1. Allgemeines

Meistens wird der Workflow eines eingehenden Dokuments aus BMD Scan gestartet. Aus BMD Scan (Menü DMS) können Dokumente archiviert, ein Posteingang und auch eine Frist erzeugt werden. Ebenso wird die ER-Kontrolle und auch das papierlose Buchen über BMD Scan gesteuert.

Hinweis

Die Lizenz für BMD Scan ist im Paket "CRM und DMS" enthalten!

Alle in der Mitte angezeigten Seiten gehören zu einem physischen Dokument. Besteht das Dokument aus mehreren Seiten kann mit dem Scrollbalken zwischen den Seiten gewechselt werden. Durch Klicken und Ziehen kann der Vorschaubereich vergrößert oder verkleinert werden und abhängig vom Platzverhältnis können die Dokumente in der Mini-Vorschau auch nebeneinander dargestellt werden. Über BMD Scan können entweder Dokumente gescannt oder schon fertige TIF- oder PFD-Dateien geladen werden. Im Hauptbereich rechts kann die aktuelle Seite angesehen und bearbeitet werden. Der Datei-Explorer auf der linken Seite lässt sich optional ein- bzw. ausblenden.

1.1. Spezialfunktionen

Im BMD Scan stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die nachfolgend genauer beschrieben werden:

Öffnen

Öffnen	Öffnet das zuletzt geöffnete Verzeichnis um ein Dokument auszuwählen.
Neues Dokument scannen	Öffnet den Scandialog um ein neues Dokument einzuscannen.

Neues Dokument scannen

Scannen	Diese Funktion löscht das angezeigte Dokument, startet den Scan-Vorgang und fügt die gescannten Seiten ein.
Scannen und Einfügen	Startet den Scan-Vorgang und fügt die gescannten Seiten an der markierten Position des Dokuments ein.
Scannen und Anfügen	Startet den Scan-Vorgang und fügt die gescannten Seiten am Ende des aktuellen Dokuments ein.

bis Seite ... splitten

ab Seite 1 splitten	Das Dokument kann für die OCR-Erkennung bzw. Barcodeerkennung ab Seite 1 getrennt werden, ein weiteres Dokument entsteht.
bis Seite 1 splitten	Das Dokument kann für die OCR-Erkennung bzw. Barcodeerkennung bis zur Seite 1 getrennt werden, ein weiteres Dokument entsteht.
mark. Seite(n) splitten	Die markierten Seiten werden als eigenes Dokument herausgetrennt.
alle Seen vor Barcode splitten	Die Seiten vor dem Barcode werden als eigenes Dokument herausgetrennt.
alle Seiten nach Barcode splitten	Die Seiten nach dem Barcode werden als eigenes Dokument herausgetrennt.

ab Seite .. verschieben

Diese Funktionen werden je nach eingestellter Ablageart dargestellt.

ab Seite verschieben	Alle Seiten ab der markierten werden nach "Ablageart" verschoben.
bis Seite verschieben	Alle Seiten bis zur markierten werden nach "Ablageart" verschoben.
mark. Seiten verschieben	Die markierte Seite wird nach "Ablageart" verschoben.
ab Seite kopieren	Alle Seiten ab der markierten werden nach "Ablageart" kopiert.
bis Seite kopieren	Alle Seiten bis zur markierten werden nach "Ablageart" kopiert.
mark. Seite(n) kopieren	Die markierte(n) Seite(n) werden nach "Ablageart" kopiert.

Ablageart

Ablage	Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren in das Verzeichnis lt. Parametereinstellung für Ablageverzeichnis gespeichert.
Auto. Ablage	Es werden die Felder "Belegkreis" und "Beginn Nummerierung" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren in das Verzeichnis lt. Parametereinstellung für Automatische Ablage Verzeichnis gespeichert.
Archivierung	Es wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.
Posteingang	Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an den Posteingang übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet. Außerdem wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.
Postausgang	Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an den Postausgang übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet. Außerdem wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.
ER Kontrolle	Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an die ER-Kontrolle übergeben, das Fenster Rechnungskontrolle wird geöffnet.
Papierloses Buchen	Der Workflow für das Papierlose Buchen wird gestartet.
Versandfertig	Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an ein versandfertiges Poststück übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet. Außerdem wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.

Archiv-Nr.:

Wird die Ablageart Archivierung, Posteingang, Postausgang oder Versandfertig gewählt, erscheint rechts neben der Combobox das Feld "Archiv-Nr.:". Hier können Sie das Archiv festlegen, in dem das Dokument abgelegt werden soll.

Mit dem blauen Pfeil (Taste F4) links neben dem Feld können Sie sich das gewünschte Archiv aus dem geöffneten Suchdialog auswählen. BMD Scan merkt sich das zuletzt gewählte Archiv und schlägt es beim nächsten Einstieg automatisch vor.

