Besonderheiten im Hinblick auf die Verbuchung von Anz/TR/SR aus der NTCS WWS in die BMD 5.5 FIBU
Grundlegende Informationen zu Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnungen in der NTCS Warenwirtschaft fnden Sie unter Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung.Bei Verbuchung von Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen in einer BMD 5.5 FIBU ergeben sich einige Besonderheiten, die bei der Einrichtung von Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen in der NTCS Warenwirtschaft zu berücksichtigen sind. Diese Besonderheiten werden nachfolgend beschrieben.
Überblick
Arten von Anz/TR/SR und BMD 5.5 FIBU
In der NTCS Warenwirtschaft können in Kombination mit der BMD 5.5 FIBU folgende Arten von Teil-/Schlussrechnungen erstellt und automatisch verbucht werden:
- Teilrechnung, beinhaltend oder auflaufend, Versteuerung bei Bezahlung oder sofortige Versteuerung bei Ausstellung
- Anzahlungsrechnungen, beinhaltend oder auflaufend, Versteuerung bei Bezahlung oder sofortige Versteuerung bei Ausstellung
Für die Funktionalität der Teil-/Schlussrechnung in der NTCS WWS ist die entsprechende NTCS Lizenz notwendig. Weiters ist in BMD 5.5 für die Verbuchung in der FIBU die BMD 5.5 Lizenz für die Teil-/Schlussrechnungs-Automatik notwendig.
Bei der üblichen Variante, bei der die Umsatzsteuer der gestellten Anzahlungen bzw. Teilrechnungen erst bei eingehender Zahlung versteuert (USt) wird, werden die in der NTCS WWS erstellten Teilrechnungen und Anzahlungsrechnungen mit dem Kennzeichen TR (Teilrechnungen) in der BuErf an die FIBU übergeben.
In der BMD 5.5 FIBU wird über den Parameter "XTR-Storno" (siehe Einstellungen + Parameter BMD 5.5 FIBU einstellen/kontrollieren) gesteuert, ob beim Einbuchen einer neuen TR eine bereits mit der gleichen Ablaufnummer eingebuchte TR des Kunden automatisch storniert werden soll oder nicht. D. h. es wird in BMD 5.5 mit dem Parameter "XTR-Storno" entschieden, ob mit der auflaufenden oder beinhaltenden Variante gearbeitet wird. Eine Mischung ist hier nicht möglich; je FIBU/Mandant muss eine Variante festgelegt werden. Diese Einschränkung gilt aber nur, wenn mit der Teil-/Schlussrechnungs-Automatik mit Versteuerung erst bei Bezahlung einer TR gearbeitet wird.
Wird mit Teilrechnungen bzw. Anzahlungsrechnungen mit sofortiger Versteuerung gearbeitet, gilt die beschriebene Einschränkung bezüglich der Kombination von auflaufend und beinhaltend nicht, da die erstellten Rechnungen als gewöhnliche Rechnungen an die FIBU übergeben werden. Die notwendigen Stornobuchungen werden in diesem Fall direkt in der NTCS WWS erzeugt und auch in der BuErf an die BMD 5.5 FIBU übergeben.
D. h., wenn der Vorteil der "Versteuerung bei Bezahlung“ genutzt werden möchte, muss beim Einsatz der BMD 5.5 FIBU festgelegt werden, ob die Variante beinhaltend oder auflaufend verwendet werden soll.
Bei Anzahlungen bzw. Teilrechnungen mit "sofortiger Versteuerung“ hingegen ist der Einsatz der beinhaltenden und auflaufenden Variante in der gleichen Firma bzw. im gleichen FIBU Mandanten möglich.
Welche Arten der Teilrechnung bzw. Anzahlungsrechnung nebeneinander mit einer BMD FIBU verwendet werden können, ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt.
Arten von Teilrechnungen, die nebeneinander in einer NTCS mit FIBU 5.5 konfiguriert/verwendet werden können
Ist die BMD FIBU korrekt in der NTCS hinterlegt worden (BMD 5.5 FIBU in NTCS hinterlegen), dann wird bei Anlage des Rechnungsschemas bei Versteuerungsart "Erst bei Bezahlung TR" beim Feld "Ablauf der Teilrechnung/Anzahlung" geprüft wie der Parameter in der BMD 5.5 FIBU in Bezug auf auflaufend bzw. beinhaltend gesetzt ist. In der NTCS können dann nur dazu passende Rechnungsschemata angelegt werden.
Achtung!
 | Ist keine BMD FIBU hinterlegt, so kann von der NTCS diese Prüfung nicht durchgeführt werden. Wird aber eine BMD FIBU z. B. beim Steuerberater verwendet, muss bei der Anlage von verschiedenen Rechnungsschemata darauf geachtet werden, dass nur zulässige Kombinationen von Rechnungsschemen angelegt und verwendet werden. In der BMD 5.5 FIBU müssen die gleichen Einstellungen in Bezug auf auflaufend oder beinhaltend vorgenommen werden. |
Begriffsdefinitionen
Neben den allgemeinen Begriffsdefinitionen zu Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen in der NTCS gibt es in Bezug auf die BMD 5.5 FIBU eine Besonderheit.
Ablaufnummer
Die Ablaufnummer bei Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen wird bei Verbuchung an die BMD 5.5 übergeben. Die Ablaufnummer wird in der BMD 5.5 als Projektnummer bezeichnet.
Besonderheiten Einstellungsablauf
Bei Verbuchung von Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen in eine BMD 5.5 FIBU sind vor Durchführung des Einstellungsablaufes zur Einrichtung der Funktionalität in der Warenwirtschaft folgende Punkte im Hinblick auf die BMD 5.5 FIBU durchzuführen.
Einstellungen + Parameter BMD 5.5 FIBU einstellen/kontrollieren
Starten Sie in BMD 5.5 das Programm PR00 mit der aktuellen FIBU. Unter Punkt 7 - "Erfassen Anzahlungskonten“ sind die notwendigen Konten für die Teil-/Schlussrechnungs-Automatik hinterlegt bzw. zu hinterlegen. Hier ist unter 24 - "Teilrech Kunden“ ersichtlich, auf welches Konto die Erlösbuchungen in der BuErf übergeben werden müssen. Auf dieses Konto sind Anzahlungen bzw. Teilrechnungen mit Versteuerung bei Bezahlung in der Kontentabelle der NTCS zu hinterlegen.
Starten Sie das Programm PR03 mit aktueller FIBU, wählen Sie im Menü Parameter "Mandantenbezogen" aus und überprüfen bzw. stellen Sie folgende Parameter ein:
Nr. | Textnummer | Bezeichnung |
I | XTR-Storno | Einstellungen für Teilrechnungsstorno |
Storno der vorhandenen Teilrechnungen "1" bei beinhaltenden Teil- bzw. Anzahlungsrechnungen. leer bzw. "0" bei auflaufenden Teil- bzw. Anzahlungsrechnungen | ||
Abstattung TR-Storno mit Teilrechnung "1" bedeutet, dass ein TR-Storno mit dem ursprünglichen offenen Posten abgestattet wird, d. h. der ursprüngliche offene Posten fällt dann weg. Somit ergibt sich beim Einbuchen der Schlussrechnung nur mehr ein offener Posten. Leer bzw. "0" bedeutet, dass die TR-Stornos mit der SR abgestattet werden, d. h. die offenen Posten der Teilrechnungen bleiben beim Einbuchen der TR erhalten. Es ergeben sich somit mehrere offene Posten mit einzelnen Beträgen in der FIBU. |
BMD 5.5 FIBU in NTCS hinterlegen
Bereich Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten
Geben Sie bei der aktuellen Finanzbuchhaltung im Feld „FIBU-Verzeichnis BMD 5.5“ das Verzeichnis der BMD-FIBU an.
Geben Sie bei der aktuellen Finanzbuchhaltung im Feld „FIBU-Verzeichnis BMD 5.5“ das Verzeichnis der BMD-FIBU an.
Hinweis
 | Dieser Schritt kann unter Umständen entfallen, wenn die BMD 5.5 FIBU nicht im Haus, sondern beim Steuerberater geführt wird. |
Achtung!
| Wird keine FIBU hinterlegt, dann entfällt bei der Anlage eines Rechnungsschemas die Prüfung, ob die Einstellungen in der NTCS mit den Einstellungen in der BMD 5.5 FIBU im Hinblick auf die Steuerung der Stornierungslogik (auflaufend oder beinhaltend) übereinstimmen. Halten sie in diesem Fall mit dem Steuerberater Rücksprache bzw. unterrichten Sie diesen über die notwendigen Einstellungen in der BMD 5.5 FIBU. |