Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung
In dieser Themenhilfe finden Sie zunächst Begriffsdefinitionen und einen allgemeinen Überblick. Danach folgen Informationen zu den Einstellungen für Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung. Abschließend wird die Erstellung von Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung beschrieben.
Begriffsdefinitionen
TR
Teilrechnung(en)
SR
Schlussrechnung(en)
Anz
Anzahlung, Anzahlungsrechnung(en)
Anzahlungen sind Vorleistungen des Leistungsempfängers an den Leistenden zur Erbringung einer zukünftigen Leistung. Dieser Zahlung steht somit noch keine erbrachte, sondern eine zukünftige Leistung gegenüber. Obwohl noch keine umsatzsteuerliche Leistung gem § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG erbracht worden sind, fallen die Anzahlungen unter die Umsatzsteuerpflicht des § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG. Hier muss jedoch beachtet werden, dass nur die tatsächlich vereinnahmten Entgelte der Umsatzsteuer unterliegen.
auflaufend
Die ausgestellten Teilrechnungen (TR) bzw. Anzahlungen (Anz) sind in Bezug auf die Positionen bzw. die Beträge separat bzw. unabhängig voneinander zu sehen.
TR: Die Positionen der 1. TR scheinen auf der 2. TR nicht mehr auf, die 2. TR enthält neue bzw. weitere Positionen und ergänzt somit die 1. TR. Auf der Schlussrechnung (SR) scheinen dann alle Positionen auf, die mit den separaten Teilrechnungen verrechnet worden sind.
Anz: Bei der auflaufenden Anz handelt es sich bei der 2. Anz um eine von der 1. Anz unabhängige, zusätzlich verrechnete Anzahlung.
beinhaltend
Die nachfolgende TR bzw. Anz beinhaltet jeweils die vorhergehende.
TR: Auf der 2. TR scheinen wieder alle Positionen der 1. TR auf; d. h., jede Teilrechnung beinhaltet alle Positionen, die bis zu diesem Zeitpunkt auch mit vorhergehenden Teilrechnungen verrechnet worden sind. In diesem Sinne entspricht die beinhaltende Teilrechnung der Schlussrechnung, die alle Positionen beinhaltet. Auf Teilrechnungen können die Rechnungsbeträge vorhergehender Teilrechnungen abgezogen werden.
Anz: Bei der beinhaltenden Anzahlung beinhaltet der Betrag der 2. Anz den Betrag der 1. Anz, vorhergehende Rechnungsbeträge von Anz können abgezogen werden.
Schlussrechnung
Letzte Rechnung, die alle Positionen enthält und den TR/Anz/SR-Ablauf abschließt. Gegebenenfalls werden vorhergehende TR oder Anz angedruckt bzw. abgezogen.
sofortige Versteuerung
Bei Einbuchung in die BMD FIBU wird die Umsatzsteuer sofort auf das Umsatzsteuerkonto gebucht.
Versteuerung bei Bezahlung
Die Umsatzsteuer wird bei Einbuchung der TR bzw. Anz zuerst auf das Konto "noch nicht fällige USt" gebucht. Erst bei Zahlung der TR bzw. Anz durch den Kunden bzw. bei Einbuchung der SR wird die Umsatzsteuer auf das Umsatzsteuerkonto umgebucht.
Deck(ungs)rücklass
Deckungsrücklässe betreffen Anzahlungs- bzw. Teilrechnungen.
Der Deckungsrücklass ist eine Sicherstellung gegen Überzahlung bei Teil- und Anzahlungsrechnungen (in der Regel 7 bis 10 %) bei Bauvorhaben und wird vertraglich vereinbart. Der Deckungsrücklass wird vom Rechnungsbetrag der jeweils fälligen Teil-/Anzahlungsrechnung abgezogen. Der Rechnungsempfänger muss bis zur Stellung der Schlussrechnung nur die um den Deckungsrücklass verminderten Rechnungsbeträge bezahlen. Mit der Schlussrechnung wird der Deckungsrücklass fällig oder kann auf einen Haftungsrücklass angerechnet werden.
Haft(ungs)rücklass
Der Haftungsrücklass ist die Sicherstellung für den Fall, dass der Auftragnehmer die ihm aus der Gewährleistung obliegenden Pflichten nicht erfüllt.
Der Haftungsrücklass wird vertraglich vereinbart und betrifft die Schlussrechnung. Der Haftungsrücklass wird vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen. Der Rechnungsempfänger muss vorerst nur den um den Haftungsrücklass verminderten Rechnungsbetrag bezahlen. Je nach vertraglicher Vereinbarung wird der Rest dann z. B. nach einem Jahr fällig.
Ablaufnummer
Bei einem Auftrag, der mittels Anzahlungen bzw. Teilzahlungen und Schlussrechnungen abgerechnet wird, wird über die Ablaufnummer der Zusammenhang zwischen den ausgestellten Rechnungen und den erhaltenen Zahlungen hergestellt. Bei der Ermittlung der Zahlungen aus der FIBU wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und diese liefert die Zahlungen zu dieser Ablaufnummer. Die Ablaufnummer wird am Auftragskopf gespeichert.
Bei der Ausstellung von Anzahlungen erhält der Anzahlungsauftrag die gleiche Ablaufnummer wie der Hauptauftrag. Über die Ablaufnummer können somit alle zusammengehörigen Aufträge gefiltert werden.
In der NTCS kann die Vergabe der Ablaufnummer wie folgt gesteuert werden:
- Lt. Projektnummer vom Auftrag
- Ablaufnummer lt. eigenem Nummernkreis
Valutadatum
Datum, ab dem die Skontofrist bzw. das Zahlungsziel zu laufen beginnt. Ohne spezielle Erfassung bzw. Einstellung entspricht das Rechnungsdatum dem Valutadatum.
Überblick
Abgrenzung Anz/TR/SR zu anderen Funktionalitäten
Grundsätzlich muss vor der Einführung der Anz/TR/SR abgeklärt werden, ob tatsächlich die Funktionalität der Anz/TR/SR benötigt wird. Die nachfolgenden Möglichkeiten stehen in der NTCS auch ohne Anz/TR/SR-Automatik zur Verfügung.
Teilverrechnung
Für erfasste Auftragspositionen werden in der NTCS automatisch (sofort bzw. nach Lieferung) Rechnungsvorschläge erstellt. Normalerweise werden alle vorhandenen Rechnungsvorschläge mit der nächsten Rechnung verrechnet. In der Auftragserfassung am Reiter Rechnungsvorschlag ist es jedoch möglich, die gewünschten Rechnungsvorschläge für den nächsten Rechnungsdruck zu selektieren. So können aus einem Auftrag heraus mehrere Teilverrechnungen erfolgen.
Bei dieser Variante werden normale Rechnungen erstellt. Die Umsatzsteuer ist immer sofort fällig. Es gibt keine Möglichkeit, eine Schlussrechnung zu drucken, auf der wieder alle Rechnungspositionen angeführt werden, jedoch kann z. B. eine Auftragsbestätigung zum Zwecke eines Gesamtüberblicks gedruckt werden.
Hinweis
 | Oft wird umgangssprachlich von Teilrechnungen gesprochen, gemeint sind aber eigentlich nur die Teilverrechnungen von Auftragspositionen, die bereits erfasst worden sind. |
Abzugsbetrag nach USt
Am Auftragskopf steht das Feld "Abzugsbetrag nach USt" zur Verfügung. Dieses Feld dient dazu, einen bereits zu dieser Rechnung erhaltenen Betrag (z. B. bar übergebene Anzahlung) nach dem Rechnungsbetrag abziehen zu lassen. Ein in diesem Feld angegebener Betrag wird bei entsprechender Einstellung am Rechnungsreport nach dem Rechnungsbetrag angedruckt und abgezogen.
Hinweise
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Beim Rechnungsreport steht für den Andruck des Abzugsbetrags im Band "Rechnungs-Endsumme" das Feld "Abzugsbetrag nach USt" zur Verfügung. Für den Rechnungsbetrag ist das Feld "Summe inkl. MwSt" und für den End-Zahlungsbetrag das Feld "Endsummen-Betrag" zu verwenden.
Verbuchung von Anz/TR/SR in der BMD Finanzbuchhaltung
Grundsätzlich ist die Verbuchung von Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen in einer BMD 5.5 FIBU oder einer BMD NTCS FIBU möglich.
Bei einer BMD NTCS FIBU können alle unterschiedlichen Anzahlungs bzw. Teil-/Schlussrechnungsabläufe in der NTCS WWS verwendet und in die NTCS FIBU verbucht werden. Es gibt hier keine Einschränkungen. Neben der Direktverbuchung bei Rechnungserstellung kann alternativ die Verbuchung in eine Buchungserfassungsdatei erfolgen.
Bei einer BMD 5.5 FIBU ergeben sich Einschränkungen im Hinblick darauf, welche Arten von Teil-/Schlussrechnungsabläufen nebeneinander in die gleiche FIBU erstellt und automatisch verbucht werden können:
Für die Funktionalität der Teil-/Schlussrechnung in der NTCS WWS ist die entsprechende NTCS Lizenz notwendig. Weiters ist für die Verbuchung in BMD 5.5 bzw. NTCS die FIBU-Lizenz für die Teil-/Schlussrechnungs-Automatik notwendig.
Hinweis
| Weitere Informationen finden Sie hier: |
Exkurs: Versteuerung bei Bezahlung vs. sofortige Versteuerung
Bei Anzahlungs- und Teilrechnungen wird meist die Umsatzsteuer erst bei der Bezahlung (bzw. bei der Stellung der Schlussrechnung) auf das Umsatzsteuerkonto umgebucht. Zuvor wird die Umsatzsteuer auf einem Konto für "noch nicht fällige USt" geparkt (Ist-Versteuerung). Bei der sofortigen Versteuerung wird die Umsatzsteuer wie bei normalen Rechnungen sofort bei Rechnungserstellung auf das Umsatzsteuerkonto gebucht (Soll-Versteuerung).
Im Umsatzsteuerrecht wird nur zwischen End- und Anzahlungsrechnungen unterschieden. Die meisten der in der Praxis als Teilrechnung bezeichneten Rechnungen sind aus umsatzsteuerlicher Sicht Anzahlungsrechnungen.
Die Entscheidung, ob bei Ausstellung von Teilrechnungen die Umsatzsteuer sofort oder erst bei Bezahlung zu verbuchen ist, ist immer mit dem Steuerberater zu treffen.
Grundsätzlich dürfen lt. österreichischem Recht Anzahlungsrechnungen (bzw. Teilrechnungen), bei denen die USt-Versteuerung erst bei Bezahlung vorgenommen wird, nur verwendet/ausgestellt werden, wenn die Leistung, die erbracht wird, noch nicht abgeschlossen ist.
Wann gilt eine zu erbringende Leistung als abgeschlossen?
Die Entscheidung, ob eine Leistung noch nicht abgeschlossen ist, ist im Einzelfall zu treffen. Der Umstand, dass ein Unternehmen bereits gearbeitet hat und "nur" die bereits "erbrachte Leistung" abrechnet, bedeutet nicht, dass aus umsatzsteuerlicher Sicht die Leistung als erbracht gilt.
In der Praxis wird auf die Vertragsgestaltung zu achten sein und auch darauf, ob die Leistung dem Auftraggeber übergeben worden ist. Nur wenn eine nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten abgeschlossene Handlung vorliegt und diese vereinbarungsgemäß dem Kunden übergeben worden ist, kann von der Abrechnung einer erbrachten Leistung gesprochen werden.
Die Schlussrechnung ist erst zu stellen, wenn die Leistung als erbracht gilt, da mit der Stellung der Schlussrechnung die Umsatzsteuer auf jeden Fall auf "Umsatzsteuer" umgebucht wird, auch wenn zuvor ausgestellte Anzahlungen noch nicht bezahlt worden sind.
Gestaltung von TR/Anz/SR
Als Rechnung gilt jede Urkunde, die alle Rechnungsmerkmale enthält. Die Bezeichnung als Rechnung ist dabei nicht notwendig.
Bei Anzahlungsrechnungen ist zu beachten (vgl. UStRL RZ 1524 ff), dass sie aus Sicherheitsgründen als solche erkennbar sein sollten. Als Zeitraum sollte der voraussichtliche Leistungszeitraum angeführt werden. Aus dem Leistungszeitraum ist dann ersichtlich, dass die Leistung noch nicht abgeschlossen ist. Dies gilt auch für Teilrechnungen. Da aus der Bezeichnung "Teilrechnung" nicht ersichtlich ist, wie die Versteuerung erfolgt, sollte bei Teilrechnungen immer der Leistungszeitraum (mit in der Zukunft liegendem Leistungsenddatum) angeführt bzw. textlich angemerkt werden, dass die zu erbringende Leistung noch nicht abgeschlossen ist.
Einstellungsablauf
Beim Einstellen der Teil-/Anzahlungs-/Schlussrechnungslogik in der NTCS sollte die nachfolgende Reihenfolge der Einstellungen eingehalten werden.
Einstellungen BMD Finanzbuchhaltung
Die Einstellungen im Hinblick auf die Verbuchung von Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen in der BMD NTCS sind zu kontrollieren bzw. die notwendigen Einstellungen sind durchzuführen.
Im Hinblick auf die BMD 5.5 FIBU ergeben sich Besonderheiten.
Hinweis
| Weitere Informationen finden Sie hier: |
Parameter NTCS einstellen/kontrollieren
Nachfolgende Parameter in der NTCS sind in Bezug auf die Teil-/Anzahlungs-/Schlussrechnungslogik relevant.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Das Rechnungsschema kann beim Projekt, beim Kunden sowie beim Erfassungskennzeichen hinterlegt werden. Bei Hinterlegung wird es automatisch bei Auftragsanlage auf den Auftragskopf übernommen. Ist das Rechnungsschema an mehreren Stellen hinterlegt, so ergibt sich die Frage, von wo es übernommen werden soll. Das wird mit diesem Parameter gesteuert. Bei "0 - Projekt/Kunde/Erfkz" wird das Rechnungsschema in erster Linie vom Projekt übernommen. Wenn dort keines hinterlegt ist, wird es vom Kunden übernommen. Ist auch dort keines hinterlegt, wird ein möglicherweise hinterlegtes Rechnungsschema vom Erfassungskennzeichen übernommen. Entsprechendes gilt für die anderen Einstellungsmöglichkeiten. Es stehen Einstellungsmöglichkeiten für alle Kombinationen aus Projekt, Kunde und Erfkz zur Verfügung. Siehe dazu Übernahme Rechnungsschema von Kunde/Projekt auf Auftrag. 0 - Projekt/Kunde/ErfKz 1 - Projekt/ErfKz/Kunde 2 - Kunde/Projekt/ErfKz 3 - Kunde/ErfKz/Projekt 4 - ErfKz/Kunde/Projekt 5 - ErfKz/Projekt/Kunde Hinweis Dieser Parameter steuert neben der Übernahme des Rechnungsschemas für die Auftragserfassung auch die Ermittlung des Rechnungsschemas bei Auftragskopie und Änderung Erfassungskennzeichen. | |
Definition, ob eine manuelle Anlage eines Anzahlungsauftrag möglich sein soll. 0 - Nein: Auswahl der Erfassungskennzeichen mit Erfassungsart "Anzahlung" werden nicht angeführt und somit nicht auswählbar. 1 - Ja Hinweis Im Normalfall wird der Anzahlungsauftrag bei Druck der Anzahlungsrechnung automatisch aus dem Hauptauftrag erstellt. Damit nicht versehentlich manuell ein Anzahlungsauftrag angelegt wird, sollte dieser Parameter auf "0 - Nein" stehen. Nur in besonderen Fällen ist die manuelle Anlage von Anzahlungsaufträgen notwendig. In einem solchen Fall kann der Parameter auf "1 - Ja" gestellt werden. Die Kopfdaten eines manuell angelegten Anzahlungsauftrags können nur gespeichert werden, wenn ein Rechnungsschema eingetragen ist. |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob nach Originalrechnungsdruck eine automatische Verbuchung erfolgen soll und somit die Erzeugung der FIBU-Buchungen inkl. Übergabe in die FIBU bzw. in einen Schnittstellenfile. 0 - Nein: Es erfolgt keine automatische Verbuchung und somit werden keine FIBU-Buchungen erzeugt. Die Verbuchung hat in weiterer Folge manuell über das Fenster "Rechnungen" zu erfolgen. 1 - Ja: Nach dem Originalausdruck wird automatisch verbucht. 2 - Nur TR/SR: Bei normalen Rechnungen erfolgt keine automatische Verbuchung. TR/SR werden jedoch automatisch verbucht. 3 - Nein, mit Abfrage bei Einzeldruck: Die Rechnungen werden grundsätzlich nicht automatisch verbucht. Es erscheint nach dem Originalausdruck eine Ja/Nein-Abfrage (mit Vorbelegung Ja), ob die Rechnung verbucht werden soll. Hinweis: Erfolgt der Druck mit der Hintergrundverarbeitung, ist keine Abfrage möglich und somit wird die Rechnung automatisch verbucht. 4 - TR/SR autom. verbuchen, Rest mit Abfrage bei Einzeldruck: Wie 3, ausgenommen bei TR/SR: Teil- und Schlussrechnungen werden sofort verbucht, bei allen anderen Rechnungen erscheint die Abfrage. Hinweis: Erfolgt der Druck mit der Hintergrundverarbeitung, ist keine Abfrage möglich und somit wird die Rechnung automatisch verbucht. Hinweis Im Zusammenhang mit TR/Anz/SR sollte die automatische Verbuchung immer aktiviert sein, da die automatischen Stornos von Rechnungen nur durchgeführt werden können, wenn die Rechnungen bereits verbucht sind. Der Versuch des Stornos von nicht verbuchten Rechnungen führt zu einem Fehler und hat negative Auswirkungen auf die Erstellung der beabsichtigten (beinhaltenden) TR/Anz bzw. SR. Die manuelle Verbuchung von Rechnungen ist in diesem Zusammenhang sehr fehleranfällig. | |
Definition, ob im Anzahlungsdialogfenster weitere Felder angezeigt werden sollen. Hinweis Weitere Felder sind: Checkbox für Aktivierung "Kassieren durch NTCS Kasse", "Änderung des Erfassungskennzeichens" und "Artikel für Anzahlungsrechnung" Die erweiterten Eingaben sollten nur dann aktiviert werden, wenn eine manuelle Änderung von Erfassungskennzeichen bzw. Artikel oder des Kassiervorgangs notwendig ist. Für die Anzeige der Checkbox für Aktivierung "Kassieren durch NTCS Kasse" wird zusätzlich die Kassenlizenz geprüft. | |
Definition, welches Erfassungskennzeichen für die automatisierte Erstellung von Anzahlungen aus einem Haupfauftrag verwendet werden soll. Hinweis Der Hauptauftrag muss ein dementsprechendes Rechnungsschema aufweisen. Es können nur Erfassungskennzeichen mit der Erfassungsart "Anzahlungsrechnung" verwendet werden. | |
Definition, welcher Artikel für die Generierung von Anzahlungsrechnungen verwendet werden soll. Hinweis Die Angabe eines Anzahlungsartikels ist bei der Verwendung von "Anzahlungsrechnungen" verpflichtend. Es können nur Artikel verwendet werden, die im Artikelstamm als Anzahlungsartikel (Feld: Anzahlungsartikel) definiert sind. Für die korrekte Verbuchung ist eine entsprechende Kontentabelle (WWS → Stammdaten → Konten/Steuern/Abgaben) zu hinterlegen. Sollen Anzahlungen nicht in der Artikel-/Kundenstatistik aufscheinen, so ist am Anzahlungsartikel im Artikelstamm das Feld "Statistikartikel" auf "Nein" zu stellen. | |
Hinweis Der Parameter ist für den Bereich WWS nicht mehr relevant, da die entsprechenden Einstellungen im Rechnungsschema diesen übersteuern. Der Parameter wird jedoch für den Bereich PLE benötigt. | |
Definition, welche Logik für die Ermittlung der Zahlungsinformation aus der BMD Finanzbuchhaltung gelten soll. 1 - Summe der bisherigen Teilrechnungen: Diese Variante wurde durch die Varianten 3 bzw. 4 abgelöst und sollte nicht mehr verwendet werden. 2 - Summe der bisherigen Teilrechnungen, einschließlich stornierte TR: Diese Variante wurde durch die Varianten 3 bzw. 4 abgelöst und sollte nicht mehr verwendet werden. 3 - Summe der bisherigen (An-)Zahlungen: Verwendbar, wenn "nur" geleistete Zahlungen interessant sind bzw. abgezogen werden oder wenn gestellte Teilrechnungen in Teilbeträgen bezahlt werden. Es wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und alle Zahlungen zu dieser Ablaufnummer zurückgeliefert. Auf der Rechnung werden somit die bereits geleisteten Zahlungen angeführt. Bei Teilrechnungen ist das Band für die Anzahlungen im Report zu verwenden. 4 - Summe der bisherigen Teilrechnungen mit Zahlungsbeträgen: Es handelt sich dabei um die "Standardeinstellung", die normalerweise sinnvoll ist, da bei einer beinhaltenden Teilrechnung/Anzahlung bzw. einer Schlussrechnung auch vorige Rechnungen angedruckt werden sollten, die noch nicht bezahlt wurden. Es werden die Rechnungsnummern und die Ablaufnummer an die FIBU geschickt. Je Rechnung werden die Zahlungen zurückgeliefert. Im Ausdruck der TR/Anz/SR äußert sich das so, dass auch eine Zeile angedruckt wird, wenn noch keine Zahlung für eine bereits gestellte Rechnung erfolgt ist. 5 - Summe der bisherigen (An-)Zahlungen: Verwendbar, wenn "nur" geleistete Zahlungen interessant sind bzw. abgezogen werden oder wenn gestellte Teilrechnungen in Teilbeträgen bezahlt werden. Es wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und alle Zahlungen zu dieser Ablaufnummer zurückgeliefert. Auf der Rechnung werden somit die bereits geleisteten Zahlungen angeführt. Bei Teilrechnungen ist das Band für die Anzahlungen im Report zu verwenden. Besonderheit: In diesem Fall werden auch Zahlungen aus der FIBU ermittelt, wenn es noch keine Rechnung in der WWS gibt. Dieser Fall wird benötigt, wenn aus einem Fremdsystem Buchungen übernommen wurden, aber die Rechnungen nicht. | |
Definition, ob im Dialogfenster "Anzahlung" die Angabe eines Schlussrabattes in "%" möglich ist. 0 - Nein: Eine Angabe "Schlussrabatt %" im Dialogfenster ist nicht möglich. Der Auftragswert und die bisherigen Anzahlungen werden rabattiert angezeigt. 1 - Ja: Im Dialogfenster ist zusätzlich das Feld "Rab-%-Satz" für die Eingabe "Schlussrabatt%" vorhanden. Ist am Auftrag ein Schlussrabatt% definiert, so wird dieser als Vorschlagswert übernommen. Alle anderen Schlussrabatte des Hauptauftrages werden erst bei der Schlussrechnung berücksichtigt. Hinweis Im Dialogfenster werden der "Auftragswert" und der Wert der "bisherigen Anzahlungen" nicht rabattiert angezeigt. Für den Andruck des Schlussrabattes auf der Anzahlungsrechnung ist das Reportband "Rechnungs-Summe - Rabatt-Zeile" zu verwenden. Auf einer beinhaltenden Teil-/Schlussrechnung wird der Rabatt nicht extra ausgewiesen. | |
Definition, ob bei der Erstellung eines Anzahlungsauftrags ein fixer Buchungstext vorgegeben werden soll. 0 - Nein (Standard): Der Buchungstext des Hauptauftrags wird übernommen. 1 - Ja: Der Text "Anzahlung für <Erfassungskennzeichen>-<Erfassungsnummer>" wird als Buchungstext vorgegeben. Beispiel: Wird eine Anzahlung zu AUF 1 erstellt, erhält diese den Buchungstext "Anzahlung für AUF-1". |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verspeicherung → Erfassungsdatei
Definition, ob die auf einer "Anzahlung, Teil-/Schlussrechnung" berechneten bzw. abgezogenen Rücklässe an die Finanzbuchhaltung übergeben werden sollen. 0 - Nein: Es werden keine Rücklässe an die Finanzbuchhaltung übergeben und somit der Rechnungsbetrag vor Abzug der Rücklässe verbucht. 1 - Ja: Die Rücklässe werden an die Finanzbuchhaltung separat übergeben. Beispiel zur Ausprägung "1" Anzahlungsrechnung 12.000,- EUR, davon 1.800,- EUR Rücklass Im Buchungsjournal der Finanzbuchhaltung wird somit im Feld "OP-Betrag" der um den Rücklass verminderte Betrag 10.200,- EUR ausgewiesen. Über das Feld "OP" werden die offenen Posten detailliert dargestellt. Hinweis: Die Haft- und Deckrücklassverbuchung funktioniert nur mit der "Direktverbuchung" in die NTCS FIBU oder mit "NTCS BuErf". |
Ausdrucksmodelle anlegen und Reports hinterlegen
Hier wird für die Anzahlungsrechnung bzw. Teilrechnung und für die Schlussrechnung jeweils ein Ausdrucksmodell angelegt. In der Druckereinstellung zum Ausdrucksmodelldetail sind Reports zu hinterlegen, bei denen die TR-/Anz-/SR-spezifischen Felder bzw. Bänder eingestellt sind.
Ausdrucksmodellzuordnung
Die für TR/Anz/SR angelegten Ausdrucksmodelle können über die Ausdrucksmodellzuordnung Kunden, Kundengruppen etc. zugeordnet werden.
Hinweise
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Rechnungsreport für TR/Anz/SR
Für Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen stehen spezielle Bänder und Felder bei der Reportgestaltung zur Verfügung. Nachfolgend werden diese speziellen Bänder und Felder erläutert:
Rechnungs-Kopf-Daten | Standard Kopfband TR/Anz Nr. druckt die RE-Anzahl an. Siehe dazu auch Andruck der RE Anzahl (TR/Anz Nr) auf der Teilrechnung. | ||
Rechnungs-Anzahlungen-Kopf-Band | Dieses Band dient zum Andruck von Überschriften für Anzahlungen/Teilrechnungen, die abgezogen/angedruckt werden. | ||
Rechnungs-Anzahlungen-Band (aus Teilrechnung) | Dient zum Andruck bzw. Abzug von zuvor erstellten Teilrechnungen auf nachfolgenden Teilrechnungen. Hinweise
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Rechnungs-Anzahlungen-Band (aus Anzahlungsrechnung) | Dient zum Andruck bzw. Abzug von zuvor erstellten Anzahlungen auf nachfolgenden Anzahlungen. Je ermittelter Zahlung wird dieses Band einmal angedruckt. Bei Einstellung von "Abzug gestellter Rechnungen" im Rechnungsschema wird das Band einmal je gestellter Rechnung angedruckt. Folgende Felder sind im Bereich "Rechnungs-Anzahlungen-Felder" im Speziellen hervorzuheben: Buchungstext Rechnung: Druckt den Buchungstext der Anzahlungsrechnung aus der NTCS an. Rechnungsbetrag exkl. USt: Rechnungsbetrag lt. NTCS exkl. USt Rechnungsbetrag inkl. USt: Rechnungsbetrag lt. NTCS inkl. USt USt-Betrag (Rechnung): Umsatzsteuerbetrag der Rechnung lt. NTCS Zahlungsbetrag inkl. USt: Gesamtbetrag, um den sich die Schuld durch die Zahlung vermindert hat, d. h. Zahlungsbetrag inkl. USt und gerechtfertigt abgezogenem Skonto Zahlungsbetrag exkl. USt: Zahlungsbetrag exkl. USt und inkl. gerechtfertigt abgezogenem Skonto Skontobetrag: lt. FIBU gerechtfertigt abgezogener Skontobetrag Zahlungsbetrag exkl. Skonto exkl. USt: Netto-Zahlungsbetrag (exkl. USt), d. h. der Nettobetrag der Zahlung, die geleistet wurde Zahlungsbetrag exkl. Skonto inkl. USt: Zahlungsbetrag inkl. USt, der geleistet wurde USt-Betrag (Zahlung): Umsatzsteuerbetrag der Zahlung und des gerechtfertigt abgezogenen Skontos USt-Betrag (Zahlung) exkl. Skonto: Umsatzsteuerbetrag der erhaltenen Zahlung Hinweis
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Rechnungs-Anzahlungen-Band (aus periodischen Zahlungen) | Dabei handelt es sich um eine Besonderheit der LEA für Anzahlungen, zu denen es keine Anzahlungsrechnung gibt. Dieses Band wird im Bereich WWS nicht benötigt. | ||
Rechnungs-Anzahlungen-Summenband (aus periodischen Zahlungen | Dabei handelt es sich um eine Besonderheit der LEA für Anzahlungen, zu denen es keine Anzahlungsrechnung gibt. Dieses Band wird im Bereich WWS nicht benötigt. | ||
(Anzahlungs)-Positionsinfo-Band | Mit diesem Band können auf einer Anzahlungsrechnung die Positionen des Hauptauftrags angedruckt werden. Folgende Felder stehen für den Andruck der Positionen des Hauptauftrags zur Verfügung: Art.Nr. Beschreibungs-TextNr Bezeichnung Einheit ID (Quell-Auftragspos.) Lfd.Nr. Menge PosNr Preis per VK Verkaufspreis rab. Verkaufswert Hinweis
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(Anzahlungs)-Positionsinfo-Überschriftenband | Dabei handelt es sich um die Überschriften zu den Positionen des Hauptauftrags. Siehe auch (Anzahlungs)-Positionsinfo-Band. | ||
Rechnungs-Zwischensumme | Standard-Zwischensummenband Zwischensummen-Bezeichnung: Bei den Feldparametern ist bei "Bez. Zwischensumme vor Teilrechnung/Anzahlung" der Text "Rechnungsbetrag" einzutragen. Bei "Bez. für Zwischensumme vor Rücklass" ist "Zahlungsbetrag vor Rücklass" und bei "Bez. Zwischensumme vor USt" ist "Nettobetrag" einzutragen. Bei allen anderen Feldern kann der Text "Zwischensumme" eingetragen werden. Spezialfall: Um bei Verwendung von Rücklässen für den Betrag vor Rücklass auch die Aufteilung des Betrags andrucken zu können, stehen folgende Felder zur Verfügung, die nur bei der Zwischensumme vor Rücklass angedruckt werden: Restbetrag nach Anzahlung exkl. USt Restbetrag nach Anzahlung inkl. USt Skontobetrag zu Anzahlungsbetrag USt-Betrag zu Restbetrag nach Anzahlung | ||
Rechnungs-Rücklass-Band | Dient zum Andruck des Abzuges des berechneten Rücklasses (Deck(ungs)- bzw. Haft(ungs)rücklass). Rücklass-% Rücklassbasis Rücklassbetrag Fälligkeitsdatum für Rücklass | ||
Rechnungs-Endsumme | Standardband für die Endsumme bei zeilenweisem Andruck. Endsummen-Betrag: Für den Zahlungsbetrag ist dieses Feld zu verwenden. Es handelt sich dabei um den Rechnungsbetrag abzüglich etwaiger Anzahlungen/Teilrechnungen. Hinweis
Lt. Umsatzsteuerrichtlinie zu Anzahlungen/Teilrechnungen sind auf der Schlussrechnung sowohl die erhaltenen Anzahlungen als auch der noch offene Rest-Zahlungsbetrag mit Nettobetrag (exkl. USt) und Umsatzsteuerbetrag anzuführen. Dafür stehen folgende Felder zur Verfügung: Restbetrag nach Anzahlung exkl. USt (inkl. Skonto) Restbetrag nach Anzahlung inkl. USt (inkl. Skonto) USt-Betrag zu Restbetrag nach Anzahlung | ||
Rechnungs-Endsumme (für Teil- und Schlussrechnungen) | Dieses Band kann alternativ zum Band "Rechnungs-Endsumme" verwendet werden und wird dann beim Druck einer SR anstatt des Bandes "Rechnungs-Endsumme" verwendet. Es stehen die gleichen Felder wie am Band "Rechnungs-Endsumme" zur Verfügung. Hintergrund: Für die SR könnte so der gleiche Report wie für die Standardrechnung verwendet werden. Bei der SR werden aber bei der Endsumme oft noch abweichende Informationen angedruckt. Daher wird dieses Band benötigt. Bei Verwendung von einem Report für die Standardrechnung und die SR ist auch zu berücksichtigen, dass die Ausdrucksbezeichnungen nicht fix am Report festgelegt werden dürfen, sondern die Ausdrucksablaufarten herangezogen werden müssen. Hinweis
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Rechnungsschema anlegen
Die Anlage von Rechnungsschemen ist das Herzstück der TR-/Anz-/SR-Logik in der NTCS WWS.
Für jede Variante von Anzahlungsrechnungen oder Teilrechnungen ist ein eigenes Rechnungsschema anzulegen, das dann bei Verwendung von Anzahlungen bzw. Teilrechnungen jeweils am Auftragskopf einzutragen ist.
Mit den Einstellungen beim Rechnungsschema werden beim Auftrag der Ablauf bzw. die Möglichkeiten, die beim Druck von Rechnungen zur Verfügung stehen, gesteuert.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Achtung!
 | Die Einstellungen für die Steuer bitte immer in Absprache mit Ihrer Buchhaltung vornehmen und im Bedarfsfall Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin konsultieren. |
Kontentabelle anlegen/erweitern
Ausgangssituation: Es sind bereits Kontentabellen mit hinterlegten Erlöskonten für die Verbuchung von Standard-Rechnungen vorhanden. Diese Kontentabellen sind bei den verwendeten Artikeln hinterlegt (z. B. über Standard-Artikelkennzeichen, Hinterlegung bei der Warenhaupt- oder Warenuntergruppe oder Angabe direkt beim Artikel).
Für die Verbuchung der Erlöse von Teilrechnungen, Anzahlungen bzw. von der Schlussrechnung sind die vorhandenen Kontentabellen zu erweitern.
Im rechten Bereich im Reiter "Verkauf" unter "dazugehörige Erlöskonten" müssen folgende Spalten eingeblendet werden:
Rechnungsart, Bezeichnung, Inl.Konto, EU Konto, Ausl.Konto, Steuerproz.
Bei allen Kontentabellen, die bei Artikeln benützt werden, die auf einer TR/Anz/SR verwendet werden, sind weitere Einträge unter "dazugehörige Erlöskonten" (Reiter "Verkauf") hinzuzufügen:
| Bezeichnung | In diesem Feld kann eine Bezeichnung der Kontentabellenposition (des Kontensatzes) vergeben werden. Zur besseren Lesbarkeit und Unterscheidbarkeit ist eine kurze Bezeichnung empfehlenswert. | |||||
| Rechnungsart | Mithilfe unterschiedlicher Rechnungsarten kann eine Unterscheidung zwischen den Kontentabellenpositionen (den Kontensätzen) innerhalb einer Kontentabelle nach WWS Rechnungsarten getroffen werden. Pro Kontentabelle können unterschiedlich viele Rechnungsarten verwendet werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Für die Leistungserfassung genügt es im Normalfall, die Rechnungsart auf dem vorgeschlagenen Wert "Standardrechnung" zu belassen. Um die Nutzung von unterschiedlichen Rechnungsarten zu ermöglichen, muss die Zuordnung vom Fakturatyp in der Leistungserfassung mit der Rechnungsart in der Warenwirtschaft entsprechend gegeben sein. Diese Zuordnung ist im Hilfekapitel Rechnungsart genau aufgelistet. Dieses Unterscheidungsmerkmal ist zum Beispiel nur nötig, wenn für einen bestimmten Fakturatyp (z. B. Teilrechnung) nicht nur ein Erlöskonto, sondern auch je Tätigkeitsgruppe unterschiedliche Erlöskonten bebucht werden müssen. Wird ein Erlöskontensatz mit Rechnungsart ungleich "Standardrechnung" angelegt, gelten die Konten dieses Erlöskontensatzes nur für den entsprechenden Fakturatyp. Daher müssen für die weiteren Fakturatypen weitere Erlöskontensätze unter dieser Kontentabelle hinterlegt werden (oder ein weiterer Erlöskontensatz mit der Rechnungsart "Standardrechnung"). Es gibt folgende Ausprägungen für die Rechnungsart:
Für die Standardrechnungen ist die Rechnungsart "Standardrechnung" zu verwenden. Für die Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen müssen, je nachdem, welche Versteuerungsart vorab in den Rechnungs-Schemen für die Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung angegeben worden ist, die jeweiligen Rechnungsarten ausgewählt werden. Für den Steuerbeleg kann die Verrechnungsart "Steuerbeleg" verwendet werden. Gibt es in einer Kontentabelle mehrere Einträge mit der gleichen Rechnungsart, kann mithilfe der Erlöskennzeichen gesteuert werden, wann welches Konto herangezogen wird. | |||||
In diesem Feld wird das Inlandskonto manuell eingetragen bzw. mit der F4-Suche aus den Konten der FIBU übernommen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Hier muss jenes Erlöskonto hinterlegt werden, welches für den Kunden ermittelt werden soll, wenn der Kunde umsatzsteuerrechtlich wie ein Kunde aus dem Inland behandelt werden muss. Für Details zur umfangreichen Ermittlungslogik des korrekten Kontos finden Sie alle Informationen im Hilfekapitel Logik Kontenermittlung aus Erlöskontensatz. | ||||||
In diesem Feld wird das EU-Konto manuell eingetragen bzw. mit der F4-Suche aus den Konten der FIBU übernommen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Hier muss jenes Erlöskonto hinterlegt werden, welches für den Kunden ermittelt werden soll, wenn der Kunde umsatzsteuerrechtlich wie ein Kunde aus einem EU-Land behandelt werden muss. Für Details zur umfangreichen Ermittlungslogik des korrekten Kontos finden Sie alle Informationen im Hilfekapitel Logik Kontenermittlung aus Erlöskontensatz. | ||||||
| Auslands Konto | In diesem Feld wird das Auslandskonto manuell eingetragen bzw. mit der F4-Suche aus den Konten der FIBU übernommen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Hier muss jenes Erlöskonto hinterlegt werden, welches für den Kunden ermittelt werden soll, wenn der Kunde umsatzsteuerrechtlich wie ein Kunde aus einem Ausland (= einem Land außerhalb der EU) behandelt werden muss. Für Details zur umfangreichen Ermittlungslogik des korrekten Kontos finden Sie alle Informationen im Hilfekapitel Logik Kontenermittlung aus Erlöskontensatz. | |||||
In diesem Feld tragen Sie manuell den zu berücksichtigenden Steuerprozentsatz für das im Feld Inlandskonto hinterlegte Inlandskonto ein, wenn der Steuerprozentsatz nicht vom Fibu-Konto ermittelt werden kann, weil das Konto in der Fibu nicht existiert. Diese Vorgangsweise ist nur dann möglich/sinnvoll, wenn der WWS Parameter "BMD FIBU" deaktiviert ist. Ansonsten wird der korrekte Steuerprozentsatz jedenfalls vom Fibu-Konto ermittelt und das Feld ist nicht bearbeitbar. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Zusatzinformationen zum besseren Programmverständnis: Dieser Steuerprozentsatz gilt somit nur für das manuell hinterlegte Inlandskonto des Erlöskontensatzes, da das Programm für das manuelle hinterlegte EU-Konto sowie für das manuell hinterlegte Auslandskonto fix 0 % Umsatzsteuer heranzieht. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Die Teilrechnungskonten für Versteuerung bei Bezahlung sind in der FIBU jedoch mit dem Steuersatz 0 % angelegt, da ja zuerst auf noch nicht fällige USt gebucht wird. Erst bei Bezahlung der Rechnung wird die USt fällig und dann wird auch der Erlös auf ein Erlöskonto mit USt-Hinterlegung umgebucht. Damit Teil- und Anzahlungsrechnungen korrekt mit der (erst später fälligen) Umsatzsteuer berechnet und ausgedruckt werden, ist in diesem speziellen Fall im Feld "Steuer %" der jeweilige Steuersatz anzugeben. Im Feld "Steuer %" kann (wenn der Parameter BMD FIBU = Ja) nur ein Wert eingetragen werden, wenn folgende Rechnungsarten gewählt werden:
Hinweis
Hinweis
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Hinweise
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Achtung!
| Bei Teilrechnungskonten (für Anzahlungen und Teilrechnungen mit Versteuerung bei Bezahlung) handelt es sich um speziell in der FIBU gesteuerte Konten. Diese Konten sind von der für die FIBU zuständigen Person zu erfragen bzw. abzuklären. Die Teilrechnungskonten sind in der FIBU korrekt zu hinterlegen. Anmerkungen:
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Hinweis
| Weitere Informationen finden Sie hier: |
Einstellen Felder Aufträge
Folgende Felder sind im Zusammenhang mit TR/Anz/SR im Fenster Aufträge interessant:
| Rechnungsschema | ID des Rechnungsschemas, welches für die Abwicklung von Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnungen hinterlegt werden muss. Damit der Ablauf von Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnungen funktioniert, muss hier eine Hinterlegung des Rechnungsschemas erfolgen bzw. wird hier das hinterlegten Rechnungsschema angezeigt. |
Wird automatisch laut Einstellung im Rechnungsschema mit der Projektnummer oder der fortlaufenden Ablaufnummer laut Nummernkreis befüllt. Bei einem Auftrag, der mittels Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung abgerechnet wird, wird über die Ablaufnummer der Zusammenhang der ausgestellten Rechnungen mit den erhaltenen Zahlungen hergestellt. Bei der Ermittlung der Zahlungen aus der FIBU wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und diese liefert die Zahlungen zu dieser Ablaufnummer. Die Ablaufnummer wird am Auftragskopf gespeichert. Bei der Ausstellung von Anzahlungen erhält der Anzahlungsauftrag die gleiche Ablaufnummer wie der Hauptauftrag. Über die Ablaufnummer können so einfach alle zusammengehörigen Aufträge gefiltert werden. Wichtig: In der BMD 5.5 FIBU wird die Ablaufnummer als Projektnummer bezeichnet! In der NTCS kann die Vergabe der Ablaufnummer gesteuert werden, entweder wird dafür die am Auftrag eingetragene Projektnummer oder eine Ablaufnummer lt. eigenem Nummernkreis verwendet. | |
Zeigt die Anzahl der zu diesem Auftrag erstellten Rechnungen an. Bei Anzahlungsrechnungen ist am Hauptauftrag die Gesamtanzahl der Rechnungen, also aller Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen, ersichtlich. Beim Anzahlungsauftrag handelt es sich um die Nummer der gestellten Anzahlungsrechnung (z. B. 1. Anzahlungsrechnung, 2. Anzahlungsrechnung ...). | |
Hier ist ersichtlich, welcher Wert von den einzelnen Aufträgen bisher verrechnet worden ist. | |
Prozentsatz der erstellten Anzahlungsrechnung. Wird bei einem Auftrag ein Rechnungsschema hinterlegt und anschließend eine Anzahlungsrechnung gedruckt, dann wird in diesem Feld (im Hauptauftrag) der Prozentsatz der zuletzt gedruckten Anzahlungsrechnung angezeigt. Im Anzahlungsauftrag selbst wird der Prozentsatz der Anzahlung zum Zeitpunkt der Erstellung der Anzahlungsrechnung aus dem Hauptauftrag angezeigt. | |
Bemessungsgrundlage für Anzahlungsrechnung/Anzahlungsauftrag. Bei einem Anzahlungsauftrag (Erfassungskennzeichen ANZ) wird die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Anzahlungsbetrages zum Zeitpunkt der Erstellung der Anzahlungsrechnung aus dem Hauptauftrag angezeigt. Bemessungsgrundlage * Anzahlungs-% = Anzahlungsbetrag | |
Zeigt beim Hauptauftrag den Text an, der bei der Erstellung der letzten Anzahlung aus dem Hauptauftrag im Dialogfenster eingegeben worden ist. | |
Rechnungs-Kennzeichen:
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| RechnungsStatus | Zeigt den Status der zuletzt erstellten Rechnung des Auftrags an. Es ist z. B. ersichtlich, ob die letzte Rechnung verspeichert oder storniert worden ist. |
| Letzte Rechnungsnummer | Zeigt die Rechnungsnummer der zuletzt für den Auftrag erstellten Rechnung an. |
Kennzeichen, das anzeigt, ob ein Auftrag fertig ist und ob dieser automatisch oder manuell fertiggemeldet worden ist. Folgende Ausprägungen sind möglich:
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Einstellen Felder Auftragserfassung/Auftragskopf
Folgende Felder sind im Zusammenhang mit TR/Anz/SR in der Auftragserfassung am Auftragskopf relevant:
Hier wird der Kunde eingetragen, zu welchem der Auftrag/das Angebot erstellt wird. In weiterer Folge können in den verschiedenen Fenstern(z. B. Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Angebote) die Datensätze einfach nach dem Kunden gefiltert werden. Die Adressdaten des Kunden werden laut den Kunden-Stammdaten automatisch in den Auftrag/das Angebot übernommen. Anhand dieser erfolgen relevante Ermittlungen für den Auftrag/das Angebot. So sind z. B. das Land und die UID-Nummer des Lieferempfängers (Lieferempfänger = Kunde, wenn nichts Abweichendes hinterlegt) wichtig für die Ermittlung des korrekten Erlöskontos und des Steuertextes. Hinweis Wird in den Feldern "Lieferempfänger" und "Rechnungsempfänger" keine abweichende Kundennummer hinterlegt, wird der eingetragene Kunde automatisch als Liefer- bzw. Rechnungsempfänger übernommen. Weitere Einstellungen, welche für den Verlauf des Auftrags/Angebots relevant sind, können direkt am Kundenstamm hinterlegt werden. Diese gelten als Rückfallwert für den Auftrag/das Angebot und können bei Bedarf am Auftrag/Angebot in den jeweiligen Feldern überarbeitet werden. (z. B. Kondition, Preistabelle, Rabatttabelle, Erlöskennzeichen etc.). Der Kunde wird vom Projekt vorgeschlagen, sofern das Projekt zuerst eingegeben wird. Im Suchdialog werden nur jene Kunden angezeigt, die dem Projekt zugeordnet sind. Ist die Prüfung der Projekt-Kundenzuordnung nicht gewünscht, kann diese per Parameter deaktiviert werden: Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein → Projekt-Kundenzuordnung
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Zeigt an, zu welchem Projekt der Auftrag gehört. Über folgende Parameter kann gesteuert werden, welche Projekte im Auftrag ausgewählt werden dürfen:
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ID des Rechnungsschemas, welches für die Abwicklung von Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnungen hinterlegt werden muss. Damit der Ablauf von Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnungen funktioniert, muss hier eine Hinterlegung des Rechnungsschemas erfolgen bzw. wird hier das hinterlegten Rechnungsschema angezeigt. | |||||
Zeigt an, wie das Rechnungsschema ermittelt worden ist oder ob dies manuell am Auftrag eingetragen worden ist. Folgende Ausprägungen sind möglich:
Hinweise
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Wird automatisch laut Einstellung im Rechnungsschema mit der Projektnummer oder der fortlaufenden Ablaufnummer laut Nummernkreis befüllt. Bei einem Auftrag, der mittels Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung abgerechnet wird, wird über die Ablaufnummer der Zusammenhang der ausgestellten Rechnungen mit den erhaltenen Zahlungen hergestellt. Bei der Ermittlung der Zahlungen aus der FIBU wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und diese liefert die Zahlungen zu dieser Ablaufnummer. Die Ablaufnummer wird am Auftragskopf gespeichert. Bei der Ausstellung von Anzahlungen erhält der Anzahlungsauftrag die gleiche Ablaufnummer wie der Hauptauftrag. Über die Ablaufnummer können so einfach alle zusammengehörigen Aufträge gefiltert werden. Wichtig: In der BMD 5.5 FIBU wird die Ablaufnummer als Projektnummer bezeichnet! In der NTCS kann die Vergabe der Ablaufnummer gesteuert werden, entweder wird dafür die am Auftrag eingetragene Projektnummer oder eine Ablaufnummer lt. eigenem Nummernkreis verwendet. | |||||
Wird mit dem Rechnungsplan gearbeitet, kann hier ein Rechnungsplankopf ausgewählt/angelegt werden. Ein Rechnungsplan kann auch bei den Rechnungsschemen für die Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung hinterlegt werden. Dann wird der Rechnungsplan durch das Rechnungsschema automatisch auf den Auftrag übernommen. | |||||
Buchungstext, der an die Finanzbuchhaltung übergeben wird. | |||||
Spezieller Buchungstext für die Schlussrechnung Hier kann ein spezieller Buchungstext für die Schlussrechnung erfasst werden. Bleibt dieses Feld leer, dann gilt auch für die Schlussrechnung der Text, der im Feld Buchungstext erfasst worden ist. |
Hinweis
| Das Rechnungsschema kann wahlweise beim Erfassungskennzeichen, beim Projekt oder beim Kunden hinterlegt werden. Bei Auftragsanlage wird das Rechnungsschema dann automatisch auf den Auftrag übernommen. Nähere Infos dazu siehe Übernahme Rechnungsschema von Projekt/Kunde/Erfkz auf Auftrag. |
Einstellen Fenster "Rechnungen"
Im Fenster "Rechnungen" bzw. im Reiter "Rechnung" der Auftragserfassung kann der Detailreiter "Rechnungs-Anzahlungen" eingeblendet werden. Dieser zeigt die zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung ermittelten Anzahlungen zur jeweils ausgewählten Rechnung an. Ein weiterer nützlicher Detailreiter für Kontrollen ist der Detailreiter "Zahlungseingänge".
Hinweis
| Die angezeigten Reiter werden benutzerabhängig gespeichert. Das Einblenden eines Reiters gilt daher nur für den aktuellen Benutzer. |
Folgende Felder sind für eventuelle Kontrollen im Fenster "Rechnungen" und im Reiter "Rechnungen" relevant:
| Rechnungsart | Die Rechnungsart zeigt an, ob es sich um eine Anzahlung/Teilrechnung oder Schlussrechnung handelt. |
FIBU-Kennzeichen | Das FIBU-Kennzeichen ist wesentlich für die Nachvollziehbarkeit der Stornos. |
RE-Anzahl | Die RE-Anzahl zeigt den Ablauf der Verrechnung und den Zusammenhang zwischen den Rechnungen und Stornos. |
Spezielle Einstellungen und Abläufe
Übernahme Rechnungsschema von Projekt/Kunde/Erfkz auf Auftrag
Das Rechnungsschema kann beim Projekt, beim Kunden bzw. beim Erfassungskennzeichen hinterlegt werden. Das Rechnungsschema wird dann automatisch bei Auftragsanlage auf den Auftragskopf übernommen.
Projekt: Feld "Rechnungsschema"
Kunde: Reiter "Allgemein", Feld "Rechnungsschema"
Erfassungskennzeichen Verkauf: Feld "Rechnungsschema"
Falls das Rechnungsschema an mehreren Stellen hinterlegt ist, steuert der Parameter "TR/SR-Schema Ermittlung" (siehe Parameter NTCS einstellen/kontrollieren), ob das Rechnungsschema vom Projekt, Kunden oder Erfassungskennzeichen übernommen wird.
Wird ein Auftrag angelegt und ist beim Erfassungskennzeichen ein Rechnungsschema hinterlegt, wird dieses zuerst auf den Auftragskopf übernommen. Je nach Parametereinstellung wird bei Eingabe von Kunde und Projekt ein dort hinterlegtes Rechnungsschema erneut auf den Auftragskopf übernommen und der alte Wert überschrieben. Das heißt, bei Eingabe von Kunde und Projekt wird jeweils eine neue Ermittlung des Rechnungsschemas lt. Parametereinstellung durchgeführt.
Wird das Rechnungsschema am Auftragskopf manuell geändert, wird das Rechnungsschema z. B. bei Änderung des Projekts ab diesem Zeitpunkt nicht mehr neu übernommen.
Zu Kontrollzwecken kann am Auftragskopf in der Auftragserfassung das Feld "Rechnungsschema InfoKz" eingeblendet werden:
Zeigt an, wie das Rechnungsschema ermittelt worden ist oder ob dies manuell am Auftrag eingetragen worden ist. Folgende Ausprägungen sind möglich:
Hinweise
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Hinweise
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Teilrechnungsart "1 Anzahlung, dann Teilrechnung"
Die Teilrechnungsart "1 Anzahlung, dann Teilrechnung" kombiniert eine Anzahlung mit nachfolgenden Teilrechnungen.
Storno der Anzahlungsrechnung
Bei den beinhaltenden Varianten dieser Teilrechnungsarten wird die Anzahlung mit der Erstellung der ersten Teilrechnung storniert.
Bei den auflaufenden Varianten wird die Anzahlung erst mit dem Einbuchen der Schlussrechnung storniert.
Andruck der RE-Anzahl (TR/ANZ Nr) auf der Teilrechnung
Das Feld "RE Anzahl" (bzw. "TR/ANZ Nr" im Reporteditor) dient zum Andruck der fortlaufenden Nummer der zu einem Hauptauftrag erstellten Teil- und Anzahlungsrechnungen.
Das Feld "RE Anzahl" wird dabei beim Ausdruck der Teil- bzw. Anzahlungsrechnung laufend hochgezählt. Da es sich bei der Teilrechnungsart "1 Anzahlung, dann Teilrechnung" beim Ausdruck der 1. Teilrechnung ja bereits um die 2. erstellte Rechnung handelt, wird standardmäßig beim Ausdruck der 2. Rechnung bereits "2. Teilrechnung" angedruckt.
Damit bei der ersten erstellten Teilrechnung auch "1. Teilrechnung" auf der Rechnung angedruckt wird, ist Folgendes einzustellen:
Bei der Ausdrucksablaufart TRE (Teilrechnung) und TRK (Kontrollausdruck Teilrechnung) muss das Feld "Ausdrucksbezeichnung 2" befüllt werden, z. B. mit dem Text "Teilrechnung".
Hinweis
| Durch diese Einstellung ändert sich nur der Andruck. Die RE-Anzahl bei den Teilrechnungen im System ändert sich nicht. Die "1. Teilrechnung" hat immer noch die RE-Anzahl 2 in den Rechnungen. Für den Ausdruck wird dann aber immer der Wert um 1 vermindert angedruckt. |
Hinweis
| Durch diese Einstellung wird bei allen Teilrechnungsausdrucken die RE-Anzahl um eins vermindert angedruckt. Wird im gleichen System auch ein Ablauf nur mit Teilrechnungen verwendet, so wäre bei diesem Ablauf die Verminderung nicht erwünscht. Taucht eine solche Situation auf, dann kann die Verminderung der RE-Anzahl beim Ausdruck alternativ über ein Ausdrucksmakro beim Report gesteuert werden. |
Teilrechnungsart Akontoforderung, dann Teilrechnung
Überblick
Im Gegensatz zu einer Anzahlung wird beim Ablauf "Akontoforderung, dann Teilrechnung" die bezahlte Akontoforderung bei den darauf folgenden Teilrechnungen anteilig in Abzug gebracht.
Beispiel
 | Die Gesamtsumme eines Auftrags beträgt 100.000 EUR. Die Akontoforderung wird mit einem Betrag von 80.000 EUR ausgestellt. Die erste Teilrechnung macht 10.000 EUR aus. Auf dieser wird der anteilige Betrag von 8.000 EUR der Akontoforderung abgezogen. |
Hinweis
| Am Rechnungsausdruck wird die Akontoforderung meist auch als Anzahlung bezeichnet. Vom Ablauf in der NTCS unterscheidet sich aber der Ablauf von Akontoforderung und Anzahlung. |
Der Ablauf "Akontoforderung, dann Teilrechnung" ist grundsätzlich mit Versteuerung bei Bezahlung oder sofortiger Versteuerung möglich. Die Akontoforderung (Anzahlung) wird dabei immer bei Bezahlung versteuert, die folgenden Teilrechnungen wahlweise sofort oder erst bei Bezahlung.
Vom Ablauf her wird nur die auflaufende Variante unterstützt.
Die Akontoforderung kann wahlweise auf ein Verbindlichkeitenkonto oder ein Erlöskonto gebucht werden.
Der Ablauf der Akontoforderung spielt sich in den Paketen NTCS Warenwirtschaft und NTCS Finanzbuchhaltung ab. Damit auf den aus der Warenwirtschaft erstellten Rechungen auch der tatsächlich in der Finanzbuchhaltung als bezahlt verbuchte Akontoforderungsbetrag zum Abzug gebracht wird, ist der Andruck des (Teil-)Abzugs der bezahlten Akontoforderung auf der Teil- bzw. Schlussrechung sinnvoll.
Hinweis
| Die automatisierte Verbuchung von Akontoforderungen setzt eine NTCS Finanzbuchhaltung voraus. |
Einstellungen Akontoforderung, dann Teilrechnung
Nachfolgend wird auf spezielle Einstellungen im Rahmen des Einstellungsablaufes im Hinblick auf die Akontoforderung eingegangen:
Konten
Das Akontoforderungskonto in der NTCS Finanzbuchhaltung ist mit Teilrechnungskennzeichen "Akontoforderung" anzulegen.
Kontentabellen
In der Kontentabelle für den Anzahlungsartikel ist eine neue Zeile für die Rechnungsart Akontoforderung mit den entsprechenden Konten anzulegen. Weiters ist die Zeile für die Rechnungsarten Teilrechnung und die Schlussrechnung mit den gewünschten Konten anzulegen.
Rechnungsschema
Für den Ablauf Akontoforderung ist ein eigenes Rechnungsschema anzulegen. Folgende Felder sind dabei im Speziellen zu beachten:
Feld Rechnungsschema | mögliche/sinnvolle Einstellung für Ablauf "Akontoforderung, dann Teilrechnung" | ||
| Art der Teilrechnung (FIBU) | Akontoforderung (dann Teilrechnung) | ||
| Art der Teilrechnung (WWS) | 1 Akontoforderung, dann Teilrechnung | ||
| Versteuerungsart | Sofort (ausgenommen Akontoforderung, welche bei Bezahlung versteuert wird) oder Erst bei Bezahlung TR Hinweis
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| Ablauf der Teilrechung/Anzahlung | Auflaufend | ||
Abzug Anzahlung auf Teilrechung | Bezahlte | ||
Abzug Anzahlung auf Schlussrechnung | Bezahlte |
Verhinderung der nachträglichen Veränderung des Auftragswerts
Damit der korrekte anteilige bezahlte Akontoforderungsbetrag bei den nachfolgenden Teilrechnungen berechnet und abgezogen werden kann, darf der Auftragswert nach Druck der Akontoforderung nicht mehr verändert werden. Ansonsten würde sich das Verhältnis von Akontoforderung zu Auftragswert verändern, was dann bei Berechnung des anteiligen Akontoforderungsbetrags für den Abzug auf der Teilrechnung zu schwer nachvollziehbaren Effekten führen kann.
Die nachträgliche Veränderung des Auftragswerts kann mit Erfassungsabschluss mit eingeschränkter Feldauswahl verhindert werden.
Andruck der RE-Anzahl (TR/ANZ Nr) auf der Teilrechnung
Diese Problematik wurde bereits im Kapitel Andruck der RE Anzahl (TR/ANZ Nr) behandelt.
Ablauf Akontoforderung, dann Teilrechnung
Nachfolgend wird die Vorgehensweise bzw. der Ablauf beim Arbeiten mit "Akontoforderung, dann Teilrechnung" dargestellt.
- Anlage Hauptauftrag mit allen Positionen: Zuerst ist in der Warenwirtschaft der Auftrag mit allen Auftragspositionen in endgültiger Höhe anzulegen.
- Gegebenenfalls ist der Erfassungsabschluss durchzuführen.
- Erstellung der Anzahlungsrechnung (Akontoforderung) in der Warenwirtschaft: Der Originalausdruck der Akontoforderung (Anzahlung) ist durchzuführen.
- Die Verspeicherung der Akontoforderung in die NTCS FIBU erfolgt meist automatisch nach dem Originalausdruck. Alternativ ist die Verbuchung der erzeugten Buchungserfassungsdatei in der NTCS FIBU vorzunehmen.
- Bei erfolgter Zahlung ist die Zahlung in der NTCS FIBU einzubuchen.
- Erstellung der 1. Teilrechnung in der Warenwirtschaft: Der Originalausdruck der 1. Teilrechnung ist durchzuführen. Der lt. FIBU bezahlte Akontoforderungsbetrag wird anteilig im Verhältnis Teilrechnungsbetrag zu Auftragswert abgezogen.
HinweisIst zum Zeitpunkt der Erstellung der 1. Teilrechnung die Akontoforderung in der FIBU noch nicht (zur Gänze) bezahlt, so erfolgt eine Hinweismeldung. Die Erstellung der Akontoforderung kann dann abgebrochen und die Zahlung der Akontoforderung abgeklärt werden. - Die Verspeicherung der Teilrechnung in die NTCS FIBU erfolgt meist automatisch nach dem Originalausdruck. Alternativ ist die Verbuchung der erzeugten Buchungserfassungsdatei in der NTCS FIBU vorzunehmen.
- Mit den weiteren Teilrechnungen ist analog zur 1. Teilrechnung zu verfahren.
- Die Zahlungen zu den Teilrechnungen sind laufend in der NTCS FIBU zu verbuchen.
- Erstellung der Schlussrechnung: Originalausdruck der Schlussrechnung. Bei der Schlussrechnung werden bezahlte Teilrechnungen sowie ein etwaiger noch nicht bei Teilrechnungen zum Abzug gebrachter Anteil der bezahlten Akontoforderung abgezogen.
Hinweis
| Wenn am Rechnungsschema im Feld "Art der Teilrechnung (FIBU)" die Akontoforderung definiert ist, kann kein beinhaltender Teilrechnungsablauf verwendet werden. Es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben: "Bei dieser Art der Teilrechnung (1 Akontoforderung, dann Teilrechnung) ist der 'beinhaltende' Ablauf nicht erlaubt - bitte auf 'Auflaufend' umstellen!"  |
Bearbeiten von Rechnungswerten über die FIBU-TR/SR-Übersicht
In der TR/SR-Übersicht der Finanzbuchhaltung werden unter Eingabe von Kundennummer und Ablaufnummer die Rechnungen, Zahlungen und offenen Posten zu einem Anz-/TR-/SR-Ablauf übersichtlich dargestellt.
Grundsätzlich ist das Fenster als Überblicksfenster konzipiert. Änderungen an Rechnungsbuchungen sind nur möglich, wenn die Buchungen mit einer TR-/SR-Ablaufnummer gebucht wurden, welche mit einem Rechnungsschema mit Ablauf der Teilrechung/Anzahlung "Beinhaltend - FIBU Auflaufend" hinterlegt ist.
Folgende Auswirkungen hat die Änderung der Rechnungshöhe in der TR/SR-Übersicht der FIBU auf die aus der Warenwirtschaft erstellten Rechnungen:
- Die ursprüngliche Anzahlungs-/Teilrechnung bzw. Schlussrechnung wird im Hintergrund in der Warenwirtschaft storniert und mit neuem Betrag mit der gleichen Rechnungsnummer wieder erstellt.
- Der Ablauf funktioniert auch, wenn bereits die nächste Anzahlung/Teilrechnung eingebucht worden ist. In diesem Fall wird die neue Anzahlungs-/Teilrechnung und auch deren Stornorechnung in der Warenwirtschaft erstellt.
- Die erzeugten neuen Rechnungen bzw. Stornorechnungen haben keinen Einfluss auf den Nachdruck von bereits erstellten (nachfolgenden) Anzahlungs-/Teilrechnungen.
Die TR/SR-Übersicht wird vor allem im Baugewerbe verwendet. In dieser Übersicht können so Änderungen vorgenommen werden, wenn der Architekt die Rechnungen nicht zur Gänze akzeptiert. Um den ganzen Ablauf lückenlos dokumentieren zu können, wird dabei die durch den Architekten veränderte bzw. abgezeichnete Rechnung archiviert.
Hinweis
| Für das Bearbeiten von Rechnungswerten ist die zusätzliche Lizenz "FIBU Anzahlungsautomatik f. Baugewerbe" notwendig. |
Aufbau vorherige TR-/Anz-Storno bei Storno
Bei der beinhaltenden Variante werden die vorherigen Teil- bzw. Anzahlungsrechnungen im Zuge des Stornos einer nachfolgenden Rechnung wieder aufgebaut.
Folgender Parameter, der bis zur Version 25.25 manuell gesetzt werden musste, hat nun nur noch eine Auswirkung in der FIBU, nicht aber in der WWS:
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → TR/SR/AZ:
Einstellung, ob beim Buchen einer SR-Storno die TR-Stornobuchungen und AZ-Stornobuchungen der ursprünglichen SR storniert werden (Beleg-Nr und TR/SR-Ablauf-Nr von SR und SR-Storno müssen gleich sein).
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Hinweis
| Bei Aufträgen mit der Erfassungsart "Faktura (mit internem Lieferschein)" wird nach dem Storno auch der interne Lieferschein wieder aufgebaut. |
Beispiel | Zu einem Auftrag wurden 3 Teilrechnungen und die Schlussrechnung erstellt. Nach dem Druck der Schlussrechnung wird bekannt, dass es eigentlich nur 2 Teilrechnung geben hätte sollen und der Betrag auf der Schlussrechnung dadurch auch zu hoch war. Steht der Parameter auf "Nein" kann der Auftragswert nur mittels Gutschrift oder Anpassung des Auftragswerts nach Storno der Schlussrechnung korrigiert werden, denn ein Storno der Schlussrechnung führt nicht dazu, dass die 3. Teilrechnung storniert werden kann. Steht der Parameter auf "Ja" kann nach Storno der Schlussrechnung die 3. Teilrechnung storniert, der Betrag geändert und die Schlussrechnung gedruckt werden, auf der nur die ersten beiden Teilrechnungen aufscheinen und gegebenfalls abgezogen werden. |
Erstellung Anzahlung, Teilrechnung bzw. Schlussrechnung
Generelle Vorgehensweise bei Auftragsanlage und Rechnungsdruck
Ein neuer Auftrag (mit einem Erfassungskennzeichen der Erfassungsart FAK, DLR bzw. AUF) wird angelegt, eine etwaige Projektnummer und das Rechnungsschema am Auftrag eingetragen bzw. wird dieses automatisch vom Kunden bzw. Projekt übernommen.
Das Feld "Ablaufnummer" wird automatisch lt. Einstellung im Rechnungsschema mit der Projektnummer oder der fortlaufenden Ablaufnummer lt. Nummernkreis befüllt.
Alle weiteren Felder am Auftragskopf sind wie gewohnt zu befüllen und die Auftragspositionen sind zu erfassen.
Der Rechnungsdruck-Dialog wird aus der Auftragserfassung mit Ausdruck Rechnung bzw. aus den Aufträgen über Ausdruck → Rechnung aufgerufen.
Im Rechnungsdruck-Dialog ist bei den "Teil-/Schlussrechnungs-Eingaben" die Rechnungsart auszuwählen, wobei nur die zulässigen Rechnungsarten lt. dem am Auftrag angegebenen Rechnungsschema zur Auswahl stehen.
Zusätzlich wird die Ablaufnummer angezeigt. Je nach Einstellung im Rechnungsschema kann auch ein Rücklass in Prozent eingegeben werden bzw. wird dieser bereits vorgeschlagen.
Sowohl Original- als auch Kontrollausdruck sind im Zusammenhang mit Teil-/Anzahlungsrechnungen bzw. Schlussrechnungen möglich. Das Ausdrucksmodell wird aufgrund der angegebenen Rechnungsart automatisch (vom Rechnungsschema bzw. lt. Ausdrucksmodellzuordnung) ermittelt und im Rechnungsdruck-Dialog angezeigt.
Beim Bestätigen mit "Ok" wird der Ausdruck der gewünschten Rechnungsart gestartet.
Bei Anzahlungen folgt anschließend ein Anzahlungsdialog, in dem die gewünschte Höhe der Anzahlung (in % oder als Betrag) eingegeben werden muss.
Wird bei einem Kontrollausdruck die Artikelbezeichnung bzw. der Artikelbeschreibungstext im Anzahlungs-Dialogfenster geändert, werden diese Eingaben im Hintergrund gespeichert und beim nächsten Aufruf des Anzahlungs-Dialogfensters wieder automatisch geladen. So müssen beim Originalausdruck die Texte nicht nochmals eingegeben werden.
Wird bei einer Anzahlungsrechnung ein Prozentsatz oder Betrag erfasst, welcher außerhalb des erlaubten Bereichs liegt (d. h., der Anzahlungsbetrag ist - bei beinhaltendem Rechnungsschema - niedriger als bzw. gleich der bisherigen Anzahlungen oder höher als der aktuelle Auftragswert), kommt folgender Hinweis:
Mit Klick auf die Schaltfläche "Abbrechen" wird die Eingabe abgebrochen. Mit Auswahl der Schaltfläche "Erstellen" wird die Eingabe gespeichert und die Rechnung entsprechend gedruckt.
Bei der Erstellung von mehreren beinhaltenden Anzahlungs- bzw. Teilrechnungen wird die zuvor gestellte Anzahlungs- bzw. Teilrechnung storniert. Bei der Erstellung von auflaufenden Anzahlungs- bzw. Teilrechnungen werden diese erst bei Erstellung der Schlussrechnung storniert. Automatisch erstellte Stornorechnungen werden nicht automatisch ausgedruckt, sind aber unter "Rechnungen" ersichtlich und können nachgedruckt werden.
Für den Druck der Schlussrechnung ist bei der Rechnungsart "Schlussrechnung" auszuwählen. Zu Kontrollzwecken empfiehlt es sich, zuerst einen Kontrollausdruck der Schlussrechnung zu erstellen, um eventuell notwendige Änderungen noch vor dem Originalausdruck durchführen zu können. So können unnötige Stornos der Schlussrechnung vermieden werden.
Hinweise
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Besonderheiten der Anzahlungsrechnung
Hauptauftrag und Anzahlungsaufträge
Beim Arbeiten mit Anzahlungen wird zwischen dem Hauptauftrag und den Anzahlungsaufträgen unterschieden.
Der Hauptauftrag enthält die Auftragspositionen, die dann auch auf der Schlussrechnung angedruckt werden. Der Hauptauftrag hat ein Erfassungskennzeichen der Erfassungsart "Faktura (mit internem Lieferschein", "Dienstleistungsrechnung" oder "Auftrag (mit Lieferschein)". Am Hauptauftrag wird das gewünschte Rechnungsschema für die Anzahlung eingetragen.
Aus dem Hauptauftrag heraus wird über den Rechnungsdruck für jede Anzahlung ein eigener Anzahlungsauftrag angelegt. Werden mehrere Anzahlungsrechnungen erstellt, werden auch mehrere Anzahlungsaufträge angelegt.
Der Hauptauftrag und die dazugehörigen Anzahlungsaufträge sind über die gemeinsame Ablaufnummer verknüpft.
Soll eine Anzahlung erstellt werden, aber die Auftragspositionen des Hauptauftrags werden erst später erfasst, ist es dennoch ratsam, zuerst einen Hauptauftrag (ohne Auftragspositionen) mit eingetragenem Rechnungsschema zu erstellen und dann die Anzahlung aus dem Hauptauftrag zu erstellen.
Prinzipiell ist es auch möglich, einen Anzahlungsauftrag manuell anzulegen und diesen dann zu verrechnen, und zwar ohne dass es bereits einen Hauptauftrag gibt. (Hinweis: Damit ein Anzahlungsauftrag manuell angelegt werden kann, ist der Parameter "Manuelle Anlage Anzahlungsrechnung" auf "1 - Ja" zu stellen. Siehe Parameter NTCS einstellen/kontrollieren).
Wichtig ist, dass am Anzahlungsauftrag das korrekte Rechnungsschema eingetragen wird. Am späteren Hauptauftrag muss die gleiche Ablaufnummer wie am Anzahlungsauftrag erfasst werden. Werden mehrere Anzahlungsaufträge manuell erstellt und gehören diese alle zusammen zu einem (später angelegten) Hauptauftrag, muss bei allen Anzahlungsrechnungen neben dem gleichen Rechnungsschema auch die gleiche Ablaufnummer am Auftragskopf eingetragen werden.
Eine Erstellung von Anzahlungsrechnungen aus dem Hauptauftrag ist deutlich weniger fehleranfällig als die manuelle Anlage von Anzahlungsaufträgen.
Hinweise
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Zahlungskondition Anzahlung weicht von Zahlungskondition Schlussrechnung ab
Standardmäßig wird die Zahlungskondition des Hauptauftrags auf den Anzahlungsauftrag und somit auch auf die Anzahlungsrechnung übernommen. In der Praxis weicht gelegentlich jedoch die Zahlungskondition für die Anzahlung von der Zahlungskondition der Schlussrechnung ab.
Grundsätzlich gibt es dafür mehrere Lösungsansätze:Vor Druck der Anzahlungsrechnung aus dem Hauptauftrag wird am Hauptauftrag in den Kopfdaten die korrekte Zahlungskondition eingetragen. Diese wird dann bei Druck der Anzahlungsrechnung übernommen. Nach dem Druck der Anzahlungsrechnung bzw. spätestens vor Druck der Schlussrechnung muss dann am Hauptauftrag die für die Schlussrechnung gültige Zahlungskondition eingetragen werden.
- Es gibt die Möglichkeit, die Zahlungskondition im Ausdrucksdialogfenster der Rechnung einzugeben bzw. ändern zu können. Der Parameter "Eingabe Zahlungskondition bei Ausdruck" (WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen → Eingabe Zahlungskondition) steuert, ob das Feld "Zahlungskondition" im Ausdrucksdialogfenster der Rechnung angezeigt wird oder nicht. Standardmäßig wird im Ausdrucksdialogfenster das Feld "Zahlungskondition" nicht angezeigt.
- Alternativ kann der Rechnungsplan verwendet werden. Am Rechnungsplan können in den Rechnungsplandetails für die Anzahlung und die Schlussrechnung eigene Zahlungskonditionen hinterlegt werden. Beim Druck der Anzahlung bzw. Schlussrechnung wird dann die jeweilige korrekte Zahlungskondition aus dem Rechnungsplan ermittelt. Der gewünschte Rechnungsplan kann manuell am Auftragskopf erfasst oder bereits bei den Rechnungsschemen hinterlegt werden. Er wird dann automatisch über das Rechnungsschema auf den Auftrag übernommen.
FAQ
Überblick
Einstellungsablauf
Erstellung Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung
Kann ich Anzahlungsrechnungen auch automatisch ermitteln lassen und in einem Rechnungslauf erzeugen?
