FAQ Rechnung per E-Mail
Grundlegende Informationen zu Rechnung per E-Mail finden Sie unter Rechnung per E-Mail.Inhalt
E-Mail und Rechnungsdruck
Wie können Rechnungen automatisiert per E-Mail versendet werden?
Voraussetzung für das Versenden der Rechnung per E-Mail ist die hinterlegte E-Mail-Adresse und die Aktivierung des Feldes "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm.
In der Druckereinstellung der Ausdrucksmodelle kann definiert werden, ob eine Rechnung per E-Mail versendet werden soll. Nur wenn dort das Feld "Ausdruck mailen" aktiviert ist, wird der Ausdruck per E-Mail versendet. Dort sind auch weitere Voreinstellungen möglich: Betreff, E-Mail-Text und Art des E-Mail-Versands.
Im Standard wird die E-Mail an die Kontaktperson des Rechnungsempfängers versendet.
Wo werden die Rechnungen aufgelistet, die per E-Mail versendet worden sind?
Im Belegjournal werden alle Rechnungen aufgelistet, die per E-Mail versendet worden sind. Das Belegjournal ist zu finden im Paket WWS → Verkauf → Rechnungen → Belegjournal.
Über folgenden Parameter kann die Protokollierung im Belegjournal für die Warenwirtschaft aktiviert werden:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob alle Dokumente, die beim Rechnungsdruck verarbeitet werden (also das Rechnungsdokument selbst + event. Zusatzdokumente wie Artikeldokumente, Auftragsdokumente etc.) zur Nachvollziehbarkeit ins Belegjournal gespeichert werden. Die Daten sind im Fenster "Rechnungen" im Reiter "Belegjournal" ersichtlich. Hinweis: In das Belegjournal werden auch dann Datensätze gespeichert, wenn die "Belegfreigabe" aktiviert ist (kann am Ausdrucksmodell aktiviert werden). |
Hinweis
 | Das Belegjournal kann auch ohne Archiv verwendet werden, jedoch ist dann kein Dokument ersichtlich. |
Wie kann der Versand von Belegen per E-Mail erfolgen?
In der Druckereinstellung ist im Feld "Art des E-Mail-Versands" definierbar, wie der Versand über das E-Mail-Programm erfolgen soll. Dabei sind folgende Ausprägungen möglich:
| Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden | Die E-Mail wird sofort über den Mail-Server versendet, ohne dass eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit gegeben ist. | ||
| Im Hintergrund über den Mail-Client versenden | Die E-Mail wird sofort über den lokalen Mail-Client versendet, ohne dass eine weitere Bearbeitungsmöglichkeit gegeben ist. | ||
| Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern | Die E-Mail wird in den Entwürfen des lokalen Mail-Clients gespeichert. | ||
| Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen | Die E-Mail wird im lokalen Mail-Client im Bearbeitungsmodus geöffnet und kann somit noch bearbeitet werden, bevor sie versendet wird. Beim Druck von mehreren Belegen (z. B. Rechnungslauf) werden diese alle gleichzeitig geöffnet. | ||
| Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!) | Die E-Mail wird im lokalen Mail-Client im Bearbeitungsmodus geöffnet. Eine E-Mail nach der anderen wird dabei geöffnet. Die NTCS wartet, bis die erste E-Mail bearbeitet und versendet worden ist, erst dann wird die nächste E-Mail geöffnet. Beispiel
|
Wird der Versand über den Mail-Client gewählt, finden sich die gesendeten E-Mails im Postausgang. Wird im Hintergrund über den Mail-Server versendet, gibt es keine Information zu den gesendeten E-Mails.
Wie kann immer ein bestimmtes Zusatzdokument zusätzlich zur Rechnung per E-Mail versendet werden?
In den Ausdrucksmodelldetails können im Feld "Zusatzdokumente" ein oder mehrere Dokumente hinterlegt werden, die immer mit der Rechnung gedruckt bzw. versendet werden.
Sobald es ein Dokument zu einem Ausdrucksmodelldetail gibt, ist dies über ein Symbol ersichtlich.
Das Feld "Zusatzdokumente" wird auch befüllt, wenn ein Dokument über die rechte Maustaste → DMS dem Ausdrucksmodelldetail zugeordnet wird.
Ob das Zusatzdokument als eigenständiger Anhang oder im Rechnungsdokument angefügt wird, hängt von der Einstellung des Feldes "ges. E-Mail" (gesammelte E-Mail) am Ausdrucksmodell ab.
Dabei sind folgende Optionen möglich:
- Nein
- Ja, alle Dokumente einzeln (Standard)
- Ja, ein PDF mit allen Dokumenten
- Ja, ein Hauptdokument-PDF und ein Zusatzdokumente-PDF
Hinweis
| Das hinterlegte Zusatzdokument wird nur dann per E-Mail mit der Rechnung versendet, wenn der E-Mail-Versand über die Druckereinstellungen aktiviert ist und diese somit automatisch erstellt wird. Wird der E-Mail-Versand manuell über die Ausdrucksvorschau ausgelöst, ist das Zusatzdokument nicht in der E-Mail zu finden. |
Wie können für den E-Mail-Versand alle Dokumente in einem PDF zusammengefasst werden?
Am Ausdrucksmodell kann im Feld "ges. E-Mail" festgelegt werden, ob und wie die Dokumente dieses Ausdrucksmodells in einer E-Mail zusammengefasst werden sollen.
Im Feld "ges. E-Mail" stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung:
- Nein
- Ja, alle Dokumente einzeln: Alle Dokumente werden einzeln als PDF im E-Mail-Anhang zur Verfügung gestellt.
- Ja, ein PDF mit allen Dokumenten: Alle Dokumente werden in einem gesamten PDF zusammengefasst.
- Ja, ein Hauptdokument-PDF und ein Zusatzdokumente-PDF: Das Hauptdokument (z. B. Rechnung) wird als eigene PDF-Datei zur Verfügung gestellt und alle Zusatzdokumente kommen gesammelt in eine weitere PDF-Datei für den E-Mail-Versand.
Wenn es mehrere Ausdrucksmodelldetails gibt, gilt bei der Ausprägung "Ja, ein Hauptdokument-PDF und ein Zusatzdokumente-PDF" Folgendes: Der Ausdruck des ersten Ausdrucksmodelldetails (= Original) wird als Hauptdokument angehängt. Dokumente aller weiteren Ausdrucksmodelldetails kommen in die PDF-Datei der Zusatzdokumente.
Hinweis
| Der E-Mail-Versand und die Zusammenfassung der Dokumente erfolgen nur beim Originalausdruck und nur wenn der Versand automatisch erfolgt. Das heißt, die Zusammenfassung der Dokumente funktioniert nicht, wenn die Funktion "E-Mail" aus der Ausdrucksvorschau ausgeführt wird.  |
Was passiert, wenn normalerweise der Ausdruck per E-Mail versendet wird, aber keine E-Mail-Adresse vorhanden ist?
Sind die Einstellungen für den Versand von E-Mails auf der Druckereinstellung aktiviert und es ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, kann in der Druckereinstellung über folgende Felder ausgewählt werden, was stattdessen gemacht werden soll:
- Feld "Drucken, wenn E-Mail nicht möglich"
- Feld "Archivieren, wenn Mailen nicht möglich"
- Feld "PDF-Export, wenn Mailen nicht möglich"
Über diese Einstellungen wird gesteuert, ob die Dokumente dann ausgedruckt, archiviert bzw. als PDF-Datei exportiert werden sollen.
Wie kann der Kontrollausdruck (Nachdruck) einer Rechnung nochmals als E-Mail versendet werden?
Bei einem Kontrollausdruck (Nachdruck) einer Rechnung kann der E-Mail-Versand inkl. aller Zusatzdokumente erneut angestoßen werden, wenn das Feld "Bei Kontrollausdruck E-Mail erstellen" im Ausdrucksdialog zur Verfügung steht.
Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der folgende Parameter aktiviert ist:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe "Bei Kontrollausdruck E-Mail erzeugen" verfügbar sein soll. 0 - Nein (Standard): Das Feld ist im Ausdrucksdialog nicht verfügbar. 1 - Ja: Im Ausdrucksdialog ist zusätzlich das Feld "Bei Kontrollausdruck E-Mail erstellen" verfügbar. Wird beim Kontrollausdruck (Nachdruck) das Feld aktiviert, wird der E-Mail-Versand inkl. aller Zusatzdokumente erneut durchgeführt. Hinweise Die Eingabe ist nur dann möglich, wenn der Originalausdruck der Rechnung bereits erfolgt ist. Bei Auswahl des Feldes "Bei Kontrollausdruck E-Mail erstellen" im Ausdrucksdialog kann das Archivdokument nicht für den Nachdruck verwendet werden. Diese Kombination ist nicht möglich. |
Hinweis
| Die Eingabe steht nur zur Verfügung, wenn der Parameter aktiviert ist und wenn der Originalausdruck der Rechnung bereits erfolgt ist. Bei Auswahl des Feldes ist es nicht möglich, das Archivdokument für den Nachdruck zu verwenden. Diese Kombination ist nicht ausführbar. Sobald eines der beiden Felder aktiviert wird, kann das andere Feld nicht mehr bearbeitet werden:  |
Wie kann der Nachdruck einer Originalrechnung mit KOPIE gekennzeichnet werden?
Nach der geltenden Rechtslage fällt bei einem neuerlichen Versenden einer Rechnung erneut die Umsatzsteuer an (Steuerschuld kraft Rechnungslegung), wodurch unter Umständen mehrfach die Umsatzsteuer bezahlt werden muss. Falls etwa auf Grund einer Anforderung des Kunden im Rahmen einer Mahnung oder aus anderen Gründen diesem die archivierte Rechnung gemailt wird, muss in der NTCS Warenwirtschaft die archivierte Rechnung als Kopie gekennzeichnet werden.
Folgende Parameter stehen Ihnen für die Kennzeichnung der Rechnung als Kopie zur Verfügung:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
Definition, ob der Kopietext aktiviert werden soll. 0 - Nein 1 - Ja (Stempel nur auf 1. Seite): Der Kopietext wird in die Ausdrucksbezeichnung eingebunden. Der Stempeltext wird beim Nachdruck des Archivdokuments nur auf der ersten Seite eingefügt. 2 - Ja (Stempel auf jeder Seite): Der Kopietext wird in die Ausdrucksbezeichnung eingebunden. Der Stempeltext wird beim Nachdruck des Archivdokuments auf allen Seiten eingefügt. Hinweis Damit der "Kopietext" eingefügt werden kann, ist es notwendig für den Ausdruck zum Ausdrucksmodell der Rechnung ein weiteres Detail für die "Kopie" anzulegen. Der "Stempeltext" wird nachträglich auf ein bereits archiviertes Dokument im Zuge eines Nachdrucks eingefügt. | |
Definition, welcher Text für den Kopietext gelten soll. Hinweis: Ist hier kein Text hinterlegt, wird automatisch "Kopie" für den "Kopie- & Stempeltext" verwendet, sofern der Parameter "Kopietext aktiv (für Ausdrucksbezeichnung und Stempeltext)" auf der Ausprägung "1" oder "2" ist. |
Hinweis
| Auch wenn eine ursprüngliche Papierrechnung oder auch eine XML-Rechnung versendet worden ist und danach zusätzlich die gleiche Rechnung z. B. noch einmal als PDF versendet wird, fällt die Umsatzsteuer ein zweites Mal an. Die einzigen Ausnahmen sind die deutliche Kennzeichnung der PDF-Rechnung als Kopie oder wenn die XML-Rechnung und die gleiche PDF-Rechnung in derselben E-Mail versendet werden. |
Gibt es bei der Ankaufsrechnung per E-Mail Besonderheiten?
Für den Ankauf muss lediglich das Feld "Ausdruck mailen" in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail aktiviert sein.
In den Stammdaten des Lieferanten gibt es das Feld "Rechnung per E-Mail" NICHT. Beim Lieferanten ist die Hinterlegung der E-Mail-Adresse ausreichend.
Wenn im Ankaufskopf eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, übersteuert diese die E-Mail-Adresse lt. Versandeineinstellungen nur für Ankaufsbestätigungen, nicht aber für die Ankaufsrechnung.
Die Einstellung "3 - Rechnung" auf der E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" hat für die Ankaufsrechnung keine Auswirkung. In diesem Fall müss über die Versandeinstellung mit "An" gearbeitet werden.
Wie können Belege aus der Kasse per E-Mail versendet werden?
Für den E-Mail-Versand aus der Kasse gibt es folgende Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → Druckereinstellungen / Reports
Definition, ob beim Bonabschluss anstelle des Bondrucks ein Belegdruck erfolgen soll, sofern am Kunden "Rechnung per E-Mail" eingestellt ist. Zusätzlich ist im Parameter "Mailversand Original Kassenbeleg" die Ausprägung 2 (Druckereinstellung) oder 3 (Nur wenn in den kundenstammdaten "Rechnung per E-Mail" aktiviert ist) zu wählen. Hinweis: Damit der Bon tatsächlichlich per E-Mail versendet wird, muss in den Druckereinstellungen (in den Ausdrucksmodelldetails) des Belegdrucks der Mailversand aktiviert sein. | |
Definition, ob ein Mailversand des Original-Kassenbeleg erfolgen soll. 0 - Nein: Auch wenn in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) das Feld "Ausdruck mailen" auf "Ja" gestellt ist, wird der Original-Kassenbeleg nicht gemailt. 1 - Immer: Unabhängig von der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 2 - Druckereinstellung: Abhängig von der Definition des Feldes "Ausdruck mailen" in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 3 - Nur wenn in den Kundenstammdaten "Rechnung per E-Mail" aktiviert ist | |
Definition, ob ein Mailversand des Kopie-Kassenbeleg erfolgen soll. 0 - Nein: Auch wenn in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) das Feld "Ausdruck mailen" auf "Ja" gestellt ist, wird der Kopie-Kassenbeleg nicht gemailt. 1 - Immer: Unabhängig von der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Kopie-Kassenbeleg gemailt. 2 - Druckereinstellung: Abhängig von der Definition des Feldes "Ausdruck mailen" in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Kopie-Kassenbeleg gemailt. 3 - Nur wenn in den Kundenstammdaten "Rechnung per Email" aktiviert ist |
Je nach Einstellung dieser Parameter müssen am Kundenstamm das Feld "Rechnung per E-Mail" und die Einstellungen für E-Mails in den Druckereinstellungen aktiviert sein. Die Druckereinstellungen können in den Kassen aufgerufen werden. Dazu wird die gewünschte Kasse im Fenster Kassen geöffnet, im Reiter "Funktionen" sind die Druckereinstellungen zu finden.
Als E-Mail-Adresse wird die E-Mail-Adresse des Kunden verwendet. Ist am Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt, öffnet sich in der Kassenerfassung ein eigenes Fenster, in dem die E-Mail-Adresse eingegeben werden kann.
E-Mail-Adresse
Wie kann nach einer bestimmten E-Mail-Adresse gesucht werden?
Die Suche nach einer bestimmten E-Mail-Adresse ist in der zentralen Personenverwaltung möglich. Dort kann nachgeschaut werden, bei welcher Person eine bestimmte E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die zentrale Personenverwaltung ist zu finden im Paket CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Zentrale Personenverwaltung.
In der zentralen Personenverwaltung werden die Haupt-E-Mail-Adressen angezeigt. Unter "Extras" kann die Funktion Suche nach E-Mail-Adresse geöffnet werden. Dies hat den Vorteil, dass hier auch weitere E-Mail-Adressen (inkl. E-Mail-Adressarten) aufgelistet und durchsucht werden können.
Wie kann eine E-Mail-Adresse als Rechnungs-E-Mail-Adresse importiert werden?
Zu den bestehenden E-Mail-Adressen kann eine zusätzliche E-Mail-Adresse importiert und gleich als Rechnungs-E-Mail-Adresse für den Mailversand gekennzeichnet werden, indem beim Import beim Feld "EMA_EMAILARTNR" die Nummer "3" mitimportiert wird.
Beispiel
 | Musteraufbau für einen Import von E-Mail-Adressen:  |
Wie wird die Reihenfolge des E-Mail-Empfängers bestimmt?
Die Reihenfolge des E-Mail-Empfängers kann über Felder am Ausdrucksmodelldetail (Paket WWS → Stammdaten → Ausdruck → Ausdrucksmodelle) eingestellt werden.
Das Feld "E-Mail-Empfänger" am Ausdrucksmodelldetail hat folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Hier kann eingestellt werden, wie der E-Mail-Empfänger ermittelt werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Je Ausdrucksart sind die Einstellungsmöglichkeiten unterschiedlich. Folgende Optionen sind bei Angebot bzw. Auftragsbestätigung auswählbar:
Für den Lieferschein sind folgende Ausprägungen möglich:
Für die Rechnung kann aus folgenden Varianten gewählt werden:
Hinweis
Hinweis
|
Weitere Informationen zu den Feldern am Ausdrucksmodelldetail finden Sie hier.
Hinweis
| Sobald eine E-Mail-Adresse als Rechnungs-E-Mail-Adresse angelegt ist, führt dies dazu, dass diese E-Mail-Adresse VOR der E-Mail-Adresse z. B. der Rechnungsempfänger-Kontaktperson ermittelt wird. Nähere Informationen dazu finden Sie beim Feld E-Mail-Adressart. |
Wie kann eine E-Mail-Adresse als Versandadresse eingestellt werden?
In der E-Mail-Adresse kann mit der F8-Funktion beim Feld "Versandeinstellungen" die Zuordnung der E-Mail-Adresse zu den gewünschten Belegarten erfolgen.
Zunächst öffnen Sie in den E-Mail-Adressen mit F6 das Bearbeiten:
Die Versandeinstellungen können mit der F8-Funktion geöffnet werden:
Dabei sind die zugeordneten E-Mail-Adressarten auf der rechten Seite zu sehen bzw. die gewünschten können mit dem Pfeil nach rechts zugeordnet werden:
Nach der Zuordnung ist die "Empfangsart" automatisch auf "CC" gestellt. Soll dies geändert werden, kann dies pro Datensatz mittels rechter Maustaste (oder F6-Funktion) erfolgen:
Damit die Versandeinstellungen beim jeweiligen Ausdruck verwendet werden, ist am Ausdrucksmodelldetail die Einstellung des Feldes "Ermittlung E-Mail-Versandadresse" ausschlaggebend. Nur bei den Ausprägungen "Ja, mit Rückfall (Standard)" oder "Ja, nur Versandadresse" wird die E-Mail-Adresse aus den Versandeinstellungen ermittelt.
Beispiel
| Der Lieferschein soll nur per E-Mail versendet werden, wenn eine E-Mail-Versandadresse für Lieferscheine vorhanden ist. Ansonsten soll der Lieferschein gedruckt werden. Die notwendigen Einstellungen dafür sind:
Beim Originalausdruck des Lieferscheins mit dem Ausdrucksmodell wird nur der Lieferschein an Versandadressen mit Lieferschein gemailt. Wird eine solche Versandadresse nicht gefunden, wird der Lieferschein ausgedruckt. |
Welche Einstellungen sind erforderlich, damit beim Versand des internen Auftragsscheins die E-Mail-Adresse des Lieferempfängers automatisch ermittelt wird?
Dazu sind folgende Einstellungen notwendig:
- Der Lieferempfänger muss beim Kunden als Kontaktperson hinterlegt sein.
- Im Ausdrucksmodelldetail muss im Feld "E-Mail-Empfänger" die Ausprägung "Kontaktperson des Kunden/Empfängers" gespeichert werden.
- Im Auftrag muss in den Kopfdaten im Feld "Kunden-Kontaktperson" der entsprechende Lieferempfänger hinterlegt werden.
Einstellungen für den E-Mail-Versand
Wie kann der Dateiname des E-Mail-Anhangs vergeben werden?
Über das Feld "Anhang-Dateiname" kann der gewünschte Dateiname vergeben werden. Dieses Feld ist zu finden in der Druckereinstellung.
Welche Ausdrucksvariablen können für Betreff und Dateiname verwendet werden?
Eine vereinfachte Auswahl der Ausdrucksvariablen ist in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail über die Schaltfläche rechts bei den Feldern "Betreff" und "Anhang-Dateiname" möglich:
Je Ablaufart (z. B. Rechnung oder Lieferschein) gibt es unterschiedliche Ausdrucksvariablen.
Beispiel
| Im Feld "Betreff" bei der Ablaufart "Rechnung" stehen folgende Ausdrucksvariablen zur Verfügung:  |
Von welcher E-Mail-Adresse wird die Rechnung per E-Mail versendet?
Für den Versand der Rechnungen per E-Mail können sowohl beim Versand im Vordergrund als auch beim Versand im Hintergrund unterschiedliche Varianten gewählt werden. Einen Überblick dazu finden Sie unter dem Punkt Absender-E-Mail-Adressen und Absender-Accounts in der Themenhilfe Rechnung per E-Mail.
Wie kann eine E-Mail zusätzlich an CC oder BCC gesendet werden?
Die Einstellungen dafür können allgemein für ein Ausdrucksmodell am Ausdrucksmodelldetail oder für einzelne E-Mail-Adressen erfolgen. Im Folgenden werden unterschiedliche Varianten beschrieben.
Variante 1: Einstellung über Ausdrucksmodelldetail
Am Ausdrucksmodelldetail können die Felder "E-Mail-Adresse" und "E-Mail-Kennzeichen" verwendet werden.
Hinweis
| Beim E-Mail-Versand von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Anfragen oder Bestellungen können auch die Felder "BCC-E-Mail-Empfänger hinzufügen" oder "CC-E-Mail-Empfänger hinzufügen" verwendet werden. Bei Rechnung und Lieferschein haben diese beiden Felder allerdings KEINE Auswirkung. |
Variante 2: Einstellung auf der E-Mail-Adresse
Auf der E-Mail-Adresse kann die Einstellung über die Felder "Rechnung/Mahnung in BCC" und "Rechnung/Mahnung in CC" vorgenommen werden:
Variante 3: Einstellung über Versandeinstellungen
Im Feld "Versandeinstellungen" auf der E-Mail-Adresse kann nach der Zuordnung die "Empfangsart" mittels rechter Maustaste geändert werden.
Siehe dazu auch den Punkt Weitere Adressen.
Variante 4: Einstellung auf Absender-Account
Auf dem Absender-Account kann über folgende Felder eingestellt werden, dass beim Versand auch die E-Mail als CC oder BCC an den Absender-Account gesendet wird - d. h., von der gleichen Adresse wird gesendet und auch zusätzlich als CC oder BCC empfangen.
Mehr Informationen zu den E-Mail-Accounts finden Sie hier.
Wo kann ein fixer E-Mail-Text für Rechnungen hinterlegt werden?
Ein E-Mail-Textbaustein kann am Kunden, Lieferanten, auf einer Kundengruppe, Lieferantengruppe und am Erfassungskennzeichen im Feld "E-Mail-Textnummer" hinterlegt werden.
Durch die Hinterlegung wird der E-Mail-Text in den Kopfdaten der Bewegungsdaten ermittelt und kann dort ggf. noch adaptiert werden. Der Text wird in der daraus erzeugten E-Mail automatisch eingefügt.
Weiters kann ein HTML-Text oder unformatierter Text in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail im Feld "E-Mail-Text" erfasst werden.
Hinweis
| Wenn in den Kopfdaten ein E-Mail-Text enthalten ist, zieht dieser vor dem E-Mail-Text lt. Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail. |
Werkzeuge
Wie können offene Mail-Jobs nochmals versendet werden?
Kommt es beim asynchronen E-Mail-Versand zu einem Problem, können die offenen Mail-Jobs nochmals versendet werden. Durch die Funktion "Sendestatus zurücksetzen" im Fenster Mail-Jobs werden E-Mails, deren Versand fehlgeschlagen ist, erneut für den Versand freigegeben.
Das Fenster "Mail-Jobs" finden Sie im Paket TOOLS → Administration → Kommunikation.
Weitere Informationen dazu finden sich in der Hilfe Maileinstellungen und Einrichtung eines SMTP-Systems unter dem Punkt Asynchroner Mailversand.
Hinweis
| Asynchron bedeutet, dass ein Dienst separat zeitversetzt die E-Mails versendet. Dies hat Vorteile hinsichtlich der Performance gegenüber dem synchronen Versand von E-Mails. Beim synchronen Versand sendet der Benutzer selbst die E-Mail. |
Was wird in den E-Mail-Protokollen protokolliert?
Das Fenster E-Mail-Protokoll kann u. a. über TOOLS → Administration → Protokolle → E-Mail-Protokoll geöffnet werden. Dort werden auch die im Hintergrund versendeten E-Mails mitprotokolliert, wenn der Parameter "Versenden von E-Mails im Hintergrund protokollieren" entsprechend eingestellt ist.
Paket TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail
Falls Sie E-Mails per SMTP versenden, wird empfohlen, diesen Parameter auf Ausprägung "1 - Ja" zu setzen. Sie finden die protokollierten E-Mails anschließend unter Tools → Administration → Kommunikation → Mail-Jobs → E-Mail-Protokoll ansehen |
Hinweis
| Die Standardausprägung des Parameters ist "2 - Ja, aber nur Fehler protokollieren". |
Wie kann das Mailsystem getestet werden?
Mit der Mailsystem Diagnose kann das Mailsystem und dessen Erreichbarkeit aus BMD getestet werden. Die Mailsystem Diagnose kann über TOOLS → Zugangsdaten → Mailsystem Diagnose gestartet werden. Aus dem Fenster "Mailsystem Diagnose" können u. a. auch die Parameter für E-Mails, das Fenster "Mail-Jobs", das Fenster "E-Mail-Protokoll" und die Logdatei geöffnet werden.
Über die Schaltfläche "Diagnose starten" wird ersichtlich, was beim E-Mail-Versand nicht funktioniert hat.
Was ist bei SMTP-Einstellungen zu beachten?
Genaue Informationen dazu finden Sie in folgender Hilfe: Maileinstellungen und Einrichtung eines SMTP-Systems
 | Siehe auch: |