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In diesem Fenster können Sie das aktuelle Besprechungsprotokoll für alle Teilnehmer freigeben.

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Ist man bei einer Besprechung weder Protokollführer, Moderator oder Bearbeiter, ist das Besprechungsprotokoll erst ersichtlich, sobald die Freigabe dafür erteilt worden ist.
 
Es stehen folgende Ausprägungen zur Verfügung:
  • Bei der Auswahl "Nein" werden die Teilnehmer nicht über die Freigabe benachrichtigt.
  • Bei der Auswahl "Als Link per E-Mail" werden die Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt. Der Betreff lautet "Das Besprechungsprotokoll ... (Titel des Besprechungsprotokolls) wurde freigegeben", und im Textfeld der E-Mail befindet sich ein Link zum Besprechungsprotokoll.
  • Bei der Auswahl "Als Anhang per E-Mail" wird das Besprechungsprotokoll als .pdf Anhang per E-Mail versendet. Der Betreff lautet "Das Besprechungsprotokoll ... (Titel des Besprechungsprotokolls) wurde freigegeben".
  • Bei der Auswahl "Als HTML per E-Mail" wird das Besprechungsprotokoll als HTML Dokument in die E-Mail eingebettet. Der Betreff lautet "Das Besprechungsprotokoll ... (Titel des Besprechungsprotokolls) wurde freigegeben".
Bei der Auswahl "Als HTML per E-Mail" wird die Vorlage aus dem Parameter E-Mail (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Besprechungsprotokoll) in die E-Mail eingebettet.
 
In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage für das Versenden des Besprechungsprotokolls an interne Teilnehmer mit E-Mail hinterlegen. Diese Vorlage wird herangezogen, wenn die Funktionen Als Anhang senden oder Als HTML senden unter Funktionen → Als E-Mail senden oder unter Freigeben im Fenstermenü ausgeführt werden.

HTML-Vorlagen können unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellt und bearbeitet werden.

Haben Sie bei diesem Parameter keine Vorlage hinterlegt, so wird die erste Vorlage der Liste der HTML-Vorlagen herangezogen. Details über HTML-Vorlagen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen. Arbeiten Sie nicht mit den HTML-Vorlagen für die Besprechungsprotokolle, so wird der Text des Besprechungsprotokolls als HTML in die E-Mail übergeben.
 
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