Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.

Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen → Fenstermenü → Funktionen → Rechnungen verbuchen

TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition

Übersicht

Mit dieser Funktion können Rechnungen verbucht werden.

Der Aufruf kann entweder manuell in den Rechnungen oder über die Stapelverwaltung erfolgen.
Erfolgt die Verbuchung mittels Stapel, ist der Stapelschritt "Rechnungen verbuchen" (MCS_MDRECHNUNGSVERSPEICHERUNGMGR_CREATE) zu wählen.

In folgendem Fenster werden die Parameter für den Stapelschritt definiert.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Firma	Firmennummer, für welche die Verbuchung der Rechnungen vorgenommen wird
Von Rechnungsnummer	Hier kann eingeschränkt werden, ab welcher Rechnungsnummer verbucht wird.
Bis Rechnungsnummer	Hier kann eingeschränkt werden, bis zu welcher Rechnungsnummer verbucht wird.
Von Datum	Hier kann das Datum eingeschränkt werden, ab dem verbucht wird.
Bis Datum	Hier kann das Datum eingeschränkt werden, bis wann verbucht wird.
Anzahl der Tage	Hier kann die Anzahl der Tage hinterlegt werden. Verbucht wird dann ab dem heutigen Tag die Anzahl der Tage zurück in die Vergangenheit.
Automatische Wiederholung	Ja/Nein. Soll der Vorgang automatisch wiederholt werden?

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Erfolgt der Aufruf über das Paket WWS → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen → Fenstermenü → Funktionen → Rechnungen verbuchen:

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Rechnung	Im Feld "Rechnung" können eine oder mehrere Rechnungen für die Verbuchung ausgewählt werden. Mit der F8-Funktion können aus den verfügbaren Rechnungen jene Rechnungen zugeordnet werden, die zu verbuchen sind. Mit der F4-Funktion kann eine Rechnung für die Verbuchung ausgewählt und übernommen werden.
Von Datum	Ab welchem Rechnungsdatum sollen die Rechnungen verbucht werden.
Bis Datum	Bis zu welchem Rechungsdatum sollen die Rechnungen verbucht werden.

Hinweise

Die Daten werden mit der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung verbucht, wenn mit direkter Verbuchung gearbeitet wird.

Ausnahme ist die verzögerte FIBU-Verbuchung.

Sollen die Rechnungen sofort beim Ausdruck der Rechnung verbucht werden, ist folgender Parameter zu setzen:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen

Automatische Verbuchung nach Ausdruck

Definition, ob nach Originalrechnungsdruck eine automatische Verbuchung erfolgen soll und somit die Erzeugung der FIBU-Buchungen inkl. Übergabe in die FIBU bzw. in einen Schnittstellenfile.

0 - Nein: Es erfolgt keine automatische Verbuchung und somit werden keine FIBU-Buchungen erzeugt. Die Verbuchung hat in weiterer Folge manuell über das Fenster "Rechnungen" zu erfolgen.

1 - Ja: Nach dem Originalausdruck wird automatisch verbucht.

2 - Nur TR/SR: Bei normalen Rechnungen erfolgt keine automatische Verbuchung. TR/SR werden jedoch automatisch verbucht.

3 - Nein, mit Abfrage bei Einzeldruck: Die Rechnungen werden grundsätzlich nicht automatisch verbucht. Es erscheint nach dem Originalausdruck eine Ja/Nein-Abfrage (mit Vorbelegung Ja), ob die Rechnung verbucht werden soll. Hinweis: Erfolgt der Druck mit der Hintergrundverarbeitung, ist keine Abfrage möglich und somit wird die Rechnung automatisch verbucht.

4 - TR/SR autom. verbuchen, Rest mit Abfrage bei Einzeldruck: Wie 3, ausgenommen bei TR/SR: Teil- und Schlussrechnungen werden sofort verbucht, bei allen anderen Rechnungen erscheint die Abfrage. Hinweis: Erfolgt der Druck mit der Hintergrundverarbeitung, ist keine Abfrage möglich und somit wird die Rechnung automatisch verbucht.

Hinweis
Im Zusammenhang mit TR/Anz/SR sollte die automatische Verbuchung immer aktiviert sein, da die automatischen Stornos von Rechnungen nur durchgeführt werden können, wenn die Rechnungen bereits verbucht sind. Der Versuch des Stornos von nicht verbuchten Rechnungen führt zu einem Fehler und hat negative Auswirkungen auf die Erstellung der beabsichtigten (beinhaltenden) TR/Anz bzw. SR. Die manuelle Verbuchung von Rechnungen ist in diesem Zusammenhang sehr fehleranfällig.

Im Fenster "Rechnungen verbuchen" kann über das Fenstermenü → Extras → "Nachermittlung" eine Nachermittlung von bereits verbuchten Rechnungen durchgeführt werden:

Wird diese Funktion ausgewählt, ändert sich der Fenstername von "Rechnungen verbuchen" auf "Nachermittlung Rechnung":

Wenn die Rechnungen in eine Buchungsdatei gespeichert werden, wird für die nachermittelten Rechnungen ein Buchungserfassungsfile mit Endung N (N = nachermittelt) erstellt, in dem die nachermittelten Rechnungsdaten zu finden sind.

Siehe auch:

EDI / XML in der NTCS WWS

Stapelverwaltung

Lernvideo: Rechnung manuell verbuchen