Es werden alle Termine/Aufgaben gezeigt, die mit diesem Besprechungsprotokoll und vorangegangen bzw. Nachfolgebesprechungen zusammenhängen.

Es können neue Aufgaben und Termine erstellt oder bearbeitet werden (diese scheinen jedoch dann nicht direkt im Protokoll zur Besprechung auf). Unter dem Menüpunkt "Funktionen" stehen alle wesentlichen Funktionen der Termine und Aufgaben zur Verfügung.

In den Aufgaben kann die Spalte Besprechungsprotokoll hinzugefügt werden. Alle Aufgaben, die aus einem Protokoll heraus erzeugt worden sind, werden mit dem entsprechenden Symbol in der Spalte versehen.

 

Bei den Terminen gibt es die Spalten aus Bespr. Prot. und Hat Bespr. Prot.

"aus Bespr. Prot." bedeutet, dass dieser Termin aus einem Besprechungsprotokoll erzeugt worden ist.

"Hat Bespr. Prot." bedeutet, dass aus diesem Termin ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden ist (mit rechter Maustaste).

Wenn im Zuge der Besprechung neue Termine, Aufgaben, Telefonprotokolle, Kontaktjournaleinträge oder Einsätze entstehen, können diese direkt im Protokoll erstellt werden.
Diese Daten werden direkt an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und Aufgaben, Termine und Einsätze sind auch in einem eigenen Reiter im Besprechungsprotokoll ersichtlich. 

Mittels der Funktion "Omega" im Menü oder durch Klicken der rechten Maustaste auf den markierten Text können diese Daten erstellt werden.

Hinweis 

Der im Parameter Standardprogramm hinterlegte Programmteil wird in der Liste der speziellen Hyperlinks nicht mehr angezeigt. Diese Funktion kann nur mit einem Klick auf die Omega-Schaltfläche direkt gestartet werden. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Besprechungsprotokoll. Standardprogramm Mit diesem Parameter können Sie steuern, welche Neuanlagemaske (Aufgaben, Termine, Telefonprotokoll, Kontaktjournal oder Einsätze) beim Klick auf das Omega-Zeichen im HTML-Editor gestartet wird. Der in diesem Parameter ausgewählte Programmteil kann dann nur mehr mit dem Klick auf das Omega-Zeichen gestartet werden. In der Liste der speziellen Hyperlinks unterhalb des Omega-Zeichens werden die anderen Programmteile aufgelistet.

Beim Erstellen von Aufgaben, Terminen, Telefonprotokollen, Kontaktjournaleinträgen oder Einsätzen wird der Agendapunkt als Betreff und der markierte Text in das Textfeld übernommen. Im Protokoll selbst steht über dem markierten Text ein Link zum jeweiligen Programmteil zur Verfügung. Der zuvor markierte Text wird etwas eingerückt dargestellt, damit ersichtlich ist, dass dieser zur Aufgabe, zum Termin etc. gehört.

Hinweis 

Standardmäßig wird der Link mit dem Programmteil + Mitarbeiter als Text erzeugt, zum Beispiel: Aufgabe (Mustermann, Max). Über den Parameter Linktext mit Betreff können Sie einen Link mit mehr Infos erstellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll. Linktext mit Betreff In diesem Parameter können Sie den Aufbau des Hyperlinks beeinflussen, der bei Erstellen einer Aufgabe, eines Termins etc. über die Omega-Schaltfläche direkt im Protokoll eingefügt wird. Wenn Sie die Ausprägung "Nein" (= Standard) wählen, wird der Link mit dem Programmteil + Mitarbeiter als Text erzeugt, zum Beispiel: Aufgabe (Mustermann, Max).  Termin (20.03.20xx Mustermann, Max). Wenn Sie die Ausprägung "Ja" wählen, wird der Linktext um den Betreff bzw. Personennamen des jeweiligen Datensatzes ergänzt, zum Beispiel: Aufgabe: Angebot erstellen - BMD SYSTEMHAUS GesmbH (Mustermann, Max) Termin: Besprechung - BMD SYSTEMHAUS GesmbH (20.03. 20xx Mustermann, Max) Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll.

Mittels Strg + Klick mit der linken Maustaste auf den Link im Protokoll wird der Termin, die Aufgabe etc. direkt aus dem Protokoll heraus aufgerufen und kann somit auch abgeändert werden. Ändert sich im Protokoll der eingerückte Text, aus dem zuvor die Aufgabe erstellt worden ist, so wird auch in der Aufgabe / im Termin / im Einsatz der Text entsprechend upgedatet, sobald das Protokoll gespeichert worden ist.

Wird die erstellte Aufgabe der Termin bzw. der Einsatz nach dem Erstellen von hier aus nochmals bearbeitet (mit der rechten Maustaste geöffnet), so öffnet sich anschließend das Fenster Textvergleich, um darauf aufmerksam zu machen, dass in der Aufgabe / im Termin / im Einsatz ein anderer Text steht. Welcher Text nun der passende für die Aufgabe / den Termin / den Einsatz ist, kann hier angepasst werden.

Hinweis 

Bei Telefonprotokollen und erstellten Kontaktjournaleinträgen im Besprechungsprotokoll erfolgt kein Textvergleich.

Wird eine Aufgabe / ein Termin / ein Einsatz erledigt, so wird der Link im Protokoll grün dargestellt und auch im Textlink ist der Hinweis "erledigt" zu finden.

 

 

Löschen von Terminen/Einsätzen/Aufgaben: Wird ein Einsatz/Termin auf den entsprechenden Reitern gelöscht, bleibt der Link im Besprechungsprotokoll zum Termin/Einsatz trotzdem bestehen. Dieser hat aber keine Funktionalität mehr und kann ebenfalls gelöscht werden. Aufgaben, die aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt worden sind, können nicht mehr gelöscht werden, diese können nur erledigt werden. Auch umgekehrt ist das Verhalten gleich, sollten die Links zu den Aufgaben/Terminen/Einsätzen im Protokoll gelöscht werden, werden nicht automatisch die Aufgaben, Termine und Einsätze gelöscht. 

 

Mit einer Ausnahme: Ist der identische Termin bzw. die identische Aufgabe in zwei oder mehreren Besprechungsprotokollen vorhanden, wird beim Löschen des Links im Protokoll auch die dazugehörige Aufgabe bzw. der Termin am entsprechenden Reiter gelöscht. Das heißt, es wird nur die Verbindung zu diesem Besprechungsprotokoll gelöscht, grundsätzlich bleibt der Termin bzw. die Aufgabe bestehen.

 

Es ist auch möglich, sich direkt von der Übersicht der Aufgaben/Termine/Einsätze das jeweilige Protokoll anzeigen zu lassen. Dazu bewegen Sie sich auf die jeweilige Aufgabe/den jeweiligen Termin. Mittels Klick mit der rechten Maustaste darauf öffnet sich das Menü.

 

Bei Terminen im Terminkalender, die im Besprechungsprotokoll angelegt worden sind, kann mit der rechten Maustaste die Funktion Zum Protokoll der Besprechung aufgerufen werden, die direkt das Besprechungsprotokoll öffnet. Diese Funktion ist dann aktiv, wenn der Termin im Besprechungsprotokoll unter dem Reiter "Termine" erstellt worden ist.

 

 

 

Bei Aufgaben, die im Besprechungsprotokoll angelegt worden sind, lässt sich in den Aufgaben, mit der rechten Maustaste auf der Aufgabe, die Funktion Zum Protokoll der Besprechung öffnen.

  

Bei den Einsätzen finden Sie mit der rechten Maustaste auf dem Einsatz die Funktion Zum Protokoll der Besprechung, welche das Besprechungsprotokoll öffnet, aus dem dieser Einsatz entstanden ist.

 

Führen Sie nun die Funktion "Zum Protokoll der Besprechung" aus, wird das betreffende Protokoll mit der jeweiligen Aufgabe / dem jeweiligen Termin bzw. Einsatz geöffnet.

Im Fenstermenü stehen Speicherfunktionen sowie Bearbeitungsmöglichkeiten für das Protokoll zur Verfügung. Detaillierte Informationen zum Editor erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Editor.

Hier haben Sie die Möglichkeit, neue Einsätze zum Besprechungsprotokoll anzulegen und zu verwalten. Hier werden auch all jene Einsätze angezeigt, die aus dem Protokoll erzeugt worden sind.

 

 

Die Einsätze können im Paket PEP unter dem Menüpunkt Einsätze administriert werden.

Mittels der Funktion Zum Protokoll der Besprechung können Aufgaben und Einsätze direkt im Protokoll angezeigt werden. Das Programm öffnet das entsprechende Protokoll direkt an jener Stelle, wo die Aufgabe bzw. der Einsatz erzeugt worden ist. Diese Funktion steht in den Reitern "Aufgaben" und "Einsätze/Mitarbeiter" zur Verfügung.

Hier können zum aktuellen Besprechungsprotokoll Dokumente zugeordnet werden.

 

Über das Symbol  Dokumentenvorschau kann diese ein- und ausgeblendet werden.

Unter dem Menüpunkt "Funktionen" stehen alle wesentlichen Funktionen der Dokumente zur Verfügung.

Über die entsprechenden Menüfunktionen können zugeordnete Dokumente angesehen, bearbeitet und versendet werden. Beim Versand besteht die Möglichkeit, das Dokument zu stempeln, zu signieren und mit einem Begleitbrief zu versenden. Für die Databox kann über die Funktion An CZ-Databox ein Poststück angelegt werden.

Mit der Funktion Post kann unter anderem ein neues Poststück zugeordnet oder ein bereits zugeordnetes Poststück angesehen werden.

Die Protokollübersicht bietet einen Überblick über das aktuelle Besprechungsprotokoll bzw. die Vorgänger- und Nachfolgebesprechungsprotokolle des aktuellen Protokolls.

Nur der Protokollführer, Moderator und der Bearbeiter dürfen das jeweilige Protokoll bearbeiten.

 

Zusammengehörige Protokolle werden automatisch miteinander verkettet dargestellt. In der Menüleiste unter Funktionen → Besprechungsprotokolle ordnen kann man die Besprechungsprotokolle in deren Reihenfolge verändern.

In diesem Ordnungsfenster sieht man in der linken Fensterhälfte eine Übersicht über die Protokolle. Mittels der Combobox kann zwischen allen, den eigenen oder den öffentlichen Protokollen umgeschaltet werden. Die Protokolle werden durch Klick auf die Pfeiltasten mit dem aktuellen Protokoll verknüpft und können in eine passende Reihenfolge gebracht werden.

 

Beispiel 

Alle Protokolle, die zwar zur Besprechungsprotokollserie gehören, für die der User jedoch keine Berechtigung besitzt, werden mit ***** angezeigt. Diese Protokolle können nicht gestartet werden und die Funktion "Besprechungsprotokolle ordnen" ist nur dann aktiv, wenn alle Protokolle der Serie sichtbar und alle Berechtigungen vorhanden sind.

Sollten Sie ein Besprechungsprotokoll bearbeiten wollen, welches zurzeit durch einen anderen Benutzer bearbeitet wird, erhalten Sie folgende Meldung:

 

 

In dieser Meldung steht, seit wann (Datum + Uhrzeit) und durch wen (User-ID) dieses Besprechungsprotokoll bearbeitet wird.

Im Datensatzprotokoll des Besprechungsprotokolls werden zusätzlich zu den üblich protokollierten Tätigkeiten (Neuanlage, Bearbeiten ...) noch weitere Aktionen der NTCS Benutzer mitprotokolliert. Dadurch können Sie nachvollziehen, welcher Benutzer welche der folgenden Aktionen im Besprechungsprotokoll durchgeführt hat.

Für das Besprechungsprotokoll können entsprechende Berechtigungen gesetzt werden. Diese finden Sie in der Menüleiste unter Tools → Berechtigung → Berechtigungen.
Hier wählen Sie zuerst die entsprechende Gruppe im linken Fensterbereich "Gruppen".

Die Berechtigungen für das Besprechungsprotokoll finden Sie im Fenster "Berechtigungen" → Funktionen → Berechtigung auf Funktionen und Felder → unter der BMD Zentrale → Funktionen → CRM Besprechungsprotokoll. Hier können die entsprechenden Funktionen erlaubt oder gesperrt werden.

 

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