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1.1.1. Zusatzfunktionen

Folgende zusätzliche Funktionen stehen Ihnen unterhalb der Spezialfunktionen zur Verfügung:

	Ermöglicht das schrittweise Springen zwischen den einzelnen Seiten eines mehrseitigen Dokumentes in der Vorschau.
	Löscht ab, bis oder alle markierten Seiten in der Vorschau eines mehrseitigen Dokumentes.
	Ermöglicht das Wechseln auf andere Seiten innerhalb eines mehrseitigen Dokumentes entweder seitenweise durch Betätigung der Pfeile oder direkt auf eine Seite durch Eingabe einer Seitennummer.
	Der Zoom kann eingestellt werden. Beim Neueinstieg ins BMD Scan wird die zuletzt verwendete Einstellung herangezogen.
	Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert oder verkleinert.
	Das Dokument wird durch Betätigung dieser Schaltflächen um 90° nach links bzw. nach rechts gekippt.
	Öffnet ein Fenster mit den Dokumenteneigenschaften.
	Wählen Sie hiermit einen eingefügten Stempel oder ein eingefügtes Textfeld aus.
	Fügt eine Anmerkung ein. Klicken und ziehen Sie, um das Textfeld für die Anmerkung einzufügen und geben Sie anschließend einen Text ein.
	Löschen Sie die gewählte Anmerkung oder den gewählten Stempel.
	Wählen Sie hier aus, welchen Stempel Sie auf ein Dokument stempeln möchten. Alle hinterlegten Stempel stehen hier zur Auswahl.
	Öffnet das Fenster Stempelauswahl.
	Fügt den ausgewählten Stempel am Dokument ein.

Bei PDF-Dokumenten können Sie eine zusätzliche Menüleiste in Anlehnung an den Adobe-Reader einblenden:

Damit diese Leiste angezeigt wird, aktivieren Sie die beiden Checkboxen

und

im Menüband am Reiter "Einstellungen".

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1.2. Stempeln

Die gescannten TIF-Dokumente können mit eigenen, bzw. vordefinierten Stempeln versehen werden (

). Dabei finden Sie in der gelben Menüleiste unter Extras → Stempeleinstellungen eine Liste der zur Verfügung stehenden Stempel. In den Parametereinstellungen können die Stempeleinstellungen hinterlegt werden.

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 22 BMD Scan → Allgemeine Einstellungen → 2 Stempel:

1.3. Schablone

Mit einer definierten Schablone ist es möglich, nur bestimmte Teilbereiche eines Dokuments zu scannen (wichtig für die textbasierende OCR-Erkennung). Es wird somit nicht das ganze Dokument gescannt, sondern nur die definierten Bereiche laut Schablone.

Öffnen oder scannen Sie ein neues Dokument. Unter Extras → Schabloneneinstellungen → Neue Schablone aktivieren Sie den Neuanlagemodus für eine Schablone. Schablonen sind vor allem bei den Ablagearten "Papierlos Buchen" und "ER-Kontrolle" sinnvoll und hilfreich.

Scannen oder öffnen Sie das Dokument (auch mehrseitig!), für welches Sie eine Schablone hinterlegen möchten. Im Hauptfenster sehen Sie an der Statusleiste, dass Sie sich im Neuanlagemodus einer Schablone befinden:

Jetzt markieren Sie den Bereich am Dokument, mit welchem die Schablone ein Dokument dieser Art wiedererkennt (zum Beispiel den Briefkopf) und klicken Sie auf die sich öffnende Schaltfläche "Erkennungsmerkmal für Schablone".

Der ausgewählte Bereich wird gelb hinterlegt und Sie werden automatisch in die Neuanlagemaske für die Schablone weitergeleitet:

Die Positionswerte und der Name werden soweit möglich bereits vorgeschlagen. Bestätigen Sie die Eingaben und markieren Sie im Anschluss noch, an welchen Stellen die Schablone in Dokumenten dieses Aufbaus die Einträge UID-Nummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag findet, indem Sie die Bereiche mit Klicken und Ziehen markieren:

Sind alle Bereiche definiert, wählen Sie im unteren Fensterbereich die Schaltfläche "Schablonenmodus beenden".

Wenn Sie künftig eine Rechnung einscannen und die Schaltfläche "OCR-Erkennung" wählen, durchläuft BMD Scan alle hinterlegten Schablonen. Bei einer Übereinstimmung wird die Schablone verwendet und findet somit zielsicher die richtigen Daten auf der Rechnung.

Hinweis

Es ist auch möglich, mehrseitige Schablonenvorlagen zu erstellen! Sie können das mehrseitige Dokument laden und dann die Erkennungsmerkmale auf verschiedenen Seiten setzen. Ein kleiner Unterschied ergibt sich dadurch von TIF zu PDF-Dateien. Bei der Erstellung von mehrseitigen TIF-Schablonen erscheint links oben im Vorschaufenster eine Navigationsleiste: