Elektronische Rechnung (Allgemein)
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte. 
Allgemeines
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) stellt den digitalen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Rechnungssender und Rechnungsempfänger dar.
Es handelt sich dabei um strukturierte, in digitaler Form dargestellte Rechnungsdaten, die eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen.
In der NTCS WWS kommt hierfür das Datenformat XML (eXtensbile Markup Language) zur Anwendung.
Hinweis
 | Eine elektronische Rechnung ist eine Datei im XML-Format (keine PDF-Rechnung). Um eine elektronische Rechnung im XML-Format in der NTCS erstellen zu können, benötigen Sie für Einzelausgaben die EDI-Lizenz EDI-Transaktion INVOICE oder für Mehrfachausgaben die EDI-Invoice-Lizenz. Das Erstellen einzelner elektronischer Rechnungen mit einem vorgegebenen Standard-Report in der jeweils aktuellsten Version ist allerdings auch ohne EDI-Lizenz möglich. Für eine möglichst einfache Einrichtung steht Ihnen die Funktion "Detail für E-Rechnung erstellen" in den Ausdrucksmodelldetails zur Verfügung. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Ausdrucksmodelle bei der Funktion Detail für E-Rechnung erstellen. |
Der Prozess der elektronischen Rechnung kann soweit automatisiert werden, dass die XML-Dateien auf einem FTP- oder SFTP-Server zur Abholung automatisch in bestimmten Zeitperioden abgelegt werden und dass auch der Mailversand im Hintergrund erfolgt. Der Benutzer erstellt hierbei in der NTCS eine Rechnung und der Rest erfolgt automatisch im Hintergrund.
Hinweis
| Hilfreiche Informationen zu den einzelnen E-Rechnungsformaten finden Sie in folgenden Onlinehilfedokumenten: |
Schematypen in der BMD NTCS
In der BMD NTCS werden für die elektronische Rechnung derzeit die folgenden Schematypen unterstützt:
Stammdaten
Für das Erstellen der elektronischen Rechnungen müssen die Firmenstammdaten zwingend um die E-Mail-Adresse, UID-Nummer und IBAN ergänzt werden:
Weiters müssen auch die Kundenstammdaten um die Einstellungen für die EDI-Rechnung und den EDI-Pfad/-Dateinamen ergänzt werden:
Weitere Bestandteile der XML-Rechnung
Die weiteren notwendigen Bestandteile der XML-Rechnung entstehen durch die Kundenanlage und weiters durch die Auftragserfassung:
- der Rechnungsempfänger,
- die Rechnungsnummer,
- das Rechnungsdatum, die Lieferung- und Leistungsbestandteile (wie Artikelbezeichnung, Menge, Einheit, Preis) und
- die Gesamtpreise
XML-Rechnung (per E-Mail)
Soll der Versand der Rechnung per E-Mail angesteuert werden, sind beim Kunden zwei Einstellungen erforderlich:
- Gütlige E-Mail-Adresse im Feld E-Mail
- Das Feld Rechnung per E-Mail muss zumindest mit der Ausprägung "E-Mail (PDF ohne Signatur)" eingestellt sein.
Damit die XML-Rechnung erstellt wird, muss weiters das folgende Feld mit "Ja" eingestellt werden:
- EDI-Rechnung
Erfolgt das Erstellen der XML-Rechnung ohne EDI-Lizenz, wird für den Speichervorgang der Datei ein Verzeichnis benötigt. Dieses wird im folgendem Feld hinterlegt:
- EDI-Pfad/-Dateiname
Für Rechnungen an den Bund werden außerdem die folgenden Felder benötigt:
- Eigene Kunden-/Lieferanten-Nr
- Leitweg-ID: Als zweiten Bestandteil für den Bund bedarf es einer Leitweg-ID, die aus der Übersicht der Kunden unter Funktionen → Weitere Stammdaten → Fremdschlüssel zu hinterlegen ist.HinweisWenn Sie einen Auftrag durch eine öffentliche Stelle erhalten, wird Ihnen die Leitweg-ID mitgeteilt.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette und dient dazu, bei der Übertragung elektronischer Rechnungen den öffentlichen Auftraggeber zu identifizieren und Rechnungen an diesen zu adressieren.
Zwei dieser Einstellungen können über die Parameter für den gesamten Kundenstamm in einem Ablauf umgestellt werden:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert für den Pfad bzw. Dateinamen zur Erstellung eines EDI-/XML-Files gelten soll. Hinweis: Der Pfad bzw. der Dateiname kann am Kundenstamm, auf den Kundengruppen oder über das Ausdrucksmodelldetail übersteuert werden. | |
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert für den Kundenstamm gelten soll. Hinweis: Kann am Kundenstamm oder auf den Kundengruppen übersteuert werden. |
Einstellungen für die elektronische Rechnung über den EDI-Assistenten
Nutzen Sie den EDI-Assistenten, um die notwendigen Einstellungen zur elektronischen Rechnung durchzuführen. Der EDI-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Einstellungen.
Im ersten Schritt wählen Sie die Firma aus, in der Sie die E-Rechnungen ausgeben möchten und geben eine Bezeichnung/Beschreibung der anzulegenden E-Rechnung an.
Im zweiten Schritt wählen Sie mit dem Feld Schematyp das von Ihnen benötigte XML-Format aus:
Hier werden alle XML-Formate aufgelistet, die von BMD unterstützt werden, wobei für die elektronische Rechnung die Schematypen eBInterface, XRechnung (UBL) und ZUGFeRD (CII) relevant sind.
Der Schematyp eBInterface ist das standardisierte XML-Format für Österreich. Welche Version (EbInterface 6.0 oder EbInterface 6.1) benötigt wird, ist mit dem Empfänger zu klären.
