FAQ Elektronische Rechnung
Grundlegende Informationen zum Thema "E-Rechnung" finden Sie in der Themenhilfe Elektronische Rechnung.Stammdaten
Wie können die Einstellungen für die E-Rechnung möglichst einfach ohne Assistenten getroffen werden?
Wenn keine EDI-Nachrichten benötigt werden, kann statt des EDI-Assistenten die Funktion "Detail für E-Rechnung erstellen" auf den Ausdrucksmodelldetails (im Fenster Ausdrucksmodelle) verwendet werden. Die Funktion "Detail für E-Rechnung erstellen" kann bei Ausdrucksmodelldetails mit dem Reporttypnamen "Rechnung" ausgeführt werden. Mit der Funktion kann möglichst einfach ein Ausdrucksmodelldetail für die E-Rechnung angelegt werden. Es öffnet sich nach dem Ausführen ein Fenster, in dem der E-Rechnungstyp ausgewählt werden kann:
- ZUGFeRD
- XRechnung
- ebInterface
Der Vorschlag im Feld "Bezeichnung" kann gegebenenfalls geändert werden.
Mit der Schaltfläche "Erstellen" wird automatisch ein Ausdrucksmodelldetail für die E-Rechnung angelegt. Gleichzeitig werden alle notwendigen Kennzeichen gesetzt bzw. Stammdaten geladen (sofern diese noch nicht importiert worden sind, z. B. Report). Die Druckereinstellungen werden vom Ausdrucksmodelldetail "Rechnung" kopiert.
Wenn der E-Rechnungstyp "ebInterface" gewählt wird, kommt ein Hinweis, dass das neue Ausdrucksmodelldetail an die erste Stelle verschoben werden muss, da die E-Rechnung sonst als Duplikat gekennzeichnet wird.
Welche Version ist die aktuelle Version für die XRechnung (UBL) und wie kann diese geladen werden?
Für die XRechnung (UBL) ist derzeit (Stand 03.02.2025) die Version 3.0.2 die aktuelle Version. Der aktuelle Report kann über das Paket Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → Standards importieren über den Bereich "Formulare" importiert werden.
Wo kann für die XRechnung (UBL) die "Leitweg-ID" hinterlegt werden?
Die Leitweg-ID (im Report "Buyer Reference") soll die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen und ist somit eine Pflichteingabe.
In der NTCS kann diese folgendermaßen hinterlegt werden:
Paket CRM → Stammdaten → Personen → Kunden → Fenstermenü "Funktionen" → Weitere Stammdaten → Fremdschlüssel (über Burger-Menü einblendbar)
Mit "Neu (F5)" kann im Feld Fremdsystem der Fremdschlüssel 4 Leitweg-ID ERechnung DE ausgewählt werden. Im Feld Schlüssel im Fremdsystem wird jene ID eingetragen, die vom Kunden vorgegeben wird. Jede ID hat einen bestimmten Aufbau.
Tägliches Arbeiten
Wie kann eine Rechnung im XML-Format erstellt werden?
Es gibt zwei Möglichkeiten eine XML-Rechnung zu erstellen:
Rechnungserstellung ohne EDI-Lizenz:
Im Fenster "Aufträge" wird der gewünschte Auftrag markiert und über das Fenstermenü → Ausdruck wird die Funktion "EDI-Rechnung (Standard)" ausgeführt.
Rechnungserstellung mit EDI-Lizenz:
Soll die XML-Rechnung automatisch beim Rechnungsdruck erstellt werden, so wird die Lizenz "DI-Transaktion INVOICE" benötigt. Zusätzlich sind Einstellungen im Ausdrucksmodell notwendig. Nähere Informationen finden Sie hier: Informationen zur elektronischen Rechnung.
Wie kann eine Rechnung im XML-Format nachgedruckt werden?
Die Rechnung kann im XML-Format folgend nachgedruckt werden:
- Im Fenster "Rechnungen" kann die gewünschte Rechnung markiert und über das Fenstermenü → Ausruck → EDI/XML mit der Funktion "EDI-Rechnung (Standard) nachgedruckt werden.
- Im Fenster "Aufträge" kann die gewünschte Rechnung markiert und über das Fenstermenü → Ausdruck mit der Funktion "EDI-Rechnung (Standard)" nachgedruckt werden.
- Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, im Ausdrucksdialog der Rechnung die Option "Bei Kontrollausdruck XML-Dokument erzeugen" zu aktivieren. Diese Option ist verfügbar, wenn der Originalausdruck der Rechnung bereits erfolgt ist und der Parameter "Bei Kontrollausdruck XML-Dokument erstellen" mit "Ja" eingestellt ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → RechnungenDefinition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe "Bei Kontrollausdruck XML-Dokument erzeugen" verfügbar sein soll.
Hinweis: Die Eingabe ist nur dann möglich, wenn Originalausdruck bereits erfolgt ist.
Kann eine XML-Rechnungsliste erstellt werden?
Eine XML-Rechnungsliste kann über folgende Funktion erstellt werden:
Paket WWS → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen → Fenstermenü → Ausdruck → EDI → EDI-Rechnungsliste
Weiters gibt es den folgenden Stapelschritt für den Ausdruck der XML-Rechnungsliste:
Paket TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition → Stapelschritt "XML-Rechnungsliste erstellen" (MCS_MDRECHNUNGMGR_PRINTLIST_XML_ALLG)
Können Gutschriften im XML-Format erstellt werden?
Ja, es können auch Gutschriften im XML-Format erstellt werden.
Wie können zusätzliche Felder vom Auftragskopf (z. B. "Valutadatum") in die EDI-Rechnung übergeben werden?
Das entsprechende Feld (z. B. Valutadatum) kann am Auftragskopf eingeblendet und befüllt werden. Die Information des Feldes wird automatisch in die XML-Datei übergeben. Das Valutadatum wird z. B. als Information in den Bereich "eb:DueDate" übergeben.
Beim Druck einer EDI-Rechnung des Typs "UBL" oder "CII" dürfen keine Rechnungspositionen mit negativem Preis enthalten sein. Was tun, wenn hier der Druck abgebrochen wird?
Grundsätzlich kann hier mit der negativen Menge anstatt mit dem negativen Preis gearbeitet werden.
Ist es aufgrund der dadurch entstehenden Lagerbuchung notwendig, nicht mit der negativen Menge zu arbeiten, kann alternativ in den Positionen des Auftrags mit dem Feld "Rabattbetrag" gearbeitet werden. Hier wird jener Betrag eingetragen, der gutgeschrieben werden soll.
Woran kann es liegen, wenn nach einem Systemausfall (z. B. Internetausfall) die EDI-Rechnungen nicht mehr generiert bzw. übermittelt werden können?
Erfolgt das Generieren und die Übermittlung der E-Rechnungen über Stapel, so können diese Stapel im Fenster "Geplante Stapel" erneut mit der Funktion "Jetzt am Server ausführen" ausgeführt werden. Weiters muss der Dienst BMDNTCSSOAPSvc am Server laufen. Dieser muss eventuell von einer berechtigten Person am Server neu gestartet werden.
Woran kann es liegen, wenn ein Angebot nicht im XML-Format ausgegeben wird?
Damit der Ausdruck im XML-Format funktioniert, muss das Feld "EDI-Auftragsbestätigung" am Kundenstamm aktiviert werden.
Ablauf der Übermittlung
Was ist zu tun, wenn eine Fehlermeldung aufgrund des Formats beim Hochladen der E-Rechnung an den Bund erscheint?
Bitte kontrollieren Sie, ob Sie mit dem aktuellen Report (ebInterface) arbeiten. Diesen finden Sie im Fenster Aufträge → Fenstermenü → Reportverwaltung → Reports für Rechnungen.
Was ist zu tun, wenn die BBG-Partnernummer des Rechnungsempfängers auf der elektronischen Rechnung fehlt?
Wenn die BBG-Partnernummer auf der elektronischen Rechnung fehlt, kann zuerst im Fenster Rechnungen das Feld "Rng-Empf BBG Partnernummer" kontrolliert werden. Ist das Feld leer, fehlt die Zuordnung am Kundenstamm. Wie Sie die BBG-Partnernummer hinterlegen können, finden Sie in der FAQ Wo kann ich die BBG-Partnernummer hinterlegen?.
Warum kommt es beim Validieren der E-Rechnung zum Fehler mit dem Feld "invoice.tx.VAT"?
In diesem Fall muss das Kennzeichen auf dem Steuercode aktiviert werden. (Danach ist ein Neustart der NTCS notwendig).
Danach muss die E-Rechnung nachgedruckt werden:
- Im ebInterface muss aus dem Duplikat im Header wieder ein Original hergestellt werden.
Der XML-Report muss so eingestellt werden, dass es sich nicht um eine Kopie bzw. um ein Duplikat handelt:
- XRechnung oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format können einfach nachgedruckt werden, da in Deutschland die Kopie nicht geprüft wird.
Hinweis
 | Auf manchen Steuercodes (z. B. 27 - Bauleistung) für Rechnungen mit 0 % Steuer ist das Feld "Steuer auf RNG" häufig nicht aktiv. Als Rückfallebene gilt die Einstellung im folgenden Parameter: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Diese Einstellung bewirkt, dass am Ausdruck keine Steuer angedruckt wird. Die USt-Zeile wird "unterdrückt". Bei der XML-Rechnung muss allerdings die USt-Zeile angedruckt werden, da ansonsten die Validierung beim Abgleich von Netto- und USt-Betrag mit dem Bruttobetrag fehlschlägt. |
Wie kann eine PDF-Rechnung gemeinsam mit der XML-Rechnung automatisch übermittelt werden?
Für diesen Spezialablauf muss der XML-Report angepasst werden, da für diesen Ablauf zwei Ausdrucksmodelldetails verwendet werden und eines davon aber immer eine Kopie darstellen würde. Unsere Empfehlung: Die PDF-Rechnung als 1. Ausdrucksmodelldetail und die XML-Rechnung als 2. Ausdrucksmodelldetail anlegen. Der XML-Report muss so geändert werden, dass hier fix eingestellt ist, dass es sich nicht um eine Kopie bzw. Duplikat handelt.
In diesem Fall wird für den Tag "IsDuplicate" als fixer Text "false" hinterlegt, damit die Ermittlung Original/Kopie nicht automatisch erfolgt.
Mit dieser Variante kann auch eine Übermittlung über Stapel von PDF und XML erfolgen.
Hinweis
| Die gemeinsame Übermittlung von PDF und XML an den Bund ist nur dann möglich, wenn dies automatisch über den Webservice erfolgt. |
Kann eine PDF-Rechnung, dann eine XML-Rechnung und danach noch einmal ein PDF derselben Rechnung ohne Änderungen übermittelt werden?
Nein, in Österreich nicht. In Deutschland ist dies hingegen zulässig.
Wie können mit der E-Rechnung zusätzliche, dem Auftrag zugeordnete Dokumente übermittelt werden?
Damit weitere mögliche Dokumente, die dem Auftrag zugeordnet (z. B. Lieferschein) sind, mit der E-Rechnung übermittelt werden können, kann bei den Ausdrucksmodelldetails das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" mit der Ausprägung "Alle" eingestellt werden.
Hinweis
| Dieser Ablauf funktioniert über die Nachrichtenübersicht. In der Nachrichtenübersicht sind die Beilagen, welche mit hochgeladen werden, als Dokumentenzuordnung ersichtlich. |
Wie können zwei oder mehrere BMD Einheiten für die gleiche Fremdeinheit verwendet werden?
Wird für zwei oder mehrere BMD Einheiten die gleiche Fremdeinheit benötigt, so muss in der Zeile für die Eingabe der EDI-Einheit (Fenster EDI-Einheitenmapping) ein Artikel oder eine Warengruppe zur Unterscheidung angegeben werden. (Zum Beispiel: Für die beiden BMD Einheiten "Stk" und "Pau" wird die gleiche Fremdeinheit "pc/le" benötigt).
Worauf muss geachtet werden, wenn das Passwort des FTP-Servers geändert wird?
Das Passwort muss auch in den Nachrichtentypen geändert werden. Sollte es beim Ausführen der Stapel Fehler liefern, kann weiters in den Nachrichtentypen das Feld "FTP mit SSL-Verschlüsselung" kontrolliert werden.
