Rechnung per E-Mail
In dieser Themenhilfe erhalten Sie alle relevanten Informationen zum Rechnungsversand per E-Mail.
Allgemein
Durch die Gleichstellung von Papierrechnungen und Rechnungen per E-Mail ist der Rechnungsversand per E-Mail ein immer wichtiger werdender Bestandteil der Fakturierung. Die Rechnung per E-Mail enthält alle nach den Richtlinien erforderlichen Angaben.
Die Ausstellung einer Rechnung per E-Mail erfordert unbedingt die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Vom Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer sind Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts sowie Lesbarkeit, Rechnungsmerkmale und Pflichtangaben zu gewährleisten!
Begriffe
Einige Begriffe werden im Folgenden kurz zum besseren Verständis erklärt:
| Rechnung per E-Mail | Unter "Rechnung per E-Mail" sind alle Arten von Rechnungen zu verstehen, die als E-Mail versendet werden. Dies beinhaltet z. B. Rechnungen im Format doc, rtf, pdf ... |
| Elektronische Rechnung | Unter "Elektronischer Rechnung" werden Rechnungen im XML-Format verstanden. |
| E-Mail-Empfänger | An welche E-Mail-Adresse soll die E-Mail versendet werden? Zum Beispiel: Wer soll die Rechnung per E-Mail erhalten, an welche E-Mail-Adresse wird ein Ausdruck versendet. |
Absenderadresse | Von welcher E-Mail-Adresse soll die E-Mail versendet werden? |
| Absender-Account | Von welchem E-Mail-Account (Konto des Senders) soll die E-Mail versendet werden? |
| An | Ist der offizielle E-Mail-Empfänger einer E-Mail. |
| CC | CC-E-Mail-Empfänger bekommen die E-Mail in Kopie. Der E-Mail-Empfänger (An) sieht die CC-E-Mail-Empfänger. |
| BCC | BCC-E-Mail-Empfänger bekommen die E-Mail auch in Kopie. Allerdings sieht der E-Mail-Empfänger (An) die BCC-E-Mail-Empfänger nicht. |
Stammdaten
Kundenstammdaten
In den Kundenstammdaten wird die E-Mail-Adresse hinterlegt, an welche die Rechnung versendet wird. Mit dem Feld Rechnung per E-Mail wird weiters festgelegt, ob der Rechnungsversand per E-Mail erfolgt.
Feld "E-Mail" am Kundenstamm
Die Haupt-E-Mail-Adresse des Kunden wird im Feld "E-Mail" am Kundenstamm hinterlegt:
Hinweis
 | Mit der F4-Funktion im Feld "E-Mail" erfolgt die Prüfung der E-Mail-Adresse in der Robinsonliste, daher ist über die F4-Funktion keine Auswahl bereits angelegter E-Mail-Adressen möglich. |
Hinweis
| Für das Feld "Rechnung per E-Mail" gilt die Ausprägung "E-Mail (PDF ohne Signatur)" als Standardausprägung. Diese Einstellung gilt auch für den Personenimport, für die Anlage von Kunden über den Compass und auch bei der Übernahme der Konten aus dem Standardkontenrahmen. Es sind somit nur jene Kunden zu bearbeiten, welche die Rechnungen nicht per E-Mail erhalten möchten. Bei Bedarf kann der Vorschlagswert des Feldes geändert werden. Wird der Versand der Rechnung per E-Mail generell nicht gewünscht, so kann der Vorschlagswert auf "Nein" geändert werden. |
Weitere E-Mail-Adressen (F8)
Soll die Rechnung an eine abweichende E-Mail-Adresse versendet werden, kann diese mit der F8-Funktion im Feld "E-Mail" am Kundenstamm angelegt bzw. eingestellt werden.
Hinweis
| Wird im Feld "E-Mails" eine Adresse erfasst, wird diese automatisch in den E-Mail-Adressen, die über die F8-Funktion zu öffnen sind, mit der E-Mail-Adressart "1 - Geschäftlich" angelegt.  Wird die E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail" entfernt, wird sie automatisch auch aus der Übersicht der E-Mail-Adressen (aufgerufen über die F8-Funktion) gelöscht. |
In den zusätzlichen E-Mail-Adressen kann definiert werden, welche Adresse für den Versand der Rechnung gezogen werden soll. Folgende Felder sind für die Ermittlung der E-Mail-Adresse relevant, wenn beim Kunden oder bei der Kontaktperson mehrere E-Mail-Adressen verwaltet werden:
| Versandeinstellungen | Mit der F8-Funktion beim Feld "Versandeinstellungen" kann die Zuordnung der E-Mail-Adresse zu den gewünschten Belegarten erfolgen. Zunächst öffnen Sie in den E-Mail-Adressen mit F6 das Bearbeiten:  Die Versandeinstellungen können mit der F8-Funktion geöffnet werden:  Im Fenster "Versandeinstellungen" sind die zugeordneten E-Mail-Adressarten auf der rechten Seite zu sehen bzw. die gewünschten können mit dem Pfeil nach rechts zugeordnet werden:  Nach der Zuordnung wird die "Empfangsart" automatisch auf "CC" gesetzt. Falls eine Anpassung erforderlich ist, kann diese für jeden Datensatz individuell per rechter Maustaste (oder über die F6-Funktion) vorgenommen werden:  Hinweis
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| E-Mail-Adressart | Wird im Feld "E-Mail-Adressart" die Auswahl "3 - Rechnung" verwendet, so wird das Feld "E-Mail-Adresse für Rechnung" automatisch aktiviert. Ein manuelles Bearbeiten des Feldes "E-Mail-Adresse für Rechnung" ist nicht möglich.  Wird die E-Mail-Adressart "3 - Rechnung" ausgewählt, wird diese E-Mail-Adresse automatisch für den Versand der Rechnung verwendet. Hinweis
Hinweis
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Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm
Damit eine Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger gesendet wird, muss das Feld "Rechnung per E-Mail" im Kundenstamm (Paket WWS → Stammdaten → Kunden und Lieferanten → Kunden) auf ungleich "Nein" gesetzt werden.
Hinweis
| Dieses Kennzeichen kann nur je Kunde geändert werden. Es gibt keine Rückfallebene auf Kundengruppen und auch keine Parametereinstellung! In der Feldauswahl kann mit Hilfe der Eingabeeigenschaften für die Neuanlage der gewünschte Vorschlagswert vorgegeben werden:  Beim Import kann das Feld mit der gewünschten Ausprägung importiert werden. Die Vorschlagswerte bzw. Feldwerte lauten: 0 - Nein 1 - E-Mail (PDF mit Signatur) 2 - E-Mail (PDF ohne Signatur) 3 - BMD Com (PDF ohne Signatur) |
Hinweis
| Die elektronische Signatur für PDF-Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Die Einstellung "E-Mail (PDF ohne Signatur)" ist daher ausreichend. |
Kontaktperson
Wird auf der Kontaktperson eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese vorrangig ermittelt.
Hinweis
| Ausnahme: Ist bei der E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers beim Feld "E-Mail-Adressart" die Einstellung "3 - Rechnung" hinterlegt, wird die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers und nicht die E-Mail-Adresse der Kontaktperson ermittelt. Wird bei der E-Mail-Adresse der Kontaktperson das Feld "E-Mail-Adressart" auf "3 - Rechnung" gestellt, hat das für diesen Fall keine Auswirkung und es wird die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers ermittelt. |
Ausdrucksmodell
Im Ausdrucksmodell in den Druckereinstellungen im Bereich "E-Mail" muss der Versand per E-Mail aktiviert werden. Folgende Einstellungen sind dabei zu beachten:
Folgende Felder stehen Ihnen im Fenster "Druckereinstellung" zur Verfügung:
Ausdrucksmodelldetail
Am Ausdrucksmodelldetail gibt es im Bereich "E-Mail-Einstellungen" folgende revelante Felder:
| E-Mail-Empfänger | Hier kann eingestellt werden, wie der E-Mail-Empfänger ermittelt werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Je Ausdrucksart sind die Einstellungsmöglichkeiten unterschiedlich. Folgende Optionen sind bei Angebot bzw. Auftragsbestätigung auswählbar:
Für den Lieferschein sind folgende Ausprägungen möglich:
Für die Rechnung kann aus folgenden Varianten gewählt werden:
Hinweis
Hinweis
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Hinweis
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| Person für E-Mail-Adressen-Ermittlung | Definition, mit welcher Person die E-Mail-Adresse ermittelt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Derzeit nur bei Lieferschein und Rechnung auswählbar, wenn beim Feld "E-Mail-Empfänger" die Ausprägung "Laut Person für E-Mail-Adressen-Ermittlung" aktiv ist. Beim Lieferschein kann zwischen
gewählt werden. Vorrangig wird die Kontaktperson berücksichtigt. Bei der Rechnung kann zwischen
gewählt werden. Vorrangig wird die Kontaktperson berücksichtigt. Hinweis
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| Ermittlung E-Mail-Versandadresse | Über dieses Feld kann definiert werden, ob die Versandeinstellungen auf den E-Mail-Adressen verwendet werden sollen. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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| E-Mail-Adresse | Hinterlegung der E-Mail-Adresse, an die der Ausdruck zusätzlich zur E-Mail-Adresse, die am Kunden hinterlegt ist, versendet werden soll. Diese Hinterlegung ist nur wirksam, wenn in den Druckeinstellungen das Feld "Ausdruck mailen" aktiv ist. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Ob diese E-Mail-Adresse als normaler E-Mail-Empfänger (An) oder als CC oder BCC verwendet werden soll, kann im Feld "E-Mail-Kennzeichen" ausgewählt werden. Hinweis
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| E-Mail-Kennzeichen | Hier kann eingestellt werden, wo die im Feld "E-Mail-Adresse" angegebene Adresse bei einer E-Mail-Versendung eingefügt werden soll. Möglich sind:
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Standardmäßig steht das Feld auf "lt. WWS Parameter". Der Parameter "Rückfallebene - E-Mail-Kennzeichen im Ausdrucksmodell" ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein Weitere Auswahlmöglichkeiten sind:
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| BCC-E-Mail-Empfänger hinzufügen | Definition, an welche zusätzlichen Personen die E-Mail in BCC geschickt werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Zur Auswahl stehen die Felder "Bearbeiter" und "Vertreter 1 - 4". Hinweis
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| CC-E-Mail-Empfänger hinzufügen | Definition, an welche zusätzlichen Personen die E-Mail in CC geschickt werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Zur Auswahl stehen die Felder "Bearbeiter" und "Vertreter 1 - 4". Hinweis
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| Ermittlung Projekt-E-Mail-Adressen | Hier kann eingestellt werden, dass E-Mail-Adressen von Personen des Projekts als CC- oder BCC-E-Mail-Adresse ergänzt werden. Folgende Ausprägungen sind möglich:
Am Projekt kann über das Feld "Projekt-E-Mail-Adressen" festgelegt werden, welche Person bzw. welche E-Mail-Adresse dafür verwendet werden. Dort kann auch die entsprechende E-Mail-Adressart zugeordnet werden. |
Art des E-Mail-Versands
Möglich ist ein E-Mail-Versand entweder im Hintergrund oder im Vordergrund.
Der Unterschied liegt darin, dass der Anwender beim Versand im Vordergrund die E-Mail vor dem Versand noch im Outlook bearbeiten kann. In diesem Fall wird das Dokument als PDF in eine neue E-Mail-Nachricht eingefügt und die E-Mail wird im Bearbeitungsmodus geöffnet. Beim E-Mail-Versand im Vordergrund wird immer der lokale E-Mail-Client angesprochen. Dies entspricht derselben Ansteuerung wie im zuvor beschriebenem Fall des beabsichtigten bzw. ausgewählten E-Mail-Versands.
Aktivierung des Versands im Vordergrund: Um die E-Mails im Vordergrund zu versenden, muss die Einstellung der Art des E-Mail-Versands in den Druckereinstellungen dementsprechend hinterlegt sein:
Beim Versand im Hintergrund wird die E-Mail inklusive Anhang mit den vordefinierten Einstellungen sofort versendet, ohne dass eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit gegeben ist. Der Versand einer E-Mail im Hintergrund erfolgt über das eigene E-Mail-Konto oder über SMTP. Wird die Rechnung gedruckt, erfolgt hier der Versand per E-Mail völlig im Hintergrund. Dabei wird keine E-Mail geöffnet, die editiert werden kann.
Aktivierung des Versands im Hintergrund: In den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodells im Feld "Art des E-Mail-Versands" kann die entsprechende Art ausgewählt werden:
Folgende Ausprägungen sind beim Feld "Art des E-Mail-Versands" möglich:
| Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden | Die E-Mail wird sofort über den Mail-Server versendet, ohne dass eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit gegeben ist. | ||
| Im Hintergrund über den Mail-Client versenden | Die E-Mail wird sofort über den lokalen Mail-Client versendet, ohne dass eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit gegeben ist. | ||
| Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern | Die E-Mail wird in den Entwürfen des lokalen Mail-Clients gespeichert. | ||
| Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen | Die E-Mail wird im lokalen Mail-Client im Bearbeitungsmodus geöffnet und kann somit noch bearbeitet werden, bevor sie versendet wird. Beim Druck von mehreren Belegen (z. B. Rechnungslauf) werden diese alle gleichzeitig geöffnet. | ||
| Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!) | Die E-Mail wird im lokalen Mail-Client im Bearbeitungsmodus geöffnet. Eine E-Mail nach der anderen wird dabei aufgemacht. Die NTCS wartet bis die erste E-Mail bearbeitet und versendet worden ist, erst dann wird die nächste E-Mail geöffnet ... Beispiel
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Hinweis
| Wird der Versand über den Mail-Client gewählt, finden sich die gesendeten E-Mails im Postausgang. Wird im Hintergrund über den Mail-Server versendet, gibt es keine Info zu den gesendeten E-Mails. |
Hinweis
| Beachten Sie in allen Fällen, dass die Berechtigungen des Versands per E-Mail immer von Ihrer Technik bzw. Ihrem EDV-Betreuer abgeklärt bzw. eingerichtet werden müssen. Das bedeutet im Fall von Outlook, dass es möglich bzw. erlaubt sein muss, über die entsprechende E-Mail-Adresse zu versenden. Erst wenn dies grundsätzlich möglich ist, können die Einstellungen in der NTCS greifen. Im Fall einer SMTP-Server-Lösung muss ebenfalls vorab von Ihrer Technik die Möglichkeit geschaffen werden, dass mit dem angemeldeten User E-Mails versendet werden dürfen. Die Freigabe auf das entsprechende Konto muss gesetzt werden, erst dann können die NTCS Einstellungen greifen. |
Absender-E-Mail-Adressen und Absender-Accounts
Beim Versand der Rechnung per E-Mail kommen verschiedene Regeln zur Ermittlung der Absender-E-Mail-Adresse zu tragen. Erfolgt der E-Mail-Versand im Vordergrund, wird mit der eigenen E-Mail-Adresse oder über eine hinterlegte Absenderadresse versendet. Erfolgt der E-Mail-Versand im Hintergrund, wird meistens alles von einer Absenderadresse verschickt.
Lokale E-Mail-Adresse
Dabei wird die jeweils lokale E-Mail-Adresse für den Versand verwendet. Das bedeutet, jener User, der den Rechnungsversand durchführt, versendet die Rechnung über den eigenen Account und speichert die E-Mail auch im eigenen Postausgang.
Absenderadresse für den Versand im Vordergrund
Werden die E-Mails im Vordergrund versendet, kann eine Absender-E-Mail-Adresse in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail im Feld "Absenderadresse" hinterlegt werden.
In diesem Feld kann eine Absender-E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die für den E-Mail-Versand im Vordergrund verwendet wird. |
Absenderadresse über den SMTP-Postausgang
Es gibt auch die Möglichkeit, alle Rechnungen über eine eigene E-Mail-Adresse und somit über einen SMTP-Server zu versenden. Die Absenderadresse kann als fixe Absenderadresse in den TOOLS Parametern definiert werden. Dazu muss diese aber entsprechend von Ihrer Technik freigegeben werden.
Folgender Parameter steht Ihnen zur Einstellung einer fixen Absenderadresse zur Verfügung:
Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → E-Mail-Einstellungen
Kann keine Absenderadresse ermittelt werden, so wird automatisch diese Adresse eingetragen. Die Eingabe der Adresse ist in folgenden Formaten möglich: 2. "John Doe" John.Doe@bmd.at Wenn der Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → "Standard E-Mail-Absenderadresse aktualisieren" auf "Ja" gestellt ist, wird die am jeweiligen Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch benutzerbezogen in diesen Parameter übergeben. Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter zusätzlich mit einer User-ID verknüpft sein. |
In diesem Parameterbereich finden sich noch weitere Einstellungsmöglichkeiten für den E-Mail-Versand.
Hinweis
| Wenn der CRM Parameter "Standard-E-Mail-Absenderadresse aktualisieren" auf "Ja" steht, wird die im Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter als "Absenderadresse" übergeben. Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter auch mit einer User-ID verknüpft sein. Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein
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Absender-Account über das Ausdrucksmodelldetail
Soll ein abweichender Absender-Account verwendet werden, kann im jeweiligen Ausdrucksmodelldetail unter Druckereinstellung im Feld "Absender-Account" ein abweichender E-Mail-Account gewählt werden, der dann nur für dieses eine Ausdrucksmodelldetail gültig ist und die Parametereinstellung in den Tools übersteuert.
In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail): E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden. E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert. |
Der Absender-Account kann über die Mailsystem Diagnose (Paket TOOLS → Tools → Administration → E-Mails → E-Mail-Systemdiagnose) getestet werden.
Wie kann in Firmengruppen mit Absenderadressen gearbeitet werden?
Die Ausdrucksmodelle werden je Firma angelegt und dort kann der Absender-Account in der Druckereinstellung hinterlegt werden (für den Hintergrundversand). Wenn der Versand im Vordergrund aktiviert ist, dann kann die Absenderadresse in der Druckereinstellung hinterlegt werden oder es kann dies manuell im Outlook umgestellt werden: Beim Feld "Von..." in der E-Mail kann eine abweichende E-Mail-Adresse ausgewählt werden.
Sender-E-Mail-Account für Rechnungsdruck
Soll der E-Mail-Account des Absenders für den Rechnungsdruck allgemein gesetzt werden (sofern im Ausdrucksmodelldetail in der Druckereinstellung keine Angabe vorhanden ist), kann dies im Parameter "Sender-E-Mail-Account" vorgenommen werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition des Absender-E-Mail-Accounts, sofern unter Ausdrucksmodelldetail - Druckereinstellung keine Angabe vorhanden ist. |
Kontrolle des Rechnungsformulars
Zu Beginn sollten Sie das Layout der E-Mail-Rechnung sowie die Reporteinstellungen überprüfen. Logos oder Vordrucke müssen in den Formularen für die Rechnung per E-Mail eingefügt werden, wenn sonst fixe Vordrucke auf Papier verwendet werden.
Gerne unterstützen wir Sie dabei bei einem Termin.
Rechnungsversand mit digitaler Signatur
Nach der neuen Rechtslage ist die digitale Signatur nicht mehr erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes herzustellen. Bitte informieren Sie sich über die rechtliche Verbindlichkeit Ihrer zugestellten Rechnungen.
Aus diesem Grund kommt der elektronischen Signatur kein so hoher Stellenwert mehr zu. Natürlich unterstützt die NTCS aber auch die Anbindung an PDF-AS-Stempel. Dazu muss dieser PDF-AS-Stempel allerdings vorab in der Betriebsumgebung installiert werden.
Dies kann über die Homepage der ID Austria gemacht werden (Bundeskanzleramt). Gerne steht Ihnen unsere Technik für einen Termin zur Installation des PDF-AS-Servers zur Verfügung. Der PDF-AS-Stempel funktioniert für den Benutzer gleich wie vorangegangene Stempel, zum Beispiel der XYSMO.
Um die elektronische Signatur in der NTCS verwenden zu können, müssen drei Einstellungen getätigt werden.
Verknüpfung des Stempels mit der NTCS
Der bereits installierte Stempel wird über einen Parameter mit der NTCS verknüpft. Folgender Parameter steht Ihnen für die Verknüpfung des Stempels mit der NTCS zur Verfügung:
Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Internet
Hinterlegen Sie hier den Pfad und den Dateinamen der Batch-Datei des PDF-AS-Client. Zum Beispiel: c:\Programme\Siganture\Sign_Bin_BKU.bat |
Aktivierung des Stempels im Ausdrucksmodell
In den Druckereinstellungen des entsprechenden Ausdrucksmodells muss die Verwendung des PDF-AS-Stempels aktiviert werden.
Aktivierung des Stempels in den Kundenstammdaten
Um den hinterlegten Stempel bei den gewünschten Kunden als Signatur zu verwenden, muss die Signatur direkt am Kunden eingestellt werden.
Rechnungsversand ohne Signatur
Wie weiter oben im Dokument schon erwähnt, ist es nicht mehr notwendig, die Rechnung per E-Mail mit einer Signatur zu versehen. Nachfolgend werden einige Möglichkeiten erklärt, wie Rechnungen per E-Mail ohne Signatur aussehen bzw. wie sie versendet werden können.
Rechnungen im PDF-Format
Rechnungen können per E-Mail im PDF-Dateiformat versendet werden. Dabei wird eine E-Mail versendet, in deren Anhang die Rechnung als PDF-Dokument versendet wird.
Voraussetzungen für den PDF-Versand: Der Versand der Rechnung per E-Mail ersetzt den Ausdruck der Rechnung auf Papier und wird über die gleiche Funktion aufgerufen. Die Rechnung kann per E-Mail entweder in Hintergrund oder im Vordergrund verschickt werden.
Die Einstellungen für das Versenden per E-Mail finden Sie im Ausdrucksmodell.
Rechnungen im XML-Format (Elektronische Rechnung)
Um eine Originalrechnung im XML-Format zu erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten:- Rechnungserstellung im XML-Format mit EDI-Lizenz:
Für eine automatische Verarbeitung der XML-Rechnung benötigen Sie die Lizenz "EDI-Transaktion INVOICE" (nswws140r). Zusätzlich sind Einstellungen am Kundenstamm notwendig. Sollen XML-Rechnungen automatisch mit dem Rechnungsdruck erstellt werden, ist dazu ein eigenes Ausdrucksmodelldetail mit dem Reporttyp "EDI-Rechnung" und der Hinterlegung eines XML-Reports in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail notwendig. Nähere Informationen zur automatischen Erstellung von XML-Rechnungen finden Sie in der Themenhilfe EDI/XML - Export und Import in der NTCS WWS. - Rechnungserstellung im XML-Format ohne EDI-Lizenz:
Ohne EDI-Lizenz kann die Erstellung der XML-Rechnung entweder im Fenster Aufträge oder in den Rechnungen manuell ausgeführt werden.
Im Fenster Aufträge: Markieren Sie den gewünschten Auftrag und führen Sie die Funktion "EDI-Rechnung (Standard)" aus. Diese Funktion finden Sie im Fenstermenü → Ausdruck.
Im Fenster Rechnungen: Markieren Sie die gewünschte Rechnung und führen Sie die Funktion "EDI-Rechnung (Standard)" aus. Diese Funktion finden Sie im Fenstermenü → Ausdruck → EDI.
Die Funktion "EDI-Rechnung (Standard)" kann nur verwendet werden, wenn der Standardreport für die XML-Rechnungserstellung ausreichend ist. Voraussetzung für den Druck der XML-Rechnung ist dabei, dass der Standardreport in einer gültigen Version vorhanden ist. Wie neue Reports importiert werden, finden Sie in der Hilfe Standards importieren.
Hinweis
| Für eine automatische Verarbeitung der XML-Rechnung ist die Lizenz "EDI-Transaktion INVOICE" (nswws140r) notwendig. |
PDF- und XML-Rechnungen müssen aufgrund der Richtlinien (wenn es die gleiche Rechnung ist) in einer E-Mail versendet werden. Dies kann im Ausdrucksmodell eingestellt werden.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema EDI-/XML-Export/Import in der NTCS WWS.
Rechnung mit eingebetteter XML-Datei
Dafür ist ein Ausdrucksmodell mit zwei Details notwendig.
Hinweise
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Erstes Ausdrucksmodelldetail:
Das Feld "EDI-Rechnung einbetten" muss am ersten Ausdrucksmodelldetail aktiviert werden:
In der Druckereinstellung dieses Ausdrucksmodelldetails ist "Ausdruck drucken", "Ausdruck in Vorschau anzeigen", "Ausdruck archivieren" oder "Ausdruck mailen" einzustellen.
Zweites Ausdrucksmodelldetail:
Am zweiten Detail muss der XML-Report hinterlegt und die gewünschte Verarbeitungsart in der Druckereinstellung aktiviert werden (Mail oder PDF, wo die XML-Datei eingebettet werden soll).
Beispiel
 | Erstes Detail mit aktiviertem "Ausdruck mailen" und "Ausdruck archivieren" in der Druckereinstellung. Wenn die XML-Datei nur bei der E-Mail an den Kunden dabei sein soll, dann muss im zweiten Detail nur "Ausdruck mailen" aktiviert sein. |
Hinweis
| Damit PDF/A-3-Dateien verarbeitet werden können, muss der Netclient aktualisiert oder diese Komponente installiert werden: c:\ProgramData\BMDNTCS\BMDNTCSClients\DBSERVER\GdPictureComReg.exe
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FAQ
E-Mail und Rechnungsdruck
E-Mail-Adresse
Einstellungen für den E-Mail-Versand
Werkzeuge