Die Schematypen XRechnung (UBL) und ZUGFeRD (CII) stellen die standardisierten XML-Formate für Deutschland dar.
Als Transferrichtung wird für das Erstellen der E-Rechnung Export ausgewählt.
Mit dem Modus geben Sie bekannt, wo die elektronische Rechnung ausgegeben werden soll.
Hinweis
| Den Modus "ERechnungs-Service" gibt es nur für den Schematyp "ebInterface", da es das ERechnungs-Service nur bei Rechnungen an den Bund gibt. |
Je nach Auswahl im Schritt 2, können anschließend im Schritt 3 die Details (Servername, FTP-Pfad oder das Datenverzeichnis) zur Schnittstelle eingegeben werden.
Hinweis
| Wird im Schritt 2 beim Modus das "Verzeichnis" ausgewählt, so wird je nach Schematyp (ebInterface, XRechnung oder ZUGFeRD) im Schritt 3 beim XML-Dateinamen *.xml (bei ebInterface und XRechnung) oder *.pdf (bei ZUGFeRD) vorgeschlagen. Für diese Endung des XML-Dateinamens bedarf es keiner Änderung. |
Relevant im Schritt 3 ist die Auswahl der Datenquelle. Hier gibt es drei Möglichkeiten:
- Es soll ein neues Ausdrucksmodell (inklusive Details wie Druckereinstellungen) angelegt werden.
- Es soll ein neues Detail zu einem bereits bestehenden Ausdrucksmodell angelegt werden.
- Es soll ein bestehendes Ausdrucksmodell (inklusive Details und der bestehenden Druckereinstellungen) kopiert werden. Bei dieser Option wird der Kopie noch ein zusätzliches neues Detail für weitere mögliche individuelle Einstellungen hinzugefügt.
Hinweis
| Nach den Einstellungen durch den EDI-Assistenten sollten Sie die Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail noch einmal kontrollieren, ob diese für Ihre Zwecke korrekt eingestellt sind. Weiters können Sie auch die gewünschte Zuordnung des Ausdrucksmodells (z. B. zu bestimmten Kunden, Erfassungskennzeichen etc.) im Ausdrucksmodellmanagement durchführen. |
Im Schritt 7 können zusätzlich individuelle Anforderungen an die EDI-Formate mit entsprechender Konvertierung umgesetzt werden. Dieser Schritt ist für verschiedene Anwendungsfälle relevant. Für die elektronische Rechnung kann dieser Schritt allerdings mit "Weiter" übersprungen werden.
Mit "Weiter" erscheint im Schritt 8 die Meldung, dass ein neuer EDI-Nachrichtentyp für die EDI-Rechnung angelegt worden ist.
Im Schritt 8 können bei Bedarf mit der Abfrage "Automatischer Datentransfer erwünscht'?" die Stapel "Validiere Daten" und "Bringe Daten" für die EDI-Rechnung angelegt werden.
Bei den Stapelschritten erfolgt mit dem Validieren der Daten die Prüfung der XML-Datei auf deren korrekten Aufbau und anschließend erfolgt der Export der Datei.
Hinweis
| Die Stapeleinstellungen können über Tools → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition kontrolliert werden.  |
Am Ende des EDI-Assistenten kommt es zu einer Erfolgsmeldung und der Assistent kann anschließend geschlossen werden.
Nachdem Sie den EDI-Assistenten zu Ende geführt haben und gegebenenfalls die Ausdrucksmodelle bzw. die möglichen Zuordnungen zu bestimmten Kunden, Kundengruppen etc. im Ausdrucksmodellmanagement kontrolliert haben, können Sie mit dem Ausdruck der elektronischen Rechnungen starten.
Hinweis
| Erfolgt keine Zuordnung im Ausdrucksmodellmanagement, müssen Sie direkt beim Ausrucksdialog der Rechnung das entsprechende Ausdrucksmodell auswählen. Wichtig für den Ausdruck der elektronischen Rechnung ist, dass ein Originalausdruck erfolgt.  |
Elektronische Rechnung ohne EDI-Lizenz
Bei der Ausgabe der elektronischen Rechnung OHNE Lizenz sind lediglich die Einstellungen am Firmenstamm und am Kundenstamm - wie oben beschrieben - relevant.
Die Ausgabe selbst erfolgt über die Übersicht der Aufträge mit der rechten Maustaste → Ausdruck → EDI-Rechnung (Standard).
Anschließend kann der gewünschte Rechnungstyp ausgewählt werden. Verwendet wird hierbei die aktuellste Version.
Nach dem Original-Ausdruck wird die XML-Datei als zusätzliches Dokument (bzw. bei ZUGFeRD integriert) im jeweiligen E-Mail angefügt oder es kann auch ein Download angestoßen werden, bei welchem ebenfalls beide (bzw. das integrierte Dokument) im jeweiligen Download-Ordner (laut Einstellungen im Browser) gespeichert werden.
Hinweis
| Wird der Ausdruck der elektronischen Rechnung abgebrochen, erhält die Rechnung den Status "Entwurf". In diesem Fall kann der Rechnungsentwurf aus der Rechnungsübersicht gelöscht und der Ausdruck über die Auftragsübersicht erneut angestoßen werden. Die elektronische Rechnung wird immer im Original gedruckt. Der Ausdruck eines Rechnungsentwurfes ist nicht vorgesehen. |
FAQ
Stammdaten
Wie können die Einstellungen für die E-Rechnung möglichst einfach ohne Assistenten getroffen werden?
Tägliches Arbeiten
Ablauf der Übermittlung
Was ist zu tun, wenn eine Fehlermeldung aufgrund des Formats beim Hochladen der E-Rechnung an den Bund erscheint?
Lernvideo: