FAQ Mahnungen
Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Mahnwesen.Wie können Mahnungen per Mail verschickt werden?
Um Mahnungen per E-Mail versenden zu können, muss zuerst ein firmenbezogenes Formular erstellt werden.
Der Einstieg erfolgt über Menü → Ausdruck → Firmenbez. Formular anlegen.
Das Formular kann individuell gestaltet werden - Näheres finden Sie unter dem Thema Mahnung - Ausdrucksgestaltung.
Wird keine Änderung vorgenommen, kann das Fenster einfach geschlossen werden. Das firmenbezogene Formular ist nun angelegt und die Druckeinstellungen können bearbeitet werden.
Der Einstieg erfolgt unter Ausdruck → Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten.
In den Druckereinstellungen muss der Punkt „Ausdruck mailen“ aktiviert werden. Weiters kann hier noch eingestellt werden, ob die Mahnungen im Vordergrund oder im Hintergrund versendet werden.
Näheres zu diesem Thema finden Sie auch unter dem Thema Mahnung - Mahnungen per E-Mail versenden.
Der Einstieg erfolgt unter Ausdruck → Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten.
In den Druckereinstellungen muss der Punkt „Ausdruck mailen“ aktiviert werden. Weiters kann hier noch eingestellt werden, ob die Mahnungen im Vordergrund oder im Hintergrund versendet werden.
Näheres zu diesem Thema finden Sie auch unter dem Thema Mahnung - Mahnungen per E-Mail versenden.
Wie kann ich das Mahnformular bearbeiten?
Beim Bearbeiten des Mahnformulars kommt es darauf an, was Sie ändern möchten:
1. Die Textbausteine oder
2. Das Mahnformular mit seinen fixen Datenfeldern bzw. Textfeldern.
Bei folgendem Beispiel ist der Unterschied zwischen den Feldern farblich beschrieben:
BLAU = Textbausteine
GELB = Datenfelder vom Firmen-/Kundenstamm, OP-Verwaltung
GRÜN = Textfelder am Report
Ändern Textbausteine
In der Menüleiste unter Ausdruck → Textbausteinverwaltung können Sie die Textbausteine bearbeiten. Aus dem Standard werden die Textbausteine des Standardkontenrahmens (Firma 100) verwendet. Vor der Bearbeitung der Textbausteine müssen diese vom Standard importiert werden. Der Import wird unter Funktionen → Import (von Firma 100 Standardkontenrahmen) gestartet. Nun sehen Sie die einzelnen Textbausteine, die am Mahnformular je Mahnstufe gedruckt werden, und können diese bearbeiten.
Ändern Mahnformular
Um ein Mahnformular zu bearbeiten, muss zuerst ein firmenbez. Mahnformular angelegt werden. Dies erfolgt unter Ausdruck → firmenbez. Mahnformular anlegen.
Soll der Inhalt der Mahnung (Überschrift, Anrede, Mahntexte, Schlusstext) vom Standard abweichen, ist kein firmenbezogenes Mahnformular notwendig, sondern ein Anpassen der Textbausteine in der Textbausteinverwaltung.
Soll der Inhalt der Mahnung (Überschrift, Anrede, Mahntexte, Schlusstext) vom Standard abweichen, ist kein firmenbezogenes Mahnformular notwendig, sondern ein Anpassen der Textbausteine in der Textbausteinverwaltung.
Beim erstmaligen Start dieser Funktion wird das Formular automatisch angelegt. Es erscheint eine Abfrage, ob zusätzlich ein firmenbezogener Zahlschein angelegt werden soll. Für die Anlage eines Zahlscheins gibt es die Auswahlmöglichkeiten zwischen "normaler Zahlschein" und "SEPA-Zahlschein".
Sobald Sie diesen Punkt ausführen, wird das Mahnformular zur Bearbeitung geöffnet und Sie können die Änderungen durchführen. Näheres dazu finden Sie auch unter dem Thema Ausdrucksgestaltung.
Wenn Sie den Punkt Ausdruck → firmenbez. Formular bearbeiten starten, und es gibt mehrere firmenbezogene Mahnformulare, erscheint ein Hinweis, in dem Sie mit dem Link die Ausdrucksmodell-Verwaltung öffnen können, um die Bearbeitung zu starten.
Wo können die Mahngebühren erfasst werden?
Mahngebühren werden bei der neuen Erstellung am Mahnkreis am Reiter „Erweitert" eingegeben.
Warum erscheint eine fällige Position nicht beim Mahnen?
Hier kann es mehrere Gründe geben:
- Einstellungen beim Erstellen des Mahnkreises
- Verwendung mehrere Mahnkreise
- Eine aktive Mahnsperre auf dem Kunden oder auf der Rechnung
- Falsche Ansicht in der Combobox bei der Mahnansicht
- Am Kontostamm ist das Feld "Mahnadresse" nicht auf "Hauptadresse Konto" eingestellt und es gibt abweichende Adressen auf der Buchung selbst.
Einstellungen beim Erstellen des Mahnkreises
Bei der Erstellung sind folgende Punkte zu kontrollieren:
- Eingabe des richtigen Mahndatums bzw. Buchungsdatums.
- Eine eventuelle Einschränkung im Feld "von bzw. bis Konto".
- Ein eventuell eingegebener Filter im Feld "variabler Filter".
Verwendung mehrere Mahnkreise
In der Standardeinstellung wird nur mit einem Mahnkreis gearbeitet. Mehrere Mahnkreise sind dann sinnvoll, wenn mehrere Mahnläufe (nach Vertreter oder Kunden sortiert) gleichzeitig erstellt bzw. bearbeitet werden sollen. Positionen, die im Mahnkreis 1 erstellt wurden, erscheinen somit nicht mehr in den anderen Mahnkreisen. Mehr hierzu erfahren Sie im Thema Mahnung - Mahnkreise.
Aktive Mahnsperre
Es besteht die Möglichkeit, eine Mahnsperre am Kundenkonto am Reiter "FIBU-Konto" im Feld "Mahnsperre" zu setzen. Alle Rechnungen werden somit für diesen Kunden für die Mahnung gesperrt.
Weiters besteht die Möglichkeit, einzelne Rechnungen für die Mahnung zu sperren. Diese geschieht direkt auf der Rechnung im Feld "Mahnsperre".
Beide Möglichkeiten sollten kontrolliert werden.
Falsche Ansicht
In der Mahnübersicht gibt es rechts oben die Möglichkeit, die Ansicht mit Comboboxen zu verändern. Kontrollieren Sie, ob hier die richtige Auswahl getroffen wurde:
Im Feld "Grund für keine Mahnfreigabe" erfahren Sie den Grund, warum der Kunde nicht gemahnt wird.
In diesem Beispiel ist eine Zeitspanne am Mahnkreis gesetzt, welche sich auf das Kundenkonto speichert.
Am Kundenkonto selbst steht auf der Buchung im Feld "Mahndatum", von wann an die Zeitspanne berechnet wird.
Verzugszinsen können nicht verbucht werden?
Bei folgender Fehlermeldung prüfen Sie die Einstellungen am Personenkonto:
"Aufgrund der Kontoeinstellungen wurden keine Verzugszinsen/Mahngebühren verbucht!"
Am Kundenkonto am Reiter "Personenkonto (Bearbeiten)" gibt es das Feld "Mahnverbuch". Hier muss das Kennzeichen auf "VZ und MG werden verbucht" gestellt sein:
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