Maileinstellungen und Einrichtung eines SMTP-Systems
Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen.Kurzempfehlung
- Sollen nicht alle E-Mails über den lokalen Client verschickt werden, müssen die SMTP-Einstellungen in den Tools-Parametern (Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail), zumindest global, hinterlegt werden.
- Wenn der Parameter SMTP Server leer ist, wird automatisch über den lokalen Client verschickt. Sobald ein Server im Parameter hinterlegt worden ist, kann mit dem Parameter "SMTP Versandoption" gesteuert werden, ob grundsätzlich per SMTP oder Client versendet werden soll.
- Eine Globale SMTP-Absender-Adresse soll/muss sicherheitshalber hinterlegt werden. Die global hinterlegte SMTP-Absender-Adresse gilt als letzte Rückfallsebene.
Aus organisatorischen Gründen sollten die SMTP-Absender-Adressen generell auch userspezifisch hinterlegt werden. - Für Neueinrichtungen ist der Umleitungsmodus sehr hilfreich. Wird der Umleitungsmodus aktiviert, werden sämtliche E-Mail-Adressen der Stammdaten ignoriert und alle Mails an die Umleitungsadresse gesendet, sowie CC und BCC deaktiviert (Tools-Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail → Umleitungsmodus aktivieren + Umleitungsadresse(n)). Wenn der Umleitungsmodus aktiv ist, aber keine Umleitungsadresse eingetragen wird, wird an <USER>@test-dummy.at versendet. Das Aktivieren des Umleitungsmodus ist zu empfehlen, wenn noch im Testbetrieb gearbeitet wird bzw. neue Versandfunktionen getestet werden, jedoch nur Echtdaten zur Verfügung stehen.
Alle Nachrichten, die aus NTCS gesendet werden, werden an die Umleitungsadresse(n) umgeleitet. |
An diese Mail-Adresse(n) werden alle Mails aus NTCS umgeleitet. |
- Wenn ein unternehmensfremder Anwender (Klient des Com-Kunden der Kanzlei) eine E-Mail erhalten soll, muss eine Absenderadresse benutzerbezogen je Com-User des Com-Kunden angelegt werden. Ansonsten versendet der Kunde beispielsweise Fakturenmails aus seinem Com-Faktura-System mit der Absenderadresse der Kanzlei!
Wenn für den Com-Benutzer benutzerbezogen keine SMTP-Zugangsdaten existieren, für die Kanzlei allerdings globale SMTP-Zugangsdaten hinterlegt sind, werden diese herangezogen. - Bei Problemen mit dem Mailversand sollte zuerst die Mailsystem Diagnose zur Überprüfung herangezogen werden.
Achtung!
 | Der BMD Support kann Ihnen die Entscheidungen über die hier thematisierten Einstellungen im Allgemeinen nicht abnehmen. Wir empfehlen, dass Ihre Key-User die Entscheidung gemeinsam mit Ihrem Techniker treffen. |
Hinweis
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Eine tabellarische Übersicht über paketspezifische Besonderheiten beim Mailversand finden Sie unter paketspezifischer Mailversand.
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Grundsätzliches
Ist mein System SMTP-fähig (bzw. welche E-Mailsysteme sind SMTP-fähig)?
Alle E-Mailsysteme sind SMTP-fähig. Daher kann davon ausgegangen werden, dass jeder Anwender ein SMTP-fähiges System hat.
Alle E-Mailsysteme sind SMTP-fähig. Daher kann davon ausgegangen werden, dass jeder Anwender ein SMTP-fähiges System hat.
Woher weiß man, welcher der SMTP-Server ist?
Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Konto ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist.
Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Konto ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist.
Ist überhaupt der SMTP-Versand eingerichtet?
Zur Überprüfung des SMTP-Versands kann die Mailsystem Diagnose herangezogen werden.
Wie belastbar ist mein SMTP-Server?
Gibt es eine Mengenbeschränkung auf meinem SMTP-Server?
Wieviele Mails kann ich maximal senden?
Wieviele Mails können gleichzeitig versendet werden?
Über die Belastbarkeit Ihres SMTP-Servers kann BMD keine Auskunft geben. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Allgemein
Wo können Zugangsdaten und Einstellungen betreffend SMTP hinterlegt werden?
1. Im entsprechenden Tools-Parameter (Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail).
3. Im Ausdruckmodell des jeweiligen Kontextes (z. B. Ausdruckmodell für Rechnungen).
4. Wenn der Parameter "Absender prüfen" aktiviert worden ist, wird zusätzlich noch eine Prüfung der am Mitarbeiterstamm hinterlegten E-Mail-Adressen durchgeführt. Der jeweilige Mitarbeiter darf dann nur mit E-Mail-Adressen versenden, die im Feld "E-Mail" oder in den weiteren E-Mail-Adressen vorkommen.
Aktivieren sie diesen Parameter, wenn Sie prüfen wollen, ob der aktuelle BMD Benutzer die Absenderadresse verwenden darf. Die Absenderadresse muss dann zwingend am Mitarbeiterstamm hinterlegt sein, damit sie verwendet werden kann. Abweichende Eingaben zwischen der E-Mail-Adresse am Mitarbeiterstamm und jener im TOOLS Parameter "Absenderadresse" sind bei eigenen Firmen nicht mehr möglich. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft ist. |
Wie ist der Parameter "SMTP-Mail Versandsystem" im Standardfall zu setzen?
Wenn ein Exchange Server vorhanden ist, dann ist die Ausprägung "Direkt über Mailserver mit DefaultNetworkCredentials" zu verwenden.
Wenn ein Exchange Server vorhanden ist, dann ist die Ausprägung "Direkt über Mailserver mit DefaultNetworkCredentials" zu verwenden.
Ohne Exchange Server sollte die Ausprägung im Standardfall auf "Direkt mit Benutzerzugangsdaten" bleiben.
Beim SMTP-Versand von Com-Benutzern empfiehlt sich die Ausprägung "Asynchron mit Benutzerzugangsdaten".
Bei Performance-Problemen sollte ebenso die Ausprägung "Asynchron mit Benutzerzugangsdaten" hinterlegt werden.
In diesem Parameter haben Sie die Möglichkeit zwischen folgenden SMTP-Versandsystemen zu wählen: 0 - Direkt über Mailserver mit Benutzerzugangsdaten Bei dieser Einstellung wird die E-Mail direkt über einen Mailserver versendet. Es werden dabei die Server- und Zugangsdaten aus den Parametern (SMTP-Server, Standarduser für SMTP und SMTP-Passwort) verwendet. 1 - Asynchron über Mailservice mit Benutzerzugangsdaten Verwenden Sie diese Ausprägung, wird die E-Mail zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt von einem Service versendet. Es wird dadurch nicht mehr auf das Beenden des Sendevorganges gewartet. Die Server- und Zugangsdaten werden aus den Parametern (SMTP-Server, Standarduser für SMTP und SMTP-Passwort) verwendet. 2 - Direkt über Mailserver mit DefaultNetworkCredentials DefaultNetworkCredentials: Stellt die Systemanmeldeinformationen für den aktuellen Sicherheitskontext dar, in dem die Anwendung ausgeführt wird. Für die NTCS ist dies die aktuelle Windows-Anmeldeinformation. Mit diesem System benötigt man keine Benutzerzugangsdaten, der Mailversand kann dadurch jedoch nicht asynchron erfolgen. 3 - Asynchron über Mailservice mit DefaultNetworkCredentials DefaultNetworkCredentials: Stellt die Systemanmeldeinformationen für den aktuellen Sicherheitskontext dar, in dem die Anwendung ausgeführt wird. Für die Mail-Service ist dies der User mit dem das Service läuft. Mit diesem System benötigt man keine Benutzerzugangsdaten, der Service-User muss so eingestellt werden, dass er Mails mit jeder beliebigen Mailadresse versenden darf. 4 - Direkt über Mailserver mit NTLM-Authentifizierungsverfahren Die Anmeldung am SMTP-Server erfolgt über das NTLM-Authentifzierungsverfahren mit dem aktuellen System-Benutzer. 5 - Asynchron über Mailservice mit NTLM-Authentifizierungsverfahren Die Anmeldung am SMTP-Server erfolgt über das NTLM-Authentifzierungsverfahren. Der System-Benutzer, unter dem der Mailservice läuft, muss das Recht haben, Mails mit jeder beliebigen Mailadresse zu versenden. 6 - Direkt über EWS mit Benutzerzugangsdaten für Exchange Das Mail wir über Exchange-Webservice(EWS) versendet. Es werden dabei die Zugangsdaten aus den Parametern (Standarduser für SMTP und SMTP-Passwort) verwendet. Die Exchange-Einstellungen werden von den Parametern unter "Kommunikationssystem" übernommen. 7 - Asynchron über EWS mit Benutzerzugangsdaten für Exchange Verwenden Sie diese Ausprägung, wird die E-Mail zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt von einem Service versendet. Es werden dabei die Zugangsdaten aus den Parametern (Standarduser für SMTP und SMTP-Passwort) verwendet. Die Exchange-Einstellungen werden von den Parametern unter "Kommunikationssystem" übernommen. |
Warum lautet die Standardausprägung des Parameters "Direkt über Mailserver mit Benutzerzugangsdaten" und nicht "Direkt über Mailserver mit DefaultNetworkCredentials"?
DefaultNetworkCredentials funktioniert NUR mit einem Exchange Server. Da nicht jedes System auf einen Exchange Server zurückgreift, ist die Standardausprägung so gewählt. Ob ein Exchange Server in Verwendung ist, weiß der Administrator.
DefaultNetworkCredentials funktioniert NUR mit einem Exchange Server. Da nicht jedes System auf einen Exchange Server zurückgreift, ist die Standardausprägung so gewählt. Ob ein Exchange Server in Verwendung ist, weiß der Administrator.
Warum wird standardmäßig "Direkt über Mailserver mit ..." empfohlen und nicht asynchron?
Weil beim asynchronen Versand kein Rückfall auf den lokalen Mailclient möglich ist.
Im Com- und Web-Betrieb ist der asynchrone Versand empfehlenswert, da kein Rückfall auf den Mailclient möglich ist.
Weil beim asynchronen Versand kein Rückfall auf den lokalen Mailclient möglich ist.
Im Com- und Web-Betrieb ist der asynchrone Versand empfehlenswert, da kein Rückfall auf den Mailclient möglich ist.
Soll für jeden Mitarbeiter der Parameter "Absenderadresse" mit der eigenen Mailadresse befüllt werden?
Ja, die Absenderadresse sollte hinterlegt werden, damit bei internen E-Mail-Benachrichtigungen auf den ersten Blick ersichtlich ist, von wem die Änderungen vorgenommen worden sind.
Ja, die Absenderadresse sollte hinterlegt werden, damit bei internen E-Mail-Benachrichtigungen auf den ersten Blick ersichtlich ist, von wem die Änderungen vorgenommen worden sind.
Sie können auch unter CRM → Stammdaten → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein den Parameter "Standard-E-Mail-Absenderadresse aktualisieren“ auf "1 - Ja" setzen. Dadurch wird die Absenderadresse automatisch von der am Mitarbeiterstamm hinterlegten E-Mail-Adresse ermittelt.
Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail übergeben werden. 0 - Nein: Die E-Mail-Adresse wird nicht übergeben. 1 - Ja: Die E-Mail-Adresse wird übergeben. (Standard) Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein. |
Braucht man am Stapelserver einen E-Mail-Client / einen E-Mail-Account?
Nein, da normalerweise kein lokaler Mail-Client am Server installiert ist. Wenn man schon Motive hat, NTCS global ohne SMTP zu betreiben, dann muss beim Einsatz von Stapeln unbedingt für den Stapel-User eine userspezifische SMTP-Einstellung in den Tools-Parametern getroffen werden.
Nein, da normalerweise kein lokaler Mail-Client am Server installiert ist. Wenn man schon Motive hat, NTCS global ohne SMTP zu betreiben, dann muss beim Einsatz von Stapeln unbedingt für den Stapel-User eine userspezifische SMTP-Einstellung in den Tools-Parametern getroffen werden.
Unter welchen Umständen muss man die E-Mail-Accounts (unter Tools → Zugangsdaten) verwenden?
Dann, wenn man für einen spezifischen Fall (z. B. Rechnungsversand) einen besonderen Firmenaccount (z. B. rechnungen@bmd.at) als Absenderadresse im Kontext (Druckereistellungen) verwenden möchte. Alle Anwender, die nicht über eine eigene Absenderadresse versenden, müssen aber im Exchange für die jeweilige Absenderadresse des Absender-Accounts freigeschaltet werden. Hierbei ist zu beachten, dass dies nicht bei jedem Anbieter möglich ist (z. B. GMX).
Dann, wenn man für einen spezifischen Fall (z. B. Rechnungsversand) einen besonderen Firmenaccount (z. B. rechnungen@bmd.at) als Absenderadresse im Kontext (Druckereistellungen) verwenden möchte. Alle Anwender, die nicht über eine eigene Absenderadresse versenden, müssen aber im Exchange für die jeweilige Absenderadresse des Absender-Accounts freigeschaltet werden. Hierbei ist zu beachten, dass dies nicht bei jedem Anbieter möglich ist (z. B. GMX).
Falls Sie Performance-Probleme beim Massenversand feststellen, empfiehlt sich in den Tools-Parametern "SMTP-Mail Versandsystem" die Ausprägung "Asynchron mit Benutzerzugangsdaten" zu hinterlegen.
Wie kann man herausfinden, ob man mit einer nicht personalisierten Adresse (z. B. office@...) auch versenden darf?
Zur Überprüfung des SMTP-Versands kann die Mailsystem Diagnose herangezogen werden. Falls dies nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Wozu gibt es den Parameter "Absenderadresse immer verwenden"?
Wenn der Parameter auf "Ja" gesetzt ist (im Standard steht dieser auf "Nein"), überlagert dieser die Absenderadresse, welche aus dem Paketkontext an die Toolsfunktion für den Versand geschickt wird. Die Absenderadressen, die in den E-Mail-Accounts (Tools → Zugangsdaten) hinterlegt worden sind, werden von diesem Parameter aber NICHT überlagert. Momentane Empfehlung im Standardfall: Nicht verwenden!
Wenn der Parameter auf "Ja" gesetzt ist (im Standard steht dieser auf "Nein"), überlagert dieser die Absenderadresse, welche aus dem Paketkontext an die Toolsfunktion für den Versand geschickt wird. Die Absenderadressen, die in den E-Mail-Accounts (Tools → Zugangsdaten) hinterlegt worden sind, werden von diesem Parameter aber NICHT überlagert. Momentane Empfehlung im Standardfall: Nicht verwenden!
Soll bei SMTP-Einstellungen die Hilfe unseres Technik-Supports in Anspruch genommen werden?
Bei Datenbanken in der Cloud bei BMD: JA! Bitte die Tools-Einstellungen für SMTP-Einstellungen der Technik überlassen!
Bei Einstellungen auf dem Kundensystem: NEIN! Die Unterstützung durch die BMD-Technik ist nicht notwendig. Für einzelne Einstellungen (z. B. SMTP-Servername, Port, Passwort usw.) ist der Administrator zuständig.
Bei Datenbanken in der Cloud bei BMD: JA! Bitte die Tools-Einstellungen für SMTP-Einstellungen der Technik überlassen!
Bei Einstellungen auf dem Kundensystem: NEIN! Die Unterstützung durch die BMD-Technik ist nicht notwendig. Für einzelne Einstellungen (z. B. SMTP-Servername, Port, Passwort usw.) ist der Administrator zuständig.
Wann wird überhaupt vom Programm ein E-Mail-Account verwendet?
- Wenn im Kontext (meist in den Ausdrucksmodellen) der E-Mail-Account hinterlegt ist.
- Wenn die User-ID des E-Mail-Accounts gleich dem eingeloggten User ist.
Werden die E-Mail-Adressen vom Mitarbeiterstamm als SMTP-Absenderadresse verwendet?
Ja, aber nur wenn die CRM-Methode für die Ermittlung der Absenderadresse verwendet wird. Dies wird vom jeweiligen Programmierer gesteuert.
Ja, aber nur wenn die CRM-Methode für die Ermittlung der Absenderadresse verwendet wird. Dies wird vom jeweiligen Programmierer gesteuert.
Damit die E-Mail-Adresse sicher vom Mitarbeiterstamm herangezogen wird, können Sie den CRM Parameter "Standard-E-Mail-Absenderadresse aktualisieren" unter CRM → Stammdaten → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein auf "1 - Ja" setzen ODER Sie hinterlegen die Absenderadresse benutzerbezogen im Tools-Parameter "Absenderadresse" unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Standard E-Mail.
Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail übergeben werden. 0 - Nein: Die E-Mail-Adresse wird nicht übergeben. 1 - Ja: Die E-Mail-Adresse wird übergeben. (Standard) Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein. |
Kann keine Absenderadresse ermittelt werden, so wird automatisch diese Adresse eingetragen. Die Eingabe der Adresse ist in folgenden Formaten möglich: 2. "John Doe" John.Doe@bmd.at Wenn der Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → "Standard E-Mail-Absenderadresse aktualisieren" auf "Ja" gestellt ist, wird die am jeweiligen Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch benutzerbezogen in diesen Parameter übergeben. Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter zusätzlich mit einer User-ID verknüpft sein. |
Was empfiehlt BMD, wenn man als größeres Unternehmen schon länger Mails per SMTP versendet und dann mit einem neuen BMD-Modul in Betrieb geht, bei welchem erst Erfahrungen mit dem Versand im Vordergrund gesammelt werden müssen?
In den Ausdruckmodellen kann gesteuert werden, welche Versandart für das betroffene Ausdruckmodell herangezogen werden soll. Hier wäre dann einzustellen "Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern". Empfehlung: Nicht ohne Rücksprache mit dem Gesamtverantwortlichen des Systems neue paketspezifische E-Mail-Versandeinstellungen tätigen oder in einem bestehenden System den SMTP-Versand generell beeinflussen (z. B. durch Hinterlegen oder Entfernen des SMTP-Servers).
In den Ausdruckmodellen kann gesteuert werden, welche Versandart für das betroffene Ausdruckmodell herangezogen werden soll. Hier wäre dann einzustellen "Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern". Empfehlung: Nicht ohne Rücksprache mit dem Gesamtverantwortlichen des Systems neue paketspezifische E-Mail-Versandeinstellungen tätigen oder in einem bestehenden System den SMTP-Versand generell beeinflussen (z. B. durch Hinterlegen oder Entfernen des SMTP-Servers).
Welche Versandart empfiehlt sich bei der Einführung - Rechnungsversand im Vordergrund oder Hintergrund?
Bei kleinen bis mittelgroßen Unternehmen: In der Startphase immer über Client mit der Option "Im Vordergrund über den Mail-Client (NICHT modal!) versenden".
Bei großen Unternehmen: Mit vielen fakturierenden Stellen eventuell im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf und erst später auf Hintergrundversand umstellen.
Nur wenn E-Mails im Postausgang ersichtlich sein sollen, dann über Client versenden lassen. Ansonsten stets über SMTP (dann aber zwingend die Protokollierung aktivieren über den Parameter "Versenden von E-Mails im Hintergrund protokollieren")!
Bei kleinen bis mittelgroßen Unternehmen: In der Startphase immer über Client mit der Option "Im Vordergrund über den Mail-Client (NICHT modal!) versenden".
Bei großen Unternehmen: Mit vielen fakturierenden Stellen eventuell im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf und erst später auf Hintergrundversand umstellen.
Nur wenn E-Mails im Postausgang ersichtlich sein sollen, dann über Client versenden lassen. Ansonsten stets über SMTP (dann aber zwingend die Protokollierung aktivieren über den Parameter "Versenden von E-Mails im Hintergrund protokollieren")!
Welche Einstellungen sind erforderlich, damit HTML-Vorlagen sinnvoll verwendet werden können?
- Für SMTP-Mails über die Tools-Parameter:
Abhängig von der Mail-Eigenschaft (HTML oder nicht) entscheidet NTCS selbst, ob das Mail als HTML oder Text versendet wird. - Für die Mails, die über den Client versendet werden (kein SMTP):
Hier gilt die Einstellung für "neue Mails" in den Outlook-Optionen.
Wie muss man vorgehen, wenn man mehrere SMTP-Server in Verwendung hat?
SMTP-Einstellungen können nicht nur in den Tools-Parametern, sondern auch in den E-Mail-Accounts (Tools → Zugangsdaten) hinterlegt werden. Dort können je E-Mail-Account auch unterschiedliche SMTP-Server verwendet werden. Diese können auch je Benutzer für ein spezifisches Ausdrucksmodell hinterlegt werden.
SMTP-Einstellungen können nicht nur in den Tools-Parametern, sondern auch in den E-Mail-Accounts (Tools → Zugangsdaten) hinterlegt werden. Dort können je E-Mail-Account auch unterschiedliche SMTP-Server verwendet werden. Diese können auch je Benutzer für ein spezifisches Ausdrucksmodell hinterlegt werden.
Heißt "SMTP OK" im E-Mail-Protokoll, dass der SMTP-Versand erfolgreich war, oder nur, dass es an den SMTP-Server übergeben wurde, aber kein Rückschluss auf den tatsächlichen Versand gezogen werden kann?
Das E-Mail-Protokoll zeigt nur an, ob die E-Mail korrekt an den SMTP-Server übergeben wurde. Sollte die E-Mail dennoch nicht versendet worden sein, ist davon auszugehen, dass es ein Problem mit dem SMTP-Server gibt.
Das E-Mail-Protokoll zeigt nur an, ob die E-Mail korrekt an den SMTP-Server übergeben wurde. Sollte die E-Mail dennoch nicht versendet worden sein, ist davon auszugehen, dass es ein Problem mit dem SMTP-Server gibt.
Zur Analyse ist das Tool "Mailsystem Diagnose", zu finden unter Tools → Zugangsdaten, hilfreich, da hier zusätzlich eine Testmail versendet werden kann.
Welche Rückfallsebenen existieren beim Mailversand?
Absenderadresse des…
… hinterlegten E-Mail-Accounts des Ausdrucksmodells
… hinterlegten E-Mail-Accounts des Benutzers
… Parameters mit Parameterausprägung "Absenderadresse immer verwenden"
… userspezifischen (Eigene Einstellungen) SMTP-Accounts der Tools-Parameter
… globalen (Allgemeine Einstellungen) SMTP-Accounts der Tools-Parameter
… lokal installierten Mail-Clients
Absenderadresse des…
… hinterlegten E-Mail-Accounts des Ausdrucksmodells
… hinterlegten E-Mail-Accounts des Benutzers
… Parameters mit Parameterausprägung "Absenderadresse immer verwenden"
… userspezifischen (Eigene Einstellungen) SMTP-Accounts der Tools-Parameter
… globalen (Allgemeine Einstellungen) SMTP-Accounts der Tools-Parameter
… lokal installierten Mail-Clients
Asynchroner Mailversand
Was passiert im Programm beim asynchronen SMTP-Versand?
Im Zuge des Rechnungsdrucks, der Belegfreigabe bzw. beim Versand von E-Mails aus der NTCS via SMTP generell, wird bei Verwendung des asynchronen SMTP-Mailversands lediglich ein Task für den SMTP-Server erstellt.
Der Versand der E-Mail passiert nachgelagert.
Dabei überträgt der SOAP-Service diese "Mail-Jobs" an den SMTP-Server und dieser verschickt die E-Mails.
Im Zuge des Rechnungsdrucks, der Belegfreigabe bzw. beim Versand von E-Mails aus der NTCS via SMTP generell, wird bei Verwendung des asynchronen SMTP-Mailversands lediglich ein Task für den SMTP-Server erstellt.
Der Versand der E-Mail passiert nachgelagert.
Dabei überträgt der SOAP-Service diese "Mail-Jobs" an den SMTP-Server und dieser verschickt die E-Mails.
Warum soll der asynchrone Versand nicht mit Parameterausprägung "DefaultNetworkCredentials" oder "NTLM" verwendet werden?
Beim asynchronen Versand mit DefaultNetworkCredentials oder NTLM muss der SOAP-Benutzer Senderechte auf ALLE Mailadressen haben. Das würde bedeuten, dass Mitarbeiter X ohne Einschränkungen Mails mit der Mailadresse von Geschäftsführer Y versenden könnte. Daher soll beim asynchronen Versand auch nur die Ausprägung "1-Asynchron mit Benutzerzugangsdaten" verwendet werden.
Beim asynchronen Versand mit DefaultNetworkCredentials oder NTLM muss der SOAP-Benutzer Senderechte auf ALLE Mailadressen haben. Das würde bedeuten, dass Mitarbeiter X ohne Einschränkungen Mails mit der Mailadresse von Geschäftsführer Y versenden könnte. Daher soll beim asynchronen Versand auch nur die Ausprägung "1-Asynchron mit Benutzerzugangsdaten" verwendet werden.
Was geschieht, wenn beim asynchronen SMTP-Versand ein Fehler passiert?
Sollte der SMTP-Versand nun jedoch Fehler zurückliefern, kommt es dazu, dass der ausführende Benutzer eine interne Nachricht pro fehlgeschlagener E-Mail zugestellt bekommt, die den Versandfehler enthält.
Sollte der SMTP-Versand nun jedoch Fehler zurückliefern, kommt es dazu, dass der ausführende Benutzer eine interne Nachricht pro fehlgeschlagener E-Mail zugestellt bekommt, die den Versandfehler enthält.
Wie ist mit einem Fehler beim asynchronen SMTP-Versand umzugehen?
Es gilt den Fehler zu analysieren und zu beheben (z. B. Zugangsdaten korrekt nachtragen o. Ä.). Es gibt hier eine Vielzahl an Gründen, warum der Versand schieflaufen könnte – bitte zuerst auch immer den Administrator des SMTP-Servers zu Rate ziehen. Unsere BMD Technik ist ebenfalls eine gute Anlaufstelle!
Nach Korrektur des Problems unbedingt eine Mailsystem Diagnose mit genau den Einstellungen durchführen, die beim Versand auch angesprochen werden (externe Empfängeradresse, Absender-Account, synchron/asynchron, Hintergrund/Vordergrund).
Erst wenn die Diagnose korrekt durchläuft, kann auch der E-Mail-Versand korrekt durchgeführt werden.
Es gilt den Fehler zu analysieren und zu beheben (z. B. Zugangsdaten korrekt nachtragen o. Ä.). Es gibt hier eine Vielzahl an Gründen, warum der Versand schieflaufen könnte – bitte zuerst auch immer den Administrator des SMTP-Servers zu Rate ziehen. Unsere BMD Technik ist ebenfalls eine gute Anlaufstelle!
Nach Korrektur des Problems unbedingt eine Mailsystem Diagnose mit genau den Einstellungen durchführen, die beim Versand auch angesprochen werden (externe Empfängeradresse, Absender-Account, synchron/asynchron, Hintergrund/Vordergrund).
Erst wenn die Diagnose korrekt durchläuft, kann auch der E-Mail-Versand korrekt durchgeführt werden.
Können die Mails, die aufgrund des Fehlers nicht verschickt werden konnten, nach Problembehebung versendet werden?
Ja! Sobald der Fehler behoben ist, muss sich jener Benutzer in der NTCS anmelden, der den Mailversand/Rechnungsdruck durchgeführt und somit die Mail-Jobs erstellt hat.
Unter Tools → Administration → Kommunikation → Mail-Jobs finden wir die fehlgeschlagenen SMTP-Jobs.
Um die E-Mails nach Behebung des Problems erneut anzustoßen, können die betroffenen Mail-Jobs markiert werden und die Jobs mit der Funktion "Sendestatus zurückstellen" auf "Neu" zurückgestellt werden.
Innerhalb der nächsten paar Sekunden (in der Regel max. 1 Minute) wird der Versand nochmals erneut angestoßen.
Sollte der Fehler behoben sein, geht die Mail raus und ist anschließend nicht mehr in den SMTP-Jobs sondern nur mehr im E-Mail-Protokoll als erfolgreich gesendet ersichtlich. Besteht weiterhin ein Fehler und die E-Mail wird wieder nicht versendet, erhält man neuerlich einen Eintrag des abgebrochenen Versands, mit dem Fehler des Mail-Jobs in der Zeile "Letzter Fehler".
Ja! Sobald der Fehler behoben ist, muss sich jener Benutzer in der NTCS anmelden, der den Mailversand/Rechnungsdruck durchgeführt und somit die Mail-Jobs erstellt hat.
Unter Tools → Administration → Kommunikation → Mail-Jobs finden wir die fehlgeschlagenen SMTP-Jobs.
Um die E-Mails nach Behebung des Problems erneut anzustoßen, können die betroffenen Mail-Jobs markiert werden und die Jobs mit der Funktion "Sendestatus zurückstellen" auf "Neu" zurückgestellt werden.
Innerhalb der nächsten paar Sekunden (in der Regel max. 1 Minute) wird der Versand nochmals erneut angestoßen.
Sollte der Fehler behoben sein, geht die Mail raus und ist anschließend nicht mehr in den SMTP-Jobs sondern nur mehr im E-Mail-Protokoll als erfolgreich gesendet ersichtlich. Besteht weiterhin ein Fehler und die E-Mail wird wieder nicht versendet, erhält man neuerlich einen Eintrag des abgebrochenen Versands, mit dem Fehler des Mail-Jobs in der Zeile "Letzter Fehler".
Mailsystem Diagnose und Problemanalyse
Die Mailsystem Diagnose eignet sich gut zur Durchführung eines Schnelltests der hinterlegten SMTP-Zugangsdaten von bestimmten Benutzern oder von spezifischen E-Mail-Accounts. Sollten Sie feststellen, dass der Mailversand nicht (mehr) wie gewünscht funktioniert, haben Sie mit diesem Tool die Möglichkeit, sich einen Überblick über mögliche Ursachen zu verschaffen.
Die Ursachen eines nicht funktionierenden Versands per SMTP sind überwiegend:
- Keine bzw. falsche SMTP-Zugangsdaten wurden im Parameter unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail hinterlegtHinterlegen Sie hier den SMTP-Server.Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Konto ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist (z. B. smtp.office365.com).Hinterlegen Sie hier den zu verwendenden SMTP-Port (z. B. 25).Hinterlegen Sie hier den User für den Zugriff auf das SMTP-Konto. Dies kann je nach Anbieter z. B. ein Benutzername oder die Mail-Adresse sein (Beispiel Office 365: die Mail-Adresse, die Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).Hinterlegen Sie hier das Passwort Ihres SMTP-Benutzers (Beispiel Office 365: das Passwort, das Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).
- Eine falsch hinterlegte TLS-Version (Transport Layer Security) im Parameter unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-MailWird die Option auf "Ja" gesetzt, dann wird Transport Layer Security (TLS) für die SMTP-Verbindung aktiviert.
- Falsche Einstellungen am Server (in diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Betreuer)
Weitere Informationen finden Sie unter Mailsystem Diagnose.
Externe Quelle
 | Fehlereinträge im E-Mail-Protokoll oder in der Mailsystem Diagnose enthalten vorangestellt SMTP Error Codes. Die genaue Fehlerbeschreibung variiert allerdings je nach SMTP-Anbieter. Für genaue Informationen zu den einzelnen Fehler-Codes besuchen Sie die offizielle Internetplattform von IANA.org.  |
