Rechnungserstellung in der WWS (Prozessdokumentation)

Diese Prozessdokumentation zeigt Ihnen den Standardablauf, wie Sie im Paket WWS eine Rechnung erstellen.

 

In dieser Prozessdokumentation wird der Standardablauf zu folgender Frage beschrieben: "Wie wird eine Rechnung im Paket WWS erstellt?" Neben einer visuellen Darstellung des Standardablaufs finden Sie hier die Voraussetzungen und Stammdaten, die für die Erstellung notwendig sind. Anschließend geht es um die Erfassung von Aufträgen und Erstellung von Rechnungen. Abschließend stehen weiterführende Informationen in der Onlinehilfe bzw. Videos zur Verfügung.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann mit der tatsächlichen Erstellung einer Rechnung begonnen werden. Folgende Übersicht zeigt einen Ablauf mit einem Auftrag, der manuell angelegt wird.

Die Auftragserstellung kann aber auch z. B. über einen Rahmenauftrag, eine Wiederholfaktura oder einen Import erfolgen. Dies ist nicht Teil dieser Grafik.

Wie auch in der Grafik ersichtlich, wird mit den Stammdaten begonnen.

Kunden und Artikel sind notwendige Stammdaten für die Erstellung von Rechnungen. Diese können schon vor der Erstellung eines Auftrags vorhanden sein und dann in der Auftragserfassung verwendet werden. Die Stammdaten können aber auch erst im Zuge der Auftragserfassung angelegt werden, wenn ein Auftrag für einen neuen Kunden erstellt werden soll oder wenn ein neuer Artikel verkauft wird.

Wie Sie Kunden anlegen können, finden Sie in der Themenhilfe Kunden in der WWS unter Punkt Kunden anlegen.

Wie Sie neue Artikel erstellen, finden Sie in der Themenhilfe Artikel unter Punkt Artikel anlegen.

Sobald die gewünschten Stammdaten vorhanden sind, muss vor dem Rechnungsdruck immer ein Auftrag im Fenster Aufträge erfasst werden. In der Themenhilfe Auftragserstellung finden Sie im Punkt Auftrag anlegen, wie dies am einfachsten zu handhaben ist.

Nach der Auftragserfassung kann z. B. eine Auftragsbestätigung gedruckt werden.

Wird beim Auftrag ein Erfassungskennzeichen verwendet, das sofort den Rechnungsdruck erlaubt, ohne dass zuvor ein Lieferschein erstellt werden muss, kann nun die Rechnung gedruckt werden. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Auftragsausdrucke unter Punkt Rechnung. Falls Sie die Rechnungen nicht über das Fenster Aufträge verrechnen möchten, können Sie auch das Fenster Verrechnungsliste nutzen. In der Verrechnungsliste können auch mehrere Aufträge auf einmal verrechnet werden. Ist der Rechnungsdruck erst nach einer Freigabe möglich, müssen Sie zuvor die Rechnung freigeben.

Wird ein Erfassungskennzeichen verwendet, bei dem vor der Rechnung ein Lieferschein erstellt werden muss, ist der Lieferschein vor der Rechnung zu drucken. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Auftragsausdrucke unter Punkt Lieferschein. Vor der Erstellung des Lieferscheins kann eventuell mit Kommissionierung oder Liefermengenerfassung gearbeitet werden. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Kommissionierung/Liefermengenerfassung.

Mit dem Ausdruck der Rechnung wird je nach Einstellung im Ausdrucksmodell die Rechnung tatsächlich gedruckt, archiviert, per E-Mail oder als XML-Datei versendet.

Weiters wird mit dem Ausdruck der Rechnung im Standard diese automatisch verbucht und damit der FIBU zur Verfügung gestellt.

Im Fenster Rechnungen ist ersichtlich, welche Rechnungen erstellt wurden und z. B., ob diese bereits verbucht sind.

In der Onlinehilfe gibt es viele Informationen zu weiterführenden Themen der Rechnungserstellung:

Folgende Lernvideos und Webinare stehen Ihnen zur Vertiefung zur Verfügung:

In folgenden FAQ finden Sie auch viele Informationen zu den Themen der Rechnungserstellung: