Exchange Automatische E-Mail-Verarbeitung
Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und RollenGrundvoraussetzungen
Grundsätzlich müssen die Einstellungen für die Synchronisation ordnungsmäßig eingerichtet sein. Detaillierte Informationen finden Sie in der Dokumentation Synchronisation.
Zusätzlich ist es erforderlich, dass der Parameter für die Automatische E-Mail-Verarbeitung aktiv ist. Diesen finden Sie unter Überblick über alle Tools Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Kommunikationssystem → Automatische E-Mail Verarbeitung aktivieren.
Mit diesem Parameter können Sie die automatische E-Mail-Verarbeitung ein- oder ausschalten (für MailReply, Archiv-Mailbox). |
BMDNTCSSyncService
Der Dienst BMDNTCSSyncService Dienst muss installiert und aktiviert sein.
Detaillierte Informationen zum BMDNTCSSyncService finden Sie in der Dokumentation zur Synchronisation.
Automatische Verarbeitung von E-Mail-Rechnungen
PDF-Rechnungen, die an eine spezielle Rechnungsemailadresse gesendet werden, können automatisiert ausgelesen und für die Weiterverarbeitung in BMD Scan (Dokumentenpool) zur Verfügung gestellt werden. Die OCR-Erkennung erfolgt direkt beim Extrahieren der E-Mail-Rechnung aus dem Postfach.
Zusätzlich zu den Grundvoraussetzungen müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Zusätzlich zu den Grundvoraussetzungen müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Aktiver Dokumentenpool
2. Konfigurierte ER-Mailbox
3. Spalte "BMD Invoice" im Outlook
Aktivieren des Dokumentenpools
Der Dokumentenpool für BMD Scan kann unter Überblick über alle Tools Parameter → BMD Scan → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Dokumentenpool anzeigen aktiviert werden.
Im BMD Scan wird der Dokumentenpool anschließend als neuer Reiter angezeigt.
Konfigurieren der ER-Mailbox
Die ER-Mailbox wird pro E-Mailadresse, die verarbeiten werden soll konfiguriert.
Unter Tools → Administration → Kommunikation → BMD Synchronisationsdaten → Mailboxen können Sie eine neue Mailbox anlegen.
Unter Tools → Administration → Kommunikation → BMD Synchronisationsdaten → Mailboxen können Sie eine neue Mailbox anlegen.
Folgende Felder müssen befüllt werden:
Es ist wichtig für den Ablauf, dass eine Firma ermittelt werden kann.
Die Firma kann entweder über den Kunden (Feld Firma Kunde) oder über eine Rechnungs-Emailadresse am Firmenstamm ermittelt werden. Am Firmenstamm wird die E-Mailadresse mit E-Mail-Adressart Rechnung hinterlegt. Das Feld Auswertung Mailadresse wird in diesem Fall auf Auswertung Empfänger-Mail-Adresse für Firmennumer gesetzt.
Nachdem alle Daten hinterlegt wurden, können die Zugangsdaten mit der Funktion Zugangsdaten-Test getestet werden.
Aktivieren der Spalte BMD Invoice im Outlook
Im Outlook kann eine benutzerdefinierte Spalte "BMD Invoice" eingefügt werden, um den Verarbeitungsstatus der Rechnung anzuzeigen.
Hierfür muss zuerst die Ansicht auf Einzeln oder Verlauf gesetzt werden:
Anschließend kann per Rechtsklick auf den Spaltenkopf die Feldauswahl geöffnet werden:
Hier kann in den Feldern anschließend BMD Invoice ausgewählt werden:
