FAQ Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung
Grundlegende Informationen zu den Themen "Teilrechnung", "Anzahlung" und "Schlussrechnung" finden Sie in der Themenhilfe Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung.Überblick
Warum wird in der FIBU immer von einer Teilrechnung gesprochen, obwohl es in der WWS eine Anzahlungsrechnung ist?
In der FIBU wird nicht zwischen den Begriffen "Teilrechnungen" und "Anzahlungsrechnungen" unterschieden. Im Programm und in der Hilfe wird immer nur der Begriff "Teilrechnung" verwendet. Dies hat keinen Einfluss auf den Zeitpunkt der Versteuerung. Dieser wird in einer eigenen Einstellung geregelt. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe (FIBU) Teil- und Schlussrechnung.
In der WWS handelt es sich bei Anzahlungen um Vorleistungen des Leistungsempfängers an den Leistenden zur Erbringung einer zukünftigen Leistung. Dieser Zahlung steht somit noch keine erbrachte, sondern eine zukünftige Leistung gegenüber. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung.
Einstellungsablauf
Was ist ein Rechnungsschema?
Ein Rechnungsschema ist die Basis für Teilrechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen. Sie finden die Rechnungsschemen im Paket WWS → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsschemen.
Für jede Variante einer Anzahlungs- oder Teilrechnung ist ein eigenes Rechnungsschema anzulegen. Bei der Auftragserfassung wird das gewünschte Rechnungsschema am Auftragskopf eingetragen.
Im Rechnungsschema wird z. B. hinterlegt, wie Anzahlungsrechnungen versteuert werden (sofort oder bei Bezahlung), ob gestellte oder bezahlte Rechnungen bei der Schlussrechnung abgezogen werden, wie hoch der Deck- bzw. Haftrücklass ist usw.
Nähere Informationen finden Sie im Themendokument Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung unter Punkt Rechnungsschema anlegen oder in der Fensterhilfe Rechnungsschemen.
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Teilrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung kann vor einer Lieferung erstellt werden. Dabei wird ein Prozentsatz der Auftragssumme verrechnet.
Eine Teilrechnung kann für Positionen eines Auftrags erstellt werden. Dabei können die gelieferten Positionen oder Teile davon verrechnet werden. Die Teilrechnung setzt immer auf Auftragspositionen auf und nicht auf einen Teil der Auftragssumme.
Was ist der Unterschied zwischen auflaufend und beinhaltend?
Im Rechnungsschema kann beim Feld "Ablauf TR/ANZ" zwischen auflaufend und beinhaltend ausgewählt werden.
Auflaufend bedeutet, dass die ausgestellten Teilrechnungen bzw. Anzahlungen in Bezug auf die Positionen bzw. die Beträge separat bzw. unabhängig voneinander zu sehen sind.
Die Positionen der 1. Teilrechnung scheinen nicht mehr auf der 2. Teilrechnung auf. Die 2. Teilrechnung enthält neue bzw. weitere Positionen und ergänzt somit die 1. Teilrechnung. Auf der Schlussrechnung scheinen dann alle Positionen auf, die mit den separaten Teilrechnungen verrechnet worden sind.
Bei einer auflaufenden Anzahlungsrechnung handelt es sich bei der 2. Anzahlungsrechnung um eine zusätzlich verrechnete Anzahlungsrechnung, die von der 1. Anzahlungsrechnung unabhängig ist.
Die Schlussrechnung storniert alle vorherigen Anzahlungen bzw. Teilrechnungen
Beinhaltend bedeutet, dass die nachfolgende Teilrechnung bzw. Anzahlungsrechnung jeweils die vorhergehende beinhaltet.
Auf der 2. Teilrechnung scheinen wieder alle Positionen der 1. Teilrechnung auf. Das heißt, jede Teilrechnung beinhaltet alle Positionen, die bis zu diesem Zeitpunkt auch mit vorhergehenden Teilrechnungen verrechnet worden sind. In diesem Sinne entspricht die beinhaltende Teilrechnung der Schlussrechnung, die alle Positionen beinhaltet. Auf Teilrechnungen können die Rechnungsbeträge vorhergehender Teilrechnungen abgezogen werden.
Bei der beinhaltenden Anzahlungsrechnung beinhaltet der Betrag der 2. Anzahlung den Betrag der 1. Anzahlungsrechnung. Vorhergehende Rechnungsbeträge von Anzahlungen können abgezogen werden.
