UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

In diesem Fenster können Sie Dokumente einscannen bzw. bereits abgelegte Dokumente öffnen und weiter bearbeiten.

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Menüband


Im BMD Scan wurde die klassische Menüstruktur durch einzelne Menübänder abgelöst. Sie müssen jetzt nicht mehr über das gelbe BMD-Menü die Funktion aufrufen, sondern können diese sofort auf der BMD Scan Oberfläche anwählen. Auf den einzelnen Reitern oberhalb der Menüleiste können Sie steuern, welche Funktionen unterhalb angezeigt werden. Die Beschreibung der einzelnen Funktionen erhalten Sie weiter unten in dieser Fensterhilfe.

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Datei-Explorer


Im Datei-Explorer können Sie das Verzeichnis auswählen, in dem die Dokumente liegen, die Sie im BMD Scan bearbeiten möchten. Wenn Sie das BMD Scan starten, erfolgt dies automatisch mit dem zuletzt geöffneten Verzeichnis.

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Folgende Funktionen stehen Ihnen im Datei-Explorer zur Verfügung:

1216666196000003080_47.pngMit diesem Pfeil können Sie eine Verzeichnisebene weiter zurückgehen.
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Diese Schaltfläche ermöglicht Ihnen die Aktivierung des Filters für die Liste im Datei-Explorer. Nach Betätigung dieser Schaltfläche erscheint dieses Feld zum Filtern, sollten Sie dieses wieder ausblenden wollen, müssen Sie auf die Schaltfläche vor diesem Feld klicken.

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1216666196000003080_48.pngMit dieser Funktion können Sie die Liste im Datei-Explorer aktualisieren, damit die aktuellen Dokumente dieses Verzeichnisses angezeigt werden.


Vorschau

Alle mittig in der Vorschau angezeigten Seiten (ThumbNails) gehören zu einem Dokument im BMD Scan. Dieses wird durch Scannen, Datei → Öffnen oder durch die Selektion eines Dokumentes im linken Bereich in die Vorschau geladen.

1216666196000003080_28.png 1216666196000003080_29.png
Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert.
1216666196000003080_30.png 1216666196000003080_31.png
Diese beiden Pfeile ermöglichen Ihnen das schrittweise Springen zwischen den einzelnen Seiten eines mehrseitigen Dokumentes in der Vorschau.
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Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Seiten eines Dokumentes löschen. Sie haben die Möglichkeit, alle Seiten ab bzw. bis zu einer bestimmten Stelle zu löschen oder alle in der Vorschau markierten Seiten.


Hinweis 

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Handelt es sich um ein mehrseitiges Dokument, so werden alle zugehörigen Seiten im linken Fensterbereich angezeigt. Verschieben Sie die Trennleiste zwischen dem linken Vorschaubereich und der Hauptansicht, passt sich auch die Vorschau an. Seiten werden auch nebeneinander angezeigt, soweit genug Platz vorhanden ist.


gescanntes Dokument

Im rechten Bereich kann die aktuelle selektierte Seite angesehen und bearbeitet werden.

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Ermöglicht Ihnen das Wechseln auf andere Seiten innerhalb eines mehrseitigen Dokumentes entweder seitenweise durch Betätigung der Pfeile oder direkt auf eine Seite durch Eingabe einer Seitennummer.
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In diesem Feld können Sie den Zoom einstellen. Beim Neueinstieg ins BMD Scan wird automatisch die zuletzt verwendete Zoomeinstellung herangezogen.
1216666196000003080_32.png 1216666196000003080_33.pngDurch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert.
1216666196000003080_34.png 1216666196000003080_35.png
Die ausgewählte Seite wird durch Betätigung dieser Schaltflächen um 90° nach links bzw. nach rechts gekippt.
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Mit dieser Funktion können Sie das Fenster mit den Dokumenteneigenschaften aufrufen.
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Mit dieser Funktion können Sie einen eingefügten Stempel oder ein eingefügtes Textfeld auswählen.
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Mit dieser Funktion können Sie eine Anmerkung einfügen. Klicken und ziehen Sie, um das Textfeld für die Anmerkung einzufügen und geben Sie anschließend einen Text ein.
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Löschen Sie die gewählte Anmerkung oder den gewählten Stempel.
1216666196000003080_43.png
Wählen Sie hier aus, welchen Stempel Sie auf ein Dokument stempeln möchten. Alle hinterlegten Stempel stehen hier zur Auswahl.
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Mit dem blauen Pfeil können Sie das Fenster Stempelauswahl öffnen.
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Fügt den ausgewählten Stempel am Dokument ein (nur bei TIF bzw. PDF Dokumenten möglich).

Hinweis 
Hinweis.png
Handelt es sich um ein mehrseitiges Dokument, so werden alle zugehörigen Seiten im linken Fensterbereich angezeigt. Verschieben Sie die Trennleiste zwischen dem linken Vorschaubereich und der Hauptansicht, passt sich auch die Vorschau an. Seiten werden auch nebeneinander angezeigt, soweit genug Platz vorhanden ist.

Bei PDF-Dokumenten können Sie sich eine zusätzliche Menüleiste in Anlehnung an den Adobe-Reader einblenden:

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Damit diese Leiste angezeigt wird, müssen Sie die beiden Checkboxen 1172664489000204700.png und 1172664489000204700_0.png im Menüband am Reiter "Einstellungen" aktivieren.

Folgende Funktionen können Sie im Menüband der einzelnen Reiter anwählen:
 
Reiter Datei
A_FILENEW.bmp Neu
Öffnet BMD Scan für neue Dokumente.
A_FILEOPEN.bmp Öffnen
Öffnet den Explorer, um eine Datei auszuwählen, die mit BMD Scan geöffnet werden soll.
A_FILESAVE.bmp Speichern
Mit dieser Funktion können Sie die angezeigte Datei speichern.
A_FILESAVE.bmp Speichern unter ...
Speichert die Datei im Explorerfenster als .TIF oder .PDF.
A_FILENEW.bmp Neues Dokument scannen
Mit dieser Funktion können Sie ein neues Dokument scannen.
A_SCAN_APPEND.bmp Anfügen
Ermöglicht das Anfügen von .TIF und .PDF Dokumenten an das geöffnete Dokument.
A_BMD_ARCHIV.bmp Archivieren
Mit dieser Funktion können Sie das angezeigt Dokument direkt ins DMS archivieren.
A_FILENEW.bmp Wiederherstellen
Mit dieser Funktion kann das ursprünglich gescannte bzw. geöffnete Dokument mit dem Stand vor der Bearbeitung wiederhergestellt werden, solange Sie die Änderung nicht gespeichert bzw. das Dokument archiviert haben.

Reiter Start
A_FILEOPEN.bmp Öffnen
1122734493000002490_4.png Öffnen
Öffnet das zuletzt geöffnete Verzeichnis um ein Dokument auszuwählen.
1122734493000002490_5.png Neues Dokument scannen
Öffnet den Scandialog um ein neues Dokument einzuscannen.
1122734493000002490_3.png Neues Dokument scannen
1122734493000002490_7.png Scannen
Diese Funktion löscht das angezeigte Dokument, startet den Scan-Vorgang und fügt die gescannten Seiten ein.
A_Scan_new.bmp Scannen und Einfügen
Startet den Scan-Vorgang und fügt die gescannten Seiten an der markierten Position des Dokuments ein. 
A_Scan_Edit.bmp Scannen und Anfügen
Startet den Scan-Vorgang und fügt die gescannten Seiten am Ende des aktuellen Dokuments ein.
A_DOCUMENT.bmp bis Seite ... splitten
1122734493000002490_8.png ab Seite 1 splitten
Das Dokument kann für die OCR-Erkennung bzw. Barcodeerkennung ab Seite 1 getrennt werden, ein weiteres Dokument entsteht.
1122734493000002490_9.png bis Seite 1 splitten
Das Dokument kann für die OCR-Erkennung bzw. Barcodeerkennung bis zur Seite 1 getrennt werden, ein weiteres Dokument entsteht.
1122734493000002490_10.png mark. Seite(n) splitten
Die markierten Seiten werden als eigenes Dokument herausgetrennt.
R_BARCODE.bmp alle Seen vor Barcode splitten
Die Seiten vor dem Barcode werden als eigenes Dokument herausgetrennt.
R_BARCODE.bmp alle Seiten nach Barcode splitten
Die Seiten nach dem Barcode werden als eigenes Dokument herausgetrennt.
A_BMD_ARCHIV.bmp ab Seite .. verschieben
Diese Funktionen werden je nach eingestellter Ablageart dargestellt.

1122734493000002490_11.png ab Seite verschieben
Alle Seiten ab der markierten werden nach "Ablageart" verschoben.
1122734493000002490_12.png bis Seite verschieben
Alle Seiten bis zur markierten werden nach "Ablageart" verschoben.
1122734493000002490_13.png mark. Seiten verschieben
Die markierte Seite wird nach "Ablageart" verschoben.
1122734493000002490_14.png ab Seite kopieren
Alle Seiten ab der markierten werden nach "Ablageart" kopiert.
1122734493000002490_15.png bis Seite kopieren
Alle Seiten bis zur markierten werden nach "Ablageart" kopiert.
1122734493000002490_16.png mark. Seite(n) kopieren
Die markierte(n) Seite(n) werden nach "Ablageart" kopiert.
A_MoveDocToArchive.bmp Ablageart 
A_FILESAVE.bmp Ablage
Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren in das Verzeichnis lt. Parametereinstellung für Ablageverzeichnis gespeichert.
A_FILESAVE.bmp Auto. Ablage
Es werden die Felder "Belegkreis" und "Beginn Nummerierung" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren in das Verzeichnis lt. Parametereinstellung für automatische Ablage gespeichert.
1122734493000002490_17.png Archivierung
Es wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.
A_POST_IN.bmp Posteingang
Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an den Posteingang übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet. Außerdem wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.
A_POST_OUT.bmp Postausgang
Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an den Postausgang übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet. Außerdem wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.
A_ER_KONTROLLE.bmp ER Kontrolle
Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an die ER-Kontrolle übergeben, das Fenster Rechnungskontrolle wird geöffnet.
A_CUT.bmp In Zwischenablage
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument in die Zwischenablage kopieren.
A_BUCHEN_VORERFASS.bmp Papierloses Buchen
Der Workflow für das papierlose Buchen wird gestartet.
A_POST_READY.bmp Versandfertig
Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an ein versandfertiges Poststück übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet. Außerdem wird das Feld "Archivnummer" eingeblendet. Das Dokument wird beim Verschieben bzw. Kopieren an das DMS übergeben, die Beschlagwortungsmaske wird geöffnet.
A_ARCHIVSTAMM.bmp Archiv-Nr.: 
Wird die Ablageart Archivierung, Posteingang, Postausgang oder Versandfertig gewählt, erscheint rechts neben der Combobox das Feld "Archiv-Nr.:". Hier können Sie das Archiv festlegen, in dem das Dokument abgelegt werden soll.

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Mit dem blauen Pfeil (Taste F4) links neben dem Feld können Sie sich das gewünschte Archiv aus dem geöffneten Suchdialog auswählen. BMD Scan merkt sich das zuletzt gewählte Archiv und schlägt es beim nächsten Einstieg automatisch vor.

Reiter Funktionen
A_FILENEW.bmp Anmerkungen ausblenden
                                                        
Mit dieser Funktion kann ein eingeblendeter Stempel ausgeblendet werden, wenn dieser nicht fixiert ist. Der Stempel bleibt jedoch im Hintergrund weiter auf dem Dokument enthalten, er ist nur nicht mehr sichtbar.
Funktioniert nicht bei PDF!
Startet die Texterkennung bei .tif Dokumenten. Dazu muss ein TIF-Filter installiert sein.

Reiter Ausdruck
A_SCAN_PRINT.bmp Aktuelles Dokument drucken
Druckt das aktuelle Dokument aus.
A_BarCode.bmp QR-Codes drucken
Im Menü "Ausdruck" im BMD Scan gibt es jetzt einen neuen Punkt names QR-Codes drucken. Hiermit können QR-Codes mit einer laufenden Nummer ausgedruckt werden, die vor dem Scan der Dokumente dann auf dieselben geklebt werden können. Diese Funktion ist vor allem eine Arbeitserleichterung, wenn oftmals Dokumentenstapel gescannt werden. Jede Beginnseite eines mehrseitigen Dokumentes erhält einen QR-Code-Aufkleber, womit BMD Scan beim anschließenden Scanvorgang den Dokumentenstapel dann automatisch auf einzelne zusammengehörige Dokumente auftrennen kann.

Reiter Einstellungen
A_SCANNER.bmp Scanner auswählen
Über diesen Punkt kann ein Scanner ausgewählt werden.
A_SCANNER.bmp Scanner Standardeinstellungen
"Standardeinstellungen verwenden" wird automatisch mit "ja" angehakt ausgeliefert. Es werden damit die BMD Scanner Standardeinstellungen beim Scannen verwendet. Sollte hier "nein" (ausgehakt) verwendet werden, werden direkt die Einstellungen des Scanners verwendet.
Weitere Infos zu den Standardeinstellungen in den Hintergrundinfos.
A_Empty.bmp Scannerdialog anzeigen
Bei Aktivierung dieses Punktes wird beim Scannen der Scannerdialog (Native Scanner Dialog) des Scannerherstellers angezeigt.
A_Empty.bmp Farbscannen
Ermöglicht das Farbscannen mit 256 Farben (Standardfarben).
A_SCANNER.bmp Scanner registrieren
Dieser Punkt ist nur aktiv, wenn in den Parametereinstellungen der Parameter "RemoteScan" auf "ja" gesetzt ist. Erklärung zum Thema "RemoteScan" siehe Hintergrundinfos. Diesen Parameter finden Sie unter "Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 22 BMD Scan → Allgemeine Einstellungen → 1 Allgemein."

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie einen lokalen Scanner verwenden (= Nein) oder ob Sie einen Scanner in Ihrem Netzwerk ansteuern möchten (= Ja). 
Diese Einstellungen gelten für die Anlage eines benutzerdefinierten Stempels. In diesem Fenster kann ein eigener Stempel zur Verwendung auf TIF-Dokumenten generiert werden.
A_Empty.bmp Stempel
Ist diese Einstellung gewählt, wird auf jedes Dokument, das archiviert wird, der Stempel lt. Parametersteinstellungen gedruckt. Der Stempel funktioniert nur bei TIF-Dokumenten. Für Stempel für PDF-Dokumente siehe Hintergrundinfos.
A_Empty.bmp Stempel fixieren
Ist diese Einstellung gewählt, kann der Stempel im Nachhinein nicht mehr von seiner Position geändert werden. Er ist fixiert, d. h. der Stempel ist direkt in das Dokument integriert. Die Stempelfarbe passt sich auch an das Dokument an (bei schwarz-weiß-Dokumenten ist der Stempel ebenfalls schwarz-weiß).
A_Empty.bmp als PDF speichern
Ist diese Einstellung gewählt, wird bei Archivierung das Dokument als PDF gespeichert.
A_Empty.bmp PDF mit AcrobatReader anzeigen
Ist diese Option gesetzt (durch ein Häkchen gekennzeichnet), wird ein PDF Dokument mit AcrobatReader angezeigt. Dadurch werden eventuelle Anzeigeprobleme von PDFs vermieden.
A_Empty.bmp AcrobatReader-Werkzeugleiste anzeigen
Zusätzlich zur Option "PDF mit AcrobatReader anzeigen" kann auch die PDF-eigene Werkzeugleiste angezeigt werden.

Reiter Schablonen
Mit dieser Funktion können Sie eine neue Schablone für die OCR-Erkennung anlegen.

Bei immer wiederkehrenden Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, eine Schablone für die OCR-Erkennung zu definieren. Dadurch muss nicht das gesamte Dokument gescannt werden, sondern nur die von Ihnen bestimmten Teilbereiche. Dabei müssen Sie zuerst ein eindeutiges Erkennungsmerkmal definieren, bei dem es sich um einen Text handeln muss, der bei den Rechnungen dieser Person immer an der gleichen Stelle steht.

Danach können Sie die Positionen für die UID-Nummer, den Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum festlegen. Danach sollte die OCR-Erkennung bei Rechnungen von dieser Person diese vier Felder erkennen und in den OCR-Erkennungsbereich im NTCS auslesen.
A_EDIT.bmp Schablonen bearbeiten
Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine bereits erstellte Schablone zu bearbeiten.
A_DELETE.bmp Schablonen löschen
Mit dieser Funktion können Sie eine nicht mehr benötigte Schablone löschen.
 

Achtung!

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Scannen funktioniert nur, wenn ein Scanner installiert und betriebsbereit ist! Da die Scanneransteuerung über TWAIN erfolgt, sollte es sich um einen TWAIN-fähigen Scanner handeln. Die Ansteuerung über WIA wird nur bedingt unterstützt.

Nicht unterstützt werden ISIS-Treiber, nur KOFAX wird von BMD Scan unterstützt.

 
Hintergrundinfos
Die Stempelfunktion funktioniert nur bei TIF-Dokumenten. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, auch auf ein PDF-Dokument einen Stempel zu geben: Ausgangssituation sind TIF-Dokumente. Extras →  Ablageeinstellungen →  als PDF speichern, Stempel fixieren und Stempel. Dadurch wird ein PDF generiert, das einen Stempel besitzt.

Ein benutzerdefinierter Stempel kann direkt auf das Dokument angedruckt werden. Dieser Stempel wird im DMS nur dann angezeigt, wenn das Dokument mit BMD SCAN geöffnet wird. Weitere Informationen zu den Einstellungen bzgl. Stempel erhalten Sie in der Hilfe zu den Stempeleinstellungen.

RemoteScan wird verwendet für Terminalserverlösungen. Der Scanner ist am Client PC angeschlossen, NTCS wird aber über die Terminalserverlösung gestartet. RemoteScan setzt voraus, dass am Client PC (wo der Scanner installiert ist) der BMDNTCSSOAPScanService läuft. Die Einrichtung der RemoteScan-Lösung wird von der BMD Technik durchgeführt und unterstützt.

Scanner Standardeinstellungen - wenn der Menüpunkt "Scannerdialog anzeigen" angewählt ist und die Scanner Standardeinstellungen angehakt sind, können direkt im Scannerdialog die Standardeinstellungen übersteuert werden. Vorsicht: Bei Weiterverarbeitung des Dokuments greift wieder die Standardeinstellung von BMD.
Diese sollte übrigens nur dann deaktiviert werden, wenn Probleme mit dem Scannergerät bestehen und keine zufriedenstellende Einstellung über die Standardeinstellungen gefunden werden kann. Generell ist dies aber nicht zu empfehlen.

Ist in den Parameter- oder Ablageeinstellungen "als PDF speichern" auf "ja" gesetzt oder angehakt (in den Ablageeinstellungen) und der Parameter "Konvertierung bei Dokumentenzusammenführung" auf "nach Ablageformat" gestellt, wird sofort bei Anzeige (nach dem Scanvorgang) ein PDF angezeigt, unabhängig, ob es zuvor ein TIF war oder nicht.

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