Die Schlussrechnung storniert nur die vorherige Anzahlungsrechnung bzw. Teilrechnung.
Was bedeutet "Beinhaltend (FIBU: auflaufend)"?
Im Rechnungsschema kann beim Feld "Ablauf TR/ANZ" die Ausprägung "Beinhaltend (FIBU: auflaufend)" gewählt werden. Diese Variante wird z. B. im Baugewerbe verwendet. Der Vorteil dieser Variante ist, dass Anzahlungsrechnungen korrigiert werden können, obwohl es schon Folge-Anzahlungen gibt. Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung.
Was ist die Ablaufnummer und wozu benötigt man diese?
Bei einem Auftrag, der mittels Anzahlungen bzw. Teilrechnungen und Schlussrechnungen abgerechnet wird, wird über die Ablaufnummer der Zusammenhang zwischen den ausgestellten Rechnungen und den erhaltenen Zahlungen hergestellt. Bei der Ermittlung der Zahlungen aus der FIBU wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und diese liefert die Zahlungen zu dieser Ablaufnummer. Die Ablaufnummer wird am Auftragskopf gespeichert.
Bei der Ausstellung von Anzahlungen erhält der Anzahlungsauftrag die gleiche Ablaufnummer wie der Hauptauftrag. Über die Ablaufnummer können somit alle zusammengehörigen Aufträge gefiltert werden.
Im Programm kann die Vergabe der Ablaufnummer wie folgt gesteuert werden:
- Lt. Projektnummer vom Auftrag
- Ablaufnummer lt. eigenem Nummernkreis
Kann definiert werden, dass z. B. nur die Anzahlungsrechnungen bei Bezahlung versteuert werden und die Teilrechnungen sofort?
Ja, am Rechnungsschema kann im Feld "Versteuerungsart" festgelegt werden, ob die Versteuerung sofort (also beim Rechnungsdruck inkl. Verbuchung) oder erst bei der Bezahlung der Rechnung erfolgen soll.
Wie wird gesteuert, auf welche Konten die Umsatzsteuer für sofortige Versteuerung oder Versteuerung bei Bezahlung gebucht wird?
Die Einstellungen dafür finden Sie in der FIBU. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Teil- und Schlussrechnung unter dem Punkt Einstellungen.
Woher werden bei der Anzahlungsrechnung das Konto und der Steuerprozentsatz ermittelt?
Für die Anzahlungsrechnung wird das Konto über die Kontentabelle des Anzahlungsartikels gefunden. Der Anzahlungsartikel ist im Standard in folgendem Parameter hinterlegt.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, welcher Artikel für die Generierung von Anzahlungsrechnungen verwendet werden soll. Hinweis Die Angabe eines Anzahlungsartikels ist bei der Verwendung von "Anzahlungsrechnungen" verpflichtend. Es können nur Artikel verwendet werden, die im Artikelstamm als Anzahlungsartikel (Feld: Anzahlungsartikel) definiert sind. Für die korrekte Verbuchung ist eine entsprechende Kontentabelle (WWS → Stammdaten → Konten/Steuern/Abgaben) zu hinterlegen. Sollen Anzahlungen nicht in der Artikel-/Kundenstatistik aufscheinen, so ist am Anzahlungsartikel im Artikelstamm das Feld "Statistikartikel" auf "Nein" zu stellen. |
Bei diesem Artikel ist eine Kontentabelle hinterlegt, in der Konten und ev. auch Steuercodes und der Steuerprozentsatz für die Anzahlungsrechnung hinterlegt sind. Die Kontentabellenposition wird gefunden, wenn die Rechnungsart der Kontentabellenposition mit den Einstellungen lt. Rechnungsschema zusammenfindet. Für die Anzahlung stehen folgende Rechnungsarten auf der Kontentabellenposition zur Verfügung:
- Anzahlungsrechnung auflaufend (Versteuerung bei Bezahlung)
- Anzahlungsrechnung beinhaltend (Versteuerung bei Bezahlung)
- Anzahlungsrechnung auflaufend (mit sofort fälliger USt.)
- Anzahlungsrechnung beinhaltend (mit sofort fälliger USt.)
Gibt es keinen Eintrag in der Kontentabelle mit passender Rechnungsart zum Rechnungsschema, wird der Eintrag mit der Rechnungsart "Standardrechnung" der Kontentabelle des Anzahlungsartikels verwendet.
Beispiel
 | Im Parameter ist der Anzahlungsartikel "ANZ" hinterlegt.  Der Artikel "ANZ" hat die Kontentabelle "2" eingestellt.  In der Kontentabelle "2" gibt es einen Eintrag für die Rechnungsart "Anzahlungsrechnung beinhaltend (Versteuerung bei Bezahlung)".  Das Rechnungsschema ist wie folgt eingestellt: 
Wird nun eine Anzahlung mit diesem Rechnungsschema erstellt, wird das Konto aus der Kontentabelle aus der Position mit der Rechnungsart "Anzahlungsrechnung beinhaltend (Versteuerung bei Bezahlung)" verwendet. |
Beispiel
| Gibt es in der Kontentabelle keinen Eintrag für die Rechnungsart "Anzahlungsrechnung beinhaltend (Versteuerung bei Bezahlung)", wird der Eintrag mit der Rechnungsart "Standardrechnung" verwendet.  |
Wie gehe ich bei Anzahlungsrechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen vor?
Sobald die Anzahlungen nicht mit einem bestimmten Steuersatz gebucht werden sollen, müssen dafür mehrere Anzahlungsartikel angelegt werden. Der Parameter "Anzahlungsartikel" wird leer gelassen (Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen). Wenn im Parameter kein Anzahlungsartikel hinterlegt ist, kann im Dialog beim Erstellen der Anzahlungsrechnung der Anzahlungsartikel mit dem gewünschten Steuersatz ausgewählt werden.
Woher stammt der Buchungstext bei der Anzahlungsrechnung?
Der Buchungstext für die Anzahlungsrechnung wird über die Einstellung des folgenden Parameters beeinflusst.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob bei der Erstellung eines Anzahlungsauftrags ein fixer Buchungstext vorgegeben werden soll. 0 - Nein (Standard): Der Buchungstext des Hauptauftrags wird übernommen. 1 - Ja: Der Text "Anzahlung für <Erfassungskennzeichen>-<Erfassungsnummer>" wird als Buchungstext vorgegeben. Beispiel: Wird eine Anzahlung zu AUF 1 erstellt, erhält diese den Buchungstext "Anzahlung für AUF-1". |
Gibt es eine Einstellung, mit der alle Positionen des Hauptauftrags auf der Anzahlung angedruckt werden können?
Ja, am Rechnungsschema kann dies mit dem Feld "Ausdruck Positionen auf Anzahlung/Artikelliste" gesteuert werden.
Erstellung von Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung
Darf ein Rechnungsschema im Nachhinein in einen bestehenden Auftrag eingefügt oder abgeändert werden?
Ein Rechnungsschema darf solange nachträglich in einen Auftrag eingefügt oder geändert werden, solange es zu dem Auftrag noch keine Lieferscheine oder Rechnungen gibt.
Sieht man auf der Auftragsposition, ob auf der Teilrechnung, Anzahlungsrechnung bzw. Schlussrechnung das gewünschte Konto ermittelt wird?
In den meisten Fällen nicht, da die Felder "Erl-Kto-Nr" (Erlöskontonummer) und "Steuer %" (Steuerprozentsatz) zum Zeitpunkt der Auftragspositionserfassung mit den Werten für die Standardrechnung befüllt werden. Zu diesem Zeitpunkt steht noch nicht fest, ob eine Teilrechnung, Anzahlungsrechnung oder Schlussrechnung erstellt wird. Die Erlöskontofindung findet daher erst beim Rechnungsdruck statt und ist anschließend auf der Rechnungsposition ersichtlich. Beim Druck der Anzahlungsrechnung wird das korrekte Anzahlungskonto auch auf die Auftragsposition des Anzahlungsauftrags gespeichert.
Bei einer Anzahlungsrechnung wird ein Anzahlungsauftrag mit dem Anzahlungsartikel erzeugt. Die Konten der dort hinterlegten Kontentabelle ziehen bei der Erstellung einer Anzahlungsrechnung.
Bei Teilrechnungen bzw. Schlussrechnungen können in den Kontentabellen für die unterschiedlichen Rechnungsarten eigene Kontentabelleneinträge festgelegt werden. Dort sind die gewünschten Konten für die entsprechende Rechnungsart zu hinterlegen.
Da die Kontofindung erst beim Druck stattfindet, zeigt eine manuelle Änderung der Erlöskonten auf der Auftragsposition keine Wirkung.
Wie erstelle ich eine Anzahlungsrechnung?
Für eine Anzahlungsrechnung muss zunächst ein Hauptauftrag angelegt sein. Bei diesem Hauptauftrag muss am Auftragskopf ein Rechnungsschema mit "Anzahlung" als Art der Teilrechnung hinterlegt werden.
Danach werden alle Positionen am Hauptauftrag erfasst, die dann mit der Schlussrechnung verrechnet werden sollen.
Sobald der Auftrag fertig erfasst ist, kann die Anzahlungsrechnung gedruckt werden. Dies ist über den Druck der Rechnung möglich. Der Rechnungsdruck kann z. B. im Fenster Aufträge über die Funktion "Rechnung" im Fenstermenü aufgerufen werden. Im Druckdialog ist ersichtlich, dass eine Anzahlungsrechnung erstellt werden wird, da bei den Teil-/Schlussrechnungs-Eingaben dann automatisch auf "Anzahlung ..." umgestellt ist:
Sobald dieser Druckdialog mit "Ok" bestätigt wird, öffnet sich das Fenster für die Eingaben zur ersten Anzahlungsrechnung.
Hier kann entweder der gewünschte Prozentsatz der Anzahlung oder der Anzahlungsbetrag eingegeben werden. Die Artikelbezeichnung wird lt. im Parameter hinterlegtem Anzahlungsartikel vorgeschlagen, kann aber hier geändert werden. Artikelbezeichnung und Wert werden auf die Anzahlung übernommen, sobald das Fenster mit "Ok" bestätigt wird.
Mit dem Ausdruck der Anzahlung wird auch gleichzeitig ein separater Anzahlungsauftrag erstellt.
Sollen zu einem Hauptauftrag mehrere Anzahlungsrechnungen erstellt werden, kann dies mit der gleichen Vorgehensweise durchgeführt werden, wenn mit dem gewählten Rechnungsschema mehrere Anzahlungen möglich sind und solange noch keine Schlussrechnung erstellt ist.
Kann ich einen Auftrag nach Erstellung der Anzahlungsrechnung noch ändern?
Ja, der Auftrag selbst kann geändert werden. Ausgenommen davon ist z. B. der Rechnungsempfänger. Dieser kann auch nach einem Storno nicht mehr geändert werden.
Die Inhalte der Anzahlungsrechnung können ohne Storno allerdings nicht geändert werden (z. B. Positionen ergänzen oder Mengen verändern).
Kann zu einem Auftrag eine Anzahlungsrechnung erstellt werden, obwohl noch keine Auftragspositionen erfasst worden sind?
Ja, Sie können dafür den Rechnungsdruck entweder aus dem Fenster Aufträge oder in der Auftragserfassung starten. Beim Eingabefenster für die Anzahlungsrechnung kann dann der gewünschte Anzahlungsbetrag eingegeben werden.
Warum wird der normale Druckdialog des Rechnungsdrucks statt des Druckdialogs für Anzahlungen geöffnet?
Wenn ein passendes Rechnungsschema hinterlegt ist, aber trotzdem der normale Druckdialog der Rechnung geöffnet wird, kann es entweder an einer fehlenden Lizenz oder an der Ablaufnummer liegen. Bitte Folgendes zu überprüfen:
- Gibt es die gültige Lizenz "Teil- und Schlussrechnung WWS"?
- Wurde die Ablaufnummer bereits bei einer Standardrechnung, z. B. Gutschrift, vergeben?
Können Anzahlungsrechnungen storniert werden?
Ja, Anzahlungsrechnungen können storniert werden. Wir empfehlen, dies aber nur im notwendigsten Fall durchzuführen.
Bei einem Rechnungsschema mit beinhaltendem Ablauf kann nur die zuletzt erstellte Anzahlungsrechnung storniert werden, da die anderen Anzahlungsrechnungen automatisch mit dem Ausstellen einer neuer Anzahlungsrechnung storniert worden sind.
Bei einem Rechnungsschema mit auflaufendem Ablauf kann auch eine frühere Anzahlungsrechnung storniert werden.
Kann der Rechnungsempfänger nach dem Storno einer Anzahlungsrechnung geändert werden?
Nein, der Rechnungsempfänger kann nach dem Storno einer Anzahlungsrechnung nicht geändert werden, da in der FIBU je Ablaufnummer nur ein Rechnungsempfänger zugelassen wird.
Kann ich Anzahlungsaufträge manuell anlegen?
Im Standard ist die manuelle Anlage von Anzahlungsaufträgen nicht vorgesehen, da diese zu Problemen führen kann. Wir empfehlen, immer einen Hauptauftrag zu erstellen und dort eine Anzahlungsrechnung zu drucken. Mit dem Druck wird im Hintergrund automatisch ein Anzahlungsauftrag mit den korrekten Daten (z. B. Rechnungsschema, Ablaufnummer) erstellt. Siehe dazu die FAQ Wie erstelle ich eine Anzahlungsrechnung?
Ist die manuelle Anlage unbedingt gewünscht, ist der folgende Parameter zu aktivieren.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ob eine manuelle Anlage eines Anzahlungsauftrag möglich sein soll. 0 - Nein: Auswahl der Erfassungskennzeichen mit Erfassungsart "Anzahlung" werden nicht angeführt und somit nicht auswählbar. 1 - Ja Hinweis Im Normalfall wird der Anzahlungsauftrag bei Druck der Anzahlungsrechnung automatisch aus dem Hauptauftrag erstellt. Damit nicht versehentlich manuell ein Anzahlungsauftrag angelegt wird, sollte dieser Parameter auf "0 - Nein" stehen. Nur in besonderen Fällen ist die manuelle Anlage von Anzahlungsaufträgen notwendig. In einem solchen Fall kann der Parameter auf "1 - Ja" gestellt werden. Die Kopfdaten eines manuell angelegten Anzahlungsauftrags können nur gespeichert werden, wenn ein Rechnungsschema eingetragen ist. |
Wie erstelle ich eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung kann zu einem Auftrag erstellt werden, wenn beim Feld "Rechnungsschema" am Auftragskopf ein Rechnungsschema mit "Teilrechnung" als Art der Teilrechnung ausgewählt ist.
Über den Rechnungsdruck, z. B. im Fenster Aufträge → Fenstermenü → Rechnung, kann die Teilrechnung für alle Rechnungsvorschläge des Auftrags erstellt werden. Mit der Funktion "Rechnung" öffnet sich der Druckdialog. Im Druckdialog ist ersichtlich, dass eine Teilrechnung erstellt werden wird, da bei den Teil-/Schlussrechnungs-Eingaben die Rechnungsart "Teilrechnung..." vorgeschlagen wird.
Sobald das Fenster mit "Ok" bestätigt wird, wird die Teilrechnung erstellt. Diese ist u. a. im Reiter "Rechnungen" in der Auftragserfassung ersichtlich.
Sollen weitere Teilrechnungen zum Auftrag erstellt werden, ist dies mittels gleicher Vorgehensweise möglich, solange keine Schlussrechnung zum Auftrag erstellt worden ist.
Wie kann eine Teilrechnung zu einer Teilmenge einer Position erstellt werden?
Soll eine Teilmenge einer gelieferten Position oder einer Auftragsposition verrechnet werden, kann dies über den Reiter Rechnungsvorschläge in der Auftragserfassung erfolgen. Dort können die Mengen der Positionen bearbeitet werden. Dazu müssen Sie den Rechnungsvorschlag bearbeiten (Aufruf über rechte Maustaste).
Danach kann die gewünschte Teilmenge eingegeben werden.
Mit dem Speichern sind dann die Teilmengen in den Rechnungsvorschlägen ersichtlich.
Nun kann die Teilmenge, die verrechnet werden soll, mit dem Pfeil nach unten in den Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" geschoben werden.
Wird nun die Teilrechnung gedruckt, wird nur die Menge aus dem Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" angedruckt. Die restliche Menge der Position verbleibt in den Rechnungsvorschlägen, bis die nächste Rechnung gedruckt wird.
Kann eine Pauschalposition prozentuell teilverrechnet werden?
Nein, dies ist nicht möglich. Sie können entweder einen prozentuellen Anteil des Gesamtauftrags verrechnen (Anzahlung) oder Sie verrechnen Positionen oder Teilmengen von Positionen des Auftrags (Teilrechnung).
Wie kann ich eine Teilrechnung verbuchen?
Teilrechnungen können, wie andere Rechnungen, automatisch mit dem Rechnungsdruck verbucht werden. Wird dies nicht automatisch gemacht, muss die Teilrechnung manuell verbucht werden, z. B. im Fenster Rechnungen mittels der Funktion "Verbuchen" im Kontextmenü.
Auf welche Konten eine Teilrechnung verbucht wird, hängt von der Einstellung in der Kontentabelle der Artikel der Auftragspositionen ab. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung unter dem Punkt Kontentabelle anlegen/erweitern.
Wie erfasse ich eine Schlussrechnung?
Eine Schlussrechnung kann zu einem Auftrag mit Rechnungsschema erstellt werden, wenn bereits eine Anzahlung bzw. Teilrechnung gedruckt worden ist.
Der Druck der Schlussrechnung erfolgt über den Ausdruck "Rechnung". Im Druckdialog ist bei der Rechnungsart "Schlussrechnung" auszuwählen. Zu Kontrollzwecken empfiehlt es sich, zuerst einen Kontrollausdruck der Schlussrechnung zu erstellen, um eventuell notwendige Änderungen noch vor dem Originalausdruck durchführen zu können. So können unnötige Stornorechnungen der Schlussrechnung vermieden werden.
Sobald die Schlussrechnung im Original gedruckt worden ist, wird der Auftrag als "fertig" gekennzeichnet.
Auf der Schlussrechnung werden die gestellten Rechnungen abgezogen. Darf ich das auf "Bezahlte" ändern?
In den Rechnungsschemen ist der Abzug von Anzahlungen bzw. Teilrechnungen auf der nächsten Teilrechnung bzw. der Schlussrechnung definiert. Dazu stehen die Felder "Abzug Anzahlung auf Teilrechnung" und "Abzug Anzahlung auf Schlussrechnung" zur Verfügung.
Eine Änderung von "Gestellte" auf "Bezahlte" und auch umgekehrt ist jederzeit möglich. Die Ausprägung "Bezahlte" ist nur dann sinnvoll, wenn eine FIBU Lizenz vorhanden ist. Durch die Umstellung wird der Ablauf in der WWS bzw. Fibu nicht verändert. Da sich die Ausprägung ausschließlich auf den Ausdruck bezieht, kann eine Änderung aber dazu führen, dass der Abzug am Ausdruck nicht mehr angedruckt wird. Sollten Sie dabei Hilfe vom WWS Support benötigen, vereinbaren Sie bitte einen kostenpflichtigen Termin für die Reportänderung.
Warum wird die Anzahlung mit dem Rechnungsbetrag und nicht mit dem Zahlungsbetrag abgezogen?
Ob der Abzug der Anzahlung bzw. Teilrechnung auf der nächsten Rechnung (Anzahlung, Teilrechnung oder Schlussrechnung) mit dem Rechnungsbetrag oder mit dem Zahlungsbetrag erfolgen soll, wird über folgende Felder am Rechnungsschema festgelegt:
Das Feld "Abzug Anzahlung auf Teilrechnung" regelt den Abzug der Anzahlung oder Teilrechnung auf der nächsten Rechnung (Anzahlung oder Teilrechnung). Zur Auswahl stehen:
- Gestellte: Der Rechnungsbetrag wird auf der nächsten Rechnung abgezogen.
- Bezahlte: Der Zahlungsbetrag wird auf der nächsten Rechnung abgezogen.
Das Feld "Abzug Anzahlung auf Schlussrechnung" ist verantwortlich für den Abzug der Anzahlung oder Teilrechnung auf der Schlussrechnung. Auch hier stehen folgenden Optionen zur Auswahl:
- Gestellte: Der Rechnungsbetrag wird auf der Schlussrechnung abgezogen.
- Bezahlte: Der Zahlungsbetrag wird auf der Schlussrechnung abgezogen.
Warum wird die Anzahlung nicht abgezogen?
Die Anzahlung wird auf weiteren Anzahlungen bzw. Teilrechnungen (bei Ablauf beinhaltend) oder der Schlussrechnung nur abgezogen, wenn nachfolgende Kriterien erfüllt sind.
Folgende Felder müssen auf dem Anzahlungsauftrag und dem Hauptauftrag identisch sein:
- Ablaufnummer
- Rechnungsschema
- Rechnungsempfänger
Wenn bezahlte Anzahlungen abgezogen werden sollen, kann im Reiter "Zahlungseingänge" in der Auftragserfassung bzw. im Fenster Rechnungen kontrolliert werden, ob der Zahlungseingang vorhanden ist. Wenn der Zahlungseingang nicht vorhanden ist, kann es auch sein, dass die Anzahlungsrechnung in der Fibu nicht korrekt abgestattet worden ist.
Weiters darf der folgende Parameter nicht auf der Ausprägung 1 oder 2 stehen.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
Definition, welche Logik für die Ermittlung der Zahlungsinformation aus der BMD Finanzbuchhaltung gelten soll. 1 - Summe der bisherigen Teilrechnungen: Diese Variante wurde durch die Varianten 3 bzw. 4 abgelöst und sollte nicht mehr verwendet werden. 2 - Summe der bisherigen Teilrechnungen, einschließlich stornierte TR: Diese Variante wurde durch die Varianten 3 bzw. 4 abgelöst und sollte nicht mehr verwendet werden. 3 - Summe der bisherigen (An-)Zahlungen: Verwendbar, wenn "nur" geleistete Zahlungen interessant sind bzw. abgezogen werden oder wenn gestellte Teilrechnungen in Teilbeträgen bezahlt werden. Es wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und alle Zahlungen zu dieser Ablaufnummer zurückgeliefert. Auf der Rechnung werden somit die bereits geleisteten Zahlungen angeführt. Bei Teilrechnungen ist das Band für die Anzahlungen im Report zu verwenden. 4 - Summe der bisherigen Teilrechnungen mit Zahlungsbeträgen: Es handelt sich dabei um die "Standardeinstellung", die normalerweise sinnvoll ist, da bei einer beinhaltenden Teilrechnung/Anzahlung bzw. einer Schlussrechnung auch vorige Rechnungen angedruckt werden sollten, die noch nicht bezahlt wurden. Es werden die Rechnungsnummern und die Ablaufnummer an die FIBU geschickt. Je Rechnung werden die Zahlungen zurückgeliefert. Im Ausdruck der TR/Anz/SR äußert sich das so, dass auch eine Zeile angedruckt wird, wenn noch keine Zahlung für eine bereits gestellte Rechnung erfolgt ist. 5 - Summe der bisherigen (An-)Zahlungen: Verwendbar, wenn "nur" geleistete Zahlungen interessant sind bzw. abgezogen werden oder wenn gestellte Teilrechnungen in Teilbeträgen bezahlt werden. Es wird die Ablaufnummer an die FIBU übergeben und alle Zahlungen zu dieser Ablaufnummer zurückgeliefert. Auf der Rechnung werden somit die bereits geleisteten Zahlungen angeführt. Bei Teilrechnungen ist das Band für die Anzahlungen im Report zu verwenden. Besonderheit: In diesem Fall werden auch Zahlungen aus der FIBU ermittelt, wenn es noch keine Rechnung in der WWS gibt. Dieser Fall wird benötigt, wenn aus einem Fremdsystem Buchungen übernommen wurden, aber die Rechnungen nicht. |
Wie errechnet sich der Skontobetrag bei einer Schlussrechnung, wenn nicht alle Positionen skontofähig sind?
Bei Verwendung eines Skontos bei einer Schlussrechnung wird in Kombination mit Positionen, die nicht skontofähig sind, ein aliquoter Teil abgezogen, um eine neue Bemessungsgrundlage für die Skontoberechnung zu erhalten. Die Berechnung wird am nachfolgenden Beispiel erklärt.
Beispiel
| Ein Auftrag hat zwei Positionen mit folgenden Verkaufswerten und folgender Skontofähigkeit:
Die 1. Position wurde bereits verrechnet und bezahlt. Nun wird eine Schlussrechnung über den gesamten Betrag von 10.100 EUR erstellt und ein Skonto von 2 % vergeben. Damit nun der korrekte Skontobetrag berechnet werden kann, wird eine neue Bemessungsgrundlage errechnet: Aliquoter Anteil der Anzahlung = Zahlungsbetrag * VK-Wert netto der skontofähigen Positionen / Auftragssumme = 100 EUR * 10.000 EUR / 10.100 EUR = 99,01 EUR Neue Bemessungsgrundlage = VK-Wert netto der skontofähigen Positionen – aliquoter Anteil der Anzahlung = 10.000 EUR – 99,01 EUR = 9.900,99 EUR netto (= 11.881,19 EUR brutto bei einem Steuersatz von 20 %) Skontobetrag = VK-Wert brutto * Skonto-Prozentsatz = 11.881,19 EUR * 2 % = 237,62 EUR |
Kann ein Rechnungslauf auch für Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen durchgeführt werden?
Ja, es ist möglich, einen Rechnungslauf auch für Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen zu starten, wenn der folgende Parameter aktiviert ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob beim Ausdruck eines Rechnungslaufs das Feld "Rechnungsart" zur Verfügung steht und somit auch Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen gedruckt werden können. 0 - Nein (Standard): Das Feld "Rechnungsart" steht im Druckdialog nicht zur Auswahl. 1 - Ja: Die Rechnungsart steht im Druckdialog als Eingabefeld zur Auswahl, mit dem entschieden werden kann, welche Art von Rechnungen gedruckt werden soll. Neben Standardrechnungen können auch Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen ausgewählt werden. Hinweis: Bei Anzahlungen muss der Anzahlungsauftrag bereits existieren (Import, manuelle Anlage etc.). |
Mit der Aktivierung steht im Druckdialog des Rechnungslaufs das Feld "Rechnungsart" zur Verfügung.
Bei Anzahlungsrechnungen funktioniert der Rechnungslauf nur, wenn die Anzahlungsaufträge bereits vorhanden sind. Das heißt, die Anzahlungsaufträge müssen zuvor manuell angelegt werden. Damit dies überhaupt möglich ist, muss der folgende Parameter aktiviert sein.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ob eine manuelle Anlage eines Anzahlungsauftrag möglich sein soll. 0 - Nein: Auswahl der Erfassungskennzeichen mit Erfassungsart "Anzahlung" werden nicht angeführt und somit nicht auswählbar. 1 - Ja Hinweis Im Normalfall wird der Anzahlungsauftrag bei Druck der Anzahlungsrechnung automatisch aus dem Hauptauftrag erstellt. Damit nicht versehentlich manuell ein Anzahlungsauftrag angelegt wird, sollte dieser Parameter auf "0 - Nein" stehen. Nur in besonderen Fällen ist die manuelle Anlage von Anzahlungsaufträgen notwendig. In einem solchen Fall kann der Parameter auf "1 - Ja" gestellt werden. Die Kopfdaten eines manuell angelegten Anzahlungsauftrags können nur gespeichert werden, wenn ein Rechnungsschema eingetragen ist. |
Kann ich Anzahlungsrechnungen auch automatisch ermitteln lassen und in einem Rechnungslauf erzeugen?
Ja, dies ist mittels des Rechnungsplans möglich. Die Ermittlung von Anzahlungen erfolgt dann im Fenster Verrechnungsliste/Rechnungsvorschläge.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Rechnungsplan.
Kann eine bereits ausgestellte Anzahlungs- bzw. Teilrechnung geändert werden, weil der Kunde einen Betrag reklamiert?
Im Standardablauf ist dies nicht vorgesehen, jedoch gibt es die Möglichkeit, Rechnungswerte über die FIBU-TR/SR-Übersicht zu bearbeiten. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung unter dem Punkt Bearbeiten von Rechnungswerten über die FIBU-TR/SR-Übersicht.
Hinweis
 | Neben den erforderlichen Einstellungen wird dafür die Lizenz "FIBU Anzahlungsautomatik f. Baugewerbe" benötigt. |
Kann bei einem Rechnungsschema "1 Anzahlung, dann Teilrechnung" eine zweite Anzahlung gemacht werden?
Nein, dies ist nicht möglich.
Was kann ich tun, wenn ich eine zweite Anzahlung benötige?
Dies ist ausschließlich mit einem Rechnungsschema vom Typ "Anzahlungsrechnungen" (Art der Teilrechnung WWS) möglich. Mit dieser Variante können beliebig viele Anzahlungsrechnungen sowie eine Schlussrechnung erstellt werden.
Kann in der Warenwirtschaft mit Anzahlungen und Teilrechnungen gearbeitet werden, wenn keine FIBU Lizenz vorhanden ist?
Die Verwendung von Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung ist grundsätzlich auch ohne eigene FIBU Lizenz möglich. Ein automatischer Abzug bereits bezahlter Rechnungen ist dabei jedoch nicht möglich. Die effizienteste und empfohlene Arbeitsweise besteht jedoch darin, mit einer vorhandenen FIBU Lizenz direkt in die Finanzbuchhaltung zu buchen.
